Sop Pengendalian Dokumen 3t2s6f
This document was ed by and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this report form. Report r6l17
Overview 4q3b3c
& View Sop Pengendalian Dokumen as PDF for free.
More details 26j3b
- Words: 3,644
- Pages: 14
PROSEDUR PROSEDUR MUTU MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN
No.Dokumen : LGITIN(II)/MR-002-12
Tim Pembuat.Revisi.Pencabutan
DCC 27.03.2002
Tanggal Pembuatan No.Revisi
12
Tim Penyusun
ISO Team
Pembuat
Persetujuan
Pengesahan
Staff QMS Lilik Setiyawan
GM. Quality Assurance Soon Ho. Park
Management Representative Soon Ho Park
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : i
Catatan Perubahan Tanggal Status Revisi
Isi Perubahan
No. Revisi
Referensi
Pembuat Persetujuan Pengesahan
02 19.05.05
05
1.Penggabungan Dokumen untuk Prosedur Kualitas dan Lingkungan. 2.Menghilangkan uraian B pada sistem penomoran.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
03 14.06.05
06
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
04 20.02.06
07
1.Distribusi dokumen dilakukan melalui fasilitas ISO Web-site dgn status tidak terkendali, 2.Setiap Dok. Yang telah disahkan akan diberi stempel original. 1.Prosedur hanya berlaku untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, 2. Bentuk distribusi dokumen terkendali dilakukan dgn menggunakan e-mail, CD atau bentuk copy lainnya. 3. Penambahan penjelasan untuk Format Penomoran Dokumen khusus untuk W/I atau Acceptance Criteria.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
05 15.11.06
08
Unggul
06 20.11.08
09
1. Original Eksternal Dokumen atau dokumen pendukung bagi proses LGITIN, disimpan dan dipelihara oleh DCC sebagai dokumen Original dengan bentuk distribusi melalui Hard Copy. 2. Identitas dokumen eksternal atau pendukung menggunakan identitas aslinya. 3. Status dokumen pada ISO Web-site dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali 4. Perubahan nama Section MNT(Maintenance) menjadi ESH (Energy Environment Safety & Health) 5. Penambahan kode untuk Section LIPS (LCD Integrated Power Supply) 6. Penambahan point 7.7. Sistem Penulisan Dokumen Revisi 1. Kepala Departemen menjamin dok. terpelihara dg baik dan dg menunjuk Keyman ISO sebagai mediator. 2. Dokumen yang dikirim ke Supplier mrpkn dok. tidak terkendali (Uncontrolled) 3. Distribusi dokumen melalui Web site ISO => Level I-III 4. Distribusi dokumen ke eksternal (khususnya ke supplier) berupa drawing dikirimkan melalui email atau hard copy dengan dibubuhi stempel “uncontrolled” 5. Penambahan lampiran Matrik Distribusi Dokumen
07
15.04.09
10
1.Mengubah dari ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008
Wahyu S.H.Park S.H.Park
08
17.06.09
11
1. Memasukkan Pengendalian Dokumen dalam bentuk Softcopy pada Flowchart.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
09
16.10.09
12
1. Memisahkan bentuk Pengendalian terhadap dokumen Internal dan Eksternal. 2. Menambahkan Flowchart untuk pengendalian dokumen eksternal.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
Wahyu R S.H. Park S.H. Park
REMARKS: CONTROLLED NO.
S.H. Park S.H. Park
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : ii
Daftar Isi Catatan Perubahan …………………………………………………….. i Daftar Isi
…………………………………………………………….. ii
1. Tujuan …………………………………………………………………….. 1-11 2. Ruang Lingkup …………………………………………………………….. 1-11 3. Referensi
…………………………………………………………….. 1-11
4. Definisi …………………………………………………………………….. 1-11 5. Hal Khusus
…………………………………………………………….. 1-11
6. Wewenang dan Tanggung Jawab
…………………………………….. 2-11
7. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen Internal ….………….. 2-11 8. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen eksternal ……………..5-11 9. Dokumen Terkait 10. Flow Chart
.…………………………………………………….. 6-11
.…………………………………………………………….. 7-11
11. Lampiran Matrik Distribusi Dokumen…………………………………….11-11
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 1/11
1.0 Tujuan: Tujuan prosedur pengendalian dokumen, adalah untuk mengatur proses-proses yang berkaitan dengan perencanaan, pembuatan, pengesahan, penerbitan, penyimpanan dan pendistribusian dokumen agar dapat menjamin ketersediaan dokumen yang sah dan relevan di area yang membutuhkan, untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku bagi pengendalian seluruh dokumen yang diperlukan dan digunakan untuk melaksanakan proses-proses Sistem Manajemen Mutu di seluruh aktifitas perusahaan. 3.0 Referensi: QMS ISO 9001:2008 clause 4.2.3 Quality Manual section 4.2.3 4.0 4.1 4.2 4.3
Definisi: Originator, adalah Pemrakarsa / Pembuat Dokumen Original / Asli, Original Dokumen, adalah Dokumen Asli, Dokumen terkendali, adalah merupakan salinan dokumen asli yang ditandai dengan stempel Copy basah dan harus ditarik apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), 4.4 Dokumen Internal, adalah Dokumen yang berasal / memakai nomor PT. LG Innotek Indonesia. 4.5 Dokumen tidak terkendali, adalah salinan dokumen asli yang tidak ditandai dengan stempel Copy, namun diberi identitas tersendiri ( Uncontrolled) dan DCC tidak berkewajiban untuk menarik kembali apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), khususnya untuk dokumen yang dikirimkan ke supplier 4.6 Obsolute, adalah dokumen kadaluarsa atau dokumen yang sudah tidak berlaku, 4.7TECN (Temporary Engineering Change Notice), adalah dokumen khusus yang bersifat sementara dan digunakan apabila terjadi perubahan-perubahan yang bersifat sementara pada 4M, 4.8 ECO, adalah informasi perubahan spesifik produk yang berasal dari R&D Korea, mengenai perubahan spesifikasi adjusting maupun material pada produk yang akan diproduksi di PT. LG Innotek Indonesia, 4.9 Eksternal Dokumen atau dokumen pembantu, adalah dokumen-dokumen yang bersumber dari luar PT.LG Innotek Indonesia dan dipakai sebagai standar atau referensi bagi perusahaan. 