Cassany Daniel - Afilar El Lapicero.pdf 4e6g23

Daniel Cassany

Afilar ellapicero

Cuia de redacci6n para profesionales Traducci6n de 6scar Morales y Daniel Cassany

~

EDITORIAL ANAGRAMA BARCELONA

TiTUlo de fa edicion catafana: Esmolar l'eina Empuries Barcelona, 2007

Disefio de fa coleccion: Julio Vivas llustraci6n: © Archivo Iconogdfico, S. A. / CORBIS / COVER

Primera edicion: septiembre 2007

© Daniel Cassany, 2007 © EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007 Pedr6 de la Creu, 58 08034 Barcelona ISBN: 978-84-339-6262-1 Dep6siro Legal: B. 35885-2007 Printed in Spain Liberduplex, S. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Llorenc;: d'Hortons

fNDICE

Presentaci6n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11 Formacion. ~Como son los escriros de la profe­ sion? Afilar ellapicero. Genesis. Agradecimientos. 1. SOBRE EL LECTOR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Presentacion. Investigacion. Criterios generales. Lecrores especializados. Categorizar lecrores. Ejem­ plos.

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2. TECNICAS DE ANAuSIS DEL LECTOR. . . . . . . . . . .. Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en una organizacion. Del auror hacia fuera. Escribir a un conocido. Ejemplo.

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3. LAS VOCES

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DEL AUTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Presentacion. (Yo, nosotros 0 se dice? Indicios de subjetividad. Atenuantes e intensificadores. Ejem­ plo.

4. LA ORGANIZACI6N

DE LOS DATOS

Presentacion. Introduccion. Cuerpo. Cierre. Pira­ mides. El informe tecnico. EI articulo de investiga­ cion. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis.

SI

5. TfTULOS Y PORTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 67 Presenraci6n. Tftulos. Funciones. Criterios de ela­ boraci6n. Ejemplos. Portada.

13.

6. fNDICES ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Presentaci6n. Funciones. Utilizaci6n. Criterios de elaboraci6n. Ejemplo.

EpfLogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 167

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8. PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 97

Presentaci6n. Extensi6n. Causas de la dificultad.

Soluciones. Grupos nominales. Estilos nominal y

verbal, Complementaci6n. Afirmaciones y nega­

Clones.

PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

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Presenraci6n. Decir no con elegancia. Estrategia. Estilo.

Bibliografia ................................. 169

7. RESOMENES . . . . . . . . . . . . .. . ... . . . . . . .... . 87

Presenraci6n. Funciones. Escolar y profesional.

Informativos y descriptivos. Criterios de elabora­

ci6n. ~C6mo se hacen? Ejemplo.

9. MAs

CORRESPONDENClA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Presenraci6n. Activas y pasivas. Gerundios. Ver­ bos debiles. Orden y posici6n. Incisos. Junrar pa­

labras.

10. DISENOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 127 Presenraci6n. Us os y valores. Recursos visuales. ~C6mo se hacen? Diagrama. Consejos. Letra y di­ bujo. 11. TABLAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Presentaci6n. Tipos. Lfneas. Criterios para hacer tablas. Ejemplo.

12. INSTRUCCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 147 Presentaci6n. Tipos. Criterios generales. En la piel del lector. Recomendaciones. Ejemplo.

PRESENTACIGN

Es imposible disociar ellenguaje de la cien­ cia 0 la ciencia del lenguaje, porque todas las ciencias necesitan tres cosas: la secuencia de he­ chos en que se basan, los conceptos abstractos para denominarlos y las palabras para expresar estos. [... J Hechos, conceptos y palabras mues­ tran y reflejan una misma realidad. ANTOINE LAVOISIER, 1789

Las reglas de elaboraci6n de los documentos especializados no se aprenden espontaneamente del modo como se aprende y se interioriza ellen­ guaje general. La confecci6n de determinados documentos supone un aprendizaje espedfico de las reglas que rigen sobre todo la forma tex­ tual, fraseol6gica, sint:ictica y lexica. TERESA CABRt, 1992: 151

FORMACI6N

La educaci6n formal en lengua acaba en el instituto para la mayorfa. 5610 quien cursa algunos estudios universitarios de letras puede profundizar en las tecnicas de elaboraci6n de los documemos de su ambito. Es el caso de los maestros, los fil610gos, los periodistas, los traductores 0 los comunicadores audiovisuales. Para el resto, el casteLlano, el espanoL 0 la Len­ gua materna escolar cierran la educaci6n lingiiistica. (Dejo al margen los idiomas extranjeros, que se aprenden a 10 largo 11

de la vida pero que suelen tratar poco los discursos profesio­ nales.) Tambien es una idea extendida que los empleados de la empresa y los profesionales liberales no necesitan mas forma­ cion en lengua; que los medicos, los quimicos 0 los abogados -por citar solo tres ejemplos- no tienen que escribir. Los empleos que desempefian no 10 exigen. Una medica cura en­ fermos, un quimico analiza productos y una abogada inter­ preta leyes. Les basta 10 que aprendieron en el instituto -su­ puestamente. Es falso. En la practica, la mayo ria de profesiones cali fica­ das requiere algun tipo de transaccion oral 0 escrita, mas 0 me­ nos espedfica 0 sofisticada. Hay que verbalizar mucha activi­ dad laboral para comunicarla, para valorarla 0 para archivarla: se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por es­ crito el resultado del analisis quimico 0 se fundamenta en un dictamen la interpretacion de una ley. En efecto, los medicos redactan informes y protocolos medicos; los quimicos, memo­ rias y proyectos; y los abogados, denuncias, recursos y argu­ mentaciones. Y tam bien tienen que escribir los geografos, los bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comer­ ciales 0 los contables ... , por dar mas ejemplos. Aun mas: si estos profesionales pretenden estar al dia en su campo, deberan participar en los foros de investigaci6n y deberan leer y escribir artkulos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formacion permanente tam bien utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje.

das, descubren datos, argumentan a favor 0 en contra. Se es­ tructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. Tambien tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticacion. Son comple­ jos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularida­ des para poder entenderlos y producirlos. Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacion, porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tie­ nen poca 0 nula formacion. Los rudimentos que da el insti­ tuto no satisfacen cuestiones tan especificas como las ante­ riares. Asi, no es extrafio que a menudo la cali dad de estos escritos sea lamentable: ~quien entiende la letra pequefia del contrato de una hipoteca?, ~y el de un seguro?, ~quien no se ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordena­ dor?, ~quien comprende las leyes y las sentencias judiciales?, ~son sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra profesion? Muchos de estos escritos son especializados y tienen es­ tas caracteristicas: • Son concisos y poco redundantes. Buscan la objerivi­ dad y la precision. Evitan las ambiguedades. • Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y allector, esconden la emotividad. • Tienen un porcentaje eleva do de lexico tecnico, pro­ cedente de varias disciplinas. Los grupos nominales es­ tan mucho mas desarrollados que los verbales. • Inc!uyen recursos visuales como tablas numericas, fo­ tografias 0 graficos.

~C6MO SON LOS ESCRITOS DE LA PROFESI6N?

Son heterogeneos: tienen varios grados de especificidad, con terminologia y fraseologia propias. Cumplen varias fun­ ciones, segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi­ 12

Por supuesto, cada disciplina tiene caractedsticas espe­ ciales. La boranica dispone de un repertorio de generos dis­ cursivos diferente de la ingenieda 0 de la jusricia. Cada dis­ ciplina ha desarrollado sus propios discursos a 10 largo de la

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historia y los ha adaptado a sus necesidades: los biologos uti­ lizan protocolos de laboratorio, proyectos e informes de in­ vestigacion, artfculos cientificos, etc. ; los contables trabajan con balances, auditorfas y memorias. C ada genero discursivo es particular dentro de su campo: cumple una funcion espedfica, tiene una estructura adaptada. a las necesidades, con unos apartados y un contenido determina­ dos. Usa un registro prefijado, con fraseologfa y terminologfa es­ pedficas. Cada genero es incluso difereme de los otros del mis­ mo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. Algunas disciplillas disponen de formul£trios y manuales que do­ cumeman y ejemplifican eI repertorio de generos mas importan­ tes. En definitiva, cada discurso tiene una idencidad propia.

«MILAR EL LAPICERO»

Como dice eI subtftulo, esto es una Gufa de redacci6n para los que se ganan la vida escribiendo. El discurso es una herramienca para comunicar conocimientos, para desarrollar la actividad laboral, para fortalecer nuesua identidad profe­ sional, para cumplir nuestros deberes y para ejercer eI poder. Economistas, juristas, ingenieros, biologos, medicos, ffsicos, investigadores, maestros, sociologos, abogados ... , itodos tra­ bajamos con eI discurso! Incluso los estudiames universita­ rios y los bachilleres tambien escriben para «labrarse» un fu­ turo. Para todos, eI discurso es una herramienca profesional y esta gufa ensefia a afilarla. Afil£tr el I£tpicero se dirige a los que escriben: a los auto­ res, pero tambien a los correctores, a los editores, a los super­ visores, a los jefes que dan eI visto bueno, a los lectores que quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer bien las herramiencas utilizadas. iQue flexible, versatil, pode­ roso y resolutivo es eI discurso!, cuando se utiliza con perspi­

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cacia. Pero jque torpe y simple puede lIegar a ser si se usa mal! iComo confunde, atolondra e irrita, en estos casos! Esta gufa trata de los discursos complejos, sofi sticados y comprometidos que hacemos en eI trabajo ... , que son nuestra profesi6n. Estos escritos cuestan much o di nero, si co ntam o el sueldo que co bran los auto res - ipor modesto que sea! Tam bien ocupan mllchas horas, si concamos eI tiempo que Ie dedican los lectores. Tienen m lIcha trascendencia: cierran y abren empresas, promueven empleados 0 los despid en, cu­ ran perso nas, producen ganancias 0 perdidas, dan 0 quitan pres tigio, fijan nuesrros derechos y debe res, erc. A lar ella icero uiere su lir la instruccion que nos ne 0 la educacion superior -como ecfa mas am a. Presenta los conocim jeoros.espedfis qll e meocjona la cita q ue encabeza este capitulo. Haciendo lin simil con ouo libro mlo, quiere ser una c;;ina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una gUla que explique con sencillez - con del amal- como se prepa­ ran los discursos en eI trabajo. Es imposible tratar todos los discursos. No acabarfamos nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos. Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax -que se invenco hace bien poco. Afil£tr ell£tpicero se centra en los dis:' cursos mas especializados, poniendo enfasis en las cues riones transversales: el analisis del lector, la estructuracion del conce­ nido, la confeccion de ritulos, Indices y resllmenes, eI disefio de ilusuaciones, etc. Ta"mbien estudia dos tipos de texto im­ portances para una organizacion: las instrllcciones )' las cart~

GENESIS

Esta gufa tiene historia personal. Durance una epoca me gane la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias, economistas, ciendficos, politicos, informaticos y ouos pro­

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fesionales. Colabore con el Banco de Sabadell, el BBVA, La Caixa, Fundaci6 La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la Fundaci6n German Sanchez Ruiperez 0 la Editorial Santilla­ na; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Cataluna, la Escuela de istraci6n Pu­ blica de Cataluna, el Instituto Vasco para la istraci6n Publica, las Cortes Valencianas, el Sen ado Chileno 0 la Se­ cretaria de la Funci6n Publica de Mexico, entre otros. Ense­ naba a mejorar las auditorias, las memorias, los informes, las demandas, los artfculos 0 la correspond en cia. T am bien escribf la tesis doctoral sobre esta actividad, aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejerci­ cios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro lugar he explicado la metodologfa que segufa para ensenar a los profesionales expertos que no estan para monsergas y buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006). Afilar el lapicero contiene las lecciones mas efectivas de esta experiencia. Resume con estilo llano las ensenanzas principales de la literatura tecnica I y las ejemplifica con es­ critos autenticos, comentados -y con los nombres conve­ nientemente cambiados. Conffo en que mi discurso este bas­ 1. Renuncio a detallar en cada capitulo las referencias bibliograficas consul­ tadas, porque seda reiterativo y prolijo. S610 mencionare las citas textuales. A con­ tinuaci6n presento una lista de los aurores que mas me han inspirado. Para la des­ cripci6n del discurso especializado: Sager, Dungworrh y McDonald (1980), Kocourek (! 991), Cabre (1992), Lerat (1995) y Barrueco, Hernandez y Sierra (1993-19%). Entre los manuales de redacci6n ciendfico-tecnica 0 empresarial, me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (! 978); Harkins y Plung (eds.) (1982), que presentan una selecci6n de los mejores arrkulos de diversas discipli­ naSi Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) -uno de los mejores-; Kirkman (! 992); Boiarsky (1993); Rubens (ed .) (1992) y Shelton (1994). Tam­ bien son relevantes Strunk y ~te (1917), Flower (1985) y Eagleson (1990). Para la orrotipograHayta edlCl6 ~tenidO en cuenta Perfect (1994), Martfnez de Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) el Diccionario de W edicion y de las aries grdficas (1990) . Sobre resumenes, Hawes Harkins (1%8) y Sekey (1973) dan ideas prac­ ticas. Para el anilisis dellectorfn hemos inspirado en parte en Warren (1993).

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tante afilado para que los lectores 10 puedan aprovechar para afilar los suyos. iQue asf sea!

ACRADECIMIENTOS

Ningun otro libro mfo ha madurado tanto en el disco duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los ochenta. T odos los profesionales con quien he compartido aula han contribuido an6nimamente a escribir estas paginas. Sus originales, su reacci6n a mis correcciones, las reflexiones sobre las necesidades comunicativas de su empresa ... Todo me ha inspirado. Sin la aportaci6n de estos redactores profe­ sionales de carne y hueso no habrfa ejemplos reales. Si no hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organi­ zaciones, habrfa menos senti do comun y matizaciones en es­ tas paginas. Otras personas me han ayudado mas conscientemente a componer este libro. Han mejorado estas lineas Cristina Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cris­ tina GelpI, Carmen LOpez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala. Oscar Morales no es s610 el traductor de la versi6n espanola de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigaci6n so­ bre la comunicaci6n cientffica. A todos y todas, gracias.

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1. SaBRE EL LECTOR

Escribir es como sal tar un canal 0 un arro­ yo. Antes de hacerlo conviene fijarse bien en la otra odlla: la arena, las piedras, la altura, la pen­ diente ... Si no caleulas bien la distancia 0 el es­ tado del terreno, fallas en el saito y acabas en el agua.

PRESENTAcrON

Todos los esrudios sobre comunicacion profesional des­ cacan la imporrancia de anaLizar aL Lector, es decir, de cells: r en cuenta el destinatario. Saber que intereses tiene, que co­ nocimientos previos, que punto de vista 0 incluso gue ma­ nias 110 UIsncas, ayuda a evuar malentendidos. Concretar que hara con nuestro escnto, cuan 0 0 eed., como 0 por que, nos puede ayudar a decidir como renemos que escriGi r­ 'eamoslo: i

,

1a La propuesta de formacion se basaba en algunas teo­ rfas de Sigmund Freud, un psiquiarra austriaco de principios del siglo XX que se considera el fundador del psicoanalisis. 1b La mulrinacional propone un esrilo homogeneo y re­ futa las conocidas teorfas de Canagarajah. Ambos fragmentos fracasan. EI primero nos insulra, por­ que presupone que ignoramos quien es Freud. En el mejor de los casos nos aburre, porque explica 10 que ya sabemos. En cambio, el segundo no 10 entendemos: presupone que 19

dominamos la teOrla del linguista Suresh Canagarajah sobre como se proyecta la identidad de la lengua y la cultura pro­ pias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teo ria su­ gerente es reciente y tan poco conocida como su autor, origi­ nario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el auror calcula erroneamente el conocimiento previo del lector y provoca efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principa­ les tipos de lector.

INVESTIGACION

La relacion entre aurar y lector es e.strecha y sutil. Algu­ nos sostienen que, al fin y al cabo, el es.tilo del documento esd. determinado por el destinatario. EI autor torna decisio­ ~s retoricas sobre su escrito segun el lector al que irnagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que 10 selecciona 0 10 construye. La investigacion ha rnostrado que los redactores expenos tienen mas capacidad para representarse la situacion cornu­ nicatlva. EI expeno se imagina mejor y con mas facilidad a su lector. Calcula que sabe y que no, que quiere encontrar en el escrito, como 10 leed.. Luego uriliza esta informacion para decidir que ineluye 0 no en el escrito, como 10 ordena y con que estilo 10 presenta. jPero no es tan fkil! Muchos escritos tienen audiencias multi ples. heterogeneas 0 desconocidas. A veces lectores dis­ tintos buscan cosas diferentes en un mismo texto. A veces un documento pretende cumplir funciones variadas. A menudo es imposible establecer un perfil comun de los lectores. In­ e1uso cuando nos dirigimos a un lector individual, conocido y proximo, puede ser complicado discernir sus intereses, co­ nocimientos y puntoS de vista. Analizar al lector es una tarea reflexiva, prospectlva, 10­

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~ lt1va. La hacemos antes de escribir y mientras escribimos.

Suele ser individual e interior, pero tam bien podemos con­ versar con nuestros coautores, si no estamos trabajando so­ los. De hecho, es mucho mejor asf.

CRlTERlOS GENERALES

Fijemonos prirnero en 10 que podemos analizar del lec­ tor. Las preguncas de la izquierda permiten encontrar res­ puestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha:

Ellector y el documento Caractedsticas del lector

Criterios para el documento

Incluye los datos que interesan, o r­ d~ fa comunicacion: ipor que lee?, ique datos busca? , ique denalos de mas a me nos rel evantes y debe hacer?, ic6mo los usara?, redactalos de manera q ue puedan ique Ie interesa?, ique leera pri­ usarse provechosamente en ellugar y el momenro adecuados. mero?

I. Prop6sito

2. Conocimientos: ique informaci6n previa tiene?, ique teodas, con­ ceptos y autores conoce? , ique terminologia domina?, ique enfo­ que tiene del tema?

3. Habilidmie! de procrJamitl1to: i lee en orros idiomas?, ientiende for­ mulaciones 16gicas, matematicas, qufmicas?, ilee mapas y grificos?, ilee esquemas, cuadros, tablas?

4. Condiciones de la !ectura: icuanto tiempo tiene para leer?, id6nde leera?, iestara c6modo?, ique edad tiene?, ique manias tiene?

Explica todo 10 que sea desconocido t.-evita la obvledad de 10 ya s~. Cenrrare en el enfoque~ 0 ~ifica los que seandiler~es. Prefiere los idiomas originales y las formul aciones especfficas, si so n co­ nocidas, pero traducelos si no 105011 . Co menta los grafi cos, los mapas y las tab las dificiles. Modera la com­ plejidad de los apoyos visuales. Elige el disefio mas id6neo: .k\;ra, formato, presentaci6n. Ayuda al lec­ tor a leer, con sumanos, conectores, subindices, tablas, noras a pie de pa­ gina 0 finales . No excedas la exten­ si6n alll2£iada.

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As!, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal de­ berfan valorar que se dirigen a un colectivo amplio y hetero­ geneo de asmaticos, que s610 pretenden istrarse el me­ dicamento. No quieren conocer la estructura del aparato inhalador 0 el proceso con que se elabora la sustancia inhala­ da. Ignoran terminos como budesonida, propeLente 0 corticoi­ de, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los dibuj os figurarjvos a los esquematicos. Pueden ser ancianos con problemas de vista 0 temblores en las manos, de manera que conviene una letra grande y pape! grueso. En cambio, la memoria de una prospeccion geografica para consrruir ca rrereras describe la orograffa para modificar­ la. Debe ser ex tremadamente precisa; se dirige a especialistas calificados que trabajan en equipo, que dominan la termino­ logia de la disciplina, que tienen desrrezas refinadas para in­ terprerar mapas de nivel y que analizaran mericulosamente el documento, COil todo el tiempo que haga falta. Esta claro que tener en cuema estas variables permite to­ mar decisiones mas acertadas para confeccionar ambos escri­ tos. Pero no siempre tenemos toda la informaci6n necesaria para responder esas preguntas.

LECTORES ESPECLALIZADOS

En el siglo XX se identificaron los principales prototipos de lector especializado, que representan todas las situaciones posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores en la ingenierfa, situados en una escala progresiva de menor a mayor calificacion: el operario no recnico, el tecnico, el recnico avanzado, e! ingeniero y el cientifico. Pero la clasifi­ caci6n mas conocida es la de Pea rsall (1969), que establece cinco caregorias, combinando dos criterios basicos: el cono­ cimiento del rema y la profesi6n:

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• Pro.fim o. Lee desde fuera del campo especializado, no conoce ni la rerminologfa 0 los con ceptos ni los fun­ damentos te6ricos. T ampoco domina las habilidades especificas de procesamiento. Solo quiere hacerse una idea del escrito 0 entender algunos datos. Ejemplo: una estudiante de arte que lee un articulo semidivul­ gativo sobre los problemas bioeticos que suscita la in­ seminacion artificial 0 la clonaci6n de embriones. • Ejecutivo. Es semejame al profano, pero busca mas de­ talles. Debe tomar decisiones y, por eso, Ie interesan las justificaciones y la visi6n prospectiva de los hecho". BU$ca argumentos a favor y en contra, valora las con­ secuencias y los proyectos. Tiene poco tiempo y nece­ sita en tender bien los datos. Ejemplo: el director de una empresa farmaceutica que debe decidir si fabrica y comercializa un producto a partir de los informes qui­ micos, medicos, comerciales y juridicos. • Experto. Conoce bien el campo porque es un ciendfi­ co, un ingeniero 0 un doctor universitario. Lee con es­ rimulo y espiritu cdtico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso de la terminologia, las teodas y los recursos propios del campo (esradistica, f6rmulas qufmicas, diagramas). Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazon que lee el ultimo articulo publicado por un reputado colega sobre una conrrovertida tecnica nueva. • Tknico. Tiene un nivel variable de conocimientos pre­ vios sobre la disciplina, con frecuencia superior al del eje­ cutivo e inferior al del experto. Tiene interes por la re­ soluci6n pracrica y 10 aturden las abstracciones. Debe aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informaci6n del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee el informe sobre las necesidades de los contables y audi­ tores de una empresa para elaborar un programa nuevo.

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• Operario. Combina el nivel de conocimientos del pro­ fano con la necesidad de aplicaci6n pricrica del recni­ co. S610 prerende enrender 10 que afecra a su rrabajo. Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que trabaja en una cadena de montaje y que lee las ins­ trucciones para realizar una rarea. Esra clasificaci6n puede ayudarnos a imaginar eI lector. Podremos dererminar c6mo debe ser el escrito, sobre todo cuando se trara de un lector colecrivo, diverso 0 desconoci­ do. Aunque estos protoripos no son excluyentes: muchos do­ cumentos se dirigen igual a lectores diferentes y ubicados en posiciones intermedias entre las figuras anteriores.

del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican cada figura, marcada con la L- inicial de lector: Lectores en eI proceso comunicativo Emisi6n

Recepci6n

L: lector B: borrador

0: documenlo

CATEGORIZAR LECTORES

Desde orra perspectiva, hay lectores durante todo eI pro­ ceso de confecci6n del documento y a 10 largo de su cicio comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro ma­ nos 0 mas, I1evan el visto bueno de un superior 0 fueron re­ visados 0 corregidos por orros. A veces los primeros lectores son los coautores, los secrerarios, los jefes 0 los correctores. Una vez terminado yenviado, un escrito inicia un reco­ rrido dilatado en que va encontrando varios lectores que 10 leen con diferentes prop6sitos. Por ejemplo, una instancia para la istraci6n la ve primero la persona encargada del registro, la hojea despues quien distribuye el correo entre los departamentos, quiza la revisa a continuaci6n un secreta­ rio de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con aten­ cion quien la debe responder -que quiza tampoco sea aquel a quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcion de un escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado. Este esquema muestra los principales lectores a 10 largo

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En eI ambito de la emision 0 de la produccion del dis­ curso:

• Ellector coautorengloba las diversas formas de cola bora­ cion que hay en la aurorfa: corresponsabilidad completa del escrito, autorfa de un fragmento, asesorfa extern a, etc. Pueden ser desde dos medicas que coescriben un manual de la discipIina hasta un articulo de investiga­ cion que firman conjuntamente el autor de una tesis de doctorado y su director (que esconde formas asimetricas de colaboracion). En todos los casos, el auror puede pre­ ferir un estilo 0 una estructura determinada para com­ placer a los coautores, al margen del lector. • EI lector supervisor tiene estatus superior a los coauto­ res (mas calificacion, cargo superior, funcion deciso­ ria, mas poder 0 prestigio). Interviene en la fase final de la produccion, asume la responsabilidad y determi­ na su idoneidad. Corresponde al jefe organizativo que

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da eI visto bueno, al editor que elige los originales que publicani, al revisor an6nimo que valora la calidad de los ardculos para un boledn, etc. Aunque no sea el destinatario autentico del documento, es sin duda un lector decisivo para muchos auto res.

informe de su departamento, co nsultamos en el archi ­ vo de la empresa docum enros antiguos, etc. S610 a ve­ ces se convierte en un lector relevante para el autor.

EJEMPLOS

En el ambito de la recepcion: • EI lector filtro corresponde al puesto de trabajo (regis­ tro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicaci6n, bi­ bliotecario) que da cuenta de la documentacion reci­ bida, la selecciona y la distribuye 0 la bloquea. Desde la optica del auror, es un tramite 0 un obstaculo im­ portante, porque regula eI camino que conduce hacia ellecror principal. • EI lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lecto­ res de una revista, los clientes potenciales de publici­ dad, los accionistas de una empresa que revisan el es­ tado de cuemas, etc. La distinci6n entre varios grupos (principal, secundario) permite segmentar y priorizar audiencias heterogeneas. • EI lector indirecto no tiene personal al docu­ mento, pero accede a la informaci6n a craves de los lecrores directos, que sf ace eden al texto. En las em­ presas y las instiruciones, es frecuente que un tecnico prepare un escriro porque su jefe (L-principal) defien­ de un proyecro 0 presenta unos datos en una reuni6n ante unos interlocutores (L-indirecros) que no leerin nunca el informe, pero que sf conocera.n eI contenido. • EI lector periflrico accede al escrito por azar, rumor, curiosidad, etc. No es ningun destinatario oficial. As!, a veces encontramos unos originales olvidados en la fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un

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Veamos un par de ejemplos. Ellector principal de una memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero eI tecnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes -iY quien Ie puede subir el sueldo!- es el jefe de contabili­ dad. Asf, es mas provechoso escribir para el jefe, un simple supervisor, que para el accionista, el destinatario real. Aun­ que las manias 0 las exigencias que el jefe imponga sobre la memoria sean perjudiciales para el accionista, eI autor had siempre caso al jefe. Asimismo, el auror de un articulo ciendfico sabe que solo 10 publicari en un boledn prestigioso si el consejo edi­ torial aprueba el contenido y el estHo, aunque eso suponga hacer las correcciones que ellos establezcan -y que el auror puede considerar perjudiciales para su escriro. ~Que es me­ jor: publicar eI artfculo mutilado en el lugar deseado 0 guar­ darlo en un cajon 0 publicarlo complero en otro lugar? Pues no hay color: ilo primero! En definitiva, eI lector no es unico, homogeneo ni sim­ ple. Tampoco es estatico 0 prefijado. Varios leerores y muy diversos se acercan a un escrito para haeer 10 que les conven­ gao La pregunta es: ~cuales nos interesan mas?, ~cual es el principal?, ~tenemos filtros?, ~hay supervisores 0 periferieos? Cuanto mas conscientes seamos de nuestros lecrores, mejor podremos eseribir.

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2. TECNICAS DE ANAiISIS DEL LECTOR

No seamos tan simples de imaginarnos a un lector jovial, desinformado, aislado, entre-ga­ do de coraz6n al aurar y al escrito ... iPara nada! Es un tipo avispado, interesado, icon ideas pro­ pias! Pertenece a grupos sociales determinados y trabaja en organizaciones perfectamente planifi­ cadas. Si dedica tiempo a leernos es porque quiere aprovecharse. jNos juzgara a fondo y sin piedad!

En esre capitulo presenraremos algunas recnicas para analizar al lecror en siruaciones especializadas: cuando escri­ bimos a varios lecrores, cuando escribimos denrro de una empresa 0 cuando rraramos con un conocido.

