Protocolo Y Ceremonial.pdf 316e44

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS

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DERECHOS RESERVADOS Ley N' I 37 l4 Art, 78' Derecho de Autor. Partida Registril: N" 0613-96-INDECOPI Lima, 03 de setiembre de 1996. Prohibida 1a reproducción total o parcial sin autorización escrita del autor: Lic. Jorge Isaac Aragón Candia

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PROTOGOLO Y CEREMON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PÚBLIGAS Y PRIVADAS

PRIN'IERA EDICIÓN

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'--\. 1000 ejemplares

Editado por la Universidad de San Ma¡tín de Por¡es Facultad de Ciencias de la Comtrnicación. Turismo y de Psicología. Escuela de Ciencias de la Comunicación. Con auto¡ización del Autor para uso en 1a formación unive¡sila¡ia.

Año de 1998.

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AI SENCICO

A mis Maestros y compañeros de estudios de la Maestria de Relacrones Púbiicas de la Universidad cle San lr4artín de Porres.

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PBOLOGO Camino al nuevo milenio, las Relaciones Públlcas concitan en forma creciente el interés de los estudiosos de los procesos de ¡ntegración humana y de los niveles encargados de tomar decisiones vitales. La razón es que con la participación de esta d¡sciplina se encuentran respuestas adecuadas a la exigencia de acciones relacionales y comunicacionales coherentes, que los públicos les formulan a las organ¡zaciones para dar legitimidad a la gestión estrátegica de las mismas.

Al respecto, profesionales y estudiantes latinoamericanos buscan con empeño bibliografía en idioma español que les sirva de consulta, pero encuentran vacíos por subsanar, particularmente en temas cuya aplicación requiere en el ejercicio cotid¡ano, además de los fundamentos universales, un conocimiento profundo de la realidad e idiosincracia de las jurisdicciones propias. La Confederación lnteramericana de Relaciones Públicas -CONFIARP-, promotora

de una emergente corriente latinoamericana de pensamiento global y real percepción local, aprecia por ello con gran beneplácito sucesivos aportes organizados para enrÍquecer la temática de Ias Relaciones Públicas en el ámbito geográfico de su influencia. A todas esas ¡niciativas les manifiesta la debida consideración. En el caso del Perú, podemos apreciar personalmente el esfuerzo editorial que efectúa Ia Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y de Psicología de la Universidad de San Martín de Porres en un singular aporte al desarrollo de las Relaciones Públicas.

Muestra de tan loable contribución son los I¡bros "Relac¡ones Públicas - Herramienta Básica para la Gestión Empresarial Moderna", "l Foro lberoamericano de Relaciones Públicás" y "Belaciones Públicas, Calidad Total y el Factor Humano", publicados recientemente.

Dado que el ceremonial y el proiocolo tienen un lugar imporiante dentro de esa gestión estratégica mencionada al ¡nicio de este prólogo, la misma Facultad de Cienc¡as de la Comunicación incorpora a su serie de importantes textos el título "Relaciones Públicas", "Protocolo y Ceremonial en las lnstituciones Públicas y Privadas", cuyo autor es el Licenciado Jorge lsaac Aragón Candia, docente de esta Casa Superior de Estudios Universitarios.

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Se trata de un acucioso trabajo plásmado en un manual de consulta, al que podrá recurr¡rse con la certeza de que se acude a una obra sustentada en la ampl¡a experiencia del autor y su versación en el tema. Las connotaciones que derivan de la aplicación del contenido que el profesorAragón expone en forma didáctica, tienen especial implicancia en la convivencia humana, ya que

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en la relación cotidiana las formas y normas que rodean los actos públicos y privados constituyen valiosos instrumentos de comunicaclón que se suman a la labor integral de las Relaciones Públicas.

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La Confederación lnteramericana de Relaciones Públicas -CONFIARP- valora ese nuevo aporte de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y de Psicología de la Universidad de San Martín de Porres a la espec¡alidad, al incrementar su prestigiosa colección con un libro desarrollado con toda dedicación.

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Una mención especial al señor Decano y Presidente del CIESURfl R.P Dr. Johan Leuridan Huys OP, por su excepcional capacidad para impulsar la investigación y la producción intelectual en el quehacer universilario, que permite una continu¡dad bibliográfica que elogiamos con toda justicia. AI Licenciado Jorge lsaac Aragón Candia, felicitaciones por la forma como ha elabo-

rado su obra y los mejores augurios para perseverar en una tarea promisoria.

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Lima, 13 de octubre de 1997.

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PRESENTACIóN Las Relacionés Públicas constituyen en su más actualizada redimensión, un Sistema Integrador Multidisciplinario que utiliza permanentemente subsistemas de apoyo. Protocolo y Ceremonial, representa un subsistema de indudable vigenc¡a dentro de una planificación cabal de Relaciones Públicas, aplicadas a las variables comunicacíonales y que Ia Confederación lnteramericana de Relac¡ones Públicas - CONFIARB apoya ple-

namente como contr¡bución que fortalece las estrategias propias de nuestra disciplina. Durante mi reciente permanencia en Lima, para sustentar el módulo inicial de la Maestría de Relaciones Públicas, institu¡da por primera vez en América Hispana por Ia Universidad de San Martín de Porres, tuve oportunidad de conocer el trabajo del Prof. Jorge l. Aragón C., Protocolo y Ceremonial en las lnst¡tuciones Públicas y Privadas , que me fue proporcionado por su autor.

Todo aporte tendiente a jerarquizar a las Relaciones Públicas a través de los subsistemas de apoyo resulta altamente plausible. Con respecto a la temática elegida, contribuye a pr¡vilegiar la bibliografía especializada, en la cual ex¡ste todavia carencias en cuanto a sus más amplios alcances. .-i

Por tanto el esfuerzo del Prof. Aragón es de muy estimable mérito, sin duda ha logrado reunir en once capítulos los temas que hacen de este trabajo un completo Manual que seguramente encontrará s¡ngular repercusión. Entendemos que el esfuerzo sistemático del Prof. Aragón, configura en el Perú un enfoque Nacional del más amplio espectro y representa en el ámbito Continental un positivo aporte a la bibliografía especializada en Protocolo y Ceremonial, como subsistema de la Planificación en Relaciones Públicas y como tal constituye un libro de consulta sumamente valioso. Lima, 14 de setiembre de 1 996.

^: Prof. ROMAN pEREZ SENAC Past Presidente de CONFIARp

..PBOÍOCOLO Y CEHE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

INDICE cepírulo I .-pHorocoLoy

cEREMoNtAL

Pá9. 1s

Generalidades - Protocolo en las lnstituciones Públicas y Privadas - Ceremonial en las lnstituciones - Referencia Histórica - Definiciones - El Ceremonial Diplomático - Etiqueta Diplomática CAPITULO II .- LA PRECEDENCIA

Pá9. 33

LA PRECEDENCIA - Referencia Histórica - Los Títulos Monárquicos - La Democracia y sus Títulos - Títulos Pomposos - La Constitución Política del Perú - Cuadro de Precedencias - Precedencia en las lnstituciones Públicas - Aspectos Generates de Ia Precedencia - Ceremonias Públicas - lnvitación al Presidente de la Hepública - Símbolos Patrios en la Ceremonia - Micrófonos y Atriles - Arreglo de la Mesa de Honor - Ceremonia con Presencia de Ministro de Estado del Sector - Precedencias de Ministros de Estado - Precedencia en Ceremonias - Precedencia en Homenaje - Precedencia en Cóctel y Vinos de Honor.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS

Pá9. s4

Precedencia Empresarial - Cuadro de Precedencias en un Ministerio - Cuadro de Precedencias en la Empresa Pública - Cuadro de Precedencias en la Empresa Privada - JerarquÍa Empresarial Privada - Cuadro de Precedencias con Estruclura Mixta - Precedencias en las Empresas Públicas - Precedencia en la Distribución de sitios en Ceremonias - Arr-eglo de Ia Mesa de Honor - Precedencia en Ceremonias de Homenajes-

PRECEDENCIA EN !-AS EMPRESAS PRIVADAS

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Pá9. 60

Cuadro de Precedencia - Aspectos Generales - Los Públicos de la Empresa - La Precedencia en laAtención Ce los Públicos - Intereses - Utilidad - Perjuicios - Necesidades - De lnformación - De Conocimiento - De Cultura ' Precedencia en Actividades - De Carácter Exigrno - De Promoción - De Venias - Show Room - De Carácter lnlerno Rer:niones Sociales - Celebración de Efemárides - De Caoacitaclón.

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PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

LAS PBECEDENCIAS EN LAS UNIVEBSIOADES

Pá9. 70

Cuadro de Precedencia Universilaria - Cuadro de Precedencia en la Facultad - Cuadro de Precedencia en el Departamento o Escuela - Precedenc¡a en lgualdad de Nivel . Decanos de Facultad - D¡rectores de Consejos -Directores Universitarios - Jerarquía de los Jefes de Departamento o Escuela - Jerarquía Docente - Docentes Contratados . Precedencia en Visita de Rectores a Universidades - Precedencia de Flectores en el Perú.

CAPITULO III . LA COBRESPONDENCIA

Pá9.77

La Conespondencia - Antecedenles - Las Notas - Memorándum -La Memoranda - Las Cartas Autógrafas - Conespondencía Epistolar del Estado - La correspondencia en las Organizaciones - Definiciones - Cuadro de Precedencia por T¡po de Comunicación - El Oficio - El lnforme - El Memorándum - La Tarjeta de Visita -Antecedente - El Uso de las Tarjetas en la Actualidad - La Correspondencia Escrita - Las Comunicaciones Escritas Ejemplos - Las Comunrcaciones - La Telefonía - El Faximil - La Computadora u Ordenador.

CAPITULO ¡V - EL CEREMONIAL

Pá9. 115

El Céremonial - El Ceremonial en Ia Organización - Programación y Planificación de Ceremonias - 19 Actividades ANTES DE LA CEREIVONIA - Coordinar con oradores Directorio de invitados y asistentes -Agasajo a invitados - Programa y presupuesto de la ceremonia - Proyecto - Aprobación del Proyecto - Diseño de la ceremonia - Contratos Tarjetas y croquis de estacionamiento - Cuadro de precedencias - Programa de información y promoción - Plano o croquis del local - Aneglo de la mesa de honor - D¡stribuc¡ón de asientos - Ubicación de equipos. de amplificación y proyección - El cuadro de responsabilidades - El Guión de la ceremonia - Confirmación de asistencia de.los invitados - Ensayo - 04 activ¡ades DUBANTE LA CEREI\4ONlA: Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones - Fecepción de vis¡tantes y traslado a sus ubicaciones - Coordinación de detalles durante la ceremonia - Atención a visitantes - 05 Actividades DESPUÉS DE LA CEREMONIA - Evaluación del proyecto - Envío de notas de prensa - Envío de agradecimientos - Resolución a colaboradores - Entrega del lnforme final de la actividad - modelo de un Proyecto de Organización de un Concurso.

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PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

cERErvoNrAL EN LA EM'RESA

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Pá9. 16s

Ceremonial de Ia Promoción Comerciai - Los Laboratorios Farmacéuticos - La Gapacitación - Modelo de D¡spos¡c¡ón de Locales de Conferencia - Proyecto de Ceremonial Privado - Curso de reactualización en Ventas Médicas. C E REI\,4ON

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Pá9. 174

IVE RSITARI O

Anfitriones en Ceremonia - Arreglo de Mesa de Honor - Guión de la Ceremonia Ceremonias en las Facultades - lnicio del Año Académico - Exámen de Grado o Sustentación de Tesis - Grado y Colación - Diversas Ceremonias en las Facultades Actividades Culturales.

CAPÍTULO V -LOS EMBLEMAS PATRIOS

Pá9. 181

Análisis de la Legislación sobre los Símbolos Patrios - Penalidades - Ceremonial Patrio Modelo de lnvitación - Modelo de Programa - Modelo de Mensaje Patrio - Celebración de las Fiestas Patrias - Modelo del Guión de una Ceremonia.

CAPíTULO VI .BECONOCIMIENTOS Y ESTÍMULOS

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Pá9. 193

Antecedentes - Condecoraciones lnternacionales, Nacionales y Municipales - Reconocimiento y Estímulo - Modelo de un Heglamento de Reconocimiento y Estímulos - Modelos de las Bases para un Programa de ldentificación Instituciona¡.

CAPíTULOVII . tsANQUEÍES, COMIDASY

AGASAJOS ,*,

Pá9.207

L-os Banquetes - Modelos de Drsirbución de Mesas - Alrnuerzos o Cornidas - Modelcs Ce

Distribución de t,4esas: I\"4esa con Asisiencia de un Jefe - Mesa en "U" con Cabecera en el Centro - Mesa de un Paño con una Cabecera - Mesa de un Paño con dos Cabeceras - Mesas Bedondas - Mesa con Damas con Cabecera al Ceniro - Mesa con Damas con una Cabecera - Mesa con una Autoridad Inviiada - Mesa en "U" con Esposas, ¡',4esa de un Paño con Esposas - Mesa de un Paño con dos Cabeceras con Esposas - Decoración de las l/esas - N/ESAS iNFORMALES: Los Cubiertos - La servilleia - Las Copas - El Pan y la Manteaui a - Los Platos - MESA FOBMAL O DE FIES-IA: Los Platos - Los Cubiertos -LaServilleta-LasCopas-LasBebidas-LosPaiosaServrr-VinodeHonor-EI Cóctel.

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PBOÍOCOLO Y CEBEf\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

CAPíTULO VIII -EVENTOS EXTBAORDINARIOS

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lnauguraciones de Locales - Actividades Antes, Durante y Después de la Actividad Modelo de Proyecto - Viajes a Provincias - Traslado y Alojamiento de Funcionarios. Programa de V¡sita - Colocación de Primera Piedra..

CAPíTULO IX. ETIOUETAY CALENDARIO CíVICO

Pá9. 239

Saludos Epistolares - Precedencia del Saludo a Autoridades - Modelos de Tarjetas - Los Oficios de Felicitación - Modelos de Oficios de Felicitación - CALENDARIO CiVICO ANUAL - Calendario Cívico lnstitucional - Calendario Cívico en la Empresa Pública - Calendario Cívico en la Empresa Privada - Aniversario de Paises con Embajadas y Consulados en el Perú - Aniversario de Universidades en el País.

.]- CAPíTULo X. LAS HONRAS FÚNEBBES

Pá9.275

Antecedentes - Fallecimiento de un Compañero de Trabajo - Tarjeta de Pésame . Guardia en la Capilla Ard¡ente - El Cortejo Fúnebre - Precedencia de Cintas en el Cortejo.

CAPíTULO XI - EL VESTIDO

Pá9.283

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La Vestimenta Apropiada - El lnvento de la Corbata - Antecedentes - Uniforme en el Estado - Ropa Adecuada para las Reuniones - Reuniones de Día - Reuniones de Noche - El Vestido para un Velorio.

BIBL¡OGBAFIA

Pá9.294

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CAPITULO

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CtrRE M ONIAL LOS E¡/PÍRICOS ADOPTAN LA 'IVIA. GIA'DEL ARTE, POR OUE NO SABEN CÓMo APLICAF LA CIENCIA.

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PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

GENERALIDADES Protocolo proviene del Latín "protocollum" con el significado de pr¡mera hoja encolada o pegada. La Real Academia Española de la Lengua, define como PROTOCOLO: "Al libro donde se consignan las actas de un congreso diplomático", cuyas acepciones son:

1, 2, 3.

Ordenada serie de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escr¡bano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. Por extensión, ceremonial diplomático o palatino establecido por decreto o costumbre. (1)

Para la Diplomacia, Frotocolo, esiá deiinicjo como el sistema que trata de Ias reglas por las cancillerÍas, para conservar y aplicar Ias normas de carácter ¡nternacional, en actos de recepción de credenciales de los embajadores o en las que interviene el jefe del estado.

y técnicas empleadas

Las normas internacionales a que hace referencia Ia definición antes indicada, fueron adaptadas por las Relaciones Públicas, para su aplicación en las organizaciones, debido a que cada vez son más frecuentes las ceremonias y eventos en las que intervlenen diversas personaiidades, a quienes se debe otorgar preferencias de trato y cortesía,

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rotocole de Cérémonial et de Uetiqu ette - Brucelas

PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

por las jerarquías de los cargos que representan estas antes, durante y después de las ceremonias organizadas por la empresa a las que fueren invitadas. La necesidad es cubrir ciertos vacÍos, debido a que no existe normas diplomáticas específ¡cas que adaptar para diversas situaciones que se presentan en las ceremonias a cargo de la empresas y que a obligado a que muchos procedlmientos y técnicas propias de las Relaciones Públicas también se apliquen en esos eventos y de esta manera se da nacimiento al sistema denom¡nado PROTOCOLO Y CEREMONIAL INSTITUCIONAL púBLICOY PRIVADO. Reconocemos que hoy en dia, una de las funciones más importante de las Relaciones Públicas modernas es la istración del Protocolo y el Ceremonial lnst¡tuc¡onal, el mismo que se entiende como el coniunto de reglas que norman el planeamiento, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de todos los eventob cívicos, soc¡ales y empresariales de las organizaciones. Un buen proyecto de Protoco¡o y Ceremonial perm¡te al Relacion¡sta Público conseguir los sigu ientes objetivos:

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01. 02. 03. 04. 05.

Mantener adecuadamente las relaciones de la organización con otras. Reconocer las jerarquÍas de las personas. Estructurar los cuadros de precedencias. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores. Cumplir los ritua¡es que debe observar el ceremonial.

El proceso de recopilación de experiencias en este campo son muy val¡osas y los datos obtenidos, una vez procesados, analizados y adecuados, los transcr¡bimos con la linalidad de ofrecerlos a los prolesionales de las Relaciones Públicas en función y a los estud¡antes de las Ciencias de la Comunicación, que serán los es en el futuro del Protocolo y Ceremonial. En esta obra encontrarán guías y modelos de documentos que pueden ser adecuados a sus necesidades, asícomo orientac¡ones en procesos técnrcos, en tareas y en operaciones necesarias, para la aplicación del Protocolo y Ceremonial en la empresa, que facilitará el cumplimiento de sus funciones o los motivará para adecuarlos a sus propios intereses o fines.

PROTOCOLO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICASY PRIVADAS Las actividades protocolares se dan con frecuencra en las empresas privadas y con mayor intensidad en las instituciones públicas, estas últimas, como entes burocráticos 22

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PROTOCOLOY CEHEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

tienen férreas y verticales estructuras jerárquicas, que obligan a los Relacionistas Públicos a recurrir al Protocolo y Ceremonial, para conseguir el éxito de cada uno de sus certamenes, eventos y actividades por más pequeños que sean, con la finalidad de no herir las suceptibilidades de esas jerarquías o para satisfacer la inmodest¡a de algunos funcionarios o personas. Las actividades del Protocolo y Ceremonial tienen que ser previstas y empleadas obligator¡amente, comenzando desde el encabezamiento y estructura de una comunicación hacia fuera de la organ¡zación y a las que se originan por la misma función dentro de la empresa o institución;en la recepción y trato a los visitantes, clientes o proveedores; en la atención a funcionarios, invitados o en las activ¡dades internas, donde concurre el personal con jerarquía organizacional. El Protocolo tiene como func¡ón coadyuvar al Ceremonial, permitiendo la correcta estructura del directorio o relación de empresas, instituciones, funcionarios y personas, con la finalidad de observar el reconocimiento jerárquico de las mismas mediante la estructura de un cuadro de precedencias, que debe ser instituido en las organizaciones, siguiendo el modelo de la Cancillería, que es istrado por la Dirección General de Protocolo y Ceremonial de Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores. Hoy en dia la aplicación de las normas protocolares, son fundamentales, debido a que las relaciones istrativas, comerciales y financieras de las empresas o instituciones, con organismos nacionales e lnternacionales, son actividades frecuentes por la apertura de los mercados y el Iibre comercio, que acentúa Ia visita de empresarios y funcionarios internacionales que requieren y merecen trato singular de la organización.

El relacionista debe estar constantemente involucrado en las actividades Protocolares, como agente de comunicación, integración y del pr:estigio Corpoiativo, dependiendc de su acción Ias actitudes de los visitantes, funcionar¡os, ofganizaciones e instituciones para con la empresa.

CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES Por Protocolo el CEREMONIAL, es el con¡unto de "formal¡dades" que deben obser varse en la planlficación, programación y ejecución de los certamenes y eventos tanto internos como externos de la organización, La oficina encargada del Protocolo, formulan en su programación anual una serie de actividades, que forman el "Calendario C ívico- lnstiiucional" y desarrollan otras eventual-

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

mente, que requieren de una apresurada programación aplicando las "formalidades" del ceremonial, que son el conjunto de normas y técnicas, que deben cumplirse, para la adecuada organización y desarrollo de las ceremonias en la empresas, ejemplo: cuadro de precedencias, estructura jerarquizada del programa, guión de la ceremonia, guión del maestro de ceremonias, tarjeteo, ayuda de sala o anf¡trionas.