5.0 Hal Khusus: 5.1 TECN, merupakan dokumen khusus yang bersifat sementara yang dapat dipergunakan apabila terjadi perubahan-perubahan sementara pada 4M dan atau spesifikasi yang berpengaruh terhadap kualitas produk. TECN dibuat untuk menghindari revisi yang terlalu banyak pada dokumen terkait. 5.2 Eksternal Dokumen harus disimpan dan dipelihara di DCC sebagai Dokumen Original dan dapat tetap menggunakan identitas aslinya dan dibubuhi stempel Original sebelum dibuatkan salinannya. 5.3 Dokumen perubahan spesifikasi adjusting atau perubahan pada material produk dibuat dalam bentuk ECO yang diperoleh dari R&D Korea. 5.4 Apabila ada perubahan pada Petunjuk Kerja dan menurut R&D tidak berpengaruh terhadap nilai spesifikasi produk, maka pada dokumen tersebut tidak diberlakukan status revisi dokumen, tetapi cukup dibuatkan permintaan perubahan dokumen untuk Petunjuk Kerja tersebut, hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya status revisi dokumen. 5.5 Dokumen tidak mengalami revisi dokumen, apabila perubahan tersebut tidak merubah dari isi dokumen yang dimaksud.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 2/11
6.0 Wewenang dan Tanggung Jawab : 6.1 Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur terdokumentasi mengenai Pengendalian Dokumen. 6.2 Setiap Kepala Departemen bertanggung jawab untuk mengidentifikasi Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu , serta menjamin semua dokumen terpelihara dengan baik. 6.3 Bagian Quality Manajemen System dan DCC bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan semua dokumen original dalam bentuk soft copy dan hard copy yang disimpan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 7.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Internal 7.1 Perencanaan, Pembuatan dan Pengesahan Dokumen Internal 7.1.1 President Direktur dan Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap penyusunan Quality Manual. 7.1.2 Setiap Kepala Departemen/Bagian, bertanggung jawab terhadap pembuatan Prosedurprosedur Mutu yang berkaitan dengan proses-proses yang diterapkan pada departemen masing-masing. 7.1.3 Pembuatan / revisi dokumen harus dilakukan oleh personel dengan jabatan minimal Staff atau oleh personel yang ditunjuk dengan persetujuan Quality Management Representative. 7.1.4 Quality Manual harus mendapatkan pengesahan / persetujuan President Direktur, kecuali untuk Prosedur Mutu, SOP, Petunjuk Kerja dan spesifikasi, cukup mendapatkan pengesahan Quality Management Representative. 7.1.5 Setiap dokumen yang telah mendapatkan pengesahan dari President Direktur atau Quality Management Representative, akan diberikan identitas berupa stempel/tanda Original. 7.1.6 TECN yang terkait dengan perubahan 4M dan atau perubahan spesifikasi produk, dikeluarkan oleh Departemen terkait dengan perubahan yang dimaksud. 7.1.7 Pada Pembuatan Dokumen Quality, Prosedur Mutu, dan SOP, isi dari Dokumen tersebut minimal meliputi : Catatan Perubahan, Daftar Isi, Tujuan, Ruang Lingkup, referensi, definisi, Hal Khusus (jika ada), Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Pelaksanaan, Dokumen terkait dan Flow Chart dari prosedur yang dimaksud. 7.2 Tinjauan dan Revisi Dokumen Internal 7.2.1 Tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu dilakukan minimal satu tahun satu kali. Quality Management Representative, bertanggung jawab melakukan tinjauan Quality Manual dan Prosedur Mutu, Kepala Departemen bertanggung jawab terhadap SOP atau Petunjuk Kerja dan Form atau Checksheet yang diterapkan di masingmasing Departemen/Bagian. 7.2.2 DCC akan mengeluarkan Permintaan Peninjauan kembali penggunaan dokumen pada setiap Departemen setiap minimal satu tahun satu kali. 7.2.3 Revisi atau perubahan hanya dapat dilakukan setelah dilakukan tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu serta harus mendapatkan persetujuan Quality Management Representative. 7.2.4 Dokumen baru dan dokumen revisi hanya dapat dimasukan kedalam bentuk file soft copy oleh bagian Management System dan DCC atau oleh personel yang ditunjuk oleh Management Representative (QMR). 7.2.5 Apabila ada perubahan 4M dan atau perubahan spesifik produk yang bersifat sementara, maka Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut dapat mengeluarkan TECN sebagai dokumen sementara sebelum Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja dibuat oleh Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 3/11
7.3 Dokumen Kadaluarsa 7.3.1 Dokumen Original akan diberi tanda “OBSOLETE”, apabila telah dilakukan revisi atau perubahan dan telah diterbitkan dokumen perubahannya. 7.3.2 Master dokumen kadaluarsa harus disimpan oleh DCC sebagai arsip perusahaan. 7.4 Pencabutan Dokumen Internal 7.4.1 Pencabutan dokumen dapat dilakukan apabila dokumen yang dimaksud sudah tidak relevan untuk digunakan kembali oleh departemen yang mempergunakan dokumen yang dimaksud. 7.4.2 Pencabutan Dokumen dapat dilaksanakan apabila telah disetujui oleh Kepala Departemen dan disahkan oleh Quality Management Representative (QMR). 7.5 Distribusi Salinan Dokumen Internal 7.5.1 Original Dokumen untuk Level I ~ IV, terkecuali dokumen eksternal, disimpan oleh DCC di dalam sebuah penyimpanan data (Server) dengan bentuk Soft Copy (file elektronik) dan bentuk distribusi dokumen yang dilakukan, adalah melalui fasilitas ISO web-site. (http://156.147.170.9) untuk Dokumen level I, level II, Level III khusus SOP (Standard Operational Prosedur), sedangkan penyimpanan dokumen eksternal (dokumen pembantu) didistribusikan dalam bentuk Hard Copy, kecuali dokumen drawing yang dikirimkan ke supplier bisa melalui soft copy (email) atau hard copy dengan dibubuhi stempel Uncontrolled. 