Verificacion Y Revision Sgsst Direccion 224o5o

Verificación y Revisión del SGSST por la Dirección

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VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DEL SGSST POR LA DIRECCIÓN La verificación involucra la medición, seguimiento y evaluación del comportamiento en materia de seguridad y salud de la organización, que debe identificar, investigar y corregir cualquier causa que provoque una no conformidad con los requisitos del sistema, adoptando las acciones correctivas convenientes. La dirección de la organización debe revisar y evaluar el SGSST a intervalos de tiempo definidos con el fin de mejorar de forma continua.

OBJETIVOS Adquirir las competencias necesarias para entender los pasos que conlleva la verificación del desempeño del Sistema de Gestión de SST, así como la revisión del mismo por la dirección.

CONOCIMIENTOS ■

Concepto de Verificación.

■

Medición y Seguimiento del Desempeño.

■

Evaluación del Cumplimiento Legal.

■

Investigación de Incidentes.

■

No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva.

■

Control de los Registros.

■

Auditoria Interna.

■

Revisión por la Dirección.

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CONCEPTO DE VERIFICACIÓN En este apartado se van a puntualizar los modelos de inspección, supervisión y observaciones para localizar las posibles deficiencias del sistema y proceder a su corrección y adopción de las medidas necesarias para que no vuelvan a repetirse.

Verificar es realizar el seguimiento y medición de los procesos respecto a la política de SST, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar de los resultados. OHSAS 18001

En este punto la Norma OHSAS 18001incluye cinco apartados: ■

Medición y seguimiento del desempeño.

■

Evaluación del cumplimiento legal.

■

Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva.

■

Control de los registros.

■

Auditoria interna.

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MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO Un Sistema de Gestión de SST debe definir medidas de seguimiento para verificar la conformidad del desempeño del sistema con los requisitos establecidos y para identificar, analizar y registrar las desviaciones respecto a esos requisitos.

Se define desempeño de SST como los resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos para la SST. OHSAS 18001

En la medición del desempeño se debe incluir la medición de la eficacia de los controles de la organización. Los resultados se pueden medir respecto a distintos parámetros: ■

La política de SST.

■

Los objetivos de SST.

■

Otros requisitos de desempeño de la SST.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Medición y Seguimiento del Desempeño La organización debe: ■

Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular el desempeño de la SST.

■

Establecer y mantener procedimientos para la calibración y el mantenimiento de los equipos que se pudiesen necesitar para el seguimiento y medición del desempeño.

■

Conservar los registros de las actividades y los resultados de calibración y mantenimiento.

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Aspectos a Incluir en los Procedimientos Según OHSAS ■

Medidas cualitativas y cuantitativas según las necesidades de la organización.

■

Grado de cumplimiento de los objetivos.

■

Seguimiento de la eficacia de los controles de seguridad y salud.

■

Medidas proactivas de funcionamiento: seguimiento de la conformidad.

■

Medidas reactivas de funcionamiento: seguimiento del deterioro de la salud, incidentes y evidencias de un desempeño de SST deficiente.

■

Registro de datos y resultados del seguimiento y medición para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y preventivas.

Calibración de Equipos y Elementos de Medida En caso de necesitar equipos para el seguimiento y medición del desempeño, éstos deben garantizar que los resultados obtenidos sean fiables. La Norma requiere establecer un procedimiento para la calibración y el mantenimiento de los equipos en caso de necesitarlos para el seguimiento y medición del desempeño. Asimismo exige disponer de registros de las calibraciones realizadas, de las actividades de mantenimiento y de los resultados, teniendo en cuenta también los equipos utilizados por los contratistas.

Posibles Elementos a Incluir en el Registro de Calibraciones ■

Frecuencia de la calibración.

■

Referencia a los métodos de prueba en caso necesario.

■

Identidad de los equipos usados.

■

Acciones a tomar en caso de que el equipo esté fuera de los límites de calibración.

Aplicación del Seguimiento y Medición La organización debe identificar los parámetros clave de desempeño de SST susceptibles de ser objeto de seguimiento y medición y establecer la frecuencia con la que deberían realizarse de acuerdo con el nivel de riesgos.

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Ejemplos de Seguimiento y Medición del Desempeño ■

Control estadístico de accidentes.

