Aula 3 Gestão Documental Aplicada r5t3p

GESTÃO DOCUMENTAL

Curso ministrado por Carlos Dinarte Keppler Carga horária: 20h São Leopoldo, 2011/2.

Programa Aula 1 - Fundamentos da Gestão Documental • Dado, informação e conhecimento. • Órgãos de documentação (acervos mistos). • Informação em centros de documentação e arquivos. Aula 2 - Introdução ao estudo dos arquivos • Origem, conceitos e finalidades. • Organização e istração de arquivos e centros de documentação •Classificação de documentos de arquivos

Programa Aula 3 e 4 Gestão Documental Aplicada • Gestão de documentos (procedimentos e operações técnicas em centro de documentação e arquivo).

Aula 5 - Ferramentas da Gestão de Documentos

• Tecnologias aplicadas aos documentos de arquivo (microfilmagem, digitalização e hibridismo). • Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED. • Aspectos legais da microfilmagem e da digitalização. • Aspectos da certificação digital. • Infra-estrutura necessária. • Durabilidade dos es, armazenamento e preservação digital.

PARTE III – GESTÃO DOCUMENTAL APLICADA

INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES FUNÇÕES:

diretamente ligadas à missão produção ou distribuição de bens e serviços indiretamente ligas à missão apoio às atividades de produção de bens e serviços

GESTÃO DE RECURSOS DE APOIO • • • • •

humanos materiais financeiros tecnológicos informacionais

informação, comunicação e conhecimento.

registros de informações orgânicas.

TEORIA DAS TRÊS IDADES Modelo sistêmico de organização de arquivos. Documentos controlados desde a produção.

1ª IDADE Corrente documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de suas atividades fim e atividades meio. Juntos aos produtores vigência alta frequencia de uso. Valor primário.

2ª IDADE Intermediário conjunto de documentos originários do arquivo corrente com uso pouco frequente. Aguardam, em depósito de armazenamento, a sua destinação final. Valor secundário potencial valor primário reduzido.

3ª IDADE Permanente

documentos custodiados em definitivo em função do seu valor histórico probatório informativo. Valor secundário.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 0 - 5 anos

T

cia n ê fe r s n ra

10 - 50 anos

n to e him l o c Re

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO É um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o e, e dotado de organicidade.

ORGANICIDADE As relações istrativas orgânicas refletem-se nos conjuntos documentais. Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/ acumuladora em suas relações internas e externas. (BELLOTTO, p.88 2004).

PROPRIEDADES confiáveis, autênticos, íveis, compreensíveis, preserváveis e dotados de organicidade.

[ . . .] o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos. (CONARQ, p.16, 2006).

[ . . . ] produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Arquivo Nacional).

Política de Gestão de Documentos

INSTRUMENTOS FUNDAMENTAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL

Classificação

Plano de Classificação

Avaliação

Tabela de Temporalidade

REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS SIGAD

OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL •assegurar o pleno exercício da cidadania; •agilizar o o informações; •promover a istrativas;

aos

arquivos

transparência

das

e

às

ações

•garantir economia, eficiência e eficácia na istração pública ou privada; •agilizar o processo decisório Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; •controlar o fluxo de organização dos arquivos;

documentos

•racionalizar a produção dos documentos;

e

a

• normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; • preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.

FASES DA GESTÃO DOCUMENTAL Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos istrativos.

Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, o à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

Destinação de documentos - A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. Estabelecem-se os prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental (workflow). Organização e arquivamento – de acordo com os critérios definidos no Plano de Classificação.

Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1 reprodução visando a preservação do documento original de guarda permanente e, reprodução visando a substituição do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.

Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente).

AVALIAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS >> O QUÊ PODEMOS, O QUANTO PODEMOS E QUANDO PODEMOS ELIMINAR DOCUMENTOS?

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores istrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.

NÃO ELIMINAR: Documentos que comprovam fatos ou atos fundamentais para nossa existência civil e para nossa vida pessoal. ELIMINAR: determinados documentos cumprem uma função importante durante um certo tempo e depois perdem o seu valor original.

• não é possível e nem desejável que todos os documentos sejam preservados. • a preservação e a eliminação dependem de uma análise prévia dos documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados.

