Trabajo De Documentos - Final d5f55

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVOS 1.1

OBJETIVO GENERAL

1.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2. METODOLOGÍA 3. NORMAS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES 3.1

INTRODUCCIÓN

3.2

OBJETIVO

3.3

REQUISITOS GENERALES

4. NORMATIVIDAD SOBRE MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN 4.1

DECRETO 1382 DE 1995

4.2

LEY 80 DE 1989

4.3

LEY 504 DE 2000

4.4

ACUERDO 07 DE 1994

4.5

CÓDIGO DEL COMERCIO

4.6

ACUERDO 060 DE 2001

4.7

ACUERDO 42 DE 2002

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – LEY 504 DE 2000 6. CONFIDENCIALIDAD 7. CONCLUSIONES 8. GLOSARIO DE TÈRMINOS

BIBLIOGRAFÌA

INTRODUCCIÓN Los documentos es todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc. Es toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte. En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta. El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión istrativa, la información, la investigación y la cultura. Los documentos institucionalizan las decisiones istrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión istrativa, económica, política y cultural del Estado y la istración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y a la eficiencia MANEJO DE LA DOCUMENTACION

2

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Elaboración de un trabajo escrito de investigación acerca de las Normas técnicas sobre la presentación de Informes, la normatividad sobre el manejo de la Documentación, su Seguridad y la Confidencialidad en el manejo de los documentos. 1.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•

Aprendizaje sobre el manejo de documentos, su objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales

•

Obtener información sobre la responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos, obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas y la conservación de los documentos

•

Investigación sobre los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y la regulación del Inventario Único Documental

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

3

2.

METODOLOGÍA

Se realizó la investigación sobre Legislación: Decretos, Leyes y Acuerdos para obtener la información sobre el manejo de los documentos, a la vez que se investigó sobre la Norma Técnica Colombiana NTC 1486 sobre presentación de Tesis, Trabajos de grado y otros trabajos de investigación.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

4

3.

NORMAS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 1486 (Cuarta actualización) DOCUMENTACIÓN. PRESENTACIÓN DE TESIS, TRABAJOS DE GRADO Y OTROS TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN. 3.1

INTRODUCCIÓN

La actualización de esta norma se fundamenta en la incidencia que han tenido en la investigación científica las transformaciones producidas por la ciencia, la tecnología, las teorías y los métodos; así como las relaciones del proceso investigativo con los cambios históricos y las políticas que incluyen la posibilidad de consenso e interdisciplinariedad. En esta norma se considera la diferencia entre tesis, monografía y otras formas de trabajos de investigación. Los trabajos de investigación no necesariamente se realizan para optar a un título, ni tienen como forma final de presentación exclusivamente el documento escrito; pueden utilizarse otros soportes documentales. 3.2

OBJETIVO

Esta norma establece las etapas y procedimientos que se deben seguir y la forma de presentación de un trabajo de investigación, cualquiera que sea su grado de profundidad, desde la observación metódica hasta la construcción teórica compleja. 3.3

REQUISITOS GENERALES MANEJO DE LA DOCUMENTACION

5

El proceso de investigación puede constar de las siguientes etapas: Propuesta Anteproyecto Proyecto Desarrollo o ejecución del proyecto Presentación del documento final En caso de no requerirse algunas de estas fases, por previo consenso académico, se continúa con el orden de enunciación. Los documentos resultantes de estas etapas o fases de planteamiento o planificación de la investigación no se incluye en los preliminares ni el cuerpo del trabajo; si fuese necesario, se incluye en los anexos. •

Elementos de la propuesta

Primera etapa del proceso de investigación. Es un paso importante en la formación de futuros investigadores y consta de: -

Tema Título provisional Breve descripción general del problema Justificación inicial o preliminar Objetivo provisional Clases de investigación (modelo teórico) o trabajo propuesto Posibles colaboradores en la investigación Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros) Bibliografía

•

Elemento del anteproyecto

Segunda etapa del proceso de investigación. Consta de: - Título - Formulación del problema - Justificación - Objetivos generales y específicos - Marco referencial (teórico, histórico, conceptual, entre otros) - Diseño metodológico preliminar - Nombres de las personas que participan en el proceso - Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros) - Cronograma - Bibliografía MANEJO DE LA DOCUMENTACION

