Draft Laporan Rancangan Aktualisasi.pdf 1v264e

Rancangan Aktualisasi

PENINGKATAN KUALITAS SISTEM DOKUMENTASI NOTULEN RAPAT UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS SUBDIT SPAM PERDESAAN

OLEH : RIF’AL MUZAKKI, S.T. NIP : 199201222018021002 TEKNIK PENYEHATAN LINGKUNGAN AHLI PERTAMA DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BATCH III

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG 2018

LEMBAR PERSETUJUAN IDE GAGASAN Nama

:

Rif’al Muzakki, ST

Nomor Absen

:

29

Kelas

:

B

Kelompok

:

6 (Enam)

Judul Rancangan Aktualisasi

:

Peningkatan

Kualitas

Sistem

Dokumentasi

Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan dasar NS golongan III di Balai Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah IV Bandung tahun 2018

Bandung, ……………..…. 2018 Menyetujui, Mentor

Ir. Tanosizochi Lase, M.Sc 19681209.199503.1.001

DAFTAR ISI

Lembar Persetujuan Ide Gagasan Daftar Isi Bab I Pendahuluan Bab II Environmental Scanning 2.1 Isu 2.2 Core Issue 2.3 Dampak Isu 2.4 Gagasan

Bab III Problem Solving 3.1 Kegiatan 3.2 Tahap Kegiatan 3.3 Output/Hasil

Bab IV Analisis 4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran 4.2 Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi 4.3 Penguatan Nilai Organisasi

Bab V Penutup Lampiran (Matriks)

BAB I PENDAHULUAN

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis. Fungsi dari notulen adalah : 1. Sebagai bukti telah di adakan rapat 2. Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang mencatatnya adalah notulis. Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapat menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan. Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah : 1) Mencatat tujuan kegiatan 2) Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan 3) Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan 4) Mencatat waktu pelaksanaan 5) Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pola penulisan notulen rapat adalah : a. Berikan judul yang berisi kepentingan pelaku b. Sebutkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat c.

Jelaskan susunan dan pelaksanaannya

d. Tulislah format notulen secara jelas Komponen notulen rapat a. Kepala Notulen : - Nama atau tema yang akan dibahas - Hari dan tanggal acara dilaksanakan - Waktu (Jam) pelaksanaan acara - Tempat pelaksanaan acara

- Acara saat berlangsung - Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu : ~ Ketua dan Wakil Ketua ~ Sekretaris ~ Notulis ~ Peserta b. Isi Notulen : - Kata pembukaan - Pembahasan - Pembacaan keputusan dari hasil rapat - Waktu (Jam) penutupan c. Bagian Akhir Notulen : - Nama Jabatan - Tanda tangan - Nama pejabat, pangkat, dan NIP e. Penandatanganan : Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat di lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Pada saat sekarang ini dimana perkembangan teknologi semakin pesat setiap harinya menuntut kita untuk bersikap lebih bijak dalam penggunaannya. Karena jika kita tidak bisa mengontrol perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, maka kita akan mudah terbawa arus perkembangan teknologi tersebut. Dan adanya tuntutan untuk mengurangi penggunaan kertas dalam segala kegiatan membuat kita harus menggunakan teknologi informasi yang terpadu untuk menyimpan segala macam bentuk berkas yang dibutuhkan. Salah satu cara untuk mengatur berkas yang banyak dan beragam adalah dengan melakukan dokumentasi berkas.

Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi dari bidang tertentu atau pengumpulan bukti dan keterangan dari bidang tertentu. Dengan adanya dokumentasi ini akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan. Salah satunya adalah menjaga kualitas dari berkas yang sudah didokumentasikan.

BAB II ENVIRONMENTAL SCANNING

2.1 Isu Isu yang saya angkat pada kesempatan kali ini adalah ketidakjelasan sistem dokumentasi notulen rapat di Subdit SPAM Perdesaan. Ketidakjelasan yang saya maksud disini bukan berarti sistemnya tidak ada. Namun lebih kepada bagaimana pengelolaan dari sistem itu sendiri. Karena jika tidak dilakukan dengan baik maka akan timbul anggapan bahwa sistem yang ada saat ini hanyalah sekedar syarat saja, namun tidak jelas cara pengelolaannya.