Contar con un "Calendario Cívico lnstitucional", permite planificar con el suficiente tiempo antelado los eventos y programar acciones consignando hasta los más mínimos detalles para la correcta ejecución de la activ¡dad, aprovechañdo o utilizando óptimamente los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa, para conseguir los objetivos previstos.

REFERENCIA HISTORICA La cultura China hace 3,000 años, mostraba un orden social con los más altos valores, de conformidad a su grado de educac¡ón y cumplimiento de las reglas. El estilo de ser modestos alcanzaba a toda la vida china -una de Ias virtudes más valiosas, es la

modestia- en particular en la vida de relación. Dice uno de sus principios: "Quién se muestra sencillo y deja a los demás vanagloriarse, por parecer como superiores e importantes, ganará la buena voluntad de éstos"."Pero no hay duda que los valores morales e intelectuales de quien se permite el lu.io de ser modesto, se pondrá de manifiesto de todas maneras", d¡ce Jorge J. Blanco V¡llalta al referirse a la cultura china, "que en Confucio tuvo a su más distinguido hombre de protocolo", como dice María Berizo en su libro Protocolo y Ceremonial Oficial, Empresarial y Social. Durante el proceso de búsqueda y recopilación de información para escribir esle Manual, me llamó la atención un artículo titulado ETIQUETA Y PROTOCOLO EN EL PERÚ DEL ¡MPEHIO, escrito por José Alfredo Hernández y publicado por la Revista de Historia, dirigida por Jorge Basadre - Edición Nov. - Dic. 1943. Siendo un apasionado de la Historia lnka jamás contada, ávidamente me enteré del contenido. La crónica es una bien tratada recopilación de información sobre el protocolo de los

lnkas, en el que describe pasales muy pocos conocidos, como por ejemplo la vivienda del emperador y detalladamente describe a su séquito compuesto por guard¡anes, maestros de armas, consejeros, akllas, sacerdotes y alWlllaq Uma; señala, como cada uno de estos grupos de personas sólo podÍan acceder por su grado a determinados ambientes del palacio imperial, demostrando que existía un protocolo y una precedencia muy rígida.

PBOfOCOLO Y CEREI'/ONIAL EN LAS INSTIIUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Me gustó mucho, como se refiere al lnka cuando dice de él: "Emperador en el que confluían dos poderes límites: el divino y el humano. Hijo del Sol, poderoso y grande, emanaba de su persona un concepto de reverencia, de sumisión y de pleitesía sagrada." Las personas que deseen recrearse con tan magnÍflco trabajo pueden encontrarlo en la Bibl¡oteca del l\¡inisterio de Relaciones Exteriores y algunos casos más referentes al Protocolo lnka, en el libro "Pitumarka, Reencarnación del Elegido" que escribí en el año 1 993, editado por la Honorable Municipalidad del Cusco. Becopilando información sobre Protocolo y Ceremonial recordé que de niño me llamaba mucho la atención un l¡brio en la biblioteca familiar, "el Código de Honor del Marqués de Cabriñana", que por su intenso contenido es muy importante, es una obra corregida y aumentada, por los excelentísimos señores don José Echegarai' Duque de Tamanes, Marqueses de Heredia, Vallecerrato y AIta V¡lla; Generales Contreras, Marqués de Miranda de Ebro y Echague y otras personalidades, editado el año 1924. Los 212 artículos contenidos en sus 40 capítulos, presentan un documento de gran valor al referirse al PROTOCOLOY CEREMONIAL DEL DUELO, en el que no escapa detalle que sirva para aplazarlo o suspenderlo, llegando al detalle de tratar hasta de la vestimenta para los duetos a espada y de pistola, -como veremos en el Capítulo Xl de este Manual-, con la finalidad de que nada se interponga al estoque o a la bala. Es sin duda que el Protocolo ha sido mater¡a de cuidadoso análisis por diferentes especialistas en la antigüedad, sin embargo lo más sobresaliente está a cargo de los diplomáticos, como a cont¡nuación veremos, El Protocolo, v¡nculado directamente a la actividad Diplomát¡ca, t¡ene su explicación

en la posible práct¡ca de compilar las reglas del ceremonial en un acta o registro. Las cancillerías de todos los países tienen oficinas de Protocolo, cuya tarea cosiste en orga' nlzar las actuaciones y el ceremonial en que interviene el jefe de estado, el ministro de relaciones exteriores, el cuerpo d¡plomático y asesorar cuando le es requerido a otras dependencias del estado en sus ceremonias púb¡icas. La Dirección General de Protodolo y Ceremonial del Estado, de¡ M¡nister¡o de Rela' ciones Exteriores, hereda y mejora constantemente las normas que rigen el Protocolo y el Ceremonial del Estado y es por ello que se constituye como ta orientadora del quehacer de la función de los diplomáticos. En la rama D,plomática prevalece la opinión de uno de sus más insignes representante, Ia del doctor Javier Pérez de Cuéllar, qu¡en durante su función de Profesor de Ia Academra Diplomática del Perú, recopiló y transcribió las normas y técnicas más usuales 25

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

de las relaciones de gobierno a gobierno, de los eventos y tratamientos en su MANUAL DE DEBECHO DIPLOMATICO, obra autorizada, consultada durante el tiempo que tomó recopilar informac¡ón y que con su permiso por escrito, no sólo ha sido interpretada, sino en muchos casos transcr¡ta, debido a su importancia y validez histórica. lgualmente presentamos recopilaciones de lo expresado por otro insigne Peruano, Don Eugenio Albertini, autor del libro "Derecho Diplomático y sus Aplicaciones a las Repúblicas Sudamericanas', que es considerado como el "Clásico del Derecho Diplomát¡co Peruano".

El Varón Carlos De Marlens, en su Libro Manual Diplomático dice "El Protocolo abraza las calificaciones, que se debe hacer de los soberanos y de los estados monárquicos, aristocráticos y populares', esta definición encierra la lunción que cumple esta actividad, que nos merece la mayor consideración y respeto en cuantb a su buena ejecución y tiene mayor importancia en el normal desanollo de la vida internacional. En el manual de Relaciones Públicas escrito por el autor Chileno Pablo Eysaguirre Chadwici, señala que "los términos Etiqueta, Protocolo y Ceremonial son sinónimos, la d¡ferenc¡a reside en las épocas en que han s¡do preponderantemente empleadas, más antiguo fue el uso de la palabra etiqueta, como lo prueba el hecho de que se llamará así a las normas establecidas por la casa de Austria, luego se empleo hasta muy cercana fecha la palabra protocolo y en la actualidad se va imponiendo el término ceremonial". Para la compahiota de Eysaguirre, Ia tamb¡en autora Chilena Bárbara Délano en su libro "Las Helaciones Públicas en Chile - Fundamentos Prácticos yTeóricos" señala "el Protocolo ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecución" y por otra parte manifiesta que "La aplicación práctica y concreta del ceremonial está entregada al protocolo". El doctor Javier Pérez de Cuellar, señala que en el ámbito diplomático reinaba frecuente confusión entre los conceptos de Ceremonial, Protocolo y Etiqueta, por lo que consideró necesario aclararlos, y al respecto emite una definición que tamb¡en la transcrib¡mos literalmente:

EL CEREMONIAL: 'Es el concepto más amplio, del conjunto de ias formalidades que se observan en las actividades públicas de los estados'.

LA ETIQUETA: "Es la manera de aplicar esas formalidades del Ceremonial, tanto en lo oficial como en lo social . PROTOCOLO: "Muy proximo a Io anterior, ordena las reglas del ceremonial y controla su ejecución. z6

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PROTOCOLO Y CEFEI\,IONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EL CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Ceremónial: Es el conjunto de reglas

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ceremonial, palabra de origen latino, o"o" arreglado por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas o reverencia de honor a las profanas. Es la manera de tratar a las personas particulares en sus relac¡ones sociales o actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza y familiari-

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La palabra ceremonial es un adjetivo, referente a lo relativo al uso de las ceremonias; como sustantivo, serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne; también se entiende como libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos públ¡cos.(2)

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De acuerdo a la definición anterior, en lo diplomático versa sobre las normas contenidas relativas a los honores y extensiones, por el que se conocen a los agentes diplomáticos con arreglo a su rango: regulan la recepción de embajadores y m¡n¡stros, su precedencia entre ellos en las actuaciones públicas, en las audiencias y en el otorgamiento de las distinciones honorificas.

En muchos países, al igual que el Perú, el Ceremon¡al como el Protocolo es objeto de una reglamentacrón cuidadosa, cuya aplicación está confiada a una dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, llamada Dirección General de Protocolo y Ceremon¡al del Estado. En otros paÍses, esta dependencia comparte la labor del ceremonial d¡plomático, con una oficina adscrita a corte o presidencia de la república. La función que cumple la Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado es la de ordenar y v¡gilar el reconocimiento por ¡as autoridades nacionales, de las prerogativas de los agentes diplomáticos acreditados en el país y deterrninar las precedencias entre sí y con las personalidades locales; por último, intervenir en ta correspondencia Diplomática del Jefe de y Fstado en las formalidades de celebrar los tratados. Las actividades diplomáticas están normadas en ef Perú, por Ley Orgánica del Ministerio de Felaciones Exteriores, Decreto Legislativo Ne 26112 del 29- 12-92 y su modificatoria, Decreto Supremo Ne 033-95-RE; y el Ceremonial Diplomático, normaCo

(2)

Jorge J. Blanco Villalta - Ceremonial - ll Edición. '1992 - Lugar Editorial S.A. Buenos Aires.

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PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

por el Decreto Supremo Ns 0014 del 29-10-84, con 103 artículos, divididos en XVll capítulos, habiendo sufrido modificaciones sus Capítulos V y Vl con el D.S. Ne -016-86FIE de fecha 06 de setiembre de 1986, referentes a la Presentación de las Cartas Credenciales y del Reconocim¡ento del Encargado de negocios. La istración de este Ceremon¡al está confiado íntegramente a Ia Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado del Minister¡o de Relaciones Exteriores. Dentro de las funciones que cumple la Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado, está la organización y desarrollo de la presentación de las credenc¡ales de embajadores o ministros, la que varía en detalles según los países, pero, en todos es objeto de una preparación cu¡dadosa, cuya pompa es un resabio de las cortes europeas.

En Chile et Ministerio de Belaciones Exteriores, cuenta con una DIRECCIÓN DE CEREMONIALY PROTOCOLO, Ia misma que se rige por Decreto Supiemo, mediante el cual fijan las normas para actuar en casos del ceremonial diplomático y estudia el orden de las precedencias. En la Argentina Ia actividad Protocolar del Estado, está encargada a dos reparticiones, la primera denominada DIRECCION DE CEREMON¡AL, de la Presidencia de la República y la segunda forma parte del Minister¡o de Relaciones Exteriores y Culto, con el nombre de DIRECCIÓN NACIONAL DE CEREMONIAL, cuyas funciones están aprobadas por Decreto Nq 376-M,41 del 13-03-86.

En él Brasil el Ministerio de Relaciones Exteriores, orgánicamente cuenta con la DIFIECCIÓN DE PROTOCOLO Y CEFEMONIAL, cuyas f unciones están normadas por su Ley Orgánica, Decreto N0 70.274 del 09-03-72. En el Ecuador el Minlsterio de Relaciones Exleriores, dentro de su organización tiENE A IA DIRECCIÓN GENERAL DE PHOTOCOLO Y CEFEMONIAL DEL ESTADO. sus funcíones estan normadas por Ley. En el.Uruguay el Ministerio de Relaciones Exteriores, orgán¡camente cuenta con la DIFECCION DE PROTOCOLO Y CEBEMONIAL DEL ESTADO, sus func¡ones están normadas por su Ley Orgánica, Decreto del Poder Ejecutivo Ne 206/88 del 01-03-88.

El Dr. Pérez de Cuéllar en su Manual de Derecho Diplomático, Capítulo XVll, pá9. 111, dice que el CEREMONIAL, hace girar las ceremonias en torno al primer mandatario, que posee la máxima representación del Estado y al reconoc¡miento de las dignidades y otras autoridades de la Nación.

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PBOTOCOTO Y CERE[,,lONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

El Ceremonial, dice Pradir Fodéré, nace de la necesidad de conservar la buena armonía y estrechar los vínculos entre los estados, habiendo sido desarrollado por la desigualdad de rango que se estableció entre aquéllos en Europa feudal, por resentimiento a la dignidad individual de las naciones, por espiritu caballaresco occidental, por las costumbres de las cortes y en pequeña medida por alguna convención. Para el estudio del Ceremonial Público, señala el Dr. Pérez de Cuállar que se considera, como un conjunto de normas estrechamente relacionadas entre sí, que se ponen en ejecución en circunstancias distintas;se puede hablar de un ceremonial de estado o de corte, a las reglas que deben ser observadas en las relaciones de jefes de estado, a las actuaciones y solemnidades oficiales dentro de un estado, con independencia de sus relaciones externas. El principio jurídico de la igualdad natural de los estados, es el axioma del derecho internacional contemporáneo y es la sólida base sobre la que se asienta el ceremonial público, nombre con el que se designa al conjunto de iórmulas en la que se exterioriza la vida de relación de los estados. (3) Las Normas del Ceremonial, se fundamentan en las costumbres y algunas veces en las conversaciones. En el reglamento de Viena de 1815 se estableció que los agentes diplomáticos tendrán precedencia entre sí en cada clase, según la fecha de la notificación oficial de su llegacja al país; sin que ello alierase Ia situación de los representantes del Papa. Cada país establece un modo uniforme de recepción para los agentes diplomáticos de cada clase.

Se estableció que los vínculos de parentesco, alianza y familia entre las cortes Europeas. no daban preferencia a sus respectivos agentes. Existen actos o tratados entre varias potencias Europeas, que iten el alternado por suerte en el orden de la firma de los representantes diplomáticos. Todas esas disposiciones desterraban las dificultades que secuia.rnente habían surgido entre los estados por razones de ceremonial, lo que se ha venido confirmando y ampliando desde entonces hasta llegar a la perÍecta igualdad entre los estados. En la Convención de Viena de 1961 . se consideró que el Jefe de Misión Diplomática, asumia sus funciones desCe el momento de la preseniación de sus cartas o credenciales y que haya comunlcado su llegada al Minisierio Ce Relaciones Exteriores del país

donde ejerza su función.

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CEBEIVIONIAL PUBLLCO, don Adoiio J. B. Urquiza, Licenciado en Diplomacia, Primer Secreiarlo de 1a de la Bepública Arg€nilna en los Esiados Un¡dos. Ex Segundo lntroductor de Embajadores. =mbajada iditado en lvladriC 1932. Capitulo ll, EL CEBEI,4ONIAL EXTFANJEFO.

29

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para Bárbara Délano (Las Helaciones Públicas en Chile - Fundamentos Prácticos y Teóricos), señala conceptos interesantes de reproducir, para mayor información y clasificación del tema: PROTOCOLO .- Ordena las reglas del ceremonial y controla su ejecución. La aplicación práctica y concreta del ceremonial está entregada al Protoco¡o.

CEBEMONIAL PÚBLICO ,- Se divide en tres ramas: el Ceremonial del estado o extranjero; el Ceremonial Diplomático o de Emba.¡ada y el Ceremoníal de Cancillería o Protocolo.

CEREMONIAL DE ESTADO .- At¡ende fundamentalmente a los honores y preeminencias correspondientes a los jefes de estado, tanto en sus actividades internas como en sus os con otros jefes de estado. CEREMONIAL DIPLOMÁTICO .- Comprende lo relativo a las d¡gn¡dades y honores debidos a los agentes diplomáticos en el ejercicio de sus funciones.

CEREMONIAL DE CANCILLERiA.- Parte integrante del ceremonial diplomático en to que se refiere a las formalidades a observarse en la redacción de documentos y oficios diplomáticos de cualquier naturaleza.

ETIOUETA DIPLOMATICA El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, expresa que ETIOUETA proviene del Francés ETIQUETTE y está de Ia voz Germánica "STlK" que significa: fijar, clavar. La etiqueta es el ceremonial de los estilos usos y costumbres que se deben observar y guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes.

En un sentido lato. la etiquela es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres, que deben observarse en todos los actos solemnes y ceremonias públicas, así como en las manifestaciones externas de la vida soc¡al. (3) Propiamente hablando la etiqueta es la reglamentación de ciertas normas del ceremonial extranjero, con el que suele confundirse y en el que está implícitameñte comprendida. Las modalidades de la etiqueta se encuentran, lo mismo, entre los salvajes sometidos a un caudillo o jefe de tribu, que entre los súbditos dei monarca más absoluto, al

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PBOÍOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

respecto tenemos una anécdota que relata SamuelWhite Bake,:"En una de las tribus del alto Nilo, vió, condenar a muerte a unos salvajes, que estando agachados en presenc¡a del rey, osaron avanzar unos milímetros las puntas de los pies. Es decir encontraron la muerte por haber incumplido la etiqueta del ceremonial dispuesto". Sin llegar a la demostración de rigidez señalada en el párrafo anterior, la etiqueta es más rigurosa cuando las sociedades son más aristocráticas. La h¡storia nos ofrece, abundantes ejemplos del vigor conque floreció en Ia edad media y en general bajo todos los regímenes del absolutismo. Las cortes de Francla, Austria y España son consideradas como el modelo de la más puntillosa etiqueta. En las Naciones democráticas la etiqueta desempeña un papel secundario. Para normalizar la etiqueta y ceremonial en las reuniones Oficiales o del Estado, la Dirección General de Prolocolo del Ministerio de Felaciones Exteriores del perú, incluyó al D.S. Nq 014, el Anexo Ne 7, el mismo que hemos consultado especialmente en sus normas para las reuniones sociales y teniendo el mismo objetivo que perseguimos en este manual, adaptamos las disposíciones que nos parecen interesantes, para su aplicación en las instituciones y empresas privadas,. El doctor Javier Pérez de Cuéllar; señala que en el ánrbito diplomático reinaba fre-

cuente confusión entre los conceptos de Ceremonial, Protocolo y Etiqueta, por lo que consideró necesario aclararlos, y al respecto emite una definición que la transcribimos literalmente, sin dejar de lado otras opiniones, también transcribimos los conceptos de otros autores en los capítulos correspondientes: EL CEREMONIAL.- "Es el concepto más amplio, del conjunto de las formalidades que se observan en las actividades públicas de los estados";

LA ETIOUETA.-"Es la manera de aplicar esas foi.malidades del Ceremonial, tanto en lo ofrciai como en lo social"; PROTOCOLO.-"Muy próximo a Io anterior. ordena las reglas del ceremonial y controla su ejecución".

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CAPÍTULO

II

LA PRECEDENCIA APRENOA OEL MEJOR, MEJORE LO OUE APRENDIÓ Y EL ÉXITO SEFÁ SU MEJOR PFEIVIO,

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTIÍUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

I,A PRECEDENCIA La Precedencia en la diplomacia, según el Varón Carlos De Martens, es la prerrogativa que conlleva las desigualdades convencionales, para que el estado la reconozca. En las empresas e ¡nstituciones: Es el derecho en virtud del cual quien la disfruta, se halla autorizado, para ocupar entre muchas plazas, aquella que es mirada como la más distinguida.

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarquía de las personas, de acuerdo a la importancia de los cargos que desempeñan u ocupan y que les permite gozar de ciertas preferencias de lugar, ubicación y atención, que las demás personas de Ia misma organización y con cargos de inferior jerarquia. La jerarquía de las personas de una organización, aparece en el Cuadro de Precedencias, el mismo que es elaborado teniendo en cuenta el"Organigrama Estructural". En el Sector Público este organigrama se encuentra en el reglamento o manual de organiza-

ción y funciones de cada sector, su graficación tiene la forma de un muñeco, donde claramente se aprec¡an las jerarquías de estructura, ejemplo de un organigrama estructural:

PBOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CABEZA

DIRECCIÓN

MANO DERECHA

MANO IZOUIERDA

OBGANO DE

óRc¡¡¡o oE

APOYO

ASESORAMIENTO

ORGANO EJECUTIVO

ORGANO EJECUT¡VO

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PIE

Toda Ley de creación de un ministerio contiene la estructura organizat¡va y para su adecuam¡ento ;strativo requiere de un reglamento en los que se considera la ubicación estructural y las funciones de cada órgano que lo compone.