6

•

Elementos del proyecto Tercera etapa del proceso de investigación. Consta de:

-

Título Definición del problema Justificación Objetivos generales y específicos Marco Referencial Método o estructura de la unidad de análisis, criterios de validez y confiabilidad Diseño metodológico. Definición de hipótesis, variables e indicadores, universo, población, muestra e instrumentos, y estudio piloto, si la investigación lo requiere. Esquema temático (capítulos provisionales) Personas que participan en el anteproyecto Recursos disponibles (materiales institucionales y financieros) Cronograma Bibliografía Posibilidades de publicación

•

Desarrollo o ejecución del proyecto

-

Ejecución de las acciones previstas en el proyecto; en ellas se someten a prueba los presupuestos teóricos, conceptuales y metodológicos del trabajo de investigación. •

Presentación del documento final

Última etapa del proceso. En el se presentan a la comunidad especializada y al público, los antecedentes, resultados, conclusiones y recomendaciones para su validación y uso social. Para fines de su presentación, del documento consta de los siguientes componentes generales: -

Preliminares Texto o cuerpo del trabajo Complementarios

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

7

Los documentos finales de investigación pueden presentarse de diversas formas: escrita, gráfica, sonora, audiovisuales, entre otras, aceptadas por consenso académico o por la comunidad especializada. La sustentación escrita puede complementar cualquiera de las demás formas de presentación. El documento escrito debe tener una presentación nítida y ordenada, a máquina, procesador de palabras o en imprenta. El texto debe estar exento de errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales, de redacción o de puntuación. Para resaltar puede hacerse uso de la negrilla y bastardilla. Los términos que aparezcan en otro idioma dentro del texto se escriben en bastardilla. A) Papel. Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión, la lectura y microrreproducción del documento. Se escribe por una sola cara de la hoja, a dos reglones y en tamaño carta (véase la NTC 1001) B) Numeración. Las páginas preliminares pueden numerarse. En caso de hacerlo, se utilizan números romanos escritos en minúscula, centrados sobre los dos centímetros del margen inferior (a partir de la página dedicatoria); las anteriores (guarda, cubierta y portada) se cuentan pero no se numeran. •

La numeración del cuerpo o texto del trabajo y los complementarios debe hacerse después de la numeración romana, con números arábigos consecutivos, hasta la última página del documento, a 2 cm del borde superior derecho tanto horizontal como verticalmente o centrada sobre los 2 cm del margen inferior y separado del texto por dos renglones.

•

La forma de numeración seleccionada excluye la otra opción en la totalidad del trabajo.

•

No debe utilizarse numeración compuesta de cómo 13A, 14B o 17 bis, entre otros, que indican superposición de texto en el documento.

•

Redacción. El trabajo se redacta de manera impersonal. Todos los párrafos del documento comienzan contra el margen

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

8

izquierdo y sin dejar sangría (exceptuando la cita directa o extensa). El texto se escribe a dos renglones. •

Dentro de un texto, cuando se usan de manera aislada los números enteros desde cero hasta nueve se escriben con letras , por ejemplo : en cinco ocasiones, cuatro veces. Cuando hacen parte de un rango, categoría o serie cuando se presentan combinaciones con números mayores de nueve, se escriben con número por ejemplo: de 7 a12, niños de 8,9 y 10 años.

•

Puntuación. Después de punto seguido se dejan dos espacios y de punto aparte cuatro renglones. Los dos puntos (:) se escriben inmediatamente después de la palabra, seguido de dos espacios.