■

Vigilancia de la salud.

■

Inspecciones de aspectos generales como la limpieza, señalización, almacenamiento, etc.

■

Inspecciones de elementos críticos como protecciones de equipos de trabajo.

■

Observación de tareas peligrosas como aquellas para las que se definieron controles operacionales.

■

Muestreo de: − − −

■

Condiciones ambientales. exposición a agentes químicos, físicos y biológicos. Comportamiento de los trabajadores para identificar prácticas de trabajo que no sean seguras y que puedan requerir correcciones. Seguridad: examen de aspectos específicos de SST.

Análisis de la documentación y los registros.

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EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL La frecuencia de las evaluaciones periódicas variará según los requisitos legales u otros requisitos que la organización suscriba.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Evaluación del Cumplimiento Legal ■

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

■

Mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

■

La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. En este aspecto puede: −

Combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal.

−

Establecer uno o varios procedimientos separados.

Para evaluar el cumplimiento legal es necesario tener un claro conocimiento de todos los requisitos legales que toda empresa debe cumplir.

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INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES La organización debe controlar e investigar los incidentes y otras no conformidades reales o potenciales, con el objetivo de evitar que vuelvan a ocurrir tales situaciones, mediante la investigación y tratamiento de las causas que las produjeron a través de las acciones correctivas y acciones preventivas.

Cuando se haya producido un daño para la salud de los trabajadores o cuando, con ocasión de la vigilancia de la salud prevista, aparezcan indicios de que las medidas de prevención resultan insuficientes, el empresario llevará a cabo una investigación al respecto, a fin de detectar las causas de estos hechos. Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales

La Norma OHSAS 18001:2007 introduce un cambio importante en los conceptos de accidente e incidente respecto a la Norma OHSAS 18001:1999 y al que contempla la Ley.

Se entiende por accidente de trabajo toda lesión corporal que el trabajador sufra con ocasión o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena. Art. 115 Ley General de la Seguridad Social

Se define incidente como el suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño, o deterioro de la salud sin tener en cuenta la gravedad, o una fatalidad.

Tipos de Incidente Accidente

Incidente que ha dado lugar a un daño, deterioro de la salud o una fatalidad.

CuasiAccidente

Incidente donde no se ha producido un daño, deterioro de la salud o una fatalidad.

Situación de Emergencia

Se considera un tipo particular de incidente.

OHSAS 18001

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Requisitos OHSAS 18001 Las investigaciones de incidentes se deben llevar a cabo en el momento oportuno y los resultados de ellas deben mantenerse y permanecer documentados. Como consecuencia de las investigaciones se detectará la necesidad de acciones correctivas o de oportunidades de acciones preventivas que serán tratadas de acuerdo a lo que marque la Norma.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Investigación de Incidentes La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes para: ■

Determinar las deficiencias de SST subyacentes y otros factores que podrían causar o contribuir a la aparición de incidentes.

■

Identificar: − − −

■

La necesidad de una acción correctiva. Oportunidades para una acción preventiva. Oportunidades para la mejora continua.

Comunicar los resultados de tales investigaciones.

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Métodos de Investigación Las organizaciones deberían tener procedimientos eficaces para la investigación de incidentes cuyo principal objetivo es que no se vuelva a repetir la misma situación. Los procedimientos deberían permitir la detección, análisis y eliminación de las causas potenciales de no conformidades.

Posibles Aspectos a Incluir en los Procedimientos ■

Definición del alcance de la investigación con relación al daño potencial o real.

■

Definición del proceso de notificación.

■

Responsabilidades de las personas implicadas.

■

Coordinación con los planes de emergencia.

■

Aplicación a todo el personal, incluidos contratistas y visitantes.

■

Asegurar que los empleados no tengan dificultades al informar de un incidente o no conformidad.

■

Tener en cuneta los daños a la propiedad.

■

Identificación de: −

Tipo de sucesos a investigar.

−

Objetivo de las investigaciones.

−

Causa fundamental de la no conformidad.

−

Disposiciones para los informes de investigación y los informes legales.

Existen varias formas de llevar a cabo las investigaciones. Un posible ejemplo se basa en dividir la investigación en una serie de etapas:

Toma de Datos

Investigación de Datos

■

Tipo de incidente.

