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- Words: 8,913
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Manual del Contable
TABLA DE CONTENIDO 1.
GENERALIDADES ........................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGI CONTABLE ................................. 5 INGRESAR AL SISTEMA “HGI CONTABLE” ........................................................ 5 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5
2
PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................ 6 Barra principal (Barra de título):............................................................. 5 Barra de Menús: ...................................................................................... 5 Barra de Herramientas: ........................................................................... 7 Barra de Dirección: ................................................................................. 6 Barra de Botones: ................................................................................... 6
ARCHIVOS ....................................................................................................... 9
2.1
PLAN DE CUENTAS ................................................................................ 9
2.2
SUCURSALES........................................................................................ 11
2.3
CENTROS DE COSTOS ......................................................................... 11
2.4
SUBCENTROS DE COSTOS ................................................................. 12
2.5
CIUDADES ............................................................................................. 12
2.6
TERCEROS ............................................................................................ 13
2.6.1
Datos Generales .................................................................................... 14
2.6.2
Informacion Tributaria .......................................................................... 15
2.6.3
os............................................................................................... 17
2.6.4
Parametros ............................................................................................ 17
2.6.5
Movimiento……………………………………………………………………19
2.6.6
Otros ...................................................................................................... 19
2.7
ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 20
2.8
EMPRESAS ............................................................................................. 23
2.9
CALENDARIO ......................................................................................... 24
2.10
COMPROBANTES .................................................................................. 25
2
Manual del Contable
3
MOVIMIENTO ............................................................................................... 26
3.1
DOCUMENTO .......................................................................................... 26
3.1.1
Documentos ........................................................................................... 26
3.1.2
Detalle documentos ............................................................................... 27
3.2
PRESUPUESTO ...................................................................................... 27
4
PROCESOS.................................................................................................... 29
4.1
ACTUALIZACION MOVIMIENTO ........................................................... 29
4.2
INDIRECTOS ........................................................................................... 29
4.3
DISTRIBUCION COSTOS ....................................................................... 31
4.4
DEPRECIACION ...................................................................................... 32
4.5
DIFERIDOS.............................................................................................. 33
4.6
CIERRE ANUAL ...................................................................................... 34
5. INFORMES ........................................................................................................ 36 5.1 5.1.1 5.1.2
INFORMES MAESTROS ......................................................................... 36 Plan de cuentas ..................................................................................... 36 Terceros General ................................................................................... 37
5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7
INFORMES CONTABLES ....................................................................... 37 Balance de Prueba ................................................................................ 37 Libro Auxiliar ......................................................................................... 38 Comprobante Diario .............................................................................. 40 Inventario y Balance.............................................................................. 42 Libro Mayor ............................................................................................ 42 Libro Caja Diario.................................................................................... 43 Libro Cuenta y Razón ............................................................................ 44
5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6
INFORMES ISTRATIVOS............................................................. 45 Documento ............................................................................................ 45 Documentos Año ................................................................................... 47 Activos Fijos .......................................................................................... 48 Diferidos................................................................................................. 49 Consecutivo ........................................................................................... 50 Hojas Registradas ................................................................................. 51
5.4
GENERADOR DE REPORTES ............................................................... 51
3
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5.5
INFORMES TRIBUTARIOS .................................................................... 53
5.5.1 5.5.1
Informes de bases ................................................................................. 54 Certificados de retención...................................................................... 54
5.6
MANEJO DE INFORMES ........................................................................ 55
6
HERRAMIENTAS ........................................................................................... 58
6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6
SEGURIDAD ............................................................................................ 58 s a s .............................................................................. 58 Permisos de ............................................................................. 59 Cambio de Clave ................................................................................... 59 Perfiles ................................................................................................... 60 Parametros Generales .......................................................................... 60 Diseñador de Generador de Reportes ................................................. 61
7 UTILITARIOS ................................................................................................. 63 7.1 VISOR CONTABLE ................................................................................ 63 7.2 COMPARA ISTRATIVO .............................................................. 64 7.3 MEDIOS MAGNETICOS ......................................................................... 64 7.4 GENERALES .......................................................................................... 66 7.5 Generales ............................................................................................... 66
8 AYUDA ........................................................................................................... 67 7.1 ACERCA DE………..……………………………………………………………63
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1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGINET CONTABLE En este manual se explicará paso a paso y en forma detallada, los procedimientos de ingreso de datos y manejo del HGINET Contable. Se hará uso de imágenes de las pantallas que se presentan en el sistema cuando se están ejecutando las diferentes opciones, con el fin de hacer más comprensible el presente manual.
INGRESAR AL SISTEMA “HGINET CONTABLE” Seleccione el icono de directo “HGINET CONTABLE” pulsando doble Clic sobre el icono que se muestra en la imagen (Fig.1-1), el cual se encuentra ubicado en el escritorio.
Fig. 1-1 Una vez iniciado el sistema “HGINET CONTABLE” se procede a validar la entrada del quien es el encargado de interactuar con éste. En la pantalla aparecerá una ventana como se muestra en la figura (1-2), la cual contiene tres campos que solicitan la siguiente información:
Compañía: Permite seleccionar la compañía a la cual se desea ingresar. En caso de no conocer el código, pulsando la tecla F4 se mostraran las diferentes compañías creadas; para elegirlas simplemente se señalan con el cursor y se pulsa la tecla enter.
: Nombre del asignado por el para acceder a las diferentes compañías.
Clave : Contraseña personal, definida por el para acceder a las diferentes compañías.
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Fig.1-2 Al digitar correctamente el nombre del y la contraseña, el sistema permitirá acceder a la aplicación mostrando la pantalla que se ve a continuación (Fig.1-3). En caso de que el no este creado o se haya ingresado mal el nombre de o clave no se permitirá el , mostrando un mensaje informando que: “El no se encuentra en la base de datos”
1.1
PANTALLA PRINCIPAL
Fig. 1-3
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1.1.1
Barra principal (Barra de título):
En ella se muestra el nombre del aplicativo “HGINET CONTABLE y los tres botones para minimizar, maximizar y cerrar esta pantalla característicos de un sistema Windows.
Fig. 1-4 1.1.2
Barra de Menús:
Estos menús permiten el a los diferentes módulos y/o formularios que maneja el software. En esta se pueden encontrar siete diferentes menús: Archivos maestros, Movimientos, Procesos, Informes, Herramientas, Utilitarios, Ayuda. (Fig 1-5). A medida se avance en el manual se explicaran cada uno de estos.
Fig. 1-5 1.1.3
Barra de Herramientas:
La barra de herramientas de HGI CONTABLE permite tener ágil ( directo) a las tareas más comunes. La barra de herramientas es otra de las características de los ambientes Windows.
Fig. 1-6 Cambio de periodo y Empresa
Fig. 1-7 Periodo y Compañía: Ingresa el año, periodo y empresa en la cual se desea posicionar.
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Aceptar: Cierra y guarda la aplicación.
. 1.1.4
Barra de Dirección:
Muestran el nombre de la empresa y periodo actuales de trabajo cada puede trabajar en periodos diferentes.
Fig. 1-8
1.1.5
Barra de Botones:
Esta barra es común a todas las ventanas que se accedan a través del menú archivos. Nuevo Editar
Grabar Eliminar Deshacer Primera Anterior
Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Salir
Fig. 1-9
Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. La acción que realiza es poner en blanco los campos principales del registro.
Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los datos de los registros ya creados.
Grabar: Permite dejar en firme el ingreso o modificación de los datos del registro. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción “Nuevo” o “Modificar”
Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos pero si no posee movimiento.
Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y cuando estos no se hayan grabado.
Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.
Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.
Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.
Último: Coloca como registro actual el último elemento del formulario de trabajo.
Buscar: Busca un dato según filtros determinados
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Imprimir: Botón que permite realizar una impresión de código y descripción de los datos almacenados en la tabla.
Salir: Botón que permite salir del formulario.
La consulta muestra la cantidad de registro que lleva. De esta manera el puede saber en cual registro continúa.
Nota importante: Cuando se comience el proceso de creación de archivos, asegurarse de que éstos queden bien parametrizados y grabados, siguiendo las instrucciones de la barra de botones que se explicó anteriormente. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo. No pasar con clic o tabulador, cuando se está creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegurarse de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo. Si está modificando un registro ya ingresado, se debe pulsar clic sobre el botón de modificar y luego grabar con el botón de disquete
2.
ARCHIVOS
El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) a los diferentes archivos maestros, que constituyen la base fundamental para el funcionamiento del software. En la siguiente figura se puede observar las opciones que despliega el software cuando se da un clic sobre el menú “Archivos”
Fig. 2-1 2.1
PLAN CUENTAS
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Permite crear o modificar el Plan de Cuentas, el cual juega un papel importante dentro de la contabilidad, ya que es la base para el buen registro de los asientos contables; cada cuenta lleva unos parámetros específicos. Modo de Inicio: Desde la opción archivo, seleccionar Plan de Cuentas y pulsar clic.
Fig. 2-2
Código: Campo que permite ingresar el código de la cuenta.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que corresponde al número de la cuenta.
Sucursal: Casilla que permite a la cuenta manejar sucursales.
Centro de Costo: Se activa esta casilla, si la cuenta maneja centro de costo.
Sub Centro de Costo: Casilla que permite a la cuenta manejar Sub Centros de Costo.
Maneja Base: Se activa la casilla si la cuenta maneja base. Ej.: Las cuentas de IVA y Retención en la Fuente y Retención de IVA
Tercero: Esta casilla se activa si la cuenta maneja tercero, es de anotar que no todas las cuentas manejan un tercero eje: 130501, 2205 y la 51.
Documento Referencia: Casilla que se activa en caso que la cuenta deba de manejar documento referencia
Saldo Tercero: Permite arrastrar los saldos por cada tercero de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP.
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Saldo Doc Ref: Permite arrastrar los saldos por documento referencia de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP.
Activo Fijo: Casilla que se activa en caso de que la cuenta maneje activo fijo
Base 2: Esta casilla se debe activar cuando se necesita una segunda base. Ej.: La base del Rete iva del valor de la compra.
La opción Plan de Cuentas, así como todas las opciones de mantenimiento de archivos maestros, maneja un estándar para la manipulación de la información. A la derecha se puede observar dos pestañas que se llaman “REGISTRO” y “DETALLE” La de “REGISTRO” es la que esta activa en la imagen y es donde se ingresan los datos que configuran el código. La de “DETALLE”, muestra en forma de tabla la misma información que se muestra en registro.
Este procedimiento aplica para todos los archivos maestros que se explican en este manual.
2.2
SUCURSALES
Formulario que permite la creación de sucursales.
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Fig. 2-3
Código: Ingresar el código con el cual se identificara la sucursal.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar a la sucursal.
