Procedimientos Contables 593t5g

República bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universidad Santa María Facultad de Faces Barinas edo. Barinas

Procedimientos Contables y Manuales

Integrantes:     Barinas, Enero del 2017

Blanco, Antonio Escalante, Andreina Useche, Bárbara Velázquez, Eduardo

1. ¿Qué importancia tienen los manuales como herramientas organizacionales para documentar una empresa? Los manuales son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos istrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y istrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente istración. En una empresa es de gran utilidad tener la información requerida a la mano, porque es esta la que refleja el trabajo realizado por los empleados. Los manuales es uno de los medios de comunicación usado en las empresas, que sirve para comunicar las decisiones de la istración, concernientes a organización, políticas y procedimientos. estos son usados en la actualidad para comunicar la información relativa a cambios en las actividades de la dirección, es decir mostrar la grafica de la organización. Estos son diseñados porque cuentan con legibilidad, sencillez y flexibilidad. Los manuales son de suma importancia en el logro de los objetivos de una entidad ya que estos constituyen una herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto istrativas como operativas, con el objetivo de lograr un buen Control Interno de los recursos, impidiendo que el proceso se interrumpa. Los Manuales istrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización, antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos, así como

las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. El uso de manuales tiene grandes ventajas, dado que son fuente permanente de información sobre las prácticas generales de las empresas, logran un compendio total de las funciones y procedimientos que desarrolla una organización. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización y representan una guía regida por normas para que el no tenga que acudir a la toma de decisiones ni a criterios

personales

en

el

momento

de

actuar,

además

mantienen

la

homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión istrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes; facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define la responsabilidad y brindan soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. Poseer Manuales brinda ventajas pero a su vez también tiene limitaciones, ya que constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas istrativos que se puedan presentar; exigen una permanente actualización para no perder su vigencia y convertirse en inutilizable; su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y por tanto la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido. 2. Características de una empresa que implementa manuales 

Tienen un equipo directivo que dirige los esfuerzos de crecimiento y desarrollo de la organización



Tienen una cultura de resultados midiendo continuamente sus objetivos e indicadores



Conocen su posición competitiva frente a sus principales competidores



Tienen una estructura organizacional bien definida



Tienen programas anuales de certificación de competencias laborales



Se istran a través de políticas y procedimientos



Tienen un sistema de gestión certificado por un organismo de tercera parte



Tiene un proceso formal de planeación estratégica



Implantan planes y programas de mejora



Tienen una cultura organizacional homogénea.

Al revisar estas características entendemos la importancia de implementar manuales dentro de una organización 3. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una organización? La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Puede estar en cualquier formato o tipo de soporte y su extensión depende de cada organización, según su tamaño, complejidad de los procesos e interacciones, competencia del personal, etc. Todas la Empresas deben tener documentados sus procesos y registros con su respectiva codificación; con la finalidad de mantener controles internos que van a permitir una mejor gestión y desempeño por parte del personal en cada área. Una vez implementados los Procedimientos y Registros en toda las áreas tanto Operativas como istrativas de la Empresa; la Gerencia General, Gerentes y/o Jefes podrán aplicar Indicadores de Gestión de calidad y por lo tanto medir el desempeño de los trabajadores que están bajo su cargo. Por su puesto, dichos Indicadores deben ser previamente definidos en conjunto con el encargado de cada área y el responsable de la unidad de Gestión de Calidad. Ningún programa de gestión documental tendría sentido si no es planificado con vistas a cumplir ciertos objetivos istrativos o de gestión, entre estos tenemos:    

Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional

   

Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa Normalizar el desarrollo de las tareas Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso Apoyar las decisiones istrativas: cuando se cumple con una buena documentación, las decisiones istrativas se nos facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas –que casi siempre existen- en un área de acciones fundamentales para la empresa u organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas en informaciones de archivo contrastadas, son generalmente

un

paso

en

falso

en

la

gestión.

Pero

además,

los

documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que 

éstas se hayan tomado Controlar y garantizar los procesos de la organización o empresa: del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos correctamente redactados y clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos o específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que cumplir en este



proceso Comunicación de la información: Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información. El tipo y la extensión de la documentación dependerán de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las



personas para comunicarse dentro de la organización. Evidencia de la conformidad: Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.