EsCRIBIR A UNA AUDIENClA

A menudo debemos escribir para un colecrivo nume­ roso, mas 0 menos desconocido y probablemenre hereroge­ neo -que denominaremos audiencia. Por ejemplo, ardculos para ser leidos en bolerines, revisras y libros; ponencias y comunicaciones para ser dichas y escuchadas en congresos; normarivas e insrrucciones de uso para ser consulradas; me­ morias y circulares para socios y accionisras; webs informa­ rivas, erc. Una recnica uril para esros casos es el anti/isis sociodemo­ grtifico. Consisre en recoger daros sobre el perfil de los Jecro­ res. Los daros mas relevanres son:

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• Personales: ed ad , sexo, nacio nalidad, estado civil, lugar de nacimiento y resid encia, le ngu a y eultura materna, experiencias interc ulrurales, cO l1ocimientos d e otros idiomas, inrereses, etc. • Proftsionales: empleo , cargo, afios d e experiencia, fu n­ cion, empleos previos, horario laboral, condiciones de tra bajo, actitudes respecto aJ trabajo, etc. • Acadhnicas: tirulacion academ ica, centro educativo donde estudio, ano e n qu e se li cen cio, formacion pro­ fesio nal co ntinua (eonocimientos, habilidades), habi li ­ d ad es inform aticas, etc. • Socioecon6micas: renta per capita, patrimonio, estatus social y econo mico, ideologia po lftica, etc. Can estos datos podem os afinar el tipo de escrito que hay que hacer. As!, una editorial que pretende lanzar una nueva colecci6n de fascfculos, se asegura de que el producto sea acenado haciendo encuestas previas a los compradores potenciales, sobre los puntos anteriores y sabre la valoracion que hacen del nuevo producto. Esra claro que un autor solo no puede emprender acciones de este tipo, pero sf que puede recoger mas modestamente los datos que Ie apona la expe­ .. . nenCla prevIa. Por ejemplo, si conocemos a lin lector real d e la publica­ cio n d o nde escribiremos, 10 pode mos tomar como referente e imaginarnos qu e escribimos para el -y para muchos mas como el. Podemos analizar los numeros a nteriores 0 los dru­ los previos de la revista 0 la editorial en la que vamos a p u­ blicar y torn ad os como mod elo. Si tenemos que escribir una ponencia para un encuemro , merece la pena recordar las edi­ ciones previas d el mismo acontecimiento pa ra hacernos una idea d e 10 q ue conviene. En todo caso , es esencial saber recu­ perar y ap rovecha r la experiencia previ a en situaciones sem e­ J3ntes.

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SEGMENTAR

Si ellector es colectivo y heterogeneo, es dificil reducirlo a un perfil unico. Entonces podemos utilizar tecnicas de m ercadotecnia , como la d e segmentar el publico. Consiste en fragmental' la masa amorfa de lectores en grupos 0 sectores mas reducidos y homogeneos -como si fueran tipos diferen­ tes d e «clienres» d e un producto. L uego podemos elaborar m ensajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada gru­ po. V eamoslo:

Segmentaci6n de lectores Lector

/\

Individual

1.0 Identificar un L-heterogeneo

•

·······............. 3.·' lector

2.0 Segmentar

3. 0 Establecer prioridades

•

E sta tecnica tam bien permite valorar eI inreres que tiene cada grupo identificado. Permite elegir un segmento como lector principal (0 publico diana), y orros como secundarios a menos relevantes. EI autor puede distinguir grupos diver­ sos de lectores (A-D) y va/orar su prioridad (1.0: D; 2.°: B, y 3.°: A). Esta eleccion determina luego eJ contenido y eI estilo del escrito. Por ejemplo, la revista interna de un gimnasio se dirige a cenrenares 0 miles de personas y tiene grupos variados de lectores: los vecinos del edificio del gimnasio, los jovenes que hacen cursos de artes marciales, los integrantes de los equi­

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pos de deportes de competici6n (baloncesro, FUtbol sala), los nifios y las nifias de la escuela que hacen la educaci6n fisica en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen manrenimienro. En este conrexro, el redacror de un reporra­ je sobre enfermedades de rransmisi6n sexual puede decidir dirigirse en primer lugar a los adolescenres (lector primero 0 principal), despues a los adulros solreros (lector segundo) y, en ultimo termino, aroda la comunidad (lector tercero)' Asf, el auror puede poner enfasis en los habiros recomen­ dados para la juvenrud (practicas seguras y de riesgo, medi­ das prevenrivas) y en las conrroversias (pfldora del dfa des­ pues, aborro), segun el punro de vista de los adolescenres que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio, la clasificaci6n general de enfermedades 0 su incidencia enrre la poblaci6n pueden tener menos inreres para este colectivo. Sin duda, analizando el lecror y razonando de esta manera, el escriro puede tener mas eficacia para el publico elegido que 5i quisiera dirigirse a rodo el mundo.

ESCRlBIR EN UNA ORGANIZACION

Tener en cuenra el enrorno organizativo que ocupa el auror y el lecror (cargo, funci6n, jerarqufa, departamenro, etc.), as! como los canales par los que circula el documenro permite elaborar un escriro lllaS adecuado . Veamoslo:

Organigrama comunicativo

:'.·0\'"00tS'___ ____ _ <",~~ ,: ,6 ' . _~.~.-

A menudo escribimos en una empresa 0 una insriruci6n -en una organizacion- y no imporra tanro el tipo de lecror como el lugar que ocupa en el organigrama. AI fin y al cabo, los aurores y los lecrores no somos individuos aislados: rraba­ jamos en departamenros, estrucrurados jerarquicamenre, y ejecutamos funciones preestablecidas. Los escriros tampoco son soneros improvisados 0 esculruras aisladas, sino piezas del engranaje de un sistema de comunicaci6n. Un proyecro , una memoria, unas normas 0 un aviso son documenros que se producen en un punro de la organizaci6n, que se disemi­ nan a [[aVeS de unos canales preestablecidos y que Began a los destinatarios en o[[os lugares del organigrama.

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En este esquema, cada cuadro represenra un puesro de trabajo (una funci6n, un cargo): los cuadros superiores, gran­ des y oscuros, simulan los directivos y los inferiores, peque­ fios y claros, las diversas categorias de subalternos. Las lineas que conectan los cuadros muestran el espeso enrramado de comunicaciones de una organizaci6n: las lineas rectas y con­ tinuas, verticales u horizon tales, represenran los canales for­ males (reuniones, comunicados inrernos, informes), que sue­ len ser oficiales y peri6dicos.

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Las Iineas cu rvas, di scol1tinuas y finas, representan las re­ laciones info rmales qu e crecen entre los individuos por razon de sus afinidades personales, que no congenian necesariamen­ te con la jerarquia. Por ejemplo, a y b no se interrelacionan por ningun canal formal porque pertenecen a departamentos diferentes, pero pueden tener os informales por moti­ vos extralaborales (son parientes, vecinos, amigos), que apro­ vechan para hablar de trabajo, aunque sea oficiosamente. Por estos canales se suelen difundir los rumores, que tan impor­ tantes pueden lIegar a ser en una organizacion. Siguiendo a Warren (1993), eI antilisis organizativo per­ mite conocer eI recorrido que hara lin documento en el 0 [­ ganigrama, identificar los lectores qu e re ndri en cada plan jerarqLLico y, ad emas, calClLlar las posibles fLlgas de informa­ cion pOI' vias informales. Por ejemplo, supongamos que x quiere hacer un proyecto que afecta a z y que requiere su aprobacion; como tienen posiciones alejadas en el organigra­ rna, eI mensaje de x deberia seguir eI canal formal habitual a traves de sus superiores dye. As!, x debe convencer a d (lec­ tor primero) del proyecto, para que convenza a e (lector se­ gundo), que al mismo tiempo debe convencer a z (destinata­ rio final). Si tenemos en cuenta las relaciones informales, podemos preyer que c (compafiero de area de x, que quedari afectado por el proyecto) tendra conocimiento de esta pro­ puesta, porque mantiene os informales con d. Por eso, quizas es relevante que x busque una manera de enviar la informacion a e, saltandose d, para que c no se entere ...

DEL AUTOR HAClA FUERA

En efecto, Mathes y Stevenson (1991: 33) sugieren que muchos mensaj es suelen saltarse los canales fijado s en eI in­ terior de una organizacion y llegar directamente al destinata­

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rio. Por eso, proponen analizar el lector de otra manera, con un diagrama egocentrico, que sitLle a1 autor en el centra y que relacione cada tipo de lector: Diagrama egocentrico para analizar lectores

Hay CLlatra categorias de lectores, segun eI grado de pro­ ximidad con el aLltor, marcados con los sucesivos drculos co ncentricos. EI grupo propio esta formado por los colegas del mismo departamento 0 area, con los cuales eI autor cola­ bora de manera estrecha y continua, en conversaciones y do­ cumentos escritos; estos lectores pueden actuar casi como coautores. Conforman los grupos proximos lectores de otras depar­ ta mentos con quienes el autor mantiene os peri6di­ cos por motivos laborales, de manera que son lectores afines. EI tercer clrculo (en fa organizacion) 10 forma eI resto de lec­ tores internos, que no tienen os con eI aLltor y que, pOI' 10 tanto, tienen menos conocimientos cornpartidos. Fi­ nalmente, el grupo ajeno a fa organizacion incluye los lecro­

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res que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, tienen aun menos terreno comparrido con el autor. En resumen, la mayor 0 menor proximidad entre lector y autor en el gdfico indica un grade mas 0 menos elevado de conocimiento compartido entre los interlocutores y o&e­ ce datos relevanres para elaborar el escrito. Cuanto mas claro tengamos el lugar que ocupa el autor y cada lector en la en­ roscada red comunicativa de una organizacion, mas eficaces podremos ser.

3. Actitudes • ,A que culrura perren ecc e.1 lector (europea, musulmana, norceamcricana, larina, hindu, erc.)? • ,Cual es su ideologia polir.ica, econ6mica, eti ca 0 ecologica? • ,Que aerirudcs posirivas y ncgarivas riene con respecto al eema? • ,Que man ias tie ne sobrc la escrirura?, ,cualcs puedes 3rcnd er? • ,Que imagen u opinion tienc de ri, de tu rcx to, del ccma? • /~ue cxpecrativas eiene?, ,que espera?, ,que no espera? • ,Como reaccionara al escritO?, , que sensaciones u opi niones Ie sliscirad? • ,Que puntos Ie gllscaran?, ,ClIaJes no? • ,Que o piniones, aClitudes 0 manIas rienes ru?, ,que puedes hacer para 5al­ var las diferencias? • (Que plIedcs hacer para rebajar la resiseeneia habra?

0

eI rechaw, si preves q ue 10

ESCRIBIR A UN CONOCIDO

Cuando escribimos a un conocido, es mas util el analisis psicoMgico que las tecnicas anteriores. Consiste en imaginar­ nos como reaccionad. el lecror a nuestro escrito y en antici­ par y corregir los problemas que plledan sllrgir. Estas son las preguntas que podemos hacernos:

Por ejemplo, podemos haber escrito a nuestro jefe para pedirle un aumento de sueldo, 0 a un funcionario publico para solicitarle su colaboracion en una celebracion. El anali­ sis psicologico puede decirnos cuales son los mejores argu­ mentos 0 las palabras mas acertadas, 0 cwll es el mejor mo­ memo para hacer llegar nuestro escrito.

Guia ,Eara analizar a lectores conocidos 1. Conocimientos • ,Que conocimientos previos riene?, ,cuales Ie falcan? • ,Que recuerdos tiene del cerna?, ,que experiencias, Os, emocio nes 0 leceums previas? • ,Conoee la rcrminologfa , los au tores 0 los fundam entos del campo? • ,Que quiere sa ber? ,Que necesidad es e intereses l.iene? ,Que deberia saber o haeer despues de leer el eserito? • ,Que quieres comunicarle? ,Cualcs son los puntos princi pales de cu men­ saje? 2. Habilidades • iComprende oeras lenguas? ,Comprende formulaciones especfficas (I6gica, quimica, maeemarica, ma­ pas geologicos, pirimides de edad)? • ,C6mo leera tu rextO?, (cua noo?, ,d6nde? ,Que eipo de lecrura had (visrazo, leccura atenra, seleceiva)? • ,Que har:i con eI eextO?, ,como 10 urilizad?, ,para que 10 neeesira?

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E]EMPLO

En una organizacion es frecuente que un tecnico (infor­ matico, analista de empresas, quimico, contable, auditor) evalue un hecho (proyecto, auditoria, dictamen, balance) para un superior (director, gerente, asesor) que debe tomar una decision al respecto. La evaluacion se concreta en un do­ cumento que suele tener las dificultades propias derivadas del perfil asimetrico del autor y de los lectores:

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EI ((~cnico especialista

y eI superior generalista

Auror

Desrinarario

Perfil profesional. Tecnico y especia­ lism, con formaci6n calificada. Re­ dacrar informes es uno de sus rraba­ jos relevanres.

Direcrivo, jefe, de formaci6n genera­ lisra y sin conocimienros especificos. Leer documenros no forma parte de sus rareas mas relevanres.

Tareas y prop6sito. Tiene di­ recro aroda la informaci6n, que ana­ liza a fondo para emirir un juicio.

5610 accede aJ documenro del espe­ ciaJisra, cuando quiere hacerse una idea global y ramar decisiones.

Caracteristicas. Tiene riempo para in­ rerprerar y redacrar el i nforme, que recoge rodo su rrabajo.

Tiene poco tiempo y leer eI informe es s610 una tarea secundaria en el dia a dia.

EI autor es un buen especialista que se gana la vida hacien­ do evaluaciones y redactando los informes correspondientes. Tiende a hacer escritos prolijos, pormenorizados y tecnicos, con la intencion de demostrar los conocimientos que tiene 0 eI trabajo minucioso que ha hecho. Pero eI superior suele encon­ trar diffciles estos textos, porque ni tiene la formacion necesaria para entenderlos, ni est;). interesado en conocer los detalles ni tampoco dispone del tiempo suficiente para leerlos completos. La diseordancia entre esros interloeutores genera frustra­ cion. EI autor eree que el lector no aprecia su empleo y que menosprecia el esfuerzo que Ie ha dedicado. Elleeror se sien­ te incomodo con un documento excesivo que Ie complica eI trabajo mas que faeilirarselo. Las tecnicas de anilisis del lector permitirfan que el autor se percatase de que su lector tiene un perfil generalisea y de que espera un escrito sinretico, redactado con un lel1­ guaje plano, sin terminologia, para tomar una decision rapi­ da y segura. As! el lector quedaria satisfecho y estarfa mas dispuesto a reconocer el buen trabajo del especialisea. Pero la situacion es mas complicada. AI margen de esee lector, eI documento debe contener toda la informacion 50­

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bre un cerna y debe archivarse, con eI fin de que pueda con­ sultarse en eI futuro. Entonees, ~como puede ser un informe sintetico y completo al mismo tiempo?, ~o llano y pormeno­ rizado?, ~eomo se puede e1aborar un discurso que satisfaga tanto las necesidades de un jefe oeupado, que quiere ir al grano, como los requerimientos implacables del archivo de una organizaci6n, que exige la doeumentacion completa? En eI capitulo cuatro hay algunas respuestas.

.'~

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3. LAS VOCES DEL AUTOR

EI profesional g uerrfa utilizar eI lenguaje como usa un fot6grafo la camara fotogrifica; es I [ 'eclr: Sin salir en la foro. Pero ieu I

PRESENTAcrON Ll UlUI ;)1~ll1 p re geja [astra. En los discursos profesiona­ les, tam .en. Es falsa la idea de que la tecnica a los negocios son independienres de los autores, que los escritos cienrificos reflejan la realidad can objetividad y frialdad absoluta. Si hay discurso, hay alliQI:. porq ue los discursos no se hacen so ~ fos autores somas de carne y hueso: vivimos en un lugar y un os..a..uoa..c '

«~yo, NOSOTROS 0 SE DICE?»

El escrito especializado tiende a esconder a los inrerlocu­ tores y a usar sabre rodo la rercera persona. Par un !ado, amite a menu30 aI lector. Excepto en las lIlsrrucciones:-es

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raro encomrar un consulten 0 un Fijate -jeste manual tam­ bien es lIna excep~ ! Por ono lado, el autor a menudo se esconde detd.s de formas impersonales como se suele entender, se dice 0 se opina. Cuando es imprescindible referirse al au tor, empleamos cir­ cunloquios como el autor cree, segUll el autor, para evitar un creo que 0 un en mi opinion que parecen demasiado «subjeti­ vos». Tambien es frecuente el denominado plural de modes­ tia, el nosotros que solo abarca a un autor individual -como el que empleo aquf a veces: Con presencia expl!cica del auror

Con implfcitos

1a. Hemo! detectado que el mes pasado un espia informatico entr6 en nuestro sistema [escri ro en agosto de 2005].

lb. 0 Ell agosto de 2005 un espia in­ formatico entr6 en el sistema.

2a. Hemos detectado un movimiento sospechoso en la cuenta corriente. Los tecnicos han denunciado hechos semejantes en informes previos. No­ sotros hemos procedido a revisar todos los protocolos.

2b. Se ha detectado un movimiento sospechoso en la cuenta corriente. Los tecnicos han denunciado hechos semejanres en informes previos. Se han revisado todos los protocolos.

3a. Elltrevisf4mos allf aI director, quien 3b. Auditor/a infon ndtica mtrevisto afirm6 ... al director 0 ... 3c. Sc clltrevisto e.l direc to r en Ma­ drid, quien afirm6 ... 3d. En fa entrelJista 0, el director afirm6 ... 4a. Creemos quI' eI movimiento ...

4b. Ha habido un movimienro .. . 4c. Se dice que el movimiento .. . 4c. 0 El movimienro ...

5a. Esta actividad nos ha su puesto un lucro ccsante de 12.345 euros.

5b. Esra actividad ha supuesto pam la Empresa un lucro cesame de 12.345 euros.

A la izquierda, el autor aparece explicitameme en pro­ nombres (nosotros, nos), posesivos (n uestro), verbos (hemos de­

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teetado, entrevistamos, creemos), y mas indirectameme en las re­ ferencias temporales (el mes pasado) y espaciaJes (alii). Ala de­ recha, se borran estos rastros con fo rmas impersonales ('Si7Ja detectado, se entrevisto, se dice, ha habido) _0 la tercera persona (auditoria informatica ha detectado; para La empresa). Ouo re­ curso es describir los hechos directamente, como si no hubiese ningun auto r, como en las frases que tienen el sfmbolo 0. Se suele creer Que la£...llpcjones de la derecha son mas ob­ jetivas y ciendficas. Muchos autores, correcrores eanores to illS I er~ n asf y errad ica~a..p.res~ n c i a del autor en la p.rosa.

a eooca vicroriana que no hay motivo para proscribir tan escrupulosameme los pronombres personales. Kirkman (1992: 70) rebate la idea extendida de que los boletines de investigacion no aceptan usar yo, nosotros 0 nuestra, con un test simple: de 81 publica­ ciones ciendficas de todos los campos del saber que estudi6, 74 habfan publicado escritos con estos pronombres. Ignoramos si el espanol ha calcado el estilo ingles -que domina los foros cientfficos internacionales- 0 si tenemos una tradicion propia de im personalidad. No importa: ~1 der al au tor sigue provocando roblemas. En primer lugar, para ocu tar 0 a menu 0 preferimos soluciones artificiosas [como se ha detectado un movimiento 0 se entrevisto al director ien Madrid. En segundo lugar, la impersonalidad puede crear lambigiledades: en el ejemplo 2b no sabemos si se han revisa­ do y se ha detectado tienen el mismo sujeto escondido (el no­ sotros original) 0 no; y a veces eso puede ser fundamental.

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INDICIOS DE SUBJETIVIDAD

Podemos ofr la voz del autor en ottos lugares, de manera mas sutil. Vdmoslo: 6a Es un tratamiento largo. 6b Es un buen tratamiento. 6c Es un tratamiento intravenoso. (Que frase es mas objetiva? Sin duda, la 6c. EI trata­ miento intravenoso se opone al t6pico, al oral 0 al rectal que describen categorfas empfricas. En cambio, un tratamiento largo depende de una referencia implfcita: (cuanto dura un . ~. ~ . ~. - ~ y qUl­ . tratamlento., (una semana., (un mes., (me d'10 ano. za no haya ningun acuerdo c1ato: 10 que es largo para un especialista puede ser normal para otto. Por 10 tanto, 6a deja escapar eI punto de vista del autor y es subjetivo. To­ davia 10 es mas decir es un buen tratamiento; presupone un juicio de valor exp/(cito, que la comunidad puede dis­ curIr. En definitiva, la voz del autor 'su..pu nto. de~vi sta, Ia slIb­ jetividad) emerge en la ptosa de varias maneras. Los linguis­ tas 10 lIamamos la modalizaci6n aeICliS~ es decir, los in­ dicios linguisticos que mues tran la actitud del autor con respecto a 10 que dice. Esta lista ofrece algunos ejemplos (a partir de Kerbrat-Orecchioni, 1980):

Nombres. Algunos susran ri vos esco ndcn juicios de valor: • Palabras informales con con notacioncs despectivas: climtela, chacharn, etc. • Palabras con sufijos ap reciativos: -illo/illn (oficinilln), -ere/eta (diTectorete) -ote/ota (bacteriofa), -ucholucha (Iicmcinducho), -azol/Wl (clientaZl)), erc. • Metaforas que aponan conno racio nes populares: laboratl)rio como ca.fttera, documenfo como tost6n, despacho co mo castillo 0 palacio, etc.

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Adjetivos. Disringuim os varios tipos segun su carga subjetiva : • Obj uivos. Describen propiedades emplricas: solterolcasado, mllSculino/ftme­

nino, itaLiano/frtlllces, t6picoloral. • Valorativos. Dependen del pUnto de vista del autor: grandclpeq/lefio, calien­ u /frfo, abundante/escaso. • Subjetivos. Implican juicios de valor: bltenolmalo 0 bonito!feo. • Con sufi jos apreciarivos: --esco/esca (carna/J(tksco), -i.l (cflIpinteril), -Onlona (critic6n), ere. Verbos. Algunos vcrbas subjetivos. de senrimiento 0 los denominados dicm­ di mllcsrran 1a actirud del au tor: • Subjeti-vos. Conrienen juicios de valor: chillnr por grifar, perpetrar 0 cometer por hacer... • Verbos de sentimiento, con valor expresivo: gwtaT, apreciar, odiar, estimar,

rksestimar.\ . • Verbos di~endi, can e1 valor de decir: afirmar, critical", sostma, preguntar,

insinuar... Adverbios. Distingu imos varios tipos de adverbios segun

Sli

carga subjetiva:

• Sllbjn ivos. Muesrran la actirud del autor: obviammte, quizd, sin duda, cier­ tamm te, seguramente, Inmmtablemente, afortlmadamente... • Objeu IJos. Dan datos objetivos: siempre/nunca, delantdrktrds u ho.ylma­ nana... • Va/orativos. Dependen de. referen cias mas 0 menos subjetivas: cercallejos; rdpidamenteldespttcio 0 de VfZ en C/I/lndo...

(Y conviene evitar estas expresiones? iSf y no! Es impo­ sible esconder todos los rastros de subjetividad. Es mas in­ teligente tomar conciencia de ello e intentar gestionarlo: ser explfcito cuando nos convenga dar una opinion, 0 evi­ tar los referentes implfcitos 0 imprecisos (apliquen fa loci6n de manera abundante) y las connotaciones coloquiales (fa cabafiita estaba situada a 30 metros de fa carretera) cuando pretendamos describir hechos de la manera mas empirica posible.

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L'V lntensificadores

9'V

A tenuantes

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S~W SOWEdA 'Uf'?JVf2tJU:J'iVS:JP SOW

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EjEMPLO

Analicemos la reformulacion de un fragmenro de infor­ me de auditoria inrerna, en una entidad financiera. EI origi­ nal 10 escribio un aprendiz en un curso de redaccion. Aun­ que no manriene la estructura de una auditoria aurenrica, sf tiene el conrenido y eI estilo habituales. Esrudia un posible trato de favor no justificado: eI director de una oficina de un banco ofrece un trato «especial» a un cliente sin motivo (vo­ lumen de negocio pequeno, cliente no relevante, etc.). La reformulacion menciona los hechos de manera empf­ rica, sin sesgo ni imprecisiones. Compara:

Original

Reformulacion

(.. .J En los cuarro dias que per­ manecimos en la oficina, esre c1ienre se presenro rres veces, siendo rodas elias tratado personalmente por el d i­ recror. De las tres visitas, dos fueron simplemente para retirar su dinero de su cuenta corrienre, evicindose con esra arencion personal, las largas colas en las venranillas de caja que exisren en esra oficina. La orra visira fue para rratar remas personaJes, sin nada que ver con la acrividad de la sucursal. EI direcror lIeva personaJmenre eI conuol de las cuenras de este c1ien-

Hechos Atencion personalizada 1. Duranre los 4 dias que Audirorfa es(Uvo en la oficina, el c1ienre hizo 3 visitas y fue atendido por el di­ recror. En 2 visitas retiro dinero de la cuenra y evir6 las colas de las venranillas de caja, con la aren­ ci6n del direcror. No hay datos sobre el ptop6siro de la 3." visita. 2. EI direcror controla personaJmen­ re las cuenras del c1ienre: reaJiza las operaciones necesarias para aten­ der los pagos y disrribuye eI rema­

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re, reaJizando las operaciones necesa­ rias para arender los pagos que se Ie presenran y manrener eI remanenre disrribuido de la forma mas renrable. Esra operaroria Ie exige una arenci6n casi diaria. (... J Disfrura ademas de una rarjera Visa Oro y orra Visa Electron com­ pletamente gratis, y en las esporadicas operaciones de compraventa de valo­ res, eI cobro de comisi6n es mini mo. En las cancelaciones de deposi­ tos a plazo fijo qu~ ha reaJizado con eI objetivo de reinv.errirlos en otros producros con mejb res renrabilida­ des, se Ie ha condonado la comisi6n de cancelaci6n anticipada. Esra sucursal es una de las oficinas de la red que menos comisiones con­ dona, por 10 que es lIamativo la opera­ roria seguida con este c1ienre. (... J Como anecdota, en las fechas navideiias, eI mejor regalo que reali­ za la oficina a sus c1ientes es para este. (219 pa14brasJ

nenre de la manera mas renrable. Eso exige atenci6n casi diaria. Retribuci6n de los depositos 1. Dispone de tarjetas Visa Oro y Electr6n sin cargo. 2. Se cobra la comisi6n minima en las operaciones de compraventa de vaJores, que son escasas. 3. Se condona la comisi6n de can­ celaci6n anricipada de deposiros a plazo fijo (para reinverrirlos en producros mas renrables), aun­ que esra sucursal sea una de las que condona menos comisiones. 4. Por N avidad eI c1ienre recibe eI regalo mas cosroso de la oficina.

(I 61 pa14brasJ

Sin duda, los apartados con titulo interno y hechos numerados de la reformulacion ayudan a ordenar los datos. Entre otras aspectos, la version de la derecha elimina las re­ peticiones, las expresiones connotadas (es llamativo, como anicdota, disftuta), los adjetivos imprecisos (operaciones espo­ rddicas, mejor regalo) 0 los adverbios modalizadores (simple­ mente, completamente). T ambien prefiere la 3. a persona (Au­ ditoria estuvo) ala 1.a (permanecimos) y las cifras (4-3-2) a las letras (cuatro, tres, dos). En resumen, la reformulacion es mas objetiva, precisa, ordenada y breve.

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4. LA ORGANIZACION DE LOS DATOS

Cada genera riene una estructura. Acertar eI lugar mas adecuado para cada data es un proble­ ma de logica 0 coherencia del contenido, pera tambien de adaptaci6n al prop6sito y at lectar. Mas aun: organizar quiere decir disenar las pagi­ nas, decidir los apartados y cortar los parrafos.

PRESENTACI6N

Podemos distinguir tres partes 0 componentes en un do­ cumento, prescindiendo de las particularidades de cada ge­ nero textual: la presemaci6n, el nucleo X el cienf. Esta estruc­ tura trimembre ejerce diversas funciones )' sigue la maxima de la oratoria clasica: di de que vas a hablar, habla y di de que

has hablado. Otros componentes que contribuyen a organizar los da­ tos son los apartados )' subapartados, el anexo, las notas y los parrafos. Incluso La hoja 0 pagina -como unidad visuaL- inci­ de tambien en la confeccion de un documento. De todo ha­ blaremos un poco.

INTRODUCC16N

La introduccion (tambien denominada avance, presenta­ cion, materiales preliminares) tiene las funciones de seleccio­ nar al lector), de prepararlo para la lectura del resto del tex­ to , anticipando, organizando y resumiendo el contenido. Puede ser uri! tambien para orientar lecturas parciales 0 se­

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lecrivas del documenro 0 para indexarlo en fondos doCll­ mentales. La introducci6n puede incluir varios elementos texruales: la portada, la identificaci6n del documento (titulo, autoria, procedencia, editorial etc.), el apm'ato titulm' (titulo y subdtulo, dtulos internos), el indice general, el resumen, la distribuci6n (Iisra de lecrores destinatarios), el prologo, los agradecimientos, etc. Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya tenemos «unas primeras impresiones» de un escrito. «Un do­ cumento empleza a generar una respuesta ran pronto como reposa encima de la mesa de los lecrores. De hecho, se puede decir que los informes y los articulos empiezan a despertar ac­ titudes positivas 0 negativas incluso antes. Las reacciones de los lectores esran influidas por la facilidad con que pueden iden­ tificar eI documento que les interesa 0 con que pueden recu­ perarlo de las bibliotecas y de las bases de datos» (Turk y Kirk­ man, 1989: 44). Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y eI resumen nos dan una primera idea d.pida del texto. Res­ ponden preguntas como: ~ me interesa?, dtrata de mi campo?,

ddebo Leer/or, ddebo leerlo completo? 0 dcudnto tiempo me llevard? Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pue­ den determinar que 10 abandonemos 0 no. Si no 10 abando­ namos, eI resumen nos anticipa los datos bisicos del cuerpo del texto, de manera que podemos activar los conocimientos previos, formular hip6tesis y leer mas interactivamente. EI in­ dice tambien permite hacer una lectura selectiva de aquellas partes que mas nos inreresen. En definitiva, la introducci6n provoca las primeras im­ presiones allector, delimita su alcance (tema, contenido), da eI esqueleto 0 la esrructura completa del documento (indice) y sintetiza y anticipa las ideas mas relevantes en un resumen. En los capfrulos siguientes, analizaremos algunos de estos componentes.