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Sobre la base del reglamento se elabora el manual de organización y funciones, cuya graficación es denominada "organigrama funcional", por llegar a graficar desde el órgano del despacho min¡sterial hasta la mas mínima unidad operatlva, por consiguiente este documento guía y conduce a Ia elaboración del cuadro de precedencias institucional, por tener dos t¡pos de lectura:

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VERTICAL.- De aniba para abajo, de acuerdo al nlvel o proximidad al órgano superior se norma la jerarquía, ejemplo: El director¡o es el primero, por encima de él no hay otro, el inmediato inferior es la gerencia general, por estar ubicado en el segundo nivel y así sucesivamente: t.

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GERENCIA GENERAL JO

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PFOTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICASY PRIVADAS

HORIZONTAL.- En órganos del mismo nivel el que se encuentra a la izquierda es considerado el más importante y precede a los demás de igualjerarquia por consiguiente éste será el primero y el que le s¡gue debe ser considerado el segundo y así sucesivamente hasta agotar el nivel jerárquico a la derecha.

PBIMERO

SEGUNDO

Reiteramos que está implícito, que en toda institución el organigrama señala gráficamente: la jerarquía y la importancia de los órganos, que son las bases que crean el orden de precedencias de la institución.

Cada órgano funcional, tiene un título o nombre, que es el que asume Ia persona que desempeña el cargo, (por nombramiento o designación superior), así tenemos por ejemplo:el lng. William Jara Vidal, al ejercer el cargo del Vice Ministerio de Transportes, se le denomina dentro del Sector Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción, como: lng. William Jara Vidal, Vice Ministro de Transportes. En el cuadro de precedencias de dicho Sector, ocupa el segundo lugar, después de la Ministra que es la Jefa del Sector y antes de los otros dos vice ministros, por antigüedad de creación del Sub Sector (Al desaparecer el Ministerio de Fomento y Obras Públicas, se creó el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, que ya desde el nombre determina Ia precedencia entre los sub sectores) y por estar ubicado en el organigrama a la izquierda asume e1 segundo lugar antes indicado; el tercer lugar en el cuadro de precedencia corresponde al Vice Ministro de Comunicación por lo ya indicado y el cuarto al de Vivienda y Construcción (sub sector creado al integrarse el desaparec¡do Ministerio de Vivienda y Construcción). Veamos gráftcamente el porque de Ia precedencia:

LEY OBGÁNICA DEL SECTOH: 1. Ministra 2. Vice Ministro de Transportes 3. Vice M.nrsrro de Conunicac

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4. Vice Ministro de Vivienda v Construcción

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PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

GRAFICACIÓN ORGÁNICA:

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En las empresas privadas se da el mismo caso que en el estado, s¡ b¡en la empresa

se crea por acuerdo de los inversionistas, en la escritura o estatuto de constitución de una empresa, se indica la estructura y las funciones de cada órgano. para elaborar el cuadro de precedencias se debe graficar la organización que se señalo en el documento ¡nscrito en los Registros Públicos y de allí, comenzar el trabajo de elaborar el organigrama funcional (en varias empresas privadas visitadas, nos encontramos que carácen de organigramas estructurales y funcionales), como base para elaborar el cuadro de precedencias.

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En el caso de no contar con un organ¡grama, se debe diseñar uno de acuerdo a la realidad en que se encuentra la empresa, al que se denominará organsrama funcional ' y siguiendo los mismos lineamientos que los determinados anteriormente para el Ministerio de Transportes, comunicaciones, Vivienda y construcción, se graf¡ca el que servirá para elaborar el cuadro de precedencias.

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Hoy un título, antes o después del nombre, para muchas personas es lo más importanle de su vida y carrera istrativa, ("vivir con un título prestado compensa frustraciones o ¡ncrementa la vanidad"), las personas cuando lo obtienen lo cuidan. lo defienden y lo pulen hasta sacarre lustre porque "da categorÍa y privilegios". La historia esfá llena de ejemplos.

REFEBENCIA HISTÓRICA

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ar En el mundo diplomático "La Precedencia" se refiere a los tíiulos, honores y orden secuencial entre los monarcas y jefes de estado.

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PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSI¡TUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LOS TíTULOS MONÁROUICOS

Según los tratados se tiene que en el año de 148 1 , algunos emperadores se hicieron llamar majestad, como el rey Juan de Dinamarca, para establecer mutuas igualdades de trato con otros monarcas europeos;tal es el caso de Carlos I de España y de los reyes de lnglaterra y Portugal ( 1578) o de los soberanos de Francia y Prusia (1713). Agustin Bravo OIalde en su Enc¡clopedia del Protocolo, dice que para terminar las discusiones de las cortes europeas sobre las precedencias, el Papa Julio, el 12 de mayo de 1504, dicta una Bula por la que traza el orden. José Ramón Escribano Andrés en su Libro Protocolo Militar, lV Edición, '1953, completa que dicha Bula fue expedida con ocasión de Ia recepción de la embajada de obediencia del Rey de lnglaterra. Bravo Olalde hace referencia a que posteriormente en el Congreso de Viena de 1815 establece un estatuto general de precedencias para las cortes europeas. ElVarón Carlos De Mártens, en su "Compendio de los Derechos y Func¡ones de los Agentes Diplomáticos", dice que, los puntos esenciales y delicados del ceremonial diplomático, son el rango y las calificaciones, (en los párrafos anteriores nos referimos a los titulos), los usos y costumbres seguidos en cada corte en particular debe servir de guía para arreglarlos, sin que haya otra base en materia de precedencia. Dice en otra parte, que el ceremonial es arreglado a la med¡da de los honores y del rango.

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El Protocolo codifica las reglas que gobiernan el ceremonial, cuyo objetivo es el de dar a cada uno de los participantes las prerrogat¡vas, pr¡vilegios e inmunidades a las que tienen derecho, según dice Jean Serrer, en Su libro "Manuel Practique de Protocole". En el Brasil se dictó normas para las precedencias, Ia que estuvo a cargo de Sebastiao José de Carvalho y Melo, Marqués de Pombal, quien en 1760 determinó la manera más lógica de estructurar las precedencias, denomlnado como "el orden de antiguedad". con motivo del matrimonio de la Princesa de Brasil, se consideró que la precedencia estaría en relación a la fecha de llegada al pais de las delegaciones asistentes, norma adoptada por el Reglamento de Viena de 1815 y que se practica hasta la aclualidad en la precedencia de los embajadores,

I de febrero de 1926, el Presidente Marcelo T. De Alvear, dictó un Decreto de Ceremonial compuesto por 52 artÍculos, los que determinaban que la precedencia estuviera en consideración al carácter de las ceremonias, sean éstas de orden: diplomático, militar o civil. En el caso de Argentina, se tiene como antecedente que el

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PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA DEMOCRACIA Y SUS TITULOS En la actualidad los títulos no establecen diferencia entre los jefes de estado, por lo que los honores que se les tr¡buta son idénticos, con excepción del que practican los estados católicos y que se puedqn conceder al Papa, aplicadas por relaciones particulares entre esos estados, señala el Dr. Pérez de Cuéllar. Según norma de las Cancillerías, el Nuncio de su Sant¡dad el Papa, precede a todos los embajadores en reuniones protocolares, tomando el título de Decano de los Emba.la' dores Extraordinarios y Pien¡potenciarios, el privilegio concedido al Nuncio de su Santidad en la precedencia con los jefes de misión (embajadores) acreditados en los países católicos, no menoscaba la igualdad de los mismos, debido a señalar una prioridad de orden o un primer lugar entre las igualdades.

Salvo los casos mencionados, a escala internacional se ha convenido que a los presidentes de repúblicas no se les de más tratamiento que el de "excelencia". Para la precedencia entre jefes de estado, en caso de hallarse varios reunidos, se resuelve según criterios diversos: como la primacía alternada, la antigÜedad, la alta tunción o el orden alfabético, en Ia Argentina se efectuaba cada año un sorteo, en el orden alfabético, para definir quién debía tener la preeminencia en la precedencia.

TíTULos PoMPoso§ Hemos recopilado como anécdota, que algunos presidentes de repúblicas, ostenta' ron títulos otorgados por el pueblo o por ellos mismos, que en el Ceremonial se califican de pomposos. M¡entras que Simón Bolívar se invistió modestamente con el título de 'Libertador"; Mariano Melgare.io, Presidente de Botivia en 1870, se hizo llamar por sus conciudadanos "Benemérito de la patria en Grado Heróico y Eminente Gran Ciudadano de Bolivia' Con' servador del orden y de la Paz Pública". En Venezuela el General Francisco Linares y Alcánlara era designado por los suyos con el título de "Gran Demócrata, Presidente de la Flepública", asÍ aparece en un Acta det Conseio de Ministros, por el que se des¡gnaba momentáneamente un sucesor en-la presidencia, se deja expresa constancia que dicha des¡gnación debía ser comunicada al Gran Demócrata. (4)

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Augustín Bravo de Olalde - Enciclopedia del Protocolo lV Edición ' lt4adrid.

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PBOTOCOLO Y CEBE¡/ONIAL EN LAS INSTIIUC]ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA CONSTITUCIÓN POLíTICA DEL PERÚ: La Constitución Politíca del Perú de 1993. en su artículo Ne 39e, determina la precedenc¡a en el SERVICIO A LA NACIÓN, con el sigurente orden: 0'l . El Presidente de la Bepúbiica

02. Los Representantes al Congreso 03. l\,4inistros de Estado. 04. del Tribunal Constitucional 04. del Consejo de la Magistratura 05. Los Mag¡strados Supremos 06. Fiscal de la Nación 06. Defensor del Pueblo 07. Representantes de Organismos Descentralizados 08. Alcaldes,

NOTA: La Const¡tución

indica que los cargos señalados en el Ne 04 igual categoría en el servicio a la Nación.

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CUADRO DE PFIECEDENCIAS De acuerdo a las normas de la República, corresponde exclusivamente a Ia Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores, istrar "EL CUADRO DE PRECEDENCIA PROTOCOLAR DEL ESTADO", et mismo que es utilizado en las ceremonias públicas y propias de la Cancillería. El Cuadro de precedencias que a continuación se transcribe, se encuentra vieente al 13 de agosto de 1996, y su publicación la consideramos de vital importancia, por la necesidad de ¡nformación de los Reiaciontstas Públicos. para estructurar sus respectivos cuadros de precedencias, para las actividades de Protocoio y del Ceremoniai, que les toca cumplir en las instituciones públicas y privadas donde presten sus servicios:

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Pres¡dente de la República Presidente de Congreso Presidente de la Corte Suprema de Justicia Ex Presidentes de la República Arzco soo de .i^.ra y Primado oer Pe/ú Vjce Pres.oeni:s de la Bep jorrca

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Vjce Presiientes dei Congreso de la República.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

08. Presidentes de las Comisiones del Congreso: 09. Pres¡dente del Consejo de Ministros 10. Nuncio Apostólico - Decano del Cuerpo Diplomático 11. Presidente del Tribunal Constitucional,

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Acreditado

Conselo Nacional de la Magrstratura, Fiscal de la Nación, Defensor del Pueblo. N¡inistros de Estado en las Carteras de: Relaciones Exteriores Defensa Economía y Finanzas lnterior Justicia E d

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Salud

Agricullura Trabajo y Promoción Social Industria, Comercio lnteriot Turismo e lntegración. Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción. Pesquería Presidencia De la Mujer 13. Congresistas no considerados en precedencias anteriores. 14. Titulares de Organismos del Sector Público con Rango de Ministro: 15. Contralor General de la República 16. Presidente del Jurado Nacional de Elecciones Jefe de la Oficina Nacional de Procesos Electorales Jefe del Registro Nacional de ldenflficación y Estado Civil..

17. Vice Ministro de Política lnternacional 18. 19-

y

Secretario General de Relaciones

Exteriores Jefes de las Misiones Diplomáticas Presidente del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas Representantes de los Organismo lnternacionales con Hango de Embajador. Alcalde de Lima. Presidente de la Conferencia Episcopal del Perú. Comandantes Generales de las Fuerzas Armadas

20. 21. 22. 23. 24. Direc'tor de la Pol¡cía Nacional 25. Superintendente de Banca y Seguros 26. Presidente del Banco Central de Reserva 27. Presidentes de las Hegiones 28. Vice I\,4inistros 29. Presidente de la Sociedad Fundadores de la lndependencia 30. Embajadores del Servicio Diplomáiico de la República 42

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PFOTOCOLO Y CEBEI\iIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

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Generales de División EP, Vice Almirantes AP y Tenientes Generales FAP. 32. Tenientes Generales de Ia Policía Nacional 33. Prefecto de Lima 34. Secretario General de la Presldencia de la República 35. Oficial Mayor del Congreso 36. Secretario General de la Presidencia del Conseio de l,4inistros 37. Secretario del Consejo de Ministros de la Presidencia de la República 38. Sub Contralor General de la RepÚblica 39. Teniente Alcalde y Regidores del Concejo l\,4etropolitano. 40. Arzobispos 41. Representantes de Organismos lnternacionales 42. Presidente del Conseio de Rectores. 43. de las Comisiones Consultivas de los Mlnisterios. 44. Presidente de la Corte Superior. 45. Presidente del Conseio Supremo de Justicia l\¡ilitar. 46. Fiscal Superior Decano 47. Presidente del Tribunal de Trabalo 48. Pres¡dente del Tribunal Agrario. 49. Rectores de Universidades 50. l\4inistros de Embajadas Acreditadas. 51, Ministros del Servicio Diplomático de la Bepública 31

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53. Generales de la Policía Nacional del Perú. 54. Presidentes de lnstitLrciones istrat¡vas, Científicas y Culturales del Estado" 55. Obispos y Vicarios Apostólicos. 56. Presidentes de lnstituciones Nacionales Hepresentat¡vas del eomercio, lndustria y Finanzas.

57. Vocales de la Corte Superior y F scales Superiores. 58. Fiscales Adiuntos Supremos. 59. Directores Generales de la istración Pública. 60. Directores Eiecutivos o Gerentes Generales de Empresas Públicas 61. Procu radores PÚblicos.

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JuecesEspeclalizados. Fiscales P ro'r,nciares.

63. l\,4inistros Consejeros de Embajadas extranjeras. 64. l\/inistros Consejeros del Servicio Diplomático del Perú. 65. Coroneles EB Capitanes de Navío AP y Coroneles FAP 66. Coroneles de la Policía Nacional del PerÚ, 67. Decano del CuerPo Consular. 68. Decano deT Cabildo Metropolitano. 69. Subp refecto de Lima 70. Alcaldes Distrltales de Lima

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PHOTOCOLO Y CEFEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

73. Cónsules Extranjeros. 74. Consejeros de Embajadas Acreditos en el Perú 75. Consejeros del Servicio Diplomático del Perú. 76. Tenientes Coroneles EP, Capitanes de Fragata AP o Comandantes 77. Tenientes Coroneles de Ia Policía Nacional del Perú. 78. Dignidades del Cabildo Metropolitano. 79. Cónsules Ad Honoren 80. Directores Reg¡onales de la istración Pública 81

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Directores de la istración PÚblica.

82. Gerentes de Empresas Públicas 83. Subprefecios 84. Jueces de Paz Letrados.

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Primeros Secretarios de Embajadas Extranjeras. 86. Primeros Secretarios del Servicio Diplomático del Perú' 87. l\,4ayores EP, Capitanes de Corbela AP y Mayores FAP. 88. Mayores Policía Nacional del Perú. 89. Secretarios y Relatores de la Corte Suprema. 90. Gobernador del cercado. 91. Párroco 92. Segundos Secretarios de Embajadas Acreditadas. 93. Segundos Secretarios del Servicio Diplomático del Perú. 94. Capitanes EP, Tenientes Primero AP y Capitanes FAP 95. Capitanes de la Policía Nacional del Perú. 96. Terceros Secretarios de Embajadas Acreditadas. 97. Terceros Secrelarios. del Servicio Diplomático del Perú. 98. Agregados Civiles 99. Vice Cónsules Extranjeros 1 OO. Tenientes ER Tenientes Segundos AP y Tenientes FAP 101 . Teniente Policía Nacional del Perú. 1 02. Jueces de Paz no Letrados 1 03. Tercer Secretario de Cancillería de Embajadas Acreditadas. '104, Tercer Secrelario de Cancilleria del Servicio Diplomático del Perú. 105. Alfereces EP Al€reces de Fragata AP y Alfereces FAP. '106. Alfereces Policía Nacional del PerÚ. 107. Teniente Gobernador del cercado

NOTA: Cuando un numeral se ref¡ere a cargos en plural, se debe cons¡derat para la precedencia el orden de antigüedad o atfabét¡co.

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PFOTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

PRECEDENCIA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS El hombre no crea normas y procedimlentos para complicar sus ieberes, el origen de ellos está en la expresión de una necesidad social, cuya aplicación puede ser bien apreciada al colocarse en el punto de vista de los intereses e ideas del momento y la época.

Dice Mártens, que el fundamento del ceremonial constituye la demostración de la ligereza y la impertinencia de quienes lo juzgan como actividad inútil y frívola. Jorge G. Blanco Villalta, en su Libro "El Ceremonial", reproduce un artículo del Diccionario Enciclopédico Hispano Americano que lo transcrib¡mos sin comentar¡o tal como aparece en su libro: "La vanldad y la soberbia congénita en qulen por derecho de nacimiento o herencia ocupa un trono, crearon esa etiqueta que coarta la libertad de los mismos en cuyo obsequio y honor se introdujo, humilla a todos los que por afecto a las reales personas o por obligación de su cargo, tiene que pisar las regias habitac¡ones y dirigir la palabra a los monarcas".

ASPECTOS GENERALES DE LA PRECEDENCIA Como norma de Protocolo se debe tener en cuenta, que en la estructura del Ceremonial, son primeros en el cuadro de precedencias las autoridades que no tienen a quien subordinarse en el lugar de su residencia oficial, en segundo lugar se coloca a los que se subordinan a la primera autoridad y seguirán los que se subordinan a la segunda y asÍ sucesivamente hasta el nivel que se considere necesario, lo que se encuentra graficado en el organigrama de la institución o empresa. Hasta hace pocos años se tomaba como norma para la elaboración del cuadro de precedencias en las instituciones, la planilla de haberesl siendc el primero el que ganaba más sueldo y asísucesivamente hasta el último, lo que ha sido dejado de lado por las prohibiciones de la Ley de Presupuesto de cubrir plazas vacantes con nombramientos, tomándose como costumbre que esas plazas vacantes se cubran con encargos a personal de menor jerarquía remunerativa. Lo que significa que un funcionario encargado, gana menos del monto designado para el cargo de ser ocupado pcr un titular, pero usa como prerrogativa el titulo del cargo, que puede ubicarlo jerarquicamente por encima de mucho de sus iguales en haberes. Para elaborar el cuadro de precedencias para una ceremonia, en la que estarán presentes altas autoridades del gobierno y funcionarios de otros sectores, primeramente se debe utilizar como base el cuadro del Ministerio de Relaciones Exteriores y a partir de é1, se ubica los cargos en el nivel jerárquico que les corresponde. ¿5 ; _-L-

PROTOCOLO Y CEBEN4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Es necesario recalcar que al aplicar en la ceremonia el cuadro de precedencias estructurado, no se puede ubicar a un "representante" de un funcionario en el s¡tio que se señaló en el cuadro de precedencias para el titular. El siguiente ejemplo aclarará lo indicado: el Director Regional de Salud o el Jefe del Área de Salud o Director del Hospital o el Jefe de la Posta Médica, a nivel regional, departamental, provincial o distrltal respectivamente, no pueden ocupar el sitio de precedencia que Ie corresponde al Ministro de Estado a cargo de la Cartera de Salud, ellos deben ser ubicados en el nivel que les corresponde por su cargo y no por el que se irroguen representar.

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Únicamente el señor Presidente de la República, tiene el derecho a acreditar representante para un acto público, y éste representante ocupará el lugar o s¡tio que le corresponde al Presidente. En provincias el Prefecto representa al Presidente de la República en Ios actos oficiales y se le tiene que conceder el lugar de honor. Cuando en un acto o actividad, se acredita un representante de una autoridad civil, politica, eclesiásticas o militar, no deberá ocupar el lugar que le corresponde al titular; salvo que se le conceda por cortesía un sitlo de privilegio, como es frecuente en.las ceremonias de'inauguración de obras públicas, organizadás por los organismos regionales, Ias qué comúnmente otorgan igual precedencia a un coronel o comandante o mayor o capitán, que el que le toca por Protocolo al General Jefe de la Plaza Militar. En este caso se verificará su ubicación en el Cuadro de Precedencias de la Cancillería.

