Manual Contable Multicreditos 2b6v6g

Manual Contable

Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua Recinto Universitario Carlos Fonseca Amador

Trabajo de Organización y Sistemas Contables Tema: Manual Contable Financiera Multicréditos, S.A.

Elaborado por:     

Elsie Lisbeth Castillo Zamora. Graciela Marina Aristhomene Bermúdez. María José García García. Luis Carlos González González. Luis Jerónimo Sevilla García

Grupo: 4241 Aula: D - 9

Managua, 14 de Junio de 2012.

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ÍNDICE

I. II. III. IV. V. VI.

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECÍFICOS ANTECEDENTES JUSTIFICACIÓN DESARROLLO a. Estructura del Catalogo Contables b. Políticas Contables c. Funciones del Área Contable d. Procedimiento de Operaciones e. Normas de Control Interno f. Contenido y Uso de las Cuentas.

VII.

FORMULARIOS *Objetivos *Instrucciones *Medidas

I.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad sistematizada en Financiera Multicréditos, S. A., sirve para controlar todas las operaciones realizadas, así como, generar información útil y

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oportuna para la toma de decisiones de los Dirigentes o Responsables, según sea el caso. Finalmente se desarrollarán los registros de los procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración, análisis e interpretación de los Estados Financieros de la empresa. II.

OBJETIVOS GENERALES

 Diseñar e implementar un manual contable adaptado a las necesidades de la Empresa, conforme los principios de contabilidad generalmente aceptados para establecer la normatividad financiera de la Empresa que nos permitirá asegurar el correcto registro de las operaciones, así como la adecuada presentación y revelación de la información financiera de la misma.

III.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Elaborar un Catalogo de Cuentas donde contemplara las cuentas que serán utilizadas para registrar las transacciones y operaciones de la empresa de acuerdo a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.  Establecer las políticas contables (principios, fundamentos y reglas) de acuerdo a los PCGA, para lograr una mejor preparación y presentación de los Estados Financieros.  Determinar todas las funciones del área contable para garantizar la exactitud en los registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que ayude a la toma de decisiones de la empresa.  Establecer cuáles serán los procedimientos de operaciones el cual brindara información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades istrativas.  Establecer normas del Control Interno Contable, para el registro y control de las operaciones.

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 Establecer en el manual contables el uso y naturaleza de cada una de las cuentas componentes del catalogo de cuentas cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.  Diseñar y hacer cumplir las instrucciones y medidas de los formularios que serán utilizados para el control y manejo de las operaciones y transacciones de la empresa. IV.

ANTECEDENTES

Financiera Multicréditos, S.A. nació en el 2003, con una modesta cantidad de Colaboradores y con 10 Sucursales en todo el país. Cinco años después es la Empresa a nivel de Financieras, en el tercer lugar en el mercado de Créditos. El catálogo de Financiera Multicréditos, S.A. tiene alrededor de 50,000 Clientes a nivel departamental y cuenta con una Cartera razonable, que garantizan la rentabilidad de dicha Empresa. Financiera Multicréditos, S.A. se dio a conocer en el 2005 popularmente con el nombre comercial “Te Financio” y con el cual se expandió su prestigio a numerosos barrios, especialmente en la Capital. Ya conocida como “Te Financio”, abrió en menos de 3 años 7 Sucursales más expandidas no solo en la Capital, sino también en los Departamentos, confirmando la aceptación de los Clientes, con la afluencia de los mismos. Para conservar su posicionamiento en el Mercado Financiera Multicréditos, S.A., cuenta con Manuales Internos, de Procedimientos y Manuales Contables para el registro de sus operaciones diarios y con veracidad, rapidez, exactitud y nitidez, de ello se logra mantener la Contabilidad al día y generar del Sistema Contable los informes necesarios para la toma de Decisiones en la Empresa. Financiera Multicréditos es una Empresa que logra adquirir mayor cantidad de Clientes por sus préstamos otorgados, con garantía sobre bienes muebles e inmuebles, como respaldo de su Cartera de Préstamos. Dichos Bienes muebles e inmuebles, son subastados una vez Dados en Pago por el Cliente que incumplió con el pago de la obligación, de esto la Empresa maneja un inventario para sus Ventas, de artículos usados obtenidos mediante “Dación en Pago”.

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V.

JUSTIFICACIÓN

Es necesaria la elaboración de los manuales de procedimientos contables, ya que son la base del sistema; ayudan a un mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia de los registros; y que además, son imprescindibles para el control interno sistematizado de la Empresa por medio de los Catálogo Contable y demás Manuales normativos. El manual es una guía de procesos y a la misma vez es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la istración, y mejorar la calidad de los resultados. VI.

DESARROLLO

a. Estructura del Catálogo Contable. Para la codificación del Catálogo de Cuentas, se utilizó un código numérico, que permite el registro de las Cuentas y proporciona facilidad para agregar nuevas cuentas según las necesidades de la Empresa. Para los rubros se eligió la clasificación clásica recomendada por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Rubros 1 Activos 6 Costos de Venta 2 Pasivos 7 Gastos y Egresos 3 Patrimonio 8 Otros Gastos e Ingresos 4 Cuentas de Orden 9 Cuentas de Cierre 5 Ventas Para las clases, se siguió el siguiente esquema, siempre según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Rubros 1

2

3

Clases Activos 1 Circulante 2 Fijo 3 Diferido

5

Ventas 1 Ingresos Corrientes

6

Costos de Ventas 1 Costo de Venta

Pasivos 1 Circulante 2 A Largo Plazo

7

Gastos y Egresos 1 Gastos de Venta 2 Gastos de istración 3 Gastos y Productos Financieros

Patrimonio 1 Capital Social 2 Reservas Patrimoniales

8

Otros Gastos e Ingresos 1 Otros Gastos Organización y Sistemas Contables

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3 Resultados 4

2 Otros Ingresos

Cuentas de Orden

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Cuentas de Cierre 1 Cuentas de Cierre

Las cuentas de mayor se ordenan de acuerdo a su disponibilidad (activos) o a su exigibilidad (pasivos) de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Así el código del Catálogo de cuentas para Financiera Multicréditos, S.A. está formado por 5 niveles y consta de 7 dígitos de la siguiente manera: 1110100 Rubro Clase