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CUERPO

EI cuerpo es la parte central del documenro y tiene eI ob­ jerivo de desarrollar todos los datos. T ambien se denomina nucLeo, exposici6n 0 desarroLLo. Es el componente mas variable por 10 que respecta a extensi6n, numero y tipo de apartados o a la inclusi6n de elementos complementarios, como tabLas, dibujos 0 grdficos. No tiene restricciones en relaci6n con la estrucrura, el enfoque 0 el nivel de especificidad, a diferencia de la introducci6n y del cierre, que tienden a ser breves, sin­ teticos 0 esquemati cos. Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n y evita las formulaciones esquematicas y la sintesis. Algunos de los componentes textuales que suele incluir son los objeti­ vos del trabajo, la metodoLogla empleada, los antecedentes, los hechos 0 resultados, su valoraci6n, etc. Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comu­ nes del cuerpo de los documentos. Pero algunos generos con rradici6n disponen de estrucruras muy formalizadas. En el ambito istrativo, el informe tecnico-juridico consta de antecedentes 0 reLacion de hechos y fundamentos de derecho. EI informe de auditoria intema tiene habitualmente objeti­

vos, metodoLogia, hechos, concLusiones y recomendaciones. Asi­ mismo, el articulo de investigaci6n tiene la famosa estructura de IMRD 0 introduccion, metodologla, resultados y dis­ cusi6n. Orros tipos de informes no tienen tradici6n ni regula­ ciones y se componen de apartados y tirulos particulares para cada contexto. De hecho, cada auror se inventa a convenien­ cia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades. En una instiruci6n 0 empresa, la rradici6n puede haber fija­ do algunas estructuras; por ejemplo, eI libro de estilo de La Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes tecnicos (de proyecto, de gesti6n, de oficina y de analisis de riesgo).

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EI cuerpo es a menudo el primcr componente que se ela­ bora de un documcnto. Tanto la introducci6n co mo eI cierre son reformul acio nes (sintesis, introducciones, propuestas de futuro). EI indice, eI resumen, la bibliografla 0 las condusio­ nes depcnden directamenre del cuerpo y se elaboran despues o al mismo tiell1po.

CiERRE

EI dare (onduye el documento con el prop6sito de pre­ parar al lecror para las actividades posteriores a la lectura. T ambien se denomina resumen, conclusion 0 recapitulaci6n. Incluye, entre otros elementos, las recomendaciones, las C011­ c/usiones, el epiLogo, la resolucion, la bibLiografta, los anexos, eI apendice 0 los indices especificos (tematicos, anaHticos, ono­ ll1asticos). Si la presentaci6n anticipa los daros mas relevances e in­ troduce allecror en el texto , el cierre proyecta la informaci6n hacia el futuro. Prepara las tareas posteriores: revisar la bi­ bliografla, poner en practica las recomendaciones, formular nuevas hip6tesis, preparar nuevas investigaciones. Los ane­ xos, los indices analiticos y la bibliograffa SOD herramientas para ampliar 10 expuesro, ya sea haciendo una relectura se­ lecriva del mismo documento (guiada por un indice anaHti­ co), leyendo los documenros complementarios incluidos en los anexos, 0 buscando nuevos textos a partir de las referen ­ cias citadas. Al igual que la introducci6n, eI cierre tambien se caracteriza por tener un grade de estandarizaci6n elevado y por utilizar formulaciones esquematicas (listas, numeracio­ nes, afirmaciones breves).

PJRAMIDES

Varios manuales de comunicaci6n profesional recurren a la conocida formula periodfsrica de la piramide para organi­ zar los daros en un in forme: poner la informaci6n basica al inicio, en la punta de la piramide (titulo, resumen, resulta­ dos generales), y dejar los datos completos y los detalles para el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y Kirkman, 1989): Pid.mides de lectores y contenidos ~

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La piramide de la izquierda representa la ordenaci6n de los datos y la de la derecha, el numero de lectores que leen cada componente del documento. Coincidiendo con la pun­ ta de la piramide, el titulo y el resumen presentan los datos esenciales que pueden entender muchos lectores. En la base, los anexos y demas componentes del cierre aportan daros pormenorizados y compleros que s610 interesan a unos pocos lectores. A medida que el documenco da datos, cada vez mas pormenorizados y complejos, se pierden los lecrores que s610 querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los que esdn realmente imeresados y buscan datos mas precisos.

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Esta estructura piramidal permite atender a lecrores que buscan en un mismo documento prop6sitos tan diversos como los de hacerse una idea global, buscar datos espedficos o barrer exhaustivamente el escrito. Por ejemplo, el lector ajetreado que s610 quiere formarse una opini6n general pue­ de leer con rapidez el resumen y algun componente del cie­ rre, mientras que el lector analftico que busca datos concre­ tos puede rastrear con atenci6n el nucleo y los anexos con los indices analfticos. Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen estructuras piramidales mas pormenorizadas para generos particulares.

Metodo SIDCRA

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Introducci6n

Desarrollo

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EL INFORME TECNICO

B'licq (1990) propone el metodo SIDCRA, haciendo un acr6sti~0 con los aparrados que conformarian la estrucrura del informe tecnico -en una adaptacion sui generis al espa­ fiol: sumario (0 resumen), introduccion , desarrollo, conclu­ siones, tecomendaciones y anexos. Siguiendo el esquema, los apartados avanzan desde el sumario, con una simesis de los puntos mas relevantes, hasta los detalles exhaustivos inclui­ dos en los anexos. La introduccion plantea el contexto en que se situa el in­ forme: el rema, los problemas 0 las necesidades que 10 moti­ van, los hechos previos y los objetivos que pretende lograr. Para el desarrollo, que debe incluir la cantidad mas grande de datos, Blicq propone otra tecnica periodistica: las famosas 6 preguntas (quien, que, wdndo, como, donde, por que) que los periodistas utilizan para componer el primer parrafo de una noticia. Para este autor, el desarrollo debe responder tam­ bien estas cuestiones, que constituyen los aspectos mas im­ portantes que componen un tema.

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Recomendaciones

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Anexos

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Blicq afirma que las conclusiones y las recomendaciones tienen mucha importancia en el informe y deja abierta la po­ sibilidad de que ocupen posiciones mas avanzadas en la es­ tructura. No es extrafio que el sumario incluya 10 mas esen­ cial de las conclusiones 0 las recomendaciones. Mas adelame hablare de los anexos.

EL ARTfcULO DE INVESTIGACION

Swales (1990) propone estos trapezoides para explicar la estructura del articulo cientifico de invescigacion. En este ge­ nero, la introduccion delimita el campo de esrudio y por eso empieza con una base amplia que se va cerrando, para dar paso al desarrollo de un experimento concreto. Por el contrario, los

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resultados arrancan con los da tos obrenidos en la investigacion reaJizada (base esrrecha) para proyectarse nuevamente hacia eI campo en que se instauran, ensanchando la base.

Articulo de investigacion

Introducci6n

Desarrollo

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Resultados

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EI autor tambien explica que la introduccion suele seguir Ia siguiente estrategia. Primero, establece un tel'l';tol';O de estudio 0 busqueda, es decir, delimita la disciplina y eI ambito estricro en que se reaJiza eI rrabajo, mencionando los estudios y los amores previos mas relevantes. Enseguida, identifica un agujel'O 0 vado en el territorio 0 a1gun aspecto que no ha merecido Ia arencion de la comunidad ciemifica. Para acabar, presenta la busqueda reaJizada como la ocupacion de este agujero pendiente.

que haya conflicto entre lectores y fUl1ciones, como ya he­ mos visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el es­ crito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar decisiones -hablarfamos aqui de funcion info rmativa. Por oua, eI mismo escriro debe recoger toda la documentaci6n (estadistica, auditorfas, anaIisis, comprobantes, certificacio­ nes) para archivarla y para que pueda ser consulrada en eI fu­ turo -funcion documentaL En estos casos eI anexo permire agrupar los datos en dos o mas niveles de especificacion, que se adecuen a estas fun­ ciones. EI cuerpo puede satisfacer las prisas )' la necesidad de sintesis del jefe, yel anexo permite almacenar todo 10 que sea demasiado pormenorizado 0 espedfico, como si fuera un autentico cajon de sastre. Incluso podemos distinguir dos 0 mas anexos, con varios grados de deraUe, dirigidos a diferen ­ res funciones documentales 0 lectores porenciales. Noremos las diferencias entre eI cuerpo )' eI anexo de un escrito: Selecci6n de dacos Cuerpo del escrito

Anexos

Pone enfasis en e1lector. Incluye los datos basicos y responde a un con­ texro concrero (tiem po y espacio).

Pone enfasis en la informaci6n. Re­ coge todos los daros y los archiva para siempre.

I ncluye s610 los daros relevantes: pro­ p6siros, resultados globales, recomen­ daciones, argumentos imporrantes.

Incluye rodos los daros: merodologia, resultados completos, estadistica. Pres­ cinde de las necesidades temporaJes y de los lectores circunstaJ1ciaJes.

Organiza los datos segun el interes del lector. Extension limitada. Len­ gua comun , numetos redondos, co­ mentarios generales.

Sigue criterios archivfsticos. Sin Jf­ mites. Registro especializado, nume­ ros exactos, comentarios pormenori­ zados .

AN EXOS EI anexo (0 apendice) merece consideracion especial por la funcion de descarga informariva que ejerce. Es habitual

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Mu)' bien. Pero
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ule,!, por 10 que prefieren cargar toda la informacion en el cuerpo. Es un error. Asi se confunden las dos funciones nc.lOnadas. T ambien se hincha el documento y se aleja de las necesidades del lector principal.

autores, a veces, cuando vamos con prisas y tenemos que afi adir datos a un escrito: los metemos en noras y asi no es preciso retocar nada mas ... iDe ninguna manera! Hay que usar las notas de modo estrategico y no como un parche.

NOTAS

PA RRAF os

Otra herramienta para organizar el contenido son las notas esas aclaraciones ,

~

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Las notas en el

margen son las mas pl'6ximas al texto referido y las mas facil es

que van aparte y con letra mas pequena. Pueden ir al margen, * a pie de pagina' 0 al e leer. Pero exigen final del capitulo" 0 del documento -iY tu n ~iseno especial de . . Ios erectos c a pagma mlsmo pue des expenmentar .

que provoca cada posicion!

La nota se relaciona con el punto del texto aI que se re­ fiere con una llamada, que puede ser un asterisco , un nume­ ro 0 una letra supedndices -como en el parrafo anterior. Lo mas corriente son las cifras, sobre todo si hay varias notas y debemos mencionarlas en otras partes del documento, pero el asterisco es util para lIamar una nota en las tablas y los graficos 0 cuando la prosa incluye cifras. Suelen ir en notas las referencias bibliograficas, los datos tecnicos 0 complementarios 0 los detalles e informaciones secundarias que solo interesan a los lectores mas minuciosos. Una nota bien organizada permite que ellector ajetreado se salte los datos que no Ie interesan 0 que el curioso encuentre 10 que busca. Conviene evitar las notas demasiado largas, la acumulacion de noras en una pagina 0 10 que hacemos los I . Las notas a pie de p:igin a so n m uy visi blcs y bastallte pr:lcticas. porquc pueden Icerse sin tener que ca mbi ar d e pagina. T amhicn so n las mas corricn tes en los articul os de in vestigaci6n y en lIl ucha dOCUmellt3Ci6 n rccn ica. Pero a pesar d e cso conviene no abusar po rq ue incremelltan la complejidad del escrito . Por cso he dejado 5610 dos de las que habia en este libro.

I

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EI parrafo es la unidad inferior aI apartado y aI subapar­ rado. No suele lIevar epigrafe 0 titulo interno y tiene unidad ignificativa y grafica. Respecto al senti do, es monotematico y trara de un aspecto particular del contenido. Respecto a la forma, empieza con una entrada 0 sangrado en la primera li­ nea y acaba con un punto y aparte final y con una linea blanca 0 una interlinea superior con el parrafo siguiente. Al­ gunos escritos numeran los parrafos, pero no es habitual. Los manuales de estilo que se refieren mas extensamente aI parrafo son los periodisricos, que conviene leer con cautela, por­ que no se refieren a la prosa profesional (vease pagina siguiente). Duque Garda (2000: 197) menciona tres manuales de redaccion cientlfica para el ingles que tam bien recomiendan brevedad, aunque la miden con criterios diferentes: que cada parrafo lLeve una idea principal y 4 0 5 secundarias; que se componga de unas 3 oraciones, 0 que tenga entre 100 Y 300 palabras de extension. En mi experiencia en empresas e instituciones, el parrafo tiene mas valor grafico que semantico. Abundan los parrafos muy breves para aligerar la exposicion . Se cree que las pagi­ nas cargadas con mucha letra y parrafos largos son mas pes a­ das que las que tienen muchos parrafos breves. Quiza esta tendencia favorezca la presentacion de la pagina, pero a mi parecer tiene efectos negativos en la estructura del conteni­ do. El abuso de los parrafos breves, a menudo de una sola frase, convierte el escrito en una lista inconexa de ideas.

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Pero des de la optica del gerente que debe tomar la deci­ sion final , el segundo es mejor. Se adecua mas al proposito de la tarea: estudia las ventajas y los inconvenientes de las tres marcas y recomienda una. Si el lector esta atareado, tie­ ne poco tiempo y escaso interes en los detalles, agradecera que los dtulos del fndice ya Ie informen del resultado 0 que se eviten cuestiones de procedimiento como el problema ob­ jeto de estudio 0 el metodo. Ademas, los apartados del 2 al 5 del segundo fndice comparan en una misma seccion los costes, las prestaciones y las preferencias de los usua~os de cada marca. Eso facilita la interpretacion de los datos. En el primer fndice, en cambio, el lector debe ir adelante y atras para contrastar las marcas, ya que cad a marca ocupa un apartado diferente. Por ejem­ plo, para saber cual es la maquina menos costosa, hay que consultar tres puntos (apartados 2.1,2.2 y 2.3). En resumen, con palabras de Delisau (1986: 56): «La for­ ma mas efectiva de organizar la redaccion de un informe empresarial viene dada por la naturaleza del tema, por las cir­ cunstancias y, en especial, por el receptor. La mejor organiza­ cion es la que favorece ellogro de los propositos de quien 10 redacta. »

1. (Los M fos cstan orgnniZlfdos (IJ nparflldQ! Y fub"pnrr.ui.J; ' Eso facil ita leer selectiva menre eI docum ento. Un indlcc COIl todos los dtulos inrernos permite hacerse un a idea global del escrito .

2. l EL orden dl' los aparttuios itS Mgico? ISl' IlMpta a las neccsidlldcs del lector? Si eI orden esta en concordancia con las necesidades y los conocimienros del lector. es mas f.icil seguir el documento. 3. ( CaM apartaM tiene un tltl/lo in/emo? Eso permite idenrificar el cema de cada secci6n .

4. ( 5 0 11 manejables los apartaMs? (cuantos pdrrafos tiene caM

lIIlO? Los apar­ [ados excensos son mas diflciles. Son mas c1aros los b reves, de lIn os pocos p,lrrafos. con titulo inrerno. Di vide cada apan ado largo en dos 0 mas. Haz subaparrados de rango menor dent ro de un apanad o largo . 5. ( Que mediM t i C/leU los pdrrafos? D a preferencia a los p arrafos con os y co­ medid os. pcro deja los largos que esten justifi cados. G. (Ha), oal'iospdrrafos dc lina soIA fra.<e? Los p:irrafos uniorac io nales co nvi er­ ten el tex to en una lista de ideas. Ev italos. 7. (Cada pdgina cs diftrente de IA anterior y III posterior? Recordamos mejor las paginas individualizadas. 'quc ti enen una tabla. un dibuj o. un titul o inrerno lJ otra particLll arid ad . Disefi a cada pagina por separado: jque cada L1n a te n~erso n alidad!

Las primeras preguntas quiza son mas utiles cuando se empieza a recopilar datos para un documento, pero las ulti­ mas potencian la revision final. Confieso que las preguntas 4, 5 y 7 me han permitido mejorar mucho algunos parrafos y apartados de los borradores de Afilar ellapicero.

SfNTESIS

Acabo con una pequefia gufa de preguntas para mejorar la organizacion de un documento:

3 iQue lata!. i no? Ir adelanre y atras buscando la pagina donde hay esu t nota ... Las noms a1 fi nal del caplcu lo 0 de docum emo son poco prncticas para eI lector. aunque eI edi tor las prefiera porque se com paginan con m
64

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5. TfTULOS Y PORTADAS

El titulo es el primer componente y el mas im­ portante. Del mismo modo que miramos rapida­ mente los titulares del diario -para ver si hay algo de interes-, los cientincos leen el fndice de una revista. Leyendo el dtulo, deciden si pasan al resumen 0 a la introducci6n de un artfculo, 0 si 10 abandonan .

~

.

ROBERT BARRASS, 1978: 132

PRESENTAcr6N

EI dtulo y la portada nos preseman un documemo como si fuera la tarjeta personal de un recien llegado, 0 el traje y el maquillaje de un personaje publico. Puesto que es inmensa la cantidad de documentos disponibles pero limita­ do el tiempo para consultarlos, el titulo y la portada nos ayu­ dan a elegir los que nos interesan. Muchos escritos profesionales Bevan titulo: los informes, las memorias, los expedientes, los artfculos, las propuestas 0 las aetas. Aquf el titulo es como la etiquera de lLna caja 0 de una carpeta 0 el nombre de una persona. Nos referimos a es­ tos documenros por su nombre, que es el dtulo. Los archiva­ mos y recuperamos segun el dtulo. jLos buscamos en inter­ net por el titulo! Los motores de busca utilizan el titulo para navegar, entre orros criterios. La portada nos da una «cara» 0 una «imagen» particular de eada documenro, cuando trabajamos con varios eseritos al mismo tiempo. No solo es una «funda » blanca para guardar el texto; puede ser una herramienra comunicativa eficaz para informar y convencer. Este capitulo analiza esros elementos pequefio s y aparenremem e secundarios.

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TfTULOS

oraue nos hace e:anar 1 nos equlvocarnos, perdemos los lectores abrlan Dorudo tnteresarse por nuestro_ escrito_y que 10 han abandonado porque el titulo les confundi6; las bibliorecas archiyanin el dome oro en una secci6n equiYQ~ada. Todavfa mas: podemos irritar a los lectores que han decidido leer eI do­ cumento '}\que no encuentran 10 que esperan. Pese a 1a importancia de los tfrulos, muchos redactores les prestan poca atenci6n. En las em presas abundan tirulos con ex presiones vadas u opaqs como injorme, l nJorme de ges­ tion, EI ejercicio 2003 0 Auditoria Servicios Centrales. Segura­ mente corresponden a documentos periodicos y frecuentes, que los lectores conocen bien. Pero tam poco es extrafio que los deban consultar otros lectores inexpertos, para los que es­ tos tftulos inexpresivos resultan confusos. EI Diccionario de la Real Academia de la Lengua define titulo como «palabra 0 Frase con que se da a conocer eI nom­ bre 0 asunto de una obra 0 de cada una de las partes 0 divisio­ nes de un escrito»; y subtitulo como «titulo secundario que se pone a veces bajo eI titulo principal». Asi, hay que distinguir eI titulo absoluto de una obra (Iibro, documento, informe), que pasa a ser su denominaci6n, del titulo in tern 0 (tambien lIamado intermedio) de cada uno de los capitulos, secciones 0 apartados de que consta, 0 de los tftulos de las tablas, los gnifi­ cos 0 los mapas que se incluyan.

FUNCIONES

Turk y Kirkman (1989) atribuyen dos funciones basicas al titulo absoluto:

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1. Enunciar con precision el contenido del documento.

Cuando consultamos bibliograflas, bases de datos 0 in­ dices de revistas, eI titulo es eI primer y -a menudo- eI unico dato informativo sobre el documento (aparte del auror, la editorial, etc.). A partir del titulo decidimos si leemos el texto entero 0 no. Y si ya tenemos a todo eI documento, un titulo claro e informativo facili­ ta su lectura y orienta la interpretacion. 2. Diferenciar los documentos entre si. Cuando trabajarnos con varios documentos encima de la mesa, abiertos en paginas interiores, saltando de uno al otro, el titulo los distingue con facilidad, ya que suele reproducirse en el margen superior de la pagina, a modo de identificador. Los titulos in tern os de capitulo, seccion 0 apartado tam­ bien ejercen estas funciones dentro de su ambito, adem as de aparecer en el indice del documento. Pero los autores y los lectores les damos otras utilidades: Titulos internos Cuando escribimos:

Cuando leemos:

Ayudan a organizar el pensamiento.

Ayudan a comprender el significatW.

Clasifican los daros en categorias y desenmascaran repeticiones, des6rde­ nes yvados.

Guian la comprensi6n del documen­ to; anticipan los contenidos y acti­ van los conocimientos previos.

Exigen sfntesis. Discriminan los datos relevances de los secundarios; enfati­ zan los puncos esenciales.

Informan de los datos esenciales. Indi­ can con pocas palabras los temas tra­ tados.

Consoli.d4n fa coherencia del texto.

Permiten seleccionar los datos. Informan aJ lector selecrivo de los apanados que

Aseguran la progresi6n tematica; es­ tructuran el concenido en apartados.

Organizan las pdginas. Muestran grifi­ camente la estructura interna del tex­ to; diferencian cada pagina del resto.

pueden interesarle; ahorran tiempo.

Atraen el interes del lector. Reactivan la lectura; diferencian paginas; incro­ ducen variaci6n en la lectura.

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En resumen, los drulos internos pasan a ser una estrate­ gia poderosa para estructurar eI documento, cuando 10 pro­ ducimos, 0 para interpretarlo, cuando 10 leemos. Organizan el escrito en unidades conceptuales manejables y construyen piginas mas atract~as y variadas.

CRiTERIOS DE ELABORACION

Las consideraciones que hacen los manuales sobre la re­ daccion de tirulares continuan siendo vilidas, aunque internet y las ediciones electronicas han relativizado algunos puntos. Distinguimos la selecci6n lexica, la redaccion y la presentaci6n del tirulo:

Seleccion lexica 1. ( EI dtulo debe iocluir las palabras clave del asunto: las palabras tematicas, los descriptores documentales, los terminos propios de ese campo del saber. Los siste­ mas informaticos de navegaci6n a traves de grandes canridades de datos usan palabras clave para descri­ bir, archival' y I'ecuperar documentos. Estas palabras suelen buscarse en los drulos y en el indice. En el siguiente ejemplo, eI original de la izquierda incluye investigaci6n 0 conveniencia, que dificilmente son las palabras clave que elegiria un hipotetico lector para recuperar este documento. En cambio, evaluacion e implantaci6n son mas especificos y tienen mas posibi­ lidades de ser usados como terminos de busqueda:

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Original

Reform ulaci6n

Una investigaci6n sobre la con­ veniencia de usar eI programa Lotusnotes

Evaluaci6n de la im plantaci6n de Lotusnotes

2. Son preferibles los terminos espedficos a los mas ge­ nericos, en princlplO: Original

Reformulaci6n

Ayuda para un procesador de textos

Ayuda para Letter 17.3

Efectos secundarios de drogas inmunosupresoras

Efectos secundarios de la ciclos­ porina

AnaJisis de huesos humanos

Amilisis de femures y tibias

Ventas en los mercados internacionales

Exploraci6n y prospectiva de ven­ cas internacionales

Las opciones de la derecha inform an mas, deno­ minan categorias mas restringidas y evitan ambigue­ dades. En el ejemplo final, el original solo menciona el tema (ventas) mientras que la reformulacion espe­ cifica el objetivo 0 la accion realizada (exploraci6n y

prospectiva). Pero el exceso de especificidad puede provocar incomprension, si el lector ignora los terminos usa­ dos. Asf, drogas inmunosupresoras es mas transparente y eficaz que ciclosporina para los legos. Puesto que la comprension global es prioritaria a la precisi6n, el ti­ tulo debe adecuarse primero al grado de conocimien­ tos del lector. La divulgacion prefiere drulos mas ~~~ " rrientes, pero los articulos especializados recurren ~ terminologfa mas tecnica. Pasa igual con las siglas, las abreviaturas y los simbolos espedficos de cada disciplina. Si no estamos seguros de que los lectores los conozcan, hay que des­ plegarlos en eI tIrulo 0 usaI' denominaciones equiva­ lentes no abreviadas. 3. Hay que evitar las paJabras casi vadas u obvias como: \

Infonne sobre, Anti/isis a nivel de, Algunos problemas 71

)

asociados a, Un estudio de los foctores que aftctan, As­ pectos sobre, Asunto reJerido a, M emm'ia sobre. Asimis­ mo, el periodo (anual, mensual, general, ordinario), las fechas (enero-marzo, 2005, 1. n- semestre) y el ti po de' \exto (auditoria, proyecto, estudio) pueden especifi­ carse con un subdtulo.

Redaccion 1. No hay recomendaciones concluyentes sobre la lon­ gitud. Mari Mutt (2006) encontr6 que los dtulos de ardculos de biologfa en varias revistas tenian una ex­ tensi6n media de 14 palabras. Parece que leemos mas rapido lin tu ulo b;:eye, 10 reco;!a mos FA@'jer "Y'""'fo=po­ dem os reprodllcir integra merue como idenriftcado~ -a-Lma rgen de cacla pagina. En cambio, un dtulo largo no cabe en una sola ifnea, hay que conarlo y tambien puede crear dificultades para ser reproducido en los indices de las revistas. 2. La presencia abusiva de preposiciones (de, por, sobre, con) es un indicio de complementaci6n nominal pro­ gresiva y de complejidad. A menudo podemos elimi­ Dar algunos nombres: Original

Reformulacion

lnforme de evaluacion de la ac­ tuaci6n de extensi6n de la elec­ trificaci6n en la riera de Merles

Evaluaci6n de la elecrrificacion en Ja riera de Merles

De los tres sustantivos eliminados (informe, ac­ tuaci6n y extension) s610 el ultimo aporta un matiz se­ mantico que podrfa ser relevante en algun contexto: no es igual una electrificacion que una extension de fa electrificaci6n. Pero posiblemente evaluaci6n de fa elec­ trificacion baste para titular bien el documento.

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3. Podemos acortar los titulos largos afiadiendo un sub­ dtulo debajo, marcado con tipograffa inferior: Original

Reformulaci6n

RESENA SOBRE EL SISTEMA DE

CALCULO DE LOS GASTOS FINANCIEROS

cALCULO DE LOS GASTOS FINANCIEROS EJEMPLO DE APLlCAClON DE LA ALTERNATIVA DE FIJAR EN 5 AN OS EL PEIUODO PARA IMPUTAR EN LAS OFICINAS EL BENEFICIO EN LA VENTA DE LOS INMUEBLES PROCEDENTES DE REGULACION DE CRfDITOS

Resefia sobre el sistema EL PEIUODO PARA IMPUTAR EL BENEFICIO EN LA VENTA DE LOS INMUEBLES PROCEDENTES DE REGULACION DE CRfDITOS

Ejemplo de aplicaci6n en 5 aiios

4. En nuestra tradici6n es mas corriente la forma nomi­ nal de la derecha que la oraci6n co mpleta 0 el verbo en forma personal de la izquierda -jaunque no haya razones cientificas para rechazarlos!: Original

Reformulaci6n

C6mo afectan las radiaciones so­ lares a la fibra de vidrio

EfectDs potenciales de las radiacio­ nes solares sobre la fibra de vidrio

Los efectDs que causan las radia­ ciones solares sobre la fibra de vi­ drio

Presentacion 1. Los dtulos quedan bastante destacados al ir solos en el centro de la pagina (dtulo absoluto) 0 separados en el margen izquierdo (dtulo interno de subaparta­ do). Podemos enfatizarlos agrandando la letra un punto 0 mas, pero conviene evitar las sobrecargas ti­ pograficas:

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Original LA SEGURIDAD DEL SISTEMA SWAFT

\

Reformulaci6n La seguridad del sistema Swaft

2. Evitemos las abreviaturas, los simbolos y los caracre­ res que rengan dificil reproducci6n, como medida prevenriva: Original cm3

E-4 50 c) (ii) CaMgSip6

Reformulaci6n em cubico polifosfaro por;lsico diosida

3. AI partir un titulo porque no cabe en una sola linea, hay que resperar las unidades sinragmaticas. Original

Reformulaci6n

El periodo para imputar el beneficio en la vema de los inmuebles procedemes de la regulaci6n de crediros

El pedodo para impurar eI beneficio en la vema de los inmuebles procedemes de la regulaci6n de crediros

En la pracrica, los crirerios pueden oponerse los unos a los orros. Por ejemplo, si se quiere ser espedfico sed. dificil ser conciso. Cuando pase eso, el criterio prioritario es adap­ rarse mejor a las necesidades del lector y al proposito del do­ cumento.