C) Requisitos Específicos Márgenes: Estos deben facilitar la encuadernación y la reproducción del documento. El texto se escribe con los siguientes márgenes:    

Izquierdo 3 cm Derecho 3cm Superior 4cm Inferior 3cm

Nota1. Para el empastado se destina sólo 1 cm de los 3 cm correspondientes al margen izquierdo. Cada capítulo comienza en una nueva hoja a 5 cm del borde superior. Igual tratamiento se le da a los preliminares, al cuerpo del trabajo y a los complementarios. Los títulos se separan de sus respectivos contenidos por cuatro renglones. •

Partes del trabajo de investigación

Para efectos de su presentación, las partes del trabajo de investigación son: preliminares, cuerpo del trabajo y complementarios. El primero antecede y presenta el documento, el segundo desarrolla el trabajo y el tercero contiene elementos adicionales que ayudan a la comprensión del mismo.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

9

•

Preliminares

Elementos que anteceden al cuerpo del trabajo o texto del documento tapa o pasta, cubierta, guarda, portada, aceptación, dedicatoria, agradecimientos, contenido, listas especiales, glosario y resumen. En caso de no requerirse alguno de estos elementos, según las necesidades del trabajo de investigación, se debe seguir en el orden estricto con que se enunciaron. Tapa o pasta. Las láminas de cartón, plásticos u otros materiales que protegen el trabajo, encuadernado, anillado o empastado, pueden llevar información o ilustración. Guardas. Hojas en blanco que se ubican al principio y al final del documento. Cubierta. Presenta los siguientes elementos: título del trabajo, nombre del autor, institución, (universidad, colegio, escuela u otros) facultad, departamento, división, sección o área ante la cual se presenta el trabajo, según el orden jerárquico interno de la entidad, ciudad y año. La distribución se hace en bloques, de la siguiente manera: -

Título del trabajo Nombre del autor o autores (equidistantes del título del trabajo y la institución) Nombre de la institución, seguido de la división, sección, o área ante la cual se presenta el trabajo, ordenados jerárquicamente, ciudad y año. Este último bloque de información se escribe por encima de los 2 cm del margen inferior de la hoja.

Cada línea de información se escribe a dos renglones de la anterior. Portada. Además de los elemento de la cubierta, incluye la clase de trabajo realizado (tesis, monografía, informe u otro), y el nombre y el título académico de quien lo dirigió,. Precedido del término Director, Presidente o Profesor, según el caso. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

10

Estos dos datos se colocan equidistantes del autor y la institución, escritos en bloque. Página de aceptación. Contiene las firmas del jurado que aprueba, ciudad y una línea sobre la cual la facultad coloca la fecha completa de sustentación (día, mes, año) Página de dedicatoria. Contiene una breve nota dirigida a las personas o entidades a las cuales se dedica el trabajo. Su presentación es opcional y libre, pero debe conservar los márgenes. Página de agradecimientos. Es opcional y contiene, además de la nota correspondiente, los nombres de las personas con sus respectivos cargos y los nombres completos de las instituciones y su aporte al trabajo. Contenido. Se escribe el término CONTENIDO en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm (10 renglones) del borde superior de la hoja y separado del texto por 2 cm (cuatro renglones)

4. NORMATIVIDAD SOBRE MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN

DECRETOS 4.1

DECRETO 1382 DE 1995

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deberán presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentación histórica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo MANEJO DE LA DOCUMENTACION

11

General de la Nación en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El Archivo General de la Nación practicará las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrán a disposición, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organización y estado de conservación, con el objeto de determinar los procedimientos de selección y envío. El Archivo General de la nación, podrá una vez efectuada la inspección, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuraduría General de la Nación, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Los organismos nacionales que por cualquier razón se supriman deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas.

LEYES

4.2 LEY 80 DE 1989 (diciembre 22) Con esta ley se crea el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y se dictan otras disposiciones, con unas funciones específicas como: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. 2.

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

12

3. Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencias, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revisten especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros. Ningún documento histórico y otros que a juicio de la Junta Directiva y de la Academia Colombiana de Historia, tengan especial importancia, no podrán ser destruidos aún después de que sus originales hayan sido microfilmados. La dirección y istración del Archivo General de la Nación, estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General. 4.3 LEY 504 DE 2000 La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Comprende a la istración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: •

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se MANEJO DE LA DOCUMENTACION

13

puede entender como la institución que está al servicio de la gestión istrativa, la información, la investigación y la cultura. •

Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

•

Archivo privado de interés público: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

•

Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

•

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

•

Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

•

Gestión documental: conjunto de actividades istrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

•

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

•

Soporte documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

•

Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

14

•

Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Principios generales que rigen la función archivística: •

Fines de los archivos: el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la istración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley-

•

Importancia de los archivos: los archivos son importantes para la istración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

•

Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan las decisiones istrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión istrativa, económica, política y cultural del Estado y la istración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

•

•

Dirección y coordinación de la función archivística: el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio MANEJO DE LA DOCUMENTACION

15

documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política. •

istración y : es una obligación del Estado la istración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley

•

Racionalidad: los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la istración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

•

Modernización: el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de istración de documentos y archivos.