2.3
CENTRO DE COSTOS
Formulario que permite la creación de los centros de costo.
Fig. 2-4
Código: Ingresar el código con el cual se identificara el Centro de Costo.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Centro de Costo.
2.4
SUB CENTRO DE COSTOS
Formulario que permite la creación de los Sub Centros de Costos.
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Modo de Inicio: Desde el menú Archivos seleccionar la opción Subcentro de Costo y pulsar clic.
Fig. 2-5
Código: Campo que permite ingresar el código con el cual se identificara el Subcentro de Costo.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Subcentro de Costo.
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades.
2.5
CIUDADES Campo que brinda la posibilidad de ligar una ciudad con el tercero. Ciudad de domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales.
Fig. 2-6 Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el .
Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad.
Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad.
Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribución definida por el .
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Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades, pulsar clic en maestro zonas.
Fig. 2-7 Formulario que permite definir la distribución de zonas geográficas, según las necesidades del .
Código: Campo que permite almacenar el código asignado a la región
Nombre: Campo que guarda la descripción de la región
Código del DANE Nota: estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable.
Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades.
Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando.
2.6
País: Campo para registrar el código del país requisito para medios magnéticos.
TERCEROS
Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los mismos.
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Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Terceros y pulsar clic.
Fig. 2-8
Código: Campo que almacena el código de cada tercero, este código puede ser definido por la empresa y no es necesariamente el NIT o cédula, debe ser único para cada tercero.
Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido a que este se actualiza al grabar el tercero con los datos de apellidos u nombres de la pestaña de datos generales.
2.6.1
Datos Generales
Fig. 2-9
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Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificación del tercero (C=Cedula, N=Nit, T=Tarjeta de Identidad, E= Cedula de Extranjería, M= Información Exógeno, X= Documento extranjero
Identificación: Campo que permite almacenar el número de identificación del tercero. Es el número del documento previamente seleccionado en Tipo ID.
Primer Apellido: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser persona natural; si se trata de una persona jurídica, es aquí donde se coloca la razón social completa del tercero.
Segundo Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).
Primer Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales).
Segundo Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales).
Dirección: Campo que guarda la dirección completa del domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales.
Teléfono: Campo para almacenamiento de número de teléfono del tercero.
Fax: Campo para almacenamiento de número de fax del tercero.
Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de de la fecha en que el tercero ingresa al software.
Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de facturas del HgiNet istrativo.
Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0) del HgiNet istrativo.
Tipo de Tercero: Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor, etc.).
Imagen: Permite ubicar una imagen correspondiente al tercero.
.
2.6.2
Información Tributaria
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Fig. 2-10
Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurídica o natural).
Régimen: Campo que permite seleccionar régimen tributario al que pertenece el tercero (Común, Simplificado, Régimen Especial, Otro).
Actividad Comercial: Campo que da la opción de ingresar el código de la actividad económica (definido por la DIAN) y una breve descripción
Grandes Contribuyentes: Casilla que indica si el tercero es o no es gran contribuyente.
Autorretenedores: Casilla que se debe seleccionar en caso de que el terceros es autorretenedor.
Retenedor ICA: Casilla que debe ser activada en caso de que el tercero sea retenedor de ICA (Este impuesto solo es cobrado en algunas ciudades de Colombia)
No Maneja Bases de Retefuente y de IVA: Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN.
NOTA: Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan alrededor de la actividad comercial de la empresa.
E-mail: Campo que almacena el correo electrónica del tercero.
Web Page: Campo que almacena la dirección de la página o sitio Web del tercero.
Cupo Crédito: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en pesos. Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto (9999999999999999) para permitir la facturación al tercero del HgiNet istrativo.
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Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero, permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opción “Corriente debe ir activa”
Fig. 2-11
Entidad Financiera: Opción que permite la configuración de la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta del tercero que se está matriculando. Se puede realizar la creación dando clic sobre la carpeta amarilla que acompaña al campo o por el menú de archivos.
Fig. 2-12 Código: Campo que permite el almacenamiento del código de la entidad bancaria, se debe usar el código asignado a nivel nacional de cada banco. Descripción: Campo que guarda el nombre completo de la entidad bancaria.
2.6.3
os: Pestaña que permite el almacenamiento de los os del tercero, como el o comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la fecha de cumpleaños de cada uno de los o debe ser el mes-día, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de los clientes.
Es importante tener en cuenta que esta opción no es obligatoria.
Fig. 2-13
2.6.4
Parámetros
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Manual del Contable
Fig. 2-14 Tercero: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal. Además en este espacio se tiene la posibilidad de habilitar hasta siete campos informativos adicionales, para esto remitirse a la configuración del sistema. Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración. Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, debe ser alfanumérico y esto se maneja para la herramienta del EDI (intercambio de datos electrónicos). Para esta ficha, por configuración se pueden activar varios campos adicionales según se requiera.
2.6.5
Movimiento
Este formulario puede ser utilizado a modo de consulta. Muestra el saldo pendiente que posee el Tercero y los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Esta ficha se maneja para el sistema del HgiNet istrativo.
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Manual del Contable
Fig.2-15
2.6.6
Otros
Fig. 2-16 Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero. Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Dirección: Campo para guardar la dirección del tercero. Teléfono: Campo para guardar el teléfono del tercero. Zona: Campo para ingresar la zona en la que se desempeña el tercero. Vendedor: Campo del Vendedor que atiende al tercero. Ean: Código generado para cada dependencia del cliente esto se requiere en el HGInet istrativo. Producto: Campo para ingresar el producto q se maneja. Precios: Precios que maneja el tercero por el producto. Documento: Documento que se maneja por tercero.
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Tipo Tercero y pulsar clic en el icono de maestro Tipos de tercero.
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Manual del Contable
Fig. 2-17 Formulario para la creación y modificación de los tipos de terceros. Esta opción facilita la clasificación de los terceros de acuerdo a la relación comercial. Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero. Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).
2.7
ACTIVOS FIJOS
Activo y descripción: Código que se le asigna a cada activo y una descripción del mismo.
Adquisición Registrar el tercero, la fecha y el valor de adquisición (valor sujeto a depreciación) y número de serie si es el caso. Los demás campos de esta pestaña actualizan sus valores a medida que se ejecute el proceso de depreciación.
Tercero: Indica el tercero que te adquirió el activo fijo.
Fecha de adquisición: Fecha de ingreso del activo fijo.
Valor de adquisición: Valor al que se obtuvo del activo en el mercado.
Valor de activo: Valor en libros del activo fijo.
Serial: Es la referencia del activo fijo, por ejemplo en los vehículos es la PLACA.
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Manual del Contable
Fig. 2-18
Ubicación
Se debe de ingresar todos los datos de la ubicación del activo como:
Grupo: Se digita el código del grupo al que pertenecerá el activo. Sucursal: Se asigna la sucursal al cual depreciara el activo. C.Costo: Se asigna el Centro de costo al cual depreciara el activo. Sub. C.Costo: Se asigna la Sub. costo a la cual depreciara el activo. Responsable: Se asigna el nombre de la persona es un campo texto.
Fig. 2-19
Contable
Tiempo: Se asigna el tiempo a depreciar en meses Activo: Se digita la cuenta donde se ingresa el activo en el momento de la compra. Depreciación: Se asigna la cuenta donde llevara la depreciación del activo. Gasto: Se asigna la cuenta donde llevara el gasto de la depreciación.
Nota: a las cuentas de activo deber activarse las casillas de activo, tercero, saldo y no debe manejar doc. Referencia.
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Manual del Contable
Fig. 2-20
Otros Datos
Permite asignar otros datos a los activos, como pólizas, garantías y/o pignoraciones.
Fig. 2-21 Después de tener cada activo registrado y haberlo cargado en un documento, el paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el comprobante.
2.8
EMPRESAS
Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo.
23
Manual del Contable
Modo de Inicio: Desde el menú Archivos Seleccionar la opción Empresa pulsar clic
Fig. 2-22
Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa
Nombre: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN.
Nombre comercial: Campo para almacenamiento del nombre con el que se identifica la empresa en el mercado.
Nit: Campo para registrar el número de Nit de la empresa.
Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa.
Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa.
Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa.
Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa.
Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico.
Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa.
Información Tributaria: Persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurídica). Régimen: Campo para la selección del tipo de régimen al cual pertenece la empresa (común, simplificado, especial, otro)
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Manual del Contable Grandes Contribuyentes: Opción que se debe activar en caso de que la empresa sea gran contribuyente, el espacio en blanco debe ser diligenciado con la resolución de gran contribuyente asignada por la DIAN. Autorretenedores: Opción que se debe activar en caso de que la empresa sea autorretenedor.
2.9
CALENDARIO
Este formulario permite la parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema. Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción calendario
Fig. 2-23
Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2.
Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes)
Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes. El formato para la fecha de los períodos, es año-mes-día (aaaa-mm-dd).
Tasa, Días y Festivos: Son campos informativos para la contabilidad de la compañía, las tasas de interés, los días y los festivos que se manejan.
2.10
COMPROBANTES
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Manual del Contable
A través de este formulario se crean los comprobantes contables, los cuales permiten un manejo clasificado de la contabilidad. Entre otros están: ingresos, egresos, ventas, compras, ajustes, etc. Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Comprobante y pulsar clic.
Fig. 2-24
Comprobante: Campo que permite ingresar el código que se asignará a cada comprobante debe ser numérico.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre del comprobante.
Consecutivo Automático: Casilla que permite que el consecutivo aumente automáticamente para comprobantes digitados directamente en el contable.
26
Manual del Contable
3.
MOVIMIENTO
A través de esta opción se realiza el movimiento contable de todos los comprobantes involucrados en el manejo de la información de la empresa. 3.1
DOCUMENTOS
Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento Seleccionar la opción Documentos, pulsar clic.
Fig. 3-1
3.1.1
Documentos
Comprobante: Campo que permite seleccionar el comprobante a elaborar.
Documento: Registra el número del documento que se está elaborando.
Fecha: Es la fecha en la cual se está elaborando el comprobante o la fecha del
documento. Luego dar clic en captura documentos.
3.1.2
con el fin de poder ubicarse en la tabla de
Detalle documentos
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Manual del Contable
Cuenta: Campo que permite ingresar el número de cuenta contable correspondiente al movimiento que se desea asentar.
Detalle: Campo que permite ingresar la descripción referente al registro que se desea asentar.
Débito y crédito: Son los valores registrados según la naturaleza de las cuentas.
Referencia: Número del documento externo diferente, al documento que se está elaborando. Ej.: en un documento de compras, referencia es el número de la factura del proveedor
Base: Valor de la base que determina el impuesto de ventas o la Retefuente.
Tercero: Código del tercero que genero el documento
Activo: Código del activo al que corresponde el documento.