EJEMPLOS

Estos rirulos corresponden a informes inrernos de varios departamenros (auditoria inrerna, conrabilidad, gesrion, ana­ lisis de empresas) de una misma enridad. Aunque es impro­ bable que sean indexados en una misma lisra, su compara­

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cion revel a los punros fuenes y debiles de cada uno. Vea­ moslo : 1. Modificacion de ripo de inreres en libreras de aho­ rro. Requisitos formales 2. Informe de gesrion 3. Tasaciones efectuadas en eI CROCUP para eI ejer­ cicio 2006 4. Evolucion de la morosidad 5. Analisis de la cadena DGE8FI 6. EI ejercicio 2003 7. Capracion irregular de nominas realizada por las gestoras de las empresas: Sras. Gallac, Villa y Trilla, asignadas en las oficinas 123, 456 y 789 8. Informe sobre las Ifneas de riesgo de resoreria con enridades de credito 9. Memoria 2006. Auditoria informarica 10. Descripcion de la operariva realizada por eI Sr. Roca como director de la oficina Maldivas - 0123 La mayoria son muy generales: los numeros 2, 4 y 6 solo indican eI rema. EI 2 casi podria actuar como megarirulo del resto, porque las palabras informe y gesti6n son remeraria­ menre genericas. Se puede decir 10 mismo del 4: ;evoluci6n de que morosidad?, 2con que pad.merros?, 2en que momento? Quiza los lectores principales conocen al autor y eI rexto y pueden aponar estos datos, pero conviene recordar que todo se archiva y puede ser lefdo en orros conrextos, cuando qui­ zas los implicitos ya no son recuperables. Asimismo, eI 5 ganaria c1aridad si se especificase eI ripo de anaiisis: informdtico, contable, de calidad. El 8 especifica eI rema, pero descuida eI objerivo: 2es una valoraci6n contable?, ~quizas una relaci6n complera? Es significarivo comparar 6 y 9: 9 especi­ fica eI genero (memoria) y lIeva un subrirulo expliciro.

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Podemos acortar los titulos largos. EI 7 podria ser Cap­ tacion irregular de nominas, con eI subtirulo oficinas 123, 456 y 789 y sin apellidos. EI 10 mejoraria con Descripcion de la operativa del director de 0706 y eI subtirulo Of Mafdivas. T am bien podemos e1iminar palabras vadas como ejercicio (3 y 6) 0 informe sobre (8). Quiza los tirulos mas acertados son eI 1 yel 3, que espe­ cifican las acciones (modificaci6n, tasaci6n), aunque no lIeven ni lugar ni fecha -iY es que es muy facil criticar un tirulo sin conocer eI escrito ni eI comexto! EI subtitulo de este libro es otro ejemplo. Primero era Manual de redacci6n especializada, pero mis colegas sugi­ rieron que manual aporraba las collnotaciones indeseables de «tecnico» 0 «pesado», y que especializada era poco claro. En­ tonces propuse Guia de redaccion profesionaf, que tampoco solucionaba el segundo problema: (cui! es la redacci6n pro­ fesional? Finalmeme surgio Gufa de redacci6n para profesio­ nales. Fueron semanas de reflexion.

PORTADA

La portada incluye los datos que permiten idemificar un documemo: titulo, autor, editorial 0 empresa, fecha, etc. No se debe confundir con La tapa 0 cubierta amerior, que es solo un revestimiemo de cartulina, cuero 0 cualquier otro mate­ rial que encuaderna un escrito. T ampoco hay que confundir las porradas de libros, discos y orros productos comerciales, que suelen ser arracrivas -pero que lIevan poca informacion-, con las portadas de los escritos profesionales, mas especializa­ das y caseras. Muchos documemos profesionales suelen rener portadas vadas como la de la izquierda:

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Reformulaci6n

Original ANAGRAMA ENnDAD

ANAGRAMA ENTIDAD

Audiroda inrerna

AUDITORfA

Audiroda inrcrna FALLO EN LA INSTALACION DE LA VERSION P.A.N. PAN OFICINAS VERSION 11.10 FECHA 30-04-03

INTERNA

INFORME NUM. 223 FECHA: 25 de junio de 2006

FALLO EN LA INSTALACION DE LA VERSION PAN.: PAN OFICINAS VERSION 11.10 FECHA 30-04-03

Resumen

EI pasado dr. 30104/03, Ia acrivaci6n de la versi6n 11.10 de I. PAN de oficinas dej6 fuera de scrvicio los Cljcros auromaricos lIamados P SOB" de 143 oficinas en un dra crrrico (vicrn'" y fin de mcs) . En dererminados casos, la averla afccr6 cambitn a atros rcrminal cs de 13 oficina . Como causas uhimas de csrc hecho sefialamos: la insuf'iciencia de los tests de publico previos a 13 puesca en servicio

del

nuevo proceso

informatica. 13 no·arenci6n a los resultados no sarisfaclOrios de los 'CSts rca1izados y la prccipitaci6n en 1a dccisi6n de acrivar la nueva versi6n en una fecha crhica. Audi[Qrla considera des.afortun ada esta ac[Uaci6n y recomienda sopesar las dccisiones de puesta en scrvicio de nuevos produc[Qs informaticos desde un pun to de !!quilibrio entre e1 dcscmpe:fio de los pl.w-, prefijados y las garanrras de calidad que ofrec!! el nuevo producto. IN DICE I. Inrroducci6n 2. Hechos derecrados 3. Conclusioncs de Audiroda 4. Recomendaciones de Audirorfa

p. I 2

4 4

DISTRIBUCION 43210.5. Sra.Joana Cubr Informaci6n y
iQue diferencia! En la portada izquierda solo aparece eI tirulo, eI aurar (auditorfa interna, 2 veces), la fecha y eI nu­ mero de archivo. En cambio, en la derecha, hay un resu­ men, eI indice y la disrribucion 0 lisra de desrinatarios; se rrata de una portada informativa. Varios manuales proponen esre ripo de porradas para los documemos profesionales, por estos motivos:

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• Permiten hacerse una idea completa del documento con una ojeada, sin tener que ir al interior. • Integran elementos con funciones espedficas: el resu­ men sintetiza los datos mas relevantes, el fndice per­ mite localizar donde esta cada dato y la distribucion ofrece la lista de lectores que acceden al escrito. • Permiten identificar los escritos y distinguirlos entre sf con mas facilidad que las portadas desnudas, como la de la izquierda, en que solo varia el dtulo, la fecha y el numero de documento. • Pueden combinarse con unas tapas 0 cubiertas mas austeras -y transparentes- que protejan ffsicamente al documento y que 10 presenten con elegancia. En definitiva, las portadas informativas ahorran tiempo aI lector y faciIitan la tarea de leer y trabajar eI escrito. Pero la reformulaci6n de la derecha aun es perfectible. Podrfamos suprimir las rayas horizontales y mejorar el titulo: convertir la segunda parte en un subtftulo, e1iminar palabras in nece­ sarias como la instalaci6n y fecha y ponerlo en minusculas. A pie de pagina, no es preciso poner fNFORME NOM.; es suficiente con la cifra. Del fndice y del resumen hablare a continuacion.

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6. fNDICES

El fndice es particularmente relevante en los documentos tecnicos y cientfficos porque ahorra tiempo; simplifica la busqueda de datos. Haciendo accesibles los datos importantes, un buen fndice hace la lectura mas eficaz. PHILIP RUBENS, ED.,

1992: 283

PRESENTACION

EI indice (0 tabla del contenido) es la lista ordenada de los temas que trata un documento. EI mas corriente agrupa los dtulos internos y puede ser general, si alcanza todo el volu­ men, 0 parcial, si solo incluye lIna parte. T ambien hay fndi­ ces mas espedficos: los analiticos, que indexan las materias 0 las palabras clave; los onomdsticos, que indexan nombres pro­ pios 0 referencias bibliograficas, 0 los de ilustraciones, grdfi­ cos, fltografias, tablas, etc. EI fndice es una herramienta de trabajo para todos los s de un documento. EI autor 10 usa para ordenar las ideas y planificar su escrito. Para eI lector es una gufa para leer mejor. En los ultimos anos, eI incremento de la cantidad y la complejidad de los escritos ha multiplicado eI uso de fn­ dices como brujuIa para navegar entre tanta informacion. En internet, las barras de vfnculos y las ventanas des ple­ gables de menus y submenus son diferentes formas de indice electr6nico. T odos hemos experimentado los efectos que pro­ vocan. Si estan bien hechos, encuentras inmediatamente 10 que buscas; pero si estan mal hechos, pierdes eI tiempo y los nervi os ... jsin conseguir 10 deseado!

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Todos los manuales de redacci6n tecnica tratan de los in­ dices. Por ejemplo, Rubens (1992) dedica 25 paginas de 513 a las funciones que desempefian y las tecnicas para confeccionar­ los 0, incluso, las cualidades que debe tener «un buen indexa­ dor». Aqui s610 trataremos los indices mas convencionales.

FUNCIONES

Para ellector, el indice permite: 1. Hacerse una idea global del texto en pocos segundos, en un primer o, antes de empezar a leer. Es como consultar un mapa 0 un plano antes de pisar el terreno. Los indices permiten verificar que es correcta la interpretaci6n que habiamos hecho del titulo abso­ luto de un escrito: que se tratan los temas previstos. Es como hojear el escrito sin cambiar de pagina. 2. Entender la organizaci6n jerarquica del documento desde el principio. Los indices permiten ver cuiles son los puntos que destacan, los capitulos mas relevantes, que conexi6n hay entre e!los 0 que enfoque adoptan. 3. Buscar y encontrar datos especificos. Cuando s610 se quiere consul tar algun dato, el indice permire locali­ zarlo con rapidez, sin tener que hojear adelante yatras. As!, el indice ejerce funciones diferentes segun los objeti­ vos de la lectura y el momento en que se consulte.

tuando asi descuidamos las utilidades anteriores y las necesi­ dades del lector. Lo 16gico es que un escrito tenga indice cuando haga falta, cuando pueda desarro!lar alguna de las funciones anteriores 0, dicho a la inversa, cuando ellector, y rambien el auror, 10 necesiten. As!, un informe de 20 paginas con una estructura narrati­ va simple y conocida, que no debamos releer por partes, pue­ de prescindir de indice. Pero unas instrucciones complejas de 5 hojas, con varios niveles jerarquicos, que vamos a consultar a menudo, vale la pen a que lleve un indice minucioso. El indice no debe ocupar forzosamente una pagina com­ pleta: puede ser reducido y sin paginaci6n y ubicarse en la parte superior de la primera pagina. T ambien puede ocupar s610 un angulo de pagina. Seria absurdo que, de las cinco pa­ ginas de un escrito, una estuviera dedicada al indice. AI contrario, los textos complejos pueden incluir varios indices: uno general al inicio, con los dtulos internos superio­ res, que remita a indices parciales al principio de cada capitu­ l<J,tfITe desplieguen los dtulos internos de los subapartados in­ feriores. Asi es como se organizan los manuales extensos y complejos, como si fueran ventanas sucesivas de una web.

CRITERIOS DE ElABORACION

Para cuestiones sobre la redacci6n, consulta el capitulo anterior sobre los dtulos. Acerca de la estructura:

1. Grado de especificaci6n. El grado de especificaci6n del in­ UTILIZACION

A veces se considera que s610 deben llevar indice los es­ critos extensos, a partir de 100 15 paginas. No es cierto. Ac­

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dice depende de las funciones que ejerza, de las necesida­ des del lector y de la estructura del documento. Si s610 hace falta dar una idea global, basta incluir los drulos in­ ternos superiores e indicar graficamente su jerarquia. Si hace falta localizar datos especificos, sera necesario afia­ 81

dir los tirulos internos inferiores. Un indice minucioso puede ser manejable, si esta bien presenrado. Por ejem­ plo, compara estos dos ejemplos, que pertenecen a un mismo escrito (adaptado de Turk y Kirkman, 1989): fNDICE CQlSTENIOO

rAG, NOM.

I. INTRODUCCION 2. METODO 3. RESULTADOS

4. RECOMENDACIONES 5. REFERENCIAS 6. ANEXOS

fNDICE

1 3 12 26 35 36

1. Objerivos y necesidades de la invesrigacion 2. Mewdo urilizado

1 3

2. 1. Sd~ ccj6n de Ja mUC$tra 2. 2. CUCSlion ario y cntrt:visra 2.3. Tratamicnlo em.distico

3. Analisis de los resulrados 3.1 . Imagen global de 1<1. cmprcsa 3. 2. EJ erato Con Jill ofi'ina..~ 3.3. FUC01CS de la inform aci6 n 3.4.1. Necesidades de lo~ diCnte5 reaJes 3.4.2. Sl~clOrcs de c1ic;mes potenciales 3.5. Comcmarim cs FX'ciales

4. Acciones a emprender 4.1. Mantenilnicnto de: Ja oren:!. :lewal 4.2. Campaiias de' informaci6n 4.3. Attnci6n ptrsonaliz.1da

12 12 15 17

19 22 24

26 26 30 33

5. Referencias 35 Anexo 1. Cuesrionarios 36 Anexo 2. Resulrados absoluws 41

E1 de 1a izquierda ejemplifica varios defecros co­ rrientes de los indices amateurs. Solo incluye rfrulos internos de primer nivel (introduccion, anexos, refe­ rencias), que son muy topicos. EI tratamiento grafico es pobre, con unas mayusculas gratuitas e indicadores obvios de Contenido y de Pdg. num., subrayados y con negrita, mas visibles que el propio tirulo de Indi­ ceo Ademas, al ser breve, queda colgado en la parte superior de una pagina en blanco. Es tan rutinario que podria pertenecer a muchos documentos. En cambio, el de la derecha es un buen modelo de indice informativo y funcional . Incluye tfrulos in­ ternos de niveles inferiores, marcados jerarquicamen­ teo La seleccion lexica de los titulos es acertada y la ti­

pograffa juega con diferentes tamafios de lerra, san­ grados e indexacion decimal. 2. Tamafzo y presentacion. Los indices extensos que ocu­ pan varias paginas incomodan porque obligan a ir adelante y arras y a memorizar los numeros de pagina. Recordemos que la pagina es una unidad visual y que los indices no se leen linealmente de izquierda a dere­ cha ni de arriba abajo: nuestro ojo salta de un punro al orro, en todas direcciones, segun el proposito. Por eso es conveniente que el indice ocupe solo una pagi­ na -0 dos consecurivas, si se trata de un libro. Debe­ mos tener a la vista el indlce complero. Si es necesa­ rio, podemos descomponer un fndice muy extenso en varios indices parciales de capitulo 0 seccion. 3. Posicion. <El indice va al inicio 0 al final del documento? Es una vieja controversia editorial. La trarucion tipogra­ fica anglosajona suele mantener el indice al inicio, mientras que en la latina (y la espanola 0 sa) se pone al final. Asi, los Iibros presentan el indice segun la culrura a la que pertenecen y los lecrores nos extravia­ mos buscando el indice al principio y al final ... En la documemacion profesional, solo los indices tematicos suelen ir al final. EI general va siempre al inicio, como guia que es del documemo.

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E]EMPLO

Este ejemplo de las paginas siguientes corresponde a un informe periodico de resultados de una emidad financiera. Muestra los acierros y los errores tipicos de muchos indices «aficionados» (he eliminado la paginacion):

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Original fNDICE INFORME SOBRE LA ACTMDAD, RESULTADOS Y SITUACION PATRIMONIAL MARCO ECONOMICO-FINANCIERO

MARCO ECONOMICO

POLfTICA MONETARIA

ACTlVIDAD DEL BANCO DE VIC, BALANCE DE LA ENTIDAD

COMENTARIOS SOBRE LA EVOLUCION DE LOS ACREEDORES

COMENTARIOS SOBRE LA EVOLUCION DE LA INV. CREDITICIA

COMENTARIOS SOBRE LA EVOL. DEL RESTO DEL BALANCE

FONDO ESPECIAL

BALANCE PUBLICO

VARlACIONES DEL BALANCE

CUENTA DE EXPLOTACION

COMENTARIO DE LA EVOLUCION DEL RESULTADO

CUENTA DE EXPLOTACION RESUMIDA, SALDOS 1 % S7ATM

C. EXPLOTACION. COMPARACION CON EL ANO ANTERIOR C. EXPLOTACION. COMPARACION CON EL PRESUPUESTO

DESGLOSES DE LA CUENTA DE EXPLOTACION

SITUACION DE LOS RECURSOS PROPIOS

COMENTARIO DE LA EVOLUCION DE LOS RECURSOS PROPIOS

SITUACION DE LOS RECURSOS PROPIOS A 30-6-06

MEDIOS EVOLUCION DE LOS RECURSOS HUMANOS

DINAMlCA DE OFICINAS

SISTEMAS DE AUTOSERVICIO

PROGRAMACION COMERCIAL

DETALLE DE LAS CAMPANAS REALlZADAS

La reformulaci6n de la pagina siguiente: • Elimina algunas palabras vadas {comentarios sobre fa evolucion}, las abreviaruras {inv., evoL} y las repericio­ nes {comentarios, c. explotacion}. • Marca la jerarqufa con puntos y entradiIlas. Asi, la re­ formulaci6n de la Cuenta de explotacion muesrra los dos subapartados y su interrelaci6n. ,_ • Elimina eI usa sisrem:hico de la mayUscula 0 caja alta, que carga la pagina. Leemos la minuscula mas facil­ mente que la mayUscula porque es mas frecuente (Per­

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Reformulaci6n ACTfVlDAD, RESULTADOS Y SITUAC I6N PATRlMONIAL

Banco de Prestamo, 2006

fndice

Marco econ6mico y financiero

• Conrexro econ6mico • Poifrica moneraria

Evoluci6n de la acrividad y balance

• Acreedores • Inversi6n crediricia • Fondo especial • Balance publico • Variaciones del balance

Cuenra de exploraci6n

• Resultado • Resumen con saldos 1 % S7ATM21 • Comparaciones: • Con 2005 • Con eI presupuesro • Desgloses

Recursos propios

• Evoluci6n • Siruaci6n a 30-6-2006 Medios

~ecursos humanos

• Dinamica de oficinas • Sistemas de auroservicio

Programaci6n comercial

• Relaci6n de campafias realizadas

fecr, 1994); ademas, la mayuscula rellena mas la linea y reduce eI interlineado. La reformulaci6n ram bien elimina las negriras graruiras. Ni el original ni la reformulaci6n urilizan numeraci6n decimal. t.sra s610 es uril para hacer referencias internas de un apartado a ono, en eI cuerpo del documento. En resu­ men, Ia reformulaci6n logra un Indice mas legible y uri!. EI ojo dellecror puede leer los epigrafes con mas facilidad y ra­ pidez, ranto si quiere formarse una idea global del documen­ ro como si quiere encontrar un daro espedfico.

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7. RESOMENES

Pensamos que los resumenes s610 sirven para evitar leer el escrito entera, que son reduc­ ciones matematicas del texto completo 0 que s610 se pueden hacer de una manera. iFalso!

PRESENT ACION

EI resumen es una sinopsis abreviada del contenido de un documento. Tambien se denomina sumario 0 compendio (abstract en ingles -iY tambien en espanol!, a veces-). Su na­ turaleza discursiva permite superar la enunciaci6n fria, des­ nud~-1 breve de titulos e indices. EI resumen matiza, enfatiza Yc'menta los datos principales; muestra el enfoque con que se aborda el tema enunciado en el titulo, el punto de vista que adopta el autor, la amplitud que tiene el documento 0, incluso, el tono y el estilo. Muchas publicaciones peri6dicas exigen que un resumen encabece los articulos. Para presentar una comunicaci6n 0 un p6ster en un evento cientifico, tambien hace falta entregar con antelaci6n un resumen de la intervenci6n, a fin de que el co­ mite cientifico decida si la acepta 0 no. En el ambito cientifico son frecuentes las compilaciones de resumenes de una deter­ minada disciplina, que permiten al especialista hacerse una idea de 10 que se ha publicado sobre una cuesti6n. En todos es­ tos contextos, el resumen resulta una herramienta esencial. Fuera de la investigaci6n, el resumen no es tan general. En las empresas e instituciones publicas es raro encontrar re­

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sumenes al inicio de memorias, audirorfas, informes 0 pro­ puestas. No hay tradici6n, los aurores no tienen tiempo de hacerlos y quiza tampoco saben como hacerlo. Pero esra cla­ ro que los lecrores de documentos profesionales andan tan ocupados como los ciendficos y que agradecerfan que se in­ cluyera este eficaz instrumento. En una ocasion, entreviste al directivo de una entidad fi­ nanciera para que me explicase que dificultades tenia para comprender los informes y los estados de cuentas de sus tec­ nicos. Dijo: «Me ocupa demasiadas horas; no tengo tiempo de leer/os; seria necesario que cad a uno llevase un pequeno abstract, como los ardculos cientfficos.»

rar el recuerdo de la lecrura del documenro, igual que la sinopsis de una pelkula nos permite saber si ya la hemos visto 0 no, cuando el drulo no nos 10 aclara. Enronces, ~que documenros deben llevar resumen? Pues los que puedan requerir alguna de estas cuatro funciones. En cam­ bio, es absurdo creer que los escritos extensos !levan resumen Y los breves, no. Algunos documentos prolijos, como un manual de procedimiento 0 un reglamenro interno, nunca llevan resu­ men, puesro que debe consultarse siempre el documento com­ pleto. AI contrario, un informe breve pero complejo puede utili­ zar el resumen para destacar resultados y aclarar su estrucrura.

FUNCIONES

ESCOLAR Y PROFESIONAL

EI resumen puede ejercer cuatro funciones segun el con­ texto:

El conocido ejercicio escolar de reducir textos no siem­ prta sabido transmitir concepciones realistas sobre el resu­ m n. Conviene marcar las diferencias entre este ejercicio es­ coar y la practica profesional. Veamos las diferencias:

1. Para el lecror que se aproxima por primera vez a un documento y quiere decidir si 10 lee 0 no, el resumen ampHa la informacion del titulo y ayuda a decidir. 2. Para el lector que no leera el documento entero, por falta de tiempo, interes 0 conocimientos, el resumen sintetiza los daros principales que pueden satisfacer sus necesidades. 3. Para ellector que lee con atenci6n 0 que relee, el re­ sumen resalta 10 q ue el auror considera importante y, por 10 tanto, orienta la interpretacion. Por ejemplo, discrimina los daros relevantes de los secundarios 0 identifica los elementos mas significativos para poder releer/os. 4. Para quienes ya han leido un escrito, recientemente 0 no, el resumen refresca la memoria: permite recupe­

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Ejercicio escolar E1 lector es siempre el docence, con la intenci6n de evaluar las capacida­ des del aprendiz. Tiene una extension fija, no varia: 2000300 palabras, un 20% del ori­ ginal. Calca y reduce la emuctura del ori­ ginal. Usa criterios textuales para seleccio­ nar datos (posiciones importances del texto). Escoge 10 mas relevance de to­ dos los apartados, los cuales quedan representados equitativamence.

Practica profesional

Es un lector real, heterogeneo y va­ riado . Lee comprensivamente para buscar datos y tomar decisiones. No tiene medidas ni limites fijos. Se adapta a cada situacion, segun el ori­ ginal y las necesidades del lector. Genera una estructura nueva, distin­ ta a la del original. Selecciona los datos segun criterios contextuales (utilidad, inceres para el lector). Pone enfasis en los resulta­ dos, las conclusiones y las recomen­ daciones.

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En definitiva, hay que olvidarse de los criterios aprendi­ dos en la escuela y entender el resumen como un instrumen­ to comunicativo que sirve a los intereses de los aurores y de los lectores.

INFORMATIVOS Y DESCRIPTIVOS

El documentalismo distingue varios tipos de resumen segun la autoria, la estructura, la extension u Otros crirerios (Pinto Molina, 1992). Aqui solo presentare los dos mas fre­ cuentes: el informativo y el descriptivo (0 indicativo, segun la terminologfa). Aprovecho un viejo articulo mfo (Cassany, 1990): Resumen informativo Hay basicamente cuatro enfoques merodologicos para ensefiar la expre­ sion escrira, que habrla que combi­ nar entre sf en una clase de lengua.

Resumen descriptivo

Este artfculo se propone esbozar los cuatro enfoques mecodologicos con que podemos ensefiar la expresion es­ crita. Seguimos el esquema de cuatro Ifneas establecido por Shih (1986) EI primero, basado en la gramdtica, nace de la tradicion de esrudios gra­ para la ensefianza del ingles como maticaJes sobre la oracion (orcograffa, segunda lengua. N uesuo trabajo de­ morfosintaxis, lexico) y tiene el obje­ sarrolJa notablememe esta clasifica­ tivo de ensefiar la manera correcta de cion, explicando los principios teo­ ricos de cada planteamiento y su escribir (la normativa) con explicacio­ nes teoricas sobre las diversas unida­ practica con creta en el aula. De esra manera, la descripcion de los enfo­ des lingUisticas y con ejercicios pres­ criptivos sobre pal a bras 0 frases. Es el ques es valida para cualquier nivel de mas difundido y seguido en Espafia. enseiianza, sin distincion de si se na­ ta de una LI 0 L2. Los cuatro enfo­ El foncional 0 estructural se funda­ ques son: mema en los planteamiemos moder­ nos de ensefianza de segundas lenguas • el basado en la GRAMATICA y en la lingi.ifstica del tex[O. Pretende • el basado en las FUNCIONES ensefiar los tipos de texro mas impor­ • el basado en el PROCESO rantes que debera escribir el aprendiz • el basado en el CONTENIDO en su vida cotidiana (cartas, examePara cada enfoque se expone:

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nes, insrancias, resumenes). Uciliza ejer­ cicios texruales mas globales, abier­ cos y variados . Es de procedencia an­ glosajona , pero podemos encontrar algunas propuestas en espafiol.

1) Origen e influencias. (Como nace cada enfoque? (En que comexro se ha desarrollado? (Que relaciones tie­ ne con disciplinas como la linguisti­ ca, la psicologia 0 la pedagogfa?

EI enfoque procesual nacio en Estados Unidos en los setenra, en el ambiro de la ensefianza de la expresion escrita en secundaria y en la universidad, a par­ tir de las investigaciones lingufsticas y psicopedagogicas sobre el proceso de composicion. Se plantea ensefiar las principales emategias cognitivas que se necesitan para componer un texro . Incluye practicas mas creativas e indi­ vidualizadas, basadas en la introspec­ cion yen el desarrollo personal.

2) Caracteristicas generales. (CuaJes

Para finalizar, el enfoque basado en el contenido (Estados Unidos, 1980) pone enfasis en la funcion epistemica de la esc~ra. Sostiene que, cuando el auror f con centra en la construccion del significado, la forma se consolida paralelamente y que, asf, se aprende a escribir de manera mas natural. Se usa en la ensefianza de redacciones esped­ ficas (tecnica, cientffica, etc.) en con­ textos universitarios. (268 pa/abras]

son sus rasgos esenciales? (En que se diferencia de los ouos enfoques, so­ bre rodo de los anteriores? (En que modelo 0 teorla lingUistica se funda ­ menta?

3) Curr{cuw 0 programaci6n de curso. (Que objetivos y contenidos enseiia? (COmo se estrucruran? (Que mode­ los lingUfsticos ofrece?

4) Prdctica y ejercicios de clase. (Co­ mo funciona una clase? (Que tipo de ejercicios se realizan ? (Que y c6mo se corrige?

5) Ejempw contrastado. Un ejercicio sobre el mismo item linguJstico, se­ gun cada enfoque. 6) Bibliografla. Algunas referencias orienradoras y necesariamente incom­ pletas . (229 palabras]

~Cuil es mejor? Depende... ~Por que? Allector que debe

decidir si quiere leer el articulo 0 no, que solo quiere hacerse una idea global 0 que ya 10 ha leido y quiere recordar de que crataba, Ie conviene mas el resumen informativo de la iz­ quierda. Incluye mas informacion y se comporta como un texto periodistico. Ni el autor ni el documento aparecen ex­ plicitamente en la prosa: los sujetos gramaticales de la mayo­ ria de frases son los cuacro enfoques del articulo: el enfoque procesual naci6 en Estados Unidos, se plantea ensefiar las prin­

cipales, incluye prdcticas mds creativas... 91

En cambio, ellector que empieza a leer el documento, el que lee el detalle 0 el que solo quiere hacer consultas espora­ dicas, prefiere el resumen descriptivo de la derecha, que se centra en la estructura del documento. La descripcion se re­ fiere necesariamente al documento y al autor, con un lengua­ je organizativo mas redundante, que tiene menos densidad informativa. Muchas frases tienen como sujeto gramatical al autor (seguimos, nuestro trabajo, plural de cortesla) 0 el mis­ mo documento (el presente articulo se propone). Los resumenes descriptivos son recomendables en textos extensos 0 complejos, que requieran explicaciones previas. Los informativos son mas utiles para realizar las funciones convencionales del resumen: dar un avance de los datos, des­ tacar 10 que es importante. Pero tam bien se pueden utilizar los dos resumenes al mismo tiempo: el informativo para guiar allector sobre el contenido, antes y despues de la lectu­ ra, y el descriptivo para guiarlo durante la lectura. CRlTERlOS DE ELABORAcrON

Turk y Kirkman (1989) proponen estas orientaciones: l. Hay que hacer enfasis en la informacion nueva, en aquello que puede interesar allector: resultados, con­ clusiones, recomendaciones y consecuencias. Esta par­ te puede ocupar la mitad del resumen. 2. Las referencias a la teo ria, a los antecedentes 0 a la metodologfa deberian ocupar solo unas pocas frases. 3. La estructura del resumen debe seguir tam bien crite­ rios pragmaticos, ordenando los datos segun las necesi­ dades del lector: primero 10 mas relevante y despues 10 secundario. No es preciso reproducir la estructura del original ni ningun pretendido orden «logico» de los he­ chos. Comparemos estos dos esquemas de resumen:

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Estructuras de resumen Para informes de anaiisis. Ejemplos: valoraciones, auditor/as, estu­ dios, protocolos de observaciCn cientifica, ere. 1. Una 0 dos frases de antecedentes y circunstancias. 2. Una 0 dos frases para eI metodo y los resultados encontrados. 3. La mitad del resumen para las conclusiones mas relevantes. Para proyectos de acci6n. Ejemplos: propuestas de actividades fotu­ ras, estudios de viabilidad, estudios de mercaM, etc. 1. Recomendaciones que hay que seguir. 2. Razones que las justifican. 3. Situaci6n, circunstancias yantecedentes.