7.5.2 Seluruh bentuk distribusi dokumen yang dilakukan melalui fasilitas ISO Web-Site ataupun Hard Copy yang telah disetujui oleh QMR, dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali. 7.5.3 Permintaan salinan Original Dokumen (Quality Manual, Prosedur Mutu, SOP dan Work Instruction serta Dokumen Pembantu) yang terkendali dalam bentuk Soft Copy atau Hard Copy, tidak dapat diberikan kepada Departemen/Bagian tanpa persetujuan dari DCC dan atau Quality Management Representative. 7.5.4 Dokumen kadaluarsa disimpan dalam bentuk aslinya dan disimpan oleh DCC sebagai keperluan arsip. 7.5.5 Setiap Bagian atau setiap karyawan dapat melakukan copy pada seluruh dokumen yang telah didistribusikan pada fasilitas ISO Web-site dan dokumen yang dimaksud dinyatakan sebagai dokumen tidak terkendali. 7.5.6 Apabila suatu Departemen/Bagian merasa perlu memiliki salinan Original Dokumen dalam bentuk Hard Copy, maka DCC dapat mendistribusikan dokumen yang dimaksud dengan membubuhi stempel copy basah dan berdasarkan kode kendali dokumen. 7.5.7 Setiap kali DCC melakukan distribusi dokumen baru, maka harus dipastikan copy dokumen lama yang telah didistribusikan ditarik kembali untuk menghindari salah penggunaan dokumen. 7.5.8 Untuk memudahkan identifikasi catatan perubahan, distribusi ataupun pencabutan dokumen, maka DCC akan menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan hal tersebut pada sebuah matrik salinan dokumen & matrik distribusi dokumen . 7.6 Sistem Penomoran Dokumen Internal Format Penomoran Dokumen pada Quality Manual/Quality Procedure/SOP/Form atau Checksheet
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 4/11
Format penomoran dokumen khusus pada W/I (Work Instruction) atau Acceptance Criteria dapat berupa Format Penomoran Dokumen seperti pada SOP,namun dapat pula Format Penomoran Dokumen digunakan hanya pada halaman sampul atau cover, dengan nomor revisi yang ditulis adalah nomor revisi terakhir dari perubahan isi W/I terakhir, sedangkan pada halaman isi, identifikasi nomor dan tanggal revisi dibuat atau dicantumkan pada kolom khusus. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui aktual isi W/I yang telah mengalami revisi. Kode Kendali Dokumen Internal Keterangan : Kode Kendali 1 2 3 4 4.1 4.2 4.3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Dept/Sect Code Pres Dir MR QA PTU C/M D/C M/L PPC W/H OSP ENG EXIM HRD PCH MKT ESH GA IT MIT Acct TFT PWR
Description President Director Management Representative Quality Assurance Production Tuner Chipmount Discrete Mainline Production Planning Control Warehouse Outsource Production Engineering Export Import Human Resource Development Purchasing Marketing Energy Environment Safety & Health General Affair Information Technology Innovation ing Task Force Team Production Power
Kode Dokumen Level
Deskripsi
LGITIN(I)
Pedoman Mutu
LGITIN(II)
Prosedur Mutu
LGITIN(III)
Instruksi Kerja/SOP
LGITIN(IV)
Form/Check Sheet
7.7. Sistem Penulisan Revisi Dokumen Internal Untuk memudahkan identifikasi isi dokumen yang telah mengalami revisi, maka Isi dari dokumen yang telah direvisi ditulis menggunakan huruf cetak miring (italic). Jika terjadi revisi total pada dokumen yang bersangkutan, maka cukup judulnya saja yang menggunakan cetak miring. Dokumen tidak dianggap telah mengalami revisi jika dokumen tersebut tidak mengalami perubahan isi dan arti. QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 5/11
8.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eksternal 8.1 Prosedur Pengendalian Hard Copy Dokumen Eksternal di Internal LGITIN. 8.1.1 PIC Dokumen (R&D) print dokumen, kemudian dokumen diserahkan ke R&D. 8.1.2 R&D kirimkan dokumen ke DCC. 8.1.3 Khusus untuk Dokumen Chipmount dan Hopper (Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M assy dan BOM) harus di kirimkan ke Chipmount dulu, untuk dilakukan verifikasi dan approval. Setelah di approval baru di serahkan ke bagian DCC. 8.1.4 DCC menerima dokumen & Menuliskan Tanggal penerimaan dokumen pada pojok kanan atas dokumen. 8.1.5 DCC menginput dokumen pada List Distribusi dokumen, kemudian dokumen di beri stempel original. 8.1.6 Dokumen original di foto kopi sesuai kebutuhan dan diberi stempel copy. 8.1.7 Telepon dan kirim lewat email ke PIC yang terkait dengan dokumen. 8.1.8 Distribusikan ke PIC terkait. Detail cara pendistribusian sebagai berikut: a. Untuk dokumen Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M Assy dan BOM) di distribusikan ke Chipmount dan hopper. b. Untuk Dokument PCB Assy, Chipmount Assy, & BOM didistribusikan ke PIC Discrete, Hospital & LQA. c. Untuk Dokument Work Instruction Mainline di distribusikan ke PIC Mainline. d. Specification Customer dan Adjusting Assy di distribusikan ke OQA, RQA & Mainline. e. Untuk Mechanical Drawing di distribusikan ke IQA. 8.1.9 Untuk Dokumen Eksternal bukan New Model / Revisi dokumen dilakukan penarikan terhadap dokumen copy yang obsolete. 8.1.10 Mengisi Matriks distribusi dokumen pada masing-masing blok. 8.1.11 Menginput dokumen pada list kelengkapan dokumen. 8.1.12 Menarik dokumen Original Obsolete. 8.1.13 Dokumen Original yang telah obsolete di beri stempel Obsolete. 8.1.14 Dokumen Original disimpan kedalam bantex yang sesuai. 8.2 Prosedur Pengendalian Hard Copy dokumen Eksternal untuk didistriusikan ke Subcontractor. 8.2.1 Subcontractor request dokumen ke LGITIN lewat OSP. 8.2.2 OSP request dokumen ke bagian DCC. 8.2.3 Apabila dokumen yang di request adalah dokumen revisi maka 8.2.3.1 DCC melakukan pengecekan terhadap revisi terbaru. 8.2.3.2 Apabila revisi terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor maka DCC konfirmasi ke OSP kalau dokumen terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor dan tidak mengalami perubahan lagi. 8.2.3.3 OSP konfirmasi ke Subcontractor kalau dokumen revisi terbaru pernah / telah di distribusikan. Jika subcontractor meminta di fotocopi kan dokumen maka DCC harus memfotokopikan. 8.2.4 DCC mengopi dokumen original sesuai dengan yang dibutuhkan. 8.2.5 DCC input dokumen copy di List Distribusi Dokumen Subcontractor. 8.2.6 Copy dokumen diberi stempel Copy. 8.2.7 Copy dokumen di distribusikan ke bagian OSP. 8.2.8 Mengisi matriks distribusi dokumen. 8.2.9 Copy dokumen di kirimkan oleh bagian OSP ke subcontractor.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 6/11