■

Tiempo, lugar, condiciones del agente material.

■

Condiciones ambientales del puesto de trabajo.

■

Métodos de trabajo.

■

Datos complementarios de interés.

Análisis exhaustivo, y valoración global de la información atendiendo a su fiabilidad y secuencia lógica.

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■

Han de buscarse siempre en hechos reales, nunca en suposiciones.

■

Si se trata de investigar un accidente hay que tener en cuenta que todos tienen varias causas que suelen estar conectadas entre sí.

Teoría de la Casualidad de los Accidentes Determinación de Causas

■

Todo accidente, como fenómeno natural, es originado por causas naturales y como tales, eliminables.

■

Todos los accidentes tienen varias causas que suelen estar concatenadas entre sí.

■

Las causas principales, que es preciso identificar, actúan como factores de un producto por lo que la eliminación de una sola de ellas evita el accidente y/o sus consecuencias.

Principales

■

Participan decisivamente en el accidente.

■

Eliminables dentro del contexto de posibilidades sociológicas, tecnológicas y económicas.

■

Su eliminación individual evita el incidente o sus consecuencias en todos, o en un tanto por ciento elevado de los casos. Por ello difícilmente las causas humanas podrán ser consideradas principales.

■

Inciden en mayor o menor grado en el incidente.

■

No son decisivas.

Selección de Causas

Secundarias

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NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA Los datos sobre los incidentes son esenciales como indicador directo del desempeño en SST ya que proporcionan información sobre las causas de las no conformidades y de las acciones correctivas y preventivas llevadas a cabo. En este sentido, la Norma OHSAS 18001 establece una clara definición para estos tres conceptos:

No Conformidad Cualquier desviación de los procedimientos y directrices establecidos que podría dar lugar directa o indirectamente a incidentes, daños al lugar de trabajo o una combinación de estas posibilidades, debe considerarse como una no conformidad. Las desviaciones del sistema pueden ser detectadas por cualquier miembro de la organización y en cualquier momento, como puede ser en: ■

Auditorías internas o externas.

■

Procesos rutinarios de evaluación del sistema.

■

Operaciones diarias por las personas que están más cercanas al trabajo y observan los problemas reales o potenciales.

■

Evidencias relacionadas con el desempeño del Sistema de Gestión de SST

■

Inspecciones periódicas de seguridad y salud.

Estas anomalías deben ser transmitidas a quien corresponda, quien decidirá si se trata de una no conformidad y las medidas aplicables.

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Ejemplos de No Conformidades ■

Incumplimiento de plazos.

■

Incumplimiento de objetivos.

■

Incumplimiento de procedimientos.

■

Uso inadecuado de EPI´s.

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas Una vez identificada una no conformidad real, es necesario adoptar las medidas pertinentes para corregirla, iniciándose el programa de acciones correctivas. Estas medidas evitan que las consecuencias sean mayores, pero no solucionan el problema, ya que para ello se debería de actuar en el origen del mismo. A continuación, se realiza un seguimiento del problema y se diagnostican sus causas para poder eliminarlo desde su nacimiento. Una vez satisfagan el criterio de aceptación previamente definido por el Sistema, el problema se encuentra resuelto, la causa del mismo eliminada y la no conformidad se cierra. La Norma, exige que quede constancia documental de los resultados de las acciones preventivas y correctivas llevadas a cabo.

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Ejemplo de Formato para el Registro de AACC y AAPP

Logotipo de la Empresa

INFORME DE ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

ACCIÓN CORRECTIVA Nº:

Código identificativo Edición:

ACCIÓN PREVENTIVA Nº:

MOTIVO DE LA AACC/ AAPP PROPUESTA:

FECHA: AREA AFECTADA

ACCIÓN CORRECTIVA / PREVENTIVA PROPUESTA:

RESPONSABLES: (Nombre, y firma) PLAZO ESTIMADO DE PUESTA EN PRÁCTICA: COMPROBACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN:

FIRMA:

COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA: NECESIDAD DE NUEVA ACCIÓN CORRECTIVA / PREVENTIVA OBSERVACIONES:

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FECHA:

Requisitos OHSAS 18001 Las directrices para el control de las no conformidades, acciones correctivas y preventivas deben establecerse a través de procedimientos que han de contemplar una serie de requisitos establecidos por la Norma. Cualquier acción correctiva o preventiva que se lleve a cabo debe adecuarse a la magnitud de los problemas y ser acorde con los riesgos para la SST encontrados.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a No Conformidades, AACC y AAPP ■

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones correctivas y acciones preventivas.

