Proyek Perubahan Tata Persuratan j4m1t

1. Identitas Proyek Judul

: Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia USULAN REVISI SISTEM APLIKASI PERSURATAN TATA USAHA DAN PERKANTORAN PADA KONSIL KEDOKTERAN INDONESIA

Deskripsi

Sponsor Project Leader Sumber Daya Tim

: Pada era informasi global saat ini, informasi merupakan aset yang sangat berharga. Kerahasiaan (confidentiality), keutuhan (integrity), dan ketersediaan (availability) informasi harus terjaga pada kondisi yang direncanakan. Untuk mendukung ketiga hal tersebut maka perlu didukung dengan teknologi informasi yang mumpuni sehingga dapat tercipta tata kelola persuratan yang efisien dan efektif : Childa Maisni, SKM, M.Kes/ Kepala Bagian israsi Umum dan Humas : Sobari,S.Sos : SK. Sekretaris Konsil Kedokteran Dasar Hukum Pembentukan Tim Indonesia nomor : /4/KKI/ Aplikasi Tata Persuratan dan /2016 tentang pembentukan Tim Kearsipan Konsil Kedokteran Aplikasi Tata Persuratan dan Indonesia berisi tugas fungsi dan Kearsipan Konsil Kedokteran susunan keanggotaan Indonesia

2. Latar Belakang Dengan berkembangnya suatu kegiatan organisasi, maka proses kegiatan surat menyurat akan terus berjalan seiring dengan keberadaan organisasi tersebut. Mengingat tingginya produktifitas kerja dalam suatu organisasi, maka perlu pula ditingkatkan pelayanan istrasi dalam rangka menunjang kelancaran kegiatan organisasi agar lebih efektif dan efisien. Mengingat betapa pentingnya proses istrasi pengelolaan surat yang membutuhkan waktu cukup lama, sangat mempengaruhi kecepatan dan ketepatan dalam pemberian informasi, maka perlu melakukan upaya pengembangan suatu sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah pengelolaan surat yang mencakup kegiatan istrasi di lingkungan Konsil Kedokteran Indonesia. sehingga dapat membantu proses istrasi tata persuratan dan kearsipan dalam memberikan informasi yang cepat dan tepat untuk menunjang kegiatan organisasi. Selain tracking diperlukan juga dokumentasi secara digital atau elektronik agar dokumentasi persuratan serta pencarian dapat lebih dipermudah. Dengan adanya keperluan untuk kemudahaan dan tracking data tatapersuratan tersebut tentunya dibutuhkan dibangunnya aplikasi tata persuratan dalam rangka mendukung kinerja sub bagian tata usaha dan kepegawaian. 3. Tujuan

1.

2.

3.

Jangka Pendek (60 hari ) Rancangan Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia ; Jangka Menengah (6 bulan-1 tahun) Ujicoba, evaluasi dan sosialisasi Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia; Jangka Panjang (1-2 tahun) Implementasi Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia secara penuh.

4. Manfaat 1. 2. 3. 4.

Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik Mempermudah tracking berkas persuratan baik surat yang masuk maupun surat yang keluar berikut dengan progres reportnya Mempermudah pencarian surat berdasarkan judul surat dan dari dokumentasi digital Alternatif pendokumentasian persuratan dalam bentuk media digital atau elektronik

5. Ruang Lingkup 1. 2. 3.

Melakukan analisa proses atau tahapan tata persuratan di KKI dari mulai surat masuk sampai ke tujuan dan surat keluar dengan atribut pengirim asal surat. Melakukan rancangan aplikasi dan dan rancangan database pada aplikasi tata persuratan ini dari hasil analisa pada point pertama Melakukan uji pada aplikasi

6. Output Kunci NO NAMA 1 Rancangan aplikasi tata persuratan dan pengarsipan

DESKRIPSI Analisa tata persuratan, pembentukan Tim dan rancangan Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia disesuaikan dengan peraturan/pedoman tata persuratan dan pengarsipan;

2

Tersedianya aplikasi

Ujicoba, evaluasi dan sosialisasi Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia;

3

Fully Applied Application

Implementasi aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia secara penuh

7. Pentahapan (Milestones)

NO. 1

TAHAPAN UTAMA JANGKA PENDEK 1 Rancangan aplikasi tata persuratan dan pengarsipan

September 2 3 4

a. Rapat Pembentukan Tim dan Konsolidasi b. Penerbitan SK Tim c. Membangun Tim Efektif (SK Tim Efektif) d. Rapat Analisis tata persuratan e. Merancang Aplikasi 2

