5.5.1.3 Pengendalian Dokumen Eksternal 3j1p3v

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL No. Dokumen

SOP No. Revisi

7.2/SOP/99-

:

III/PTG/2017

:

Tanggal Terbit

:

Halaman

:

2

UPTD

Jakobus Nentu

PUSKESMAS

NIP.197409081999031005

TENTANG

1. Pengertian

Dokumen eksternal yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian UKM. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.

2. Tujuan

Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif.

3. Kebijakan

SK Kepala UPTD Puskesmas Tentang No.: 783/SK/83-III/PTG/2017 , tentang Pengelolaan dan Pelaksanaan UKM Puskesmas.

4. Referensi 5. Prosedur

a. Alat dan bahan ATK, Formulir b. Langkah-langkah 1. Menetapkan jenis dokumen dan rekaman. Kepala

Puskesmas/pemegang

program/koordinator

unit

menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : manual mutu, prosedur kerja/sop dan formulir.

2. Membuat dokumen dan rekaman. Kepala

Puskesmas/pemegang

program/koordinator

unit

menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja terdiri dari : pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, diagram alir (jika diperlukan), unit terkait, referensi, dokumen terkait, catatan revisi/perubahan. 3. Mengesahkan isi dokumen & rekaman Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. Memberikan identitas dokumen Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen

yang

berisi : judul dokumen,

nomor kode dokumen, terbitan (dua digit), revisi (dua digit), tanggal mulai berlaku, halaman, penanggungjawab (disiapkan, diperiksa, disahkan) 5. Memberi penomoran dokumen Setelah disahkan, sekretariat iso memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja 



Bagian I Menunjukkan jenis dokumen: -

MM untuk manual mutu

-

PK untuk prosedur kerja

-

FORM untuk formulir yang digunakan

Bagian II Menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 Nomor urut dokumen 15 tahun 2015

b. Penomoran formulir

Contoh : FORM/BPG/001/15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat iso dan mr kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti penerimaan dokumen. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja dan formulir yang ada pada bagian, sub bag, bidang atau seksi d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “terkendali” dengan persetujuan 7. Merevisi dokumen Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen 8. Menerbitkan ulang dokumen Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen eksternal

a. Pemegang

program/koordinator

unit

menarik

salinan

dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘tak terkendali’ , dan disimpan penanggungjawab sebagai arsip. d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh pemegang program/koordinator unit. 10. Melakukan peninjauan ulang dokumen Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. Melakukan pengendalian dokumen eksternal Koordinator

unit/pemegang

program

mengidentifikasi

dan

mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, pemegang program/koordinator unit menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

6. Bagan Alir Menetapkan jenis dokumen dan rekaman.

Memberikan dokumen

identitas

Kepala Puskesmas/pemegang program/koordinator unit Membuat dokumen dan rekaman.

Mengesahkan isi dokumen & rekaman

Memberi dokumen

Menerbitkan dokumen

penomoran

ulang

Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen eksternal

Menerbitkan dan mendistribusi dokumen

Merevisi dokumen

Melakukan peninjauan ulang dokumen

Melakukan pengendalian dokumen eksternal

7. Hal-hal

yang perlu

diperhatikan

8. Unit terkait

9. Dokumen terkait

10. Rekaman perubahan

historis

N o

Yang diubah

No Perubahan

Tanggal Mulai Diberlakukan