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Área Auditoría

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Auditoría de existencias

Informe especial

Ficha Técnica Autor : C.P.C.C. José Luis García Quispe Título : Auditoría de existencias Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 243 - Segunda Quincena de Noviembre 2011

• Comprobar su adecuada revelación y presentación en las cuentas anuales.

3. Conocimiento del negocio

El auditor deberá poner especial énfasis en la obtención de evidencia relativa a la determinación del valor de adquisición de las existencias compradas y del coste de producción de los productos elaborados por la empresa para sí misma o por encargo.

• Actividades desarrolladas: descripción, proceso de actividad, centros de actividad. • Producción: tipos de productos, productos principales, proceso productivo, capacidad de producción, estacionalidad, subcontratación o externalización de procesos. • Distribución y venta: sistema de distribución, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos. • Localización de las existencias y almacenes: tipología de existencias, sistema de control de almacén (permanente e inventario físico), ubicación física. • Sistema de costes: bases y criterios para la valoración de los productos en existencia.

2. Objetivos

4. Factores de riesgo inherente

Los objetivos de la auditoría de inventarios son los siguientes:

• Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia física para facilitar la identificación del producto. • La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difícil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o están sujetos a una estimación significativa. • Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario. • Los productos en existencia son susceptibles a la pérdida o hurto. • La cantidad de productos en existencia es alta. • Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios. • Los productos son vendidos normalmente en base condicional. • El nivel de rotación de los productos es bajo.

1. Introducción El objeto de la auditoría es verificar la identidad de los valores contables expresados en el balance y de las existencias reales contenidas en los almacenes de la empresa o propiedad de la compañía, así como verificar la política de gestión de las mismas y los criterios de dotación de provisiones para depreciación.

• Comprobar su existencia física. • Comprobar que la totalidad de las mismas estén adecuadamente registradas. • Verificar que sean propiedad de la empresa. • Comprobar que contengan solamente artículos o materiales en buenas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento. • Comprobar su correcta valoración, reconociendo en su caso, la pérdida de valor. • Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los sistemas y métodos de valoración. • Determinar los gravámenes que existan. N° 243

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• Existen productos que por su tipología puedan estar sometidos a cambios en el consumo. • La fabricación de productos terminados es un proceso complejo. • La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea despachado. • Existen productos en curso de fabricación significativos. • Hay existencias significativas en poder de terceros (p. ej. almacenes de depósito). • Existen almacenes en varias localidades. • Existen productos en instalaciones de partes vinculadas. • La valoración de las existencias es un proceso complejo. • La valoración de las existencias está sujeta a estimaciones significativas. • Hay existencias en países extranjeros, las cuales son valoradas en moneda extranjera.

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5. Factores de control interno • Existe inventario permanente de mercancías. • Se realiza inventario físico al cierre del ejercicio. • El inventario físico está organizado y planificado adecuadamente. • Existe un proceso de conciliación entre el inventario permanente y el inventario físico al cierre. • Existe atribución de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados empleados del almacén. • Existe un proceso de emisión y aprobación de órdenes de compra. • Existe un proceso de comprobación por los encargados de almacén de las cantidades recibidas con los albaranes de entrada (informes de recepción, etc.). Actualidad Empresarial

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• Existe un proceso que garantice que los albaranes de entrada/informes de recepción son registrados contablemente. • Existe un proceso de autorización de la expedición de material desde los almacenes. • Existe un proceso que garantice el registro contable de las expediciones. • Existen informes internos de producción. • Existe un proceso de requerimiento periódico de información al personal del almacén sobre obsolescencia, partidas no utilizadas, de lento movimiento, etc. • Existe un proceso de aprobación de encargado responsable para la salida o destrucción de mercancías obsoletas o deterioradas. • Existe un sistema de costes controlado por el sistema financiero-contable. • Se utiliza un método adecuado de valoración para cada clase de stock, y aprobado por persona responsable. • Existe un sistema de supervisión de la valoración del inventario. • Existe un procedimiento para evaluar los valores de mercado y su comparación con la valoración otorgada al inventario.