8.3 Prosedur Pengendalian Softcopy Mechanical Drawing 8.3.1 PIC R&D kirim softcopy mechanical drawing lewat email ke DCC. 8.3.2 DCC menerima Softcopy mechanical drawing, kemudian softcopy Mechanical Drawing diberi Stempel Original dan Uncontrolled. 8.3.3 Softcopy mechanical Drawing diubah dalam bentuk PDF. 8.3.4 Softcopy mechanical Drawing di input dalam list Distribusi Softcopy Mechanical Drawing dan di simpan di computer DCC. 8.3.5 Softcopy Mechanical Drawing yang sudah diStempel dan dalam format PDF, di reply (kirim balik) ke PIC R&D. 8.3.6 PIC R&D melakukan pengecekan kesesuaian softcopy mechanical drawing tersebut. 8.3.7 Apabila sesuai maka softcopy mechanical drawing dikirimkan ke PIC Purchasing. 8.3.8 PIC Purchasing mengirimkan softcopy mechanical drawing tersebut ke Vendor / Supplier. 9.0 Dokumen terkait LGITIN(IV)/MR-015 LGITIN(IV)/MR-003 LGITIN(IV)/MR-005 LGITIN(IV)/MR-029
QMS ISO 9001:2008
Form TECN (Temporary Engineering Change Notice) Form Permintaan Pembuatan/Perubahan Dokumen Matrik Salinan Distribusi Dokumen Form Permohonan Pencabutan Dokumen
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 7/11
10.0 Flow Chart Pengendalian Dokumen Internal Diagram Alir
Tanggung Jawab
Dokumen Terkait
Mulai
Form Permintaan pembuatan/ Perubahan dokumen
Pembuatan Draft Dokumen
Originator
Draft Dokumen No
Kepala Dept
Pemeriksaan
Yes
Identifikasi dan penomoran
DCC
Daftar dan Status Revisi Dokumen
No
Management Representative
Persetujuan
Softcopy
Hardcopy
DCC
Soft Copy Dokumen Revisi Baru diberi Stempel Original & Uncontrolled dalam bentuk PDF
Soft Copy Dokumen Revisi Baru diberi Stempel Original
Hard Copy Dokumen Revisi Baru Stempel Original
DCC
Softcopy Dokumen Revisi Baru PDF disimpan di Folder Uncontrolled Tiaptiap Departemen
Soft Copy Dokumen Revisi Lama dipindah ke Folder Obsolote
Hard Copy Dokumen Revisi lama Stempel Obsolote
Softcopy PDF di di Web ISO http://
Soft Copy Dokumen Revisi Baru disimpan di Folder Tiap-tiap Departemen
Hard Copy Dokumen Revisi Baru di simpan di Bantex tiap-tiap Departemen
DCC
DCC
156.147.170.9
Distribusi Softcopy menggunakan Web ISO
http://156.147.170.9
DCC
Distribusi Hardcopy ke Departemen Pembuat dengan Stempel Copy
Distribusi Salinan Dokumen ( Matrik Distribusi Dokumen)
Daftar dan Status Revisi Dokumen
Dokumentasi
Selesai
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 8/11
10.1 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal di LG ITIN Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC R&D
PIC Print Dokumen
R&D
Dokumen serahkan ke R&D
R&D
R&D distribusikan dokumen ke DCC
DCC
DCC terima Dokumen
DCC
Menulis Tanggal Penerimaan pada Pojok kanan atas dokumen
DCC
Menginput Dokumen pada List Distribusi Dokumen
DCC
Dokumen di beri Stempel Original
DCC
Foto Copy dokumen Original sesuai kebutuhan
DCC
Dokumen fotocopy diberi Stempel Copy
DCC
Telepon & Kirim lewat email untuk pemberitahuan revisi / New dokumen ke PIC Terkait
DCC
Berikan / distribusikan ke PIC terkait No
New Model ?
Dok. Eksternal Dok. Eksternal & Form serah terima Dok.
List Distribusi Dokumen
Yes
DCC
Menarik copy dokumen yang Obsolete
Mengisi Matriks Distribusi Dokumen sesuai Departemen
DCC
Mengisi Matriks Distribusi Dokumen sesuai Departemen
Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel
DCC
Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel
Dokumen Original dimasukkan ke bantex yang sesuai.
DCC
Menarik Dokumen Original Obsolete
DCC
Dokumen Original Obsolete di beri Stempel Obsolete
DCC
Dokumen Original dimasukkan ke bantex yang sesuai.
Matriks Distribusi Dokumen List Kelengkapan Dokumen
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 9/11
10.2 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal ke Subcontractor (Hard Copy) Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
Subcont.
Subcon request dokumen
OSP.
Dok. Eksternal & Form serah terima Dok.
OSP request dokumen ke DCC New Model? No
DCC.
Yes
Revisi terbaru pernah di distribusikan?
No
Konfirmasikan ke OSP kalau dokumen tidak ada revisi dan sudah di distribusikan
Yes
DCC.
DCC copy original dokumen sesuai yang dibutuhkan
DCC.
Copy dokumen di beri Stempel Copy
DCC.
Input di List Distribusi Dokumen Subcontractor
DCC.
Copy dokumen di distribusikan ke OSP
OSP Konfirmasi ke Subcontractor Yes
OSP.
Mengisi matriks distribusi dokumen
OSP.
Copy Document dikirimkan ke Subcont.
OSP. OSP.
Subcontractor Request lagi?
List Distribusi Dokumen Subcontractor
Matriks Distribusi Dokumen
OSP tarik copy dokumen Obsolete Document Obsolete kirim ke DCC No End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 10/11
10.3 Flow Chart Pengendalian Dokumen Softcopy Mechanical Drawing ke Vendor Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC Doc. R&D
Softcopy Mechanical Drawing
OSP.
DCC menerima Softcopy Mechanical Drawing
DCC.
Soft copy Mechanical Drawing di beri Stempel Original & Uncontrolled
DCC.
Soft copy mechanical drawing di PDF kan
DCC.
Input di List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing
DCC.
Soft copy mechanical drawing simpan di komputer DCC
DCC.
Soft copy mechanical drawing PDF dikirimkan kembali (Reply) ke PIC terkait (R&D)
PIC Doc. R&D
Softcopy Mechanical Drawing
PIC kirim softcopy Mechanical Drawing ke DCC lewat email
Softcopy Mechanical Drawing
No
Softcopy Mechanical Drawing PDF. List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing Softcopy Mechanical Drawing PDF. Matriks Distribusi Dokumen
PIC R&D Checking dokumen? Yes
OSP.
OSP.
Softcopy PDF Mechanical drawing kirim ke PIC Purchasing PIC Purchasing kirim Softcopy PDF Mechanical drawing ke Vendor
Softcopy Mechanical Drawing PDF. Softcopy Mechanical Drawing PDF.