3

JANGKA MENENGAH Tersedianya aplikasi a. Membangun Aplikasi b. Uji Coba Aplikasi c. Menggunakan aplikasi tata persuratan dan Pengarsipan secara Elektronik d. Evaluasi aplikasi tata persuratan dan Pengarsipan e. Merancang Sistem Terintegrasi Web f. Mengintegrasikan Sistem dengan Jaringan Web g. Uji Coba Sistem h. Penyempurnaan Sistem i. Menyusun Petunjuk Operasional j. Sosialiasi Aplikasi JANGKA PANJANG Fully Applied Application Pelaksanaan Pengarsipan Surat secara Elektronik menggunakan Aplikasi yang Terintegrasi Jaringan Web

WAKTU Oktober 1 2 3 4

1

Nopember 2 3 4

X X X

X Jan-April 17

X

X

X

X

X

Mei-Agust 17

X X X

X

X X X X X X Jan-Des 2018

Sept-Des 2017 X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

8. Tata Kelola Proyek STRUKTUR Childa Maisni,SKM,MKM Kabag , Umum dan Humas/ Sponsor

Erlinawati Pane,SKM,MKM/ Coach

Sobari,S.Sos Project Leader

TIM APLIKASI TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN KONSIL KEDOKTERAN INDONESIA

Sponsor 1. Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta diklat (reformer) dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan proyek perubahan 2. Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (reformer) dalam mendayagunakan seluruh potensi sumberfdaya yang diperlukan dalam melakukan implementasikan proyek perubahan 3. Memberikan kesepakatan dan persetujuan atas proposal proyek perubahan yang diajukan oleh peserta diklat (reformer) 4. Fasilitasi Sarana Prasarana baik sumber daya manusia maupun pendanaan 5. Memantau jalannya proyek perubahan yang dilakukan oleh peserta diklat (reformer) Project Leader 1. Berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Berperan juga sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti Project leader menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Manajer proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran,

jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki. 3. Berperan untuk mengambil keputusan yang menjadi wewenangnya, antara lain mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi. Tim Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan : 1. Merancang dan mendesain aplikasi Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan Konsil Kedokteral Indonesia; 2. Melaksanakan kegiatan istrasi Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan sesuai dengan Pedoman Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia; 3. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan Penyunsunan aplikasi Tata Prrsuratan dan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia; Coach 1. Melakukan monitoring kegiatan 2. Memberikan terhadap laporan perkembangan implemantasi proyek 3. Mengembangakan instrumen monitoring dan perekaman terhadap perkembangan proyek 4. Menjadi counsellor pada saat proyek mengalami hambatan 9. Anggaran Biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan Aplikasi Tata Persuratan di lingkungan Konsil Kedokteran Indonesia adalah sebesar Rp. 97.000.000,- (Sembilan puluh tujuh Juta Rupiah) yang dibebankan pada Konsil Kedokteran Indonesia.

10. Identifikasi Stakeholder

NO

STAKEHOLDERS

INTERNAL/ EKSTERNAL Eksternal Bagian

NILAI

PERAN Mengarahkan, membimbing dan menyetujui serta mendukung Proyek Perubahan.

PENGARUH Berpengaruh (kuat)

1.

Sekretaris KKI

2.

Kabag Aministrasi Umum dan Humas

Internal Bagian

Memberi masukan dan arahan dalam pelaksanaan proyek perubahan

Berpengaruh (sangat kuat)

3.

Kepala Bagian Yankum,Standarisa si Pendidikan Profesi, Registrasi

Eksternal Bagian

Memanfaatkan pelaksanaan proyek perubahan.

Berpengaruh (lemah)

4.

Tim Efektif

Internal Bagian

Bertugas membantu Project Leader mengkoordinasikan dan menyiapkan seluruh istrasi yang diperlukan dan dokumentasi kegiatan

Berpengaruh (kuat)

5.

Tim Efektif

Internal Bagian

Berpengaruh (kuat)

6.

Tim Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan

Eksternal Bagian

7.