2.2 Core Issue Adapun core issue yang saya peroleh dari proses identifikasi isu adalah belum baiknya sistem dokumentasi notulen rapat di lingkungan kerja Subdit SPAM Perdesaan. Alasan saya mengatakan hal tersebut adalah karena saya tidak melihat proses pengelolaan dari sistem dokumentasi yang benar pada subdit tersebut.

2.3 Dampak Isu Isu yang saya temukan di subdit SPAM perdesaan ini tentunya memiliki dampak jika tidak segera dilakukan perbaikan. Dampak yang bisa ditimbulkan antara lain : 1.

Adanya kemungkinan kerusakan ataupun kehilangan dari notulen rapat yang sudah didokumentasikan

2.

Timbulnya kesulitan untuk mengakses notulen rapat tersebut oleh pegawai subdit SPAM Perdesaan jika dibutuhkan pada keadaan tertentu karena belum baiknya sistem dokumentasi dari notulen rapat tersebut

2.4 Gagasan Untuk mengatasi isu yang diperoleh, saya memunculkan sebuah gagasan untuk rancangan aktualisasi yang bisa saya lakukan di subdit SPAM Perdesaan. Adapun gagasan yang muncul dari pemikiran saya tersebut adalah “Peningkatan Kualitas Sistem

Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan.

BAB III PROBLEM SOLVING

3.1 Kegiatan Untuk mewujudkan gagasan rancangan aktualisasi tersebut, saya perlu menyusun rencana kegiatan yang bisa mengatasi permasalahan yang saya temukan di Subdit SPAM Perdesaan. Berikut ini adalah rencana kegiatan yang saya buat : 1. Tahap awal rencana aktualisasi 2. Persiapan dokumentasi notulen rapat 3. Pelaksanaan dokumentasi notulen rapat 4. Tahap akhir dokumentasi notulen rapat 5. Pengontrolan sistem dokumentasi notulen rapat 6. Evaluasi kegiatan aktualisasi

3.2 Tahap Kegiatan Pada bagian ini, saya akan menjelaskan lebih detail rencana kegiatan yang telah saya buat. Tahap kegiatan dari setiap rencana kegiatan dapat dilihan pada tabel yang ada di bawah ini : No.

Rencana Kegiatan

Tahap Kegiatan •

Melakukan

diskusi

penanggungjawab 1.

Tahap Awal Rencana Aktualisasi

dengan dokumentasi

notulen rapat •

Meminta berkas notulen rapat yang sudah

didokumentasikan

oleh

penanggungjawab • 2.

Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat

Melakukan pengumpulan notulen rapat

•

Melakukan pengelompokan notulen rapat

•

3.

Pelaksanaan Dokumentasi Notulen Rapat

Melakukan

proses

digitalisasi

notulen rapat dengan sistem scan •

Membuat sistem folder di dalam komputer untuk pengumpulan hasil scan notulen rapat

•

Penyimpanan

berkas

fisik

(hardcopy) notulen rapat di dalam

4.

map

Tahap Akhir Dokumentasi Notulen Rapat

yang

sudah

ditentukan

pengelompokannya •

Penyimpanan

berkas

non-fisik

(softcopy) notulen rapat ke dalam sistem folder yang ada di komputer • 5.

Sosialisasi kepada penanggungjawab

Pengontrolan Sistem Dokumentasi

dokumentasi notulen rapat untuk

Notulen Rapat

melakukan

pengecekan

sistem

diskusi

dengan

secara berkala • 6.

Melakukan

penanggungjawab

Evaluasi Kegiatan Aktualisasi

pelaksanaan

sistem

tentang dokumentasi

notulen rapat yang telah dibuat

3.3 OUTPUT Setiap rencana kegiatan beserta tahapannya tentu menghasilkan output/hasil yang sesuai dengan harapan yang diinginkan. Berikut ini adalah output/hasil dari rencana kegiatan yang dilakukan : No.

Rencana Kegiatan

Output/Hasil •

1.

Tahap Awal Rencana Aktualisasi

Adanya gambaran mengenai sistem yang sudah ada dalam kegiatan dokumentasi notulen rapat

2.

Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat

•

pengelompokan notulen rapat •

3.

Adanya kejelasan mengenai sistem

Menghasilkan berkas notulen rapat

Pelaksanaan Dokumentasi Notulen

dalam bentuk softcopy agar bisa

Rapat

disimpan di dalam sistem folder komputer •

4.