Cuenta Mayor

Sub-Cuenta

Sub-sub-cuenta

Financiera Multicréditos, S.A. Catalogo de Cuentas Contables Código Cuenta 1110000 Caja 1110100 Moneda Nacional 1110200 Moneda Extranjera 1110300 Caja Chica 1110400 Sobrante en Caja 1120000 Bancos 1120100 Moneda Nacional BAC 00000000-0 1120200 Moneda Extranjera BAC 00000000-0 1130000 Cuentas y Documentos por Cobrar 1130100 Cuentas por Cobrar - Clientes 1130101 Nacionales 1130102 Extranjeros 1130100 Documentos por Cobrar 1130100 Moneda Nacional 1130200 Moneda Extranjera 1140000 Estimación para Cuentas de Cobro Dudoso 1140100 Nacionales 1150000 Extranjeros 1150100 Inversiones en Otras Empresas 1150200 Inversión en Acciones 1160000 Almacén 1160100 Inventario 1160200 Mercadería en Transito 1170000 Pagados por Anticipado

Tipo M D D D D M D D M D D D D D D M D D M D M D D M

Nivel 1 2 2 2 2 1 2 2 1 2 3 3 2 3 3 1 2 2 1 2 1 2 2 1

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1170100 Anticipo a Proveedores 1170101 Nacionales 1170102 Extranjeros 1170200 Impuestos pagados por anticipado 1170201 IVA pagado por anticipado 1170202 IR pagado por anticipado 1170203 Otros Impuestos pagados por anticipados 1170300 Intereses pagados por anticipado 1170301 Otros Intereses pagados por anticipado 1170302 Intereses bancarios pagados por anticipado 1170400 Gastos Pagados por Anticipado 1170401 Renta Pagada por Anticipado 1170402 Seguro pagado por anticipado 1170403 Publicidad 1170404 Seguridad Pagada por Anticipado 1170405 Adelantos salariales 1170406 Mantenimiento 1180000 Papelería y Útiles de Oficina 1180100 Papelería 1180100 Útiles de Oficina 1190000 Otras Cuentas Por Cobrar 1190100 Deudores Diversos 1190200 Prestamos a Funcionarios y Empleados 1190300 Faltante en Caja 1190400 Intereses por Cobrar 1190500 Otras Cuentas por Cobrar 1210000 Terrenos 1210100 Terreno 1220000 Mobiliario y Equipo de Oficina 1220100 Mobiliario 1220200 Equipo de Oficina 1230000 Edificio 1230100 Edificio 1240000 Equipo Rodante Y de Reparto 1240100 Equipo Rodante y de Transporte 1240200 Equipo de Reparto 1250000 Herramientas y enseres 1250100 Herramientas de trabajo liviano 1250200 Herramientas de trabajo pesado 1250300 Herramientas auxiliares 1260000 Depreciación Acumulada 1260100 Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina 1260200 Depreciación de Edificio 1260300 Depreciación de Equipo Rodante Y de Reparto 1260400 Depreciación de Herramientas y Enseres

D D D D D D D D D D D D D D D D D M D D M D D D D D M D M D D M D M D D M D D D M D D D D

2 3 3 2 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3 1 2 2 1 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2 1 2 1 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2

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1310000 Gastos de Instalación 1310100 Gastos de Constitución 1310200 Gastos Pre-operativos 1310300 Mejoras en Bienes Arrendados 1310400 Amortización de Gastos de Instalación 1310401 Gastos de Constitución 1310402 Gastos Pre operativos 1310403 Mejoras en Bienes Arrendados 2110000 Cuentas por Pagar/Proveedores 2110100 Moneda Nacional 2110200 Moneda Extranjera 2120000 Documentos por Pagar 2120100 Moneda Nacional 2120200 Moneda Extranjera 2130000 Prestamos por Pagar corto plazo 2130100 Moneda Nacional 2130200 Moneda Extranjera 2140000 Impuestos por pagar 2140100 IR por Pagar 2140200 IBI por Pagar 2140300 Impuesto Municipal 2150000 Retenciones por Pagar 2150100 INSS Laboral 2150200 IR laboral 2150300 Retención por servicios profesionales (10%) 2150400 IVA retenido por Pagar 2150500 1% IR en la fuente 2160000 Gastos Acumulados por Pagar 2160100 Seguro Social por Pagar 2160200 Sueldos y Salarios 2160300 Vacaciones 2160400 Aguinaldo 2160500 Indemnizaciones 2160600 Comisiones 2160700 Agua 2160800 Teléfono 2160900 Luz 2161000 Internet 2161100 Publicidad 2161200 Inatec 2161300 Viáticos 2161400 Otros Gastos Acumulados por Pagar 2170000 Acreedores Diversos 2170100 Anticipos de Clientes 2170200 Acreedores Diversos

M D D D D D D D M D D M D D M D D M D D D M D D D D D M D D D D D D D D D D D D D D M D D

1 2 2 2 3 3 3 3 1 2 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2

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2180000 Intereses por pagar 2180100 Intereses bancarios 2210000 Prestamos por Pagar a largo plazo 2210100 Moneda Nacional 2210200 Moneda Extranjera 2220000 Hipoteca por pagar a largo plazo 2220100 Moneda Nacional 2220200 Moneda Extranjera 2230000 Documentos por pagar a largo plazo 2230100 Moneda Nacional 2230200 Moneda Extranjera 3100000 Capital Social 3110000 Capital Social 3110100 Capital Suscrito Pagado 3110101 Capital Ordinario 3110102 Capital Preferente 3110200 Capital Suscrito no Pagado 3110201 Capital Ordinario 3110202 Capital Preferente 3120000 Capital Donado 3200000 Reservas Patrimoniales 3210000 Reserva Legal 3220000 Reservas para Reinversión 3220100 Reservas Estatutarias 3220200 Otras Reservas 3300000 Resultados 3310000 Resultado Neto del Ejercicio 3320000 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores 3330000 Resultados no Distribuibles 4110000 Cuentas de Orden 4110100 Mercadería en consignación 4110200 Activos fuera de uso 4110300 Otras contingencias. 5100000 Ventas 5100100 Al Contado 5100200 Al Crédito 6100000 Costo de Venta 6100100 Costo de Venta 7100000 Gastos de Venta 7110100 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones 7110200 Sueldos y Salario 7110300 Viáticos 7110400 Comisiones 7110500 Incentivos 7110600 Horas Extra

M D M D D M D D M D D M D D D D D D D D M D D D D M D D D M D D D M D D M D M D D D D D D

1 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2

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7110700 INSS Patronal 7110800 INATEC 7110900 Vacaciones 7111000 Aguinaldo 7111100 Indemnización 7111200 Otros Ingresos Laborales 7120000 Servicios 7120100 Electricidad 7120200 Teléfono 7120300 Agua 7120400 Internet 7120500 Cable 7120600 Vigilancia 7120700 Limpieza 7130000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento 7130100 Depreciación 7130200 Amortización 7130300 Mantenimiento 7140000 Impuestos y Tributos 7140100 1% Ingresos Netos (Tributo Alcaldía) 7150000 Otros Gastos De Venta 7150100 Otros Gastos de Venta 7200000 Gastos de istración 7210000 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones 7210100 Sueldos y Salario 7210200 Viáticos 7210300 Comisiones 7210400 Incentivos 7210500 Horas Extra 7210600 INSS Patronal 7210700 INATEC 7210800 Vacaciones 7210900 Aguinaldo 7211000 Indemnización 7211100 Otros Ingresos Laborales 7220000 Servicios 7220100 Electricidad 7220200 Teléfono 7220300 Agua 7220400 Internet 7220500 Cable 7220600 Vigilancia 7220700 Limpieza 7230000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento 7230100 Depreciación

