5.5.1 (2) Sop Pengendalian Dokumen Eksternal 712s50

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

SOP

No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman

: : : :

SOP/ 76 /Pusk.Selbar/2016 00 27 Desember 2016 1/2

Puskesmas Selemadeg Barat Kabupaten Tabanan

dr.Wayan Arya Putra Manuaba NIP. 19721107 200501 1 008

1. Pengertian

Proses pengumpulan sampai dengan penyimpanan seluruh dokumen eksternal baik peraturan perundang-undangan maupun pedoman/panduan terkait UKM Puskesmas

2. Tujuan

Untuk mengendalikan seluruh dokumen eskternal agar bisa menjadi acuan dan mudah ditelusur

3. Kebijakan

SK Kepala UPT Puskesmas Selemadeg Barat Nomor: 61/SK/Pusk.Selbar/2016 tentang Pengelolaan dan Pelaksanaan UKM Puskesmas

4. Referensi

1. Pedoman/Manual Mutu 2. Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas

5. Persiapan

Alat dan Bahan : 1. Komputer/laptop 2. Alat Tulis 3. Daftar dokumen eksternal 4. Lemari arsip

6. Prosedur/ LangkahLangkah

1. Penanggung Jawab UKM mengumpulkan dokumen eksternal (Peraturan PerundangUndangan, Pedoman/Panduan UKM Puskesmas) terkait program UKM Puskesmas 2. Penanggung Jawab UKM menyerahkan dokumen eksternal kepada Pengelola Data dan Informasi. 3. Pengelola Data dan Informasi menggandakan dokumen eksternal sebanyak rangkap 1. 4. Pengelola Data dan Informasi memberikan kode/nomor dokumen dan stempel “TERKENDALI” pada duplikat dokumen eksternal. 5. Pengelola Data dan Informasi menyimpan dokumen “ASLI” dan menyerahkan dokumen “TERKENDALI” pada Penanggung Jawab UKM. 6. Penanggung Jawab UKM menyimpan dan mempelajari isi dokumen eksteral sebagai panduan/acuan dalam pelaksanaan UKM.

7. Diagram Alir

Mengumpulkan dokumen eksternal

Menyerahkan dokumen eksternal

Menggandakan dokumen eksternal

Menyimpan dan mempelajari dokumen terkendali

Menyimpan dokumen asli dan menyerahkan dokumen “TERKENDALI” kepada PJ UKM

Memberikan kode/nomor dan stempel

8. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan

Setiap dokumen eksternal yang ada harus disimpan dan dikendalikan dengan baik dan benar agar mudah dalam pencarian sewaktu-waktu dibutuhkan

9. Unit Terkait

1. Wakil Manajemen Mutu 2. Penanggung Jawab Program/Pelayanan 3. Pengelola Data dan Informasi

10. Dokumen Terkait

1. SK Kepala Puskesmas 2. Peraturan Perundang-Undangan 3. Pedoman/Panduan/Juknis

11. Rekaman Historis No

Halaman

Yang Diubah

Perubahan

Diberlakukan Tanggal