DOCUMENTOS DE VALOR PROBATÓRIO E INFORMATIVO •criação, •contratos sociais •alterações contratuais, •metas e programas, •propostas técnicas,

•projetos (arquitetura, estrutural, hidráulica, elétrica), •memorial descritivo, •laudos técnicos, •registros fotográficos, •livro de registro de inspeção

Documentos com pouco valor probatório e informativo notas fiscais, comprovantes de pagamento, comprovantes de recebimento, extratos bancários, NOTA: poderão ser eliminados, após os cinco anos, sem nenhum prejuízo para a empresa.

O importante é perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. Analisar os valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada avaliação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação documental.

ATIVIDADE

Tipos de documento

2.3.15.2 2.3.15 Controle de Guia de contabilidade recolhimento 4.3.1 Verificação de estoque

4.3.1.6 Inventário físico de material

PRAZOS DE GUARDA corrente

10

Até a aprovaçã o das contas

DESTINAÇÃO Observ.

Intermed. eliminar permanente

2

2

x

X

Disposições legais

Disposições legais

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e destinação.

A avaliação contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, para a agilidade e eficiência istrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

VALORES 1.Os valor primário ou imediato fins istrativo, jurídico-legal e fiscal. 2.Os valor secundário ou mediato potencial do documento como prova, fonte de informação para a pesquisa

os para a avaliação Constituição formal da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável;

1)

os para a avaliação

2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação;

os para a avaliação

3) Estudo da estrutura istrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;

os para a avaliação

4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

os para a avaliação

5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite;

os para a avaliação

6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: istrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;

os para a avaliação

7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

EXERCÍCIOS

1) classificar os documentos, considerando a estrutura organizacional, elencando os seguintes elementos: •Grupo •Sub-grupo •Atividade •Tipo documental espécie + atividade

GRUPO SUB-GRUPO ATIVIDADE TIPO DE DOCUMENTO DIREÇÃO

TIPOS DOCUMENTAIS Projeto carne Nota de produção Cópia de NPR Extrato de conta corrente Ordem de compra Cartões ponto Contra-cheque Ficha de atendimento ambulatorial

Assessoria de comunicação

Jornalismo

Publicidade

Relações públicas

Gerência de Produção

Gerência Financeira

Contabilidade

Compras

Controle de produção

Gerência de RH

Dep. Pessoal

Assistência Social

GRUPO SUB-GRUPO ATIVIDADE TIPO DE DOCUMENTO

1 ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO 1JORNALISMO 2PUBLICIDADE 3RELAÇÕES PÚBLICAS 1Programas e projetos 1projeto carne 2 GERÊNCIA DE PRODUÇÃO 1Controle de Produção 1nota de produção

3 GERÊNCIA FINANCEIRA 1 Contabilidade 1nota promissória rural 2extrato de conta corrente 2Compras 1ordem de compra

4 GERÊNCIA DE RH 1DEP. PESSOAL 1Controle de frequencia 1cartão ponto 2Pagamentos e salários 1contra cheque 2ASSISTÊNCIA SOCIAL 1Serviço de clínica odontológia 1ficha de atendimento

2) Avalie o valor dos documentos valor primário ou imediato fins istrativo, jurídico-legal e fiscal. valor secundário ou mediato potencial do documento como prova, fonte de informação para a pesquisa

CLASSIFICAÇÃO E PLANO DE CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

PROGRAMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

MODELOS DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS E-ARQ Brasil

• Versão 1.1

• Criada pelo Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do CONARQ. • Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos em dezembro de 2009

e-ARQ Brasil •especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos; •pelo sistema de gestão arquivística; •pelos próprios documentos;

e-ARQ Brasil Garantir: confiabilidade e autenticidade, assim como ibilidade dos documentos

e-ARQ Brasil O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado.

O que é um documento arquivístico digital É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.

Sistema de informação? Gerenciamento eletrônico de documentos – GED? Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD?

SISTEMA DE INFORMAÇÃO Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação, entre outros;

GED Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos;

SIGAD Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.

SIGAD É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

SIGAD O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o o são feitos por meio do SIGAD.

SIGAD Conceitos arquivísticos INCORPORADOS em sistemas para que se garanta que os documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados.

METADADOS “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”

BERNARDES, Ieda Pimenta.; DELATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. Disponível em: http://goo.gl/mCReQ. o em: 18 setembro 2011. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ (Brasil). Câmara Técnica de documentos eletrônicos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – e-ARQ. Disponível em: http://goo.gl/0oy2i. o em: 20/09/2011. COUTURE, C. ROUSSEAU, J. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p. PAES. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas,1997.