Operational Business Intelligence Means Better Pizza At Papa Ginos 274b68

TUGAS SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN INTERNAL

OPERATIONAL BUSINESS INTELLIGENCE MEANS BETTER PIZZA AT PAPA GINO’S

SEDHU PALUPI

1406664064

RENNY INDRI VIANNIE

1406664051

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI PROFESI AKUNTAN FEBRUARI 2015 Pendahuluan

Operator restoran Papa Gino’s (www.papaginos.com) Dedham, Massachusetts menghasilkan data yang besar dari kegiatan operasionalnya sehari-hari. Data yang dihasilkan mencakup semua hal, mulai dari grafik data berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pizza yang dipesan sampai kepada bagaimana restoran dapat bertahan menghadapi persaingan dari restoran di sekitarnya. Sampai di bulan May 2007 manager di Papa Gino’s mendapatkan data sehari-hari melalui email dari berbagai sumber, prosesnya sangat sulit dan memakan waktu bagi manajer distrik yang biasanya bertanggung jawab terhadap 8 sampai 12 restoran, menggabungkan data dan mengirimkannya lagi kepada regional wakil presiden untuk dianalisa lebih lanjut. Di pertengahan tahun 2007 Papa Gino’s berada dipertengahan projek untuk optimalisasi teknologi informasi sistem dan aplikasi yang berlaku untuk seluruh organisasi. Tujuan dari projek ini adalah meningkatkan performa dari restoran, harapan dari perusahaan projek ini dapat berpengaruh secara efektif terhadap sejumlah besar data yang dihasilkan dari berbagai sistem. Termasuk J.D. Edwards perusahaan aplikasi sumber daya perusahaan, secara internal mengembangkan sistem instore point of sale dan dalam program excel. Secara keseluruhan bisnis dan secara individu restoran berkembang sangat memuaskan ketika Papa Gino’s masih menggunakan sistem pemrosesan data yang lama. Namun pihak eksekutif perusahaan ingin meningkatkan proses, penghematan waktu dan meningkatkan proses perolehan informasi sebagai sarana untuk lebih meningkatkan perkembangan menjadi lebih efektif. Analisa Strategi Untuk mencapai tujuan, Papa Gino’s mengerahkan software opearasional Business Inteligent (BI). Operasi BI merupakan proses meningkatkan dan mengarahkan operasi bisnis dan pengambilan keputusan secara harian atau bisa jadi beberapa kali sehari. Operasional software BI di Papa Gino’s menempatkan report dan aplikasi analisis di tangan pelaksana bisnis yang mampu menganalisa informasi, dengan aplikasi ini dapat ditetapkan strategi untuk bekerja lebih efisien dan meningkatkan hasilnya. Papa Gino’s menerapkan operasional software BI dalam tiga tahap 1. Pelaku bisnis mengambil informasi yang mereka inginkan 2. Informasi dikompres sampai ke ukuran yang sesuai (dapat dipilih ukuran yang sesuai menurut kebutuhan) 3. Manager menggunakan report yang dikirimkan tadi untuk melaporkan dan menggunakan report tersebut. Manager Papa Gino’s sekarang menerima data lebih cepat. Secara keseluruhan data yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dapat diakses mulai dari 6:30 setiap pagi hari. Dengan software ini manager Papa Gino’s dapat mulai melakukan analisa data keuangan seperti keuntungan di masing-masing restoran secara mingguan, bulanan atau bahkan tahunan. Mereka lalu membandingkan keuntungan yang didapat dari data yang sama jika dibandingkan dengan periode sebelumnya. Dengan tujuan pendapatan yang sudah ditentukan oleh manajemen atau juga dengan keuntungan yang didapat dari restoran lawan yang berada di lokasi sekitar. Sistem ini juga memberikan laporan dan menganalisa data operasional seperti berapa banyak pelanggan yang datang dalam berbagai