4. Los resumenes pueden incluir cifras, numeros y espe­ cificaciones de todo tipo, porque transmiten datos objetivos y precisos que no se pueden vehicular de ninguna otra manera. La tradicion de no utilizar ci­ fras en los resumenes de artfculos cientfficos carece de fundamento y no responde a las necesidades (Ba­ / rrass, 1978). El resumen se situa siempre en las primeras paginas del documento, como un indicador inicial. Puede fi­ gurar en la portada, bajo el titulo 0 en la segunda hoja, antes del inicio del texto.

(5.

~COMO SE HACEN?

El resumen se escribe al final. T odos los manuales coinci­ den en que se debe elaborar habiendo terminado el escrito, porque se puede valorar mejor que debe contener y como debe presentarse. El metodo varia en cada caso, segun las ca­ racteristicas del texto original y de la situacion. La investiga­ ci6n sobre las estrategias de resumen demuestra que varian para cada tipo de texto; es decir, que resumir un cuento, una carta 0 una tesis requieren el uso de estrategias cognitivas y re­

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cursos lingi.ifsticos diferentes, relacionados con la narraci6n, la exposici6n 0 la argumentaci6n, respectivamente (Rams­ poct, 1995). No obstante, Hawes y Harlcins (1968) proponen esta paura general: G u ia Eara escribir resumenes 1. Haz una lista de los puntos importantes que expone el original. 2. Elige entre 4 y 6. que sean los mas importantes de entre los importantes. 3. Escribe una 0 dos frases para cada uno. 4. Finaliza con una 0 dos conclusiones generales. 5. Made una Frase mencionando los complementos (esquemas. estadistica. cuadros. fotos). 6. Regresa al principio y escribe una 0 dos frases iniciales que presenten el co ntexto , el objerivo y la significaci6n del original.

E]EMPLO

Este ejemplo proviene de una auditoda lnterna que ya he presentado antes (p. 77): Resumen El J!'Mllel6 afIl30/04/05.la activacion de la version 11.10 de la PAN de ofici­ nas dej6 fuera de servicio los cajeros automaricos 1llH1'lllel68 PSB de 143 ofici­ nas en un dia critico (viernes y fin de mes). En dererminados casos. la averfa afectaba rambien a otras rerminales ele III 6ReiPlII. Como causas ~ de este hecho sefialamos: la insuficiencia de los resrs de publico previos durante la puesta en servicio del nuevo proceso informati­ co. Ja no-atenci6n a los resultados no satisfactorios de los tests realizados y la precipitaci6n en la decisi6n de activar la nueva versi6n en una fecha critica. Auditoria considera desafortunada esra actuaci6n y recomienda sopesar las decisiones de puesta en servicio de nuevos productos informaticos, desde un punto de equilibrio entre el desempefio de los plazos prefijados y las ga­ randas de calidad que ofrezca el nuevo producto.

de anilisis. El primer pirrafo menciona los antecedentes que han motivado el informe; el segundo esboza las conclusiones y el ultimo presenta las recomendaciones. Tiene un estilo claro y direcro, con un vocabulario sencillo, que favorece la lectura. Se pueden mejorar algunos aspectos gramaticales: • La doble negaci6n La no-atencion a los resultados no sa­ tisfoctorios es forzada. Se podda sustituir por La falta de

atencion a los resultados insatisfoctorios. • En el pirrafo final, esta actuacion tiene un referente confuso: ~se refiere a la activacion de La version 11.1O?,

(a La insuficiencia de los tests?, (a La no atencion de los re­ sultados?, (a La precipitacion en La decision?, ~a codos es­ tos? Seda mejor especificarlo. • Hay algunas palabras vadas que he tachado en el ori­ ginal. Una ultima pr,aeba de la importancia que estin adqui­ riendo los resumehes hoy dfa es que algunos procesadores de texcos incorporan herramientas automiticas para elaborarlos. ~Las has probado? No salen perfectos. Tienes que revisar a fondo el resultado, ipero te ahorras mucho trabajo!

Es un resumen informativo que sigue met6dicamente el esquema propuesro en el apartado anterior para documentos

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8. PROSA

Muchos redactores creen que las frases lar­ gas son inevitables para explicar detalles com­ plejos. Es un error. Cualquier tema puede des­ componerse en datos mas 0 menos largos 0 canos, segun sea necesario. La determinante es cuantos datos puede comprender el lector con­ fortablemente, y no cuantos deben ir juntos «por 16gica». CRISTOPHER TURK

YJOHN KIRKMAN, 1989: 94

PRESE~CION La prosa caracteriza las comunicaciones profesionales como ningun ouo aspecro. Suele ser mas especializada: tiene oraciones mas largas; reduce las formas verb ales a la 3. a perso­ na del presenre; prefiere el estilo nominal al verbal; afirma -y no pregunra, exclama 0 niega-; expande los grupos nomina­ les con complemenros, participios y adjetivos. Muchas per­ sonas creen que es normalo inevitable que sea as!, puesto que se trata de mensajes complejos. Pero no esta tan claro. La investigacion sobre las difi­ culrades de comprension de los escritos istrativos y ju­ diciales muesua que la sinraxis compleja es uno de los prin­ cipales obstaculos (Canadian Law Information Council, 1986). Muchos lectores no superan los problemas que pre­ sentan las frases de 5 0 6 lineas, los pan!ntesis largos 0 los ge­ rundios encadenados. En esre capitulo y en el siguienre estu­ diaremos algunos de los aspectos de la prosa especializada.

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EXTFNSION

ierto que la prosa especializada tiene oraciones mas

Iargas, pero los manuales recomiendan brevedad. La exten­ si6n media de la oraci6n del s t(~cnico-cientifico es de 28,6 palabras; la del ingles, 29 palabras, y la del ruso, 28,5 (Kocourek, 1991). Pero eso no es ni irreversible ni deseable. Como en la cita que encabeza este capitulo, Shelton (1994: 10) sostiene que «usted se esta equivocando si cree que por­ que sus lectores tienen un nivel alto de conocimientos espe­ cializados preferiran frases largas. Noes as!». Asimismo, Davis (1976) y Bram (1978) demuestran que los lectores tecnico-ciendficos valoran mas los escritos con O('aciones corras y simples. Para ell os la longitud de la Frase tiene efectos indirectos en la opini6n que los lectores se for­ man del contenido de un escrito y de su autor. T endemos a creer que los textos con frases mas conas exponen datos mas fundamentados 0 que su autor tiene mas conocimientos, porque los entendemos mejor y mas rcipido. El cuadro de las paginas 100 Y 101 recoge otras opinio­ nes y consejos, extraidos de varios manuales.

CAUSAS DE LA DIFICULTAD

La causa fundamental de que las oraciones largas obstacu­ licen la comprensi6n es que los lectores renemos poca memoria de trabajo: recordamos solo en tofflO a las 15 unidades 0 pala­ bras. Utilizamos esta memoria para retener 10 necesario para procesar una oracion: un sujeto que concuerda con un verbo, eI referente de un pronombre 0 de una elision, etc. Compara: la La memoria a corto plazo, tambien llamada memoria activa 0 primaria -y a veces memoria de trabajo,

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aunque esta ultima denominacion reformula mas re­ cientemente eI concepto previo, al incorporar la no­ cion de manipulacion activa de la informaci6n, por oposicion al almacenamiento pasivo de datos-, es eI tipo de memoria que guarda unos pocos datos du­ rante algunos segundos. [57 palabras] Ib La memoria a corto plazo es eI tipo de memoria que guarda unos pocos datos durante algunos segundos. Tambien se denomina memoria activa 0 primaria. Mas recientemente, algunos autores prefieren refe­ rirse a la memoria de trabajo, para destacar la nocion de manipulacion activa de la informacion; esta no­ cion se opondrfa a la de almacenamiento pasivo de datos. [57 palabras] ~Has podido comprender la con una sola lectura? jTe has extraviado en los in~s! Seguramente estos han desbordado tu memoria de trabajo y te han obligado a releer eI fragmento. No pasa nada si esto ocurre de vez en cuando ... , ~pero que pasa cuando cad a Frase es como la?, ~cuando hay que releerlo todo varias veces? Comprender se conviene en un suplicio. Las po­ sibilidades de que e11ector nos abandone se incrementan. Eagleson (1990) y Kirkman (1992) identifican los facto­ res que favorecen las oraciones largas:

1. Poner juntas en una sola oraci6n varias ideas, ya sea coordinandolas con conjunciones 0 insenandolas con construcciones subordinadas. 2. Poner en una sola Frase varias subordinadas encade­ nadas, una tras otra e, incluso, subsubordinadas [sic]. 3. Afiadir un numero excesivo de calificativos y modifi­ cadores a una idea simple. 4. L1enar la oracion de notas y matizaciones entre pa­ rentesis 0 guiones.

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.......

o

.­

o o

Extension de la frase especializada

Las oraciones largas di£cultan la comprensi6n de los documenros legales. Juridico: abogados, jueces, estudian­ Recomendaciones: cada frase debe tratar 5610 una id ea; el promedio de su tes. T extos: leyes, semencias, escri­ extensi6n debe ser inferior a 25 palabras. tos legales.

Ambito Las oraciones largas pueden indicar que el auror no ha recapacitado bas- Cientifico: ingenieros, tecnico-cien­ tame sobre 10 que quiere decir. Hay que revisarlas y adaptar la extensi6n tificos y esrudiames. Textos: infor­ a las necesidades del auror. Se pueden usar los promedi os de legibilidad mes tecnicos, tesis, articulos. de Flesch (1962): fkil de leer (-10 palabras por oraci6n) , dificil (+20). muy diffcil (30) .

Extmsi6n

Extensi6n

Ambito

Las oraciones largas -que llama eternar provocan incomprension Y gene- Empresa. Texws: canas, informes, ran ambigUedad. Da un ejemplo original de mas de 75 palabras Y 10 refor­ memorias, curriculos. mula en frases de menos de 15 . EI problema no es una oracion larga, sino un escriw en eI que wdas las Escriws tecnicos. Textos: memorias, oraciones sean largas. Ellector debe hacer un sobreesfuerw para compren­ canas, informes tecnicos, documen­ derlo Y acaba cansandose. Las frases de 20-30 palabras empiezan a presen­ tos. tar dificultades de comprensi6n con una lectura, Ylas de mas de 30 ya re­ quieren 20 mas lectUras .

Berrou (1992)

Shelton (1994)

Eagleson (1990) Los lecwres pueden emender las oraciones largas con tiempo, paciencia y isrracion publica. Manual de esfuerws, pero como la res ponsabilidad de hacerse em ender es del auwr ingIes sencillo editado por el gobier­ -iY no dellector!-, conviene aconarlas en unida4es mas digeribles, sin caer no australiano. en los excesos de las frases relegraficas. "

Autor

Extension de la frase especializada

Turk y Kirkman Las oraciones muy largas superan la capacidad de la memoria a corto plazo Empresa, ciencia e ingenieria. Tex­ (1989) que necesitamos para leer y dificultall la compn:nsiOIl. Pero los escritos con toS recnicos, cientfficos, comercia­ frases conas y pumos y seguido constames son mon6tonos y puedenfasti­ les Yecon6micos. dia.r a los lectores. Es mejor adoptar un criterio flexible y evirar las oracio­ nes desmesuradarneme largas.

Fletcher y Norma general: el ntlmero total de palabras de 4 oraciones seguidas debe Empresa. Tenos: informes, actas, Gowing (1988) oscilar entre 100 Y 200. Para lectores menos formados, son mejores las ITa­ memorias, canas, documemaci6n ses mas conas. Para el publico en general, las 4 ITases seguidas no deberian imerna. superar I~ 150 palabras. Hay que variar la extensi6n de la frase.

Wydick (I 994)

Barrass (1978)

Autor

Esta claro que utilizamos estos recursos para lograr de­ term inados efectos expresivos. Los ntimeros 1 y 2 son titiles para presentar ideas 0 elementos que emin estrechamente re­ lacionados; 3 y 4 son efectivos para especificar el elemento al que nos referimos y, en consecuencia, para ganar precisi6n. Estas dos funciones son importantes, sin duda, en la comu­ nicaci6n especializada. Pero tambien es cierto que as! se incrementa la compleji­ dad sintactica y que eso crea dificulrades. Al fin y al cabo, hay que ser conscientes de esta balanza y valorar 10 que pre­ tendemos en cada caso: ~es posible encontrar recursos sintac­ ticos para decir 10 mismo sin estos efectos secundarios? ~S!? jPerfecto! ~No? Pues reformulemos el fragmento: planteemo­ nos c6mo podemos ayudar allector a entenderlo.

SOLUCIONES

4. Introducir frases cortas e introductorias entre las ora­ ciones largas que sean imprescindibles. Estas frases esponjan la complejidad sintactica y preparan al lec­ tor para los periodos duros. Veamos algunos ejemplos: Original

Reformulacion

2a. EI presence informe recoge los re­ sultados de la fase preliminar (veanse Anexos I y 2, los informes de CDS en ingles y la traduccion al espafiol) de la revision, sin entrar en considera­ ciones numericas ni de plazos de eje­ cucion de recomendaciones que. en­ tendemos, habra que determinar con exactitud en posteriores incervencio­ nes segun la relacion beneficio/coste prevista en su implemencacion.

2b. Este informe recoge los resultados de la fase preliminar de fa revision (veanse Anexos I y 2, los informes de CDS en ingles y su traduccion). No mtraen consideraciones numericas ni de plazos de ejecucion de recomen­ daciones. Entmdemos que habra que determinarlas con exactitud en inrer­ venciones posteriores, segun la rela­ cion prevista de beneficio/ coste.

I Para evitar los periodos largos, los mismos autores reco­ miendan:

,'"

,, ~'t

1. Poner una idea por oracj2n. Poner las otras ideas en las frases slguientes. Las explicaciones, las matizacio­ nes y los calificativos complementarios pueden ir des­ pues, separados con puntuaci6n fuerte (punto, punto y coma, dos puntos). As!, las oraciones que tratan una misma idea componen un parrafo -como en el ejem­ plo 1b anterior. 2. Sustituir los conectores que relacionan ideas diferen­ tes y que alargan la oraci6n por signos de puntuaci6n fuerte. 0 mantener los conectores, pero dividiendo la oraci6n larga en varias de menor extensi6n. 3. Eliminar las subordinadas y los incisos prescindibles; situarlos en frases posteriores. 102

He n\arcado con cursiva los cambios en la reformula­ cion: he sustituido los conectores por puntos y seguido y he dividido el periodo largo en tres oraciones breves. Pero no siempre es tan faci!. Original

Reformulaciones

3a. Nadie con dos dedos de frence puede negar la aportacion al desarro­ llo economico que trajo, des de los tiempos no tan lejanos de la «serpien­ te europea», el sistema monetario eu­ ropeo, que se propuso, desde un co­ mienzo. incroducir cierta dosis de disciplina en las politicas monetarias, o simplemence politicas, encre los palses que se hablan comprometido. romando impulso del tratado de Roma. firmado por seis palses -RFA,

3b. Nadie con dos dedos de frenre puede negar la aporracion al desarrollo economico que trajo e! sistema moneta­ rio europeo, desde los tiempos no tan lejanos de la «serpienre europea». Desde un comimzo, este sistema se propuso in­ troducir cierra dosis de disciplina en las politicas monerarias, 0 simplemenre politicas, de los...

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Francia. halia. Belgica. Holanda y 3c. ... seis paises Luxemburgo-, para llegar -iY ya va (RFA, Francia, por 50 afios!- a una uni6n econ6mi­ ltalia, Belgica, ca europea, embri6n de los Estados Holanda y Lu­ Unidos Europeos. xemburgol que firmaron el trara­ do de Roma -iya hace 50 afios!- y que se compro­ metieron a Ikgar a una union eco­ nomica europea, embri6n de los Esrados Unidos Europeos.

3d. ... paises que se comprometie­ ron a Llegar a una union econOmica europea. Estos pal­ ses foeron seis (RFA. Francia, Italia, Bel gica , HoJanda y Lu­ xemburgo) y ya hace 50 anos fir­ maron el tratado de Roma, que foe el embri6n de los Esrados Unidos Europeos.

Aquf cuesta bastante descomponer la oraci6n. EJ final contiene varias subordinadas incrustadas, como si fuera una mufieca rusa, y un anacoJuto: los paises que se habian com­ prometido... para llegar... a una union economica. Las dos reformulaciones (3c y 3d) separan los complementos de la estructura basica, pero provocan forzosamente otras varia­ Clones. Para resumir, Kirkman (1992) propone el concepto de manejabilidad, que design a el grado de adaptaci6n y de fun­ cionalidad de la oraci6n a las caracteristicas del contexto. No se trata de que la oraci6n sea siempre breve 0 simple, sino de que sea manejable segun las necesidades del lector, el prop6­ sito del autor y la complejidad del tema.

• Las nominalizaciones de verbos: estabiliza.cion (de esta­ bilizar), cronificacion (cronificar), etc. As{, decimos la estabilizacion de fa presion arterialo la cronificacion del

tumor de huesos. • Los complementos de nombre: el sindrome de Creutz­

feld-jakob, fa teoria cognitiva de john Hayes sobre los procesos cognitivos, etc. • Los complementos de adjetivo y de participio: fa en­ fermedad degenerativa del cerebro, provocada por los priones, considerada una epidemia, etc. La acumulaci6n de estos recursos, encadenados entre co­ mas, genera grupos nominales muy extensos. Escribimos: fa en­

fermedad degenerativa del cerebro, lfamada sindrome de Creutz­ feld-jakob, provocada por las proteinas lfamadas priones, alojadas en fa medufa osea y en otros componentes de los animales... La in­ ve~tigaci6n

sugiere que estos grupos nominales expresan mejor lo~ datos espedficos y despersonalizados, puesto que los verbos y 10'S adverbios tienen limitaciones para enunciar a los objetos y a sus caracterfsticas (Halliday, 1989: 71-75). Pero algunos manuales recomiendan moderar esta ten­ dencia nominalizadora. Berrou (1992) la denomina sustan­ tivitis y la considera un «vicio» de la comunicaci6n empresa­ rial. A continuaci6n comentare dos casos espedficos con recomendaciones para gestionarlos.

ESTILOS NOMINAL Y VERBAL GRUPOS NOMINAlES

Otra caracteristica de la prosa profesional es Ja expansi6n de los grupos nominaJes con varios procedimientos:

104

Linda Flower (1989) recomienda equilibrar la propor­ ci6n de nombres y verbos a la baja. Por una parte, iguaJar el numero de nombres y verbos fomenta un estilo mas verbal. Por otra, rebajar ambas cantidades reduce la extensi6n de la oraci6n. Fijemonos por ahora s610 en el primer punto: 105

Esrilo nominal

Esrilo verbal 4a. En el £iI.m de la automedicacion 4b. Si los ~ se automedican conrinuada de los ~ para el in: conrinuadamenre para eI insomnio .mm.ni.Q puede ser uril el aprendizaje puede ser uril que aprendan las ~ de las ~ orienrales de rek,iacion ~ orienrales para relajar la menre de la m..rore y el conocimienro de las y que conozcan las S!Sradfsricas que ~scadfsricas publicadas por la OMS publica la J2M.S sobre los per;uicios sobre los oer;uicios causados por esra que causa esra~. [37 palabrasJ ~. [44 palabrasJ • verbos en forma personal: 1 (pue­ • verbos en forma personal: 6 (se de ser, negrira). automedican, puede ser, aprendan, • parricipios: 2 (publicadas, causadus). conozcan, publica, causa). Un infi­ • susranrivos: 13 (subrayados) nirivo: relajar. • preposiciones: J J • susranrivos: 8 (subrayados) • conjunciones y relacivos: 0 • preposiciones: 3 (para, por, sobre) • conjunciones y relarivos: 5 (si; dos que conjunci6n y dos que relari­ vos).

El fragmento 4a es un buen ejemplo de estilo nominal, con una presencia de sustantivos muy superior a la de ver­ bos. Por el contrario, el 4b transforma algunos nombres en verbos (con cursiva) y equilibra la proporci6n de un os (8) y otros (7, si Contamos el infinitivo). Hay detalles relevantes: 1. EI fragmento 4a es una oracion extensa, compuesta de varios grupos nominales extensos. Cada grupo tie­ ne tres 0 mas sustantivos relacionados con preposi­ ciones (11). En cambio, 4b se compone de unidades mas breves, subordinadas con conjunciones y relati­ vos (5) y compuestas de verbo y argumentos (sujeto, complementos). Aqul el lector fracciona la lectura del periodo en varias partes significativas, que procesa por separado. 2. EI fragmento 4a tiene varias nominalizaciones (auto­ medicacion, conocimiento, relajacion) que incremen­

tan el grado de abstraccion y complejidad (Kirkman 1992). Los estudios de legibilidad muestran que los lectores comprenden mas facilmente los elementos concretos que los abstractos. 3. La utilizaci6n de mas verbos en 4b hace que haya mas sujetos y que sean mas transparentes los agentes y los objetos de las acciones. Por el contrario, 4a es mas impersonal porque los grupos nominales escon­ den las relaciones de sujeto-acci6n-objeto. En resumen, leemos las reformulaciones con mas facili­ dad que el original de la izquierda. Parece que los hablantes estamos mas acostumbrados al estilo verbal, porque es el mas corriente en el habla cotidiana. Las construcciones nomina­ les del latin clasico (ablativo absoluto, participios pasados) se perdieron en la evolucion hacia el latin vulgar y las lenguas rOr inicas actuales. Veamos ahora un os ejemplos reales: Esrilo nominal

Esrilo verbal

5a. Visira solicitada por la Delegaci6n 5b. La Delegaci6n General ha solici­ General por dos morivos: indices de tado la visita por dos motivos: los in­ morosidad elevados, en funci6n de los dices de morosidad son e!evados, se­ indicadores instirucionales, y la sospe­ gun los indicadores institucionales, y cha de que la oficina estaba aprobando se sospecha que la oficina ha aproba­ operaciones que requerlan la autoriza­ do operaciones que requerfan la au­ rorizaci6n de un nive! superior. ci6n de un nive! superior. Ga. Se ha efectuado un rrabajo de se­ guimienro y de validaci6n del de­ sempefio de las direcrrices estableci­ das en eI area de Tesorerla y en el cenrro de Mercado de Capirales.

6b. Se ha 0 veri­ Gc. Se ha 0 verifi­

ficado que se cum­ cado que se cum­

pliesen las direc­ pliesen las direc­

trices esrablecidas trices que se ha­

en el area de T e­ bian estab!ecido en

soreria y en e! e! area de T esore­

cenrro de Merca­ ria y en e! cenrro

de Mercado de

do de Capirales. Capitales.

lO6

107

EI fragmento 5a es un buen ejemplo de estilo practica­ mente nominal, sin verbo principal. S610 tiene dos subordi­ nadas: que La oficina estaba aprobando operaciones y que re­ querian. La reformulaci6n afiade tres verbos: ha solicitado, son y se sospecha. Las reformulaciones 6b y 6c muestran gra­ dos diferentes de estilo verbal, con dos 0 tres verbos, respec­ tivamente; 6c ejemplifica los defectos que ptovoca una apli­ caci6n radical de esta recomendaci6n.

COMPLEMENTACION

No siempre son justificados los complementos del nom­ bre, la adjetivaci6n y los participios expandidos. Kirkman (1992: 28-29) considera gratuita una buena parte de esta complementaci6n y recomienda sustituirla por expresiones mas directas y breves. Afirma: «EI vocabulario hinchado tie­ ne un efecto insidioso. Empezamos por usar dos 0 tres pala­ bras para expresar con circunloquios una idea que podrfa­ mos haber formulado mas concisamente. [... ] Los escritores inexpertos quizas piensen que estas frases barrocas y resbala­ dizas imprimen cientificid;ld a su trabajo, pero muchos lec­ tores las encuentran muy molestas.» Otros autores desconHan de los complementos encade­ nados con preposiciones, como: el director del instituto inter­

nacional para el analisis de los sistemas aplicados a La economia en situacion de crisis. Para evitar esta profusi6n de nombres recomiendan e1iminar los complementos irrelevantes y dejar la frase desnuda con las palabras clave. Veamos algunos ejemplos inventados en la pagina siguiente. EI ejemplo 7b e1imina palabras innecesarias (el hecho de que, el acto de, para los periodistas) y acorta la oraci6n. En la primera frase se transforma eI estilo verbal original (se haya apLazado indefinidamente) en nominal (e1 apLazamiento inde­

Reformulaci6n

Original 7a. EI hecho de que la inauguraci6n de las obras se haya aplazado indefi­ nidamente provoca malestar en la istraci6n. EI acto de rueda de prensa informativa para los periodis­ tas tuVO lugar. ..

7b. El apiazamienro indefinido de la inauguraci6n de las obras provoca males tar en la istraci6n. La rueda de prensa informativa tuVO lu­ gar. ..

Sb. Algunos (2) politicos chilenos (2) Sa. Algunos de los principales polIti­ han anunciado (2) que escin prepa­ cos del gobierno y de la oposici6n en rando un avance de sus memorias. eI Congreso de Chile en la anterior le­

gislatura han anunciado hace pocos

dias en la prensa, y tambien en la tele­

visi6n, que escin preparando un avan­

ce suculento de una parte del primer

volumen de sus memorias personales,

sobre la actividad polltica de la epoca.

finido), infringiendo la recomendaci6n anterior. Es un frag­ men~ breve yaquI el estilo nominal ahorra palabras y no in­ creme'hta la abstracci6n. jMenuda reducci6n en 8b! Sustituimos del gobierno y de La oposicion en el Congreso de Chile por chilenos, porque los politicos siempre esran en el gobierno 0 en la oposici6n. T ambien eliminamos en La prensa, y tambien en La television porque 10 han anunciado los presupone, y el resto son datos secundarios (anterior legisLatura, suculento, parte del primer volumen) 0 redundantes (personales, sobre La actividad politica de La epoca). Podemos inferir sin dificultad rodo 10 elimina­ do. Veamos ahora dos ejemplos reales en la pigina siguienre. En el ejemplo 9b dos verbos (verificar y analizar) susri­ tuyen a los nombres correspondientes. Hemos eliminado La definicion y La impLantacion de los procedimientos (marcado con 0), porque la palabra clave es operativa. Si no fuera as!, si la expresi6n verificar La definicion y La impLantacion fuera mas relevante, enronces tal vez podriamos eliminar los otros nombres. Para resaltar una cosa, hay que eliminar otra. 109

108

Original 9a. Los objerivos de la audicoria han

sido la verificaci6n de la definici6n y la implamaci6n de los procedimien­ cos de la operariva descemralizada y el anal isis de los comroles insraura­ dos ramo en las propias delegaciones generales como en los cemros corres­ pondiemes de Servicios Cemrales.

Reformulaci6n

9b. Los objerivos de la audicorfa han sido verificar01a operaciva descemra­ lizada y analizar los comroles insrau­ rados en o las Delegaciones Generales y 0 en los cemros correspondiemes de Servicios CemraJes.

lOa. Los Sres. Tellez y Barnero pre­ lOb. Los Sres. T elJez y Barnero pre­ seman un conjumo de rres docu­ seman 0 rres documencos que 0 memos que imeman iniciar la refle­ inician la reflexi6n sobre 0 la refor­ xi6n sobre las Iineas de accuaci6n ma isrrariva. para profundizar los aspeccos de re­ forma isrrariva.

AFIRMACIONES Y NEGACIONES

En la prosa es mas habitual afirmar que preguntar, ex­ clamar, dudar 0 negar. Los manuales recomiendan la afirma­ ci6n en vez de la negaci6n por varios motivos: • La negaci6n es mas difkil de comprender. Compare­ mos: No sabia que los cajeros automdticos no pudiesen su­ ministrar bilfetes de 500 €y Creia que los cajeros automd­ ticos pod/an suministrar bi/fetes de 500 € Hemos tenido que leer la primera oraci6n dos veces,
los 2,9 puntos y no los 3 puntos 0 los 2,8?
Original lla. Segun 10 que se expresa en la cana, la asociaci6n no desea que la reuni6n con nuesrros represencames sea diflcil y poco amiscosa.

lIb. Segun 10 que se expresa en la cana, la asociaci6n quiere que la reu­ ni6n con n uesrros represemanres sea

flcil y amistosa.

