Principio 5 Enfoque De Sistema Para La Gestion 321ke

¿Qué SON LOS PRINCIPIOS? Son normas fundamentales, reglas o valores que representan lo que es deseable y positivo paras una persona, grupo, organización o comunidad, y ayudan a la determinación de la legitimidad, la actitud de sus acciones, son una estructura para el desempeño en el logro de resultados. Los principios son más fundamentales que la política y los objetivos, y tienen el propósito de gobernar. (cuatrecasas, 1999)

PRINCIPIO 5: ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTION El enfoque de sistema para la gestión es uno de los principios de la calidad, tan maltratado y poco practicado como los demás. Se trata de un requisito para los que aspiran al liderazgo.

Conceptos: Un sistema de gestión es un conjunto de procesos que relacionados entre sí ordenadamente contribuyen a un determinado objetivo. El objetivo de los sistemas para la gestión es aumentar la satisfacción de los clientes, es decir superar las expectativas del cliente. (gomez, 2009) Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o istración de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus componentes y su solución. (cuatrecasas, 1999) El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema específico. (herrera, 2008)

Sistema es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan, si hacemos caso a la definición dada en ISO 9000. Ahora bien, la gestión, según la misma norma internacional, existe para dirigir un conjunto de actividades coordinadas y controlar una organización. (herrera, 2008)

Ilustración 1 estructura de un sistema de gestión

Características: La característica básica de los sistemas es que interactúan y se necesitan mutuamente de manera obligada según lo exige, por definición, el propio concepto de gestión. Los principios universales aceptados de una buena gestión se entrelazan y se confunden igualmente. La tendencia natural es la integración, pero muchas mentes insisten en ver las cosas separadas (mantenimiento es mantenimiento, calidad es calidad…). Esto es una de las razones que lleva a pobres resultados en la gestión global. Se insiste en pasar por alto, en medida abundante, el principio del enfoque de sistema. Lo cierto es que en muchas empresas se siguen esquemas de desarrollo en forma de líneas divergentes.

Es difícil, sin dudas, lograr niveles avanzados de implementación de uno solo de los sistemas mencionados, si no existen elementos comunes y necesarios implementados en otras áreas de la organización y con capacidad para ser extendidos e incluidos. (cuatrecasas, 1999)

Ilustración 2 trabajo en equipo para un mejor enfoque

Eficiencia: Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. La eficiencia es relativa, por lo tanto, se podrá ser más o menos eficiente que algo o alguien. Existen 6 clases de indicadores de eficiencia, (6M) de acuerdo con los seis siguientes recursos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Materiales: cantidad de material utilizado Mano de obra: cantidad de horas-hombre pagadas Maquinaria: cantidad de horas-maquina Medios logísticos: cantidad de unidades de apoyo Metodología: cantidad de horas-ciclo Monetarios: cantidad de dinero

Beneficios claves del principio 

La integración y alineación de los procesos, que mejor alcancen los resultados deseados: Cuando los procesos funcionan de tal forma que se adaptan unos a otros, cumpliendo siempre con las expectativas y necesidades del resto de procesos, el sistema obtiene los resultados deseados.

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Habilidad para centrar los esfuerzos en los procesos claves: Existen procesos con más importancia en la calidad final del producto que otros. Hay que centrar la atención en los procesos críticos sin desatender el resto de procesos.

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La seguridad probada de las partes interesadas, así como la consistencia, efectividad y eficiencia de la organización: Conociendo las capacidades, necesidades, debilidades y fortalezas de nuestra organización se puede lograr una mayor precisión en las evaluaciones y obtención de resultados.

Aplicar los principios de aproximación a la gestión, conduce a: 

Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de la forma más efectiva y eficiente: Los procesos son más sencillos de organizar e integrar en un sistema global. Lo no eficiente, más costoso, menos efectivo que obstaculice la producción o la calidad, ha de ser mejorado o eliminado.

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Entender las interdependencias entre los procesos del sistema: Es más sencillo conocer las necesidades y expectativas del resto de procesos relacionados y adaptarse a ellos. Podemos utilizar el proceso de caja negra: se introduce un input, que a su vez es salida u output de otro proceso que mediante un proceso modifica ese input original en un output que es input del proceso siguiente. Cada input – output, tiene que tener determinados requisitos, si estos no se cumplen, es más fácil identificar el proceso causante y actuar directamente sobre el problema.

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Realizar aproximaciones que armonicen e integren los procesos: Los buenos datos información y gestión facilitan la buena marcha e integración del resto de los procesos, al estar las decisiones basadas en los mejores criterios. Gracias a la mejora continua, las interrelaciones entre cada proceso, fruto de la innovación y la experiencia, mejoran la armonía de los diferentes procesos, eliminando defectos del producto o servicio. (gomez, 2009)

El proceso de transformación de un insumo (problemática) en un producto (acciones planificadas) requiere de la creación de una metodología organizada en tres grandes subsistemas:

1. Formulación del problema. 2. Identificación y diseño de soluciones. 3. Control de resultados.

Esto indica que los lineamientos básicos de trabajo son: 1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un sistema (formulación del modelo conceptual). 2. El desarrollo de esquemas metodológicos para orientar el proceso de solución de problemas en sus distintas fases. 3. El desarrollo de técnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, así como para obtener y analizar la información requerida.

La necesidad del enfoque de sistemas para la gestión: El razonamiento común para justificar la necesidad del enfoque de sistemas, consiste en señalar que en la actualidad se enfrentan múltiples problemas en la dirección de sistemas cada vez más complejos. Esta complejidad se debe a que los elementos o partes del sistema están bajo estudio e íntimamente relacionados ya que el sistema mismo interactúa en el medio ambiente y con otros sistemas. Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a considerar no sólo equipo, infraestructura, demanda y operación, sino también variables del entorno tan diversas como tecnología, contaminación, normatividad, seguridad, reordenación y uso del suelo, factibilidad financiera, etc. (velasco, 2010)