Sucursal: Código de la sucursal a la que corresponde el documento.
Centro Costo: Código del C.Costo al que corresponde el documento.
Subcentro de Costos: Código del sub. C.Costos al que corresponde el documento.
Total: Es el valor sumatoria de todos los débitos y créditos del comprobante.
Diferencias: Valor que muestra la falta de un registro o algún error en un asiento débito o crédito.
Base 2: Es el valor de la compra antes de iva solo cuando se aplica la retención de iva.
3.2 PRESUPUESTO
Tabla destinada para generar presupuesta anual. Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento seleccionar la opción Presupuesto, pulsar clic.
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Manual del Contable
Fig. 3-2 Se debe diligencia cuenta inicial y final para el rango a presupuestar. Detalle: Cuenta de ultimo nivel, C.Costos, Valor anual o mes a mes a distribuir. Exportar: Se generar el archivo de Excel o XML, debe tener esta misma estructura debe tener (cuenta contable, sucursal, c. costo, sub c. costo y valor anual por cada cuenta). Importar: Se puede traer un archivo de Excel o XML, para adicionarla la información al software. Generar plantilla: genera el modelo en Excel para después importarlo con los datos al software. Ruta destino: Es la dirección donde guardaremos la exportación o de donde se realizara la importación del archivo solicitado. Nota: para realizar la distribución del valor a cada mes se debe utilizar la función F5.
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Manual del Contable
4. PROCESOS
A través de este menú se realizan algunos procesos automáticos, con el fin de optimizar el proceso contable, tales como: actualización de movimiento, indirectos, ajustes por inflación, depreciaciones, cierre anual; Entre otros.
4.1
ACTUALIZACION MOVIMIENTO
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Procesos - actualiza movimiento y pulsar clic. Permite actualizar los saldos en cuentas luego de ingresar o modificar un documento. Genera los saldos finales en cuenta y los pasa como saldos iniciales al periodo siguiente. Muestra también un informe en el caso de haber documentos descuadrados.
4.2
INDIRECTOS
Este proceso permite realizar asientos cuya imputación está basado en los saldos a final de periodo de otra cuenta. Ejemplo típico es el cálculo de aportes parafiscales y provisión de prestaciones cuya base son los ingresos percibidos por el empleado es el periodo y registrados en cuentas como sueldos y horas extras. Se pueden asignar grupos para separar por documentos las cuentas que se manejen. (Crearlo por la carpetita amarilla). Las cuentas se configuran todas las cuentas que involucran este comprobante, con sus correspondientes contrapartidas y los porcentajes que se deben aplicar, de acuerdo a las disposiciones legales o a las políticas contables de la Empresa.
30
Manual del Contable
Fig. 4-2
El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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Manual del Contable
4.3
DISTRIBUCION COSTOS
Este proceso permite realizar la distribución de los costos de inventario en forma mensual Se parametrizan las cuentas ajustables, la cuenta en que se va a realizar el ajuste y la cuenta del costo En la columna “aplica” se registra 1, si se requiere el asiento de las cuentas de la respectiva fila; de lo contrario se registra 0 (cero).
Fig. 4-3 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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Manual del Contable
4.4
DEPRECIACION
Este proceso genera los asientos de depreciación para activos fijos. Para generar este proceso, se debe configurar previamente todos los activos sujetos de depreciación, por el módulo de activos fijos.
Fig. 4-4 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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Manual del Contable
4.5
DIFERIDOS
Este proceso permite diferir un gasto en varias cuotas mensuales o de acuerdo a lo que se requiera, basta con asentar la información referente al gasto, el nombre del tercero, el número de la factura o cuenta de cobro, El centro de costos en el que se va a hacer el asiento, el valor, los cuotas en que se va a diferir, la cuenta a diferir (saldo), la cuenta del gasto. El paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento.
Fig. 4-5
El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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Manual del Contable
4.6 CIERRE ANUAL
Este proceso realiza el cierre anual, es decir cierra todas las cuentas de resultado y las demás cuentas que por normas contables se deban cerrar al final de período contable. Se relacionan todas las cuentas de resultado sujetas al cierre y como contrapartida la cuenta de ganancias o pérdida del ejercicio.
Fig. 4-6 Cuenta inicial y final: Rango de cuenta inicial y final que se desea cerrar. Cuenta destino: Cuenta en la cual se llevara el saldo. Apl.: 1 para que tome la línea y la realice. Grupo: Es un campo numérico que permite al sistema y al generar cierres en documentos diferentes; ejemplo, las cuentas de resultados pueden tener grupo 1 y las de iva y retención el grupo 2, lo que permitirá hacer el cierre en documentos independientes. Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008
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Manual del Contable Grupo: Permite la generación de documentos independientes de cierre de acuerdo al grupo parametrizado en la tabla de arriba. Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Tercero: Generalmente el Nit. De la DIAN. Algunos utilizan un Nit. De cierre anual. Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes. Generar: Ejecuta el proceso. Nota: En el caso que se deseen cerrar cuentas (Ej. Retenciones), se puede hacer digitando la misma cuenta en las tres casillas, en el caso de querer cerrar los terceros y si no se desee cerrar los tercero cambiar la cuenta destino por una cuenta puente asignada según el caso.
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Manual del Contable
5. INFORMES
En este Menú, se pueden obtener todos los informes que ofrece el sistema para realizar los respectivos análisis de la información.
5.1
5.1.1
INFORMES MAESTROS
Plan de cuentas
Este informe permite ver las cuentas contables registradas con su respectivo código de detalle, descripción, si maneja base, tercero, referencia.
Fig. 5-1
37
Manual del Contable
5.1.2
Terceros General
Este informe permite ver los terceros clasificados por “Tipo de Tercero”, previamente clasificado en su creación desde el menú archivo- Tipo de Tercero. Este informe permite ver los terceros de todas las ciudades, se puede ordenar por los diferentes campos que se encuentran al desplegar la lista.
Todas estas opciones se pueden visualizar activando las casillas y escogiendo de los diferentes campos de las listas. En la siguiente imagen muestra el informe generado por este formulario.
Fig. 5-2
5.2
INFORMES CONTABLES
Fig. 5-3
5.2.1
Balance de Prueba
Este informe permite ver un balance (saldos finales) de las diferentes cuentas del plan contable y se puede visualizar por varios niveles.
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Manual del Contable
Fig. 5-4 Informe balance de prueba
Fig. 5-5
5.2.2
Libro Auxiliar Este informe permite obtener el libro auxiliar se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio. Seleccionar en inicial y final los siguientes campos: Fecha, cuenta, tercero, sucursal, C.Costos, Sub C.Costos, activos.
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Fig. 5-6 Informe de libro auxiliar
Fig. 5-7
40
Manual del Contable
5.2.3
Comprobante Diario
Este informe muestra todas las cuentas que se movieron por cada comprobante, de acuerdo con las normas contable vigentes, permitiendo verificar que los registros cumplan con el principio de la partida doble
Fig. 5-8 Informe Comprobante de diario
41
Manual del Contable
Fig. 5-9
5.2.4
Inventario y Balance Se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio; este informe se puede generar por tercero, por centro de costos y por ambas.
Fig. 5-10 Por Tercero:
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Manual del Contable
Fig. 5-11
Por centro de costos:
Fig. 5-12
5.2.5
Libro Mayor
En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Este informe se puede sacar a nivel de detalle.
43
Manual del Contable
Fig. 5-13
Fig. 5-14
5.2.6
Libro Caja Diario
En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes. Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el determina el nivel al cual quiere generar el informe.
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Manual del Contable
Fig. 5-15
Fig. 5-16
5.2.7
Libro Cuenta y Razón
Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el determina el nivel al cual quiere generar el informe.
45
Manual del Contable
Fig. 5-17
Fig. 5-18
5.3
INFORMES ISTRATIVOS
46
Manual del Contable
Fig. 5-19 Estos informes, permiten hacer análisis istrativos y financieros, además de algunos de tipo contable.
5.3.1
Documento
Permite analizar la contabilización de cada documento por comprobante con la opción de ingresar un documento inicial y final, también puede ordenar por cuenta o por tercero.
Fig. 5-20 Comprobante: Seleccionamos el comprobante que deseamos visualizar. Documento: Podemos seleccionar un documento solamente.
47
Manual del Contable
Fig. 5-21
5.3.2
Documentos Año
Este informe es similar al anterior; permite observar en forma resumida los débitos y créditos globales de cada periodo. También sirve para constatar el cuadre de la información.
Fig. 5-22
48
Manual del Contable
Fig. 5-23
5.3.3
Activos Fijos
Permite generar un informe donde muestra los activos que posee la empresa, cual es el valor de adquisición, cuanto lleva depreciado, cuanto falta por depreciar entre otros.
49
Manual del Contable
Fig. 5-24
Fig. 5-25
5.3.4
Diferidos
Formulario que genera informe que permite observar el estado de los Diferidos los cueles se pueden generar con saldo cero, para los ya diferidos, o solo con saldo para los que aún tienen saldo pendiente.
50
Manual del Contable
Fig. 5-26
Fig. 5-27
5.3.5
Consecutivo
Este informe permite constatar los consecutivos de cada comprobante; además muestra cuentos y cuáles son los documentos que pudieran hacer falta dentro del consecutivo.
51
Manual del Contable
Fig. 5-28
Fig. 5-29
5.3.6
Hojas registradas
52
Manual del Contable
Fig. 5-30
5.4 GENERADOR DE REPORTES Permite Ejecutar de los informes diseñados por el por el generador de reportes del menú herramientas. Algunos como P y G, Balance General, Cambios en el patrimonio, etc.
Fig. 5-31
53
Manual del Contable Informe: Campo destinado para ejecutar determinado informe que previamente fue diseñado por herramientas / utilidades / generador de reporte. Tipo de Informe: Se debe señalar el tipo de informe que se desee, puede ser general o comparativo año, además se pueden activar casillas de Ampliar descripción y o Línea en descripción. Agrupa por: Seleccionar forma de agrupar puede ser: Mes, bimestre, trimestre, semestre o año. Intervalos: Si se selecciona tipo de informe general se pueden manejar intervalos entre periodos para el análisis de informes reales vs presupuestado. Además manejo de análisis horizontal y vertical. Nivel: Seleccionar nivel al que desee genera informe. Selección: En el caso de manejarse, seleccionar sucursal, Ccostos, Sub Ccostos y/o filtro por grupo. Expresado En: se puede seleccionar pesos, miles o millones. Fecha/Hora: Muestra o no la fecha y hora en el reporte generado. Imprime pie de informe: Espacio destinado para escribir un texto.