•

Función de los archivos: los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

•

Manejo y aprovechamiento de los archivos: el manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la istración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

•

Interpretación: las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

16

Los secretarios generales o los funcionarios istrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: •

Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta istrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

•

Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

•

Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

17

•

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo referente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: •

•

•

Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los archivos de la istración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

18

ACUERDOS 4.4 ACUERDO 07 DE 1994 REGIMEN GENERAL DE ARCHIVOS Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico del país. Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución previstos por la Ley. Los documentos que conforman los archivos son importantes para la istración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la istración de la justicia y para la gestión económica, política y istrativa. Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la historia social, económica, política, de la istración, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas científicas. Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos. Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirán el a la información y por razones de conservación a los documentos.

4.5

CODIGO DEL COMERCIO

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

19

ARTICULO 48 CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. ARTICULO 54 OBLIGATORIEDAD CORRESPONDENCIA COMERCIAL

DE

CONSERVAR

LA

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA.

LIBROS

Y

PAPELES

Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

20

4.6 ACUERDO 060 DE 2001 Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Definen Algunos conceptos de esta manera •

• •

•

• • •

•

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o MANEJO DE LA DOCUMENTACION

21

•

•

•

automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad istrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos istrativos, comunes a cualquier istración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. 4.7 ACUERDO 42 DE 2002 Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización istrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000. Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades istrativas. Las unidades istrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El MANEJO DE LA DOCUMENTACION

22

respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión. 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad istrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma, 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

23

Artículo 5º. Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la istración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan. Instructivo Formato Único de Inventario Documental 1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. Unidad istrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad istrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad istrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario. 7. Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras MANEJO DE LA DOCUMENTACION

24

casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro", se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

25

16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o terna de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

26

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN LEY 504 DE 2000 TITULO IV. ISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La istración pública será responsable de la gestión de documentos y de la istración de sus archivos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

27

ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La istración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la istración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARAGRAFO 1o. La istración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PARAGRAFO 2o. Se podrá contratar la istración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o istración de archivos históricos. ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios istrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

28

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la istración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la istración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

29

entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

6. CONFIDENCIALIDAD Artículo 29 del INCOMEX Reserva de documentos confidenciales, según la Constitución Política Al iniciar la actuación hará cuaderno separado para llevar en él los documentos que las autoridades, el peticionario, o las partes interesadas aporte con carácter confidencial. Tales documentos recibirán tratamiento confidencial de conformidad con lo dispuesto en la Constitución política y no podrán ser registrados sino por las autoridades MANEJO DE LA DOCUMENTACION

30

Quienes aporten documentos confidenciales deberán allegar resúmenes no confidenciales de ellos, así como la correspondiente justificación de petición de confidencialidad. Tales resúmenes serán lo suficientemente detallados para permitir una comprensión razonable del contenido sustancial de la información facilitada con carácter confidencial. En circunstancias excepcionales debidamente demostradas, esas partes podrán señalar que dicha información no puede ser resumida. Si se considera que los documentos aportados como confidenciales no revisten tal carácter, solicitará a quien los aporte el levantamiento de dicha confidencialidad o la manifestación de las razones por las cuales se abstiene de hacerlo. El carácter reservado de un documento no será oponible a que las autoridades lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a las autoridades asegurar la reserva de tales documentos cuando lleguen a conocerlos en el curso de los procedimientos a los que se refiere este decreto. La información suministrada con carácter confidencial no será revelada sin autorización expresa de la parte que la haya facilitado. Parágrafo. Cuando en desarrollo de lo dispuesto en el presente artículo, se aporten documentos como confidenciales y no se alleguen los resúmenes no confidenciales correspondientes, o no se levante la confidencialidad cuando se solicite, o no se expresen las razones por las cuales el aportante se abstiene de hacerlo, o cuando éstas no estén debidamente justificadas, se podrá no tomar en cuenta dentro de la investigación, la documentación aportada como confidencial a menos que se demuestre de manera convincente, de fuente apropiada, que la información es correcta.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