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A continuación analizaremos las actividades protocolares que se presentan en diferentes casos, tratando de abarcar las variables que nos perm¡tan resolver los problemas que se pudieran presentar en una ¡nstitución pública, empresa púbfica o privada. I

cEREMONTAS pÚeulCas: r

¡NVITACIóN AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA: Como caso espec¡al tratamos este tema en el presente capítulo por el privilegio Presidencial. Para invitar al Presidente de la Repúbl¡ca a una ceremonia, la oficina de Protocolo de la entidad que invita, adjunta al oficio o carta de invitación (no se debe usar tarjeta en este caso), una ayuda memoria, que es un expediente que contiene una serie de documenüú§ que perm¡ten al señor Presidente de la República, informarse sobre la ceremonia a la que se le invita, se sugiere el siguiente contenido del expediente:

a. b. 46

Breve exposición sobre el motivo de Ia ceremonia, fecha, lugar y hora propuesta, trascendencia social o política de la misma. Programa a desarrollarse en la ceremonia.

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PEOTOCOLO Y CEHEfulONIAL EN LAS INSTIIUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

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f.

Discursos que se pronunciarán en su presencia Plano del lugar donde se desarrollará la ceremonia Un croquis señalando el reccrrido que efectuará el Presidente dentro de las lnsta' laciones, si después de la ceremon¡a debe visitar ambientes o Inaugurar alguna instalación. Relación de funcionarios y Personas que asistirán (Se adjunta un directorio de personas invitadas hasta el tercer nivel jerárquico)

Cuando se recibe la confirmación de la asistencia del Presidente de Ia República, es recomendable que se considere en la mesa directiva o de honor, sólo tres as¡entos, salvo el caso de que esté acompañado por varios ministros de estado, que obligaria a agregar mayor número de asientos, como ministros asistan. Los tres asientos propuestos serán ocupados por el Presidente de la República, al centro, el Ministro que invita a su derecha y el funcionario que continúa en el cuadro numerado de precedencias jerárquicas elaborado para la ceremonia a la izquierda.

ANFITRIÓN PRESIDENTE 29ANFITRION

En el caso de asistlr otro ministro por protocolo se determina, que el ministro anfitrión de la reunión debe ubicarse a la ¡zquierda del presidente y a la derecha el de mayor jerarquía por antigüedad del portafo¡io, -cuadro de Prolocolo de la Cancillería-, salvo que el anfitrión tenga mayor jerarquía, en ese caso ocupará la derecha; de ubicarse más plazas en la mesa de honor los sitios serán ocupados por las autoridades que aparezcan en el cuadro de precedencias elaborádo, siguiendo con los números impares a la derecha y pares a la izquierda, tratando en Io posible que el número de asientos sea impar.

5 31

PRESIDENTEANFITBIÓN

2

4

El Presidente de ia República y la comitiva ingresan a la sala o audltorjo, cuando todos los Cemás asistentes se encuentren ocupando sus respectivos Iugares, por Io que 47

PBOTOCOLOY CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

es obligación de quién dirige el Protocolo, prever antes del ingreso del Presidente al Iocal, qué funcionarios conforman el comité de recepción, (siendo éstos únicamente los de más alta jerarquÍa, en lo posible sólo los que lo acompañarán en la mesa de honor)' invitando a los demás a tomar asiento en los lugares prefi.iados. En el momento en el que aparezca en la puerta de la sala el Pres¡dente de la República y su comitiva, el maestro de ceremonias, tiene la obligación de anunciar su ingreso y solicitar recibirlo con un aplaus o, ' Se,iaaao q ¿¿iaae¿. e¿ ¿¿at ?r¿¿¡¿<** 4z la. R4z/l*z' áaze arc a'q,*to al ¿z/,6q aul.¿toz¿o, b eu¿l¿¿a¿ co,c ae. dá144¿4', igual defere ncia al mom ento que se retira, solicitando despedirlo con un aplauso, esta actitud de cortesía es similar a Ia marcha que se ejecuta en actos públicos cuando ingresa o sale. El encargado de Protocolo, espera al Presidente de la RepÚblica, parado detrás del

sillón donde se ubicará, con la finalidad de señalar el lugar de honor, asistiéndolo en acomodar la silla, luego indicará los lugares señalados a los funcionarios de la comitiva, esto no inhibe que la mesa tenga las tarjetas con los nombres y cargos de los que la ocuparán. a

La céremonia se inicia saludando al Presidente con todos sus nombres y títulos: .Excelentísimo señor Presidente Constitucional de la República, y luego el título profesional y los nombres y apellidos, seguidamente, se continúan saludando a las autoridades extrainstitucionales que le s¡guen en jerarquía hasta llegar al anfitrión.

I

Después de saludar al funcionario anfitrión, se saluda a todos los presentes en forma general: Señores vice Ministros, directores generales, funcionarios, señoras y se' ñores, trabajadores del Ministerio de ... (se indica el nombre) ... y se continúa con el programa prefijado.

SíMBOLOS PATRIOS EN LA C€REMONIA Cuando concurre el Presidente de la República a una ceremonia, se debe prever un lugar de honor, a la derecha de la mesa o detrás del sitio ocupado por el Presidente de la Flepública, para ubicar el Pabellón Nacional, y en la mesa de honor debe colocarse a la derecha de la ubicación del Presidente un banderín con el emblema patrio, con el escudo en la franja blanca, en señal de respeto a la investidura y que acredita su presenc¡a.

48 L--

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PROTOCOLO Y CEREfUONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LOS MICRÓFONOSY ATRIL Si el ambiente donde se efectúa la ceremonia requ¡ere de amplificación del sonido, en la mesa de honor se ubica un micrófono con pedestal de mesa, a la izquierda del Presidente;

por lo que durante ¡a ceremonia el único que puede dirigir la palabra desde su ubicación en la mesa, es el Presidente de la República y todos los funcionar¡os que tengan que hacer uso de la palabra deberán aproximarse al micrófono del maestro de ceremonias -y a la derecha de la mesa de honor para facil¡dad de los oradores se debe insralar un micrófono con pedestal y un atril para colocar los papeles que contienen los discursos. El equipo de asistencia al Presidente de la República, porta a todas las ceremonias

donde concurre, un pedestal articulado de micrófono de mesa y un atril con el Escudo Nacional.

ARREGLO DE LA MESA DE HONOR La mesa de honor en una ceremonia debe contar con un tapete que cubra la parte superior y Ia parte frontal que da hacia el público hasta el suelo, a efecto de que no se vean los pies de las personas que están sentadas, (la posición de las piernas de las personas es motivo de distracción cuando no hay tapete que las oculte), en la mesa se debe colocar lo siguiente:

-File de cartulina con un rótulo (PROGRAMA) y en el interior debe incluirse:

-- El Programa de Ia ceremonia. -- Nombre y cargos en forma jerarquizada de las personas que conforman la mesa. -- Nombres y cargos en forma jerarquizada de los funcionarios de más alto nivel que se encuentran en la sala y qus pueden ser mencionados por los oradores. -Una o dos hojas de papel bond para notas y un lapicero. -- Un micrófono con pedestal de mesa. --Vasos para agua y botellas de agua de mesa o vasos con agua. -- Posavasos de cualquier material. -- Servilletas de papel. -- Un banderÍn con el emblema patrio. --Tarjetas, señalando los nombres y cargos de las personas, para ubicar sitios, estos carteles en la parte que da a la sala, deben estar impresos con letras grandes.

NOTA:

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De entregarse en la ceremonia brochure, tríptico o cualquier otro material estos tamb¡én deben ser ¡ncluidos en el lile

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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CEREMONIA CON PRESENCIA DE MINISTRO DE ESTADO DEL SECTOR Nos hemos referido a que te definida por un Organigrama cuadro de precedencias. Todos co en sus organigramas por to

en las lnstituciones Públicas, la jerarquía está plenamenvertical, lo que facilita a la of icina de Protocolo elaborar el los sectores prlblicos mantienen el mismo orden jerárquique de su lectura tenemos el slgu¡ente orden:

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I

Ministro de Estado en la cartera de .... Vice Ministros" Director GeneralAsesores del Despacho Ministerial' Directores. . Sub Directores Jefes de OficinaJefes de Departamento' Jefes de UnidadesProfesionales Técn¡cos Auxiliares

Al elaborar el organigrama de la institución et responsable, de ubicar los órganos istrativos en una misma línea horizontal, ha considerado la antiguedad de creación de cada uno o la importancia del mismo ubicándolo a la izquierda y el menos antiguo o importante a la derecha, (mirando el organigrama), esta ubicación permite determinar el orden de precedencia de cargos iguales, el de la izquierda número 1 es -el más antiguo o-.importante, por consiguiente, primero en el directorio de precedencias en la institución entre los funcionarios de similar o igual ierarquía.

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DE UNA tvlsMA LÍNEA

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PROTOCOLO Y CEHEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PBECEDENCIA DE MINISTROS DE ESTADO Cuando concurTen uno o varios Ministros de E§tado, la precedencia se tomará de acuerdo a lo señalado por la D¡rección General de Protocolo y Ceremonial del Estado de la Cancillería:

01. Relaciones Exteriores 02. Defensa 03. Economía y Finanzas 04. lnterior 05. Justicia 06, Educación 07. Salud 08. Agricultura 09. Trabajo y Promoción Soc¡al 10. Industria, Comercio lnterior, Turismo e lntegración. .1 1. Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción. 12. Pesquería 13. Presidencia 14. De la Mujer Asistrendo a una ceremoniaVice Ministros o Directorss Generales de otros sectores públicos, los visitantes de igual rango jerárquico que los funcionarios de la institución anfitriona, son primeros en la precedencia protocolar, estén sentado o no en la mesa de honor.

PRECEDENCIAS EN CEREMONIAS: Para cada ceremonia o actuación se debe eiaborar un cuadro jerárquico de precedencias, comenzando del 0'1 hasta el número que llegue sucesivamente, lo que simplificará el trabajo de ubrcación de los funcionarios en una mesa de honor, en la platea, sala o audiiór um donde se desarrolle la ceremonia- o evento.

Las mesas de honor en una ceremonia. debe contar con un número limitado de asientos, cuidando especialmente de no satuiar el escenario o zona donde se ubica dicha mesa, es aconsejabie que no pasen de cinco personas, salvo que se trate de un para una conferencia. Tenemos comc ejemplo de saturación las ceremonias universitarias, en ias que pcr derecho toCcs los decancs desean estar en la mesa de honor ocr consiguiente no existe 5l i-

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PROTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS ,|

mesa que abarque tal cantidad de autoridades, lo que se resuelve adicionando sillas sin mesa.

El número impar en Ia distribución de una mesa de honor, permite que la máxima autoridad se encuentre al centro y flanqueado por igual número de funcionarios a.la

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derecha e ¡zqu¡erda, (balance importante tanto visual, como para los registros fotográf ícos), pudiendo ubicarse de acuerdo al siguiente diagrama:

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i Los números pares estarán a la derecha del funcionario que preside la mesa y los impares a ta izquierda. Es necesar¡o recordar que el número está señalado en el cuadro de precedencias que se elaboró previamente para la ceremonia. Si a Úna ceremon¡a asisten autoridades de diferentes sectores y sólo se invita a la mesa directiva, a las de mayor jerarquía, las demás autoridades deben ser ubicadas en las butacas o s¡llas de la sala. El maestro de ceremonias, tiene la obligación de presentar el saludo de la institución a dichos funcionarios por su asistencia, el saludo se efectuará, dos números antes de finalizar el programa o antes de las palabras del orador principal y se señala a cada saludado con sus nombres y apellidos completos, cargos y sector ministerial donde se desempeñan.

En las instituciones públicas, muchos cargos jerárquicos están ocupados por damas, (vice ministras, directoras generales y directoras), las que aparecen en el cuadro de precedenc¡as en sus respectivos Iugares de acuerdo al organigrama, como señalamos anteriormente; por lo que no es aconsejable, que tratándose de damas se rompa con el protocolo establecido y se las invite a ocupar sit¡os que no les Corresponde en una mesa; recordemos que el "cuadro de precedencias", está elaborado porjerarquías institucionales y no por la selección, naturaleza o género de la persona.

Sólo en las reuniones no proiocolares (reunión de trabajo, almuerzos informales etc.), se las puede ubicar en un lugar preferencial, por su condición de damas, (ver capilulo 07) Las instituciones públicas mantienen jerarquías establecidas, pero por operat;v¡dad se recomienda que el cuadro de precedencias, para una ceremonia interna considere a los funcionarios sectoriales hasta el quinto nivel jerárquico. 5?

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PROTOCOLO Y CEREi\,4ONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Ministro de eslado Vice ministros Directores generales Aseso'es de' despacho ministerial Directores Teniendo en la mesa de honor sólo cinco plazas, los demás funcionarios que aparecen en el cuadro de precedencias serán ubicados en las primeras filas de as¡entos de la sala o auditorio, sin orden precedente o establec¡do, dejando que ellos mismos determinen el lugar y con quién desean sentarse, esto no inhibe a que el encargado de Protocolo, señale los asientos con una tarjeta (Directores Generales - Asesores del Despacho Directores - Asesores del Vice Ministro), sin indicación del nombre, para evitar suscepti' bilidades, por si un funcionario de menor jerarquia deja sin asiento a uno de mayor.

TARJETAS

DIRECTORES GENERALES

DIRECTORES

PBECEDENCIA EN HOMENAJE Es muy frecuente en la lsti'ación pública las ceremonias de homenaje que se trjbutan al funcionario o personalidad, que prestó algún servicio a la Institución, cuando existe un sólo invitado de honor, debe aparecer en el cuadro de precedencias con el Ne 2 y ocupará el puesto a la derecha del funcionarro que preside la cerernonia y los puestos siguientes serán ocupados de acuerdo con el cuadrc jerárqu co.

53 t

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Al tipo de ceremonia señalado, siempre asisten los familiares del homenajeado, en este caso la esposa y familiares pasan a ocupar la primera fila de asientos a la derecha

en el auditorio o sala, solicitando previamente que los funcionarios de la institución, cedan los lugares que les correspondían por protocolo.

Cuando se trate de un homenaje multiple por ejemplo premiar a los trabajadores que cumplen: 5, 10, 15,20,25y 30 años de servicios, los merecedores no deben ser considerados en los primeros lugares del cuadro de precedencias, por que no ocuparán sitio en la mesa de honor, sin embargo se tendrá una relación especial para saludarlos protocolarmente en el transcurso del programa, PRECEDENCIA EN CÓCTEL O VINO DE HONOR Después de una ceremonia se acostumbra a agasajar al homenajeado, invitados y asistentes, con un cóctel o vino de honor (ver Capítulo 7 ), el mismo que se desarrolla en una sala especial. Hasta que la máxima autoridad no efectúe el brindis de estilo, se debe cont¡nuar con protocolo rígido en la precedencia, es decir, que la autoridad que presidió, debe tener el a su lado a las personas que estuvieron con él en la mesa de honor en la ceremonia.

?anscurrido el Brindis y agradecimiento si lo hubiera, se deja en libertad al homena' jeado y a los funcionarios para que puedan departir con los asistentes o que éstos se acerquen a las autoridades. En el caso de contar con animación musical el cóctel o vino de honor, por estar fuera protocolo, se debe advertir a los músicos que durante la interpretación o ejecución de musical, los asistentes tendrán libertad de mov¡miento dentro de la sala y aún podrán mantener conversaciones y diálogos, mientras se ejecuta Ia música. No es conveniente invitar a concertistas afamados, para amenizar este tipo de reuniones, pues la falta de atención a la ejecución puede resentirlos.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS El proceso de privatización del estado hace que cada día existan menos empresas públicas, sin embargo en el sec'tor municipal existe un crecimienio de estas por lo que las mencionamos en sus actividades protocolares. Las empresas públicas, por sus fines y

objetivos producen bienes, comerc¡alizan productos o prestan servicios y para conseguir sus fines desarrollan actividades de capacitación de su personal, eventos de promoción y difus'ón de sus productos o servicios.

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PEOTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PRECEDENCIA EMPRESARIAL En el desarrollo de los certámenes, ceremonias, actuaciones, reuniones, eventos etc., que programan, se ven obligadas a considerar la participación de funcionarios y personalidades del sectof público al que pertenecen; así como de la banca, la industria y el comercio, Io que complica la estructura del cuadro de precedencias que deben emplear en estas actividades, debido a las diversidad de jerarquías que tienen las personas del sector o de las empresa a las que representan. La mejor manera de enfrentar este problema es contemporizar ierarquías de cada Sector, para aSíestruCturar un adecuado cuadrO de precedenCias, que cumpla COn SatiSfacer por un lado la vanidad de ciertas personas o mostrar un adecuado ceremonial de respeto a todos los invitados. Para contemporizar jerarquías, se debe analizar primeramente los diversos cuadros de precedencias de las ihstituciones y empresas a las que pertenecen los posibles asis'

tentes al evento, para e§te caso veamos los sigúientes cuadros:

CUADFIO DE PBECEDENCIAS EN UI.¡ MINISTERIO

01. Ministro de Estado en la cartera de .. 02. Vice Ministros 03. Directores Generales 04. Asesores del Despacho Ministerial 05. Directores 06. Jefes de Of icina 07. Jefes de Departamento 08. iefes de Unidades

.

CI.JADRO DE PFIECEDENCiAS EN LA EMPRESA PÚBI-ICA: 01 0'1

.

.

02. 02. 03. 04.

Junta de Accionistas que representan al Estado ó Presidente del Directorio o de Conseio Directivo Directores o Conseleros Gerente General o Director Ejecutivo Gerentes o Directores Sub Gerentes o Sub Directores

06. Asesores Externos 55

PBOTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

07. Jefes de Of icina

08. Jefes de Departamento 09. Jefes de Unidades

NOTA: Se señala con el número

1

CUADRO DE PRECEDENCIAS EN LA EMPRESA PRIVADA 01 . Presidentes del Directorio

02. Directores 03. Director Gerente o Gerente General 04. Gerentes NOTA:

JERAROUíA EMPRESARIAL PRIVADA Todas las empresas que pertenecen al sector banca, industria o comercio tienen el mismo nivel de representación, sin embargo para la estructura del cuadro de precedencias se debe jerarquizar primero por su act¡vidad económica, que se muestra en el siguiente cuadro y en cada sector por orden alfabético:

SECTOR BANCA SECTOR INDUSTRIA SECTOB COMERCIO SECTOR SERVICIOS 05. SECTOR COMUNTCACIÓN SOCIAL

01. 02. 03. 04.

NOTA:

En et país una fuerza empresarial bastante ¡mportanb está const¡tuida por las Empresas Televisivas, Radio difusoras y Periodísticas. en el caso de la as¡stenc¡a de sus presidentes y/o funcianarios, deben ser ubicados después de la Banca, como el SECTOR COMUNTCACTÓN SOC\AL, que toda-

En el Cuadro de precedencias, nc se incluye a los reporteros de diarios, televisión y radio, debido a que concurren a los eventos para recopilar información y no tienen un 5ó

r

PROTOCOLO Y CEREMONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

lugar especial, ubicándose donde puedan captar la noticia o efectuar sus registros fotográf icos y televisivos. La estructura del cuadro de precedencias mixta, que se sugiere para los eventos de la empresa pública, debe comenzar con la persona de mayor jerarquía, que en este caso es la proveniente del sector público a la que pertenece la empresa y se estructura de la

siguiente manera:

CUADRO DE PRECEDENCIAS CON ESTRUCTURA MIXTA

01.

Ministro de Estado Vice Ministro 02. 03. Presidente de la Empresa anfitrión 04, Presidente de Empresa Privada, sector Banca 05, Presidente de Empresa Privada, sector lndustria 06. Presidente de Empresa Privada, sector Comercio 07. Presidente de Empresa Privada, sector Servicios 08. Presidente de Empresa de Comunicación Social. 09. Directores Generales del Sector 10. Gerentes Generales de Empresas Privadas (jerarquizado) 1'1 . Gerente General o Director Ejecutivo anfitrión 12. Gerentes de las Empresas Privadas (cuadro jerarquia) 13. Directores del Sector PÚblico 14. D¡rectores de Empresas Privadas (jerarquizado) 15. Directores de la Empresa anfitrión 16. Gerentes de la Empresa anfttrión 17. Asesores del Despacho Ministerial 18. Asescres Cel Sector Privado. '19. Asesores de la Empresa, anÍitrión EI cuadro de precedencias sugerido varía en el caso de la inasistencta de funciona' cs o personalrdades jerarouizadas, pasando a ocupar el lugar siguiente del cuadro y ast sucesivamerte. r

Tenemos dos casuíslicas en los casos cjel SENATI y el SENCICO, que por ley, son flnanciadas mediante un aporte, la primera del Sector lndustria y la segunda por las empresas consiructoras (Daio al 05-09-96): la indusiria está represeniada por la Sociedad Nacional de lndustrias (SNl) y las empresas construcioras por la Cámara Peruana de la Construcción (CAPECO).