Fig. 5-32
54
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5.5 INFORMES TRIBUTARIOS
5.5.1
Informe de Bases
Con este informe se constata que el valor débito o crédito en una cuenta que maneje base este acorde con el valor tomado como base para su cálculo conforme a lo legal o istrativo si es el caso. Ejemplo son las cuentas de retención en la fuente e IVA. A las cuentas se les debe activar tercero, base y registrar el porcentaje
Fig. 5-33
Fig. 5-34 Se puede seleccionar el rango de cuentas y terceros para obtener el informe.
55
Manual del Contable
FALTA RETEICA Y RETE IVA 5.5.2 Certificados de retenciones
Esta opción permite obtener los certificados de retención de IVA y retención en la fuente que se expiden cada año para corroborar el anticipo al impuesto de renta.
Fig. 5-35
En el formulario se asigna el rango de terceros y/o cuentas que se quiera listar. Certificado: Se puede escoger el tipo de certificado que deseamos imprimir puede ser de Retención en la Fuente o de Iba. Periodo: Se puede escoger el periodo en que se necesite listar, ya sea anual, bimestral o mensual, el sistema automáticamente ubicara los periodos y cambiara el primer texto. Individual. Nos permite generar varios archivos individuales y se pueden guardar o por Nit o por nombre. Para luego descargarlo en un formato pdf y ser enviado por correo. Además tiene un campo para texto y otro para texto firma en el cual podemos digitar en nombre de quien firma los certificados, campo Ciudad y Fecha, este campo también es modificable. Tenemos la opción de tener un archivo con la firma, este debe tener extensión .bmp y aplicarla en este campo. Se puede escoger si deseamos que nos muestre la base, base2, porcentaje y/o línea firma
56
Manual del Contable
Fig. 5-36
5.6
MANEJO DE INFORMES
Los elementos que para el manejo de los reportes de HGINET CONTABLE, son comunes en todos los informes Barra de herramientas en los informes
Impresión
Orientación y tamaño Buscar pasar paginas
Zoom
Colores Exportar
A. Icono Imprimir: Este icono permite imprimir el informe que esté actualmente en pantalla. Después de presionarlo, aparece la ventana llamada Imprimir. En ella se selecciona la impresora a la cual está configurado el computador. También se selecciona el número de Copias y si seleccionamos impresión rápida no muestra la selección de impresoras imprime directamente a la predeterminada.
57
Manual del Contable
Fig. 5-37
B. Icono Exportador de Datos: Permite exportar datos a archivos en formato texto TXT o a formato HTML, Excel, Word, Imagen, CSV y PDF. Al dar un Clic en este botón.
Fig. 5-38
C. Control Zoom: Esta opción permite seleccionar el tamaño que el informe ocupará dentro de la pantalla principal. Esta acción afectará inmediatamente el tamaño de la letra.
Fig. 5-39
C. Barra de Desplazamiento de Páginas: Esta Barra permite que avanzar con mucha facilidad dentro de un reporte que contenga varias páginas, el contenido de esta barra son cuatro botones se nombrarán de izquierda a derecha.
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Manual del Contable
Primera página:: Este Botón desplaza a la primera y/o anterior página del informe que se tiene en pantalla. Pagina anterior: Este Botón desplaza a la página anterior del registro en que se encuentra actualmente. Página siguiente: Este Botón desplaza a la página siguiente del registro en que se encuentra actualmente. Última página: Este Botón desplaza a la última página del informe que se tiene en pantalla.
Fig. 5-40
59
Manual del Contable
6. HERRAMIENTAS Fig. 6-1
6.1
SEGURIDAD
Fig. 6-2 Menú que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de contraseñas de s, adición de nuevos s. Además se debe tener en cuenta que para hacer este tipo de cambios, se debe tener el de al sistema
6.1.1
s a s
Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los s que tendrán a la aplicación HGINet contable. Adicionalmente, se puede visualizar el total de s registrados en la opción detalle.
Fig. 6-3 Código: Campo que permite almacenar el código del . Nombre: Campo que almacena el nombre del .
60
Manual del Contable Clave: Campo que permite almacenar la clave de ingreso a HGI para este . Área: Casilla destinada para clasificar s por área. Foto: se puede añadir la foto del .
6.1.2
Permisos de
Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes s, de acuerdo a las funciones de cada uno. En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El debe marcar con el número la opción permitida al que está asignando por cada campo se pueden Asignar permisos por consulta, modificación, eliminación y creación por cada opción del sistema.
Fig. 6-4
6.1.3
Cambio de Clave
Permite a un cambiar su clave de al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave.
61
Manual del Contable
Fig. 6-5
6.1.4
Perfiles
Con estas opciones se pueden parametrizar diferentes perfiles y asignar los permisos para no asignárselo uno a uno por s y tener un mayor control
Fig. 6-6
6.1.5
Parámetros generales
Fig. 6-7
Guardar periodo: Permite bloquear que el periodo cerrado no se pueda modificar alguna información de ese mes. Formatos: se pueden realizar los diseños de impresión de los documentos. Auditoria: permite llevar un control auditando los cambios realizados de documentos terceros y todos los maestros del sistema, adicionara el , la modificación, hora, fecha y equipo que realiza la modificación. Consultas: Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda. Copias de seguridad: permite realizar una copia de la base de datos desde el software.
62
Manual del Contable
6.1.6
Generador de Reportes
Esta herramienta permite configurar reportes de acuerdo a ciertas necesidades del por defecto. Ej. Estado de pérdidas y ganancias, Informes de retención fuente y rete IVA, Balance, flujo de efectivo entre otros. Para diseñar el informe antes se debe crear el maestro de informes dando un clic sobre la carpeta amarilla ubicada al lado derecho del pantallazo del generador.
Fig. 6-8
Línea: Se escribe el número de la línea que se desea crear, el nivel de las líneas se debe incrementar en base a la configuración que se dio al crear el maestro de informes en dígitos de nivel.
Cuenta Inicial: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Cuenta Fin: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Descripción: Detalle relacionado a las cuentas que se están asociando a la línea que se está configurando o descripción de las cuentas.
Cambia: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas como el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para efectos de estética en los informes debe activar esta casilla.
63
Manual del Contable
Muestra: Tiene 3 Opciones:(nunca) no muestra la información de la línea en el informe; (solo valor) Muestra la información de la línea si tiene saldo; (siempre) muestra la información asociada a la línea tenga o no saldo.
Detalle: Muestra las cuentas relacionadas a la línea a partir del tercer nivel y se debe de activar la casilla.
Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado.
Formato: Allí podemos generar el formato para el valor sea numérico con decimales o sin decimales o q nos del resultado en porcentajes.
64
Manual del Contable
7. UTILITARIOS
A través de esta opción se pueden realizar múltiples tareas; Configurar reportes de acuerdo a las necesidades del cliente, Realizar corrección de movimiento, Direccionar nuevas compañías, Configuración para la generación de los medios magnéticos, Consolidar empresas entre otros. Desde el menú Herramientas seleccionar la opción Utilidades y pulsar clic.
Fig. 7-1
7.1 Visor Contable
En el Visor Contable podemos generar graficas de los informes diseñados por el Generador de Reportes, exportar los datos o la gráfica a Excel. Tiene variedad de diseños en barras, líneas, círculos y áreas.
Fig. 7-2
65
Manual del Contable
7.2 Compara istrativo
Permite generar un informe que concilia las Carteras (C*C y C*P) generadas por el software istrativo y Contable. Aplica para quienes cuentas con ambas aplicaciones.
Fig. 7-3
Ítem: Se selecciona si se desea hacer el comparativo de la Cartera o de la Cuentas por Pagar.
Cuenta Contable: Se selecciona el rango de Cuentas Contables en que se maneja la cartera.
Negativo: Muestra las los registros que están negativos.
Recalcula: Se selecciona la forma de ordenamiento, se pueden escoger 2. Se puede ordenar por nombre del tercero, el código del tercero, por documento o por diferencia.
Solo diferencias: Si se activa solo muestra los registros que tienen diferencias.
66
Manual del Contable
7.3 Medios Magnéticos Permite generar el archivo plano para la generación de los medios magnéticos de acuerdo a los requerimientos legales.
Fig. 6-17
Definición: Permite seleccionar y configurar las cuentas contables a las que hace referencia cada concepto que se debe relacionar en el formato que se está diligenciando.
67
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Fig. 7-4
Formato: Se selecciona el formato que se desea diligenciar.
Concepto: Se selecciona el concepto a relacionar; Estos conceptos son predeterminados, dando un clic a la tecla F4 se listan los conceptos relacionados al formato.
Cuenta: Se selecciona la cuenta contable relacionada al concepto que se seleccionó.
Tope: Valor definido por la DIAN a partir del cual se debe presentar información en medios magnéticos.
Permite generar el archivo de los formatos previamente configurados.
68
Manual del Contable
Fig. 7-5
Formato: Se selecciona el formato que se desea generar.
Concepto: Se selecciona Inserción en el caso de ser primera vez que se va a generar el archivo, en caso contrario se debe seleccionar Reemplazo.
Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se va a generar la presentación del formato.
Fecha Final: Hace referencia a la fecha hasta la cual se va a generar la presentación del formato.
Versión: Debe de colocarse 07 que corresponde a la versión actual de los formatos.
Envío: Muestra el número de veces en que se ha realizado el envío del archivo.
Archivo: El nombre está dado con las especificaciones que la DIAN ha dispuesto. Este campo también permita seleccionar la ruta en la cual quiero guardar el archivo.
Buscar inconsistencias: Permite verificar si el archivo tiene los datos correctos de acuerdo a los parámetros requeridos por la DIAN, este proceso nos genera un archivo de inconsistencias, en caso de tenerlas, con el fin de realizar las correcciones antes de enviarlo.
Exportación: Permite seleccionar el formato del archivo a generar: XML, para generar un archivo en presentación Web y no permite modificaciones; Excel, genera un formato en Excel. Permite la edición antes del envío.
Generar: Genera el archivo y lo guarda en la dirección que se haya asignado.
El archivo que se genera de los medios magnéticos se puede abrir con Excel versión 2003 o posterior, en caso de requerir algún cambio.
69
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7.4 GENERALES
Guardar Periodos: Permite cerrar varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que se está ubicado.
Abrir Periodos: Permite Abrir varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que está ubicado.
Actualiza Periodos: Permite actualizar la información de varios periodos sin necesidad de ir a cada uno de ellos y realizar el proceso.
Quitar DV: Quita el Digito de verificación de los terceros
7.5 CONSOLIDAR
Consolida las empresas que estén creadas dentro de la Compañía. Para esto es necesario que este creada la empresa 99. Que es donde se consolida la información.
7.6 CAMBIO MOVIMIENTOS
Permite cambiar los movimientos contables de terceros y de cuentas que estén creados con códigos diferente y son los mismos y permite eliminar el que está mal creado.