Compartir conocimientos: Con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización. El ejemplo típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para el diseño y desarrollo de un nuevo producto



Dejar evidencia escrita acerca de lo que realizan los empleados



Analizar el trabajo realizado por estos y buscar las mejoras correspondientes



Entrenar y transmitir conocimientos a nuevos empleados

¿Por qué implementar manuales? Hacer las cosas bien y con calidad, incrementa la probabilidad de obtener excelentes resultados. Una persona metódica que sigue un procedimiento lleno de conocimientos y sabiduría, necesariamente, tarde o temprano, obtiene buenos resultados. Una organización que documenta la tecnología know how de sus principales procesos, tiene una excelente herramienta para mantener capacitado a su personal para hacer bien su trabajo y para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, metas y resultados. Una buena política y un buen procedimiento son buenos en la medida que realmente las personas que lo utilizan obtienen buenos resultados. De otra manera, las políticas y procedimientos son inútiles cuando las personas, en lugar de resultados, sólo dan pretextos. Un inexperto que utiliza el procedimiento de un experto debe rápidamente obtener muy buenos resultados. 4. ¿Qué tipos de costos podemos asociar a los manuales? ¿Cuál es su comportamiento a lo largo del proceso de documentación? La decisión de documentar los procedimientos en una compañía, conlleva a estar conscientes acerca del costo/beneficio de la decision y de los resultados y obstáculos que se pueden presentar a lo largo del proceso. En términos económicos, si se paga a un “consultor” para que elabore los manuales, probablemente el costo sea “mucho mayor” que el costo involucrado cuando todas las personas de la organización participan en su elaboración. Si se hace internamente, el mayor costo corresponderá al tiempo que el personal de la organización dedique a la elaboración, revisión, adecuación e implantación de las políticas, procedimientos y manuales y al costo de las actividades que deja de realizar por estar dedicado a esta actividad. Además, la ventaja es que generalmente este tiempo estará cubierto dentro de la nómina del personal. Aunque en este momento valdría la pena comentar que el costo de no tener

manuales es mucho mayor debido a que, todos los días, la gente se la pasa persiguiendo la información, corrigiendo problemas por ”malos entendidos” y por “fallas de comunicación”, autorizando ”desviaciones”, ”negociando” cambios con las

diferentes

áreas

y

departamentos

de

la

organización,

modificando

compromisos con los clientes, ”capacitando al vapor” a la gente de nuevo ingreso y atendiendo otras actividades desgastantes e improductivas. ¿Cuánto cuesta todo esto? Muchísimo dinero, mucha salud y mucha energía humana. El costo de no tener manuales podría ser equivalente al desperdicio global que genera la organización. En algunos casos, este desperdicio llega a ser del 20-25% de la facturación anual de la organización Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de las empresas en términos por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:  De Desarrollo  De Implementación  De mantenimiento De desarrollo: los costos de desarrollo están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializado, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deben incurrir los empleados en sus horas laborables diarias para participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para ponerlo en vigencia y uso. De Implantación: los costos de implantación están representados por todos aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que apliquen en la organización. Dentro de esta categoría se debe incluir las horas de entrenamiento al personal, los ejemplares que se elaboran para cada uno de los empleados que lo requieran, el manual

como herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para ponerlo en vigencia y uso. De mantenimiento: los costos de mantenimiento están representados por las actualizaciones periodicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes. Debido al avance de la tecnología de información, las empresas adoptan la decisión de documentar su s procesos a traves del desarrollo de herramientas que se basen en computadoras. Los manuales de cualquier tipo, pueden ser documentados a través de programas que automatizan las consultas y operaciones que se plasman en la documentación de un manual. A medida que transcurre el tiempo los costos de un manual van disminuyendo. 5 ¿Cómo están compuestos los Costos de un Manual? En el desarrollo de los manuales se pueden distinguir tres tipos de costos:

Costo de Desarrollo

• Son los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentacion. Ejemplo: planificacion del personal de apoyo involucrado, y otros. es decir aquellas actividades necesarias para iniciar y desarrollar el proceso de documentacion del manual.

Costo de Implantacio n

• Son los costos que estan representados por aquellos costos necesariospara dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que apliquen en la organizacion. por ejemplo: horas de entrenamientodel personal, aquellas actividades para que el manual entre en vigencia • Son los costos que estan representados por las actualizaciones periodicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnologicas, cambio en la legislacion y otros.

Costo de Mntenimien to

6. Cuáles son las actividades que se realizan en la etapas de mantenimiento de los manuales

Las actividades que se deben realizar en el mantenimiento de los manuales están representadas por aquellas actualizaciones periódicas que normalmente tiene los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgaciones de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes. Un manual de mantenimiento está compuesto por los procesos básicos de la istración : planeación, organización, ejecución y control. Donde en cada una de las etapas se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para istrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia.Cada uno de estos posee una representación lógica nombrada flujograma que responde a la pregunta ¿Cómo?. Representa el cómo lo vamos a hacer. Ésta es una representación esquemática que sigue la lógica de inicio y fin de cada proceso.