D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D M D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

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7230200 Amortización 7230300 Mantenimiento 7240000 Impuestos y Tributos 7240100 IBI 7240200 Basura 7250000 Otros Gastos De istración 7250100 Otros Gastos De istración 7300000 Gastos y Productos Financieros 7310000 Productos Financieros 7310100 Intereses por Cobrar 7310200 Otros Productos Financieros 7320000 Gastos Financieros 7320100 Intereses por Pagar 7320200 Otros Gastos Financieros 7330000 Diferencial Cambiario 7330100 Perdida Cambiaria 7330200 Utilidad Cambiaria 8100000 Otros Gastos 8110000 Perdidas por Reevaluación 8110100 Pérdida en Venta de Activo Fijo 8110200 Otros Gastos por Reevaluación 8120000 Otros Gastos 8200000 Otros Ingresos 8210000 Ingresos por Reevaluación 8210100 Ganancia en Venta de Activos Fijos 8210200 Otras Utilidades por Reevaluación 8230000 Otros Ingresos 9110000 Cuentas de cierre 9110100 Utilidad o Perdida Antes Ir 9110200 Impuesto Mínimo Sobre la Renta

D D D D D D D M D D D D D D D D D M D D D D M D D D D CCC–

2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 2 3 3 2 1 2 3 3 2

b. Políticas Contables de la Empresa. Organización y Sistemas Contables

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A continuación se presentan un resumen de las principales Políticas Contables utilizadas por Financiera Multicréditos S.A., en la preparación de sus Estados Financieros. Marco de referencia contable: La entidad rige su Contabilidad según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados por el Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua (PCGA) Base de Registro: Las transacciones Contables de Financiera Multicréditos, S.A. y sus correspondientes Estados Financieros son registrados sobre la base de acumulación o devengo. Esto hace que sus registros se fundamenten en el derecho adquirido u obligación contraída y no en la fecha de cancelación o pago en efectivo y son registradas según los principios de la partida doble y utilizando el Sistema de Inventarios Perpetuos. Transacciones y saldos en moneda extranjera: Las transacciones y los saldos en moneda extranjera se registran a su equivalente en córdobas, al tipo de cambio vigente a la fecha de la transacción y los saldos al tipo de cambio vigente a la fecha de cierre. Período contable: El período contable coincide de la entidad con el período fiscal que comienza el primero de julio y termina el 30 de Junio del siguiente año. Unidad monetaria: Los registros Contables de Financiera Multicréditos, S.A. están expresados en córdobas (C$), Moneda Oficial de la República de Nicaragua. La paridad legal establecida por el Banco Central de Nicaragua a partir del 10 de Enero de 1993, era de “Seis Córdobas por Un Dólar Norteamericano” (C$ 6.00 por US$ 1.00), y a partir de esa fecha la moneda tiene un deslizamiento diario, que es actualizado diario conforme publicación oficial del Banco Central de Nicaragua, en calendarios mensuales. Inventarios: Los inventarios de los productos que comercializa Financiera multicréditos, S.A. son registrados al costo histórico, el cual es determinado de conformidad con el método de costo promedio. Cuentas de dudosa recuperación: Las cuentas de dudosa recuperación, son consideradas como tales después de agotadas las gestiones de cobranza y se llegue a la conclusión que son irrecuperables. Para tal efecto se tiene estimación del 1% de las Cuentas por Cobrar. Activos fijos: Los activos fijos se registran al costo de adquisición (histórico) y se deprecian utilizando el método de línea recta en concordancia con la ley de Equidad Fiscal y su Reglamento Organización y Sistemas Contables

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c. Manual de Funciones del área contable Introducción La dirección de un negocio requiere tomar decisiones, evaluar el desempeño y desarrollar métodos tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros contables de la entidad. No basta para estos efectos con la preparación de analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este. Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia Financiera. Funciones del Departamento de Contabilidad  Clasificar, ordenar, agrupar, registrar y almacenar las operaciones de la empresa.  Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa.  Formular los estados financieros.  Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el registro contable.  Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores.  Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e informar periódicamente al Director General. Ficha Nº 1 Nombre del Cargo: Contador General Descripción del Cargo: Responsable del Departamento de Contabilidad de la entidad. Subordinado al Gerente Financiero. Tiene bajo su responsabilidad a los Auxiliares de Contabilidad A y B Requisitos Mínimos para el Cargo: Licenciado en Contabilidad Publica Funciones: *Mantener los registros contables al día *Elaboración de Reportes Contables *Apoyar en tareas istrativas *Velar por la funcionalidad del Sistema Contable empleado por la entidad *Registro, cálculo y pago de Impuestos y Retenciones Ficha Nº 2 Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad A Organización y Sistemas Contables

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Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos. Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al menos Tercer año) Funciones: *Registrar y Clasificar las partidas *Verificar los Soportes de los Registros Contables Ficha Nº 3 Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad B Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos. Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al menos Tercer año) Funciones: *Registrar y Clasificar las partidas *Verificar los Soportes de los Registros Contables

d. Procedimiento de Operaciones Inventarios Físicos de la Empresa Como paso previo indispensable para la toma de inventarios, será necesario realizar una limpieza y reacomodo de los artículos que se encuentran en el almacén. La limpieza será general y deberá comprender muros, pisos, anaqueles y materiales. Por otra parte el reacomodo deberá realizarse procurando que todos los artículos con la misma clave se encuentren localizados en un solo lugar, con el objeto de facilitar el conteo de los bienes. 1. Los Bienes Muebles e Inmuebles se contarán de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante. 2. Se contarán en presencia de un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. 3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores. 4. El contador y el auditor no contarán los Bienes Muebles e Inmuebles del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último. 5. Se hará un listado de Bienes Muebles e Inmuebles en el cual se tomarán los encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo. 6. Se verificarán que se encuentren las cantidades correctas de Bienes Muebles e Inmuebles dentro de ellas. 7. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo de la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja. Organización y Sistemas Contables

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8. Los números de secuencia de la Bienes Muebles e Inmuebles enlistados serán de 5 en 5 y por anaquel. 9. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema. 10. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de Bienes Muebles e Inmuebles, en caso de haberlo se volverá a contar la Bienes Muebles e Inmuebles con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