70
Manual del Contable
8. AYUDA
El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opción F1 o por la opción ayuda de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento.
Fig. 8-1 8.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra la tabla de contenido del sistema.
8.2 SOPORTE REMOTO:
Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del
71
Manual del Contable
8.3
ACERCA DE.
Muestra la version que tiene el sistema
72
Manual del Contable
73
TABLA DE CONTENIDO 1.
GENERALIDADES ........................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGI CONTABLE ................................. 5 INGRESAR AL SISTEMA “HGI CONTABLE” ........................................................ 5 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5
2
PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................ 6 Barra principal (Barra de título):............................................................. 5 Barra de Menús: ...................................................................................... 5 Barra de Herramientas: ........................................................................... 7 Barra de Dirección: ................................................................................. 6 Barra de Botones: ................................................................................... 6
ARCHIVOS ....................................................................................................... 9
2.1
PLAN DE CUENTAS ................................................................................ 9
2.2
SUCURSALES........................................................................................ 11
2.3
CENTROS DE COSTOS ......................................................................... 11
2.4
SUBCENTROS DE COSTOS ................................................................. 12
2.5
CIUDADES ............................................................................................. 12
2.6
TERCEROS ............................................................................................ 13
2.6.1
Datos Generales .................................................................................... 14
2.6.2
Informacion Tributaria .......................................................................... 15
2.6.3
os............................................................................................... 17
2.6.4
Parametros ............................................................................................ 17
2.6.5
Movimiento……………………………………………………………………19
2.6.6
Otros ...................................................................................................... 19
2.7
ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 20
2.8
EMPRESAS ............................................................................................. 23
2.9
CALENDARIO ......................................................................................... 24
2.10
COMPROBANTES .................................................................................. 25
2
Manual del Contable
3
MOVIMIENTO ............................................................................................... 26
3.1
DOCUMENTO .......................................................................................... 26
3.1.1
Documentos ........................................................................................... 26
3.1.2
Detalle documentos ............................................................................... 27
3.2
PRESUPUESTO ...................................................................................... 27
4
PROCESOS.................................................................................................... 29
4.1
ACTUALIZACION MOVIMIENTO ........................................................... 29
4.2
INDIRECTOS ........................................................................................... 29
4.3
DISTRIBUCION COSTOS ....................................................................... 31
4.4
DEPRECIACION ...................................................................................... 32
4.5
DIFERIDOS.............................................................................................. 33
4.6
CIERRE ANUAL ...................................................................................... 34
5. INFORMES ........................................................................................................ 36 5.1 5.1.1 5.1.2
INFORMES MAESTROS ......................................................................... 36 Plan de cuentas ..................................................................................... 36 Terceros General ................................................................................... 37
5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7
INFORMES CONTABLES ....................................................................... 37 Balance de Prueba ................................................................................ 37 Libro Auxiliar ......................................................................................... 38 Comprobante Diario .............................................................................. 40 Inventario y Balance.............................................................................. 42 Libro Mayor ............................................................................................ 42 Libro Caja Diario.................................................................................... 43 Libro Cuenta y Razón ............................................................................ 44
5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6
INFORMES ISTRATIVOS............................................................. 45 Documento ............................................................................................ 45 Documentos Año ................................................................................... 47 Activos Fijos .......................................................................................... 48 Diferidos................................................................................................. 49 Consecutivo ........................................................................................... 50 Hojas Registradas ................................................................................. 51
5.4
GENERADOR DE REPORTES ............................................................... 51
3
Manual del Contable
5.5
INFORMES TRIBUTARIOS .................................................................... 53
5.5.1 5.5.1
Informes de bases ................................................................................. 54 Certificados de retención...................................................................... 54
5.6
MANEJO DE INFORMES ........................................................................ 55
6
HERRAMIENTAS ........................................................................................... 58
6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6
SEGURIDAD ............................................................................................ 58 s a s .............................................................................. 58 Permisos de ............................................................................. 59 Cambio de Clave ................................................................................... 59 Perfiles ................................................................................................... 60 Parametros Generales .......................................................................... 60 Diseñador de Generador de Reportes ................................................. 61
7 UTILITARIOS ................................................................................................. 63 7.1 VISOR CONTABLE ................................................................................ 63 7.2 COMPARA ISTRATIVO .............................................................. 64 7.3 MEDIOS MAGNETICOS ......................................................................... 64 7.4 GENERALES .......................................................................................... 66 7.5 Generales ............................................................................................... 66
8 AYUDA ........................................................................................................... 67 7.1 ACERCA DE………..……………………………………………………………63
4
Manual del Contable
1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGINET CONTABLE En este manual se explicará paso a paso y en forma detallada, los procedimientos de ingreso de datos y manejo del HGINET Contable. Se hará uso de imágenes de las pantallas que se presentan en el sistema cuando se están ejecutando las diferentes opciones, con el fin de hacer más comprensible el presente manual.
INGRESAR AL SISTEMA “HGINET CONTABLE” Seleccione el icono de directo “HGINET CONTABLE” pulsando doble Clic sobre el icono que se muestra en la imagen (Fig.1-1), el cual se encuentra ubicado en el escritorio.
Fig. 1-1 Una vez iniciado el sistema “HGINET CONTABLE” se procede a validar la entrada del quien es el encargado de interactuar con éste. En la pantalla aparecerá una ventana como se muestra en la figura (1-2), la cual contiene tres campos que solicitan la siguiente información:
Compañía: Permite seleccionar la compañía a la cual se desea ingresar. En caso de no conocer el código, pulsando la tecla F4 se mostraran las diferentes compañías creadas; para elegirlas simplemente se señalan con el cursor y se pulsa la tecla enter.
: Nombre del asignado por el para acceder a las diferentes compañías.
Clave : Contraseña personal, definida por el para acceder a las diferentes compañías.
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Fig.1-2 Al digitar correctamente el nombre del y la contraseña, el sistema permitirá acceder a la aplicación mostrando la pantalla que se ve a continuación (Fig.1-3). En caso de que el no este creado o se haya ingresado mal el nombre de o clave no se permitirá el , mostrando un mensaje informando que: “El no se encuentra en la base de datos”
1.1
PANTALLA PRINCIPAL
Fig. 1-3
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1.1.1
Barra principal (Barra de título):
En ella se muestra el nombre del aplicativo “HGINET CONTABLE y los tres botones para minimizar, maximizar y cerrar esta pantalla característicos de un sistema Windows.
Fig. 1-4 1.1.2
Barra de Menús:
Estos menús permiten el a los diferentes módulos y/o formularios que maneja el software. En esta se pueden encontrar siete diferentes menús: Archivos maestros, Movimientos, Procesos, Informes, Herramientas, Utilitarios, Ayuda. (Fig 1-5). A medida se avance en el manual se explicaran cada uno de estos.
Fig. 1-5 1.1.3
Barra de Herramientas:
La barra de herramientas de HGI CONTABLE permite tener ágil ( directo) a las tareas más comunes. La barra de herramientas es otra de las características de los ambientes Windows.
Fig. 1-6 Cambio de periodo y Empresa
Fig. 1-7 Periodo y Compañía: Ingresa el año, periodo y empresa en la cual se desea posicionar.
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Aceptar: Cierra y guarda la aplicación.
. 1.1.4
Barra de Dirección:
Muestran el nombre de la empresa y periodo actuales de trabajo cada puede trabajar en periodos diferentes.
Fig. 1-8
1.1.5
Barra de Botones:
Esta barra es común a todas las ventanas que se accedan a través del menú archivos. Nuevo Editar
Grabar Eliminar Deshacer Primera Anterior
Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Salir
Fig. 1-9
Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. La acción que realiza es poner en blanco los campos principales del registro.
Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los datos de los registros ya creados.
Grabar: Permite dejar en firme el ingreso o modificación de los datos del registro. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción “Nuevo” o “Modificar”
Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos pero si no posee movimiento.
Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y cuando estos no se hayan grabado.
Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.
Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.
Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.
Último: Coloca como registro actual el último elemento del formulario de trabajo.
Buscar: Busca un dato según filtros determinados
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Imprimir: Botón que permite realizar una impresión de código y descripción de los datos almacenados en la tabla.
Salir: Botón que permite salir del formulario.
La consulta muestra la cantidad de registro que lleva. De esta manera el puede saber en cual registro continúa.
Nota importante: Cuando se comience el proceso de creación de archivos, asegurarse de que éstos queden bien parametrizados y grabados, siguiendo las instrucciones de la barra de botones que se explicó anteriormente. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo. No pasar con clic o tabulador, cuando se está creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegurarse de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo. Si está modificando un registro ya ingresado, se debe pulsar clic sobre el botón de modificar y luego grabar con el botón de disquete
2.
ARCHIVOS
El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) a los diferentes archivos maestros, que constituyen la base fundamental para el funcionamiento del software. En la siguiente figura se puede observar las opciones que despliega el software cuando se da un clic sobre el menú “Archivos”
Fig. 2-1 2.1
PLAN CUENTAS
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Permite crear o modificar el Plan de Cuentas, el cual juega un papel importante dentro de la contabilidad, ya que es la base para el buen registro de los asientos contables; cada cuenta lleva unos parámetros específicos. Modo de Inicio: Desde la opción archivo, seleccionar Plan de Cuentas y pulsar clic.
Fig. 2-2
Código: Campo que permite ingresar el código de la cuenta.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que corresponde al número de la cuenta.
Sucursal: Casilla que permite a la cuenta manejar sucursales.
Centro de Costo: Se activa esta casilla, si la cuenta maneja centro de costo.
Sub Centro de Costo: Casilla que permite a la cuenta manejar Sub Centros de Costo.
Maneja Base: Se activa la casilla si la cuenta maneja base. Ej.: Las cuentas de IVA y Retención en la Fuente y Retención de IVA
Tercero: Esta casilla se activa si la cuenta maneja tercero, es de anotar que no todas las cuentas manejan un tercero eje: 130501, 2205 y la 51.
Documento Referencia: Casilla que se activa en caso que la cuenta deba de manejar documento referencia
Saldo Tercero: Permite arrastrar los saldos por cada tercero de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP.
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Saldo Doc Ref: Permite arrastrar los saldos por documento referencia de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP.
Activo Fijo: Casilla que se activa en caso de que la cuenta maneje activo fijo
Base 2: Esta casilla se debe activar cuando se necesita una segunda base. Ej.: La base del Rete iva del valor de la compra.
La opción Plan de Cuentas, así como todas las opciones de mantenimiento de archivos maestros, maneja un estándar para la manipulación de la información. A la derecha se puede observar dos pestañas que se llaman “REGISTRO” y “DETALLE” La de “REGISTRO” es la que esta activa en la imagen y es donde se ingresan los datos que configuran el código. La de “DETALLE”, muestra en forma de tabla la misma información que se muestra en registro.