12. La direcci6n no puede asegurar que no haya orras filrraciones 0 ac­ cuaciones irregulares en eI colecrivo.

o

13a. No se preve que el amici po pueda ser inferior al 80% del sueldo.

13b. Se preve que el amicipo sea del 80 % del sueldo 0 superior.

En la Frase numero 11 a no desea una reuni6n dificil y poco amistosa es bastante diferente de quererIa flcil y amistosa III

-sobre todo en politica. El fragmento 12 procede de las con­ clusiones de una auditoria y es un buen ejemplo de negaci6n que no se puede eliminar sin modificar el significado. En cambio, el 13 muestra que muchas orras negaciones pueden transformarse en afirmaciones para ganar claridad.

9. MAS PROSA

El estilo se refiere a una elecci6n: a la frase corra 0 larga, simple 0 compleja, llana 0 barroca; a la palabra corta 0 Jarga, famili ar 0 elevada, tec­ nica 0 general; al verbo activo 0 pasivo, personal o impersonal ; al pirrafo convencional 0 creativo, a la punruad6n abundante 0 escasa. Serfa un error pensar que la buena prosa consiste en ele­ gir siempre la misma opci6n entre esros pares. Los mejores escriros son variables y flexibles.

JOHN KIRKMAN, 1992: 6-8

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PRESENTACION

La prosa especializada suele utilizar s610 algunas formas verbales. Aunque podamos encontrar el futuro en una intro­ ducci6n y el pasado en algun resumen, 10 habitual es el pre­ sente. Kocourek (1991) afirma que el 85% de los verbos se conjuga en tiempo presente. Eso lleva a algunos auto res a ca­ lificar de atemporal el escrito tecnico-cientifico. Respecto a la persona, son corrientes la 3. a persona del singular 0 del plural y la impersonalidad. En cambio, nos ahorramos muchas referencias al destinatario: son muy esca­ sos el tu, el vosotros 0 el usted. T ambien 10 es la La persona del singular: solemos preferir el nosotros de modestia 0 las pe­ rffrasis del tipo los autores creen -vease el tercer capitulo. Sobre el orden de las palabras, los manuales escolares re­ comiendan la estructura sinra.ctica basica de sujeto, verbo, objeto directo y complementos (indirecto, circunstancial). Pero el espano!, como el resto de lenguas romanicas, es muy 112

113

flexible y ite muchas combinaciones de palabras, a dife­ rencia del ingles 0 el aleman. Ademas, debemos considerar facto res comunicativos como el interes de cad a dato 0 la se­ cuencia discursiva (narraci6n, descripci6n, argumentaci6n). A continuaci6n analizare con mas detalle varias cuestio­ nes sobre las formas verb ales y el orden de las palabras.

ACTIVAS Y PASIVAS

La prosa especializada usa a menudo frases como las de la izq uierda: Pas ivas perifnisricas

Orras recursos

lao Esra versi6n foe confirmada por aero informame.

lb. Esra versi6n la confirm6 oero informanre.

2a. Los daws foeron recibidos el 17 de marzo.

2b. Se recibieran los daws el 17 de marzo.

3a. Una muesrra foe inftctada rapi­ 3b. Una muesrra se infecr6 rapida­ dameme. meme. 4a. El gen foe anali:zt.UUJ cinco veces por el recnico.

4b. Se analiz6 el gen cinco veces.

Estas pasivas perifrasticas se componen del auxiliar ser, el participio del verbo y, a veces, un complemento introducido con por. Sirven para enfatizar el objeto (esta version, los datos, una muestra), que inicia la oraci6n. Dejan en un segundo termino al sujeto (1a: otro informante) 0 10 eviran (como 2a­ 4a). Son utiles cuando no se sabe quien es el agente (como 3), cuando no es importante (2a) 0 cuando no 10 queremos mencionar (4a); en definitiva, cuando queremos destacar 10 ocurrido y no tanto quien 0 que 10 ha provocado. Eso pasa a menudo en la comunicaci6n profesional. Pero los gramaticos reconocen que en espafiol la pasiva 114

perifrasrica tiene poca rentabilidad (Mendikoetxea, 1999: 1616 y 1636). No escribimos pasivas con determinados ver­ bos (* la version foe sabida, * 75 km foeron medidos por el siste­ ma), en presente ("los datos son recibidos) 0 en imperfecto ("una muestra era infectada), ni con nombres sin articulo ("genes foeron analizados). Parece que en latin vulgar ya eran poco frecuentes y que hoy preferimos usar otros recursos. El ejemplo 1b es una oraci6n dislocada muy corriente, que permite lograr efectos parecidos ala. Equivale a la acti­ va {otro informante confirmo esta version} cambiando el orden y afiadiendo el pronombre lao Los ejemplos 2b, 3b y 4b son pasivas pronominales, tambien habituales, que afiaden el pronombre se a la activa -y que no permiten especificar el agente {*se analizo el gen cinco veces por el tecnico}. Todos es­ tos recursos ponen enfasis en los objetos pacientes. Kirkman (1992) reconoce la utilidad de la pasiva en in­ gles, pero critica que se use sin provecho, cuando no es pre­ ciso -de modo que la prosa se aleja del habla sin ganar nada a cambio. Ofrece tres argumentos para moderar su uso: 1. En ingles predomina el modo activo. No hay raz6n alguna para que la comunicaci6n profesional se aleje de esta tendencia. 2. Las pasivas perifrasticas alargan la frase y la cargan de palabras, porque requieren el verbo ser (u otros equi­ valentes) y la preposici6n por. 3. No tiene fundamento la idea de que es mas objetivo e1 estilo impersonal, que esconde a los protagonistas de la acci6n, como hace la pasiva. La objetividad de­ pende de otros factores. En definitiva, parece que las pasivas perifrasticas son in­ frecuentes y complejas, por 10 que no siempre logran la efi­ cacia supuesta. Acabo con algunos ejemplos reales:

115

Original

Reformulaciones

5a. El informe es presentado por la 5b. El informe to sefiora Puig. Se trata de la sustitu­ presenta la sefiora cion por etapas de la edificacion exis­ Puig. Se trata .. . tente por causa de la aluminosis.

5c. La sefiora

Puig pmenta el

in forme, que tra­

ta ...

Ga. La direccion y gestion de la em­ Gb. Ha dirigido y gestionado directa­

presa ha estado bajo la actividad di­ mente la empresa el que foe director

recta del, hasta el pasado mes de mar­ general de GDS hasta el marzo pasa­

zo, director general de GDS, quien do. Este director instrumentaba, seguia

tenia a su cargo la instrumentacion, y controlaba las operaciones que pre­

seguimiento y control de las opera­ viamente habia autorizado la comi­

ciones, que previamente hablan sido sion ejecutiva de la CB y que habia

autorizadas por la comision ejecutiva ratificado el Consejo de istra­

de la CB y ratificadas por el Consejo cion.

de istracion .

Las opciones b mantienen el orden original y la 5c recu­ rre al orden activo -habria que conocer el contexto para de­ cidir si es recomendable. En 6b se suprime la pasiva habian sido autorizadas por... que no parece tener prop6sito claro, adem as de hacer otros cambios: eliminar la parafrasis ha es­ tado bajo fa actividad directa 0 tenia a su cargo y sustituir va­ rios nombres por los verbos correspondientes (dirigir, instru­ mentar)'

Gerundios incorrectos

Equivalencias correctas

7a. *Entro en la celula transforman­ 7b. Entro en la celula y transform6 el do el nucleo. [gerundio copulativo 0 nucleo. coordinanteJ 8a. *Se ha publicado el informe anali­ 8b. Se ha publicado el in forme que zando el impacto de los gases toxicos analiza el impacto de los gases toxi­ cos en el ambiente. en el ambiente. [gerundio adjetivo] 9a. *Este formulario se aplica a la si­ tuacion en que haya varios herede­ ros, anotando los datos personales y el domicilio fiscal. [gerundio final]

9b. Este formulario se aplica a la si­ tuaci6n en que haya varios herede­ ros, con elfin de anotar los datos per­ sonales y el domicilio fiscal .

EI 7a es el tipico gerundio de posterioridad en el que el tiempo del gerundio transformando es posterior al del verbo principal (entr6) y que se puede sustituir por una oraci6n coordinada. El Sa es el denominado «gerundio del BOE (Boletfn Oficial del Estado)>> [sic: La Vanguardia 2004], por­ que era habitual en esta publicaci6n. Y el 9a es un gerundio que equivale a toda una subordinada final. En la practica, puede ser difkil determinar si un gerundio es correcto 0 no. Cuando el contenido hace referencia a conceptos abstractos, no es posible ordenar los verbos en una secuencia temporal, de modo que se suelen aceptar en muchos casos. AI margen de la correcci6n, conviene tener presente es­ tos rasgos del gerundio:

GERUNDIOS

La prosa especializada suele contener muchos gerundios, quiza por influencia dellenguaje istrativo y de las sen­ tencias judiciales, que los utilizaron por prescripci6n durante mucho tiempo (los famosos considerando y resultando). Sin embargo, a menudo no son ni correctos ni recomendables, como documentan Fernandez Lagunilla (1999: 3452) y va­ rios libros de estilo. Veimoslo:

116

1. AI ser una forma impersonal, no puede especificar el tiempo, la persona 0 el numero de la acci6n. Ellector debe inferirlos por el contexto. 2. Alarga la oraci6n, al afiadir subordinaciones. Si estas son largas, la Frase completa incrementa su extensi6n y complejidad. 3. Provoca que el verbo y la oraci6n principal pierdan fuerza, al quedar algo «tapados» por la subordinada con gerundio.

117

4. Perrenece a un registro formal y es poco vivo en el habla cotidiana. En la practica, pues, conviene ser cauto. Algunos textos abusan tanto del gerundio que se convierte en una muletilla. En cambio, un buen gerundio puede relacionar dos ideas de manera eficaz en un periodo corto. Ejemplos: Original

Reform ulacion

lOa. La confeccion de este documento se ha mecanizado utilizando las mismas herramientas que el ante­ rior, obteniendo una reduccion de tiempo en su confeccion . alrededor de un 90%.

lOb. La confeccion de este docu­ mento se ha mecanizado utilizando

las mismas herramientas que el ante­

rior. Eso ha permitido obtener una re­

duccion .. .

lla. Las oficinas han cambiado sus habicos en la solicicud de los encar­ gos de efectivo, pidiendo un mayor numero de servicios de un dia para el Otro, 10 que dificulta que todas las remesas puedan ser reparcidas a pri­ mera hora, generando un mayor nu­ mero de demoras numericas.

lIb. Las oficinas han cambiado los

habitos al solicitar encargos de efec­

tivo: ahora pickn mas servicios de un

dfa para el otro. 10 que dificulta que

se puedan repartir todas las remesas a

primera hora. Esto genera un mayor

numero...

Entre los 4 gerundios subrayados s610 es gramaticalmen­ te incorrecto el segundo, pero el unico que se mantiene en la reformulaci6n de la derecha es eI primero, porque introduce una subordinaci6n breve relacionada con eI verbo principal.

VERBOS DEBILES

La ultima recomendaci6n de esta secci6n trata de los verbos con poco conrenido semantico 0 dtbiles. Flower (1989) sugiere que la prosa gana claridad si los sustiruimos por equivalenres con predicaci6n completa: 118

Original 12a. Hay una concentracion del

Reformulacion

65 % de la inversion de TOMIGSA

12b. E165% de fa inversion de TO­

en cinco grupos de promotores.

MIGSA se concen­ traen cinco grupos de promotores.

12c. Cinco grupos ck promotores con­ centran eI 65 % de la inversion de TO­ MIGSA.

l3a. EI documento es una justifica­ l3b. EI documento justifica eI retra­ cion del retraso con que se iniciaron so con que se iniciaron Jas obras. las obras.

A la izquierda, los verbos haber (hay) y ser (es) conectan una concentraci6n y una justificaci6n con el resto, pero aportan poco significado. Ala derecha, concentran y justifican permiten construir frases con predicaci6n completa, mas breves y claras. Orros verbos que podemos sustiruir en conrextos semejanres son: los copulativos estar, parecer y resultar; verbos con poco valor semantico como convertirse, mostrarse, seguir 0 creerse, y las proformas verbales (hacer, decir, encontrar, llegar a).

ORDEN Y POSICI6N

El ojo no explora el escrito de manera neutra, barriendo la prosa de izquierda a derecha y de arriba abajo. Da priori­ dad a algunos lugares: se fija primero en la pagina de la dere­ cha, en la parte superior de la hoja y en el inicio de parrafo. Por eso debemos pregunrarnos: ~d6nde debo poner 10 mas relevanre?, ~d6nde se vera mas? ~y los datos secundarios? ... , ~d6nde van? ~Que posiciones son mas visibles? Respecto a la pagina, hay bastanre acuerdo. El ojo esra acostumbrado a buscar primero eI titulo, eI subtitulo, el ini­ cio de capitulo y parrafo; eI interior del texto se explora des­ pwSs. Asl, es inreligenre poner los datos importantes en los lugares mas visibles, para que lleguen antes allector. 119

Hay menos acuerdo sobre la oraci6n. Muchos manuales recomiendan poner 10 mas importante al inicio, pero tam bien hay otros que sostienen que el final de frase y parrafo es una po­ sici6n sensible (Strunk y White, 1917). Ademas, hay que consi­ derar que cada idioma tiene su estructura particular. El espanol es una lengua SVO (0 sea, con el orden Sujeto-Verbo-Objeto) y 6ta es la ordenaci6n basica de las palabras, aunque tengamos libertad para hacer permutaciones segun el contexto. As!, al hablar decimos los presupuestos, los hemos calculado

Veamos ahora dos ejemplos reales: Original

16b. La rasaci6n de un inmueble no 16a. La rasaci6n de un inmueble conlleva dificulrades ya que no exisre se puede considerar una verdad absolu­ un mercado homogeneo (no hay in­ ta, sino una reftrencia objetiva. La ra­ muebles idemicos) ni rranspareme saci6n conlleva dificuJrades porque 0 (algunas uansacciones se efecnlan en el mercado no es ni homogeneo (no forma de compensaciones, permu­ hay inmuebles idemicos) ni rranspa­ ras, pagos aplazados, erc.), y en con­ reme (algunas uansacciones se efec­ secuencia, la rasaci6n no se puede ruan en forma de compensaciones, considerar como una verdad absolu­ permu£as, pagos aplazados, erc.) . ra, sino una referencia objeriva.

a partir de los informes 0 los hemos calculado a partir de los in­ formes, los presupuestos, en vez de la forma basica hemos elabo­ rado los presupuestos presentados a partir de los informes. Cam­ biando el orden de las palabras enfatizamos los presupuestos y los hemos calculado, respectivamente. Pero estas permutas son

17a. Arendida la dificulrad de ajus­ 17b. Entendemos que no deberia rea­ rar rodos los producros (en los pres­ lizarse ningun ajuste, dado que es di­ ramos y las operaciones a plazo no es flcil hacerw con rodos los producros, facrible por morivo de su volumen) que la desviaci6n econ6mica es in­ y debido a que la desviaci6n econ6­ significame en las cedulas hiporeca­ mica es insignificame en las cedulas rias y la deuda subordinada, y que hiporecarias y la deuda subordinada, esta se va compensando a 10 largo del adem as se va compensando a 10 lar­ afio. Ademds, en los presramos y las go del afio, emendemos que no de­ operaciones a plaza no es facrible ha­ caw por morivo de su volumen. beria realizarse ningun ajusre.

menos corrientes en la prosa, que carece de entonaci6n y es mas aut6noma del contexto. Para terminar, los estudios sincacticos reconocen que hay una tendencia a poner al final los complementos mas «pesados», los mas extensos y complejos. La oraci6n es mas fluida y clara si arranca con ei sujeto y ei verbo y coloca al final los complemen­ tos (incisos, subordinadas, reiativos). Veamos algunos ejemplos: Original 14a. Debido a la perdida progresiva de hierro, a la inesrabilidad vascular y a una infecci6n de orina, se ha aplazado indefinidameme la imer­ venci6n de ampuraci6n de la exue­ midad derecha. 15a. Tal como esrablece el comraro de alquiler, y de acuerdo con la nue­ va normariva europea sobre recogida de residuos inorganicos, el munici­ pio debe especificar las condiciones de evacuaci6n de los desperdicios de la plama indusrrial.

120

Reform ulaci6n

La reformulaci6n modifica el orden original de los com­ ponentes y aclara la prosa. Es mas directa. Pero quiza algu­ nos lectores pueden estar acostumbrados -culturalmente- al estilo de la izquierda, que presenta las circunstancias 0 las condiciones antes que el hecho central.

Reformulaci6n 14b. Se ha aplazado indeJinidamente

Ut intervenci6n de amputaci6n de Ut extremidad derecha, debido a la per­ dida progresiva de hierro, a la inesra­ bilidad vascular y a una infecci6n de orina. [daros imporrames al iniciol

INCISOS

15b. EI municipio debe especificar las condiciones de evacuaci6n de los desperdicios de la plama indusrrial,

La pros a especializada suele tener mas incisos. Tanto si va entre parentesis, comas 0 guiones -mas raro-, el inciso complementa el hilo principal del discurso. Para el autor es un recurso sencillo que permite anadir

tal como establece el contrato de alqui­ fer y de acuado con Ut nueva normati­ va europea sobre recogida de residuos inorgdnicos. [complemenros al final]

,

•

121

informacion sin rener que rehacer la frase. EI parenresis es su ejemplo mas claro: se inserra en cualquier punro (no riene 11­ mire de exrension ni numero); se pueden poner los que se quiera (como esroy haciendo ahora) ... jPero que paliza leer un escriro Beno de parenresis! Para los lecrores, el inciso alarga la oracion, incremenra su complejidad y exige mas arencion. Tambien imprime un caracrer mas recnico al escriro. Cuando hay varios incisos y cuando son largos, es comun rener que releer varias veces el fragmenro en cuesrion. Veamos orros aspecros (Richaudeau, 1992; Coromina, 1991):

1. Cantidad La acumulacion de incisos incremenra la dificulrad. Es igual que vayan uno denrro de orro (igual que mufiecas rusas -ral como 10 esroy hacien­ do aquf-) 0 encadenados uno rras orro. Suele ser mas comprensible una rerahfla de oraciones simples, liga­ das con punro y seguido, que una oracion replera de

Coma

Es el signo menos visible. que avisa menos, y el mas versaril, ya que ejerce muchas otras fonciones. No podemos saber que una

Parentesis

coma abre un inciso hasra leer 10 que sigue. Por eso, la reserva­ mos para los incisos breves. de pocas palabras, y los que esran mas relacionados con Ja frase basica, como los subrayados. Es mas visible y exc\usivo, ya que s610 inserta incisos. Va siempre en pareja (un parentesis de apertura inicia un inciso que acaba siempre con el signo opuesto). Por eso 10 reservamos para los incisos largos y mas desatados de la frase. (lncluso po­

demos poner entre parentesis frases completas como esta, .foera del hila principal del discurso.) Gui6n largo Es mas visible que la coma -(verdtui?-, pero menos que el pa­ remesis. En el diaJogo y la conversacion, imroduce las dife­

remes voces del discurso. En un mon610go, marca un cambio

de rona 0 de humor -pero es bastante raro en el discurso tknico

1l!!d:.sional. Asf pues, jno olvides la punruacion! Un inciso que no esre delimirado con signos de punruacion desorieora. Vea­ mos algunos ejemplos: Original con incisos

lllCiSOS.

2. Extension. EI inciso breve riene menos cosre que el largo. EI que riene menos de 15 palabras no supera la capacidad humana de memoria de rrabajo y se lee con mas facilidad. jPero no siempre es posible redu­ cirlo ranro! 3. Colocacion. Hay que inserrar el inciso en el lugar al que se refiera, pero conviene no separar las palabras que van junras (sujero y verbo, verbo y complemen­ ros), como veremos mas adelanre. 4. Puntuacion. Podemos ayudar al lecror marcando el inicio y el final de cada inciso. Podemos poner co­ mas, parenresis 0 incluso guiones largos -que no de­ bemos confundir con el guion corro que rompe las palabras a final de raya. Ffjare:

lSa. La aparici6n de los archivos in­ dexados (muchos de los cuales son auromarizados), que se consuuyen a partir de las palabras que contiene el titulo del documenro que se archiva, ha hecho que la redacci6n de dtulos sea mas importame. La efecrividad de esra indexaci6n -como tambien la probabilidad de que ellecror recu­ pere despues la informaci6n- depen­ de del cuidado con que se haya esco­

gido el titulo.

Reformulaci6n sin incisos lSb. La aparicion de los archivos in­ dexados ha hecho que la redacci6n del titulo de los documemos sea mas importame. Estos archivos, a menudo

automatizados, se construyen a partir de las palabras que contiene el titulo del documento que se archiva. La efec­ tividad de esra indexaci6n y la pro­ babilidad de que el lecror recupere despues la informaci6n depentkn del ' cuidado con que se haya escogido el titulo.

La reformulacion de la derecha suprime rres incisos del original empleando recursos sincicricos. Los dos primeros forman una frase nueva (en cursiva) y el rercero, marcado enrre guiones a la izquierda, se afiade al sujero principal en la 123

122

reformulacion (con e1 plural dependen). Veamos dos eJem­ plos reales:

mas para reconstruir la re1acion entre las palabras separadas. Veimoslo con ejemplos reales:

Original

Reformulacion

Original

Reformulacion

19a. El afio 1992, pese al impacto previsible que se esperaba que provo­ carlan los ]uegos Olimpicos, sobre los diferentes servicios y controles que son responsabilidad de Guino­ van (Transporte y Manipulacion de efectivo nacional y extranjero, recibi­ do en las Oficinas, etc.), 10 podemos valorar como un ejercicio de transi­ cion, en el que las magnitudes de es­ tos parametros han experimentado, basicamente, un crecimiento fruto de su propia evolucion vegetativa.

19b. Podemos valorar el afio 1992 como un ejercicio de tTansicion, pese

20a. La tasa media de inversion propia respecto de los recursos ajenos era, se­ gun el Credip a 30. 10.05, del 2,12%, con 123,4 M de activo medio.

20b. SegUn el Credip a 30.10.05, la ra­ sa media de inversion propia respecto de los recursos ajenos era del 2,12 %, con 123,4 M de activo medio.

21a. Este informe recoge los resulta­ dos de la fase preliminar (veanse Ane­ xos 1 y 2, informes de CDS en ingles y traduccion al catalan) de la revi­ sion, sin entrar en consideraciones numericas ni de plazos.

21b. Este informe recoge los resul­ tados de la fase preliminar de La revi­ sion (veanse Anexos 1 y 2, informes de CDS en ingles y traduccion at cata­ lan). No entTa en consideraciones nu­ mericas ni de plazas.

22a. En cuanto al program a TO­ CUS, como su proposito no impli­ caba ningun proceso complejo ni re­ petitivo, nos sorprendio su duracion.

22b. En cuanto al programa TO­ CUS, nos sorprendio su duracion, ya que su propos ito no implicaba nin­ gun proceso complejo ni repetitivo .

al impacto previsible que se esperaba que provocarian los ]uegos Olfmpi­ cos sobre los diferentes servicios y controles que son responsabilidad de Guinovan (Transpone y Manipula­ cion de efectivo nacional y extranje­ ro, recibido en las Oficinas, etc.). Las magnitudes de estos parametros han experimentado, basicam~nte, un crecimiento fruto de su prop), evo­ lucion vegetativa.

Los incisos de la izquierda incrementan la complejidad de la prosa. Al suprimirlos, el fragmento gana simpleza y cla­ ridad.

JUNTAR PALABRAS

El ultimo criterio que comentare es antiguo y eficaz. Ya a principios del siglo XX Strunk y White (1917: 28) afirma­ ban para el ingles: «Coloque juntas las palabras re1acionadas. La posicion de las palabras en la frase es el indicador princi­ pal de su relacion con e1 res to. Cuando estan mal puestas, provocamos ambiguedades y confusion.» Cuando separamos (para afiadir algun detalle) un sujero del verbo, un nombre del adjetivo 0 un verbo (como el ante­ rior) del objeto direcro, con un inciso, por ejemplo, estamos -como estas experimentando exactamente ahora- multipli­ cando la dificulrad de la prosa. T enemos que trabajar mucho 124

La recomendacion tambien funciona en castellano, sin duda. En el ejemplo 20b, segUn el Credip se situa al inicio porque tiene valor de marcador texrual. En la 21 b, el com­ plemenro de La revision puede ir antes del parentesis. Y en la 22b, el pronombre posesivo su tiene el referente mas cerca

(el programa TOCUS).

125

t­ 10. DISENOS

Pocos documentos tecnicos son completa­ mente verbales. La mayoda combina dos de los tres lenguajes de la ciencia y de las profesiones: palabras, imagenes y slmbolos. Por 10 tanto, el proceso de escribir un documento incluye inevi­ tablememe tanto tener que e1egir entre estos lenguajes como encontrar formas de combinar­ los efectivamente. JOHN MATHES Y DWIGHT STEVENSON, 1991: 337

\

PRESENTACION

La comunicaci6n profesional es multimodal. Utiliza todo tipo de modos 0 recursos semi6ticos: • sistemas tridimensionales: maquetas, relieves, repro­ ducciones virruales por ordenador; • imagenes iconicas: fotos , mapas, pIanos, ilustraciones realisras 0 esquematicas; • grdficos: barras, curvas evolutivas, tarras, diagramas de flujo, piramides de edad; • esquemas visuales: dobles columnas, arboles, mapas mentales, llaves; • sistemas simb6licos: nomenclaturas, f6rmulas, ecuacio­ nes, tab las de simbolos y cifras. Las palabras se integran estrechamente con estos recursos para representar la realidad con mas precisi6n y objetividad.

127

argumentacion 0 una definicion. Que estos elementos visua­ les carezcan de una sintaxis tan codificada como la de Ia: pro­ sa no significa que no tengan reglas internas 0 que podamos confeccionarlos de cualquier manera. Quiza la falta de nor­ mas provoca que sea aun mas dificil hacerlos bien. Qlliza un grafico descuidado pueda dar los datos bcisicos, pero diffcil­ mente ayudara a interpretarlos de la manera mas acertada. Comparemos los efectos que provoca algo tan simple como presentar graficamente una enllmeracion:

Una fotografia Ileva pie de foto ; un mapa incluye la leyenda con los simbolos usados; un grafico especifica las magnitudes urilizadas, y un esquema requiere aclaraciones discursivas. A menudo estos recursos ejercen funciones centrales. Al­ gunos arriculos de investigacion concentran todos los resulta­ dos en una tabla numerica; algunos informes medicos se fun ­ damentan en pruebas no verbales (videos de carererismos, radiografias, resonancias). Aquf la prosa interprera y comenta estos recursos: eI medico quiere ver las imagenes, pero tam­ bien espera leer el informe correspondiente del especialista ... Los autores dedicamos horas a e1aborar eros elementos no verbales y rrabajamos para lograr que sCfn entendidos. Por eso, los manuales de comunicacion profesional incorpo­ ran un apartado extenso sobre recursos visuales. En este capitulo reflexionare sobre estos recursos, deno­ minados Diseiios para simplificar. Pondf(~ enfasis en los re­ cursos mas verbales, como los esquemas, los diagramas 0 las tablas, y prescindire de los graficos 0 las imagenes que los or­ denadores e1aboran casi de manera automatica -aunque eso no ahorre eI trabajo de disenarlos estrategicamente.

Cuarro enumeraciones

Usos Y VALORES «Una ilustracion se recuerda mejor; harem os un esquema para que se entienda», pensamos a menudo. Presuponemos que las ilustraciones son simples, que se pueden usar siempre o que se hacen y comprenden de manera sencilla. iQue inge­ nuidad! No hace falta mucha experiencia para percatarse de que no es asf. Todos nos hemos topado con graficos indesci­ frables, con tab las intimidatorias y esquemas confllsos que complican mas que facilitan la tarea de comprender. Elaborar un buen grafico, un esquema 0 un diagram a de flujo es una rarea compleja. Es tan dificil como redactar una

lao EI proyecto de promoci6n de la zarzuela debe considerar tanto el ca­ d.cter elitista de este tipo de musica como ram bien el enorme coste eco­ n6mico que requiere, ademas de la relativa tradici6n que tiene en nues­ tra insti tuci6n.

1b. EI proyecto de promoci6n de la zarzuela debe considerar varios fac­ tores: el caracter elitista de este tipo de musica, eI enorme coste econ6­ mico que requiere y la tradici6n rela­ riva que tiene en nuestra insrituci6n.

Ie. EI proyecto de promoci6n de la zarzuela debe considerar estos factores: • el caracrer elitista de este tipo de musica, • el enorme coste econ6mico que reqUlere, y la rradici6n relativa que tiene en nuestra instituci6n.

1d. EI proyecto de promoci6n de la zarzuela debe considerar tres factores: 1. EI caracter elitista de este ripo de musica. 2. EI enorme coste econ6mico que requiere. 3. La rradici6n relativa que riene en nuestra instituci6n .

La version 1a ocwra la esrructura argumentativa bajo la forma tanto... como y ademds... La version 1b menciona explici­ tamente variosfoctores y los enumera derras de dos puntos, pero conserva la linealidad de la prosa. En cambio, las versiones 1c y 1d usan eI espacio para desracar los facto res mencionados; 1d incluso los ordena con cifras. Asi, estos factores adquieren pau­ latinamente mas importancia: 10 que eran subordinadas en 1a pasan a ser parrafos independientes y numerados en 1d -de manera que parecen mas relevantes que la oracion principal.