Menghasilkan sistem dokumentasi

Tahap Akhir Dokumentasi Notulen

notulen rapat yang jelas dan mudah

Rapat

diakses

setiap

pegawai

Subdit

SPAM Perdesaan • 5.

Terjaganya

sistem

dokumentasi

Pengontrolan Sistem Dokumentasi

notulen rapat yang baik, aman dan

Notulen Rapat

bisa diakses oleh seluruh pegawai Subdit SPAM Perdesaan •

Adanya

gambaran

pelaksanaan

sistem dokumentasi notulen rapat sehingga dapat ditentukan metode 6.

Evaluasi Kegiatan Aktualisasi

yang lebih efektif dan efisien dalam penerapan lingkungan Perdesaan

selanjutnya kerja

Subdit

dalam SPAM

BAB IV ANALISIS

4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran Semua rencana kegiatan, tahapan kegiatan dan output yang dihasilkan tentunya memiliki keterkaitan dengan substansi mata pelajaran yang telah didapat selama mengikuti Latsar NS Kementerian PUPR. Di mana dalam kegiatan Latsar tersebut, saya mempelajari nilai-nilai dasar seorang PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI. Dan pada kesempatan kali ini saya akan membahas keterkaitan rencana kegiatan yang dibuat dengan substansi mata pelajaran yang telah diperoleh : 1. Akuntabilitas Nilai ini tercermin dari proses sistem dokumentasi notulen rapat yang saya lakukan, dimana semua proses tersebut dilaksanakan dengan jelas, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. 2. Etika Publik Nilai ini tercermin dari sikap saya yang ramah dan mengadakan kerjasama dengan penanggungjawab dokumentasi dalam melaksanakan rencana kegiatan yang saya buat. 3. Komitmen Mutu Nilai Ini tercermin dari hasil evaluasi pelaksanaan sistem dokumentasi notulen rapat. Dari hal tersebut akan diperoleh gambaran pelaksanaannya, sehingga dapat ditentukan metode pelaksanaan yang lebih efektif dan efisien untuk penerapan yang selanjutnya di lingkungan Subdit SPAM Perdesaan 4. Manajemen ASN Nilai ini tercermin dari usaha saya untuk mengajak penanggungjawab dokumentasi tersebut untuk selalu mengngkatkan kompetensi yang dimiliki. Karena dengan meningkatkan kompetensi yang dimiliki, kita bisa menyelesaikan semua pekerjaan yang ditugaskan dan memperoleh hasil yang baik dan memuaskan.

4.2 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi Rencana kegiatan beserta tahapan dan outputnya ini tentu juga memberikan kontribusi kepada visi misi organisasi saya saat ini yaitu Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Adapun misi Kementerian PUPR yang saya maksud di sini adalah “Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang PUPR yang meliputi Sumber Daya

Manusia,

Pengawasan

dan

Pengendalian,

kesekertariatan,

dan

Penelitan

Pengembangan”.

4.3 Penguatan Nilai Organisasi Semua rencana kegiatan, tahapan dan output-nya juga memberikan penguatan nilai organisasi yang ada saat ini yaitu : 1. Integritas Nilai ini tercermin dari ketepatan rencana kegiatan dengan tahapan kegiatan yang saya lakukan. Tidak ada hal yang melenceng pada bagian ini. 2. Profesional Nilai ini tercermin dari sikap dan usaha saya untuk menyelesaikan permasalahan yang ditemui dengan cara yang benar dan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. 3. Orientasi Misi Nilai ini tercermin dari usaha untuk meningkatkan kualitas sistem dokumentasi notulen rapat menjadi lebih baik lagi dari sebelumnya. 4. Visioner Nilai ini tercermin dari usaha untuk selalu mengingatkan penanggungjawab dokumentasi untuk melakukan pengecekan sistem secara berkala sehingga dapat meminimalkan kemungkinan buruk yang dapat terjadi. 5. Etika Akhlakul Karimah Nilai ini tercermin dari sikap saya yang santun dan ramah dalam mengajarkan pengelolaan dan pengecekan sistem secara berkala kepada penanggungjawab dokumentasi tersebut.