Este procedimiento aplica para todos los archivos maestros que se explican en este manual.
2.2
SUCURSALES
Formulario que permite la creación de sucursales.
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Fig. 2-3
Código: Ingresar el código con el cual se identificara la sucursal.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar a la sucursal.
2.3
CENTRO DE COSTOS
Formulario que permite la creación de los centros de costo.
Fig. 2-4
Código: Ingresar el código con el cual se identificara el Centro de Costo.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Centro de Costo.
2.4
SUB CENTRO DE COSTOS
Formulario que permite la creación de los Sub Centros de Costos.
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Modo de Inicio: Desde el menú Archivos seleccionar la opción Subcentro de Costo y pulsar clic.
Fig. 2-5
Código: Campo que permite ingresar el código con el cual se identificara el Subcentro de Costo.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Subcentro de Costo.
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades.
2.5
CIUDADES Campo que brinda la posibilidad de ligar una ciudad con el tercero. Ciudad de domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales.
Fig. 2-6 Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el .
Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad.
Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad.
Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribución definida por el .
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Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades, pulsar clic en maestro zonas.
Fig. 2-7 Formulario que permite definir la distribución de zonas geográficas, según las necesidades del .
Código: Campo que permite almacenar el código asignado a la región
Nombre: Campo que guarda la descripción de la región
Código del DANE Nota: estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable.
Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades.
Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando.
2.6
País: Campo para registrar el código del país requisito para medios magnéticos.
TERCEROS
Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los mismos.
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Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Terceros y pulsar clic.
Fig. 2-8
Código: Campo que almacena el código de cada tercero, este código puede ser definido por la empresa y no es necesariamente el NIT o cédula, debe ser único para cada tercero.
Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido a que este se actualiza al grabar el tercero con los datos de apellidos u nombres de la pestaña de datos generales.
2.6.1
Datos Generales
Fig. 2-9
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Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificación del tercero (C=Cedula, N=Nit, T=Tarjeta de Identidad, E= Cedula de Extranjería, M= Información Exógeno, X= Documento extranjero
Identificación: Campo que permite almacenar el número de identificación del tercero. Es el número del documento previamente seleccionado en Tipo ID.
Primer Apellido: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser persona natural; si se trata de una persona jurídica, es aquí donde se coloca la razón social completa del tercero.
Segundo Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).
Primer Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales).
Segundo Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales).
Dirección: Campo que guarda la dirección completa del domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales.
Teléfono: Campo para almacenamiento de número de teléfono del tercero.
Fax: Campo para almacenamiento de número de fax del tercero.
Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de de la fecha en que el tercero ingresa al software.
Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de facturas del HgiNet istrativo.
Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0) del HgiNet istrativo.
Tipo de Tercero: Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor, etc.).
Imagen: Permite ubicar una imagen correspondiente al tercero.
.
2.6.2
Información Tributaria
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Fig. 2-10
Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurídica o natural).
Régimen: Campo que permite seleccionar régimen tributario al que pertenece el tercero (Común, Simplificado, Régimen Especial, Otro).
Actividad Comercial: Campo que da la opción de ingresar el código de la actividad económica (definido por la DIAN) y una breve descripción
Grandes Contribuyentes: Casilla que indica si el tercero es o no es gran contribuyente.
Autorretenedores: Casilla que se debe seleccionar en caso de que el terceros es autorretenedor.
Retenedor ICA: Casilla que debe ser activada en caso de que el tercero sea retenedor de ICA (Este impuesto solo es cobrado en algunas ciudades de Colombia)
No Maneja Bases de Retefuente y de IVA: Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN.
NOTA: Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan alrededor de la actividad comercial de la empresa.
E-mail: Campo que almacena el correo electrónica del tercero.
Web Page: Campo que almacena la dirección de la página o sitio Web del tercero.
Cupo Crédito: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en pesos. Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto (9999999999999999) para permitir la facturación al tercero del HgiNet istrativo.
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Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero, permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opción “Corriente debe ir activa”
Fig. 2-11
Entidad Financiera: Opción que permite la configuración de la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta del tercero que se está matriculando. Se puede realizar la creación dando clic sobre la carpeta amarilla que acompaña al campo o por el menú de archivos.
Fig. 2-12 Código: Campo que permite el almacenamiento del código de la entidad bancaria, se debe usar el código asignado a nivel nacional de cada banco. Descripción: Campo que guarda el nombre completo de la entidad bancaria.
2.6.3
os: Pestaña que permite el almacenamiento de los os del tercero, como el o comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la fecha de cumpleaños de cada uno de los o debe ser el mes-día, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de los clientes.
Es importante tener en cuenta que esta opción no es obligatoria.
Fig. 2-13
2.6.4
Parámetros
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Fig. 2-14 Tercero: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal. Además en este espacio se tiene la posibilidad de habilitar hasta siete campos informativos adicionales, para esto remitirse a la configuración del sistema. Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración. Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, debe ser alfanumérico y esto se maneja para la herramienta del EDI (intercambio de datos electrónicos). Para esta ficha, por configuración se pueden activar varios campos adicionales según se requiera.
2.6.5
Movimiento
Este formulario puede ser utilizado a modo de consulta. Muestra el saldo pendiente que posee el Tercero y los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Esta ficha se maneja para el sistema del HgiNet istrativo.
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Fig.2-15
2.6.6
Otros
Fig. 2-16 Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero. Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Dirección: Campo para guardar la dirección del tercero. Teléfono: Campo para guardar el teléfono del tercero. Zona: Campo para ingresar la zona en la que se desempeña el tercero. Vendedor: Campo del Vendedor que atiende al tercero. Ean: Código generado para cada dependencia del cliente esto se requiere en el HGInet istrativo. Producto: Campo para ingresar el producto q se maneja. Precios: Precios que maneja el tercero por el producto. Documento: Documento que se maneja por tercero.
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Tipo Tercero y pulsar clic en el icono de maestro Tipos de tercero.
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Fig. 2-17 Formulario para la creación y modificación de los tipos de terceros. Esta opción facilita la clasificación de los terceros de acuerdo a la relación comercial. Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero. Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).
2.7
ACTIVOS FIJOS
Activo y descripción: Código que se le asigna a cada activo y una descripción del mismo.
Adquisición Registrar el tercero, la fecha y el valor de adquisición (valor sujeto a depreciación) y número de serie si es el caso. Los demás campos de esta pestaña actualizan sus valores a medida que se ejecute el proceso de depreciación.
Tercero: Indica el tercero que te adquirió el activo fijo.
Fecha de adquisición: Fecha de ingreso del activo fijo.
Valor de adquisición: Valor al que se obtuvo del activo en el mercado.
Valor de activo: Valor en libros del activo fijo.
Serial: Es la referencia del activo fijo, por ejemplo en los vehículos es la PLACA.
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Fig. 2-18
Ubicación
Se debe de ingresar todos los datos de la ubicación del activo como:
Grupo: Se digita el código del grupo al que pertenecerá el activo. Sucursal: Se asigna la sucursal al cual depreciara el activo. C.Costo: Se asigna el Centro de costo al cual depreciara el activo. Sub. C.Costo: Se asigna la Sub. costo a la cual depreciara el activo. Responsable: Se asigna el nombre de la persona es un campo texto.
Fig. 2-19
Contable
Tiempo: Se asigna el tiempo a depreciar en meses Activo: Se digita la cuenta donde se ingresa el activo en el momento de la compra. Depreciación: Se asigna la cuenta donde llevara la depreciación del activo. Gasto: Se asigna la cuenta donde llevara el gasto de la depreciación.
Nota: a las cuentas de activo deber activarse las casillas de activo, tercero, saldo y no debe manejar doc. Referencia.
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Manual del Contable
Fig. 2-20
Otros Datos
Permite asignar otros datos a los activos, como pólizas, garantías y/o pignoraciones.
Fig. 2-21 Después de tener cada activo registrado y haberlo cargado en un documento, el paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el comprobante.
2.8
EMPRESAS
Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo.
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Modo de Inicio: Desde el menú Archivos Seleccionar la opción Empresa pulsar clic
Fig. 2-22
Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa
Nombre: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN.
Nombre comercial: Campo para almacenamiento del nombre con el que se identifica la empresa en el mercado.
Nit: Campo para registrar el número de Nit de la empresa.
Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa.
Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa.
Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa.
Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa.
Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico.
Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa.
Información Tributaria: Persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurídica). Régimen: Campo para la selección del tipo de régimen al cual pertenece la empresa (común, simplificado, especial, otro)
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Manual del Contable Grandes Contribuyentes: Opción que se debe activar en caso de que la empresa sea gran contribuyente, el espacio en blanco debe ser diligenciado con la resolución de gran contribuyente asignada por la DIAN. Autorretenedores: Opción que se debe activar en caso de que la empresa sea autorretenedor.
2.9
CALENDARIO
Este formulario permite la parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema. Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción calendario
Fig. 2-23
Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2.
Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes)
Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes. El formato para la fecha de los períodos, es año-mes-día (aaaa-mm-dd).
Tasa, Días y Festivos: Son campos informativos para la contabilidad de la compañía, las tasas de interés, los días y los festivos que se manejan.
2.10
COMPROBANTES
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A través de este formulario se crean los comprobantes contables, los cuales permiten un manejo clasificado de la contabilidad. Entre otros están: ingresos, egresos, ventas, compras, ajustes, etc. Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Comprobante y pulsar clic.
Fig. 2-24
Comprobante: Campo que permite ingresar el código que se asignará a cada comprobante debe ser numérico.
Descripción: Campo que permite ingresar el nombre del comprobante.
Consecutivo Automático: Casilla que permite que el consecutivo aumente automáticamente para comprobantes digitados directamente en el contable.
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Manual del Contable
3.
MOVIMIENTO
A través de esta opción se realiza el movimiento contable de todos los comprobantes involucrados en el manejo de la información de la empresa. 3.1
DOCUMENTOS
Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento Seleccionar la opción Documentos, pulsar clic.
Fig. 3-1
3.1.1
Documentos
Comprobante: Campo que permite seleccionar el comprobante a elaborar.
Documento: Registra el número del documento que se está elaborando.
Fecha: Es la fecha en la cual se está elaborando el comprobante o la fecha del
documento. Luego dar clic en captura documentos.
3.1.2
con el fin de poder ubicarse en la tabla de
Detalle documentos
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Cuenta: Campo que permite ingresar el número de cuenta contable correspondiente al movimiento que se desea asentar.
Detalle: Campo que permite ingresar la descripción referente al registro que se desea asentar.
Débito y crédito: Son los valores registrados según la naturaleza de las cuentas.
Referencia: Número del documento externo diferente, al documento que se está elaborando. Ej.: en un documento de compras, referencia es el número de la factura del proveedor
Base: Valor de la base que determina el impuesto de ventas o la Retefuente.
