Análisis Del Proceso De Inventario De La Despensa San Agustín 26k21

ANALISIS DEL PROCESO DE INVENTARIO DE LA DESPENSA SAN AGUSTIN

PRESENTADO: LAURA PRAXEDIS ANAYA CORDERO JENNY PAOLA ANTOLINEZ REYES ALEXANDRA ARGUELLO ESPINOSA DIANA MILENA RODRIGUEZ CALA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER CIENCIAS SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES BANCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS BUCARAMANGA 2006

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ANALISIS DEL PROCESO DE INVENTARIO DE LA DESPENSA SAN AGUSTIN

PRESENTADO POR: LAURA PRAXEDIS ANAYA CORDERO JENNY PAOLA ANTOLINEZ REYES ALEXANDRA ARGUELLO ESPINOSA DIANA MILENA RODRIGUEZ CALA

PRESENTADO A: JOSE DE JESUS SANCHEZ CHINCHILLA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER CIENCIAS SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES BANCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS BUCARAMANGA 2006

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CONTENIDO pág. INTRODUCCION

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IDONEIDAD

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MISION

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1. OBJETIVO GENERAL

7

1.1 OBJETIVOS ESPEFICOS

7

2. RIESGO

8

2.1 FACTORES EXTERNOS E INTERNOS DE RIESGOS

9

2.1.1 Factores externos

9

2.1.2 Factores internos

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3. METODOLOGIA Y TECNICA DEL TRABAJO

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4. CONVENCIONES DE INTERPRETACION GRAFICA

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5. BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

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6. PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

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7. CLASIFICACION DE RIESGO

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7.1 NOMENCLATURA DE RIESGO

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7.2 MAPA DE RIESGO PROVEEDOR A BODEGA PRINCIPAL

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7.3 MAPA DE RIESGO BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

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7.4 MAPA DE RIESGOS PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

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8. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

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INTRODUCCION

Con objeto de contribuir al fortalecimiento del control interno hacia el interior de las dependencias y entidades, es determinante que se identifiquen los riesgos existentes en las unidades istrativas, áreas o procesos, a fin de que posteriormente se les pueda analizar. Es la propia dependencia o entidad la que debe llevar a cabo la identificación de los riesgos y dejarlos plasmados a través de un mapa de operaciones, para que con base en ello se determinen los mecanismos de control a utilizar.

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IDONEIDAD

La despensa SAN AGUSTIN fue creada hace 40 años a cargo de IRMA GUTIERREZ DE CHINCHILLA, donde inicio con un pequeño negocio que poco a poco salio adelante ganando la confianza de sus clientes y buscando el prestigio que hoy en día hace que su empresa sea reconocida por la calidad de sus productos, bajos precios y excelente atención al cliente; extendiendo su mercado en Bucaramanga, Girón y Floridablanca. Debido a su crecimiento requiere estar legalmente constituido cumpliendo con los parámetros exigidos por la ley los cuales son:  Cámara de comercio  RUT  Industria y comercio  Tablero y permiso de uso  Retención en la fuente  IVA y reteiva  Declaración de renta

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MISION

El objetivo del presente estudio es observar el riesgo que se presenta en el despacho de la mercancía proveedor – cliente tomando como base las falencias que se presentan en dicho proceso donde se analizara en un

mapa

de

operaciones

los

riesgos

mas

sobresalientes

y

respectivamente se harán las recomendaciones adecuadas para la prevención y control del manejo de inventario de la despensa SAN AGUSTIN.

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1. OBJETIVO GENERAL

Identificar las amenazas y prever las posibles situaciones de riesgo en la entrega y adquisición de mercancía con el fin de fortalecer y mejorar la calidad del servicio y así obtener un mejor reconocimiento frente a nuestros competidores.

1.1 OBJETIVOS ESPEFICOS

 Investigar que aspectos se tienen en cuenta para realizar la orden de pedido.  Averiguar que soportes se utilizan para llevar un control con respecto de lo que se recibe a lo que se pide.  Verificar que la bodega principal despache la mercancía correspondiente a los autoservicios para llevar un control exacto de su sistema de inventario  identificar y analizar los factores que podrían afectar la consecución de objetivos y metas, para determinar la forma en que los riesgos deben de ser istrados y controlados.

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2. RIESGO

 la proximidad de un daño.  una medida de incertidumbre.  una posibilidad de sufrir una pérdida.  el potencial de resultados negativos.  la probabilidad de que se dé un error o una irregularidad.  es la posibilidad de que se presente un evento adverso que obstaculice o impida el logro de los objetivos y metas institucionales.  Afectan los esfuerzos de la institución para cumplir con su misión y visión.  Limitan el cumplimiento de objetivos y metas sectoriales.  Afectan la imagen pública y la calidad global de sus productos, servicios y empleados de la institución.