57

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

De invitar a un evento el SENATI O SENCICO deben considerar a los presidentes de la SNI o CAPECO, después del Ne 3 en jerarquía, el m¡smo que corresponde al Presidente del Directorio o Consejo Directivo de la empresa anfitrión.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICA§ En el caso de que a una ceremonia concurra uno o varios ministros de estado, la precedencia de los ministros se tomará de acuerdo a lo señalado por la Dirección General de Protocolo de la Cancillería. Si se invita a Vice Mlnistros o Directores Generales de otros sectores públicos, se sigue igual procedimiento que el anterior. Sólo en el caso de visitantes de igual rango jerárquico que los funcionarios de la empresa anfitrión, se les puede invitar a la mesa de honor de ex¡stir espacios suficientes. Cuando se indica en la tarjeta de invitación hora puntual, se dará inicio a la ceremonia en el momento que arribe en la sala la autoridad que presidira la mesa de honor, los espacios vacíos serán cubiertos por las jerarquías que continúan al rango de los inasistentes, dando inmediato inicio a la ceremonia. Por un princip¡o de Protocolo, no se puede esperar para iniciar una ceremonia a una persona de menor jerarquía del que la pres¡de.. La o las personas que debían ocupar un puesto en Ia mesa de honor y que lleguen tarde o después del inicio de Ia ceremonia, pasarán a ocupar un sitio en la sala hasta el

término de la misma, esto no inval¡da que el maestro de ceremonias los incluya en la relación de saludos.

PRECEDENCIA EN LA DISTRIBUCIóN DE SITIOS EN CEREMONIAS Las mesas de honor en una ceremonia, deben contar con el número de asientos necesarios para que las ocupen las personas con cargos jerarquizados en el cuadro de precedencia, cuidando de no saturar el escenario. El número impar en la distribución de una mesa de honor, permite que la máxima autoridad se encuentre al centro y flanqueado por igual número de funcionarios a la derecha e izquierda, siendo Ia ubicación de los mismos de acuerdo al siguiente dia3rama:

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r PFOÍOCOLO Y CEHE]\,1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Los números pares estarán a la derecha del funcionario o persona que preside la mesa y los impares a la izquierda. Es necesario recordar que el número está señalado en el cuadro de precedencias que se elaboró previamente para la ceremonia. En el caso que a una ceremonia concurran muchas autoridades públicas y privadas,

sólo se dará cabida en la mesa directiva a las de mayor jerarquía y los demás serán ubicados en las butacas o s¡llas de la sala. El maestro de ceremonias, antes de finalizar el programa debe pressntar el saludo de la empresa, a los funcionarios y personas asistentes que aparecen en el cuadro de precedencias por su as¡stencia, el saludo se efectuará indicando sus nombres, cargos, sectores públicos y empresas privadas donde desempañan el cargo. Al igual que en el sector público en las empresas, muchos cargos jerárquicos están ocupados por damas (vice ministras, presidentas de directorio, gerentas generales, gerentas y directoras), no es aconsejable que por tratarse de damas se rompa con el protocolo y se las invite a ocupar sitios que no les corresponde en una mesa; recordemos que el "cuadro de precedencias,, está elaborado por jerarquías institucionales y no por el sexo,

ARREGLO DE LA MESA DE HONOR La mesa de honor en una ceremonia debe contar con un tapete que la cubra en la parte superior llegando hasta el suelo en la parte frontal que da hacia el público, este detalle es para tapar los pies de las personas que se encuentran sentadas en la mesa. Por etiqueta antes de la ceremonia se debe colocar en la mesa, para uso de las personas que lo ocupen, lo siguiente:

-File de cartulina con un roiulo (PROGRAI'/A) y en el interior

debe

incluirse:

--

El Programa de la ceremonia. Nombre y cargos en forrna jei'arquizada de las personas que conforman la mesa. -- Nombres y cargos en forma lerarquizada de los f uncionarios de más alto nivel que se encuentran en la sala, (de acuerdo al criterio dei orador pueden ser mencionados antes de iniciar el drscLrsc). --Una o dos hojas de papel bond para anotes y lapicero. -un micrófono con pedestal cje mesa para quién preside la mesa. -Vasos para agua y botellas de agua de mesa o vasos con agua. -Posavasos de cua cuie¡ rnaterial. -Servilletas de papel. -Un banderín con el emblema patrio. -Carteles. señalando los nombres y cargos de as personas. --

59

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PRECEDENCIA EN CEREMONIA DE HOMENAJE Cada vez es más frecuente en las empresas los homenale que se tributan a una personal¡dad que prestó algún servicio a Ia empresa, para la ceremonia se deberá tener en cuenta que el invitado de honor, ocupará el número dos en la precedencia y los puestos siguientes son ocupados de acuerdo al cuadro jerárquico. lnvitado

A Ia ceremonia de homenaje, cuando asisten lamiliares del homena.ieado, ocupan la primera fila de as¡entos en el auditorio a la derecha frente a la mesa de honor,

LA PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PRIVADAS Las empresas privadas por su misma naturaleza y fines están orientadas a la producción de bienes, servicios o comercialización de productos, lo que las ha llevado a convert¡rse en paradigmas de la istración democrática, con una jerarquía organizacional de precedencia hasta el tercer nivel istrativo y cuarto en producción:

CUADRO DE PRECEDENCIAS 01. Presidente del Directorio 02. Directores 03. Gerente General 04. Gerentes 05. Sub Gerentes 06. Jefes de Planta 07. Jefes de Oficina 08. Profesionales 09. Jefes de Unidades 10. Técnicos '1 1. Auxiliares 12. Obreros

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PROTOCOLO Y CEHE¡,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

ASPECTOS GENERALES Hemos encontrado empresas donde la jerarquía operativa llega sólo al segundo nivel, (gerente general), después, entre todos los gerentes, sub gerentes, jefes planta, empleados istrativos y de ventas, se otorgan igual trato (organización matricial, organigrama horizontales, estructuras chatas etc.), La comunicación es directa sin jerarquías istrativas, el Gerente general Ilega al subalterno sin pasar por los jefes inmediatos superiores, este sistema rompe el protocolo rigido de una institución pública, lo que mejora las comunicaciones y favorece la producción. La empresa privada rompe el protocolo al utilizar un trato familiar o amical entre sus funcionarios producto de las continuas reuniones de coordinación dentro de la empresa o fuera de ella, para el análisis de operac¡ones, políticas de producción, de mercadeo y venta. También a facilitado este procedimiento, el sistema de comunicación interna de la empresa, el uso de las computadoras en redes, posibilitando el uso del correo electrón¡co o la comunicación utilizando soffware como el Microsoff mail, que evita intermediarios en una comunicación directa, las notas trasmitidas entre estos funcionarios tienen la estructura de los memorándums (no llevan frases protocolares o ceremoniales), otras se parecen a las ayudas memoria que se utilizan en las instituciones públicas (ver capítulo Il l), ejemplo:

A

De

: [,4anuel Guevara Bomero :

Gerencia General

Requiero un informe urgente de las ventas efectuadas ayer y te comuniques con almacen para verificar el stock de mercadería para Ia proxima campaña de ventas. Los datos los requiero para mañana a primera hora antes de la reunión.

Arturo Bivera

LOS PUBLICOS DE LA EMPRESA Existe el dicho: El cliente es primero ,lo que demarca la existencia de una precedencia artificial en la empresa privada, tanto es verdad el dicho, que Ia atención de este ciiente se lo disputan los profesionales del Markeiing y las Relaciones Públicas, es decir cada uno en su carnpo y dentro de sus objetivos. : &

6',

PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

La empresa se debe a sus públicos, lo que le obliga a un serio compromiso a través de una especial atención que sólo se puede lograr con un solido programa de comunica-

LI

ción, acorde a los intereses y necesidades de esos priblicos, de los objet¡vos y fines empresariales.

qu

ak.-

En mi libro "lnvestigación en Relaciones Públicas" editado en 1990 por el Consejo Nacional de Ciencia y TecnologÍa CONCYTEC, me referí a los tipos de públicos que tiene una empresa, lo que va más a allá de los denom¡nados comunmente por diversos tratadistas como "internos y externos .

lala

m(Consideramos la ex¡stencia de diversa gama de públicos, especialmente por su relación con la empresa, para simplif¡car su comprensión reproducimos el cuadro que aparece en la página número quince del antes citado libro:

to( --

eÍ_ cor^

y

PUBLICOS DE LA EMPRESA

ne

no

DIBECTOS

INDIRECTOS

DIRECTOS

INDIRECTOS

Accionistas Directorio Ejecutivos Funcionarios Empleados Obreros Trab. de Servicio

Conyuges Hijos Jubilados Cesantes

Proveedores Vendedores Comercializadores Mayorlstas Clientes Periodistas' F¡nanc¡eras-Bancos Municipalidad. SUNAT Vecinos

Competencia Banca lnst. Públicas Municipalidades Med. de Comunic. Periodistas Asociaciones Clubes sociales Org. lndustriales Org. Profesionales Org. Comeciales Comunidad

tes

-

lN' '1. m e_-

Se refiere al periodista del diario con mayor lectoría por los públ¡cos directamente relacionados con empresa, de igual manera la municipalidad del distrito donde está ubicada la empresa.

fici si s'-

Soró2

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I PFOTOCOLO Y CEFEN¡ONIAL EN LAS INSIITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA PRECEDENCIA EN LA ATENCIóN DE LOS PÚBLICOS Los públicos señalados son un ejemplo que permitirá a cada émpresa graficar los que le corresponde, para estructurar un programa especial de Protocolo que perm¡ta atender a cada uno de ellos, en forma constante de acuerdo a su jerarquía y relac¡ón con la empresa, con el objetivo de mantener, mejorar, variar o crear la imagen corporativa o la imagen de marca.

En el periplo de investigación por las empresas visitadas, nos encontramos que muchas cumplen con efectuar actividades generales de comunicación que abarcan a todos los públicos, como por ejemplo editar un revista informativa o emit¡r una nota de empresa por diarios. EI aplicar el Protocolo Empresarial en la comunicación, determina que a cada público debe olorgársele el nivel de atención que le corresponde de acuerdo a su ¡mportancia y relación con la empresa, esto significa que debemos conocer y definir los intereses y necesidades de comunicación o información que tiene cada uno de esos públicos, esto nos lleva definir como se debe considerar esos intereses y necesidades:

INTERESES:

-Utilidad o beneficio que recibe el público, el cliente o . -Perjuicio o daño que le causa la empresa. NECESIDADES:

-De información sobre la empresa, el producto o servicio. -De conocimiento de sistemas y procesos istrativos. -De cultura, conocimiento por el conocimiento, salisfacer el saber. Definimos el cuadro precedente y tratamos de señalar los ejemplos correspondientes, que permitan orientar el trabajo a desarrollar. INTERESES:

1, UTILIDAD O BENEFICIO .- Cada uno de los públicos, especialmente los directamente relacionados con la empresa, consideran que deben recibir de la empresa beneficios o uiilidades y quieren conocer cuales, como y cuando. Por consiguiente su relación con la empresa esiá situada en el nivel de lo que me conviene o lo que me beneficla", sr satisfacemos esia necesidad quien gana es la irnagen corporativa y si esos beneíicios son a través de los producto mejorará 1a imagen de marca. En el caso de una empresa é3 .

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PFOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS IN§TITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

de producción y/o comercialización, esos beneficios a los que nos referimos pueden ser de precios, comisiones, oportunidades de atención, créditos, satisfacción por el producto, retorno de inversión, ut¡lidad etc.

2.

PERJUICIO O DAÑO .- lndirectamente la empresa, por sus servicos, productos, atención, traba.io de producción, trabaio de comercialización, vecindad etc., produce o genera hechos que pueden afectar, dañar o perjudicar a los diferentes públicos relacionados o no directamente con la empresa, lo que incide en la imagen del o los productos y de la misma empresa en forma perlhudicial, una persona disconforme o que se siente dañada por la empresa o sus productos se convierte en un propagador de mala imagen en su entorno llegando en muchos casos a crear y difundir rumores sobre la actividad corporaliva. Por consigu¡ente es necesario detectar Oportunamente estos casos para resolverlos y obtener beneficios de los mismos, ejemplo: comparación de los productos con los de la competencia, en utilidad o retorno de la inversión, grados de dificultad en adquirirlo y en oportunidad de atenclón, sistema de ventas y cobranzas. Otras que debe considerarsé como son:los problemas que se crean a fos vecinos en cuanto a la usurpación de zonas de estacionamiento, dificultades por razones de seguridad,limpieza y orden vecinal etc.

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NECESIDADES:

1.

DE INFORMACIÓN .- Cada uno de los públicos de acuerdo a su relación con la empresa requiere d¡ferente y diversa cant¡dad de información, para sat¡sfacer sus necesidades de conocimiento sobre aspectos comerciales, proyectos, rentabil¡dad etc., por lo que es necesario definir a través de un proceso de investigación, que tipo de información requiere cada público y una vez procesado la conveniencia de entregar esa información, se entrega adecuadamente para sat¡sfacer esa necesidad y con ello evitar en lo posible la aparición de los i'umores, debido a que es más difícil modificar una opinión mal fundamentanda, que orientar una opinión en formación. Ejemplo: La Pilsen Callao ed¡ta tres tipos de revistas informativas: para los funcionarios y ejecutivos, tratando asuntos especializados, la segunda para el personal istrativo y de planta y la tercera para distribuidores, vendedores y público en general. Existe en nuestro medio. empresas que están dedicadas a trabajos de investigación de la comunicación. como "Punto de Comunicación S.R.Ltdai', quienes en su área de consultoria y asesoramiento detectan por encargo, las necesidades de información que requieren los diversos públicos relacionados con la empresa y luego diseñan de acuerdo al número y ubicación de Ia población que lo conforma, los medios utilizables para hacer llegar la información, concluyendo su trabalo con la evaluación correspondiente. 64

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PROÍOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

2.

DE CONOCIMIENTO -- La relación de un público con la empresa determina tratar de concoer más de ella, proceso que es diferente al requer¡miento de información, un accionista por ejemplo, no sólo se satisface infcrmándose de una empresa, para asegurar su inversión, requiere conocerla y de ese conocimiento se generará la imagen corporativa y consiguiente m ente Ia confianza de que su inverSión eS Segura; es similar al caso de un tliente que iniciará negocios con una empresa, éste no sólo desea estar informado Stno qUe la confianza de que sus negocios Son estables está directamente relacionado con el conocimiento que tenga de la empresa en su:estructura, componentes humanos, físicos o de infraestructu ra, económicos, su misión etc., ejemplo: diversas empresas industriales, invitan a visitar sus plantas de producción a los vendedores mayoristas, minoristas y algunos clientes, con la Íinalidad de moslrarles Ia higiene, la seguridad, la tecnologia dá producción, los controles de calidad, sus procedimientos istrativos etc.

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Este tipo de visitas de conocimiento empresarial, están programadas mensualmente en las empresas cerveceras para atender a sus dlversos públicos, lo hacen anualmente las industrias lácteas, se tiene también reuniones de información en Ias empresas farmacéuiicas, corno también los Shor,v Room de las empresas mayoristas de productos electrónicos con asistencia de c ientes de provincias etc,

3.

DE CULTURA.- Son los requerimientos de la comun¡dad que no pueden muchas veces ser costeados por ellos mismos y que son requeridos a las empresas en su función de proyección social que se desarrollan por medio de actividades auspiciadas en las que subliminalmente se vende imagen corporativa e información que le permite a la colectividad conocer la empresa, su actividad, beneficio social a través del apoyo económico a la comunidad, fuera del pago de impuestos (Balance Social), etc Esta actividad tambien permite que los prlblicos extra empresariales, !'elacicnados indirectamente conm la ernpresa, que son los que no teniendo negocios directos con ella, se slenten obligados a conocerla, satlsfaciendo sus necesidades comunicativas a través de brochurs, catálogos, trípiicos, reuniones etc

PRECEDENCIA DE ACTIVIDADES Es la jerarquía que se le da a las acti'¡rdaces de acuerdo a la importancia del cliente, lo que deiermina oue dentro de su concepción de ai3nción debe elaborarse una especial est;uctura, para diferenciar a cada cliente de acuerdc al grado de importancia que tenga para la empresa: De acuerdo a los negoclos previstos, que permita conseguir el objeiivo empresarial etc. A esa sstruciura s9 cenornlna cuadro de precedencias , el mismo que ó5

I PBOTOCOLO Y CEHEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

puede ser utilizado para d¡versos fines, siendo los más importantes los que tratamos a cont¡nuación:

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Las empresas privadas tienen dos grupos por tipo de ceremonias en las que el Protocolo y Ia Precedencia están presentes: DE CARÁCTER EXTERNO: De promoción. De ventas.

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DE CARÁCTER INTERNO: Reuniones sociales. Celebración de efemérides De capacitación

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DE CARÁCTER EXTERNO

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DE PROMOCION

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Se denomina De promoción a la actividad que efectua la oficina de Ventas y Marketing, con el apoyo de Relaciones Públicas, con la fínalidad de introducir en el mercado un nuevo producto.

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Estas actividades congregan en dátermninadas instalaciones a personalidades de la banca, el comercio, agencias publicitarias, medios de comunicación, periodismo, clientes mayoristas y minoristas (no necesariamente a todos los mencionados), para presentar una campaña de ventas de bienes,se rvicios o para introducir en el mercado un nuevo producto o servicio.

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Para la organización de estas activ¡dades recomendamos tomar en cuenta los criterios de organización que se especifican en el capítulo lV del Ceremonial, debido a que cacia tarea consignada en el indicado bapítuio se adapta perJectamente para conseguir el ob.jetivo f inal.

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DE VENTAS

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Este tipo de actividad está calif icada en dos campos: -Show Room -Stand de Promoción y Venias

SHOW ROOM Está de moda la inauguración públíca de los Show Room, que const¡tuyen un buen sistema de promocionar productos, artículos y servicios, la inauguración es bastan-

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PBOTOCOLO Y CEFEI\,,lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

te seneilla y no está rodeada del ceremonial, el encargado de inaugurar Ia muestra o exibición es casi siempre la máxima autoridad de la empresa y el trato protocolar se supedita a mencionar a los asistentes como 'amigos presentes o distinguidos amigos 'y seguidamente señalar el objetivo del Show Room. A todos los asistentes, la empresa debe dar igual jerarquía de trato en las palabras de inauguración sin embargo, hemos encontrado que en este tipo de eventos, algunas empresas ofrecen trato prefencial a determinados clientes mayoristas, al ponerles como anfitriones persona{es a especialistas, que absuelven las consultas referidas a los productos en exibición en los aspectos técnicos y de ventas. Satisfacer la atención especial de todos los públcios as¡stentes a un Show Room, es bastante dif Íci debido a que si prestamos una esmerada atención a un cliente mayorista que mantiene Lrna gran cuenta con la empresa, podemos molestar a otro cliente más chico, que no recíbe igual aiención, por lo que es preferible al desarrollar estos eventos, estrLrcturar un cuadro de precedencias de clientes por volurnen de compra u otro factor que permita segmentarlos y de esta manera invilar a cada segmento un día diferente, pa-a bnndarles una igual ate'rción.

Recordemos que el obletivo es introducir una nueva línea, interesar a los clientes nnayoristas y minoristas en representar el producto o contar con la asistencia del cliente

un tiempo prudencial, libre de cualquier presión para poder explicarle las bondades dei producto, un nuevo sistema de ventas etc., este tlpo de actividad permite relacionar y acetcar a los clientes con Ios ejecutivcs de la empresa.

DE CARACTEFI INTERNO REUNIONES SOCIALES Toda reunión social conlleva la previsión de actos de cortesía y protocolo que determrna ia elaboración de un cuadro de precedencias, que permite otorgarel sitial preferencial

eue le corresponde a cada funcionario, debido a que por constumbre se otorga igual trato a persona de igual jerarquía y para evitar posibles desalres que originen ubicar a un ejecutivo en una mesa o sitio con personal de mucho menor jerarquía, (al ser de nivel cultural muy dicimil, puede dejarlo de lado en las conversaciones o que é1 acapare la reunión por derecho). En delar de lado el usc dei cuadro de precedencras en este tipo de reuniones, puede ser inmensamente perjudicial, para la marcha de la empresa, porque los problemas que se oflgine en el desarrollo de la reunrón entrg ejecut vos- fu ncionaflos-e mp leados, puede 67

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PBOTOCOLO Y CEHEI\lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

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trasuntar en la marcha istrat¡va de la empresa.Tenemos referencia sobre diversos problemas como por ejemplo: una broma o chiste de un empleado a un ejecutivo con poca correa o picón, llevo a revanchas dentro del trabajo.

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(^ CELEBRACIÓN DE EFEMÉRIDES I

La empresa moderna cuenta un "calendario civico que marca el motivo y las fechas de los-principales festejos que involucran a todos el pesona¡, este t¡po de celebraciones, (aniversario de la empresa, fiestas patrias, navidad, año nuevo etc.), están rodeadas del protocolo correspondiente y en el que se toma en cuenta Ias normas técnicas de la precedencia durante su desarrollo, ya en el aspecto netamente social se puede dejar de lado estas para compartir entre todos.