Declaración y pago de Impuestos y Retenciones Como paso previo indispensable para la declaración y pago del impuesto al valor agregado se deberán tener actualizados los auxiliares contables de retenciones e impuestos por pagar y se deberá elaborar un resumen de ventas para cotejarlo con los registros contables. 1. En el caso del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se cotejara el Saldo Retenido por Pagar con el Saldo Retenido Acreditable para determinar el mayor de ellos y se cancelara la cuenta de menor monto contra la cuenta de mayor monto. a. En caso de haber un saldo por pagar se cancelará en monto con un cheque oficial autorizado por la Gerencia General. b. En caso de haber un saldo a favor se procederá a su adecuado registro. 2. El en caso de la Retenciones por Pagar en concepto de IR Laboral, IR en la Fuente, IR por servicios profesionales, se procederá a determinar el monto total a pagar y se cancelará el adeudo con un cheque oficial autorizado. 3. En el caso del Impuesto Definitivo sobre la Renta (IR por Pagar) a. Se realizará la Cancelación de las Cuentas de Resultado del ejercicio contable para cerrarlo y determinar el Resultado Contable del Ejercicio (Utilidad o Perdida) b. Se realizara una conciliación fiscal a fin de determinar el Resultado Fiscal i. De resultar Utilidad, esta será la Renta Gravable de Ejercicio y se le aplicará la base de IR definida por ley (30%) ii. De Resultar Pérdida no se aplicará ninguna base para cálculo de impuesto c. Se determinará el monto total de los activos de la empresa, en caso de que estos tengan un valor mayor a US$ 100,000.00 ( Cien mil Dólares Norteamericanos) y se aplicara una tasa del 1% d. Se declarará un IR por pagar por el valor de mayor monto de los anteriormente descritos. 4. En el caso de los Anticipos de IR y Tributo municipal se declaran por el monto correspondiente según el resumen de Ventas del Mes.

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Arqueo de Caja Como paso previo indispensable para la realización de arqueos se deberá constar con la autorización de la Gerencia. Esta autorización debe de obtenerse justo antes de comenzar el arque sorpresivo. 1. Mostrar la debida autorización firmada por la Gerencia al responsable de caja. 2. Solicitar al responsable todo el efectivo, monedas, cheques, vales, notas etc. 3. Proceder al conteo en presencia del responsable 4. Llenar el Formulario respectivo 5. Conseguir la firma del responsable del fondo 6. En caso de haber discrepancia entre el valor contado y el valor en los registros informar a la Gerencia para que autorice el registro de la partida de ajuste. 7. Redactar un acta con el resultado del arqueo

e. Normas de Control Interno Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: *Proteger los activos *Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera *Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno istrativo y Control interno contable. Control interno istrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas istrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:  Activos Caja chica  Efectivo Inventarios  Ventas Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:  Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

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 Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control  Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:  Efectivo en caja  Cuentas bancarias  Todo aquello disponible para pagos sin restricción.  Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.  La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:  Operaciones en el mostrador (ventas)  Ingresos ejecutados por cobradores  Remesas por correos Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:     

Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. El cajero no debe tener a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:  Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.  Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.  Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Organización y Sistemas Contables

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Caja y Banco La caja se divide en dos: . Caja chica: La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque . Caja general: La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control están:  Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.  Que estos volantes estén numerados  Manejados por una sola persona  La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.  Depositar el dinero de la caja general  Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja. Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacenes despachar la Bienes Muebles e Inmuebles estos deben hacerlo mediante un conduce. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: *Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito). *Nota de despacho o conduce *Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes. La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos. Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envié Bienes Muebles e Inmuebless,

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según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus Bienes Muebles e Inmuebless. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir:  Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.  Que al salir Bienes Muebles e Inmuebles sea revisada por la persona encargada.  Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. Clasificación y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos. Los activos fijos pueden ser: *Tangibles o Intangibles ***Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificiossujetos a depreciación; Bosques sujetos a agotamiento. ***Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario. Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida. La depreciación puede realizarse por tres métodos: Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:     

Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos. Poseer una relación detallada y actualizada Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación. Hacer chequeo periódico de los mismos. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

Los inventarios.

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Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Bienes Muebles e Inmuebles que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las Bienes Muebles e Inmuebles. Establece que la primera Bienes Muebles e Inmuebles que se compra es la primera en venderse o salir UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas Bienes Muebles e Inmuebles que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos:  Hacer conteos físicos periódicamente.  Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.  Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.  Realizar entrega de Bienes Muebles e Inmuebles únicamente con requisiciones autorizadas.  Proteger los inventarios con una póliza de seguro.  Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado. Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones. Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: a) Debida autorización de transacciones y actividades. b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades. c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas

f. Contenido y Uso de las Cuentas Organización y Sistemas Contables

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g. Formularios Financiera Multicréditos (Nombre Comercial: “Te Financio”) Formularios Contables y No contables Te Financio como empresa comercial en préstamos con garantía en bienes muebles e inmuebles, ha desarrollado sus formatos de formularios en un diseño ya implementado en otras empresas del mismo rol comercial. Como su contabilización es computarizada, la trasmisión de datos se realizara inmediata y a la hora de imprimirlo se guardara las dos copias imprimidas para contabilizar la documentación a su área correspondiente. “Se puede definir formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, que se utilizan como diseño de presentación al . Sus componentes se presentan bajo un diseño orientado al tipo de comercio ejercido por la institución.” La estructura de los formatos está preparada para contener la información mínima para la definición y puesta en funcionamiento de un plan de contabilización, basada en el establecimiento de objetivos. 1. Objetivos de los formularios Obtener información sobre el desempeño logrado por el Programa de la compañía, valorando los principales resultados alcanzados en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, los efectos de los objetivos y metas no logradas o parcialmente alcanzadas sobre los resultados globales y los principales desafíos de la gestión de acuerdo a la evaluación realizada. •Eliminar duplicidad de esfuerzo. •Facilitar el trabajo. •Reducir costos. •Proveer uniformidad en los datos que se registran, informan o analizan en una agencia. Colores y disposición para llenar los formularios Colores de los formularios: En cada tipo de formulario puede haber 1 o 2 Copias. Copia 1 Azul, se dirige al área de Contabilidad Copia 2 Amarillo, se dirige al responsable del área donde se llena el formulario Original Blanco, se le entrega al cliente Luego de realizar una actividad comercial se llenaran 3 formularios (Azul, Amarillo, blanco), luego se llevara a cabo el envió de las hojas a su destinatario correspondiente.

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Mantenimiento de documentos y registros Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad en Te financio, se los mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o debidamente referenciados. Los archivos de la documentación contable son propiedad del departamento financiero y no serán removidos de la oficina correspondiente, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes de los dueños competentes. La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarán disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoría.