6. Presencia en recuento físico de existencia Indagación sobre litigios y reclamaciones.

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Valoración y desglose de inmovilizaciones financieras. • Los sistemas de control interno de las entidades establecen normalmente procedimientos que requieren el recuento físico de las existencias al menos una vez al año, como base para la preparación de las cuentas anuales o como medida para asegurar la fiabilidad de los registros de inventario permanente. • Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas anuales, el auditor debe obtener evidencia adecuada y suficiente de su existencia efectiva y de las condiciones en que se encuentran, presenciando físicamente su recuento, a menos que ello le fuera imposible. • Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias en la fecha programada a causa de circunstancias imprevisibles, el auditor debe efectuar o presenciar algunos recuentos físicos en una fecha alternativa y, cuando fuera necesario, realizar pruebas de las transacciones que hubieran tenido lugar entre ambas fechas. • Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores tales como la naturaleza y la ubicación, el auditor debe considerar si la reali-

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zación de procedimientos alternativos le permiten obtener la evidencia de auditoría adecuada y suficiente respecto a la existencia y condición de las existencias físicas que le permitan concluir que no es necesario introducir en su informe de auditoría una limitación al alcance a este respecto. Para planificar su asistencia al inventario físico de las existencias o la aplicación de procedimientos alternativos, el auditor toma en cuenta diversos factores, tales como: La naturaleza de los sistemas contables y de control interno, utilizados por la entidad con respecto a las existencias. El riesgo de auditoría y la importancia relativa del área de existencias. La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad para la realización del inventario. El momento en que se realiza el inventario físico. Los lugares en los que se lleva a cabo. Si se requiere el apoyo de un experto. Si el número de unidades en existencias se determina mediante recuento físico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor normalmente presenciará los procedimientos de recuento y realizará pruebas de los mismos. Si la entidad utiliza procedimientos para estimar las cantidades físicas, por ejemplo, una pila de carbón, el auditor debe quedar razonablemente satisfecho de la fiabilidad de tales procedimientos. Cuando las existencias estén situadas en diferentes emplazamientos, el auditor decide a cuál de ellos considera adecuado acudir, teniendo en cuenta la importancia relativa de las correspondientes existencias y la evaluación del riesgo de auditoría de los diferentes ubicaciones. Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario físico establecidas por la entidad para: La aplicación de los procedimientos de control establecidos, tales como la recogida y seguimiento de las tarjetas de recuento utilizadas y en blanco, o los relativos a la necesidad de realizar un segundo recuento para ciertas partidas. La determinación del grado de avance de los productos en curso de fabricación, así como de la identificación del tratamiento dado a las existencias de lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de terceros (por ejemplo, en depósito). Verificar si se han previsto controles adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y dentro del propio almacén, así como

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sobre el corte de operaciones de entradas y salidas de existencias a la fecha del inventario físico. Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos establecidos por la entidad, el auditor observa el desarrollo del inventario por parte del personal de la entidad y realiza un muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el auditor comprueba la integridad y la corrección de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a partir de las hojas de recuento como de las propias existencias físicas y determina en qué medida necesita retener copia de las hojas de recuento para comprobación posterior con el listado final de existencias. El auditor también tiene en cuenta los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y después del recuento físico, al objeto de poder comprobar en un momento posterior su correcta contabilización. Por razones prácticas, el inventario físico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio. Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para determinar los saldos de cierre del ejercicio, el auditor evalúa, además, si la entidad analiza las causas de las diferencias significativas que puedan producirse entre el inventario físico y los datos registrados en el inventario permanente y si se practican los oportunos ajustes contables. El auditor comprueba que en el listado final del inventario se refleja adecuadamente el resultado de los recuentos físicos. Cuando hay existencias bajo custodia y control de terceros, el auditor normalmente obtiene confirmación directa de ellos en cuanto a la cantidad y condición física de las existencias que están en esa situación. Dependiendo de la importancia relativa de las existencias depositadas, el auditor puede también plantearse: La integridad e independencia del tercero en cuestión. Presenciar el inventario físico, o encargar a otro auditor que lo haga por él. Obtener un informe de otro auditor sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado recuento y custodia de las existencias. Verificar la documentación de las existencias en poder de terceros, tal como justificantes de recepción en almacén, u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas como garantía de alguna operación. Segunda Quincena - Noviembre 2011