DE CAPACITACIóN Este tipo de actividadd es muy frecuente en la empresa, debido al desarrollo constante de la tecnología, que determina que el personal esté inmerso frecuentemente en los procesos de especialización. Todo proceso de capacitación ha sido dividido en tres PAr rE§,

-Acto de inauguración -Desarrollo del certámen -Clausura INAUGUBACIÓN .- Requiere la utilización de las normas del protocolo, debido a la jerarquía de los funcionarios que asisten, por ejemplo: Si el seminario de capacitación de ejecutivos es inaugurado por un func¡onario de la empresa, de nivel internacional, llegado especialmente para este fin, requiere de un complicado marco, que puede llevar a seleccionar cuidadosamente a los invitados que asistirán, entre los cuales se pueden contar principales clientes, funcionarios de gobiernmo etc. Si es el presidente del directorio el que lo inaugura, en la mesa de honor Io acompañan e¡ gerente general y gerentes, por cons¡guiente se deberá cumplir en este caso con el cuadro de precedencias para el Protocoio.

DESABROLLO DEL CERTÁMEN.- En el desarrollo de la actividad por uso y costumbre se deja de lado el cuadro de precedencia y se guardan el Protocolo en lo estr¡ctamente necesario según las normas internas de la empresa, no siempre una istración democrática de un taller, s¡gnifica dejar de lado las normas de cortesía con los superiores. ó8

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PBOTOCOLO Y CERE]\,lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLTCAS Y PFIVADAS

CLAUSURA .- La clausura del certámen de capacitación guarda espectativa en los participantes, por ser fruto de un determinado esfuerzo realizado durante el tiempo que duró, la calidad de expos¡tores y sobre todo e¡ interés por los resultados de las evaluaciones a las que fueron sometidos y que les permitirá acceder a una certificación o reconocimiento. Por consiguiente es necesar¡o que todos los aspectos de la clausura sean rodeados con un apropiado programa protocolar y posterioremente con la consecuente confraternización social que rompe las tensiones con un cóctel. Para la organización de este tipo de actividades, se debe contar con un proyecto de organización, debido a los multiple detalles que requieren prever para conseguir los objetivos finales, pudiéndose adaptar las sugerencias prev¡stas para las empresas en el capítulo lV

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PBOTOCOLO Y CEHEI,¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

LA PRECEDENCIA EN LAS UNIVERSIDADES Las universidades son organismos con una estructura de tipo vertical, determinada por la Ley y sus propios Estatutos. Los máximos órganos de gob¡erno la Asamblea y el Consejo Universitario, que no tienen injerencja d¡recta en la istración académica o económica. La universidad es gobernada por el Rector y dos Vicerrectores que dan cuenta de la conducción educativa, istrativa y financiera a la Asamblea y al Consejo Universitar¡o. I

La universidad mantiene autonomía y goza de las libertades que le concede la Ley Universitaria y sus propios Estatutos; en lo istrativo las untversldades nacionales se sujetan además a las disposiciones emanadas de la Ley General del Presupuesto Público y las Normas de Control.

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Las autoridades universitarias son muy celosas del reconocimiento de su jerarquía, especialmente cuando asisten a las diversas ceremonias que se desarrollan como parte

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de sus activ;dades académicas y istrativas.

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La verticalidad de las jerarquías en ia universidad, permite un fácil diseño de los cuadros de precedencias, en el caso que se requiera estructurar uno especial se debe tener en cuenta lo señalado por la Ley, el estatuto y su organigrama funcional:

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CUADRO DE PRECEDENCIA UNIVERSITARIA

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02. Vicerrector Académico

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03. Vicerrector istrativo

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04. Decanos de Facultades - D rectores de Escuela de Post Grado 05. Secretario General de la universídad

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06. Directores de Consejos U /. Urrectores Untversrtafl os' 08. Jefes de Departamento Académico - jefes de Escuelas Profesional 09. Coordinadores Académicos o de Area 10. Secretarios Académicos de Facultades 1 l. Profesores Principaies

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PHOTOCOLO Y CEFEN,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

2. Profesores Asociados 1 3. ProJesores Auxiliares 1 4. Docenles Contratados 1

Las d¡recciones univers¡tarias están a carao de docentes.

NOTA: La Asamblea Universitaria, debía estar ubicada en primer término,

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embargo siendo representada ¡nistrativamente por el rector y conformada por docentes y alumnos no podría f ísicamente aparecer en un cuadro de precedencias.

CUADRO DE PRECEDENCIA EN LA FACULTAD . Decano 02. Jefe de Departamento Académico o de Escuela Profesional o Post Grado 03, Coordinador Académico o oe Área 0'1

04. 05. 06. 07. 08.

Secretario Académico Pro'esores Principales Profesores Asociados Profesores Auxiliares Docentes Contratados

CUADRO DE PBECEDENCIA EN EL DEPARTAMENTO O ESCUELA 01. Jefe del Departamento Académico o de Escuela Profesional 02. Coo"dinador Acaoér-'l'co o de Área

03. Profesores Principales 04. Pi'ofesores Asociados 05. Profesores Aux¡liares 06. Docentes Contratados

PRECEDENCIA EN ¡GUAL DE NIVEL DECANOS DE FACULTAD La precedencia de los decanos se da por la aniigüedad de creación de ia facultad, el decano de la facultad más antigua de la universidad precede en la relación a ios decanos

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

de las facultades menos antlguas, el último de la relación será el decano de la facultad más nueva o recientemente creada.

DIRECTORES DE CONSEJOS

Las universidades, para cumplir con lo dispuesto por los Art.65 al 69, de la Ley Universitaria, crearon los consejos de investigación y proyección, los están conformados por un director que lo preside y un consejo interdisciplinario de docentes, la precedencia entre directores de consejo se determina porsu ubicación en el organigrama, el derecha primero y secuencialmente el segundo hasta últlmo que se encuentra a Ia izquierda, en el caso de graficarse en forma vertical, el primero será el que se ubique en la parte superior y asÍ bajar sucesivamente.

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BECTORES UNIVERSITARIOS

Para resolver el problema de jerarquía de los directores universitarios, se toma en consideración su ubicación en el organigrama funcional, siendo primero los de apoyo, segundo los ejecutívos y por último los de asesoramiento. Para Ia precedencia en cada grupo se determina de acuerdo al organigrama en orden, de izquierda a derecha o de arriba y paia abajo o en forma descendente.

JERAROUíA DE LOS JEFES DE DEPARTAN/ENTO O ESCUELA Los jefes de depariamento académico o de escuela profesional y coordinadores de

área, tienen jerarquía en el cuadro de precedencias de la universidad, de acuerdo a la antiguedad de la facultad. JEFAROUíA DOCENTE La jerarquía tanto a nivel universidad, facultad o de departamento en los casos que corresponda, se otorga por la antiguedad del docente, respetándose la categoría de

cada profesor: principal, asociado o auxiliar. DOCENTES CONTRA_IADOS Las universidades cubren sus necesidades de docentes, contratando profesionales por horas-semestre para el dictado de cursos. De acuerdo con la interpretacíón del 72

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PBOIOCOLOY CERE¡/ONIAL EN LAS INSfIfUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

cuarto párrafo del'Art.44e de la Ley Universitaria, su ubicación en el cuadro de preceden-

cias, está después de los profesores ordinarios de la categoría de auxiliar, sin jerarquización por antiguedad o categoría.

PRECEDENCIA EN VISITA DE RECTORES A UNIVERSIDADES

Vienen siendo cada vez más frecuentes las visitas de rectores a otras universidades sea por encargo de la Asamblea Nacional de Rectores o en cumplimiento de las actividades propias de su cargo. La precedencia jerárquica de los rectores se da por la antigüedad de creación de la universidad que representan, siendo el cuadro el siguiente:

PRECEDENCIADE RECTORES ENEL PERÚ Universidad Nacional Mayor de San Marcos 02, Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco 03. Universldad San Cristóbal de Huamanga 03, Universidad Nacional de la Libertad de Trujillo 04. Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa 06. Universidad Nacional de lngeniería - Lima 09. Universidad Nacional Agraria La Molina - Lima 05. Pontificia Universidad Católica del Perú - Lima. 07. Universidad Nacional de San Luis Gonzaga de lca 15, Universidad Nacional del Centro del Perú - Huancayo 10. Universidad Nacional de la Amazonia Peruana - lquitos '1 1. Universidad Nacional de Altiplano - Puno 12. Universidad Nacional de Piura '1 3. Un¡versidad Peruana Cayetano Heredra - Lima 14. Universidad Católica Santa María - Arequipa '1 6. Unive"s:dao Nac o.al de Ca,amarca 17. Uníversidad del Pacífico - Lima 18. Universidad de San l,/artín de Porres - Lima '19, Universidad de Lima 20. Unjversidad Femenina del Sagrado Corazón - Lima. 21. Univsrsrdad Nacional Federico Villareal - Lima 22. UniversiCad Agraria de la Selva - Tingo l,laría

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS IN§TITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

23. Un¡versidad Nacional Hermilio Valdizán - Huánuco 24. Universidad lnca Garcilaso de la Vega - Lima 25. Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle - Lima 26. Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión - Cerro de Pasco 27. Universidad Nacional del Callao 29. Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión - Huacho 28. Universidad de Piura 30. Universidad R¡cardo Palma - Lima 31. Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo - Lambayeque 32. Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna 32. Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo - Huaraz 33. Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto 34. Universidad Nacional de Ucayali - Pucallpa. 36. Un¡vers¡dad And¡na Néstor Cáceres Velásquez de Juliaca - Puno 37. Universidad Peruana de los Andes de Huancayo 38. Universidad Peruana Unión de Lima 39. Universidad Andina del Cusco 40. Universidad Tecnológica de los Andes de Abancay 41 . Universidad Nacional de Tumbes 42. Universidad Nacional del Santa de Chimbote 43. Universidad de Tacna 44. Univers¡dad Part¡cular de Chiclayo 45. Universidad San Pedro de Chimbote 46. Universidad Particular Antenor Orrego 47. Universidad Part¡cuf ar Huánuco 48. Universidad de Moquegua 49. Universidad Particular Marcelino Champagnat de Lima 50. UniversiCad Particular de lquitos 51. Universidad Nacional de Huancavelica 52. Universídad Particular César Vallejo - Trujillo 53. Universidad Particular de Ciencias y Tecnología - lca 54. Universidad Particular del Norte - La Libertad 55. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas - Lima 56. Universidad Particular Los Angeles - Chimbote 57. Universidad San lgnacio de Loyola - Lima 58. Universidad Particular Juan XXlll - Chepén 59. Universidad Alas Peruanas - L¡ma 60. Universidad Cristiana del Perú - María lnmaculada - Lima. 74 L

t PROTOCOLO Y CERE¡,lONIAL EN LAS INSf If UCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

NOTA:

virtud a los dispos¡tivos que las crearon:

lJniversidad Naciona! de lngeniería - Lima. -Relación CNB de fecha 08-08-96 : Ley de

Universidad Nacionat del Centro del Perú - Huancayo

- Ley Na 13827 del 02 de enero t

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PROTOCOLO Y CEREMONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PR¡VADAS

LA CORRESPONDENCIA A través de los años la correspondencia oficial o empresarial mantiene vigencia, por ser considerada como el medio más eficiente y eficaz de comunicación directa -de persona a persona-. En los sectores públicos y privados su uso es cada vez más frecuente y se ha adaptado a los más modernos sístemas tecnológicos de trasmisión de datos, como el fax, el correo electrónico y las redes locales. nacionales e internacionales de comunicación. Sea cual fuera el medio utilizado para su trasm¡sión, el oficio, la carta, el informe, el memorándum y Ia ayuda memoria no cambia de estructura o esquema.

Es conocido que el sector público mantlene la más vertical estructura jerarquizacja en sus comunicaciones internas, con usos y costumbres de obligado cumplimiento, que fueron adaptados de la diplomacia internacional, y con el afán de mantener el respeto a esos cargos y jerarquías han definido los tipos de documentos que deben circular, tanto al interior como ai exterícr de su esiructura orgánica. CLratro son los tipos de comunicación oficial, que se han constituido en la base o

soporte de la burocracia istrativa: el oficio, el memorándum, el informe y el últinrc en ser adaptado, que es un formato "elitista" denominado "ayuda memoria". Este quinto soporte comunicativo viene siendo utilizado únicamente por los asescres y máxrmas autcridades de los organismos, como un avance que informaliza las comunicaciones, no tiene forrnaio definido y se asemeja más a un telegrama, por contener mensajes concisos o sintáiiccs, no usa ei rratamiento de cortesÍa del oficio o su estructLlra ordena.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

En la empresa privada la circulación de papeles ha sido tremendamente simplificada: se utiliza la nota que recuerda una orden o cita y el memorándum para explicar más detalladamente un mensaje y la carta para la comunicación externa, el mismo que t¡ene el formato del oficio al que se le recortó muchas frases protocolares o rimbombantes, que han dejado de usarse como el: Aprovecho la oportunidad, para reiterarle mis más altas consideraciones de mi mayor estima personal. "D¡os guarde a usted". El oficio, informe y memorándum, son los medios que permite al "emisor" o remitente, transmitir información o ideas o solicitar información al "recepto/'o destinatario, logrando la comunicación idónea. El emisor al elaborar un documento escrito debe hacerlo utilizando cierto protoclo establecido, grafías, signos e ideas convencionales que sean entendidas claramente por el receptor.

La comun¡cación escrita fue la consecuencia de las relaciones de estado con estapor do, lo que las cancillerías mantienen y conservan las normas protocolares que perm¡ten su adecuada istración, que en eltranscurso de los año se ha internacional¡zado y normalizado, para evitar problemas de intederencia o ruido en su correcta interpretación. El escrupuloso cuidado que presta la cancillería en la correspondencia de estado a estado y del presidente con otros presidentes; permitió que el sector público y después el comercial, asumieran.todas las características propias de esa etiqueta epistolar, que se denomina la comunicación escrita o visual-escrita.

En la Argentina la correspondencia del Estado está normada por Decreto, siendo el último de los expedidos el del 3 de agosto de 1978, f irmado por el presidente Alfonsín, en cuya norma se hace un análisis del formato, contenido, llegándose a determinar los tratamientos a emplearse para cada jerarquía: en el encabezamiento, en el texto que va desde el de "Señor Presidente" al de "usted" o en la antefirma, desde el "Dios guarde al Señor Presidente", hasta "Saludo a usted atentamente".

Para comprender la importancia de la comunicación visual-escrita, es necesario remontarse a sus antecedentes y desde allí conocer como se generaron los formatos de uso común, que hoy utilizan las organizaciones, para cumplir sus fines y objetivos.

ANTECEDENTES La correspondencia ha sido motivo de profundo análisis en el tiempo, con la finalidad de perfeccionarla y evitar los errores que puedan llevar al resentimiento de las mo80

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PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

narquías, estados y personas. El Varón de Marten, en la Pá9.292 de su Manual Diplomático, se refiere a los faltamientos por error, intención o desconocimiento que pueda contener una comunicación, dice que, "si la parte que ha cometido ia fafta no procura enmendarla, el gobierno que se cree dañado, tacha por sí mismo el error y adviette protestando para que no vuelva incurrirse en lo m¡smo. Si supone que la falta es de intento, se niega a dar respuesta o la declara inisible". En el Perú la Cancillería es la encargada de istrar las formalidades de la correspondencia del estado, entre Jefes de estado o canc¡lleres, entre estas y las m¡siones diplomáticas, asÍcomo de los actos internacionales, dice la norma. La redacción de la correspondencia entre las misiones diplomáticas y enüe jefes de estado se clasifican en: Cartas de cancillería, de gab¡nete y autógrafas. Las cartas de cancillería son los documentos más solemnes, en las cuales aparece el alto nombre del estado y los títulos del más alto dignatar¡o, con expresiones usuales de tratamiento y despedida.

Se utiliza formato de papel grande y folio (lN-FOLIO), con las armas de Ia nación, siendo cuidadosamente cal¡grafiadas, son siempre firmadas por el jefe de estado y refrendadas por el ministro de relaciones exteriores, Ilevando el gran sello del estado. Adolfo J. De Urquiza en su libro CEFEMONIAL PÚBLICO dice que: Cuando un documento debe llevar dos firmas, la autoridad principal la suscribe a la izquierda y la que le sigue a la derecha. La negociación escr¡ta que istra la Cancillería consta de:las notas, e¡ memorándum y la memoranda.

LAS NOTAS Las notas se div¡den en "stristo censo": en notas firmadas o personal y en notas La nota firmada, requiere de un extremo cuidado en su redacción, por ser la comunicación escrita, que se debe remitir después de una gestión verbat, a fin de precisarla, no puede referirse a una previa conversación de ser entregada personalmente, se le usa para asuntos de interés secundario o de rutina. La nota verbal se redacta en tercera personal y puede tener hasta dos fórmulas de cortesía, una al comienzo y otras en la pieza, lleva fecha y fin de texio.

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PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

EL MEMORANDUM El memorándum propiamente dicho (pre memoria o aide-mémoire), es la pieza por excelencia, cuyo conten¡do por su importancia se redacta en primera persona o tercera persona y llevará firma completa del negociador, termina siempre con una formula de cortesia.

LA MEMOBANDA La memoranda expone situación, sea de hecho o derecho, carece de fórmulas de cortesía, pueden ser entregados personalmente, enviados como instrumento independientemente o rem¡t¡do con nota.

LAS CARTAS AUTóGRAFAS

A continuación reproduc¡mos algunos aspectos rimbombantes de los modelos de cartas de Ia Cancillería, donde se puede apreciar, cómo se emplea constantemente la cortesÍa. A LA BEINA DE INGLATERRA:

PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA PERUANA A su Majestad lsabel ll Fleina del Reino Unido de Ia Gran Bretaña, Irlanda y de los dominios Británicos allende de los mares, Defensora de la Fe, elc etc. GRANDE Y BUENA AMIGA té rm ino:

DE VUESTRA MAJESTAD LEALY BUEN AMIGO

Escrita en Palacio de Gobierno a los 12 días del mes junio de 1962

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PROTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

AL PAPA:

Encabezamiento: Muy Santo Padre Ante firma Muy Santo padre, De vuestra Beatitud, humilde y Devoto hijo

PiE: AL SUMO PONTíFICE ROMANO, PADFIE CO[/ÚN DE LOS FIELES

DE PRESIDENTE.A PRESIDENTE:

Encabezamrento:

Ei Presidente Constitucional de la República de .....,. a su Exeelencia ei Presidente Constiiucional de la Repúbiicas de..... Grande y Buen Amigo At

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA CORRESPONDENCIA EN LAS ORGANIZACIONES De las comunicaciones escritas utilizadas en las relaciones de los estados, nace: El oficio, la carta, el memorándum, el informe y por último la ayuda memoria, las que aparecen como una necesidad de estructurar una adecuada comunicación de un inferior a un superior, de igual a igual o a un inferior jerárquico: -Oficio y Carta .- Sim¡lares, el oficio lleva un número corre¡ativo y siglas de identificación, su uso está circunscrito a las instituciones y organismos del estado. La carta es usada por las empresas privadas para fines comerciales, pueden o no llevar numeración e identif icación. -EI Memorándum y el informe .- Son igualmente similares en la estructura, la diferencia está en el contenido, mientras el primero sirve para pedir o comunicar algo, el segundo se usa, para dar a conocer un hecho, anal¡zar una situación o problema, llegar a conclusiones y sugerir soluciones.

- El Proveído.- Nota manuscrita que se hace al margen de un documento istrativo, por el que se dispone a un subalterno determinada acción o atención al mismo. Nota aparte.- Se considerá similar al proveído, es igualmente una d¡sposic¡ón, con la dilerencia que la orden esta escrita en un papel aparte, que se engrapa al documento que lo origina, permitiendo ser retirado si el caso lo amerita, dejando el documento sin la

orden determinada. El trabajador que cumple una orden impartida con nota aparte, casi s¡empre fotocopia la nota y el documento.

-La ayuda memoria,- Carece de fórmulas de cortesía, pueden ser entregados personalmente, enviada como instrumento independientemente o remitido como nota, el tratam¡ento de la información es sintetizada, breve y puntual, puede o no ser firmado.

LA COHRESPONDENCIA EN EI. SECTOR PÚB[.ICO El Sector Público viene utilizando varios formatos para estructurar sus comunicaciones, que han sido analizados, con el fin de presentarlos en este Manual, veamos, primeramente las siguientes definiciones:

O¡

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PBOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PRIVADAS

i :

DEFINICIONES COMUNICACIONES ESCRITAS: Documentos generados por los puestos de trabajo, en los que se expone diversos asuntos relacionados a la isfación a su cargo. DOCUMENTO INTERNO:

i

Es el medio de comunicación escrito originado en el interior de la institución o empresa, d¡rigido de un funcionario, a un superior, a otro del mismo nivel o a un inferior jerárquicamente.