Recibo Oficial de Caja Objetivo: Servir de constancia en la recepción de los ingresos en efectivo, cheques o moneda Extranjera que percibe la Financiera Multicréditos S.A, por la venta de bienes muebles e inmuebles, Siempre que no se trate de venta de contado, ya que para tal fin se utiliza la factura de contado que es un equivalente al Recibo de Caja si va sellado y firmado por el cajero como constancia de que esta fue cancelada en caja. Recibe Información de: Abonos o cancelaciones de factura de crédito en efectivo o cheques, notas de débitos u otros ingresos. Brinda información a: Informes diario de caja y banco Es soporte del: Comprobante de Diario Preparado por: Los Cajeros de TE FINANCIO Procedimientos: Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de recibos y este será el custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de mantener un constante control y supervisión tanto el que está en uso como los que se encuentran en bodega de papelería controlados por Contabilidad. Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que ingrese a caja detallando el número de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de clientes, cancelación de facturas de crédito, notas de débito, otros ingresos, etc. Control Interno: La Función de recibir dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona, por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, de dallando los documentos que originan el ingreso. Organización y Sistemas Contables

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Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique la cuenta bancaria en la que se deposita el dinero. Únicamente se recibirán cheque emitidos a nombre de Financiera Multicréditos, S.A. Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponérsele un sello que indique anulado, tanto al original como en las copias, remetiéndolas a contabilidad en el correspondiente orden. El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte. El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos oficiales De caja. Frecuencia: Se emite por cada ingreso recibido que no se trate de ventas de contado Distribución: Se elabora en original y dos copia Original: Cliente para soporte de comprobación de pago. Copia I: contabilidad para la elaboración de registros contables. Copia 2: Caja para la elaboración del informe diario. Características: Se imprime en papel bond 4 0. En una sola cara en original. Color blanco. Pre numerado en imprenta. Instructivo para su uso; Encabezado: 1. Financiera Multicréditos, S.A.: Para identificar a la razón social 2. Recibo Oficial de Caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos 3. Numeración 001: Corresponde a la pre numeración secuencial 4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo Cuerpo del documento 5. Valor: Anote el valor recibido en número 6. Recibimos de: El nombre completo o razón social de quien se recibe el Dinero o cheque. 7. Por cuenta de: El nombre completo de quien se recibe el dinero en caso de no haber realizado el pago a través de terceras personas. 8. La cantidad de: Anotar la cantidad recibida en letras 9. En concepto de: Detalle claramente número de facturas o notas De débito o causa que dio origen al documento 10. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en Efectivo Organización y Sistemas Contables

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11. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a través de un 12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrará el valor recibido en cheque 13. Ck # : Anote el número de Cheque recibido Anote el número de Cheque recibido 14. Firma y sello Cajero: Firma de identidad del cajero y sello de caja Ejemplo:

Arqueo General de Caja Objetivo: Este formulario está diseñado para realizar recuento físico del dinero existente en caja (Billetes, cheques, vales), con el fin de verificar que el manejo de los fondos es manejado y Controlado adecuadamente.

Realizado por: Es practicado por el Contador Procedimientos: El presente arqueo general de caja debe ser practicado por un contador de la empresa o Auditores, éste deberá de ser elaborado en presencia de los cajeros y deberá ser de Organización y Sistemas Contables

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forma sorpresiva, a fin de determinar cualquier situación anómala en el manejo del efectivo. Deberán de ser en forma periódica en los momentos que se estime conveniente por las Personas autorizadas, para realizar esta actividad. Control interno: Deben efectuarse arqueos sorpresivos y periódicos a los responsables de las cajas para el adecuado manejo y control de los mismos. Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y valores, deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta de entrega y recepción conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a esta documentación en efectuará el movimiento contable respectivo. El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte. Ninguna persona tiene a los documentos y valores que son responsabilidad del Cajero, excepto el personal de contabilidad y auditoría designado para efectuar arqueos. Frecuencia: Son utilizados en forma periódica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general. Distribución: Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificación en el efectivo de la empresa. Copia: Cajero, constancia del arqueo efectuado. Características: Impresa en una cara, en original y 1copia; El formato no es pre numerado de imprenta Block de 50 juegos c/u, Papel Bond N° 40; Original color blanco y copia de color Instructivo para su uso: Encabezado: 1. Financiera Multicréditos, S.A.: Para identificar la razón social de la empresa 2. Arqueo de Caja: identificación del documento 3. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo 4. Día en que se realizó el Arqueo. Cuerpo Principal: 5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran según la denominación respectiva. 6. Denominación: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado

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7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de Billetes o monedas por su denominación 8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor. 9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor de la empresa. 10. Cheque número: Anotar el número del cheque recibido 11. Banco: Anotar nombre del banco que gira el Cheque 12. Valor: El monto del cheque en forma numérica. 13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de valor 14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado. Autorizaciones: 16. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja. 17. Contador: Firma del contador que práctico el arqueo.

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(1) FINANCIERA MULTICRÉDITOS, S.A. (2)ARQUEO DE CAJA (3)RESPONSABLE (4)PRACTICADO EL DIA DETALLE (5)CANTIDAD DE BILLETES

(6)DENOMINACIÓN 500 200 100 50 20 10 5 1 0.50 0.25 0.10 0.05

(8)SUB TOTAL

(7)VALOR

C$

CHEQUES (9)EMITIDOS POR

(10)N° DE CK

(11)BANCO

(12)VALOR

(13)SUB TOTAL

C$

(14)TOTAL (DETALLE DE EFECTIVO + CHEQUES)

C$

Declaro que el valor que tengo en C$ son la totalidad de fondos que tengo bajo mi responsabilidad y que son propiedad de Financiera Multicréditos, S.A. los cuales fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción. (16)Cajero

(17)Contador

Comprobante de Caja Chica Objetivo: Formalizar el pago efectuados a través del fondo del fondo de Caja Chica. Recibe Información de: Organización y Sistemas Contables