128

129

"'I.

RECURSOS VISUALES

Cada disciplina ha desarrollado sus propios sistemas de representacion. La geografia hace mapas orograficos; la geo­ logIa, mapas geologicos; la meteorologia, mapas de presio­ nes; la demografia, piramides de edad; la genetida, mapas de cromosomas. Pero hay algunos recurs os que com~arten mu­ chas disciplinas, como los graficos, los dibujos lineales 0 los esquemas. Esta tabla ofrece algunas ideas: Funcio nes de los recursos visuales

Si times que:

usa:

como, por ejemplo:

Mosuar c6mo es un ob­ fotograflas, dibujos, re­ presemaciones virruales jeto de la realidad:

paisajes, ani males, vege­ tales, micro bios. estre­ lias. aparatos

Idemificar 0 destacar al­ gunos aspectos 0 rasgos de un objeto:

dibujos lineales, esque­ mas 0 graficos ad hoc

instrucciones de uso de un e1ectrodomestico (p.133)

Dar una visi6n global de datos simples: por­ cencajes, evolucion, ten­ dencias, etc.:

graficos de carta, barras, curvas

resultados electorales. encuestas, estudios esta­ disticos

Comparar datos nume­ ricos: resultados de in­ vestigaci6n. escadisticas:

tablas y graficos

resultados de una audi­ toria, memorias anuales, ganancias y gastos

~COMO SE HACEN?

columnas dobles Comparar e1ememos; comrastar dos conjun­ tos (causas y consecuen­ cias, pregumas y res­ puestas):

tablas dependiemes e independiemes (p. 138). conducta experta y aprendiz (p. 132)

Explicar un proceso se­ cuencial. con operacio­ nes, recorridos, resulta­ dos, opciones:

diagram as de flujo. or­ ganigramas

proceso de e1aboraci6n de una ilustraci6n (p. 133)

Clasificar grupos de e1e­ memos en jerarquias, planes 0 grupos diversos:

arboles y esquemas de corchetes

especies animales, genea­ logfa de lenguas. caracte­ res tipograficos (p. 136)

130

La eficacia comunicativa consiste en saber aprovechar las posibilidades que ofrece cada recurso. En este sentido, no hay formulas fijas: la manera de utilizar los graficos depende del tema, del lector y del proposito. Por ejemplo, podemos representar los resultados de una en cuesta con un grafico tipo tarta -como el de la pag. 134­ o con una tabla numerica. Como una metafora, la tarta da una imagen global y simple, que captamos con rapidez y cla­ ridad, incluso sin leer; pero pierde eficacia si incluye muchos datos, si estos son ajustados 0 si el lector quiere analizarlos con atencion y por separado. En estas circunstancias, una ta­ bla formula mejor la informacion aunque tenga menos fuer­ za visual. A 10 largo de esta guia he utilizado variados recursos para construir significados. Fljate en las tipologlas de lectores (p. 25, 31 y 35), las dobles columnas para contrastar ejem­ plos (en toda la guia) 0 las figuras geometricas para simboli­ zar estructuras de documentos (55-58).

La elaboracion de los recursos visuales sigue parametros semejantes a la composicion escrita. Brasseur (1990) analizo como 30 personas resolvlan varias tareas de confeccion de graficos. Sus producciones fueron valoradas por expertos academicos e industriales, con el fin de distinguir los exper­ tos de los aprendices. Relacionando estas valoraciones con la conducta mostrada por los sujetos al trabajar, Brasseur en­ contro estas diferencias (vease la pagina siguiente). En lineas generales, los expertos dedican mas tiempo y esfuerzo a elaborar los recursos visuales. T ambien tienen mas conocimientos: tienen en cuenta el perfil de los lectores, ex­ ploran varias opciones de esquema 0 grafico para encontrar 131

Conducta de los disefiadores de graflcos exf!..ertos

Proceso de elaboraci6n de un recurso visual

af!..rendices

Planificacion Analizan las instrucciones y AnaJizan y planifican poco: eli­ los datos; exploran disefios a1- gen d.pido un recurso visual. terna ti vos. Revision

Revisan frecuemememe. aban­ Revisan poco. sr Jquedan con donan las tentativas inefica­ una opci6n aunque sepan que ces. tiene defecros.

Foco

Enfatizan las necesidades y los Enfatizan los deralles de la in­ formacion y la ortoti~raf(a . intereses de la audiencia.

Disefio verbal Se fijan en la correccion y la Omiten los elementos verbaJes adecuacion de los dtulos. los o cometen errores en ellos. descri~ en la leyenda . Disefio visual Conocen y us an efectivamen- Hacen disefios excentricos. po­ te los principios del disefio vi- co esttticos y poco efectivos. sua!.

eI mas adecuado. Ademas, se fijan en los detailes verbales (ti­ tulos, descriptores, etc.) y en eI disefio (lfneas, espacios, dis­ posicion). Hacen varios borradores y revisan mas. En cambio, los aprendices parecen tener prisa. Ni pres­ tan atencion a las caracterfsticas de la situacion (tema, pro­ posiro, audiencia), ni revisan 10 que van e1aborando, ni dan importancia a los detalles. T ampoco dedican tiempo a hacer tentativas con diferentes tipos de esquema 0 grafico; hacen uno y basta. Estas dos conductas coinciden a grandes rasgos con las de los redactores expertos y aprendices.

Las formas geometricas distinguen los elementos del pro­ ceso: los drculos marcan el inicio y eI final; los cuadros, las operaciones cognitivas (analizar los datos 0 la audiencia, e1e­ gir una opcion) 0 ffsicas (dibujar gnificos, corregirlos), y los rombos, las tareas de revision, que se conectan con las opera­ ciones con lfneas discontinuas. Se evalua cad a tarea al acabar­ la (con el dsf?): si la respuesta es positiva, se pasa a la siguiente; si es negativa, se repite. Asf, eI autor puede dar varias vueltas por el sistema a partir de los rombos de revision, que pueden parar eI trabajo 0 reanudarlo en cualquier punto.

CONSE]OS

DIAGRAMA

Este d iagra ma de Aujo tiene en cuenta estos datos y las recomendaciones de los manuales para componer recursos visuales eficaces. Representa eI proceso mental que sigue un buen disefiador:

132

Ffjate en estos consejos para confeccionar el texto que acompafia a un recurso visual: • Identificacion. Hay que poner titulo a cada recurso para identificarlo. Incluso se pueden especificar en el pie las fuentes, el proposito u otros datos (magnitu­

133

des, descriptores) para poder interpretar el recurso al margen del escrito que 10 contiene. No es raro que fotocopiemos 0 re­ produzcamos por separado los A veces I esquemas, las tablas 0 los gnifi­ 44 % cos de un escrito, para usarlos en otro lugar; si los titulamos y los explicamos des de el princi­ Muya pio, nos ahorraremos confusio­ menu do Amenudo 3% 18 % nes, porque los nuevos lectores, que intentaran comprenderlos sin conocer el rexto original, tend ran suficientes datos para hacerlo. • Procesamiento. EI ojo lector se desplaza en principio de izquierda a derecha y de arriba abajo, por 10 que de­ bemos organizar los datos en este orden, como en este grafico (extraido de Mathes y Stevenson, 1991: 363). Iniciamos la lectura con el trozo de pastel mas grande (Nunca) y seguimos con el A veces en el sentido de las agujas del reloj. • Presentaci6n. La simplicidad en el diseno mejora la claridad. Un recurso visual debe ir separado del cuer­ po del escrito, enmarcado con margenes amplios y limpios. Conviene evitar las lineas innecesarias 0 muy gruesas. Evitemos las mayusculas, que cargan la inter­ linea. Si conviene destacar el titulo, es mejor aumentar el tamano de la letra minuscula. • Integraci6n del recurso en el escrito . Conviene elegir el lugar mas idoneo de un escrito y de la pagina para inserrar un recurso visual. Tambien hay que avisar al lector sobre cuando debe fijarse en este elememo y c6mo. No presupongamos que el lector se espabilara por su cuenta. Escritura colaborativa de informes breves con uno 0 mas coautores

134

LETRA Y DIBUJO

Veamos ahora un ejemplo de inregraci6n de prosa y di­ bujo. Queremos escuchar musica en un apararo nuevo. Estas son las instrllcciones: Mandos de un aparato de alta fidelidad a. Interruptor general b. Pantalla c. VoJumen d . Casete e. Radio f. Disco compacto g. Selector FM / AM h. SeJeccion de sonido i. Conexi6n auricular

h

e

c

a

b

d

g

1. Aprieta el interruptor general para poner en marcha el aparato 2. Elige el canal que interese 3. Comprueba fa se!.ecci6n en fa pantalfa

Para comprenderlas hay que relacionar tres elementos: la letra de cada mando (en el dibujo), la denominacion de cada mando en la leyenda (lista izquierda) y la instruccion (abajo en cursiva). Nuestro ojo debe fijarse al mismo tiempo en es­ toS tres puntos; pero es dificil, porque la disposicion de las le­ tras en el dibujo es aleatoria y el orden de los mandos en la leyenda tam poco se adecua a su uso secuencial. Ademas, los ojos tienen que saltar alternativamente del textO al aparato y viceversa. Tambien tenemos que deducir que la segunda ins­ truccion se realiza con el comando g. Y encima tenemos las manos ocupadas con el textO, el disco compactO, el mando a distancia, de modo que no podemos leer y ejecurar la acci6n al mismo tiempo ... jQue horror! Algo tan tonto como poner un disco se convierre en un suplicio, por unas instrucciones torpes. Perdemos el tiempo y los nervios ... 135

Las instrucciones mejorarfan inregrando la prosa con la

imagen: situando directamenre la denominaci6n de cada co­

mando en ei dibujo, en vez de las letras; haciendo dibujos

individuales para cada instrucci6n u ordenando los mandos

con racionalidad.

En cambio, esta mejor resuelco el uso de la tipografia: la

redonda para los componenres, la negrita para las letras y la

cursiva para las instrucciones. Hoy disponemos de una gran

variedad de recursos tipograficos -como muestra este esque­

ma de Haves (Martinez de Sousa, 1992: 31 )-, pero conviene

usarlos con criterio.

Por la figura

{

11. TABLAS

Una va un contable me mostro contento la tabla numerica que acababa de hacer. «jEsci todo aquf!», dijo; «solo debo afiadir algunos pirrafos para comentar 10 mas importante... iY ya esci!» «2Y 10 entendera, e1lector?», Ie pregunte mientras observa­ ba incredulo aque! DIN A 4 repleto de casillas, can­ tidades, decimales y descriptores minusculos.

redonda cursiva minuseula

PRESENTACI6N

Las tablas transmiren sobre codo datos numericos con cifras y casillas (porcentajes, canridades, fracciones). Suelen tener una misma apariencia de rectingulo parcelado en casillas. Ffjate:

VERSAL

romana antigua

Tipos de caracteres

Por la familia

romana moderna eglpcla

Original

{ palo seeD gotiCll

Por el ojo

Reformulaci6n

Segun la DIC, la morosidad por nu­ Segun la lisra DIC, la morosidad ha mero de operaciones ha pasado del evolucionado as! por numero de ope­ 3,50%, el 31.12.06, al 3,03%, eJ raciones (en porcenrajes): 31.10.07 en presramos; del 20% al 31.12.06 31.10.07 5,26 % en descuenro y del 18,18 % prestamos 3,50 3,03 al 0 % en cuenras de credito, en eJ descuento 20 5,26 mismo perfodo. cuentas de crtdito 18, 18 o

fina negra estrecha { amplia

En definitiva, codas esras cuestiones quiza sean s610 mi­ nucias ... Pero van sumando. T odo influye en la cali dad final de un escriro.

Datos numericos como escos exigen una lecrura reflexiva, porque hay que comparar cifra por cifra en varios paramerros. En la redacci6n convencional de la izquierda, eso se complica porque los datos escin capruracios linealmente en una esrrucrura sintactica. El lector debe avanzar y retroceder varias veces para contrastar los datos. En cambio, la tabla numerica de la derecha supera estas dificulrades ordenando los datos en el espacio, libe­

136

137

I

rindolos de su posicion sincictica y facilitando que eI ojo del lector los yea aI mismo tiempo y los compare como quiera. Gracias a estas posibilidades expresivas, las tablas apor­ tan muchas ventajas en la comunicacion profesional. La ne­ cesidad de cuantificar muchos elementos (ganancias, perdi­ das, modificaciones, margenes de error, previsiones) en cifras mensurables, objetivas y comparables hace que se utilicen mucho. A veces una tabla puede ser mas trascendente que eI propio escrito -confesaba un autor. Por eso conviene tener presente que las tablas tam bien tienen limitaciones. Si son excesivamente exhaustivas, confu­ sas 0 torpes, pueden estorbar mas que ayudar -como sugiere la anecdota inicial.

Ambas tablas son compatibles en un mismo escrito, por­ que tienen funciones complementarias. Los textos mas sofisti­ cados las combinan para atender las necesidades de la audien­ cia. Las dependientes destacan 10 mas relevante para los lectores ocupados, que quieren hacerse una idea global en poco tiempo. En cambio, las independientes arch ivan en los anexos toda la informacion para eI especialista que busca detalles. Las prime­ ras pueden ser una parte 0 un componente de las segundas. Orra diferencia radica en su e1aboracion. Es mas util consrruir primero las tablas independientes, con todos los datos, para rener una vision de conjunto e interprerar mejor un hecho. Las tablas dependientes pueden desgajarse facil­ mente de las independientes, e1iminando los datos irrelevan­ tes 0 tomando partes del conjunto.

TIPOS LfNEAS

Turk y Kirkman (1989) diferencian dos tipos de tablas, segun la situacion, la funcion y la informacion que conten­ gan: la dependiente y la independiente: Tabla dependi enrc

Tabla independicnre

Va en el inrerior del rcxro, sc lee si­ Es aur6noma, se puede leer apane del

guiendo el hilo exposirivo y se inser­ rexro y sueJe ir aJ final, en los anexos.

[a en un punro preciso .

Archiva informaci6n; complemenra Informa al lecror; argumenra, comen­ y amplia rodo eJ documenro. Puede [a, jusrifica punros concreros de la ex­ urilizarse aparre del documenro. posici6n, en un apanado 0 secci6n. IncJuye rodos los daros; es mas comple­ L1eva una selecci6n de daros basicos y necesarios; sueJe ser simple, reducida. Se lee f
138

ra y compleja. Va idenrificada e induye las especificaciones necesarias para en­ [enderse de manera aur6noma: riruio, nUmero, fuenres, magnirudes, e[e. Exige mas riempo y arenci6n. No incorpora explicaciones complemen­ rarias. Conriene rodos los daros, sean relevanres 0 no .

En cuanto al disefio, hay tablas abiertas (sin rayas), cerra­ das (cada casilla va cerrada con 4 rayas) y semicerradas (con a1gunas rayas). Recordemos que las rayas no son gratuitas: ayudan al ojo a recorrer la tabla. Agrupan las casillas por fran­ jas 0 columnas y separan los descriptores de los datos. Com­ probemoslo. ~Que tabla te gusta mas en la pagina siguiente? ~Por que? T odas llevan la misma informacion, obviamente. Pero las rayas orientan eI ojo a leer e interpretar los datos de ma­ nera distinta. La tabla A y la B dejan mas libertad, sea por­ que cada casilla esra cerrada (A) 0 abierta (B). En la primera quizi hay demasiadas rayas y en la segunda la falta de Iineas transforma las casillas en una pila de datos confusos. En cambio, las tablas semicerradas C y D orientan al lec­ tor en distintas direcciones. Con lineas horizontales, la C in­ duce a leer de izquierda a derecba y a percararse del incremen­ 139

to de melanoma a 10 largo de los afios. En cambio, la 0, con If­ neas verticales, induce a leer por columnas, de arriba abajo, afio por afio, y a detectar un moderado incremento de melano­ ma en los hombres, en los ultimos afios. ~Cuil es la mas acerra­ da? Depende de si pretendemos enfarizar una cosa u otra. Defunciones en Espana por melanoma maligno

A

1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 Hombres Mujeres To[al

B

7 5 12

8 7 15

18 16 34

30 25 55

59 59 118

86 95 181

180 129 309

265 203 468

350 289 639

1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 Hombres Mujeres To[al

C

7 5 12

8 7 15

18 16 34

30 25 55

59 59 118

86 95 181

180 129 309

265 203 468

350 289 639

1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 Hombres Mujeres To[al

D

7 5 12

8 7 15

18 16 34

30 25 55

59 59 118

86 95 181

180 129 309

265 203 468

350 289 639

1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 Hombres Mujeres To[al

7 5 12

8 7 15

18 16 34

30 25 55

59 59 118

86 95 181

180 129 309

265 203 468

350 289 639

Supongamos que queremos poner enfasis en el incre­ mento global de la enfermedad. Podemos ser todavia mas persuasivos utilizando recursos como el grosor de la linea, para marcar el inicio y el fin de la tabla, 0 el entramado, para separar los descriptores de los datos: E

1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 Hombres Mujeres To[a1

140

7 5 12

8 7 15

18 16 34

30 25 55

59 59 118

86 95 181

180 129 309

265 203 468

350 289 639

CRITERIOS PARA HACER TABLAS

Ademas de las recomendaciones anteriores, hay que te­ ner en cuenta estos aspectos:

Seleccion Conviene adaptar eI tipo y la forma de la tabla al prop6­ sito de la comunicaci6n. Queremos consul tar un horario de ferrocarriles con facilidad y rapidez, jademis de poder guar­ darlo en la carrera! La mejor opci6n es una tabla indepen­ dienre y semicerrada. Al conrrario, la tabla que apoya la tesis de un dictamen, en las conclusiones, puede ser dependienre yabierra. Tambien es relevanre pregunrarse cuando es preciso usar una tabla. Algunos escritos abusan y encierran en casillas todo tipo de datos, que diflcilmenre pueden aprovechar las venrajas de las tablas. Ffjate en este caso, en el que las rayas ahogan la prosa: Recomendaciones preventivas I

Evi[e [Omar eI sol en las horas puma, enue 11 y 15 h.

2 Lleve ropa pro[ecwra en las horas puma; no olvide una pro[ecci6n para la cabeza. 3

Evi[e el uso de apara[Os de rayos uva, porque pueden provocar cancer y envejecen la piel.

4

U[ilice cremas con fac[Ores de pro[eccion elevados, resis[emes al agua, si nada 0 hace ejercicio.

5

P6ngase [am bien crema pro[ec[Ora los dias nublados, ya que los rayos uhraviole[a pasan a uaves de las nubes.

6

Evi[e exponerse al sol si se esra medicando; los f.irmacos incrememan la sensibilidad al sol.

7

Urilice pro[eccion si esqufa. La nieve refleja la luz y la imensidad de los rayos aumema con la altura.

8

Visi[e al medico si nora cualquier cambio anormal en la piel.

141

Estructura 1. Incorporemos en la tabla dependiente s610 los datos pertinentes. Los datos margin ales 0 redundantes car­ gan allector y acaban escondiendo 10 relevante. 2. Incluyamos un solo dato por casilla. Las casillas que incorporan dos 0 mas datos desorientan. 3. Pongamos s610 datos homogeneos que se puedan comparar. Las excepciones y las desviaciones entorpe­ cen la simplicidad de una tabla. 4. Especifiquemos los descriptores 0 las magnitudes de los datos en la primera franja superior y en la primera columna de la izquierda. Estas son las posiciones que ve primero eI ojo. Asf el lector podra interpretar co­ rrectamente los datos del resto de casillas. 5. Evitemos los comentarios referidos a datos particula­ res (aclaraciones, excepciones), tanto si se anaden en eI interior de una casilla, como si van a pie de tabla con notas. Estos comentarios ensucian la tabla con detalles y datos secundarios. 6. Ayudemos a1lector a compre~der una tabla complicada. Expliquemosle c6mo debe leerla e interpretarla. Des­ compongamosla en varias tablas mas simples. T ambien: • Marquemosle las casillas importantes con una se­ nal (entramado gris, asteriscos). • Hagamosle senales manuales sobre la impresi6n -por ejemplo, con rotulador fluorescente, signos de exclamaci6n e interrogaci6n. Asf la tabla ad­ quiere el valor afectivo del trazo manual.

E]EMPLO

Para terminar analizare una tabla que contrasta las carac­ terfsticas de varias revistas internas de empresa. Compara el 142

original y la reformulaci6n (p. 144-145) . jQue diferencia! EI original tiene varios defectos que la reformulaci6n enmien­ da: 1. EI orden de las columnas no se corresponde ni con la importancia ni con la organizaci6n interna de los da­ tos. Edicion debe ir allado de Entidad porque descri­ be el area que hace la revista. Tambien es mejor que Periodicidad vaya con Paginas. 2. ~C6mo se ordenan las empresas en la primera colum­ na? EI orden alfabetico permite encontrar cad a em­ presa y leer selectivamente. La reformulaci6n tam­ bien distingue Rinfo 1 y Rinfo 2. 3. A1gunas casillas son confusas: • Periodicidad Las abreviaciones men. (mensual), cuat. (cuatrimestral) 0 unic. (unica) se refieren a medidas temporales diferentes. (bim. quiere decir bimestral (un ejemplar cada dos meses) 0 bimen­ sual (dos al mes)? La reformulaci6n enmienda este embrollo: pone el numero de ejemplares anuales. Asf tambien procede en Tintas. • Formato. Es equfvoco usar diario con valores dife­ rentes en Formato (tamano de peri6dico) yen Pa­ pel (tipo de papel). La reformulaci6n usa periodico (en Formato) y diario (en Papel). 4. En 10 que respecta a la forma, la reformulaci6n prescinde de las abreviaturas, evita las maytisculas gratuitas, racionaliza la anchura de las columnas se­ gun su importancia, elimina las llneas blancas y pone rayas horizontales para acompafiar eI ojo en la lectura. En resumen, la reformulaci6n permite leer e interpretar la tabla con mas comodidad. 143

VI

*>-.

.+:>.. .+:>..

Men Unic Men

BBVB B. SINTANDER NITWEST ESPANA NITWEST INGLAT DEUTSCH BUNK ALE DEUTSCH BUNK INT COGER C. CATALINA ECOREUIL

Bim .

Edicion

CORTE ESCOCES

EntitJad

48

20 20 58 24 3 20 54 40 12

27

20 42 54 8 4 4

6

75

32

Relaciones Publicas Mercadorecnia Asociaci6n Corporar. Mercad . y Publicidad Comunicaci6n Inrerna Comunicaci6n Inrerna Recursos Humanos Comunicaci6n e Imag. Comunicaci6n

Relaciones Publicas Departamento Prensa Departamemo Prensa

12 12 12 12 12 12 12

I 3 12

6

12

6 6

20 20 24 3 20 58 27

6

32 75 4 8 20 48 42 54 4 54 12 40

6 12

Pdginas

ReJormuUzci6n

revista

revisra revisra revisra diario reVlsra revista revista revlSta revista

diario

revista revisra diario revisra revisra diario diario diario

diario

Ejmlplam anuala

Revistas de empresa

R. Publicas

R. Publicas

pA GI FORMA NAS TO

Original

Abreviaciones: en TintlZS. p. equivale a ponada y color significa edi!ada a codo color.

BBVB Banco Sinrander Caja Caralina Coger Corporaci6n Aar Corte Escoces Deurschbunk Alemania Deurschbunk Internac. Ecoreuil Hal Hugilvi Nistlu Nirwesr Espana Nirwesr Inglarerra Palabreni Rinfa 1 Rinfa 2 Ripsol Suar Telefonina

NISTLU HUGILVl

R. Humanos Com. e Imag. C. Inrerna C. Inrerna Mark. y Pub/.

Comunicaci6n

R. Humanos Marketing As. Corpor. Dep. Prensa Dep. Prensa Inf. Inrerna Com . e Imag.

Recursos Humanos Recursos Humanos Comunicaci6n e Imag. Informacion lnrerna

Men Men Men Men Men Men Unic Men Cuar

CORPO.AAR RIPSOL SUAT RlNFA RINFA PALABREITI

HAL

Men

TELEFONINA

Bim. Bim.

Bim .

ENTIDAD R. Humanos

PERIOD! CIDAD ED!CION

Revisras de empresa

peri6dico revlsra peri6dico peri6dico reVlsra reVlsra revista reVlsra peri6dico reVlsra reVlsra revlsta reVlsra peri6dico revista peri6dico revisra revista reVlsra peri6dico

Formato

4 portada 2 comenido

2 porrada I conrenido 1 (papd color) cuarricromia cuarricromia cuarricromfa 2 2 cuatricromia cuarricromia 2

cuatricromia cuarricromia cuarricromfa cuarricromia cuarricromia cuarricromia 2 2

3 porrada I conrenido

TINTAS

I (3 p.) 4 2 4 color 2 (4 p.) 4 4 2 4 2 4 4 4 2 4 2 4 4 I (2 p.)

Tintas

escuc. mate

diario mate mare mare offser mare mate mare offset briIlante mate brillante mate offset offset offset offiet mare brillanre diario

Pap~1

offset esruc. mare estuc. brillame offser offset offser escuc. brillame esruc. briIlanre escucado mate

diario

esruc. mare esruc. mate offser escucado mare esrucado mare esrucado mare esrucado mare offset

diario

PAPEL

12. INSTRUCCIONES

Son discursos discretos, silenciosos, efica­ ces. (Quien se fija en las pantallas del expende­ dor de billetes de tren?, (en las normas para en­ trar en la sauna?, (en las instrucciones para cambiar la funda del mavil? Si funcionan bien, pasan inadvertidas. Pero si fallan ... , provocan desastres y frustraciones.

PRESENTAcr6N

Una conocida quiso probar una maleta de viaje recien com prada: la abrio, la cargo y la cerro con la cerradura de se­ guridad ... , ipero luego no la supo abrir! Puesto que las ins­ trucciones eran incomprensibles, tuvo que volver a la tienda con la maleta cargada .. . ~ Y si los a1ergicos utilizaran erronea­ mente un inhalador nasal porque no entienden las instruc­ ciones?, ~y si enchufamos incorrectamente un calentador?, ~o encendemos erroneamente una estufa? No 10 parece, pero las instrucciones son muy importan­ tes. Y muy dificiles. Tienen numerosfsimos lectores y muy variados. Deben ser infalibles, precisas, completas. Tratan de realidades no siempre simples ni descriptibles: una minuscu­ la cerradura de seguridad, un inhalador nasal de plastico, un calentador. .. ~No estas de acuerdo? Pues intenta redactar las instrucciones para abrocharse los zapatos, para freir un hue­ vo 0 para encontrar el coche en un aparcamiento. iVeras que quebradero de cabeza!

147

I

funciones, todos los pasos, todas las condiciones 0 todas las caracterlsticas del objeto 0 tarea. Hay que detallarlo todo. No podemos dar nada por supuesto. Asi, no siem­ pre se especifica si la cara pintada de un CO/OVO debe ir arriba 0 abajo, cuando la pones en el reproductor -y no todo el mundo 10 sabe ni va siempre igual. Un crite­ rio ambiguo en las bases de un concurso puede llevar a un candidato a reclamar; una condicion confusa en un contrato puede acabar en el juzgado. • Adecuadas. Conviene ordenarlas para «servir» allector. No hay estructuras universales ni un orden canonico. Cada escrito, cada situacion, cada lector, son particula­ res y tienen una «logica» propia. Conviene ordenar las prestaciones de un aparato segun su frecuencia de uso -y no segun el alfabeto 0 una clasificacion tecnica. Conviene agrupar las directrices de una empresa segun su aprovechamiento -y no segun su categoria tecnica (economica, jurldica, istrativa). Las instruccio­ nes inutiles hacen perder el tiempo a los lectores. • Manejables. Ademas de comprenderse, cada instruc­ cion debe ser operativa. El lector debe captarla con una lectura y debe poder ejecutarla sin dificultad. Por ello, cada instruccion debe ser autonoma, sin ambi­ gUedades ni implkitos irrecuperables. Compara:

TIPOS

Con el termino instrucciones me refiero a todos los dis­ cursos que ordenan el comportamiento 0 establecen conduc­ tas, con imperativos, perifrasis de obligacion, enumeraciones de acciones, listas de hechos, ilustraciones graficas, etc. Son instrucciones las recetas de cocina, el codigo de circulacion, las bases de un concurso, los manuales de uso de los electro­ domesticos, los prospectos de los medicamentos, los contra­ tos laborales 0 las guias de bricolaje. Este tipo de textos go­ bierna nuestras vidas. Un tipo particular de instrucciones son los procedimien­ tos, que fijan el funcionamiento de toda una empresa 0 insti­ tucion, 0 que regulan una actividad. Es el caso de las leyes, los reglamentos, las normativas 0 las directrices, como por ejemplo los estatutos de una asociacion, la operativa de un banco 0 el codigo de circulacion. Asi, ellenguaje istra­ tivo y el juridico tratan en parte de los procedimientos y de los textos instructivos. Pero aqui me centrare en los discursos mas tecnicos y menos estudiados.