Tercero: Código del tercero que genero el documento
Activo: Código del activo al que corresponde el documento.
Sucursal: Código de la sucursal a la que corresponde el documento.
Centro Costo: Código del C.Costo al que corresponde el documento.
Subcentro de Costos: Código del sub. C.Costos al que corresponde el documento.
Total: Es el valor sumatoria de todos los débitos y créditos del comprobante.
Diferencias: Valor que muestra la falta de un registro o algún error en un asiento débito o crédito.
Base 2: Es el valor de la compra antes de iva solo cuando se aplica la retención de iva.
3.2 PRESUPUESTO
Tabla destinada para generar presupuesta anual. Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento seleccionar la opción Presupuesto, pulsar clic.
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Fig. 3-2 Se debe diligencia cuenta inicial y final para el rango a presupuestar. Detalle: Cuenta de ultimo nivel, C.Costos, Valor anual o mes a mes a distribuir. Exportar: Se generar el archivo de Excel o XML, debe tener esta misma estructura debe tener (cuenta contable, sucursal, c. costo, sub c. costo y valor anual por cada cuenta). Importar: Se puede traer un archivo de Excel o XML, para adicionarla la información al software. Generar plantilla: genera el modelo en Excel para después importarlo con los datos al software. Ruta destino: Es la dirección donde guardaremos la exportación o de donde se realizara la importación del archivo solicitado. Nota: para realizar la distribución del valor a cada mes se debe utilizar la función F5.
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4. PROCESOS
A través de este menú se realizan algunos procesos automáticos, con el fin de optimizar el proceso contable, tales como: actualización de movimiento, indirectos, ajustes por inflación, depreciaciones, cierre anual; Entre otros.
4.1
ACTUALIZACION MOVIMIENTO
Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Procesos - actualiza movimiento y pulsar clic. Permite actualizar los saldos en cuentas luego de ingresar o modificar un documento. Genera los saldos finales en cuenta y los pasa como saldos iniciales al periodo siguiente. Muestra también un informe en el caso de haber documentos descuadrados.
4.2
INDIRECTOS
Este proceso permite realizar asientos cuya imputación está basado en los saldos a final de periodo de otra cuenta. Ejemplo típico es el cálculo de aportes parafiscales y provisión de prestaciones cuya base son los ingresos percibidos por el empleado es el periodo y registrados en cuentas como sueldos y horas extras. Se pueden asignar grupos para separar por documentos las cuentas que se manejen. (Crearlo por la carpetita amarilla). Las cuentas se configuran todas las cuentas que involucran este comprobante, con sus correspondientes contrapartidas y los porcentajes que se deben aplicar, de acuerdo a las disposiciones legales o a las políticas contables de la Empresa.
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Manual del Contable
Fig. 4-2
El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
31
Manual del Contable
4.3
DISTRIBUCION COSTOS
Este proceso permite realizar la distribución de los costos de inventario en forma mensual Se parametrizan las cuentas ajustables, la cuenta en que se va a realizar el ajuste y la cuenta del costo En la columna “aplica” se registra 1, si se requiere el asiento de las cuentas de la respectiva fila; de lo contrario se registra 0 (cero).
Fig. 4-3 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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4.4
DEPRECIACION
Este proceso genera los asientos de depreciación para activos fijos. Para generar este proceso, se debe configurar previamente todos los activos sujetos de depreciación, por el módulo de activos fijos.
Fig. 4-4 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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4.5
DIFERIDOS
Este proceso permite diferir un gasto en varias cuotas mensuales o de acuerdo a lo que se requiera, basta con asentar la información referente al gasto, el nombre del tercero, el número de la factura o cuenta de cobro, El centro de costos en el que se va a hacer el asiento, el valor, los cuotas en que se va a diferir, la cuenta a diferir (saldo), la cuenta del gasto. El paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento.
Fig. 4-5
El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.
Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos.
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4.6 CIERRE ANUAL
Este proceso realiza el cierre anual, es decir cierra todas las cuentas de resultado y las demás cuentas que por normas contables se deban cerrar al final de período contable. Se relacionan todas las cuentas de resultado sujetas al cierre y como contrapartida la cuenta de ganancias o pérdida del ejercicio.
Fig. 4-6 Cuenta inicial y final: Rango de cuenta inicial y final que se desea cerrar. Cuenta destino: Cuenta en la cual se llevara el saldo. Apl.: 1 para que tome la línea y la realice. Grupo: Es un campo numérico que permite al sistema y al generar cierres en documentos diferentes; ejemplo, las cuentas de resultados pueden tener grupo 1 y las de iva y retención el grupo 2, lo que permitirá hacer el cierre en documentos independientes. Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. Ej: 2008
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Manual del Contable Grupo: Permite la generación de documentos independientes de cierre de acuerdo al grupo parametrizado en la tabla de arriba. Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Tercero: Generalmente el Nit. De la DIAN. Algunos utilizan un Nit. De cierre anual. Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes. Generar: Ejecuta el proceso. Nota: En el caso que se deseen cerrar cuentas (Ej. Retenciones), se puede hacer digitando la misma cuenta en las tres casillas, en el caso de querer cerrar los terceros y si no se desee cerrar los tercero cambiar la cuenta destino por una cuenta puente asignada según el caso.
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5. INFORMES
En este Menú, se pueden obtener todos los informes que ofrece el sistema para realizar los respectivos análisis de la información.
5.1
5.1.1
INFORMES MAESTROS
Plan de cuentas
Este informe permite ver las cuentas contables registradas con su respectivo código de detalle, descripción, si maneja base, tercero, referencia.
Fig. 5-1
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Manual del Contable
5.1.2
Terceros General
Este informe permite ver los terceros clasificados por “Tipo de Tercero”, previamente clasificado en su creación desde el menú archivo- Tipo de Tercero. Este informe permite ver los terceros de todas las ciudades, se puede ordenar por los diferentes campos que se encuentran al desplegar la lista.
Todas estas opciones se pueden visualizar activando las casillas y escogiendo de los diferentes campos de las listas. En la siguiente imagen muestra el informe generado por este formulario.
Fig. 5-2
5.2
INFORMES CONTABLES
Fig. 5-3
5.2.1
Balance de Prueba
Este informe permite ver un balance (saldos finales) de las diferentes cuentas del plan contable y se puede visualizar por varios niveles.
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Manual del Contable
Fig. 5-4 Informe balance de prueba
Fig. 5-5
5.2.2
Libro Auxiliar Este informe permite obtener el libro auxiliar se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio. Seleccionar en inicial y final los siguientes campos: Fecha, cuenta, tercero, sucursal, C.Costos, Sub C.Costos, activos.
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Manual del Contable
Fig. 5-6 Informe de libro auxiliar
Fig. 5-7
40
Manual del Contable
5.2.3
Comprobante Diario
Este informe muestra todas las cuentas que se movieron por cada comprobante, de acuerdo con las normas contable vigentes, permitiendo verificar que los registros cumplan con el principio de la partida doble
Fig. 5-8 Informe Comprobante de diario
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Fig. 5-9
5.2.4
Inventario y Balance Se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio; este informe se puede generar por tercero, por centro de costos y por ambas.
Fig. 5-10 Por Tercero:
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Fig. 5-11
Por centro de costos:
Fig. 5-12
5.2.5
Libro Mayor
En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Este informe se puede sacar a nivel de detalle.
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Fig. 5-13
Fig. 5-14
5.2.6
Libro Caja Diario
En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes. Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el determina el nivel al cual quiere generar el informe.
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Fig. 5-15
Fig. 5-16
5.2.7
Libro Cuenta y Razón
Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el determina el nivel al cual quiere generar el informe.
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Fig. 5-17
Fig. 5-18
5.3
INFORMES ISTRATIVOS
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Fig. 5-19 Estos informes, permiten hacer análisis istrativos y financieros, además de algunos de tipo contable.
5.3.1
Documento
Permite analizar la contabilización de cada documento por comprobante con la opción de ingresar un documento inicial y final, también puede ordenar por cuenta o por tercero.
Fig. 5-20 Comprobante: Seleccionamos el comprobante que deseamos visualizar. Documento: Podemos seleccionar un documento solamente.
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Fig. 5-21
5.3.2
Documentos Año
Este informe es similar al anterior; permite observar en forma resumida los débitos y créditos globales de cada periodo. También sirve para constatar el cuadre de la información.
Fig. 5-22
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Fig. 5-23
5.3.3
Activos Fijos
Permite generar un informe donde muestra los activos que posee la empresa, cual es el valor de adquisición, cuanto lleva depreciado, cuanto falta por depreciar entre otros.
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Fig. 5-24
Fig. 5-25
5.3.4
Diferidos
Formulario que genera informe que permite observar el estado de los Diferidos los cueles se pueden generar con saldo cero, para los ya diferidos, o solo con saldo para los que aún tienen saldo pendiente.
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Fig. 5-26
Fig. 5-27
5.3.5
Consecutivo
Este informe permite constatar los consecutivos de cada comprobante; además muestra cuentos y cuáles son los documentos que pudieran hacer falta dentro del consecutivo.
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Fig. 5-28
Fig. 5-29
5.3.6
Hojas registradas
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Manual del Contable
Fig. 5-30
5.4 GENERADOR DE REPORTES Permite Ejecutar de los informes diseñados por el por el generador de reportes del menú herramientas. Algunos como P y G, Balance General, Cambios en el patrimonio, etc.
Fig. 5-31
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Manual del Contable Informe: Campo destinado para ejecutar determinado informe que previamente fue diseñado por herramientas / utilidades / generador de reporte. Tipo de Informe: Se debe señalar el tipo de informe que se desee, puede ser general o comparativo año, además se pueden activar casillas de Ampliar descripción y o Línea en descripción. Agrupa por: Seleccionar forma de agrupar puede ser: Mes, bimestre, trimestre, semestre o año. Intervalos: Si se selecciona tipo de informe general se pueden manejar intervalos entre periodos para el análisis de informes reales vs presupuestado. Además manejo de análisis horizontal y vertical. Nivel: Seleccionar nivel al que desee genera informe. Selección: En el caso de manejarse, seleccionar sucursal, Ccostos, Sub Ccostos y/o filtro por grupo. Expresado En: se puede seleccionar pesos, miles o millones. Fecha/Hora: Muestra o no la fecha y hora en el reporte generado. Imprime pie de informe: Espacio destinado para escribir un texto.
Fig. 5-32
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5.5 INFORMES TRIBUTARIOS
5.5.1
Informe de Bases
Con este informe se constata que el valor débito o crédito en una cuenta que maneje base este acorde con el valor tomado como base para su cálculo conforme a lo legal o istrativo si es el caso. Ejemplo son las cuentas de retención en la fuente e IVA. A las cuentas se les debe activar tercero, base y registrar el porcentaje
Fig. 5-33
Fig. 5-34 Se puede seleccionar el rango de cuentas y terceros para obtener el informe.
