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En el mundo de los negocios, cualquier iniciativa empresarial necesita una cuidadosa planificación estratégica para tener éxito y sobresalir en la competencia. Es para facilitar esto que a menudo vemos emerger nuevas e ingeniosas herramientas de gestión, algunas relativamente recientes, como los softwares BPM, otras más antiguas, pero todavía efectivas, como el ciclo PDCA y la hoja de cálculo 5W2H. ¿Pero cuál es el concepto de 5W2H? ¿Qué hay detrás de este nombre, aparentemente confuso y complejo?

El 5W2H ayuda a comprender las ideas y desarrollar planes de acción Es cierto que las ideas sólo se hacen válidas desde el momento en que se ponen en el papel, y 5W2H es una herramienta para organizarlas de una manera intuitiva y funcional a través de una lista de verificación o lista de control. El 5W2H es perfecto para el desarrollo de proyectos, control de procesos y gestión de la calidad, ya que permite una visión completa y fácil de entender, de todos los temas y pasos a seguir. Al principio puede parecer complicado, pero recibe su nombre de las iniciales en inglés de cada uno de los pasos que lo componen, que en realidad son preguntas importantes y fundamentales para cualquier proceso de negocio o plan de acción:       

What? (¿Qué?) When? (¿Cuándo?) Who? (¿Quién?) Where? (¿Dónde?) Why? (¿Por qué?) How? (¿Cómo?) How much? (¿Cuánto cuesta?)

¿Cuáles son las principales ventajas del concepto 5W2H? El 5W2H se destaca de otras metodologías de gestión por ser una herramienta simple, completa y eficiente al mismo tiempo, además de ser

dinámica, ya que permite realizar ajustes y modificaciones oportunas, incluso después de que el plan de acción se pone en práctica. El concepto 5W2H lo puede utilizar cualquier persona con enfoque empresarial o individual. Su estructura es similar en algunos aspectos a la antigua máxima “divide y vencerás”, ya que subdivide la planificación en detalle en varias etapas, lo que le da una comprensión más amplia y completa y por consiguiente facilita la sistematización y aplicación de las ideas. La matriz 5W2H es una herramienta de gestión de las más eficientes que existen y curiosamente, una de las más simples y fáciles de aplicar. No es nada más que un plan de acción cualificado y estructurado en etapas prácticas y bien definidas. En un universo dinámico y altamente competitivo como el mundo empresarial, tanto las actividades como las comunicaciones corporativas tienen que ser rápidas y ágiles, y los errores en la transmisión de cierta información pueden generar numerosas pérdidas. Y es precisamente para asegurar que no ocurra eso que la matriz 5W2H fue creada, pues esclarece plenamente todas las posibles dudas que puedan surgir en cualquier proceso de negocioimplementado en la empresa.

¿Por qué la matriz 5W2H tiene este nombre? Al principio puede parecer complicado, pero es todo lo contrario. La matriz 5W2H se llama así para simplificar las directrices que intervienen en cada etapa del plan de acción que se propone. Consulte en la tabla a continuación una breve explicación de cada etapa, en el orden en que se deben analizar: ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuánto?

¿Qué se hará? Acción, etapas, descripción ¿Por qué se hará? Justificación, motivo ¿Dónde se hará? Lugar ¿Cuándo se hará? Tiempo, fechas, plazos ¿Quién lo hará? Responsabilidad de la acción ¿Cómo se hará? Método, proceso ¿Cuánto costará hacerlo? Costo o gasto que supone

Como se habrán dado cuenta, cada etapa de la matriz 5W2H se refiere a una cuestión diferente y la respuesta a cada pregunta es el gatillo de la siguiente pregunta. Estupendo, ¿no es así?

En definitiva, es una herramienta de gestión eficaz que, debido a su sencillez, puede ser utilizado por empresas pequeñas, medianas y grandes que deseen registrar en una forma ordenada y sistemática, sus acciones y flujos de trabajo, desde la programación de reuniones a las más complejas implementaciones de proyectos.