Tim Efektif

Internal Bagian

Bertugas membatu Project Leader merancang dan mendesain tata kelola tata kearsipan dan pengarsipan. Bertugas membatu Project Leader merancang dan mendesain aplikasi dan menyiapkan bahan/konten yang diperlukan. Bertugas melaksanakan seluruh tahapan proses proyek perubahan dan kesuksesan proyek perubahan

Berpengaruh (kuat)

Berpengaruh (kuat)

KEPENTINGAN Memiliki kepentingan ( kuat) pada konteks proyek perubahan Memiliki kepentingan (sangat kuat) pada konteks proyek perubahan Memiliki kepentingan kecil (lemah) pada konteks proyek perubahan Memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan

Memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan Memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan Memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan

STRATEGI KOMUNIKASI Konsultasi Brainstorming Informasi Konsultasi Brainstorming Informasi

Informasi dan sosialisasi

Diskusi

Diskusi

Konsultasi Diskusi

Konsultasi Diskusi Sosialisasi

Berdasarkan jenis stakeholder diatas, maka keterlibatan peran masing-masing dalam proyek perubahan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) kuadran sebagaimana tergambar dibawah ini :

Influence Latents

Promotors 1. Sekretaris KKI (+) 2. Kabag Umum & Humas (+) 3. Tim TI (+) 4. Staf Subag Tata Usaha dan Kepeg (+)

Interest Kepala Bagian Yankum, Kepala Bagian Standarisasi Pendidikan Profesi, Kepala Bagian Registrasi (-)

Apathetics

Defenders

Dimana penjelasan masing-masing kelompok Stakeholders sebagaimana disampaikan diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a.

Promotors : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya). Kelompok ini terdiri dari Sekretaris Konsil Kedokteran Indonesia, Kepala Bagian istrasi Umum dan Humas, Tim TI, Staf Sub Bagian Tata Usaha. Kelompok inilah yang kemudian dikembangkan menjadi tim efektif yang bertugas secara bersama-sama untuk

mewujudkan tujuan, sasaran sesuai dengan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan dimaksud. Untuk kelompok ini pendekatan komunikasi dapat dilakukan melalui informasi, brainstorming dan konsultasi. b. Defenders : memiliki kepentingan namun kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan. Kelompok ini terdiri dari Kepala Bagian Pelayanan Hukum, Kepala Bagian Standarisasi dan Pendidikan dan Kepala Bagian Registrasi. Kelompok Defenders pendekatan komunikasi dapat dilakukan melalui informasi dan sosialisasi. c. Latents : tidak memiliki kepentingan khusus atau terlibat didalamnya tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka tertarik. d. Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.

11. Pembentukan Tim efektif (Team work)

Mentor

Coach

Project Leader

1. 2.

Staf Sub Bagian TU dan Kepegawaian Bagian itrasi Umum dan Humas Set.KKI Tim TI

KOORDINASI INSTRUKSI PEMBIMBINGAN

No. 1

Tim Efektif Kepala Bagian itrasi Umum dan Humas (Mentor)

Tugas Mampu memberikan masukan, saran,mengarahkan, membimbing dan menyetujui serta mendukung proyek perubahan

Fungsi Memberikan masukan, saran, mengarahkan, membimbing dan menyetujui serta mendukung proyek perubahan

2

Coach

Mampu memberikan bimbingan, arahan, masukan serta konseling kepada Poject Leader selama Proyek Perubahan berlangsung Bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan proses proyek perubahan dan kesuksesan proyek perubahan

3

Project Leader

4

Staf Subag Tata Usaha dan Kepegawaian

Membatu Project Leader merancang dan mendesain tata kelola pengarsipan

5

Tim TI

Membatu Project Leader merancang dan mendesain aplikasi dan menyiapkan bahan/konten yang diperlukan

Memberikan bimbingan, arahan, masukan serta konseling kepada Poject Leader selama Proyek Perubahan berlangsung Penanggung jawab terhadap seluruh tahapan proses proyek perubahan dan kesuksesan proyek perubahan Bertugas membatu Project Leader merancang dan mendesain tata kelola pengarsipan Bertugas membatu Project Leader merancang dan mendesain aplikasi dan menyiapkan bahan/konten yang diperlukan

a. Masa kerja Tim Tata Persuratan dan Kearsipan : Tim Aplikasi tata persuratan dan kearsipan mempunyai masa tugas selama 3 tahun 2 bulan sejak SK diterbitkan b. Etika Tim Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan : Menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik,sungguh-sungguh dan bertanggung jawab sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan bersama c. Tugas Tim Aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan : 1. Merancang dan mendesain aplikasi Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan Konsil Kedokteral Indonesia; 2. Melaksanakan kegiatan istrasi Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan sesuai dengan Pedoman Tata Persuratan dan Pengelolaan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia; 3. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan Penyunsunan aplikasi Tata Persuratan dan Kearsipan Konsil Kedokteran Indonesia;

12. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah

No. 1.

2.

IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH Pemahaman staf terhadap rencana Proyek Perubahan rendah

Adanya penolakan terhdap perubahan (Resistance to Change) dan kurangnya motivasi pribadi staf terhadap perubahan atau hal baru

RESIKO staf tidak dapat menggunakan aplikasi

STRATEGI MENGATASI MASALAH Memberikan penjelasan kepada staf yang berkaitan dengan rencana Proyek Perubahan

Implementasi aplikasi Meminta dukungan Mentor tidak dapat berjalan (dengan cara konsultasi dan mengajak dalam upaya perubahan yang akan dilakukan) dan meningkatkan peran bimbingan ke bawahan

13. Kriteria dan Faktor Kunci Keberhasilan NO 1

UKURAN KEBERHASILAN Kadar atau Tingkat Kepuasan Stakeholder

DEFINISI

FAKTOR

Stakeholder internal dan ekternal puas akan implementasi sistem tata persuratan dan kearsipan bisa dilihat dari keadaan sebelum dan sesudah aplikasi diterapkan, tingkat kepuasan diukur dengan norma presentase.

a. Tingkat Kesesuaian dengan standar Kualitas b. Tingkat Efisien c. Keandalan d. Keamanan

a. Pengelolaan dokumen yang lebih baik b. Tracking berkas persuratan baik surat yang masuk maupun surat yang keluar berikut dengan progres reportnya lebih mudah c. Mempermudah pencarian surat berdasarkan judul surat dan dari dokumentasi digital d. Tersedianya pendokumentasian persuratan dalam bentuk media digital atau elektronik Kesesuaian dengan RAB

2

Memenuhi Kebutuhan Mencapai Tujuan

Aplikasi sistem tata persuratan dan kearsipan bisa memenuhi kebutuhan akan dukungan istrasi perkantoran di Sekretariat Konsil Kedokteran Indonesia

3

Sesuai dengan Anggaran

Biaya untuk Aplikasi sistem tata persuratan

PENGUKURA N CAPAIAN 95%

95%

%

dan kearsipan sesuai dengan perencaan awal 14. Daftar Rencana Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan untuk menghasilkan tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang adalah sebagai berikut : WAKTU NO TAHAPAN UTAMA OUTPUT . Sep Okt Nop 1 JANGKA PENDEK 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Rancangan aplikasi tata persuratan dan pengarsipan a. Rapat Pembentukan a. Notulen, Photo X Tim dan Konsolidasi b. Penerbitan SK Tim b. SK Tim X c. Membangun Tim c. Terbentuknya X Efektif (SK Tim Tim,Daftar Efektif) Hadir, SK Tim, Photo d. Rapat Analisis Tata d. Analisa Tata X Persuratan Persuratan e. Merancang Aplikasi e. Rancangan X X X X X X - Alur Data Aplikasi, Photo, - Flocat Daftar Hadir - SOP 2

JANGKA MENENGAH Tersedianya aplikasi a. Membangun Aplikasi b. Uji Coba Aplikasi

c. Menggunakan aplikasi tata persuratan dan Pengarsipan secara Elektronik d. Evaluasi aplikasi tata persuratan dan Pengarsipan e. Merancang Sistem Terintegrasi Web

f. Mengintegrasikan Sistem dengan Jaringan Web

Jan-April 17 a. Tersedianya Aplikasi b. Hasil Uji Coba, Notulen, Daftar Hadir c. Tersedianya laporan surat dalam bentuk elektronik d. Laporan hasil Monitoring dan Evaluasi e. Adanya RancanganSiste m yang Terintegrasi, f. Jaringan Terintegrasi

MeiAgust 17

X X

X

X

X

X

g. Uji Coba Sistem h. Penyempurnaan Sistem i. Menyusun Petunjuk Operasional k. Sosialiasi Aplikasi

3

JANGKA PANJANG Fully Applied Application Pelaksanaan Pengarsipan Surat secara Elektronik menggunakan Aplikasi yang Terintegrasi Jaringan Web

dengan Jaringan Web g. Hasil Uji Coba, Berita Acara h. Tersedianya Sistem i. Tersedianya Petunjuk Operasional j. Surat undangan sosialisasi, Daftar Hadir dan foto

X X

X

Sept-Des 2017

Adanya tata persuratan dan Pengarsipan Surat secara Elektronik menggunakan Aplikasi yang Terintegrasi Jaringan Web

15. Persetujuan

Jakarta, September 2016 Kepala Bagian istrasi Umum dan Humas,

Childa Maisni, SKM, M.Kes NIP. 196310241986032001

X

Jan-Des 2018

X X X X X X X X X X X X