waktu, tipe menu yang banyak dipesan pelanggan sampai berapa lama karyawan mencatat – dari sini manager dapat melihat bagaimana tiap restoran beroperasi. Dengan strategi dikelola tanpa pengecualian, maka pengambil keputusan hanya melihat data yang berada diluar persentase tertentu yang telah ditetapkan baik secara positif dan negatif. Contoh; jika pelanggan harian yang datang ke restoran jatuh sampai ke persentase tertentu maka manajer akan diperingatkan untuk melakukan tindakan pencegahan, begitupun jika jumlah pelanggan harian yang datang ke restoran tiba-tiba melonjak sampai ke persentase tertentu. Jasa pengiriman makanan mengambil sepertiga bisnis Papa Gino’s, jadi kunci statistiknya adalah ketepatan waktu dalam pengiriman makanan. Manajer menganalisa waktu pengantaran makanan yang dijanjikan kepada pelanggan dan melihat seberapa tepatnya restoran dapat menepati waktu yang ditetapkan. Bagian besar lain yang menjadi bisnis restoran ini adalah pemesanan lewat telepon, jadi kunci statistik lain adalah seberapa cepat karyawan mengangkat telepon untuk melayani pesanan, berapa banyak telpon pelanggan yang tidak dilayani serta berapa banyak pelanggan yang mendapatkan nada sibuk ketika menghubungi restoran untuk memesan makanan. Papa Gino’s menyatakan bahwa standar industri adalah sebanyak 85% panggilan dilayani dalam 12 detik. Dengan menganalisa dari data panggilan, manajer dapat melihat apakah tersedia cukup karyawan yang dapat menerima panggilan telepon. Salah satu keuntungan yang terlihat dari sistem BI adalah manajer operasi dan manajer keuangan sekarang memiliki waktu lebih banyak untuk menganalisa data yang ada daripada menghabiskan waktu untuk mengumpulkan data. Keuntungan lainnya adalah manajer dapat menggunakan kemampuan perencanaan dari aplikasi BI untuk mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang produk yang akan diorder dan berapa banyak karyawan yang harus disusun menurut jadwal, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dari operasional restoran. Sebagai peningkatan kinerja, Papa Gino’s melihat peningkatan persentasi dalam jasa pengantaran makanan sejak digunakannya software BI. Perusahaan menggunakan sistem ini sebagai sarana untuk melancarkan dan meningkatkan jam kerja restoran serta kepuasan pelanggan. Pertanyaan 1. Jelaskan berbagai manfaat yang Papa Gino’s lihat dari sistem yang sistem bisnis yang digunakan. Dari sistem yang digunakan Papa Gino’s manfaat yang didapat :   



Manajer menerima data dengan lebih cepat, data dapat langsung digunakan oleh semua pengambil keputusan pada pagi hari jam 6:30 Melaporkan dan menganalisis data operasional mengenai data pengunjung (pelanggan), tipe menu yang menjadi favorit pelanggan, jam kerja karyawan. Dari segi jasa pengiriman makanan, manajer dapat menentukan apakah waktu pengiriman yang dijanjikan kepada pelanggan sudah tepat serta seberapa baik restoran dapat menepati waktu pengantaran yang sudah dijanjikan. Dari segi order pelanggan melalui telepon, manajer dapat memutuskan dari data yang didapat apakah tersedia cukup karyawan yang dapat menerima telepon dari pelanggan.



Manajer operasional dan manajer keuangan tidak membuang waktu dengan sia-sia untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan sehingga mempunyai waktu lebih banyak untuk mempunyai untuk dapat menganalisa tren yang berkembang dimasyarakat.  Kemampuan perencanaan yang dimiliki sistem tersebut memungkinkan manajer Papa Gino’s untuk mendapatkan ide yang lebih baik terkait produk yang akan diorder serta menyusun jadwal berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan dalam hari itu.  Aplikasi BI mampu memberikan sistem informasi yang dapat digunakan untuk melakukan perencanaan dalam pengambilan keputusan.  Dengan meningkatnya performa restoran diikuti juga dengan meningkatnya ketepatan waktu dalam jasa pengantaran makanan.  Sistem informasi yang dihasilkan dari aplikasi BI mampu memberikan informasi mengenai kinerja perusahaan, informasi tersebut digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan apa yang harus ditingkatkan atau diperbaiki sehingga mampu memberikan keuntungan (persentasi waktu pengiriman yang tinggi, meningkatnya pengalaman restauran, dan meningkatnya kepuasan pelanggan). 2. Jelaskan analisa tambahan bahwa manajer dan analis Papa Gino’s dapat menerapkan keputusan manajemen perusahaan sehingga mampu mencapai keuntungan dari perusahaan dan keuntungan dari pesaing. Analisa tambahan yang dapat diterapkan perusahaan serta restoran :  Peningkatan komunikasi dalam suatu organisasi dengan cara membentuk tim call center yang terpisah dari karyawan restoran, sehingga lebih sedikit kemungkinan pelanggan mendapatkan nada sibuk saat menghubungi restoran.  Informasi yang terintegrasi harus dilakukan, dengan kemampuan perencanaan yang dimiliki oleh manajer dan analis aplikasi sistem informasi harus memberikan informasi yang dapat digunakan untuk dianalisi sehingga mampu meningkatkan keseluruhan efisiensi operasi dari setiap unit dalam suatu perusahaan.  Untuk menjadi perusahaan yang besar, Papa Gino’s harus mengubah proses bisnis untuk menjadi lebih besar. Proses bisnis yang besar membutuhkan pengelolaan yang besar pula sehingga dengan cara tradisional Papa Gino’s tidak akan menjadi perusahaan yang besar. Keputusan untuk menggunakan aplikasi memberikan kesempatan bagi Papa Gino’s untuk dapat mengembangkan perusahaannya dengan cara memanfaatkan keunggulan aplikasi BI, dengan mengubah data yang menghasilkan informasi sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Dengan informasi yang lengkap baik informasi internal perusahaan maupun informasi dari luar perusahaan yang dapat dijadikan sebagai pembanding perusahaan dalam menghasilkan ide untuk kemajuan operasi bisnisnya.