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Factura Recibos Detalle de gastos Brinda Información a: Es soporte del: Comprobante de pago Procedimientos: Para respaldar los pagos de Caja Chica, el cajero debe emitir un recibo de la misma, previamente aprobado u autorizado por la persona autorizada. Excepto cuando se adjunte comprobante justificativo que ya traiga autorización. Así como también el encargado del fondo deberá firmar inmediatamente a la persona a la cual le está entregando. Frecuencia: Se debe emitir un comprobante de Caja Chica por cada uno de los desembolsos Efectuados o rendiciones entregadas, las cuales deberán estar debidamente soportadas. Distribución: Se elabora en original y dos copia. Original: Contabilidad, los recibe para su revisión y posterior como soporte en el comprobante de pago. Copia 1: Archivo permanente del encargado del fondo de Caja Chica. Características: Impresa en una cara; Pre numerado; Block de 5O juegos c/u y copia en colores; Papel Bond. Control Interno: 1. Los comprobantes anulados se adjuntan con sus tanto al reembolso del fondo de Caja Chica para mantener la numeración sucesiva de la forma. 2. Los blocks de comprobantes pendientes de uso serán custodiados por el Departamento de contabilidad, quien a su vez llevará control de la entrega de los block entregados. 3. Los comprobantes de caja chica, para su reembolso, debe ser soportados con la Documentación comprobatoria del pago (facturas, solicitudes de viáticos, recibos, etc.) 4. Deben sellarse los recibos por pagos efectuados, para evitar duplicidad. Instructivo Para su uso 1. Nombre del banco: Identificación del banco en el que se realiza el depósito 2. Comprobante de Fondo Caja Chica: Para identificar el nombre del formato. Organización y Sistemas Contables

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3. Numeración 001: Corresponde al pre numeración secuencial 4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo. 5. Valor: Anote el valor recibido en número Cuerpo Principal: 6. Pagado a: Nombre completo de quien recibe el dinero 7. La Cantidad de: Anote el valor pagado en letras 8. En concepto de: El motivo del gasto detallando claramente, los documentos soporte si existieran (facturas etc.) 9. Vale provisional No.: Anote el número de vale utilizado previamente el cual estamos justificando o soportando. 10. Detalle de Cuentas: Anote el nombre de la cuenta a la cual estamos Aplicando el gasto. 11. Código: Anote la codificación asignada a la cuenta descrita, reflejada en el catalogo de la empresa. 12. Parcia: Anote la cantidad de la sub cuenta detallada. 13 Importe: Anote el monto total por cada cuenta a nivel de mayor a la cual se está aplicando el monto. 14. Elaborado Por: Firma el encargado del fondo Caja Chica 15. Autorizado Por: Firma de la persona autorizada de la istración. 16. Recibí Conforme: Firma de la persona que recibe el fondo.

(1)Financiera Multicréditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardín Teléfono 2222-2222

(2) Comprobante de Caja Chica (3) No. 00005 (4) Fecha:___________________________

(5) Valor:_______________________

(6)Pagado a: ___________________________________________________________________________________ (7) La cantidad de:_______________________________________________________________________________ (8) Por el Concepto de: ___________________________________________________________________________ (9) Vale Provisional de Caja Chica No ______________________________________________________________ (14) Elaborado por:____________ (15) Autorizado por:_______________ (16) Recibí Conforme:_______________

Reembolso de Fondo Caja Chica Objetivo:

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Recopilar, clasificar, resumir y archivar todos los comprobantes de fondo Caja Chica y documentación soporte de los egresos, para solicitar su reembolso y la contabilización oportuna de los gastos u otras operaciones originadas. Recibe Información de: Comprobante de fondo Caja Chica Documentos soportes que justifiquen el gasto (facturas, etc.) Brinda Información a: · Solicitud de Cheques · Comprobante de Pago · Comprobante de diario Preparado Por: El encargado de fondo Caja Chica Procedimientos: Se establece un mínimo de efectivo a manejar en el fondo de Caja Chica asignado, al llegar a este límite el responsable de la caja chica, procederá a efectuar el reembolso por los gastos, relacionando todos los comprobantes en el formato y se cuadra con el efectivo disponibilidad el monto del fondo de Caja Chica. El contador comprueba que todos los comprobantes están correctamente expedidos autorizados y firmados por el beneficiario y constata la cuadratura con el efectivo disponible, y firma el espacio correspondiente a revisado, elaborando la solicitud de emisión de cheque para cubrir el reembolso por los gastos efectuados. Control Interno: Los documentos que respaldan el reembolso de fondo fijo deben estar debidamente mutilados con el sello pagado, el cual deberá colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de cancelar un documento o elaborar un recibo. El responsable deberá de manejar un catálogo de cuenta, con el fin de que realice la Codificación correcta a los centros de costos correspondientes por las sumas canceladas. El cheque emitido para el reembolso se podrá registrar directamente la afectación de las Cuentas de costos o gastos que correspondan en función de agilizar su emisión se podrá Utilizar una cuenta transitoria (tramite de reembolso), a cual se cancelará al momento de efectuar el registro del reembolso a través de un comprobante de diario. Frecuencia: Se emite cada vez que el efectivo disponible llega al mínimo pre-establecido o bien emitirse el último día de cada mes para efectos dé que los gastos queden registrados período que le corresponden. Distribución: Se elabora en original y dos copia Organización y Sistemas Contables

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Original; Contabilidad, para su revisión y un vez aprobados, opte el comprobante de pago con se efectúa el reembolso. Copia 1 Deberá ser archivado para el responsable del fondo, el cual te servirá de videncia de justificación del fondo de Caja Chica bajo su responsabilidad. Características: Impresa en una cara; El formato no es pre numerado; Bock de 50 juegos c/u; Papel Bond y Manitol; Original color blanco/copia en color Instructivo para su uso; Encabezado: 1. Financiera Multicréditos, S.A.: Para identificar la razón social de la empresa. 2. Comprobante de Caja Chica: Para identificar el nombre del formato. 3. Encargado del Fondo: Nombre de la persona a cargo del fondo. 4. Fecha; Anotar la fecha en que se elabora el compro Comprobante de fondo de Caja Chica. 5. Ubicación del fondo; Departamento en que se asigna el fondo. 6. Fondo de Caja Chica Asignado; Anotar el valor del monto asignado en Números Cuerpo principal: 7. Fecha: Anotar la fecha del comprobante 8. No. Comprobante: Anote el No de comprobante del Fondo Caja Chica pre numerado o factura emitida o documento asignado. 9. Concepto del Pago: Anotar el motivo por el que se origina el Comprobante del fondo de Caja Chica. 10. Código; Anotar el código de la cuenta. 11 Importe; Anotar el monto en números con que se está afectando la cuenta. 12. Total pagado; Corresponde a la suma total de todos los importes detallados. 13. Efectivo disponible; Corresponde a la suma de dinero en efectivo Disponible el responsable del fondo. Autorizaciones: 14. Elaborado por; Firma del responsable del fondo. 15. Revisado por: El contador, que revisa el reembolso y solicita el reembolso. 16. Aprobado por; Firma del director financiero.

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(1) Multicréditos, S.A. (2) Reembolso de Fondo Caja Chica (3) Encargado del Fondo: _______________________________________(4) Fecha:_____________ (5)Ubicación del Fondo: ________________________ ((6) Fondo Fijo Asignado: C$______________

(7) Fecha

(8) Comprobante No.