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FALTA RETEICA Y RETE IVA 5.5.2 Certificados de retenciones
Esta opción permite obtener los certificados de retención de IVA y retención en la fuente que se expiden cada año para corroborar el anticipo al impuesto de renta.
Fig. 5-35
En el formulario se asigna el rango de terceros y/o cuentas que se quiera listar. Certificado: Se puede escoger el tipo de certificado que deseamos imprimir puede ser de Retención en la Fuente o de Iba. Periodo: Se puede escoger el periodo en que se necesite listar, ya sea anual, bimestral o mensual, el sistema automáticamente ubicara los periodos y cambiara el primer texto. Individual. Nos permite generar varios archivos individuales y se pueden guardar o por Nit o por nombre. Para luego descargarlo en un formato pdf y ser enviado por correo. Además tiene un campo para texto y otro para texto firma en el cual podemos digitar en nombre de quien firma los certificados, campo Ciudad y Fecha, este campo también es modificable. Tenemos la opción de tener un archivo con la firma, este debe tener extensión .bmp y aplicarla en este campo. Se puede escoger si deseamos que nos muestre la base, base2, porcentaje y/o línea firma
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Manual del Contable
Fig. 5-36
5.6
MANEJO DE INFORMES
Los elementos que para el manejo de los reportes de HGINET CONTABLE, son comunes en todos los informes Barra de herramientas en los informes
Impresión
Orientación y tamaño Buscar pasar paginas
Zoom
Colores Exportar
A. Icono Imprimir: Este icono permite imprimir el informe que esté actualmente en pantalla. Después de presionarlo, aparece la ventana llamada Imprimir. En ella se selecciona la impresora a la cual está configurado el computador. También se selecciona el número de Copias y si seleccionamos impresión rápida no muestra la selección de impresoras imprime directamente a la predeterminada.
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Fig. 5-37
B. Icono Exportador de Datos: Permite exportar datos a archivos en formato texto TXT o a formato HTML, Excel, Word, Imagen, CSV y PDF. Al dar un Clic en este botón.
Fig. 5-38
C. Control Zoom: Esta opción permite seleccionar el tamaño que el informe ocupará dentro de la pantalla principal. Esta acción afectará inmediatamente el tamaño de la letra.
Fig. 5-39
C. Barra de Desplazamiento de Páginas: Esta Barra permite que avanzar con mucha facilidad dentro de un reporte que contenga varias páginas, el contenido de esta barra son cuatro botones se nombrarán de izquierda a derecha.
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Primera página:: Este Botón desplaza a la primera y/o anterior página del informe que se tiene en pantalla. Pagina anterior: Este Botón desplaza a la página anterior del registro en que se encuentra actualmente. Página siguiente: Este Botón desplaza a la página siguiente del registro en que se encuentra actualmente. Última página: Este Botón desplaza a la última página del informe que se tiene en pantalla.
Fig. 5-40
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Manual del Contable
6. HERRAMIENTAS Fig. 6-1
6.1
SEGURIDAD
Fig. 6-2 Menú que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de contraseñas de s, adición de nuevos s. Además se debe tener en cuenta que para hacer este tipo de cambios, se debe tener el de al sistema
6.1.1
s a s
Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los s que tendrán a la aplicación HGINet contable. Adicionalmente, se puede visualizar el total de s registrados en la opción detalle.
Fig. 6-3 Código: Campo que permite almacenar el código del . Nombre: Campo que almacena el nombre del .
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Manual del Contable Clave: Campo que permite almacenar la clave de ingreso a HGI para este . Área: Casilla destinada para clasificar s por área. Foto: se puede añadir la foto del .
6.1.2
Permisos de
Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes s, de acuerdo a las funciones de cada uno. En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El debe marcar con el número la opción permitida al que está asignando por cada campo se pueden Asignar permisos por consulta, modificación, eliminación y creación por cada opción del sistema.
Fig. 6-4
6.1.3
Cambio de Clave
Permite a un cambiar su clave de al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave.
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Fig. 6-5
6.1.4
Perfiles
Con estas opciones se pueden parametrizar diferentes perfiles y asignar los permisos para no asignárselo uno a uno por s y tener un mayor control
Fig. 6-6
6.1.5
Parámetros generales
Fig. 6-7
Guardar periodo: Permite bloquear que el periodo cerrado no se pueda modificar alguna información de ese mes. Formatos: se pueden realizar los diseños de impresión de los documentos. Auditoria: permite llevar un control auditando los cambios realizados de documentos terceros y todos los maestros del sistema, adicionara el , la modificación, hora, fecha y equipo que realiza la modificación. Consultas: Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda. Copias de seguridad: permite realizar una copia de la base de datos desde el software.
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Manual del Contable
6.1.6
Generador de Reportes
Esta herramienta permite configurar reportes de acuerdo a ciertas necesidades del por defecto. Ej. Estado de pérdidas y ganancias, Informes de retención fuente y rete IVA, Balance, flujo de efectivo entre otros. Para diseñar el informe antes se debe crear el maestro de informes dando un clic sobre la carpeta amarilla ubicada al lado derecho del pantallazo del generador.
Fig. 6-8
Línea: Se escribe el número de la línea que se desea crear, el nivel de las líneas se debe incrementar en base a la configuración que se dio al crear el maestro de informes en dígitos de nivel.
Cuenta Inicial: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Cuenta Fin: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Descripción: Detalle relacionado a las cuentas que se están asociando a la línea que se está configurando o descripción de las cuentas.
Cambia: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas como el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para efectos de estética en los informes debe activar esta casilla.
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Muestra: Tiene 3 Opciones:(nunca) no muestra la información de la línea en el informe; (solo valor) Muestra la información de la línea si tiene saldo; (siempre) muestra la información asociada a la línea tenga o no saldo.
Detalle: Muestra las cuentas relacionadas a la línea a partir del tercer nivel y se debe de activar la casilla.
Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado.
Formato: Allí podemos generar el formato para el valor sea numérico con decimales o sin decimales o q nos del resultado en porcentajes.
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Manual del Contable
7. UTILITARIOS
A través de esta opción se pueden realizar múltiples tareas; Configurar reportes de acuerdo a las necesidades del cliente, Realizar corrección de movimiento, Direccionar nuevas compañías, Configuración para la generación de los medios magnéticos, Consolidar empresas entre otros. Desde el menú Herramientas seleccionar la opción Utilidades y pulsar clic.
Fig. 7-1
7.1 Visor Contable
En el Visor Contable podemos generar graficas de los informes diseñados por el Generador de Reportes, exportar los datos o la gráfica a Excel. Tiene variedad de diseños en barras, líneas, círculos y áreas.
Fig. 7-2
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Manual del Contable
7.2 Compara istrativo
Permite generar un informe que concilia las Carteras (C*C y C*P) generadas por el software istrativo y Contable. Aplica para quienes cuentas con ambas aplicaciones.
Fig. 7-3
Ítem: Se selecciona si se desea hacer el comparativo de la Cartera o de la Cuentas por Pagar.
Cuenta Contable: Se selecciona el rango de Cuentas Contables en que se maneja la cartera.
Negativo: Muestra las los registros que están negativos.
Recalcula: Se selecciona la forma de ordenamiento, se pueden escoger 2. Se puede ordenar por nombre del tercero, el código del tercero, por documento o por diferencia.
Solo diferencias: Si se activa solo muestra los registros que tienen diferencias.
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Manual del Contable
7.3 Medios Magnéticos Permite generar el archivo plano para la generación de los medios magnéticos de acuerdo a los requerimientos legales.
Fig. 6-17
Definición: Permite seleccionar y configurar las cuentas contables a las que hace referencia cada concepto que se debe relacionar en el formato que se está diligenciando.
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Manual del Contable
Fig. 7-4
Formato: Se selecciona el formato que se desea diligenciar.
Concepto: Se selecciona el concepto a relacionar; Estos conceptos son predeterminados, dando un clic a la tecla F4 se listan los conceptos relacionados al formato.
Cuenta: Se selecciona la cuenta contable relacionada al concepto que se seleccionó.
Tope: Valor definido por la DIAN a partir del cual se debe presentar información en medios magnéticos.
Permite generar el archivo de los formatos previamente configurados.
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Manual del Contable
Fig. 7-5
Formato: Se selecciona el formato que se desea generar.
Concepto: Se selecciona Inserción en el caso de ser primera vez que se va a generar el archivo, en caso contrario se debe seleccionar Reemplazo.
Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se va a generar la presentación del formato.
Fecha Final: Hace referencia a la fecha hasta la cual se va a generar la presentación del formato.
Versión: Debe de colocarse 07 que corresponde a la versión actual de los formatos.
Envío: Muestra el número de veces en que se ha realizado el envío del archivo.
Archivo: El nombre está dado con las especificaciones que la DIAN ha dispuesto. Este campo también permita seleccionar la ruta en la cual quiero guardar el archivo.
Buscar inconsistencias: Permite verificar si el archivo tiene los datos correctos de acuerdo a los parámetros requeridos por la DIAN, este proceso nos genera un archivo de inconsistencias, en caso de tenerlas, con el fin de realizar las correcciones antes de enviarlo.
Exportación: Permite seleccionar el formato del archivo a generar: XML, para generar un archivo en presentación Web y no permite modificaciones; Excel, genera un formato en Excel. Permite la edición antes del envío.
Generar: Genera el archivo y lo guarda en la dirección que se haya asignado.
El archivo que se genera de los medios magnéticos se puede abrir con Excel versión 2003 o posterior, en caso de requerir algún cambio.
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Manual del Contable
7.4 GENERALES
Guardar Periodos: Permite cerrar varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que se está ubicado.
Abrir Periodos: Permite Abrir varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que está ubicado.
Actualiza Periodos: Permite actualizar la información de varios periodos sin necesidad de ir a cada uno de ellos y realizar el proceso.
Quitar DV: Quita el Digito de verificación de los terceros
7.5 CONSOLIDAR
Consolida las empresas que estén creadas dentro de la Compañía. Para esto es necesario que este creada la empresa 99. Que es donde se consolida la información.
7.6 CAMBIO MOVIMIENTOS
Permite cambiar los movimientos contables de terceros y de cuentas que estén creados con códigos diferente y son los mismos y permite eliminar el que está mal creado.
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8. AYUDA
El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opción F1 o por la opción ayuda de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento.
Fig. 8-1 8.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra la tabla de contenido del sistema.
8.2 SOPORTE REMOTO:
Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del
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8.3
ACERCA DE.
Muestra la version que tiene el sistema
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