■

Cuando una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que las acciones propuestas se tomen tras una evaluación de riesgos previa a la implementación.

■

Asegurar que los cambios que surgen de una acción preventiva y una acción correctiva se incorporan a la documentación del Sistema de Gestión de la SST.

Requisitos OHSAS Definidos en los Procedimientos ■

Identificación de no conformidades, corrección y acciones a tomar para mitigar sus consecuencias en SST.

■

Investigación de no conformidades determinando sus causas y toma de acciones para prevenir que vuelvan a ocurrir.

■

Evaluación de la necesidad de acciones preventivas de no conformidades e implementación de las mismas.

■

Registro y comunicación de los resultados de las acciones tomadas.

■

Revisión de la eficacia de las acciones tomadas.

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CONTROL DE LOS REGISTROS Los registros presentan evidencias sobre actividades desempeñadas y aportan una idea del grado en el que el Sistema de Gestión de SST se encuentra implantado en la organización.

Se define registro como todo documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas. OHSAS 18001

Cuando los registros se encuentren relacionados con el cumplimiento de requisitos contenidos en la normativa, los datos que contienen deberán de permanecer guardados como mínimo el tiempo que está establecido en la legislación. Además los registros críticos de SST deberían estar protegidos contra posibles incendios u otros daños. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados al Control de los Registros ■

La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión de la SST y del estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados.

■

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

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AUDITORÍA INTERNA La auditoría interna del Sistema de Gestión de SST es un instrumento utilizado por el propio sistema para realizar una medición y supervisión de su grado de cumplimiento comprobando de manera continua la eficacia y la garantía de seguridad y salud que el empresario está ofreciendo a sus trabajadores. Pueden realizarse por personal de la organización o por personal ajeno a ésta. En cualquier caso, las personas que dirijan la auditoría deben ser imparciales y objetivas en su realización. Una auditoría no es una inspección puesto que no busca los posibles fallos en un momento puntual sino que analiza el funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.

Se define auditoría como el proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de la auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los “criterios de auditoría”. OHSAS 18001

Conceptos Clave de Auditoría Sistemática

Los resultados de la auditoría no se basan en el azar, son debidos a un análisis minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un alto grado de fiabilidad.

Independiente

El auditor debe estar libre de responsabilidades en la actividad que se audita lo que no tiene que implicar necesariamente que sea externo a la organización.

Objetiva

La auditoría ha de ser realizada por profesionales que guarden una relación de estricta independencia con el sistema a auditar.

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Planificación y Realización de la Auditoría Las auditorías del sistema de gestión de SST deberían de cubrir toda la operación objeto del Sistema de Gestión de SST y evaluar su conformidad con OHSAS 18001:2007 y se deben realizar de acuerdo con las disposiciones planificadas.

La principal norma de referencia a la hora de realizar auditorías de sistemas de gestión, es la UNE-EN ISO 19011 “Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental”. La organización debe establecer un programa para planificar y realizar las auditorías, aunque se pueden realizar auditoras adicionales en caso justificado como puede ser después de un accidente.

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Campos que Puede Abarcar el Programa de Auditoría ■

Actividades y áreas que deben contemplar las auditorías.

■

Frecuencia de la realización de las auditorías, teniendo en cuenta factores como: − − − −

Riesgos asociados. Datos disponibles de desempeño del Sistema de Gestión de SST. Resultados de las revisiones por la dirección. Cambios del entorno en el que opera.

■

Responsabilidades asociadas con la gestión y dirección de las auditorías.

■

Comunicación de los resultados de las auditorías.

■

Competencia profesional del auditor.

■

Cómo se desarrollará la auditoría.