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
11. Matrik Distribusi Dokumen Internal
MATRIKS DISTRIBUSI DOKUMEN QMS ISO 9001:2008
PENERIMA DOKUMEN / DISTRIBUSI DOKUMEN
PT. LG INNOTEK INDONESIA
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
Hal : 11/11
PENGENDALIAN DOKUMEN
No.Dokumen : LGITIN(II)/MR-002-12
Tim Pembuat.Revisi.Pencabutan
DCC 27.03.2002
Tanggal Pembuatan No.Revisi
12
Tim Penyusun
ISO Team
Pembuat
Persetujuan
Pengesahan
Staff QMS Lilik Setiyawan
GM. Quality Assurance Soon Ho. Park
Management Representative Soon Ho Park
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : i
Catatan Perubahan Tanggal Status Revisi
Isi Perubahan
No. Revisi
Referensi
Pembuat Persetujuan Pengesahan
02 19.05.05
05
1.Penggabungan Dokumen untuk Prosedur Kualitas dan Lingkungan. 2.Menghilangkan uraian B pada sistem penomoran.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
03 14.06.05
06
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
04 20.02.06
07
1.Distribusi dokumen dilakukan melalui fasilitas ISO Web-site dgn status tidak terkendali, 2.Setiap Dok. Yang telah disahkan akan diberi stempel original. 1.Prosedur hanya berlaku untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, 2. Bentuk distribusi dokumen terkendali dilakukan dgn menggunakan e-mail, CD atau bentuk copy lainnya. 3. Penambahan penjelasan untuk Format Penomoran Dokumen khusus untuk W/I atau Acceptance Criteria.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
05 15.11.06
08
Unggul
06 20.11.08
09
1. Original Eksternal Dokumen atau dokumen pendukung bagi proses LGITIN, disimpan dan dipelihara oleh DCC sebagai dokumen Original dengan bentuk distribusi melalui Hard Copy. 2. Identitas dokumen eksternal atau pendukung menggunakan identitas aslinya. 3. Status dokumen pada ISO Web-site dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali 4. Perubahan nama Section MNT(Maintenance) menjadi ESH (Energy Environment Safety & Health) 5. Penambahan kode untuk Section LIPS (LCD Integrated Power Supply) 6. Penambahan point 7.7. Sistem Penulisan Dokumen Revisi 1. Kepala Departemen menjamin dok. terpelihara dg baik dan dg menunjuk Keyman ISO sebagai mediator. 2. Dokumen yang dikirim ke Supplier mrpkn dok. tidak terkendali (Uncontrolled) 3. Distribusi dokumen melalui Web site ISO => Level I-III 4. Distribusi dokumen ke eksternal (khususnya ke supplier) berupa drawing dikirimkan melalui email atau hard copy dengan dibubuhi stempel “uncontrolled” 5. Penambahan lampiran Matrik Distribusi Dokumen
07
15.04.09
10
1.Mengubah dari ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008
Wahyu S.H.Park S.H.Park
08
17.06.09
11
1. Memasukkan Pengendalian Dokumen dalam bentuk Softcopy pada Flowchart.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
09
16.10.09
12
1. Memisahkan bentuk Pengendalian terhadap dokumen Internal dan Eksternal. 2. Menambahkan Flowchart untuk pengendalian dokumen eksternal.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
Wahyu R S.H. Park S.H. Park
REMARKS: CONTROLLED NO.
S.H. Park S.H. Park
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : ii
Daftar Isi Catatan Perubahan …………………………………………………….. i Daftar Isi
…………………………………………………………….. ii
1. Tujuan …………………………………………………………………….. 1-11 2. Ruang Lingkup …………………………………………………………….. 1-11 3. Referensi
…………………………………………………………….. 1-11
4. Definisi …………………………………………………………………….. 1-11 5. Hal Khusus
…………………………………………………………….. 1-11
6. Wewenang dan Tanggung Jawab
…………………………………….. 2-11
7. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen Internal ….………….. 2-11 8. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen eksternal ……………..5-11 9. Dokumen Terkait 10. Flow Chart
.…………………………………………………….. 6-11
.…………………………………………………………….. 7-11
11. Lampiran Matrik Distribusi Dokumen…………………………………….11-11
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 1/11
1.0 Tujuan: Tujuan prosedur pengendalian dokumen, adalah untuk mengatur proses-proses yang berkaitan dengan perencanaan, pembuatan, pengesahan, penerbitan, penyimpanan dan pendistribusian dokumen agar dapat menjamin ketersediaan dokumen yang sah dan relevan di area yang membutuhkan, untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku bagi pengendalian seluruh dokumen yang diperlukan dan digunakan untuk melaksanakan proses-proses Sistem Manajemen Mutu di seluruh aktifitas perusahaan. 3.0 Referensi: QMS ISO 9001:2008 clause 4.2.3 Quality Manual section 4.2.3 4.0 4.1 4.2 4.3
Definisi: Originator, adalah Pemrakarsa / Pembuat Dokumen Original / Asli, Original Dokumen, adalah Dokumen Asli, Dokumen terkendali, adalah merupakan salinan dokumen asli yang ditandai dengan stempel Copy basah dan harus ditarik apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), 4.4 Dokumen Internal, adalah Dokumen yang berasal / memakai nomor PT. LG Innotek Indonesia. 4.5 Dokumen tidak terkendali, adalah salinan dokumen asli yang tidak ditandai dengan stempel Copy, namun diberi identitas tersendiri ( Uncontrolled) dan DCC tidak berkewajiban untuk menarik kembali apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), khususnya untuk dokumen yang dikirimkan ke supplier 4.6 Obsolute, adalah dokumen kadaluarsa atau dokumen yang sudah tidak berlaku, 4.7TECN (Temporary Engineering Change Notice), adalah dokumen khusus yang bersifat sementara dan digunakan apabila terjadi perubahan-perubahan yang bersifat sementara pada 4M, 4.8 ECO, adalah informasi perubahan spesifik produk yang berasal dari R&D Korea, mengenai perubahan spesifikasi adjusting maupun material pada produk yang akan diproduksi di PT. LG Innotek Indonesia, 4.9 Eksternal Dokumen atau dokumen pembantu, adalah dokumen-dokumen yang bersumber dari luar PT.LG Innotek Indonesia dan dipakai sebagai standar atau referensi bagi perusahaan. 5.0 Hal Khusus: 5.1 TECN, merupakan dokumen khusus yang bersifat sementara yang dapat dipergunakan apabila terjadi perubahan-perubahan sementara pada 4M dan atau spesifikasi yang berpengaruh terhadap kualitas produk. TECN dibuat untuk menghindari revisi yang terlalu banyak pada dokumen terkait. 5.2 Eksternal Dokumen harus disimpan dan dipelihara di DCC sebagai Dokumen Original dan dapat tetap menggunakan identitas aslinya dan dibubuhi stempel Original sebelum dibuatkan salinannya. 5.3 Dokumen perubahan spesifikasi adjusting atau perubahan pada material produk dibuat dalam bentuk ECO yang diperoleh dari R&D Korea. 5.4 Apabila ada perubahan pada Petunjuk Kerja dan menurut R&D tidak berpengaruh terhadap nilai spesifikasi produk, maka pada dokumen tersebut tidak diberlakukan status revisi dokumen, tetapi cukup dibuatkan permintaan perubahan dokumen untuk Petunjuk Kerja tersebut, hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya status revisi dokumen. 5.5 Dokumen tidak mengalami revisi dokumen, apabila perubahan tersebut tidak merubah dari isi dokumen yang dimaksud.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 2/11