(9) Concepto de Pago

(10) Código

(11) Importe

12) Total Pagado (13) Efectivo disponible

(14) Elaborado Por: _________________

(15) Revisado: ___________________

Comprobante de Pago Objetivo: Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo manejado en las cuentas bancarias. Recibe Información: Solicitud de emisión de cheque. Documentos soportes Brinda información a: Comprobante de Diario Tarjetas auxiliares Informe diario de caja y bancos Libro de Bancos Preparado por: Encargado de elaboración de cheques en el Departamento de Contabilidad. Procedimientos:

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Esta forma es una combinación de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al cheque propiamente y el duplicado con una sección adicional representa el comprobante. Al emitirse debe especificarse en la segunda sección el concepto por el cual se emite y en la tercera sección que aparece solo en la copia, se debe detallar los débitos y créditos que la operación de la origina. Frecuencia: Se emite por cada pago de efectivo correspondiente a las cuentas corrientes depositado en bs bancos. Distribución: Original: Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque) Copia 1: Se archiva en contabilidad junto con la solicitud de emisión de cheque y los documentos soportes ara afectar los registros contables, Copia2: Encargado de caja, para la preparación de informe de caja y banco. Control Interno: Todo cheque deberá llevar firma libradoras mancomunadas. Los cheques anulados deberán de ser mutilados poniéndoles un sello que indique ANULADO remitiendo los originales a Contabilidad para ser archivados en el legajo de Egresos en orden numérico. Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y estaban autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro. Todo trámite de cheque deber realizarse mediante solicitud de emisión de cheque debidamente autorizado. Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas, recibos y Otros documentos comprobatorios del egreso. Una vez emitido el cheque, deberá plasmarse sello de CANCELADO indicando el número de cheque y la fecha de emisión, a todos los documentos fuentes del desembolso. Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de Egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y afectación de cuentas contables. Debe cuidarse y controlarse la secuencia numérica de los cheques, tanto en su libramiento como en su registro. No se debe firmar cheques en blancos ni al portador. Los fondos en Moneda extrajera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los Estados financieros.

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Características: Impresa en una cara con dos copias a colores; El formato de cheque es pre numerado en imprenta por el banco; Block de 5O juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco, copia en colores. Instructivo Para su uso: Encabezado: l. Financiera Multicréditos, S.A.: Para identificar la razón social de la empresa. 2. Comprobante de Pago: Identificación del documento 3. Lugar y Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza el Comprobante de pago. Cuerpo del documento: 4. Páguese a: Nombre completo de la persona beneficiario que corresponde la cancelación de la deuda. 5. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 6. Concepto: El motivo por el cual se emite el cheque. Autorizaciones: 7. Hecho por: Firma de la persona que elaboro el comprobante 8. Revisado por: Firma del contador general 9. Autorizado por: Firma del gerente financiero. Cuerpo del documento: 10. Cuenta No.: El número de cuenta que se está aplicando el Pago. 11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el débito o crédito. 12. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 13. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 14. Haber: Valor total que se está afectando la cuenta15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. 16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en se cobró el cheque. 17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y número de cédula de identidad, presentada al cajero.

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(1) Financiera Multicréditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardín Teléfono 2222-2222 (2) COMPROBANTE DE PAGO (3) Lugar y Fecha: _______________________ (4) Pague se a:

C$_________________________

____________________________________________________________________

(5)La Cantidad de ___________________________________________________________

Cuenta: ___________________________ (6)CONCEPTO: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

(7)Hecho por:______________ (8)Revisado por: ______________ (9)Autorizado por: ________________ (10) CUENTA No.

(11) Nombre de la Cuenta (12) PARCIAL

(13) DEBE

(14) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

C$

_____________ ____________ ______________

Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en (16)La ciudad de ______________el día ____________ del mes _____________ del año ____________ (17)Recibí Conforme: ___________________________ Cédula Identidad # ________________________

Orden de Compra Objetivo: La orden de compra cumple con el objetivo de formalizar las compras de los bienes materiales y cualquier artículo requerido por Financiera Multicréditos, S.A. los cuales son necesarios para el Desarrolla de las actividades de operación. A través de este documentos e garantiza que los productos recibidos sean los solicitados, con el cual se constata la información; A si como también se registra oportunamente los pasivos oportunamente en caso que la adquisición se Realizara de crédito.

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Recibe Información de: · Requisiciones de compras · Cotizaciones Brinda Información: Al departamento de contabilidad para la realización de: · Registros de Bodegas · Departamento de Contabilidad · Proveedores para la elaboración de la facturación" Procedimientos: El responsable de Compra deberá emitir por las compras a efectuar una orden de compra indicando claramente a los proveedores las cantidades que se requieren, la cual deberá estar previamente autorizada para ser efectiva por los proveedores. La emisión original del documento servirá como respaldo de la mercadería a decepcionar por la bodega, junto con la factura del proveedor. Control Interno: Toda compra debe iniciarse con la emisión de una orden de compra autorizada por el gerente istrativo financiero, previo a la realización de fa compra debe conocerse los niveles de existencias en bodega y la demanda de los productos a adquirir. El trámite de la compra debe requerir la obtención de tres cotizaciones si el valor es igual o menor de C$ 20,000.00. Las cotizaciones de comprar al exterior deben ser autorizadas por la máxima autoridad (Director general). Las órdenes de compras que se anulen deben ponérseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original como en las copias remitiéndolas en orden numérico. Frecuencia: Se emite por las compras a efectuar de productos, materiales, insumos necesarios para el desarrollo de las operaciones de FINANCIERA MULTICRÉDITOS, S.A. Distribución: Original: Proveedor para facturar los artículos requeridos. Copia 1: Contabilidad para soportar facturar de comprobantes de pago. Copia 2: Bodega, la cual constará que los artículos entregados con los solicitados. Copia 3: Departamento de Compras. Características: Impresa en una cara en Original y Tres copias; Original de color blanco y copias en colores; el documento es pre numerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond; Organización y Sistemas Contables

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Original color blanco y copia en colores Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. Financiera Multicréditos, S.A. Para identificar la razón social de la empresa. 2. Orden de Compra: Para nombrar el documento a utilizar 3. Numeración 005: Pre numeración secuencial para el control de los formatos. 4. Proveedor: Nombre completo del proveedor que suplirá los productos o razón social si es persona jurídica. 5. Fecha de pedido: Fecha en la que se realiza la solicitud al proveedor, 6. Dirección: Dirección de la sucursal de la empresa a la que se realizó la orden de compra. 7. Fecha de Pago: Fecha en la que se re indica pago. Al proveedor se realizará el pago Cuerpo del documento: 8. Cantidad: La cantidad de artículos solicitados conforme las requisiciones recibidas. 9. Código: El código correspondiente a la al producto solicitado conforme clasificación de productos de la empresa. 10. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos solicitados. 11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los proveedores. 12. Total: Anotar el valor total .de los productos el cual será el producto de multiplicar la cantidad el precio unitario. 13. TOTAL: Anotar el total generado de las sumatoria de los montos. Autorizaciones: 14. Elaborado por: La firma de fa persona que elabora la orden de compra. 15. Revisado por: La firma de la persona encargada de revisar las órdenes de compra que se emiten. 16. Autorizado por: La firma y sello de las personas facultada para autorizar las órdenes de compra. (1)Financiera Multicréditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardín Teléfono 2222-2222 (2)Orden de Compra

(3) No.00005 (4) Proveedor _____________________________________ (5) Fecha de pago: _________ (6) Dirección;______________________________________ (7) Fecha de Pago:_________ (8)Cantidad

(9)Código

(10)Descripción de producto y/o servicio

(11)Precio Unit.