BAB V PENUTUP

Pada bagian ini, saya ingin menyampaikan ringkasan dari beberapa hal terkait permasalahan beserta rencana kegiatan yang mendukung penyelesaian masalah tersebut. Berikut ini adalah rinciannya : 1. Timbulnya masalah berupa ketidakjelasan sistem dokuemntasi notulen rapat di Subdit SPAM Perdesaan ini dikarenakan belum baiknya sistem dokumentasi yang sudah ada pada subdit tersebut. 2. Perlu adanya langkah-langkah nyata berupa rencana kegiatan beserta tahapan dan outputnya untuk bisa mengatasi masalah pada kasus ini. 3. Semua rencana kegiatan yang dibuat harus memiliki nilai-nilai dasar PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI. Dan tidak lupa harus memberikan kontribusi positif terhadap visi-misi organisasi melalui penguatan nilai organisasi dari rencana kegiatan yang dibuat.

LAMPIRAN

UNIT KERJA IDENTIFIKASI ISU

: :

Subdit Sistem Penyedian Air Minum Perdesaan Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum - Belum baiknya sistem dokumentasi notulen rapat yang sudah ada

ISU YANG DIANGKAT

:

Ketidakjelasan Sistem Dokumentasi Notulen Rapat di Subdit SPAM Perdesaan

DAMPAK ISU

:

- Resiko kerusakan atau kehilangan notulen rapat - Kesulitan untuk mengakses notulen rapat yang telah dibuat pada keadaan tertentu

GAGASAN PEMECAHAN ISU

:

Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan

NO

KEGIATAN

TAHAPAN KEGIATAN

OUTPUT/HASIL

KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN

KONTRIBUSI TERHADAP VISIMISI ORGANISASI

PENGUATAN NILAI ORGANISASI

1

2

3

4

5

6

7

Adanya gambaran mengenai sistem yang sudah ada dalam kegiatan dokumentasi notulen rapat

Etika Publik

Adanya kejelasan mengenai sistem pengelompokan notulen rapat

Akuntabilitas

Menghasilkan berkas notulen rapat dalam bentuk softcopy agar bisa disimpan di dalam sistem folder komputer

Akuntabilitas

1

2

Tahap Awal Rencana Aktualisasi

Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat

1. Melakukan diskusi dengan penanggungjawab dokumentasi notulen rapat 2. Meminta berkas notulen rapat yang sudah didokumentasikan oleh penanggungjawab

1. Melakukan pengumpulan notulen rapat 2. Melakukan pengelompokan notulen rapat

1. Melakukan proses digitalisasi notulen rapat dengan sistem scan 3

4

5

6

Pelaksanaan Dokumentasi Notulen Rapat

Tahap Akhir Dokumentasi Notulen Rapat

2. Membuat sistem folder di dalam komputer untuk pengumpulan hasil scan notulen rapat

1. Penyimpanan berkas fisik (hardcopy) notulen rapat di dalam map yang sudah Menghasilkan sistem dokumentasi ditentukan pengelompokannya notulen rapat yang jelas dan mudah diakses setiap pegawai Subdit 2. Penyimpanan berkas non-fisik SPAM Perdesaan (softcopy) notulen rapat ke dalam sistem folder yang ada di komputer

Sosialisasi kepada penanggungjawab Terjaganya sistem dokumentasi dokumentasi notulen rapat untuk Pengontrolan Sistem notulen rapat yang baik, aman dan melakukan pengecekan sistem secara Dokumentasi Notulen Rapat bisa diakses oleh seluruh pegawai berkala Subdit SPAM Perdesaan

Melakukan diskusi dengan penanggungjawab tentang Evaluasi Kegiatan Aktualisasi pelaksanaan sistem dokumentasi notulen rapat yang telah dibuat

Adanya gambaran pelaksanaan sistem dokumentasi notulen rapat sehingga dapat ditentukan metode yang lebih efektif dan efisien dalam penerapan selanjutnya dalam lingkungan kerja Subdit SPAM Perdesaan

Akuntabilitas

1. Etika Publik 2. Manajemen ASN

Komitmen Mutu

Kegiatan ini memberikan kontribusi terhadap salah satu Misi Kegiatan ini akan PUPR yaitu : memberikan "Meningkatkan tata penguatan nilai kelola sumber daya organisasi meliputi organisasi bidang nilai : Integritas, PUPR yang Profesional, meliputi Sumber Orientasi Misi, Daya Manusia, Visioner dan Etika Pengawasan dan Akhlakul Karimah Pengendalian, kesekertariatan, dan Penelitan Pengembangan "