Vea cómo utilizar la matriz 5W2H correctamente Para la aplicación correcta de la matriz 5W2H, antes de comenzar a llenar la planilla, el gerente tiene que indicar las respuestas al problema que quiere resolver a través de una planificación estratégica preparada con anterioridad. Si es necesario, el gerente puede pedir ayuda a los empleados y colaboradores involucrados directa o indirectamente en su equipo de trabajo o cotidiano profesional, a través de actividades tales como la contribución de ideas, por ejemplo. Pero es necesario tener en cuenta tres temas esenciales: 

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El horizonte de las acciones siempre debe ser la causa de los problemas, y no los posibles efectos que hayan causado. Es decir, intente crear soluciones duraderas en vez de paliativos. Las soluciones implementadas por medio de la matriz 5W2H deben ser las más objetivas posibles, evitando efectos secundarios que pueden requerir nuevas medidas para suprimirlos. Nunca se conforme con la primera buena idea: proponga diversos enfoques para las diferentes situaciones analizadas, lo que aumenta sus opciones y su ámbito de actuación.

¿Qué es 5W2H? 5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos nos permite elaborar un plan de acción de forma sistemática y estructurada. Su aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en grupo. Cuando menciono cuestionamientos nos referimos a: 5W2H: What, Why, When, Where, Who, How y How much

De ahí su nombre, de la inicial en inglés de cada palabra. Existen otras combinaciones como 4W2H o 5W1H, este último más propio del ámbito periodístico y literario (también denominado Las cinco W). Su aplicación es muy similar, solo omiten una o dos palabras, por lo general un solo W o H; pero el para qué es diferente, es decir que la herramienta se usan más con fines investigativos o de redacción.

Dicho esto, nos hacemos la pregunta, ¿qué nos aporta el 5W2H?

Ventajas del 5W+2H     

Su aplicación es simple. El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación. Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas, etc. Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática, facilitando el enfoque del grupo o planeador. Se integra a otras herramientas (de hecho puede que la usemos sin darnos cuenta) bien sea para planificar o para caracterizar un problema, por ejemplo con un diagrama de espina de pescado o la técnica del interrogatorio.

Metodología 5W2H: Cómo se hace Si bien la aplicación del 5W 2H es fácil, conviene disipar dudas (si las hay) explicando cómo se hace un plan con 5W2H, esto lo haremos detallando cada cuestionamiento. WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer. WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué justificación o motivo nos hace definir este plan de acción? WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta con tener el punto de partida, también es necesario cuándo estimamos se verá culminado el plan de acción, esto, teniendo en cuenta los riesgos que se afrontan. WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar. WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a encargar de realizarlo. Es el responsable de la ejecución. Todo plan de acción sin un doliente, está destinado a fracasar. Cuando la responsabilidad de una actividad cae sobre una sola persona y no sobre un grupo, existen más posibilidades de que esa actividad se logre, a fin de cuentas, ante un mal resultado la responsabilidad compartida duele menos que la individual. HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar, cómo pretendes conseguir el objetivo. Un “cómo” puede ser por ejemplo el desglose de actividades del “qué”. HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas? ¿Tiempo y dinero más bien? Por lo general se desarrolla después del cómo, pues este paso es más claro si se especifica “cuánto” por cada una de las etapas o actividades del plan de acción.

Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica Con planificación estratégica nos referimos a todos los planes que desarrollamos para alcanzar los objetivos en la organización. El 5W2H es frecuentemente usado en la planificación estratégica y es lo que haremos ahora.

DigiERT es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas. La empresa está elaborando su planificación estratégica en lo referente a Innovación y mejoramiento continuo. WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la participación activa del personal hacia la proposición de ideas desde su rol. WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los colaboradores por igual. El colaborador puede tener buenas ideas para mejorar la operación de su proceso o el de otros, así como estrategias que la dirección no ha considerado. El propósito es que todos puedan aportar a la innovación tanto a nivel de procesos como competitivo. WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la sede sur. Según los resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las demás sedes de la empresa. WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de 2018. HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así: 1. Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet, página web) 2. Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen ideas 3. Definición de metodología de valoración de ideas. 4. Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios. 5. Lanzamiento de modelo de innovación. Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:   

Ideas mensuales enviadas por colaboradores Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas Tiempo promedio de valoración de ideas HOW MUCH – CUÁNTO: Recursos de personal:   

Analista de innovación 2 auxiliares de innovación Valorador de ideas Recursos monetarios, según las actividades: 1. 2. 3. 4. 5.

$200 $0 $0 $600 /mes $1200

Plan de acción 5W2H: cómo mejorar la productividad de la empresa La productividad es una obsesión de pequeños y medianos empresarios. Ya sea para reducir costos o mejorar el lucro, la gestión calificada garantiza la sostenibilidad financiera de las empresas. El plan de acción 5W2H puede resultar una herramienta muy útil para ese propósito. Más que una herramienta de gestión, el plan de acción 5W2H funciona como un checklist para resolver temas fundamentales en el rendimiento de la empresa. Sus resultados se pueden ver en el aumento de la productividad. Conoce cómo implementar el recurso en tu empresa.

El plan de acción 5W2H y la productividad La sigla podría sugerir que 5W2H es algo complejo, pero no es así. De hecho, el término se refiere a las siglas en inglés de las siguientes siete directrices básicas para la ejecución de una tarea: 5W 1. What

¿Qué hay que hacer? En términos claros y específicos. 2. Why

¿Por qué? ¿Cuál es la importancia y en que resultará? 3. Where

¿Dónde? ¿En qué lugar? ¿Online u offline? 4. When

¿Cuándo? ¿En qué fecha? ¿Por cuánto tiempo?

5. Who

¿Por quién? ¿Quiénes son las personas responsables y quiénes participan? 2H 1. How

¿Cómo se realizará la tarea? ¿Con cuál metodología? ¿Con cuáles procesos? 2. How much

¿Cuánto va a costar? ¿Cuál es el presupuesto para el proyecto? El principal beneficio del plan de acción 5W2H está en el control descentralizado de las tareas. Foto: iStock, Getty Images

Como se ve, la principal virtud del plan de acción 5W2H es responder todas las dudas que puedan existir acerca de una tarea. Esta transparencia permite que todas las personas entiendan el proceso desde un punto de vista general. Ello facilita la percepción del grupo y favorece un control amplio y descentralizado de las acciones. Imagina, por ejemplo, una empresa que debe ejecutar una acción relevante y multidisciplinaria, pero que trabaja de forma individualizada y segmentada. Yo no sé lo que haces tú y tú tampoco conoces mi función. Aunque mi tarea dependa de la tuya, no hay transparencia en los procesos. Así es difícil monitorear la actividad y permitir que el equipo trabaje en conjunto para alcanzar los resultados.

Cómo implementar el plan de acción 5W2H El plan de acción 5W2H sirve para cualquier tarea de tu empresa y también para tu vida personal, pues no es específico y considera los proyectos desde un punto de vista amplio. Entre las tareas de tu empresa a las que puedes aplicar este plan podemos citar: 

Planificación para aumentar el lucro

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Planificación para crecer y conquistar más clientes

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Reclutamiento de talentos

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Realización de un servicio específico para el cliente

Por último, vale recordar que el plan de acción 5W2H no es la única alternativa para mejorar la gestión de la empresa y la productividad de los empleados. Se aconseja implementarlo de forma gradual y evaluar los resultados antes de aplicarlo en todas las subdivisiones de la compañía. Dependiendo de la cultura organizacional y del perfil de los empleados, el plan de acción podría no ser bien aceptado y, consecuentemente, no presentar los resultados buscados. Con la prudencia de una implementación gradual, evitas un alto impacto. Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compañeros y colaboradores, a través de las redes sociales.