(12)Total

(13) Total C$ _____________________ (14) Elaborado por

_____________________ (15) Revisado Por

_____________________ (16) Autorizado Por Organización y Sistemas Contables

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Nota de Debito: Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos y personas. Recibe información de: Partidas de ajustes Brinda información a: Comprobantes de Diarios Procedimiento: Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificara los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas, en Compras, diferencias de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas Distribución de las copias: Origina: Se remite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien soportes y dará curso de la operación que se derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones. Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Características: Impresa en una cara con dos copias a colores; El documento es pre-enumerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco. Instructivo para su uso. Encabezado: 1. Financiera Multicréditos, S.A.: Identifica la razón social de la empresa 2. Nota de Debito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeración: Para elaborar el documento el orden secuencial. 4. Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza la nota debito/Crédito 5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o empresa a quien corresponde realizar la nota 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la N/D o N/C Organización y Sistemas Contables

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Cuerpo del Documento: 8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a fa cuenta. 9. Nombre de la. Cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando Débito el o crédito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 12. Haber: valor total en que se está afectando la cuenta. 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber Autorizaciones: l4. Elaborado: .Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero. (1) Financiera Multicréditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardín Teléfono 2222-2222 (2) NOTA DE DÉBITO (3) Nº_____________ (4) Lugar y Fecha: _______________________ (5) Señores:

C$_________________________

____________________________________________________________________

(6) Notificamos que hemos debitando de su apreciable cuenta la cantidad de: C$____________ (__________________________________________________________) (7) Por concepto de: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (8) CUENTA No.

(9) Nombre de la Cuenta

(10) PARCIAL

(11) DEBE

(12) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

_____________________ (14) Elaborado por

C$

_____________ ____________ ______________

_____________________ (15) Revisado Por

_____________________ (16) Autorizado Por

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Nota de Crédito Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las Operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos y personas. Recibe información de: Partidas de ajustes; Brinda Información a: Comprobantes de Diarios Procedimientos: Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificar a los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas en compras, diferencia de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas Distribución de las copias: Original: Se emite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien adjuntará los documentos, soportes y dará uso de la operación qué se derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Características: Impresa en una cara con dos copias a colores; El documento es pre-enumerado en imprenta; Block de 50 juegos c/u; Papel Bond; Original color blanco Instructivo para su uso Encabezado 1. Financiera Multicréditos, S.A.: Para identificar a la empresa. 2. Nota de crédito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeración 00l: Indica la numeración secuencial 4. Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza la nota debito/Crédito 5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o la empresa a quien corresponde realizar la nota. 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la N/D o N/C

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Cuerpo del documento: 8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a la cuenta. 9. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el Débito o crédito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 12. Haber: Valor total en que se está afectando la cuenta 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. Autorizaciones: 14. Elaborado: Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero. (1) Financiera Multicréditos, S.A. Sucursal Ciudad Jardín Teléfono 2222-2222 (2) NOTA DE CRÉDITO (3) Nº_____________ (4) Lugar y Fecha: _______________________ (5) Señores:

C$_________________________

____________________________________________________________________

(6) Notificamos que hemos acreditado de su apreciable cuenta la cantidad de: C$____________ (__________________________________________________________) (7) Por concepto de: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (8) CUENTA No.

(9) Nombre de la Cuenta

(10) PARCIAL

(11) DEBE

(12) HABER

____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________ ____________________ ______________________ _____________ ____________ ______________

(15)TOTALES

_____________________ (14) Elaborado por

C$

_____________ ____________ ______________

_____________________ (15) Revisado Por

_____________________ (16) Autorizado Por

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Comprobante de Diario Objetivo: Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones Financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de Financiera Multicréditos, S.A. Recibe Información de: De cualquier documento que compruebe, justifique y controle las operaciones financiares de Financiera Multicréditos, S.A. Brinda información: Frecuencia: Se emite por cada asiento contable. Distribución: Se elabora en original Original: Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivándose posteriormente en los legajos del mes. Procedimiento: Se emite para recoger los asientos re aumentes de los registros de ventas, compras, pagos, ingresos, salarios depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios básicos y otras operaciones contables. Los comprobantes de diario se enumeran comenzando por el #1 en cada mes o periodo, Anteponiéndole el número de dicho período. Control Interno: Cada comprobante de diario original debe ir soportado con fa documentación comprobatoria a la operación. La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado y si no cumple con la documentación comprobatoria. El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que estos estén firmados. Características: Impresa en una cara en Original; Original de color blanco; El documento es postnumerado; Block de 1O0juegos c/u; Papel Bond Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. Nombre Financiera Multicréditos, S.A.: para identificar la razón social 2. Comprobante de diario: Nombre del documento 3. Fecha: Identifica la fecha en que se llena el formulario. Organización y Sistemas Contables

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4. No de Comprobante de Diario: Es la secuencia numérica del formato por mes. Cuerpo del documento: 5. Concepto: Es la generalidad de la operación contable y los soportes que se están registrando 6. Cuenta: ubicar el código que identifica las cuentas 7. Sub cuentas: Ubicar el código de la subcuenta utilizada. 8. Nombre de la cuenta: identifica el nombre de las cuentas y sub cuentas 9. Parcial: Indica los valores de las su-cuentas tanto de debito como crédito. 10. Debe: lentifica el valor de la cuenta de mayor de este. 11. Haber: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este Autorizaciones: 12. Preparado: Es la persona que elabora y firma el documento 13. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad 14. Autorizado: Es la autoridad istrativa delegado como firma autorizada (1)Financiera Multicréditos, S.A. (2) Comprobante de Diario (3)Fecha: ____ / _____ / _____ (4) No: ________ (5)Concepto: ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ______ (6) Cuenta

(7) Sub Cuenta

____________________ (12)Elaborado

(8) Concepto

(9) Parciales

____________________ (13) Revisado

(10) Debe

(11) Haber

________________________ (14) Autorizado

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