CRlTERlOS GENERALES

Las instrucciones deberian ser: Sistema de recogida para

muesrras de orina

• Para todo el mundo. Para los novatos, que no saben nada, y para los expertos, que verifican detalles 0 solu­ cionan problemas. Si son extensas, podemos distin­ guir varios «perfiles» de lector: hacer una gula bdsica para principiantes, fijar itinerarios para diferentes lec­ tores (inicial, semiexperto, experto) 0 dejar los detalles mas complejos para un anexo final • Completas y precisas. Lo deben tratar todo: todas las

Recogida de orina

1. Recoja la primera orina de la manana. te para recoger la muestra despre­ 2. Recoja la muesua con eI reci­ piente grande, despreciando la ciando su principio y fin. L1ene

primera orina y la ultima. los tubos con la orina recogida,

3. L1ene los tubos con la orina tire la cantidad sobrante y eI reci­ del reci piente. plente. 4 . Tire las sobras de orina y eI reci piente.

La muestra debera ser de la pri­ mera micci6n. Utilice eI recipien­

149

148

J r

• Neutras. Sin emotividad, ni cortesfa, ironfa 0 humor. ~ T e imaginas un ten la amabilidad de apretar Control + F5?, ~o un los candidatos deben tener menos de 30 afios, por favor? De ningun modo. T am poco dirfamos no cometas la estupidez de comprar pilas de otra marca ni aun menos haz el favor de no exponer la maquina a altas temp eratu ras. Evitemos las crfticas implicitas, las valoraciones 0 el proselitismo, porque generan res­ puestas negativas. • Seguras. Unas instrucciones confusas pueden provo­ car accidentes. Una v~ romp! las lenguetas que aguantaban la bolsa de una aspiradora, porque no en­ tendf los tres pasos necesarios para cambiar la pi~a; repararla me cost() dinero y tiempo ... No es raro herir­ se cuando se manipulan herramientas para montar un mueble. Por eso, las instrucciones deb en garantizar la seguridad de los lectores y el buen funcionamiento de un aparato. Se pueden induir advertencias para preve­ nir los errores mas frecuentes. • C6modos. Conviene preyer como se usaran las ins­ trucciones y adaptarlas a la situacion. No las leemos sentados en butacas 0 en la mesa del despacho, sino frente a los fogones en la cocina, de pie, 0 en el co­ medor, agachados ante el DVD. Una vez estaba insta­ lando una campana de humos montado en una esca­ lera meralica, aguantando el aparato con una mano, un destornillador con la otra, mirando las instruccio­ nes sobre un peldafio de la escalera ... y Begue al final de la pagina. AI no tener las manos libres, tuve que bajar de la escalera, dejarlo todo y pasar la pagina, para continuar.

EN LA PIEL DEL LECTOR

La mejor manera de escribir instrucciones es meterse en la piel del , de la persona que las leed. Eso nos puede hacer entender su «mirada». Asf: • Prescinde del conocimiento privilegiado. Quienes escri­ bimos instrucciones somos los mas entendidos en el tema. El lector no tiene ni nuestros conocimientos ni nuestras habilidades. Deberfamos ser cap aces de pres­ cindir de todo ella; deberfamos poder apretar un inte­ rruptor en el cerebro para desactivar todo este bagaje y poder redactar las instrucciones con la ignorancia del lector. Eso nos mostrarfa sus necesidades reales. • Situate en el marco de referencia del lector. Hay que adoptar la optica del lector: ~como leera las instruccio­ nes?, ~donde?, ~c6mo las usara?, ~que utensilios necesi­ tara? Por ejemplo, si describimos un objeto, conviene adoptar el angulo de visi6n del lector. Evitemos expre­ siones como ala derecha, ala izquierda, mas adelante, debajo 0 arriba. Estas expresiones se interpretan segun la posicion del lector, que no es segura ... Ademas, mu­ chos tenemos dificultades con la lateralidad. Es mejor decir en la pagina 8, en el numero 7 del dibujo 0 en el comando NR del amplificador. Para lectores ancianos -y quiza enfermos- es uti! hacer letra y dibujos gran­ des 0 usar papel grueso. • Evalua las instrucciones con un lector. Antes de termi­ nar unas instrucciones, conviene probarlas. Que uno o mas lectores proximos a los autenticos intenten eje­ cutarlas, mientras nosotros 10 observamos. Descubri­ remos dificultades inusitadas, formulaciones ambiguas, vados.

150

151

J 'i

RECOMENDACIONES

Organizaci6n • Ponle titulo a cada grupo de instrucciones. Puede ser la meta (escuchar un disco), el producto final (pastel de chocolate), el prop6sito (solucion de problemas) 0 el tema (normas de ision). El titulo permite referirse a las instrucciones en otros puntos del discurso. • Fracciona las secuencias de instrucciones en partes mane­ jables. Una receta de cocina de 20 pasos es complicada; es mejor dividirla en tres partes de 7, 7 y 6 pasos. Las instrucciones breves tienen medida mas humana. Se­ gun los manuales, la medida id6nea son 7 u 8 pasos. • Orienta allector. Indica si hay varias maneras de lograr un prop6sito 0 mas de un itinerario para una misma funci6n. Las referencias cruzadas y los dtulos ayudan a1lector. Algunos recursos visuales contribuyen a acla­ rar la informaci6n, como esta tabla de problemas y so­ luciones: Problema El aparato no se pone en marcha. EI rat6n no funciona . La pantalla se ha oscurecido de golpe y no se enciende.

SoLuci6n iEsta enchufado? Asegurese de que haya corriente. Compruebe que todos los componentes estan conectados. Pag. 12. Compruebe que eI rat6n esta conectado a la unidad. Reinicie eI sistema. Pag. 34. Avise al servicio tecnico . Pag. 56.

• Complementa las instrucciones. Puede ser util afiadir en las instrucciones otros datos como la lista de materia­ les, herramientas 0 ingredientes necesarios para cum­ plir la tarea. Incluso podemos definir los terminos nuevos 0 hacer advertencias. Por ejemplo, atencion: no exponga el aparato al sol y no lo moje.

152

Redacci6n • Elige el termino mas adecuado. En lugar de decir calien­ te 0 frio detalla la temperatura, porque una pequefia diferencia de grados puede estropear un guiso. AI reco­ mendar un botiquin de viaje, indica que Beven antihis­ tam in icos, analgtsicos y antibi6ticos de espectro amplio en lugar de medicamentos bdsicos. Pero a veces es sufi­ ciente con palabras corrientes. AI receptaculo que aloja el CD en una minicadena, ~hay que denominarlo pla­ taforma portadiscos, apoyo digital 0 bandeja? La mejor opci6n es bandeja, aunque sea menos precisa. • Selecciona la persona verbal adecuada. El tratamiento de ttl (evita los terminos) 0 usted (evite) en imperativo son mas claros que la impersonalidad (se evitan) 0 los infinitivos (evitar), que esconden al sujeto. As! nos di­ rigimos directamente a1lector. • Empieza con el verbo. Iniciar cada instrucci6n con el verbo, seguido de los complementos, hace mas clara la prosa. Lo primero que ve el lector, aI principio de cada linea, es 10 que debe hacer. • Evita las negaciones, siempre que sea posible. Ya hemos visto que las negaciones no son transparentes. Es me­ jor positivizarlas, si hay opci6n. Es mejor usa bencina sin plomo que no uses bencina normal. Pero a veces puede ser artificioso: no toques el liquido con las manos tiene mas fuerza que evita tocar el liquido con las manos, ~verdad? • Elimina las repeticiones. Es absurdo repetir una instruc­ ci6n. Puesto que podemos leerla tantas veces como haga falta, es mejor ser sinteticos. La paja esconde el grano. Si no, com para esta instrucci6n para encender un calentador de gas:

153

Es conveniente que mantengas apretado con el dedo eI piloto del calentador, durante 10 se­ gundos, hasta que no se regulari­ ce la salida de gas y la llama del piloto no se estabilice.

Pulsa durante 10 segundos eI bot6n del piloto del calentador.

• Homogeneidad. Sean cuales sean las opciones sintacti­ cas e1egidas, conviene mantenerlas a 10 largo de las instrucciones. Es un error iniciar una recomendaci6n con un sustantivo -como aqui, con homogeneidad- si eI resta de elementos utili zan un verbo personal. Seria mejor decir: Se homogeneo.

Presentaci6n

• Elige los recursos visuales mas adecuados. Es mas sencillo referirse a los mandos del coche con dibujos, graficos y simbolos, que con palabras. Un grafico bien hecho resuelve muchos problemas, aunque no es tan ficil como parece (p. 135). • Numera los pasos. Hay que numerar correlativamente cada instrucci6n. Hay que mantener la misma nume­ raci6n a 10 largo de la secuencia; preferir las cifras ara­ bigas (1, 2, 3) a las romanas (i, ii, iii) y a las letras (a, b, c) porque son mas ciaras, y usar decimales en las se­ cuencias largas (1.1; 1.2; 2.1; 2.2) , sin abusar.

E]EMPLO

Acabo con la reformulaci6n de las normas de un muro de escalada de un gimnasio. Este es eI original:

154

Muro de escalada Deportivo Anillas Normativa de uso EL MURO DE ESCALADA SE RlGE POR UNAS NORMAS DE USO. TODOS LOS S DEBERAN SEGUIR ESTAS NORMAS Y LAS OBSERVACIO­ NES INDICADAS POR LOS PROFESORES, SOCORRISTAS 0 CUALQUIER OTRO TRABAjADOR DEL DEPORTIVO ANILLAS. 51, REITERADAMENTE, LAS OBSERVACiONES NO SON ATENDIDAS, EL ESTARA OBU­ GADO A ABANDONAR LAS INSTALACIONES.

1. EI Muro es un espacio deportivo de uso restringido. EI s610 esci permitido a los socios mayores de 18 afios y a los mayores de 16 afios con autorizaci6n escrita de los padres. Para la practica del nivel 2 se recomienda estar en posesi6n de la licencia federativa ac­ tualizada en ambos casos. No podran acceder las personas con en­ trada puntual ni los cursillistas no socios. 2. Este servicio no esra cubierto por el seguro de accidentes del Depor­ tivo Anillas. Por eso es el quien asume las consecuencias de­ rivadas de accidentes por su uso. 3. Deben conocerse las nociones basicas de las tecnicas de escalada y mantener en todo momento una actitud de prudencia. 4. Utilice la ropa deportiva y el calzado adecuado ("pies de gato» 0 si­ milar). En ningun caso se podran usar zapatillas de deporte 0 cual­ quier tipo de calzado con suelas de plastico. 5. Utilice el material de seguridad propio de la escalada: ames. cuerda y yn compafiero que asegure para subir por encima de la linea roja (nivel 2). 6 . Mecanismo de funcionamiento: - Todos los socios interesados deben formalizar una solicitud. En­ contraran las hojas correspondientes en el Control de . Hay que adjuntar la fotocopia de la licencia federativa. - Existen dos niveles de utilizaci6n: nivel 1 0 elemental, que permi­ te hacer uso del muro por debajo de la linea roja. Nivel 2 0 avan­ zado, que permite ascender mas arriba de la linea roja. En este ul­ timo caso, se entregara un distintivo que habra que llevar en un lugar muy visible mientras se esta escalando. - En pocos dfas, si se acepta la solicitud, recibira una autorizaci6n de la entidad. - La puerta del muro de escalada se cierra con Have. Pidala en eI Control de presentando la autorizaci6n.

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- Cuando se marche hay que dejar la puerta orra vez cerrada, excep­ ruando en el caso de que se quede orro escalador que renga Ilave. 7. Colabore con nosorros para minimizar los riesgos derivados de un mal uso del muro de escalada y no deje acceder a nadie que no ren­ ga aurorizaci6n (no rendd. !lave). 8. Para quien quiera aclaraci6n, consulre a los responsables de la sala de musculaci6n y siga sus indicaciones. 9. Todos junros debemos resperar y hacer resperar esra normariva. Es la mejor garanria para un buen uso del mura de escalada. [449 pa­

labrasl

Este original mezcla las normas de con las condi­ ciones de uso, es redundante (el muro de escalada se rige por unas normas, deberdn seguir estas normas, es de uso restringido) y combina opciones sintacticas diversas (recibird, encontra­ rdn, hay que dejar, todos juntos debemos aceptar). Respecto al disefio, las lineas anchas dificultan la lectura, y los parrafos tienen sangrados erraticos. Compara esta reformulaci6n:

2. Usar ropa y calzado adecuados: pies de gate 0 similar. Esci prohibi­ do el calzado deporrivo y las suelas de plisrico. 3. Acceder al nivel superior s610 cuando un compafiera pueda asegu­ rar la escalada. 4. Escalar s610 si se conocen las nociones y recnicas basicas. Manrener una acrirud prudenre. 5. Consulrar cualquier duda al personal de la sala de musculaci6n. , " Esta normariva es obligaroria para rados. Incumplirla compOrta la expul­ ••• si6n del Deporrivo. Resperemosla y hagamosla resperar. [202 palabrasl

jQue cambio! La reformulaci6n utiliza menos de la mi­ tad de palabras, elimina 10 redundante y 10 obvio, distingue las normas de de las condiciones de uso, homogeneiza el estilo y la tipografla. Todo ello hace mas legible el docu­ mento.

DEPORT/VO AN/ILAS Normariva del muro de escalada • Resrringido a los socios mayo res de 18 afios ya los mayores de 16 con aurorizaci6n escrita del rurof. • Se requiere una aurorizaci6n especial, que se obriene previa solicirud en conserjeda. • El nivel superior (marcado con la linea roja) es para los escaladores federados, que deben lucir un disrinrivo especial en un lugar visible. • Se enrrega la Ilave de en conserjeda, al mosrrar la aurorizaci6n. Al rerminar, hay que cerrar la puerra y devolverla. No se permire la enrrada a los no aurorizados. • Nuestro segura de accidenres no cubre esre espacio: los s se responsabilizan de cualquier incidencia. Uso 1. Usar marerial de seguridad prapio de la escalada: ames, cuerda, ere.

156

157

13. CORRESPONDENCIA

Las carras son buenas embajadoras de los autores y sus empresas. Si son breves, claras y correses, ayudan a cumplir las funciones que te­ nfan asignadas y ayudan a los lectores a cumplir con su tarea. JOHN A. FLETCHER

yD. F. GOWING, 1988: 83

PRESENTAcrON

La correspondencia es un autentico motor de muchas or­ ganizaciones. Sea por carta, por oficio 0 por correo electron i­ co, resolvemos expedientes, hacemos pedidos, tramiramos re­ c1amaciones, formalizamos acuerdos y negociamos conflictos. Estos escritos breves y rapidos ejecutan buena parte de las transacciones laborales y reflejan la identidad, los valores y las pd.cticas sociales de las empresas y las instituciones. En una ocasi6n tuve que redactar un formulario de car­ tas comerciales para una empresa. Cada mailing indirecto era un instrumento de negocio para caprar c1ientes, mostrarles fi­ delidad y atender a sus peticiones. En un mundo cada vez mas competitivo y globalizado, la calidad comunicativa es un valor indispensable. Los ciudadanos e1egimos las empre­ sas que nos escriben en nuestra lengua, con c1aridad, pul­ critud y eficacia. 0 eso es 10 que cada vez mas personas ha­ cemos. Acabo con algunas consideraciones sobre la correspon­ dencia. No hare diferencias entre cartas, oficios, correos e1ec­ tr6nicos 0 comunicados internos, ni repetire las obviedades

159

corrientes sobre la estructura 0 la presentaci6n. Me centrare en la esrrategia comunicativa, en la ret6rica y en el estilo.

la campana y buscar la mejor forma de colaborar. Mienrras ramo, recibe un cordial sa­ ludo.

DECIR NO CON ELEGANCIA

Maria losep Vilaplana Direcrora

Arrancamos con un ejercicio con trampa. No siempre es faci! responder sf 0 no a una invitaci6n, una propuesta 0 un proyecto. Hay que procurar que los lectores acepten la respues­ ta: que no se molesten, que se no creen falsas expectativas ... Los criterios por los que se ha dado un sf 0 un no tam bien deben quedar claros, porque despues vendran nuevas peticiones que habra que responder de modo congruente con la primera. Muchas empresas reciben peticiones de patrocinio: cola­ borar en la fiesta mayor del barrio, en una carrera popular, en una campafia para enviar medicamentos a Africa, etc. Aqui hay dos respuestas a una de estas peticiones, siguiendo varias esrrategias comunicativas. Dos de elias son sensatas, atinadas, pero hay dos mas que son un error ... Aver si las encuentras.

Granollers, 7 de ocrubre de 2005

Respuesra posiriva

Respuesra negariva

Asociaci6n de volumarios del Barrio Antiguo

Asociaci6n de voluntarios del Barrio Antiguo

Querido amigo :

Disringuidos senores:

Te agradezco ru escriro del pas ado 2 de ocrubre en eJ que me presemas la campana Abuelos con compaiiia, y re comunico que esramos comemos de poder colaborar.

Les agradecemos su escriro del pasa­ do dos de ocrubre en eI que nos pre­ senran la campafia Abuelos con com­ paiiia, y la posibllidad que nos ofrecen de colaborar.

Para concerrar los deralles de la cola­ boraci6n, convendrla que re pusieses en conracro con nosorros y que con­ cerrisemos una emrevisra. As! po­ dremos hablar de la organizaci6n de

Como ya saben, nuesrra emidad rie­ ne un programa de apoyo a las acri­ vidades sociales. Debido al numero elevado de periciones que recibimos y a los recursos moderados que riene

160

una oficina pequena como la nues­ rra, forzosamenre debemos limirar nuesrra acci6n. Anualmenre elaboramos un plan global de parrocinios y esre ano, en esras fechas, ya esra cerrado. Por eso, a pesar de valorar el inreres de las (a­ reas que hace su asociaci6n, nos ve­ mos obligados a declinar su ofreci­ mienro. Si 10 creen convenieme, para pr6xi­ mas ocasiones pueden visirarnos con mas amelaci6n. Esraremos comemos de escuchar sus propuesras y de in­ formarles de las caracrerlsricas de nuesrras ayudas y de los rramires y de los plaws para solicirarlas. Aremameme, Maria Josep Vilaplana Direcror Granollers, cuarro de diciembre de 2005

jCuantas diferencias! Pero no todo es correcto: hay dos trampas. Las esrrategias buenas son:

• Situar el memaje principal en elpunto mas idOneo. En la respuesta positiva, al inicio; asi ellector 10 lee enseguida y puede continuar leyendo 1a carta con mejor animo. Por el contrario, en la respuesta negativa, el mensaje principal va al final, despues de justificario. Si 10 pone­ mos al principio, el lector puede molestarse y suspen­ der la lectura de la carta, sin lIegar a entender el porque de la negativa. En cambio, ubicado al final, el lector debe leer primero los motivos y puede comprender me­ jor por que no ha obtenido una respuesta positiva. 161

• No presentar por escrito los datos mas delicados. La res­ puesta positiva es mas corra que la negativa. Remite a una cita personal: la estrategia del autor es citar allec­ tor a un encuentro para hablar de los detalles (canti­ dad de dinero, tipo de ayuda, etc.), de manera que no quede escrito ningun dato comprometedor. Lo escrito queda en poses ion del lector, que 10 puede utilizar en otro momento... jQue compromiso! Por eso las carras profesionales suelen ser parcas. ~Donde estan las trampas? Quiza en aquello que habfas pensado que eran buenas estrategias ... Primero en el trata­ miento del destinatario: es un error usar el tu mas proximo para decir sf y el usted mas distante para decir no. Los lecto­ res no son estupidos y se percatarfan de ello, al recibir carras de signa diferente. jQue feo! Hay que tratar siempre allector con cordialidad, al margen del contenido. Que sea usted -10 mas corriente- 0 tu/vosotros depende solo del grado de cono­ cimiento mutuo y confianza. La segunda trampa I esta relacionada con la fecha. Si la peticion se ha formulado el 2 de octubre, la respuesta positiva tardarfa solo cinco dfas en llegar, mientras que la negativa, dos meses ... Tambien es mala politica buscar la dilacion pre­ meditada para decir no. A1 contrario, hay que responder to­ das las peticiones con prontitud, al margen del mensaje. Te­ nemos mejor opinion de las empresas que responden rapido que de las que tardan en hacerlo -iY ya no digamos de las que no 10 hacen!

ESTRATEGlA

EI cuadro de la pagina siguiente completa las estrategias anteriores y afiade otro tipo de correspondencia: la persuasion. La correspondencia persuasiva es la mas diffcil, porque no hay relacion previa con el lector. Este no espera ni desea nada de nuestro escrito. Ademas, tam poco se puede dar mu­ cha informacion. La estrategia consiste en «pican> al lector para que se anime a tomar la iniciativa, a solicitar mas datos, a parricipar en otra actividad de promocion, etc. Veamos un ejemplo: Carta persuasiva de venta Saludo personal Querida senora Aceves: Preguntas para atraer (Quiere cambiar el coche? (Le gusraria comprarse un ordenador? (Tener unas buenas vacaciones? (Tiene orros proyecros? Nosorros la podemos ayudar a cum­ plir esros deseos. Ofrecimiento T enemos el p[(~sramo que se adapra a sus necesidades, con muy buenas condiciones: Lista esquemdtica de • Le dejamos el dinero que Ie haga falra. ventajas Podd devolverlo cuando y como quiera, en c6mo­ dos plaws . • Puede obrenerlo ahora mismo, sin dificulrad y con po cos documenros. Invitaci6n a fa accion Venga a vernos 0 ]l
~Quiza te parece insulsa? ~Habrfa que ser mas decisivo?, ~mas contundente 0 agresivo? Quiza asf: dSabe usted que cada 1. Hay dos rrampas mas: poner con lerras los dias del mes y no feminizar el cargo de Director, ambos en la carra de la derecha. Las fechas se escriben con ci­ fras en la mayo ria de documenros, excepro en algunos de ripo juridico, por segu­ ridad. Y rodos los nombres de cargos se feminizan cuando se refieren a mujeres.

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ano pierden la vida en las carreteras espanolas X personas? dQue hay cada ano X hubfonos nuevos? Contrate un seguro de vida para garantizar el foturo de sus hijos. JUE! jQue horror! A mi parecer, este tipo de mensajes son

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inmorales, porque se basan en el chantaje emocional. Incluso en el hipotetico caso de que fuesen efectivos, habrfa que erra­ dicarlos. Tambien hay que ser cauta can los consejos que propo­ nen los manuales de mercadotecnia, cuando plantean repetir varias veces el nombre de la empresa porque asi la reteneinos mejor, a poner el mensaje importante en una nota a pie de pagina, porque supuestamente es 10 ultimo que leemos y re­ cordamos mas. jQue ingenuidad! Este tipo de recomenda­ ciones tiene escasa base cientifica. Ni leemos tad as de la mis­ rna forma, ni retenemos mas 10 que esta repetido, ni leemos siempre siguiendo el orden en el que aparecen las oraClOnes a los parrafos.

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Para acabar, fijemonos en el estilo y el tano. Hagamoslo can la respuesta a una queja, que es oua uansacci6n delica­ da. Campara el original que se envi6 y la reformulaci6n: No esta tan mal el original de la izquierda ... jYa nos gusOriginal

Reformulaci6n

Respuesca a la queja 2/04 de la sefio­ Sefiora Cascro: ra Cascro. Respondemos a su escriw del 8 de Nos dirigimos a usced en relaci6n enero, en el que nos informa de que con la solicicud expresada med iance adn recibe nuescra correspondencia a la inscancia presencada el dia 8 de nombre de su difunco marido. Le enero de 2004 reference a la recep­ pido disculpas. en nombre del Dis­ ci6n de la informaci6n municipal a criw. por los inconveniences que Ie haya causa do esca sicuaci6n. nombre de su difunto marido.

Le informamos de que las direccio­ Hemos hecho las gesciones oportu­ nes de los ciudadanos a quien remici­ nas para que se cambie el nombre 10 mos las informaciones del Discriw mas pronco posible. Pero debe saber son excraidas de las liscas del padr6n. Escas liscas las revisamos una vez al

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que las direcciones donde enviamos la correspondencia provienen del pa­

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afio y se reaJizan los cam bios que se hayan ido produciendo. Hay que [e­ ner preseme que esros cambios com­ ponan un [iempo mas 0 menos largo en funci6n de las variaciones que se hacen. Por eso hay un re[raso en eI cambio de nombre en 10 que us[ed recibe en su casa. Prevemos que en

un [iempo corro eI nombre sera cam­ biado.

dr6n municipal y que es[e s610 se ac­ rualiza una vez al aiio, dado que es

cosroso y lenro. Eso explica que haya

rerrasos inevi[ables emre las pe[icio­

nes de cambio y su ejecuci6n. Espe­

ramos su comprensi6n de es[e he­

cho.

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Le agradecemos que se haya puesro en comac[Q con noso(ros para hacer­ nos llegar sus observaciones. Nos Aprovechamos la ocasi6n para agrade­ ayudan a mejorar. cerle que se haya puesro en comacro Quedamos a su disposici6n. con noso[ros para hacernos lIegar sus

observaciones, ya que sin elias no po­ A(emameme, [132 palabras)

drfamos ir mejorando nuemo [rabajo.

IguaJmeme Ie pedimos disculpas por

los inconveniemes que Ie hayamos po­

dido causar. [175 palabras]

EPfLOGO

Una de las cosas que constate mientras trabajaba como profesor de redacci6n en varias empresas es la relevancia que tiene la escritura. He escrito constatar porque ya sabfa, como lingilista y como docente universitario, que saber escribir otorga poder. Pero en los libros es s610 una idea te6rica -y bonita-; y en las universidades, una verdad descafeinada. En cambio, en el entorno laboral se revel6 con una fuerza inusi­ tada, de una manera desearnada, grave y variada. De pronto, el empleado que sabfa escribir conservaba el empleo en la central de un banco, mientras el resto era en­ viado a «galeras» (a las oficinas) , en un proceso de reducci6n de plantilla. Un pronombre sin referente en unas normas ha­ cia perder miles de euros a una instituci6n. La queja de un c1iente imporrante quemaba en las manos del empleado de relaciones publicas que debfa responderla. Un licenciado en ciencias empresariales, experro en analisis de empresas, tem­ blaba ante la jefa, que Ie corregfa eI informe final. Una direc­ tora se irritaba al revisar una auditoria chapucera que Ie de­ berfa haber resuelto un problema y que, por el contrario, creaba otro nuevo. Me percate de que la escritura se utiliza tambien para ejercer el poder; que refleja los valores y las concepciones de

taria que toda la correspondencia tuviese este nivel! Pero la reformulaci6n es mejor, sin duda. Primero, sigue la estrate­ gia propuesta: se excusa al principio, quiza expone con mas c1aridad que el caso de la senora Castro tiene diffcil soluci6n, y acaba con un cierre positivo. Pero 10 que toea analizar ahora es el estilo. La reformula­ ci6n tiene 40 palabras menos. U tiliza un estilo mas sencillo, con frases mas corras y directas. Elimina el estilo burocd.tico del original: los terminos istrativos (solicitud, instan­ cia), las palabras mas form ales (Ia recepcion de la informacion, aprovechamos fa ocasion para) y la complejidad sintactica (en

relacion con, referente a, son extraidas). La reformulaci6n busca acercarse a la ciudadana Castro y hablarle con su propio lenguaje. Hacerle sentir que el ayuntamiento la entiende y hace 10 posible para solucionar sus problemas. 5610 de esta manera, esta viuda -y cualquiera de nosotros- mantendra su confianza en el.

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las personas y de la comunidad. Un jefe despotico exigla a sus empleados que pllsieran mayuscula inicial a Director y Directores -allnque no ruviese razon. Los hombres sonrelan entre SI y a escondidas, al escuchar que habia que feminizar los nombres de cargos y profesiones cllando se referian a mujeres. Muchos empleados confesaban que redactaban sus escritos de un modo determinado, solo porque siempre se habia hecho de aquella manera. Esra claro que los discursos estan cambiando, al igual que los tiempos -como dice eI poeta. Hoy en muchas empresas, eI programa de presentacion multimedia (Powerpoint, Impress) esta sustiruyendo al procesador de textos (Word, Wordperfect) en la confeccion de informes, propuestas y otros escritos. Las operativas se escriben cooperativamente en internet con wikis internas. Las quejas se rramitan en linea. Cada vez mas rran­ sacciones comerciales se hacen con pantallas tactiles 0 en la web, en lugar de Hamar por telefono 0 enviar carras. Y todo eso exige nuevos generos y formatos, y nuevas reflexiones so­ bre la estrategia comunicativa. Cambian las Jormas y el estilo de los discursos, pero no pierden nada de poder. Confio en que esta Guia nos predisponga tambien ante estos nuevos retos. Afilar ef lapicero pretendia ensefiar a pescar en lugar de despachar meros 0 sardinas. Los ejemplos eran ex­ cusas para descubrir el razonamiento y los criterios que hay detras del discurso. Por eso he insistido en [azonar eI porque y eI como. He contrastado los pros y los contras de cada opcion. No hay nada bueno 0 malo per se, ni recomendaciones que sean absolutas. No hay recetas ni trucos magicos para comunicar. Todo depende del proposito, del lector, del con­ texto. Cada discurso es irrepetible. Solo cuando tenemos cla­ ro que queremos decir y cuando conocemos los recursos para hacerlo, sabemos e1egir la mejor opcion. iQue asi sea!

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