31

CONCLUSIONES

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la istración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Los archivos son importantes para la istración y la Cultura, porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

32

GLOSARIO DE TERMINOS DEFINICIONES NORMAS TÉCNICAS SOBRE PRESENTACIÓN DE INFORMES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:  Anexo: documento o elemento que complementa el cuerpo del trabajo y que se relaciona, directa o indirectamente, con la investigación.  Anteproyecto: documento en el que se identifica y precisa la idea que constituye el núcleo del problema de investigación. Permite argumentar y determinar la facilidad del trabajo.  Autor: persona o entidad responsable del contenido intelectual de trabajos de grado, monografías o tesis y otros trabajos de invesgación.  Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales registradas en cualquier soporte, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.  Bibliografía complementaria: conjunto de documentos que conforman un marco de consulta y que, aunque están relacionadas con el tema, no se han utilizado en el trabajo de investigación, pero pueden servir de apoyo en búsqueda de otras investigaciones.  Cita: pasaje, párrafo, proposición o ideas que se extraen de la obra de un autor para corroborar o contrastar lo expresado.  Tabla de contenido: enuncia los títulos de los capítulos, divisiones o subdivisiones en el mismo orden en que aparecen, para indicar la página del documento donde se localiza. Incluye, además, el material complementario. No debe confundirse con el índice.  Cuadro: información cualitativa y/o cuantitativa ordenada en filas y columnas, presentada dentro de un recuadro. MANEJO DE LA DOCUMENTACION

33

 Cubierta: primera página escrita que contiene la información básica del trabajo.  Dedicatoria: nota mediante la cual el autor dedica su trabajo.  Ensayo: escrito de extensión variable y de estilo libre, que va desde la descripción hasta la interpretación , según su grado de profundidad. Carece de la extensión de un trabajo y de la minuciosidad de una monografía. Puede expresar el pensamiento, la sensibilidad, la imaginación, y la creación estética del autor, quien debe afirmase sobre el rigor conceptual y metodológico de la investigación. En algunas ocasiones, las conclusiones y recomendaciones de un trabajo pueden presentarse como ensayo.  Errata: relación de las correcciones de errores evidentes que aparecen en el escrito.  Figura: gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.  Glosario: lista alfabética de términos y definiciones explicaciones necesarios para la compresión del documento.

o

 Guardas: son las hojas en blanco colocadas entre las tapas o pastas y la portada del documento.  Ilustración: tablas, figuras o cualquier material gráfico que aparezca impreso en el cuerpo de un trabajo.  Índice: lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos puntuales (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto. No debe confundirse con el contenido.  Informe científico y técnico: documento en el que se presentan en forma total o parcial las etapas, tratamiento o resultados de investigaciones científicas o técnicas.  Introducción: primer elemento del cuerpo o texto del trabajo en el cual el investigador presenta y señala la importancia y orientación del estudio, el origen, los antecedentes (teóricos y MANEJO DE LA DOCUMENTACION

34

prácticos), los objetivos, el significado que le estudio tiene en el avance del campo respectivo y la aplicación en el área investigada. Además, se mencionan los alcances. Las limitaciones y la metodología empleada.  ISBN: (International Standard Book Number). internacional normalizado que identifica cada libro.

Número

 ISSN: (International Standard Serial Number). Número internacional normalizado que identifica cada título de una publicación seriada.  Listas especiales: aquéllas en que se registran tablas, cuadros ilustraciones, símbolos, signos, abreviaturas, anexos u otros elementos que contiene el trabajo.  Material agregado: elementos pertinentes de la investigación que por su forma y contenido no pueden ser incluidos en los preliminares, cuerpo del trabajo y complementarios, tales como acetatos, disquetes, casetes y otros.  Monografía: trabajo de investigación escrito sobre un tema específico; puede presentar diversos niveles de profundidad descriptiva y ser requisito para optar al título en estudios de pregrado y en modalidades de especialización y maestría. No debe confundirse con la tesis.  Nota de pie de página: aclaración escrita por el autor, el compilador, el traductor, o el editor, en el margen inferior de la página para ampliar o complementar una idea expresada en el texto.  Página de agradecimientos: en ella el autor expresa el reconocimiento hacia las personas y entidades que asesoraron técnicamente, suministraron datos, financiaron total o parcialmente la investigación, o contribuyeron significativamente al desarrollo del tema.  Palabra clave: concepto básico normalizado que se el trabajo de investigación. Correspondientes en Keyword. Algunas comunidades científicas y particulares utilizan este término en similitud MANEJO DE LA DOCUMENTACION