En la organización de un departamento de mantenimiento se estarán aplicando las técnicas y los principios de la istración a un área específica; por esta razón quien organiza un departamento de mantenimiento debe tener muy buenos conocimientos, con el fin de lograr una clara definición de los objetivos, 'los cargos, sus funciones, los requisitos para ocuparlos y las relaciones entre personas y departamentos

7. Actividades que se realizan en la etapa de mantenimiento de los manuales 

Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y



equipos. Facilitar las actividades del mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando cada uno de los procesos dentro de la unidad de

 

mantenimiento. Controlar la satisfacción de los s de las instalaciones y equipos. Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y



procesos ordenados. Establecer normas mantenimiento. indispensable

El para

de seguridad relacionadas Manual cualquier

de

Mantenimiento

tipo

y

tamaño

con el es

un

trabajo de documento

de industria.

Refleja

la filosofía, política, organización, procedimientos de trabajo y de control de 

esta área de la empresa. Constituye el medio que facilita una acción planificada y eficiente del



mantenimiento. Es la manifestación a clientes, proveedores, autoridades competentes y al personal de la empresa del estado en que se encuentra actualmente este

 

sistema. Permite la formación de personal nuevo. Induce el desarrollo de un ambiente de trabajo conducente a establecer una conducta responsable y participativa del personal y al cumplimiento de los deberes establecidos.

8. Cite 3 ejemplos de manuales de técnicas que puedan ser clasificados como tales

LOS MANUALES DE TECNICAS Son aquellos manuales en los que se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica especifica. Por ejemplo Un manual de operación de un equipo o maquinaria debe ser clasificado en ese grupo. El uso y objetivo de este tipo de manuales es por lo general limitado

EJEMPLO 1: Manual de técnicas de Instalación de impresora Muchos s no saben manejar las bandejas de papel de sus impresoras en este ejemplo realizaremos una serie de técnicas que el debe saber antes de usar un equipo multifuncional como lo es una impresora.

EJEMPLO 2 Muchas empresas invierten en sistemas contables que permita el desarrollo de sus empresas atreves de esta herramienta. A continuación, mostraremos como la empresa FEL ha permitido realizar software contable con el objetivo de que muchas empresas puedan beneficiarse con esta herramienta tecnológica

9. Cuál debe ser el contenido de un Manual de Normas y Procedimientos. 1.- Título y código del procedimiento. 2.- Introducción: Explicación corta del procedimiento. 3. -Organización: Estructura micro y macro de la entidad. 4.- Descripción del procedimiento. 4.1.- Objetivos del procedimiento 4.2. -Normas aplicables al procedimiento

4.3. -Requisitos, documentos y archivo 4.4. -Descripción de la operación y sus participantes 4.5. -Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. 6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. 7. -Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones. 8. -Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

De igual manera, se pueden señalar que la información que integra un Manual de Procedimientos va a depender de lo que la Institución o Empresa pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden mencionarse los siguientes aspectos como parte del contenido:



Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombre de la institución o unidad istrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su elaboración, revisión y/o autorización.



Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización.



Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.



Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren los procedimientos.



Responsable (s): en este apartado se indican las unidades istrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.



Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.



Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al la consulta del manual.



Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad istrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad istrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los órganos que intervienen, las políticas y normas de operación.



Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades istrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Los diagramas representados en

forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. 

Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado.



Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.



Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las unidades istrativas que los elaboran y revisan.



Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos istrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.

10. Los Manuales de Normas y Procedimientos documentan los procesos que se llevan a cabo en algún área específica. ¿Qué criterios de clasificación se pueden utilizar para documentar los Procedimientos Contables?



Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo histórico, es uno de los más importantes y trascendentales para el registro de las operaciones y transacciones que afectan a la Empresa.



Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una entidad que emita estados financieros, está

en la capacidad de continuar sus operaciones por un período razonable de tiempo. 

Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.



Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto importante en los estados financieros. No hay un parámetro que establezca a partir de que monto o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso, se debe recurrir a juicio lógico y razonado.



Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.



Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

11. Cuáles son los Manuales que se pueden elaborar en el Área Contable.

De Políticas Contables. Del Código Contable. De Normas y Procedimientos.

12. Cuál es el objetivo de un Manual de Políticas Contables.

Detallar todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad o empresa respecto a los registros contables.

13. Qué importancia tiene el Manual del Código Contable que detalla el Manual del Código Contable.

El Manual del Código Contable es importante porque en él se detallan cuidadosamente cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan, por estas razones, son de mayor uso en el área contable.

14. Qué tipo de Procedimientos se deben incluir en el Manual de Normas y Procedimientos Contables.

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo con el esquema responsable/acción, cada procedimiento debe tener anexo su correspondiente flujograma, de tal forma que un pueda comprender en forma gráfica cada procedimiento descrito bajo el esquema de responsable/acción. Dentro de los tipos de procedimientos, se tienen:



Procedimientos

Contables:

Procedimientos

contables

procesos

e

instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:      

Recepción de inventarios Ventas de productos Fabricación de productos Registro de estimaciones Destrucción de inventarios Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las



posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.



Procedimientos No Contables: Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos

anteriormente

mencionados,

los

procedimientos

no

contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

   

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista Procedimiento para contratación de empleados Procedimiento para cambio de horario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes