Narrativa Proceso De Inventario 1g4m1i

PROCESO DEL INVENTARIO La Compañía recientemente expandió su inventario para incluir productos lácteos, alimentos congelados, mercancías en caja, mercancías enlatadas y carnes. Anteriormente La Compañía solamente mantenía productos alimenticios en el inventario. El sistema de inventario actual de La Compañía tiene la capacidad de contabilizar los artículos de inventario incrementados; por consiguiente, no hubo cambio de sistema por la expansión. Adicionalmente, todos los artículos del inventario se contabilizan usando el método de costeo promedio. El proceso del inventario resultante de la expansión se describe a continuación; el proceso incluye todos los inventarios después de la expansión de La Compañía.

Recepción Proceso de Recepción

Cada mañana de lunes, el sistema de istración del inventario de La Compañía automáticamente hace los pedidos de los artículos a los proveedores en atención a los niveles de las existencias. Las entregas de los pedidos se reciben en camiones cada miércoles y viernes. Antes de que el camión sea descargado, el empleado de recepción manualmente coteja la hoja de recepción con el pedido de compras. Las entregas que carecen de pedidos de compras o las entregas que exceden la cantidad del pedido de compras en más del 10% se rechazan. Además, el sistema de inventario restringe el para colocar pedidos y transferir inventario a personal autorizado. Esto es para asegurar que el inventario recibido es válido y se registra exactamente en el sistema de inventario. Una vez que la recepción de la carga del camión se ha aprobado, el camión se descarga y el inventario se almacena en la parte trasera de la tienda en áreas especificadas para el artículo de inventario. Al final de cada día, después del horario de la tienda, los empleados de la bodega surten los estantes con los artículos de inventario correspondientes (ver la sección “Inventario Dañado y Caduco” para información adicional de este proceso). Al final de cada día, el gerente de inventario revisa un informe de compras registradas (obtenido del sistema de inventario) con base en su conocimiento de la actividad del día. Cualesquier discrepancias se investigan y se documentan apropiadamente. Esta revisión es realizada para asegurar que todos los materiales recibidos se han registrado, registrado oportunamente, que son válidos y exactamente reflejan los artículos comprados en el período correspondiente. Inventario Defectuoso Recibido La Compañía generalmente no recibe mucho inventario que necesite devolverse al proveedor. Cuando el inventario necesita devolverse, porque ha caducado o está dañado, los artículos de inventario son separados del otro inventario

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recibido y regularmente monitoreado para asegurar la devolución inmediata a los proveedores. Cada noche las transacciones de inventario automáticamente se exportan y cargan al sistema de información financiera. Sobre una base semanal, el gerente general revisa un informe generado por el sistema de inventario (Resumen de Compras). El Técnico de TI monitorea el procesamiento en lotes del inventario recibido para la terminación. Cualquier error es investigado y resuelto de inmediato.

istración del Inventario Observaciones del Inventario Físico

Una vez al año, se realiza un conteo físico de todos los inventarios. Esto se hace para asegurar que el inventario disponible está registrado correctamente en los estados financieros. El conteo físico tiene lugar el último día del año y se hace durante las horas de la tarde después que la tienda ha cerrado, cuando ya no se reciben mercancías y las líneas del cajero se han cerrado. La istración realiza una reunión con todos los del personal que estarán contando el inventario. Durante la reunión, se proporcionan instrucciones y una lista de verificación de los procedimientos de conteo a cada persona que contará (‘contador’). A cada contador se le asigna un pasillo para contar. Adicionalmente, hay dos empleados asignados para contar el área de almacenamiento de inventario en la parte trasera de la tienda. Se usa un sistema de etiquetado prenumerado para cada producto. El contador escribirá el número contado en la etiqueta. La etiqueta tiene dos copias. La primera copia de la etiqueta se entregará al gerente para registrar la cantidad en el sistema. La otra copia de la etiqueta se anexa al inventario contado. Cualquier discrepancia entre el sistema de inventario y el conteo físico mayor del 5% se recuenta por el gerente de inventarios. El auxiliar de contabilidad prepara el asiento de diario para registrar el ajuste al inventario físico en el mayor general; el asiento de diario es aprobado por el gerente general y posteriormente revisado una vez que se registra. Salvaguarda de Activos

Todo el inventario que no se coloca en los estantes se almacena en la sala de almacenamiento del inventario en la parte trasera de la tienda. Solamente los empleados que tienen un distintivo pueden entrar a la sala de almacenamiento del inventario. La Compañía ha contratado dos agentes de seguridad secretos para monitorear la tienda para cualquier robo en ella. Dos guardias de seguridad uniformados también patrullan la tienda durante las horas de servicio al público y un solo guardia queda de vigilante después del horario de la tienda. Todas las puertas traseras se mantienen cerradas con seguro todo el tiempo. Los empleados que entran por atrás lo hacen pasando su credencial por una banda magnética. Las puertas delanteras de la tienda se cierran con seguro después de las horas para el público y se activa un sistema de seguridad. El propósito de esto es asegurar que el inventario se guarda de manera segura y que no es robado.

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Inventario en Existencias e Inventario Caduco y Dañado

El inventario en exceso se almacena en la parte trasera de la tienda en la sala de almacenamiento de inventario. Cada tarde, cinco empleados de la bodega reaprovisionan los estantes de la tienda. Cada empleado se le asigna dos pasillos de la tienda. Los empleados son responsables de evaluar los artículos que necesitan reaprovisionarse durante la tarde. El inventario que se necesita se trae luego de la parte trasera de la tienda al pasillo designado. El empleado del almacén luego reprovisiona los estantes, moviendo los artículos en el estante hacia adelante y poniendo los nuevos artículos atrás. Cada tarde, el empleado también es responsable de identificar cualquier artículo en el estante que ha superado la fecha de expiración o cualquier artículo dañado. Estos artículos se quitan del estante, se anotan en la lista de inventario caduco y se ponen en área separada en la sala de almacenamiento del inventario. Entonces se prepara un asiento de diario por el auxiliar de contabilidad para ajustar el sistema de inventario, el cual es aprobado por el gerente general y posteriormente revisado una vez registrado. Ajustes de Precio/Cantidad

El gerente de inventario revisa mensualmente los informes para monitorear el precio y cantidad del inventario. El propósito de esto es asegurar que el inventario se refleja de manera exacta en los estados financieros. El primer informe que el gerente de inventario revisa (Informe de Costo Promedio) es para asegurar que el precio en que el inventario es valorado es exacto. El gerente de inventario compara el precio de inventario del mes actual con el precio promedio de las compras durante el mes. Cualquier cambio en precio mayor que el 10% es investigado por el gerente de inventario y se proporciona una explicación a la istración. El gerente general aprobará entonces un ajuste de precio. El auxiliar de contabilidad registrará el ajuste en el mayor general, que es posteriormente revisado por el gerente general. Otro informe (Informe de Inventario Total) es revisado por el gerente de inventario mensualmente y usado para identificar los cambios inusuales en los valores del inventario. El gerente de inventario compara los valores del mes anterior con los valores del mes actual por artículo de inventario. Los valores del año anterior se comparan con los valores del año actual (tanto mensual como acumulado a la fecha) por artículo de inventario. Cualquier diferencia mayor que el 10% es investigada y explicada. El gerente general firma en los artículos investigados y, si es necesario un ajuste, el auxiliar de contabilidad registrará el ajuste en el mayor general, el cual es entonces revisado por el gerente general. El gerente de inventario revisa un informe mensual (Comparación de Precios de Ventas) que compara el precio de venta mensual de cada producto con el costo del inventario. Cualquier artículo identificado con un costo de inventario mayor que el precio de ventas es investigado. Si se requiere un asiento de diario para disminuir el inventario al precio de venta, se registra por el auxiliar de contabilidad en el mayor general, se aprueba por el gerente general y se comunica al propietario; el propósito de esta revisión es asegurar que el inventario refleje las circunstancias de negocio existentes. 3

Archivo Maestro de Inventario

El archivo maestro de inventario se revisa mensualmente por el gerente de inventario para la exactitud y la pertinencia continua. Esto se hace mediante la revisión de un informe (Archivo Maestro de Inventario) que compara el archivo maestro de inventario del mes actual con el archivo maestro del mes anterior. Cualquier nuevo artículo de inventario que se agrega al archivo durante el mes actual se concuerda con la documentación de soporte que ha sido autorizada por la istración. Cualquier eliminación se concuerda también con la documentación de soporte autorizada. Los cambios en los precios se concuerdan con los documentos de soporte autorizados para asegurar que fueron ingresados exactamente. Los cambios significativos al archivo maestro, identificados mediante la revisión, son aprobados por el gerente general. Presentación Financiera

La Compañía prepara estados financieros anuales. Para revelar correctamente el inventario en los estados financieros, se prepara una nota de pie página de inventario de acuerdo con las normas profesionales y los requerimientos legales. La nota de pie página la prepara el auxiliar de contabilidad (contador) y la revisa el gerente general.

Disminución de Inventario Proceso de Disminución de Inventario

La Compañía tiene un sistema de caja registradora electrónica que hace interfaz con el sistema de inventario. Para registrar la venta de un artículo comprado, la registradora escanea cada artículo de inventario, usando un código de barra, en el sistema de caja registradora (conocido como sistema Rapid Check). Al final de cada día el sistema Rapid Check hace interfaz con el sistema de inventario, el cual disminuye el inventario vendido. El técnico de TI monitorea el procesamiento en lotes del inventario disminuido para su terminación. Cualquier error es investigado y resuelto de inmediato. Para asegurar que el inventario fue disminuido apropiadamente, de una manera oportuna, y en el período correcto, el gerente de inventario realiza una conciliación semanal entre el sistema Rapid Check y el sistema de inventario. Cualquier diferencia mayor que el 2% es investigada y documentada. Esta conciliación es luego revisada y aprobada por el gerente general. Mensualmente, el gerente general revisa los informes de inventario y de costos de las ventas, los cuales se reportan por departamento (es decir, Lácteos, Productos Alimenticios, Carne, etc.). Estos informes comparan la actividad del mes anterior con la actividad del mes actual y la actividad del año anterior con la actividad del año actual. Cualquier diferencia mayor que el 10% se investiga y documenta. Inventario Devuelto

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Los clientes devuelven artículos a La Compañía por diversas razones. El artículo debe satisfacer las pautas para la devolución que se hallan en cada caja registradora para el reembolso total. Solamente se aceptan para devolución las mercancías no perecederas que no han caducado. Si el cliente no tiene un recibo, la devolución no se procesará. Además, las devoluciones solamente se aceptan dentro de los 14 días de la compra. El cajero usa el recibo del cliente para sacar el pedido en el sistema Rapid Check y cambiar el estatus del pedido a “Reembolso”. Para asegurar que las devoluciones son registradas correctamente en el inventario, cada artículo devuelto se escanea, usando el código de barra. Todas las devoluciones mayores de 25 unidades de la moneda deben ser aprobadas por el gerente de la tienda. La devolución es entonces colocada en el depósito para volver a las existencias. Como se discutió anteriormente, al final de cada día el sistema Rapid Check hace interfaz con el sistema de inventario y transfiere todas las devoluciones, que agrega el inventario de vuelta al sistema. Además, se incluye en exportación nocturna al sistema financiero. El técnico de TI monitorea el procesamiento en lotes de las transacciones de devolución para la terminación. Cualquier error es investigado y resuelto oportunamente.

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