desarrolla en el inglés a académicas con algunas 35

variables, indicadores u otros conceptos básicos para identificar la consistencia interna del trabajo.  Portada: segunda página informativa del documento, que incluye los elementos de la cubierta y, además, el tipo de trabajo y el nombre de la persona a quien se presenta.  Prólogo, prefacio o preámbulo: escrito breve en el que se hace la presentación de un trabajo. Lo puede redactar una persona diferente del autor, quien por lo general es reconocido en el área específica.  Propuesta: documento que expone los elementos la viabilidad de abordar un problema de investigación específico.  Proyecto: documento que define los elementos científicos, técnicos y istrativos del trabajo de investigación.  Referencia bibliográfica: conjunto de elementos suficientemente precisos ordenados que facilitan la identificación de la fuente documental o parte de ella.  Resumen: expresión breve de los puntos relevantes del contenido de un trabajo. Correspondiente en inglés a “Abstract”o “Summary”. Puede enunciar referencias bibliográficas, el resumen puede ser: -

Informativo: aquél que en una extensión de 100 a 200 palabras presenta el contenido de un documento, mediante una relación lógica lineal de los asuntos y enfoques de éste. Estos son: objetivos, metodología, resultados y conclusiones.

-

Analítico: Síntesis de un documento realizado por persona diferente al autor, expuesta de modo que refleje con fidelidad su enfoque, en una extensión de 50 a 100 palabras.

-

Documental: representación condensa de extensión variable que refleja o traduce el contenido de documentos.

 Subtítulo: palabra o frase que, agrega al título, lo complementa a amplía.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

36

 Tabla: serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, los cuales se presentan en columnas para facilitar su interpretación.  Tapa o pasta: elemento con el cual se protege el documento y puede presentar información básica acerca del trabajo.  Tesis: requisito para optar al título de doctorado.  Título: palabra o frase en la cual el autor denomina un escrito.  Trabajo de investigación: presentación formal del resultado de un proceso y actividad de observación, exploración, descripción, interpretación, explicación o construcción del conocimiento frente a objetos, fenómenos, y sujetos individuales o colectivos. Algunos de estos trabajos necesitan presentar una propuesta, un anteproyecto y un proyecto antes de su desarrollo y ejecución.  Trabajo de inducción a la investigación: documento que describe en forma ordenada y breve una experiencia investigativa en el aula o fuera de ella y permite definir el grado de conocimientos y destrezas metodológicas en un área específica. Su objetivo es familiarizar al estudiante, en particular al de educación media, con los elementos básicos del proceso de investigación.  Trabajo de grado: estudio dirigido que corresponde sistemáticamente a necesidades o problemas concretos de determinada área de una carrera. Implica un proceso de observación, descripción, articulación, interpretación y explicación. Suele ser requisito para optar a un título en educación superior.  Trabajo de investigación profesional: resultado de la actividad investigativa que se genera en el ejercicio de la profesión; su objetivo es presentar un aporte de interés científico o técnico de proyección social. No es requisito para optar a un título.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

37

BIBLIOGRAFIA •

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIÓN NTC 1486 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y CertificaciónICONTEC Santa fe de Bogotá, D.C. mayo de 1998 •

DECRETO 1382 DE 1995

•

LEY 80 DE 1989 (Diciembre 22)

•

LEY 504 DE 2000

•

ACUERDO 07 DE 1994. Régimen General de Archivos

•

CÓDIGO DEL COMERCIO. ARTICULO 48, ARTICULO 54 y ARTICULO 60 (Conservación delos libros y papeles contables – reproducción exacta)

•

ACUERDO 060 DE 2001

•

ACUERDO 42 DE 2002

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

38