DOCUMENTO EXTERNO: Es la comunicación escrlta que se envia a otra ¡nstitución, empresa, organismos o personas, ajena a la que la genera, por la que se remite, informa o se sol¡cita algo.

CODIFICACIÓN: En el sector público, se acostumbra a codificar todas las comunicaciones, para simplificar e¡ control documentar¡o, este procedimiento se efectúa, asignando claves numéricas a los órganos del sistema estructural, para reconocer el origen de los documentos.

85

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLfCAS Y PHIVADAS

FORMATO DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

En Ia lnstitución o empresa se genera y istra documentos de comun¡cación interna y externa, como: el oficio, el informe, el memorándum, proveído y la ayuda memoria, que son elaborados de acuerdo al siguiente cuadro de precedencia jerárquica:

CUADRO DE PRECEDENCIA POR TIPO DE COMUNICACIÓN

OFICIO INFORME MEMORÁNDUM AYUDA MEMORIA PROVEíDO

EL OFICIO: Es la comunicación escrita que se emite al exterior de la institución, cumple con un protocolo de cortesía previamente determinado, de acuerdo a la jerarquía de Ia persona a la que va dirigida y un determinado ceremonial y etiqueta en su texto. En algunas ofic¡nas públicas e instituciones, utilizan el oficio como medjo de comunicación interna, sustituyendo al memorándum y al informe, por. lo que sería necesario adaptar la precedencia señalada en el cuadro de comunicación. El oficio es una comunicac¡ón institucional, por io que su redacción se efectúa en papel membretado y por su carácter de documento oficial, son pocos los funcionarios autorizados para suscrlbir este tipo de documento.

8ó

_3_-.

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLlCAS Y PRIVADAS

SECTOR PUBLICO (Oficio)

SECTOR PRIVADO (Carta)

-Presidente de la República -Mínistro de Estadó -Funcionario con Hango l',4inister¡al -Vice-Minlstros -Dlrectores Generales -Directores

-Presidente del Directorio -Gerente General -Gerentes

EIvIPRESAS PUBLICAS (Oficios)

-Presidente de Directorio o Consejo Directivo -Gerentes Generales o Directores Ejecutivos -Gerentes En algunas reparticiones públicas, se ha normado que todos Ios oficios que se remitan al exterior, deben ser suscr¡tos únlcamente por la máxima autoridad de la institución. Esta disposición no exime a que cualquier nivel jerárquico puede elaborar un oficio dirigido a otra repartición para conseguir sus objetivos, pero la firma debe estamparla únicamente quien está autorizado para hacerlo.

Es recomendable que los oficios tengan una sola numeración correlativa, ¡n¡strada por la oficina de trámite documentario de la institución o la de apoyo del funcionario que lo s uscribe.

Cuando un funcionario redacta un oficio que será firmado, por una autoridad de mayor jerarquía, tiene la obligación de suscrib¡r las copias en el margen izquierdo como responsable del contenido. lo que no inhibe de imprimir al pie del documento sus inicia-

les (se analiza más adelante). DEL FORMATO: El original del oficio se redacta en papel bond membretado, blanco sin rayas, de BO o 60 gramos. tamaño A-4 (.21X29.7 cm), y con dos reproducciones en papef de 40 qlmz

sin membretar, con los siguientes espacios: -Superior -lnferior -lzquierdo -Derecho

: 4,50 cm para

dejar margen al logotipo

:

2.45 cm 3,00 cm '. 2,45 cff.

:

87

PBOTOCOLO Y CEFE[¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Todas las primeras lineas de cada párrafo con sangría de 2,45 cm., doble espacio entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO: FECHA,-

Se ubica en la parte superior izquierda, debajo del logotipo de la ¡nstitución; se señala primeramente la ciudad de procedencia del documento, seguido de una coma para indicar a continuación el dia, el mes y el año. Elemplo: Lima, 12 de abril de 1997' Se ha encontrado que a nivel oficial se está imitando el modelo norteamericano de fechar los documentos, (Lima, setiembre 20 de 1997), lo que no consideramos apropiado, en consideración a los usos y costumbres del pais.

DENOMINACIÓN.Es el código

de identificación del documento, está conformado por el número corre'

lativo del mismo, seguido del año de emisión, las siglas del sector y tef mina con el código

numérico de identificación del órgano que la emite, todo subrayado. Ejemplo:

of.

Ne 475-95-EF-01.00

La numeración correlativa de los oficios, es una sola, su istración está a cargo de ta oficina de trámite documentario o del personal de apoyo del funcionario que lo sus

cribe. En el caso de empresas del Estado sus siglas se colocan, a continuación las siglas

del sector:

of. Ns 475-95-EF-SEN-01

.01

.

DESTINATAR]O: EI nombre del destinatario va precedido de la palabra "señor, señora o señorita' según corresponda, debajo se comienza señalando el título del destinatario (lng. Dr.,

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.

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PFOTOCOLO Y CEREi\,4ONIAL EN tAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

I

Arq., Eco., C., Lic., Etc.), en el caso de no conocer el título profesional, se escribe directamente el nombre del destinatario en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, debajo se señalará el cargo que desempeña y la institución o empresa donde presta sus serv¡cios y dos espacios debajo la ciudad de residencia del destinatario: Ejemplo:

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i

I

Seño r:

I

lng. CARLOS FUENTES ROBLES, Director General de Control Interno del Ministerio de Educación.

,

l I l

Lima. l

R

EFEF EN C IA:

Se utiliza para señalar en fcrma sintética el contenido del oficio o los antecedentes, se ubica a tres espacios debajo de ciudad y se subraya, Ejemplo: BEF.: lnvita a participar en curso

de nistración Regional. ó

:

REF.: Of.

N'q

256-96-MTC-05.20

Cuando se trata de una autoridad de alto nivel, se sustituye la referencia por el trato prctoclolar, como De mi especial consideración , "Vuestra Excelencia u otro similar. TEXTO:

Todc oficio tiene tres partes diferenciadas, que se denominan: -ENTRADA: El primer párrafo comienza rigurosarnenre con el aspecto protocolar del saiudo, para luego indicar el antecedente o moiivo por el cual se cursa el oficio.

.CUERPO: Puede ser desarroliado en uno o varios párrafos, contiene la razón del documenio.

89 l

I

!-

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

-DESPEDIDA: Último párrafo, igualmente protocolar que el primero, concluye con la palabra "Atentamente", debajo del párrafo de despedida, con Ia misma sangría de los pánafos. Ejemplo:

Aprovecho la oportunidad, para hacerle llegar (o reiterarle) las consideraciones de mi mayor estima personal. Atentamente

.FIRMA: Si se utiliza un sello de post lirma éste se colocará a un mínimo de dos centímetros

debajo de la palabra ATENTAMENTE, y en caso de escribirse el nombre y título del funcionario deberá conservar la misma distancia y ubicación.

-IDENTIFICACIÓN..

Se coloca a un mínimo de cuatro espacios de la post firma, en mayÚsculas las iniciales de quién ordenó o firmará el oficio, seguido también en mayúsculas las iniciales del funcionario que redactó o dictó el documento y por último si fue mecanografiado por una secretaria, sus ¡niciales en minúsculas, ejemplo: Solicitó la redacción del of icio Redactó el documento Mecanografió el documento

:MRT : JVT : rbdl

MRT/JVT/rbdl

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PBOTOCOLO Y CEFE¡,4ONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

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MODELO

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MEMBRETE DE LA INSTITUCION Llma,

1996.

I

of.

Ns 475-95.EF-05.30

I

Señor: lng. CARLOS FUENTES HOBLES, Director General de Control lnterno del Ministerio de Educación.

I

Ciudad.

BEF.: lnvita a participar en Curso.

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Atentamenie

lng. MANUEL RODRÍGUEZ TORBES Director General del Tesoro

.

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MBT/JVT/rbdi i

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PROTOCOLO Y CERENiIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

EL INFORME: Es la comunicación escrita que emite un funcionario, para dar a conocer asuntos propios de su competencia, el resultado del análisis o trámite de un expediente o un asunto encargado a pedido verbal o escrito, de un funcionario jerárquicamente superior o del mismo nivel. El informe tiene una sola numeración correlativa, que es istrada por el funcionar¡o que Ia genera y suscribe.

Existen dos esquemas de informe: el simple y el especial, que de acuerdo al contenido del asunto, puede ser utilizados indistintamente.

EL FORMATO: El original del ¡nforme se redacta en papel bond, blanco sin rayas, de 80 o 60 gramos sin membretar, de tamaño A-4 (21X25.7 cm) con el número de copias que se estime conveniente en papel de 40 grlmz con los siguientes espacios:

-Superior -lnferior -lzquierdo -Derecho

2,45 2,45 3,00 2,45

cm. cm. cm.

cm.

Los párrafos con sangrÍa de 2,45 cm, son corridos a la izquierda y doble espacio entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO:

.MEMBRETE: En compuladora o a máquina se escribe el membrete de la lnstitución. Ejemplo:

IVINISTERIO DE AGRICULTURA Dirección de Aguas y Begadíos

92

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PROTOCOLO Y CEBEI\,4ONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

.DENOMINACION.. Constituye el código de identiiicación del documento, conformado por et número, seguido del año de emisión y el código numérico de identificación del funcionario u órgano que Ia emite , todo subrayado y centrado. Ejemplo: tNFORME. N! 475-97-Os.00 El número correlativo de los lnformes, está a cargo del funcionario que Io suscribe.

.DESTINATARIO:

Al inicio del margen del papel se imprime la letra "A., dejando doce espacios se coloca dos punto y dejando dos espacios: se comienza señalando el título del destinatario (lng. Dr. Arq. Etc.), a continuación se escribe el nombre en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, a continuación se señala el cargo que desempeña y el órgano al que pertenece, elemplo,,

A :

Dr. JULIAN W. ESCATE ÁVAL-OS, Director

ceneral de Ase-

soría Legal del Ministerio de Agricultura. .REMITENTE: Se señala al remitente, precedido de la palabra "DE,,, once espacios después se coloca dos puntos y con dos espacios más se comienza, señalando el título profesional del remitente, en caso de no poseer tÍtulo, se escribe el nombre del remitente en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apeliido, seguidamente se señala el cargo que desempeña, ejemplo:

DE :

lng. A ejandro Trucios Soto, Director de Catastro Rural

.ASUNTO: La palabra ,,ASUNTO" se escribe debajc de la "DE" y dejando siete espacios se coloca dos puntos y después de dos espacios, se señala brevemente el asunto de que trata el ínforme, ejemplo:

ASUNTO

:

Solicita opinión legal de trámite istrativo sobre catastro en la comunidad de Chinchaypujio en el Distrito de Ania - Cusco 93

,L-_ _

PHOTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

.REFERENCIA: La palabra "REF." se escribe debajo de "ASUNTO" y dejando nueve espacios se coloca dos puntos y se señala brevemente el antecedente, que or¡gina el informe, como puede ser oficios, memorándum o informes anteriores sobre el mismo tema, ejemplo:

REF. :

Of. Na 124-97-MA-07., del 24 junio de 1 997'

-FECHA: La fecha se escribe debajo del "ASUNTO O REF.", según sea el caso y dejando ocho espacios se coloca dos puntos, después de dos espacios se señala la fecha precedida de la ciudad de origen del informe, ejemplo:

.

Lima, 12 de setiembre de 1997.

-LINEA DE SEPARACIÓN: Considerando que el Informe tiene dos cuerpos, en el primero se consigna los datos generales y en el segundo el cuerpo o texto, estas partes se separan por una línea en todo el espacio del texto.

.TEXTO: Todo texto de informe tiene tres partes: 01

.

Los antecedentes que llevan a formular el informe.

02.

El análisis de los hechos.

03.

Las conclusiones y recomendaciones. El informe no contiene parte protocolar de saludo ni de despedida, comenzando con: "Por el presente informo a usted...l'y concluye con el punto aparte del último párrafo. Con las síglas SMP (Salvo Mejor Parecer) y debajo a la izquierda con sangría "Atentamente".

FIRMA:

A dos o tres centímetros del "Atentamente», se coloca el sello de post firma o se escribe el nombre y cargo del remitente. 94

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-- b-

INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

IDENTIFICACION: Se coloca a un mínimo de dos espacios de la post firma, las iniciales del funcionario que elaboró el documento en mayúsculas, si el informe ha sido elaborado para ser firmado por otro funcionario se procederá en forma similar a la identificacién del oficio. Ejemplo: Solicitó la redacción del informe : ATS Redactó el : DRZ Mecanografió el documento : rbdl

documento

ATS/DRZrbdl

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PBOTOCOLO Y CEFEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

MODELO I\,4EMBRETE

TNFORME Nq 075-97-95.00

A DE

: Destinatario : Remitente

ASUNTO

REF. FECHA

:

:

: Lima, 07 de octubre de 1997

Atentamente

FIRMA

ANEXOS

l

,

ATS/DRZ/rbdI

96

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PROTOCOLO Y CEBEI\,'1ON AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

MODELO MEIVBRETE

A DE

:Destinatario : Remitente

ASUNTO:

FEF, FECHA :

'J : Lima, 07 de octubre de 997

1-

ANTECEDENTES

2,

PFOBLEIVA

3.

HECHOS OUE INFLUYEN EL PROBLE[,44

4.

ANÁLISIS

5,

CONCLUSIONES

I

Atentarnente

I

I

F IB

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I

I

ANEXOS c.c

ATS/DnZlrbdl :

I

97

PFOTOCOLO Y CEFEI.iIONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EL MEMORANDUM: Es la comunicación escrita que se emite con la finalidad de hacer conocer disposiciones istrativas, atender ped¡do verbal o escrito de igualjerarquia, transmitir órdenes de cumplimiento obl¡gatorio, asuntos de su competencia, solicitar información a funcionarios de menor jerarquía.

DEL FORMATO: EI original del memorándum se redacta en papel bond, blanco sin membrete de tamaño A-4 (21X29.7 cm.) sin rayas, de 60 gramos, con el número de copias que se estime conven¡ente, en papel de 40 grlmz con los siguientes espacios:

-Superior : 2,45 cm.

-lnferior | 2,45 cm. -lzquierdo : 3,00 cm.

-Derecho

'. 2,45 cm.

Los párrafos corridos a la izquierda, la primera línea con sangría de 2,45 cm y doble espacio entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO:

MEMBFETE.- En computadora o a máquina se escribe el membrete de la lnstitución. Ejemplo: MINISTERIO DE JUSTICIAY CULTO

DEI.JOMINACIÓN.- Constituye e{ código de identificacíón, conÍormado por el número del documento, seguido del año de emis¡ón y el código numérico de identificación del órgano que la emite y todo subrayado y centrado. Ejemplo:

MEMORANDUM N9 475.97-05.OO La númeración es correlaiiva y anual, es istrado por el personal de apoyo del f uncionario que lo suscribe.

98

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PBOTOCOLO Y CEREIIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

DESTINATAHIO EI nombre del destinatario va precedido en la misma línea de la letra "A,, Oe¡anOo doce espacios se coloca dos puntos, y dejando dos espacios más: se comienza señalando el tÍtulo del destinatario (lng. Dr. Arq. Etc.), a continuación se escribe el nombre del destinatario en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, a continuación se señala el cargo que desempeña y el órgano al que pertenece, ejemplo"

A

: Dr. Jesús Corrales López, Director General de Asesoría Legal del Mi"

nisterio de Justicia y Culto.

REMITENTE:

El remitente, se señala precedido de la palabra .DE", dejando once espacios se coloca dos puntos y después de dos espacios más se comienza señalando el título profesional del remitente en caso de no poseer título, se escribe el nombre del remitente en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, seguidamente se señala el cargo que desempeña, ejemp{o: DE

:

Dr. Jorge Ruiz Carrillo, Director de Frolocolo.

ASUNTO: La palabra .,ASUNTO-, se escribe ciebajo de la "DE" y dejando siete espaclos se coloca dos punios y después de dos espacios se señala brevemente el asunto de que trata el informe, ejemplo:

ASUNTO

:

Solicita Opinión sobre Of. N! 147-97-05.00

REFERENCIA: La palabra ,,FEF. se escribe debajo de ,.ASUNTO" y dejando nueve espacios se colcca dos puntos y despuás de dos espacios se señala brevemente elantecedente que origina el memorándum, como puede ser oficios, memorándum o informes anteriores sobre el mismo tema, ejemplo:

REF. :

Of. Ne '1 24-96-01 .00, de íecha 13 de junio de 1997

9?

PBOTOCOLO Y CEFEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

FECHA.-

La fecha se escribe debajo del "ASUNTO O HEF." según sea el caso y deiando ocho espac¡os se coloca dos puntos y después de dos espacios se coloca la fecha precedida de la ciudad de origen del informe, ejemplo:

FECHA

:

Lima, l2deoctubre de 1997.

LINEA DE SEPARACION: Considerando que el memorándum tiene dos cuerpos, en el primero consigna los datos generales y el segundo el cuerpo o texto, se debe separar estas partes, por una línea en todo el espacio del texto. TEXTO: El cuerpo o textos, está dividido en dos partes:

01. 02.

Los antecedentes que llevan a formular el memorándum; EI texto en sí dando a conocer o pidiendo algo según sea el caso.

El memorándum no contiene parte protocolar de saludo ni de despedida, comenzando con: "Por el presente memorándum...." y concluye con el punto aparte del último párrafo, debajo a la izquierda con sangria "Atentamente". FIRMA:

A dos o tres centímetros del .Atentamente., se coloca el sello de post firma o se escribe el nombre y cargo del remitente. IDENTIFICACIÓN:

se coloca a un mínimo de dos espacios de la post firma, las lniciales del funcionario que elaboró el documento en mayúsculas, si el memorándum ha sido elaborado para ser firmado por otro func¡onario, se procederá en forma similar a la identificación del oficio. .:

I

Solicitó la redacción del memo. :JFC Hedactó el documento : DIR Mecanografió el documento : rbdl JRC/DIR/rbdf 100

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PFOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS INSTITUCiONES PUBLICAS Y PRIVADAS

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MODELO

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MEMBRETE (escrito con Ia misma máqu¡na) t I

MEN/ORÁNDUil/ Nq 075-97-95.00 I f

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A

: Destinatario

DE

:Remitente

ASUNTO

:

REF.

: (si el caso lo requiere)

FECHA

: Lima, 07 de octubre de 1 997

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Atentamente

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ANEXOS c.c

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ATS/DBZrbdl

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PFOÍOCOLO Y CEREN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LASTARJETAS DEVISITAI La tarjeta de visita, ha sido establecido por Ia diplomacia internacional y constituye

en la actualidad un documento importante de autopresentación. La tarjeta oficial es la que lleva el membrete de la institución o empresa, en la parte media las siglas del título profesional seguido del o los nombres y los apellidos delfuncionario. Debajo del título del cargo que ocupa dentro de la organización, en la esquina inferior derecha el o los núme' ros del tetéfono de la oficina y en la esquina inferior izquierda la dirección del centro de trabajo. EI uso de la tarjeta de visita es múltiple, desde un aviso de visita que se deja bajo la puerta o que se entrega a la secretaria, hasta su uso como memoranda al graficar cortos mensajes, por suponer que así la convierten en un medio directo de comunicación personal.

ANTECEDENTE Revisando la ENCICLOPEDIA DE PROTOCOLO lV edición, escrita por Agustín Bravo Olalde - Madrid, encontramos la etiqueta de la tarieta, que incluimos en el presente documento, tienen un lenguaje que se continúan usando en sectores diplomáticos, politicos, sociales y culturales en nuestro país, con algunos cambios o mod¡ficaciones, que es conveniente corregir, para devolverle la internacionalidad que ella tiene. El uso de las tarjetas de visita según la antigua cortesía, tiene innumerables aplicaciones y normas de etiqueta, veamos los mensaies que trasmite esta tarjeta de acuerdo a los dobleses que se efectúen en ella, según relata Bravo Olalde:

Es necesario aclarar, que de acuerdo a normas de la Cancillería Peruana, únicamente se dobla las esquinas de la tarjeta, cuando se entrega personalmente, en caso de ser enviada en sobre no debe doblarse y puede colocarse con lápiz las siglas que recomienda el Dr.Pérez de Cuéllar que veremos más adelante. Tarleta con doblez superior izquierda: DESPEDIDA

Lic. Jorge Aragón C.

P 097

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Tarjeta con doblez superior derecha:VlSlTA

Lic, Jorge Aragón C.

P 097

Tarjeta con doblez inferior izquierda: FELICITACION

Lic. Jorge Aragón C.

