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NETIQUETA Institucional UNIMINUTO Para el Correo Electrónico dentro de UNIMINUTO Sede Principal

Dirección de Comunicaciones Sede Principal FEBRERO 2013

El correo electrónico institucional es una herramienta de Comunicación Fundamental en UNIMINUTO Sede Principal. Por ello nos permitimos hacer una serie de recomendaciones que se deben tener en cuenta al momento de enviar un correo electrónico.

NORMAS BÁSICAS Para hacer un mejor uso del correo electrónico en UNIMINUTO.

DE FORMA

DE CONTENIDO

La dirección de correo La copia El asunto La prioridad La respuesta El reenvío

Los archivos adjuntos El cuerpo del mensaje La firma electrónica

LA DIRECCIÓN

Recuerde que no está permitido suplantar al titular de una Dirección de correo. Debe evaluar si el correo electrónico es el medio más idóneo para lograr el objetivo de comunicación que se pretende. Tenga en cuenta que le puede resultar incomodo difundir direcciones sin el consentimiento del titular (el mismo criterio del teléfono). Debe cerciorarse de que la dirección sea correcta. Zimbra

Absténgase de enviar algo que no le gustaría se publicara en la primera plana de (El Tiempo) Debe usar la libreta de direcciones y/o ser precavido con la opción automática de “autocompletar”. En caso de recibir un correo que va dirigido a otra persona, remitir y aclarar la equivocación a quien envió el mensaje.

Outlook

LA COPIA

Tenga en cuenta la pertinencia de enviar el correo. Usar la copia oculta para omitir la lista de direcciones largas buscando el criterio y teniendo claro el por qué se usa. Considerar el nivel de responsabilidad sobre el mensaje.

Zimbra

Diferenciar el destinatario principal y el destinatario a quien se copia. A mayor número de destinatarios, mayor cuidado en el contenido: el riesgo y el impacto se multiplican.

Outlook

EL ASUNTO

Recuerde no enviar ningún mensaje sin asunto, pues es importante identificar el contenido del mensaje con una palabra o frase. Enviar asuntos relevantes, concisos y significativos como el título de una noticia. Relevante: relacionado con el contenido. Conciso: resumido, breve. Significativo: que aclare el objetivo.

Zimbra

No utilizar la palabra urgente. Categorizar su nivel de importancia: Alto, medio o bajo el cual aparece en la herramienta de Outlook Outlook

Se aconseja no eliminar la convención RE: (Respuesta) (Reply). Usar con mesura el acuse de recibo y la confirmación de lectura.

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LA RESPUESTA

LA PRIORIDAD

Se debe pensar la pertinencia de a quienes se responde un correo grupal.

Asignar una prioridad adecuada y realista a cada mensaje que envíe.

Zimbra

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EL REENVÍO

Recuerda que … no se debe reenviar por ningún motivo: -Cadenas de correo. -Alertas de virus. -Causas filantrópicas. -Clasificados o ventas personales. Sugerencias: No modificar el contenido del mensaje original. No eliminar la convención RV: o FWD: (Reenvío) (Forward).

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ARCHIVOS ADJUNTOS

Recuerde enviar un archivo adjunto haciendo mención explícita de su contenido y el fin de su envío. Cerciórese de que el archivo adjunto está anexo (adjuntar primero, escribir después). Respete el ancho de banda de los demás. Zimbra

Considere el formato del archivo adjunto (compatibilidad). Considere el espacio del buzón de correo del destinatario y el peso máximo permitido por la istración de la red. Outlook

DEL MENSAJE

EL CUERPO

LA PIRÁMIDE INVERTIDA Entrada: Saludo y objetivo (s) principal (es). Desarrollo: Responde a todas las inquietudes: qué, quién, cuándo, donde, por qué, para qué. Cierre: Despedida y refuerzo del objetivo. Cuidar y revisar la ortografía (usar el corrector ortográfico). Tenga en cuenta no escribir TODO EL MENSAJE EN MAYÚSCULAS, ni en rojo Es más difícil de leer. No escribir todo el mensaje en minúsculas, denota descuido y falta de calidad.

Asignar un tono a su comunicación dependiendo de: - Nivel de relación. - Número de destinatarios. - Jerarquías. -Entorno y estilo del destinatario. -Cultura institucional

ELECTRÓNICA

EL FIRMA

Incluya siempre una firma electrónica en todos los mensajes que envíe (incluyendo respuestas y reenvíos). Importante no usar archivos de firmas. La firma debe contener: nombres y apellidos, cargo, teléfono, extensión.

Para ampliar la información revisar el Instructivo Logo-Firma para el Correo Institucional Zimbra - Outlook UNIMINUTO.

ERRORES MÁS COMUNES Frente al uso del Correo Electrónico.

Según el estudio de Palmote, elaborado por Dynamic Markets sobre 750 trabajadores de empresas en cinco países europeos (España, Reino Unido, Francia, Alemania e Italia). Los errores más comunes frente al envió, uso del correo electrónico, que pueden causar conflicto dentro del ambiente laboral son:

ERRORES

PASARLO POR ALTO: Una cuarta parte de los correos considerados importantes quedan sin respuesta oportuna. NEGACIÓN: Fingir no haber recibido un correo cuando se exige contestación. SUPOSICIÓN: Se asume que todo el mundo leyó un correo enviado como urgente. PALABRERÍA: Tendencia a extenderse más de lo necesario. PARA TODOS: Mandar un correo para todos, incluso a quienes no incumbe la información. DEJADEZ: Descuido gramatical y cometer errores de ortografía. FALTA DE TACTO: Usar un tono brusco o déspota.

RECOMENDACIONES

•

Confirme siempre que el receptor leyó su mensaje.

•

Asuma que por cuestiones de tiempo pasó por alto la contestación del correo.

•

Sea lo más concreto posible.

•

Pregúntese primero si necesitan estar todos copiados.

•

Recuerde que lo que escribe es el reflejo de usted mismo.

•

Sea lo más formal posible.

•

Sea cordial.

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