Resultados Las auditorías internas se centran en el desempeño del Sistema de Gestión de SST y no deben confundirse con inspecciones de SST. Los resultados de las auditorías deben ser notificados siempre a la dirección. En este aspecto, el compromiso de la alta dirección es esencial para que el proceso de auditoría resulte valioso, considerando las recomendaciones y conclusiones de la auditoría para adoptar las acciones adecuadas.

Elementos a Incluir en el Resultado de una Auditoría ■

Evaluaciones de la eficacia de los procedimientos de SST.

■

Evaluaciones del nivel de cumplimiento de procedimientos y prácticas.

■

Identificación de acciones correctivas en caso necesario.

Requisitos OHSAS 18001 La organización debe asegurarse de que las auditorias internas del Sistema de Gestión de la SST se realizan a intervalos planificados para:

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■

Determinar si el Sistema de Gestión de la SST: − − −

■

Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de la SST, incluidos los requisitos OHSAS. Se ha implementado adecuadamente y se mantiene. Es eficaz para cumplir la política y los objetivos de la organización.

Proporcionar información a la dirección sobre los resultados obtenidos.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Auditoria Interna ■

La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoria teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización, y los resultados de auditorias previas.

■

Establecer, implementar y mantener, uno o varios procedimientos de auditoria que traten sobre:

■

−

Las responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y realizar las auditorias, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados.

−

La determinación de los criterios de auditoria, su alcance, frecuencia y métodos.

La selección de auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria.

Auditorias Legales La auditoria legal o reglamentaria tiene carácter obligatorio y no voluntario para aquellas empresas que cumplen con lo establecido en el RD 604/2006, que modifica el Reglamento de los Servicios de Prevención.

Empresas Sometidas a Auditorías Legales ■

Aquellas que no hayan concertado el servicio de prevención con una entidad especializada.

■

Aquellas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos: −

Se auditará las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión de la empresa.

−

Tiene en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organización, y el modo en que están coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales.

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Las empresas de hasta 50 trabajadores, que no estén incluidas en el Anexo I del RD 604/2006 que tengan servicio de prevención no tendrán la necesidad de recurrir a una auditoría salvo que ocurran circunstancias que pongan en peligro la actividad de la empresa y la inadecuación del sistema de prevención previo al informe de inspección.

Periodicidad de la Auditoría ■

La primera auditoría se tiene que realizar dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga la planificación de la actividad preventiva.

■

La auditoría se repetirá cada cuatro años, excepto cuando se trate de actividades incluidas en el Anexo I del RD 604/2006, cuyo plazo se reduce a dos años.

■

Deberá repetirse cuando lo requiera la autoridad laboral, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

■

Estos plazos se ampliarán en 2 años en los supuestos en que la modalidad de organización preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de los trabajadores en la empresa.

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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La alta dirección debe revisar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la SST para evaluar si está implementado por completo y sigue siendo adecuado para alcanzar la política y los objetivos de SST declarados por la organización. Las revisiones deben ser planificadas periódicamente y centrarse en el desempeño global del Sistema de Gestión de SST y no en detalles específicos. Al planificar la revisión se debe tener en cuenta, primordialmente: ■

Temas a tratar.

■

Asistentes.

■

Responsabilidades de cada participante en lo que respecta a la revisión.

■

Información que se debe aportar para la revisión.

Es decisión de la organización quiénes participan en la revisión. Normalmente, además de la alta dirección, se incluyen otros responsables y de la organización que puedan aportar información pertinente. La información generada por la revisión del sistema debe quedar documentada.

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Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Revisión por la Dirección Según el punto 4.6 de la Norma se establece que la alta dirección debe: ■

Revisar el Sistema de Gestión de la SST de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas incluyendo: −

La evaluación de oportunidades de mejora. La necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la SST, incluyendo la política y los objetivos.

−

■

Conservar los registros de las revisiones por la dirección. Resultados de la Revisión

■

Deben ser coherentes con el compromiso de mejora continua de la organización.

■

Deben incluir decisiones y acciones relacionadas con posibles cambios en: − − − −

■

El desempeño de la SST. La política y los objetivos de SST. Los recursos. Otros elementos del Sistema de Gestión de la SST.

Los resultados relevantes deben estar disponibles para su comunicación y consulta.

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ÁREAS DE FORMACIÓN

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