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En general todas las dependencias o entidades, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, tienen riesgos en todos los niveles de su organización. 2.1 FACTORES EXTERNOS E INTERNOS DE RIESGOS 2.1.1 Factores externos  los desastres naturales  los cambios económicos 2.1.2 Factores internos  la ética e integridad de los empleados y los métodos de formación y motivación  los cambios de responsabilidades de los directivos  la naturaleza de las actividades de la entidad  normas, políticas y estrategias

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3. METODOLOGIA Y TECNICA DEL TRABAJO

Para la posible realización de este trabajo consultamos quien era la persona indicada para suministrarnos la información necesaria. De acuerdo a esto solicitamos una cita previa con la subgerente de compras donde nos explico cual era la ejecución del proceso que se realiza en su empresa y analizamos las operaciones básicas para el funcionamiento e identificación de los riesgos que se presenten en las diferentes etapas, teniendo en cuenta el concepto del funcionario por parte del departamento de control y distribución (bodeguero) que suministro otros riesgos que pueden afectar la empresa. Una vez tomada la información hicimos un análisis para el desarrollo y elaboración de mapas de operación, resaltando las dificultades que intervengan para el desarrollo del proceso y distribución de la mercancía.

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4. CONVENCIONES DE INTERPRETACION GRAFICA PROVEEDOR A BODEGA

PROVEEDOR

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SUBGERENTE DE COMPRAS

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COMPUTADOR

TRANSPORTE DE MERCANCIA

BODEGA

BODEGUERO

ORDEN DE PEDIDO

SCANNER

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DPTO DE FACTURACION

DPTO DE SISTEMAS

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5. BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

DPTO DE FACTURACION

COMPUTADOR

BODEGUERO

TRANSPORTE DE MERCANCIA

A

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ORDEN DE PEDIDO

6. PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

PROVEEDOR

SUBGERENTE DE COMPRAS

COMPUTADOR

TRANSPORTE DE MERCANCIA

AUTOSERVICIO 7. CLASIFICACION DE RIESGO

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ALTO

MEDIO

BAJO

7.1 NOMENCLATURA DE RIESGO R1

R2

R3

Robo del camión transportador.

Robo por parte de los mercaderistas. Robo por parte del personal encargado de la Bodega.

R4

R 5

R6 R7

Incendio de bodega Robo por parte de los que descargan la mercancía Bodeguero firma sin asegurarse de la totalidad de la mercancía. Mal facturación por parte del bodeguero

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R8

Retrazo de la mercancía por parte de la bodega Principal.

R 9 R10

Mercancía incompleta Descuido de la a al revisar el Pedido.

R1 1 R12

Robo por parte del cliente al momento del Descargue. Error al momento de registrar la mercancía en Cuanto a su referencia y cantidad.

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7.2 MAPA DE RIESGO

PROVEEDOR A BODEGA PRINCIPAL

Orden de pedido

Transporte de la mercancía

Bodega principal

Descargue de la mcía

R 6

Registro mcia a la base de datos

Bodeguero recibe mcia

R 7

Coordinador de facturación

Registro de mcia

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Verificación de pedido

7.3 MAPA DE RIESGO BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO R 8

Orden

Pedido

de

pedido

Bodeguero carga

Transporte de mercancia

Bodeguero recibe

mercancia

Descargue de la mercancía

R1 0

Verificación

R 9

de la mercancía

Entrada de la mercancía al sistema

7.3 MAPA DE RIESGOS

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PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

R1 1

Orden de pedido

Transporte de mcia

Descargue de mcia

R1 2 Registro del producto

Transportador recibe soporte de recibido

Registro de soporte

Entrega de soporte

OFICINAS CHIMITA

ZONA INDUSTRIAL

8. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

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R1: Robo del camión transportador Recomendación: Asegurar la mercaría para evitar perdidas y cambiar la ruta diariamente. R2: Robo por parte de las mercaderistas Recomendación: Seleccionar los mercaderistas en pequeños grupos y asignarles un día especifico para llevar un mejor control de visitas a la bodega. R3: Robo del personal encargado de la bodega Recomendación: Instalar cámaras de seguridad y requisar diariamente al personal en su hora de salida. R4: Incendio de bodega Recomendación: Capacitar al personal y practicar simulacros frecuentemente R5: Robo por parte de los que descargan Recomendación: Contratar mas personal para que vigile y controle la entrega de mercancía R6: El bodeguero firma sin asegurarse de la totalidad de la mercancía Recomendación: Revisar la mercancía meticulosamente y Ali colocar su firma de recibido para evitar reclamo.

R7: Error del bodeguero al ingresar pedido a su cardex Recomendación: Verificar que el bodeguero cuente con la mercancía que se encuentra en su cardex y en su físico comparándola con el registro realizado por la a.

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R8: Retrazo de la mercancía por parte de la bodega principal Recomendación: Llevar un control de las rutas que se realiza diariamente (Bucaramanga, Girón, Florida blanca) para evitar estos contratiempos. R9: Mercancía enviada incompleta Recomendación: Llevar un control adecuado de los productos enviados para así despacharlos correctamente. R10: Descuido de la ón. al revisar el pedido Recomendación: El bodeguero revise las facturas y compruebe que la a haya recibido lo que la compañía le envió. R11: Robo por parte del cliente al momento del descargue Recomendación: Instalar cámaras en puntos estratégicos que impidan el robo de la mercancía por parte del cliente. R12: Error al momento de registrar la mercancía en cuanto a su referencia y cantidad. Recomendación: Capacitación al personal ya que estos no han recibido una inducción adecuada para ejercer su labor.

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