Manual de Utilización de SAP SRM para la presentación electrónica de Ofertas
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Descripción del Proceso a seguir: Este documento tiene como objetivo servir de referencia y manual a los proveedores que hayan sido invitados por Repsol YPF a presentar electrónicamente una oferta en la herramienta SAP SRM, de cómo proceder para su elaboración y presentación. Es objetivo de Repsol YPF utilizar, siempre que sea posible, este mecanismo tanto para el envío de las Peticiones de Oferta, como para la recepción de sus correspondientes Ofertas, ya que representa una mejora en la eficiencia del tradicional proceso basado principalmente en soporte papel. Los requisitos técnicos que debe tener disponible el proveedor para participar en este proceso son muy sencillos: ƒ ƒ
Cuenta de correo electrónico. a Internet, con Internet Explorer 5.5 ó superior, con intensidad de cifrado 128 bits. Si no disponen del mismo, pueden actualizar su Explorer gratuitamente en la siguiente dirección:
ƒ
Según si el a Internet es a través de firewall o proxy, debe: o Firewall: Abrir los puertos de navegación 8001,8002,8003 en el firewall en caso de tenerlo. o Proxy: Permitir conexiones seguras en el proxy por los puertos 8001,8002, y 8003
http://www.microsoft.com/windows/ie%5Fintl/es//
El proceso, esquemáticamente, que se debe seguir, desde la publicación de la Petición de Oferta por parte de Repsol YPF, hasta la presentación de las Ofertas por parte de los Oferentes es el siguiente:
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Actividades a realizar por el Proveedor 1. RECEPCIÓN DEL MAIL DE INVITACIÓN El proveedor recibe un e-mail en la dirección de correo electrónico de o, con la siguiente información: ƒ Plazo máximo de presentación de Ofertas por parte de los Oferentes ƒ Dirección URL mediante la cual se accede a SRM para presentar su oferta.
NOTA: Este mail lo recibirá la persona que representará formalmente al Proveedor durante la presentación de su oferta
2. A LA APLICACIÓN Para acceder a la aplicación, el proveedor debe tener un común a Internet. Puede realizar el de dos maneras diferentes: ƒ Pulsando sobre el link que aparece en el mail de invitación ƒ Escribiendo directamente en el Navegador la dirección: ƒ https://srm.repsolypf.com
A continuación el Oferente deberá introducir los datos: ƒ : El suministrado por Repsol YPF ƒ : El suministrado por Repsol YPF ƒ Mandante: 502 (en caso necesario) NOTA: El y será comunicado por Repsol YPF mediante correo electrónico aparte. El sistema pedirá al Oferente cambiar la obligatoriamente la primera vez que acceda al mismo. El sistema sólo itirá de más
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de 8 caracteres y que contengan números y letras.
3. Y RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA PET. OFERTA
Hacer click en Crear Oferta en el menú de la izquierda Dentro de Buscar licitaciones y subastas se guarda respectivamente un histórico de todas las Peticiones de Oferta a las que ha sido invitada su empresa, así como de todas las ofertas que ha presentado. Puede buscar la licitación a la que ha sido invitado (para refrescar la búsqueda debe pulsar “Inicio”). Seleccione la Petición de Oferta para la que quiere presentar oferta. Existen dos pestañas diferentes en la Petición de Oferta (o Licitación): ƒ ƒ
Datos Generales Datos de Posición
Dentro de Datos Generales se presentan otras cuatro pestañas: ƒ ƒ ƒ ƒ
Datos Básicos Atributos Información del Comprador Dirección interlocutor/proveedor
En la pestaña Atributos el Comprador puede haber asignado (es opcional) una serie de características que desea valorar del licitante. Para recuperar los documentos enviados por Repsol YPF en esta Petición de Oferta, el Oferente debe entrar en la pestaña de Información del Comprador. Pinchando dentro de Resúmen de Anexos sobre
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los Anexos que figuran. Una vez abierto el Anexo correspondiente, el Oferente deberá guardarlo en su propio disco (Archivo/ Guardar Como), para poder realizar cualquier acción sobre el mismo (modificarlo, imprimirlo, etc.). Si existe un fichero Excel donde figura el listado de los artículos a los que debe ofertar el proveedor, deberá ser modificado para anexarlo posteriormente a la oferta presentada por el Oferente.
En la pestaña Datos de Posición podrían encontrarse un resúmen de la/s posición/es incluídas con descripción del producto, cantidades, precios, etc.
4. PREPARACIÓN DE LAS OFERTAS Cuando se pretenda preparar la oferta (antes de la fecha límite de presentación de ofertas publicada por Repsol YPF en su Petición), debe pulsar en “Crear”. A continuación aparecerá un mensaje de seguridad legal diciendo que usted acepta las condiciones de la herramienta. Hacer clic en “Aceptar” En la pestaña Atributos deberá completar según lo solicitado (en caso de ser una entrada obligatoria, sino es opcional) En la pestaña “Mis Observaciones” puede añadir un texto (Notas del licitante) que quiera escribir a Repsol YPF, o añadir cualquier documento que
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considere oportuno. A través de este mecanismo debe anexarse un documento que contenga en detalle la Oferta del proveedor. IMPORTANTE: A través del botón “Examinar” se ubica el documento previamente elaborado con el detalle de la Oferta. Una vez que en “Vía de ” ya se visualice el nombre del archivo escogido, debemos pulsar sobre “Añadir” (es fundamental para poder adjuntar el documento). Algunos archivos enviados por su parte pueden que no lleguen correctamente al Comprador si no se siguen las siguientes recomendaciones: • •
•
Nombre del archivo: Nombre sin acentos, ni eñes, Situación del archivo en el PC del Proveedor: Que al anexarlo se encuentre cerrado. Revisar que el Documento se ha adjuntado correctamente abriéndolo directamente desde la aplicación.
Puede salvar su oferta, para seguir trabajando en ella posteriormente, pulsando “Retener”. Para posteriormente recuperarla, deberá buscarla en “Crear Oferta”. Allí podrá seleccionar la/s oferta/s retenida/s .Pulsando sobre “Modificar”, podrá continuar trabajando en ella.
5. PRESENTACIÓN DE OFERTAS Cuando la oferta ya está creada, pulsar “Emitir”. Aparece mensaje de “Oferta XXX ha sido enviada”.
NOTA: mientras no se haya alcanzado la fecha de cierre podrá modificar la misma cuantas veces lo desee (salvo que el comprador haya indicado lo contrario).
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6.MODIFICACION DE DATOS DEL PROVEEDOR.
En caso de variación de los siguientes datos del Proveedor: • Nombre Social de la Empresa. • Cambio de CUIT. • Direccion de la Empresa. • Persona de o. • Correo electronico. • Telefono. Por favor, rogamos notifiquen los anteriores datos a su persona (Comprador de Repsol YPF) de o.
Si tiene alguna duda o incidencia durante la utilización de este sistema , se puede dirigir a: - Argentina:
Tel: 0810-333-1234
e-mail:
[email protected]
- Bolivia:
Tel: +591 3-338-4160
e-mail:
[email protected]
- España:
Tel: +34 901-101520
e-mail:
[email protected]
- Portugal:
Tel: + 351 213 119 148
e-mail:
[email protected]
- Venezuela:
Tel: +58 281-262-5997
e-mail:
[email protected]
- Perú:
Tel: +51-1-5172040
e-mail:
[email protected]
-Ecuador:
Tel +593-22-976610
e-mail:
[email protected]
NOTA: La actualización de los datos por parte del Proveedor es necesaria para la correcta recepción de concursos, por parte del sistema SAP SRM.
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