6.0 Wewenang dan Tanggung Jawab : 6.1 Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur terdokumentasi mengenai Pengendalian Dokumen. 6.2 Setiap Kepala Departemen bertanggung jawab untuk mengidentifikasi Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu , serta menjamin semua dokumen terpelihara dengan baik. 6.3 Bagian Quality Manajemen System dan DCC bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan semua dokumen original dalam bentuk soft copy dan hard copy yang disimpan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 7.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Internal 7.1 Perencanaan, Pembuatan dan Pengesahan Dokumen Internal 7.1.1 President Direktur dan Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap penyusunan Quality Manual. 7.1.2 Setiap Kepala Departemen/Bagian, bertanggung jawab terhadap pembuatan Prosedurprosedur Mutu yang berkaitan dengan proses-proses yang diterapkan pada departemen masing-masing. 7.1.3 Pembuatan / revisi dokumen harus dilakukan oleh personel dengan jabatan minimal Staff atau oleh personel yang ditunjuk dengan persetujuan Quality Management Representative. 7.1.4 Quality Manual harus mendapatkan pengesahan / persetujuan President Direktur, kecuali untuk Prosedur Mutu, SOP, Petunjuk Kerja dan spesifikasi, cukup mendapatkan pengesahan Quality Management Representative. 7.1.5 Setiap dokumen yang telah mendapatkan pengesahan dari President Direktur atau Quality Management Representative, akan diberikan identitas berupa stempel/tanda Original. 7.1.6 TECN yang terkait dengan perubahan 4M dan atau perubahan spesifikasi produk, dikeluarkan oleh Departemen terkait dengan perubahan yang dimaksud. 7.1.7 Pada Pembuatan Dokumen Quality, Prosedur Mutu, dan SOP, isi dari Dokumen tersebut minimal meliputi : Catatan Perubahan, Daftar Isi, Tujuan, Ruang Lingkup, referensi, definisi, Hal Khusus (jika ada), Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Pelaksanaan, Dokumen terkait dan Flow Chart dari prosedur yang dimaksud. 7.2 Tinjauan dan Revisi Dokumen Internal 7.2.1 Tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu dilakukan minimal satu tahun satu kali. Quality Management Representative, bertanggung jawab melakukan tinjauan Quality Manual dan Prosedur Mutu, Kepala Departemen bertanggung jawab terhadap SOP atau Petunjuk Kerja dan Form atau Checksheet yang diterapkan di masingmasing Departemen/Bagian. 7.2.2 DCC akan mengeluarkan Permintaan Peninjauan kembali penggunaan dokumen pada setiap Departemen setiap minimal satu tahun satu kali. 7.2.3 Revisi atau perubahan hanya dapat dilakukan setelah dilakukan tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu serta harus mendapatkan persetujuan Quality Management Representative. 7.2.4 Dokumen baru dan dokumen revisi hanya dapat dimasukan kedalam bentuk file soft copy oleh bagian Management System dan DCC atau oleh personel yang ditunjuk oleh Management Representative (QMR). 7.2.5 Apabila ada perubahan 4M dan atau perubahan spesifik produk yang bersifat sementara, maka Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut dapat mengeluarkan TECN sebagai dokumen sementara sebelum Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja dibuat oleh Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 3/11
7.3 Dokumen Kadaluarsa 7.3.1 Dokumen Original akan diberi tanda “OBSOLETE”, apabila telah dilakukan revisi atau perubahan dan telah diterbitkan dokumen perubahannya. 7.3.2 Master dokumen kadaluarsa harus disimpan oleh DCC sebagai arsip perusahaan. 7.4 Pencabutan Dokumen Internal 7.4.1 Pencabutan dokumen dapat dilakukan apabila dokumen yang dimaksud sudah tidak relevan untuk digunakan kembali oleh departemen yang mempergunakan dokumen yang dimaksud. 7.4.2 Pencabutan Dokumen dapat dilaksanakan apabila telah disetujui oleh Kepala Departemen dan disahkan oleh Quality Management Representative (QMR). 7.5 Distribusi Salinan Dokumen Internal 7.5.1 Original Dokumen untuk Level I ~ IV, terkecuali dokumen eksternal, disimpan oleh DCC di dalam sebuah penyimpanan data (Server) dengan bentuk Soft Copy (file elektronik) dan bentuk distribusi dokumen yang dilakukan, adalah melalui fasilitas ISO web-site. (http://156.147.170.9) untuk Dokumen level I, level II, Level III khusus SOP (Standard Operational Prosedur), sedangkan penyimpanan dokumen eksternal (dokumen pembantu) didistribusikan dalam bentuk Hard Copy, kecuali dokumen drawing yang dikirimkan ke supplier bisa melalui soft copy (email) atau hard copy dengan dibubuhi stempel Uncontrolled. 7.5.2 Seluruh bentuk distribusi dokumen yang dilakukan melalui fasilitas ISO Web-Site ataupun Hard Copy yang telah disetujui oleh QMR, dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali. 7.5.3 Permintaan salinan Original Dokumen (Quality Manual, Prosedur Mutu, SOP dan Work Instruction serta Dokumen Pembantu) yang terkendali dalam bentuk Soft Copy atau Hard Copy, tidak dapat diberikan kepada Departemen/Bagian tanpa persetujuan dari DCC dan atau Quality Management Representative. 7.5.4 Dokumen kadaluarsa disimpan dalam bentuk aslinya dan disimpan oleh DCC sebagai keperluan arsip. 7.5.5 Setiap Bagian atau setiap karyawan dapat melakukan copy pada seluruh dokumen yang telah didistribusikan pada fasilitas ISO Web-site dan dokumen yang dimaksud dinyatakan sebagai dokumen tidak terkendali. 7.5.6 Apabila suatu Departemen/Bagian merasa perlu memiliki salinan Original Dokumen dalam bentuk Hard Copy, maka DCC dapat mendistribusikan dokumen yang dimaksud dengan membubuhi stempel copy basah dan berdasarkan kode kendali dokumen. 7.5.7 Setiap kali DCC melakukan distribusi dokumen baru, maka harus dipastikan copy dokumen lama yang telah didistribusikan ditarik kembali untuk menghindari salah penggunaan dokumen. 7.5.8 Untuk memudahkan identifikasi catatan perubahan, distribusi ataupun pencabutan dokumen, maka DCC akan menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan hal tersebut pada sebuah matrik salinan dokumen & matrik distribusi dokumen . 7.6 Sistem Penomoran Dokumen Internal Format Penomoran Dokumen pada Quality Manual/Quality Procedure/SOP/Form atau Checksheet
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 4/11
Format penomoran dokumen khusus pada W/I (Work Instruction) atau Acceptance Criteria dapat berupa Format Penomoran Dokumen seperti pada SOP,namun dapat pula Format Penomoran Dokumen digunakan hanya pada halaman sampul atau cover, dengan nomor revisi yang ditulis adalah nomor revisi terakhir dari perubahan isi W/I terakhir, sedangkan pada halaman isi, identifikasi nomor dan tanggal revisi dibuat atau dicantumkan pada kolom khusus. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui aktual isi W/I yang telah mengalami revisi. Kode Kendali Dokumen Internal Keterangan : Kode Kendali 1 2 3 4 4.1 4.2 4.3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Dept/Sect Code Pres Dir MR QA PTU C/M D/C M/L PPC W/H OSP ENG EXIM HRD PCH MKT ESH GA IT MIT Acct TFT PWR
Description President Director Management Representative Quality Assurance Production Tuner Chipmount Discrete Mainline Production Planning Control Warehouse Outsource Production Engineering Export Import Human Resource Development Purchasing Marketing Energy Environment Safety & Health General Affair Information Technology Innovation ing Task Force Team Production Power
Kode Dokumen Level
Deskripsi
LGITIN(I)
Pedoman Mutu
LGITIN(II)
Prosedur Mutu
LGITIN(III)
Instruksi Kerja/SOP
LGITIN(IV)
Form/Check Sheet
7.7. Sistem Penulisan Revisi Dokumen Internal Untuk memudahkan identifikasi isi dokumen yang telah mengalami revisi, maka Isi dari dokumen yang telah direvisi ditulis menggunakan huruf cetak miring (italic). Jika terjadi revisi total pada dokumen yang bersangkutan, maka cukup judulnya saja yang menggunakan cetak miring. Dokumen tidak dianggap telah mengalami revisi jika dokumen tersebut tidak mengalami perubahan isi dan arti. QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 5/11
8.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eksternal 8.1 Prosedur Pengendalian Hard Copy Dokumen Eksternal di Internal LGITIN. 8.1.1 PIC Dokumen (R&D) print dokumen, kemudian dokumen diserahkan ke R&D. 8.1.2 R&D kirimkan dokumen ke DCC. 8.1.3 Khusus untuk Dokumen Chipmount dan Hopper (Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M assy dan BOM) harus di kirimkan ke Chipmount dulu, untuk dilakukan verifikasi dan approval. Setelah di approval baru di serahkan ke bagian DCC. 8.1.4 DCC menerima dokumen & Menuliskan Tanggal penerimaan dokumen pada pojok kanan atas dokumen. 8.1.5 DCC menginput dokumen pada List Distribusi dokumen, kemudian dokumen di beri stempel original. 8.1.6 Dokumen original di foto kopi sesuai kebutuhan dan diberi stempel copy. 8.1.7 Telepon dan kirim lewat email ke PIC yang terkait dengan dokumen. 8.1.8 Distribusikan ke PIC terkait. Detail cara pendistribusian sebagai berikut: a. Untuk dokumen Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M Assy dan BOM) di distribusikan ke Chipmount dan hopper. b. Untuk Dokument PCB Assy, Chipmount Assy, & BOM didistribusikan ke PIC Discrete, Hospital & LQA. c. Untuk Dokument Work Instruction Mainline di distribusikan ke PIC Mainline. d. Specification Customer dan Adjusting Assy di distribusikan ke OQA, RQA & Mainline. e. Untuk Mechanical Drawing di distribusikan ke IQA. 8.1.9 Untuk Dokumen Eksternal bukan New Model / Revisi dokumen dilakukan penarikan terhadap dokumen copy yang obsolete. 8.1.10 Mengisi Matriks distribusi dokumen pada masing-masing blok. 8.1.11 Menginput dokumen pada list kelengkapan dokumen. 8.1.12 Menarik dokumen Original Obsolete. 8.1.13 Dokumen Original yang telah obsolete di beri stempel Obsolete. 8.1.14 Dokumen Original disimpan kedalam bantex yang sesuai. 8.2 Prosedur Pengendalian Hard Copy dokumen Eksternal untuk didistriusikan ke Subcontractor. 8.2.1 Subcontractor request dokumen ke LGITIN lewat OSP. 8.2.2 OSP request dokumen ke bagian DCC. 8.2.3 Apabila dokumen yang di request adalah dokumen revisi maka 8.2.3.1 DCC melakukan pengecekan terhadap revisi terbaru. 8.2.3.2 Apabila revisi terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor maka DCC konfirmasi ke OSP kalau dokumen terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor dan tidak mengalami perubahan lagi. 8.2.3.3 OSP konfirmasi ke Subcontractor kalau dokumen revisi terbaru pernah / telah di distribusikan. Jika subcontractor meminta di fotocopi kan dokumen maka DCC harus memfotokopikan. 8.2.4 DCC mengopi dokumen original sesuai dengan yang dibutuhkan. 8.2.5 DCC input dokumen copy di List Distribusi Dokumen Subcontractor. 8.2.6 Copy dokumen diberi stempel Copy. 8.2.7 Copy dokumen di distribusikan ke bagian OSP. 8.2.8 Mengisi matriks distribusi dokumen. 8.2.9 Copy dokumen di kirimkan oleh bagian OSP ke subcontractor.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 6/11
8.3 Prosedur Pengendalian Softcopy Mechanical Drawing 8.3.1 PIC R&D kirim softcopy mechanical drawing lewat email ke DCC. 8.3.2 DCC menerima Softcopy mechanical drawing, kemudian softcopy Mechanical Drawing diberi Stempel Original dan Uncontrolled. 8.3.3 Softcopy mechanical Drawing diubah dalam bentuk PDF. 8.3.4 Softcopy mechanical Drawing di input dalam list Distribusi Softcopy Mechanical Drawing dan di simpan di computer DCC. 8.3.5 Softcopy Mechanical Drawing yang sudah diStempel dan dalam format PDF, di reply (kirim balik) ke PIC R&D. 8.3.6 PIC R&D melakukan pengecekan kesesuaian softcopy mechanical drawing tersebut. 8.3.7 Apabila sesuai maka softcopy mechanical drawing dikirimkan ke PIC Purchasing. 8.3.8 PIC Purchasing mengirimkan softcopy mechanical drawing tersebut ke Vendor / Supplier. 9.0 Dokumen terkait LGITIN(IV)/MR-015 LGITIN(IV)/MR-003 LGITIN(IV)/MR-005 LGITIN(IV)/MR-029
QMS ISO 9001:2008
Form TECN (Temporary Engineering Change Notice) Form Permintaan Pembuatan/Perubahan Dokumen Matrik Salinan Distribusi Dokumen Form Permohonan Pencabutan Dokumen
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 7/11
10.0 Flow Chart Pengendalian Dokumen Internal Diagram Alir
Tanggung Jawab
Dokumen Terkait
Mulai
Form Permintaan pembuatan/ Perubahan dokumen
Pembuatan Draft Dokumen
Originator
Draft Dokumen No
Kepala Dept
Pemeriksaan
Yes
Identifikasi dan penomoran
DCC
Daftar dan Status Revisi Dokumen
No
Management Representative
Persetujuan
Softcopy
Hardcopy
DCC
Soft Copy Dokumen Revisi Baru diberi Stempel Original & Uncontrolled dalam bentuk PDF
Soft Copy Dokumen Revisi Baru diberi Stempel Original
Hard Copy Dokumen Revisi Baru Stempel Original
DCC
Softcopy Dokumen Revisi Baru PDF disimpan di Folder Uncontrolled Tiaptiap Departemen
Soft Copy Dokumen Revisi Lama dipindah ke Folder Obsolote
Hard Copy Dokumen Revisi lama Stempel Obsolote
Softcopy PDF di di Web ISO http://
Soft Copy Dokumen Revisi Baru disimpan di Folder Tiap-tiap Departemen
Hard Copy Dokumen Revisi Baru di simpan di Bantex tiap-tiap Departemen
DCC
DCC
156.147.170.9
Distribusi Softcopy menggunakan Web ISO
http://156.147.170.9
DCC
Distribusi Hardcopy ke Departemen Pembuat dengan Stempel Copy
Distribusi Salinan Dokumen ( Matrik Distribusi Dokumen)
Daftar dan Status Revisi Dokumen
Dokumentasi
Selesai
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 8/11
10.1 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal di LG ITIN Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC R&D
PIC Print Dokumen
R&D
Dokumen serahkan ke R&D
R&D
R&D distribusikan dokumen ke DCC
DCC
DCC terima Dokumen
DCC
Menulis Tanggal Penerimaan pada Pojok kanan atas dokumen
DCC
Menginput Dokumen pada List Distribusi Dokumen
DCC
Dokumen di beri Stempel Original
DCC
Foto Copy dokumen Original sesuai kebutuhan
DCC
Dokumen fotocopy diberi Stempel Copy
DCC
Telepon & Kirim lewat email untuk pemberitahuan revisi / New dokumen ke PIC Terkait
DCC
Berikan / distribusikan ke PIC terkait No
New Model ?
Dok. Eksternal Dok. Eksternal & Form serah terima Dok.
List Distribusi Dokumen
Yes
DCC
Menarik copy dokumen yang Obsolete
Mengisi Matriks Distribusi Dokumen sesuai Departemen
DCC
Mengisi Matriks Distribusi Dokumen sesuai Departemen
Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel
DCC
Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel
Dokumen Original dimasukkan ke bantex yang sesuai.
DCC
Menarik Dokumen Original Obsolete
DCC
Dokumen Original Obsolete di beri Stempel Obsolete
DCC
Dokumen Original dimasukkan ke bantex yang sesuai.
Matriks Distribusi Dokumen List Kelengkapan Dokumen
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 9/11
10.2 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal ke Subcontractor (Hard Copy) Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
Subcont.
Subcon request dokumen
OSP.
Dok. Eksternal & Form serah terima Dok.
OSP request dokumen ke DCC New Model? No
DCC.
Yes
Revisi terbaru pernah di distribusikan?
No
Konfirmasikan ke OSP kalau dokumen tidak ada revisi dan sudah di distribusikan
Yes
DCC.
DCC copy original dokumen sesuai yang dibutuhkan
DCC.
Copy dokumen di beri Stempel Copy
DCC.
Input di List Distribusi Dokumen Subcontractor
DCC.
Copy dokumen di distribusikan ke OSP
OSP Konfirmasi ke Subcontractor Yes
OSP.
Mengisi matriks distribusi dokumen
OSP.
Copy Document dikirimkan ke Subcont.
OSP. OSP.
Subcontractor Request lagi?
List Distribusi Dokumen Subcontractor
Matriks Distribusi Dokumen
OSP tarik copy dokumen Obsolete Document Obsolete kirim ke DCC No End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 10/11
10.3 Flow Chart Pengendalian Dokumen Softcopy Mechanical Drawing ke Vendor Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC Doc. R&D
Softcopy Mechanical Drawing
OSP.
DCC menerima Softcopy Mechanical Drawing
DCC.
Soft copy Mechanical Drawing di beri Stempel Original & Uncontrolled
DCC.
Soft copy mechanical drawing di PDF kan
DCC.
Input di List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing
DCC.
Soft copy mechanical drawing simpan di komputer DCC
DCC.
Soft copy mechanical drawing PDF dikirimkan kembali (Reply) ke PIC terkait (R&D)
PIC Doc. R&D
Softcopy Mechanical Drawing
PIC kirim softcopy Mechanical Drawing ke DCC lewat email
Softcopy Mechanical Drawing
No
Softcopy Mechanical Drawing PDF. List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing Softcopy Mechanical Drawing PDF. Matriks Distribusi Dokumen
PIC R&D Checking dokumen? Yes
OSP.
OSP.
Softcopy PDF Mechanical drawing kirim ke PIC Purchasing PIC Purchasing kirim Softcopy PDF Mechanical drawing ke Vendor
Softcopy Mechanical Drawing PDF. Softcopy Mechanical Drawing PDF.
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008 QUALITY PROCEDURE SECTION : 4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12 Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
11. Matrik Distribusi Dokumen Internal
MATRIKS DISTRIBUSI DOKUMEN QMS ISO 9001:2008
PENERIMA DOKUMEN / DISTRIBUSI DOKUMEN
PT. LG INNOTEK INDONESIA
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS: CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
Hal : 11/11
Related Documents 171j1w
2.3.11 Sop Pengendalian Dokumen 1xv1n
October 2020 0
Sop Pengendalian Dokumen 3t2s6f
September 2020 0
Sop Pengendalian Dokumen 3t2s6f
December 2020 0
Sop Pengendalian Dokumen 3t2s6f
January 2021 0
Sop Panduan Pengendalian Dokumen Kebijakan p4d1x
May 2020 27