P 097

Tarjeta con doblez inferior derecha: PESAIIE

Lic. Jorge Aragón C.

P.097

Tarjeta con doblez a tres cuartos de la izquierda: RECOMENDACION

Aragón C.

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103

PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

Tarjeta con dos dobleces superior derecho e izquierda: COMIDA

Lic.

Jorge Aragón C. P 097

Tarjeta con dos dobleces inferior derecha e izquierda: BAILE

Lic. Jorge Aragón C. P 097

Tarjeta con dobleces superior izquierda e inferior izquierdo: BODA.

Lic. Jorge Aragón C.

P 097

Tarjeta con dos dobleces superior derecho e inferior derecho: ENTIERRO

Lic. Jorge Aragón C. P 097

i

PROÍOCOLO Y CEFE]\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Tarjeta con dobleces tres cuartos a Ia derecha: ESCUSA

Lic. Jorge

P 097

En el Manual de Derecho Diplomático, del Dr. Javier Pérez de Cuéllar . 1 964, reproduce como Anexo V, una norma de etiqueta, elaborada por la Direccíón del Protocolo del Itrltnisterio de Relaciones Exteriores, para el conocim¡ento de los jóvenes que inician sus actividades en la diplomacia y en el aparece iglralmente el trato de Ia tarjeta de visita, que reproducimos:"El funcionario diplomático debe usar las siguientes tarjetas de visita:

1. 2. 3. 4.

Con su nombre completo y grado Con su nombre completo Con el nombre completc de la esposa Con alguna de las siguientes impresiones: A. Con los nombres completo del funclonario y de su esposa; o, B, Con el nombre completo del funcionario, seguido de la expresión "y Señora"

El Diplomático no deberá usar tarjetas con su dirección o número de teléfono personal. Pai'a entregar o envtar tarjetas de visita se debe observar las sígulenies reglas gene-

-A un soltero: una tarleta N! 1 -De un soltero a un matrimonio: una tarjeta N? .1 y una Ne 2: -De un marrimonio a otro mairlnronio una tarjeta Nql y otras cualquiera del Ne4, -Para enviar flores el soltero acompaña una tarjeta Nq1 y los casados una del Nq4.

Las flores recibidas por un rnatrintonto deben ser agradecidas únicamenie por la dueña de casa enviando una iarjeta Ne 3 con alguna frase manuscrita expresando agradecimiento. Cuando la tarjeia de visita es eniregada por el diplomático en persona -que es lo correcto- o por iercercs, deben ser doblada por el costado izquierdo superior. Cuando son enviacias balo sobre no ceberá estar cjobiada.

PFOTOCOLO Y CEHEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Las larjetas para corresponder una visita deben ser enviadas dentro de las 24 horas. Las fórmulas manuscritas en lápiz se inscriben en el lado inferior izquierdo de las tarjetas, según las circunstancias que más abajo se señalan: Para presentar Para agradecer Para despedirse Pésame Para felicitar

p.p.

(pourprésentation) (pour remercier) p.p.c. (Pour prende congé) (Pourcondoléances) (Pour feliciter)

p.r. p.c. p.f

En la Marina de Guerra del Perú (Protoco¡o,Cortesia y Etica Naval - 1985), se adicionó para su uso las siguientes abreviaturas:

- n.b (Nota bene) para resaltar un mensaje. - R.S.V.P. (Fléspondez s'il vous plait) Se solic¡ta respuesta y - s.c.s.a. Sírvase confirmar su asistencia. Como se aprecia de los antecedentes, el mensaje en la tarjeta de uso diplomático, según Bravo Olalde, se efectúa por medio de dobleces y según la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, con anotaciones a lápiz.

Algunas de las consideraciones anotadas perduran en la actual¡dad, como por ejemplo: al entregar personalmente una tarjeta a una persona, se debe doblar la parte superior izquierda de la tarjeta en señal de respeto, y al asistir a un velatorio donde el pésame se recibe por tarjeta se dobla la tarjeta en la parte inferior derecha, como señal de dolor, cualquiera de las formas de expresión está a cr¡terio.

EL USO DE LAS TARJETAS EN LA ACTUALIDAD

us

En la actualidad son de uso f recuente, cuatro tipos de tarjetas, para igual número de os:

1.

INSTITUCIONAL O EMPRESARIAL.- Tarjeta con logotipo o membrete, al centro Ia sigla del título profesional seguido del nombre comp¡eto, debajo del nombre el título del cargo que desempeña, al costado inferior derecho teléfonos y al costado ¡nferior ízquierdo la dirección o domicilio legal de la empresa, este tipo de tarjeta se utiliza en el siguiente trato protocolar:

-

ldentificación como funcionario de una institución o empresa. Parte de la eiiqueta, al remitir un documento a tercera persona con la anotación de "atentamente", en la parte superior derecha.

t0ó

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f'

t

PROTOCOLO Y OEREMON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

- Como cortesía al remillr memorias,

revistas o cualquier otra publicación, con la anotación de "atentamente" en la parte central superior de la tarjeta.

2.

Tarjeta con el nombre completo de la persona s;n título ni cargo: - Para remitir un presente personal o felicitar. - Para dar respuesta a una invitación. - Para una recomendación o pedido a una persona amiga. - Para dejar constancia de asistencia personal a una cita social o familiar.

3.

Tarjeta con el nombre completo y debajo el nombre completo de la esposa: - Para remitir regalos de bodas. - Hacer llegar presentes a nombre de los esposos. - Para dejar constancia de visita a otra familia,

4.

Tarjeta co¡ titulo, nombre completo, teléfono y domicilio particular, sin mención del centro de trabajo: - Para entregar a relacionados sociales y amigos, como seña de que serán bien recibidcs en casa y están dispuestos a contestar sus llamadas telefónicas.

Las tarjetas Ne 2 y 3, en lo posible deben ser entregadas en sobre, llevando manusc''to el nombre del destinatario.

El uso de tarjetas personales con la anotación del nombre, sin título ni cargos, se consideran como un acto de humildad y consideración a las personas a las que se entrega, por otra parte las tarjetas pomposas con títulos, cargos (impresas por la institución) se usa para asuntos prop¡os del cargo. En la empresa privada se usa frecuentemente las tarjetas número uno, tres y cuatro al nivel de presidenies de directorios y funcionarios de staf, y se incentiva que los empleados y vendedores, usen en sus actividades sociales y protocolares, la tarjeta Nq 1, por estar diseñada como medio Ce identiiicación del servidor y publicidad para la firma o

LA CORRESPONDENCIA Consideramos convenienie incluir en e presente Manual, una serie de comunicaciones escriias que puedan servir de modelo para elaborar comunicaciones similares, las mlsmas pueden suf rir las variaciones que vean por conveniente de acuerdo al fin que se desee conseg u ir:

147

PHOÍOCOLO Y CEFEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

1.

AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA: Se dirige el oficio en papel oficial (A4), membretado y se consigna lo siguiente:

M

EMBBETE

Lima, 05 de octubre de 1997.

Of icio N'q 2345-97-MTC-CIBC-01 .01..

Excelentísimo Señor lngeniero: ALBEBTO FUJIMORI FUJIMOBI PBESIDENTE DE LA REPUBLICA Presente.-

De mi especial conside ración:

Es muy honroso d¡rig¡rme a su Superior Despacho a efecto de invitar a usted a Clausurar la Beunión lnternacional:,,EL DESARFTOLLO DE LA CIENCIAY SU APLICACION EN LA INDUSTRIA", acto que se desarrollará el día 26 de noviembre del presente año, a horas 19.00, en el salón de conferencias de Centro Cívico de Lima. La reunión lnternacional tendrá una duración de tres dÍas, inlciándose el día 24 del mismo mes, y concurrirán como dlsertantes especialistas de México' Costa Hica, Colombia y del Perú, la información sobre el certámen, programa de claLJSura y asistentes se incluye en el expediente memoria que perrnito adjuntar. Agradeciendo anticipadamente su aceptación, me desp¡do de usted relteran-

do los sentimientos de mi más distinguida consideración. Atentamente

Firma del más alto funcionario de la instituciÓn

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rI PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INST]TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

2.

AL PRESIDENTE DE UNA INSTITUCIÓN POR SU ANIVERSARIOI

[,4EI\,4BRETE

Lima, 15 de octubre de 1 997.

of.

Ns

Señor: Arqr. FERNANDO PÉFEZ ROSAS, Pres¡dente del Consejo Nacional de Tasaciones - CONATA.

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Ciudad. De mi consrderación: A nombre del Directorio y mÍo propio, Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de hacer llegar un saludo especial por el Aniversario de creación de la lnstituc¡ón de su Presidencia.

Expreso a usted los mejores deseos para que continúen los éxitos en Ias funciones que le toca cumplir al Consejo Nacional de Tasaciones. Sin otro particular, aprovecho la oportunidad, para reiterarie las consideraciones de mi mayor estima personal.

Atentarnente

Firma del más alto funcionarios

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PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

3.

AGRADECIMIENTO POB INVITACIÓN A CONCIERTO

MEMBRETE Lima, 15 de octubre de 1 997

of.

Ne

Señor: lns. ANTONIO BLANCO BLASCO, Decano del Colegio de lngenieros del Perú, Consejo Departamental de Lima.

Ciudad. REF.: C. Ne 1280\94-95-D-CDUCIP

Tengo el agrado de dirigirme a usled a efecto de acusar recibo de su atenta carta de la referencia, por la que tuvo Ia gentileza de hacerme llegar las invitaciones para el Concierto de la Orquesta de Cámara del CDL-CIP y a la vez expresarle mi agradec¡miento por la gentileza de su parte. Es oportuno aprovechar la ocasión, para reiterar la disposición de la Inst¡tución de mi Presidencia a apoyar las actividades y acciones que el Consejo Departamental de su Decanato, efectúe en bien de Ia orden. Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para hacerle Ilegar las consideraciones de mi mayor estima personal.

Atentamente

Fírma del Funcionario

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PFOTOCOLOY CERE ,lONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LAS COMUNICACIONES: El mundo moderno nos ha llevado a desarrollar medios más rápidos y seguros de comunicación, a los que debemos adaptarnos y utilizarlos adecuadamente, como apoyo a nuestra Iabor, en el campo donde nos desempeñemos. Los medios modernos de comunicación e información están agrupados en tres áreas, denominados:

TELEFONíA Medio oral-audrtivo (OA), usado con el soporte de una red telefónica o las ondas hertzianas y vía satélite (celular), la misma que es considerada como un medio de comunicación externa, por el cual los funcronarÍos de la institución se interconectan salvando distancias, con funcionarios de otras instituciones, para exponer diversos asuntos relacionados a la istración, brindando o recibiendo información o en el cumplimiento de sus funciones. En su uso interno, es el nredio que se utiliza, para informar al órgano jerárquico superior, coordinar con el simi{ar y/o solicitar información o disponer acciones con el órgano inferior. Protocolo recomienda que para contestar Ias llamadas telefónicas, en salvaguarda del prestigio institucional, se debe comenzar saludando e inmediatamente se indica el nombre de la inslitución, unidad u órgano que contesta, cuando lo hace una secretaria, después del saludo agradece por la llamada y solicita la información para poder servirio. Ei teléfono, es uno de los instrumenios más importantes que se ha concedido al funcionario de una organización, de saberlo utilizar en toda su capacidad, le resolverá problernas y le permrtirá obtener un considerable rédito para el desarrollo de su función. Como anécdola se cuenta, cierlo fu¡cionario cje jerarquía intermedia pasaba su tiempo en la organización, haciendo antesala en las oficinas de los funcionarios a quienes tenía que informar o solicitar datcs, Crerto día, durante su traslado de la casa a la oficrna, un resorte de asiento del ómnibus e rompió el pantalón. No puCiendo volver a su hogar a cambiarse sabÍa que ese dÍa no podría cumplii'con las tediosas visiias a las antesalas de los jefes superiores en el cumpLimienio de su trabajo. Para eviiar las posibles chanzas de las secreiarias en su acostumbrado perrplo, se ubicó en su escritorio y recurrió al uso del teléfono, para informar o so icrtar datos al

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PROTOCOLO Y CEBEN/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

término de la jornada, se dió cuenta que había concluido con su responsabilidad con tiempo suficiente para entregar todos los encargos, y sobre todo no tendría que hacer horas exiras, ni llegar agotado a casa como en dias anteriores, desde ese día nunca más lo volvieron a ver sentado en una antesala y pronto ascendió a un cargo eiecutivo, grac¡as al pantalón roto y al uso del teléfono.

La telefonía ha avanzado tanto, que hoy es posible ubicar a una persona en cual' quier lugar del mundo con tan sólo discar su número telefónico y a través de su celular mantener una comunicación; el celular está a la cabeza de las innovaciones, Ia noticia de ayer fue el menor costo en su uso y su lnterconexión al procesador o fax, la noticia de hoy es que el teléfono celular ya se ha reducido en tamaño y ha ingresado al espacio digital, el día que ustedes lean este Manual, estamos seguros de mayores avances en este campo de la telefonía

EL FAXíMIL Se denomina así al equipo, que con el soporte de la Iínea telefónica o vía satélite, trasmite y recibe información mediante gráficos, grafías y líneas que forman documentos escritos, el faximil en Ia actualidad ha sustituido al teletipo y en algunos casos al correo, al enviar documentos que son considerados como originales Muchas son las reparticiones que en la actualidad aceptan documentos remitidos por fax, para iniciar trámites y expedientes, disminuyendo los esfuerzos de traslado y correo, que se venían empleando hasta antes del masivo uso de este medio. El fax recibe documentos durante las 24 hotas de día para Ia empresa privada, le

favorece al optimizar SuS tratos comerciales, especialmente internacionales donde el aspecto horario dificultaba la comunicación.

LA COMPUTADORA U OBDENADOB La computadora ha sustituido largamente a la máquina de escribir; por su utilidad viene siendo instalada en redes que permite que algunas empresas las utiticen para sus comunicaciones externas (coneo electrónico) e in'ternas (Microsoft Mail), por otra parte otorga la facllidad de mantener muchos archivos de documentos perfectamente organi' zados y de fácil , con el uso de macrós cuenta con formatos preestablecidos para facilitar la elaboración de documentos.

112

T PROTOCOLO Y CEREIV1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

EI adelanto de la tecnología de la computación, viene ofreciendo cada día nuevas funciones para la computadora y estas son asimiladas inmed¡atamente por la empresa y en forma más lenta por la institución pública. Por estas consideraciones debe ser consi-

derada la computadora como un medio de comunicación directo. La computadora permite comunicaciones muy rápidas con s y clientes, en su uso en forma interconectada a la red de telefonía local, nacional e internacional para la trasmisión de datos y compite con mayor amplitud con el facsímil. Su integración a Ias redes científicas, bancos de datos, al lnternet y al sector bancario, abre nuevas posibilidades de trabajo a Ias empresas Io que posibilita negocios a escala mundial. Hablar de los avances en informática en cualquier momento es hablar de tecnologÍa pasada, por que cada minuto del tiempo universal se adicionan nuevas funciones a las computadoras a través del software o hardware, y somos nosotros los que para no quedar obsoletos debemos estar constantemente iñmersos en los procesos de capacitación.

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CAPíTULO

IV

EL CEREMONIAL LOS CEBTÁ¡/ENES OÉGANIZADOS POFI LA OFI. CINA DE RELACIONES PÚBLICAS, TIENEN EL APOYO DEL 20% DEL PEFSONAL, EL OTBO 20% TFATARÁN OUE FFACASEN YEC 60'2" ESPERARÁ A VEF OUÉ SUCEDE.

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PROTOCOLO Y CEBEIüONIAL EN LAS ]NSTITUCIONES PUBLICAS Y PR]VADAS

EL CEREMONIAL Ceremonial, palabra de origen latinc. se entiende como acción o acto exterior arreglado por Iey, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas o reverencia de honor a las profanas. Así como inventaron la tinta, el papel y la impresión, muy usados en nuestra profesión de cornunicadores. los chinos fueron quienes desde el año 2,200 AC, manejaban el ceremoniai. Los libros reconocen a Confucio, como el mayor exponente de estas técn¡' cas, quien llegó a ocupar el alto cargo de Primer Ministro y luego ofreció sus consejos polÍticos y éticos a príncipes y gobernanles durante 14 años, alla por el 496 AC. Según San Juan, Jesucristo el Hiio de Dios, instituyó ceremonias y ritos, que muchos años después la lglesia los reglamentó siguiendo la tradición que la había trasmitido. San Jerónimo dejó eniender que en un tiempo existía un código litÚrgico' para la celebración de los divinos oficios, según señala la Enciclopedia Universal llustrada Europeo-Americana de Esparza Calpe - Madrid. En el occideáte se dice que fue ltalia la cuna del más espectacular origen del cere'

monial, debido al esplendor de a monarquía de ics siglos XV al XVll y que corresponde a Austria que con ei refinamiento de sus cortes, recilaron las normas que debÍan regir ia viCa de reyes y príncipas. :

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PROTOCOLO Y CEBEN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

lnglaterra, España y Francia copiaron y aportaron para mejorar las reglas del ceremonial, fue la época de los Luises en Francia, quienes transformaron las cortes en esclavos de esta actividad, no podía suceder un acontecimiento por más trivial que fuere, sin la participación de una gran cantidad de cortesanos y para contentar a sus rangos se tenía que emplear el ceremonial, ElVarón Carlos De Marten, en su Manual Diplomático 'Compendio de los Derechos y Funciones de los Agentes Diplomáticos, Tomo I - Paris, Librería Americana, Pág 134 Capitulo lV, dice que el ceremonial "obra de gran manera sobre el espíritu del pueblo y del olvido de estas gravísimas pequeñeces, sería mirado como un ultraje público' que debe ser prevenido, por una severa observancia de las formas".

Agustín Bravo de Olalde, en su Enciclopedia del Protocolo - lV Edición - Editorial Consultivas - Madrid, dice "que la etiqueta es el ceremonial de los estilos' usos y costum' bres que deben observarse en ceremonias pÚblicas o en las manifestac¡ones externas de la vida social". La organización de las ceremonias no es nada del otro mundo, es sobre todo orden y cuidado de detalles que deben observarse, y estos serán los que llevarán a que los

eventos se desarrollen sin presentar problemas y se cumplan los ob.ietivos propuestos como veremos en el presente capitulo.

EL CEREMONIAL EN LA ORGANIZACIóN Después de haber tratado el Protocolo no podemos de.iar de lado el Ceremonial, a través del complejo camino de la organización que requiere, debido a que el primero va junto al segundo y el éxito de uno es el del otro. Las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con la coordinación, sigue con ta programación, planif¡cación, eiecución y termina con evaluación del plan que nos mostrará el cumplimiento de los objetivos. La organización y el desarrollo de las ceremonias ofrecen dificultades protocolarias, debido a Ia asistencia de diferentes autoridades, que determina un especial cu¡dado en las acciones de recepción de las mismas, su ubicación en Ia sala de la ceremonia, en el saludo que debe ofrecérsele antes y durante la ceremonia, las consideraciones protocolarias que deben guardar los oradores para con ellos, las atenciones que debe tributárseles al término de la ceremonia etc., en sí, se justifica nuestra premisa:

Toda ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se diseñó.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

La única forma de evitar desairar a las autoridades, funcionarios invitados y a los servidores de la misma institución, es a través de un meticuloso cuidado en Ia PROGRA¡/ACIÓN Y PLANIFICACIÓN de las actividades que comparte el 50% del éxito o del fracaso con las acciones protocolares de la precedencia. El haber organizado entre otros muchos certámenes, ceremonias y reuniones como

la ll Reunión Latinoamericana de Expertos en Desarrollo Urbano, auspiciado por Ia UNESCO, con asistencia de arqu¡tectos del Caribe, Norte y Latino América, el t Forum Nacional de Vivienda, ceremonias protocolares con asistencia del señor Presidente de la República, el haber, estado a cargo de Ia conducción de infinidad ceremonias con asistencia de representantes de instituciones ¡nternacionales y nacionales, presentación de libros, clausuras de cursos, homenajes y celebraciones cívicas etc, determinó para el suscrito, aplicar las normas y técnicas del ceremoníal y con un minucioso cuidado elaborar el diseño de cada proyecto y guión, llegando siempre al objetivo previsto.

El secreto para una óptima organización de eventos del tipo que fuere, está en ta previsión que debe darse a los tres grupos de actividades conoc¡dos como el ,,ADD,, (ANTES, DURANTE Y DESPUÉS), que conlleva la programación y ptanificación del ceremonial:

ACTIVIDADES:

01. ANTES del evento, 02. DURANTE el evento y, 03. DESPUES del evento. Aclararnos que la programación y planificación de un evento es diferente a la eiabo" ración del PROYECTO de un evento, este último comprende únicamente el documenlo formal que debe presentarse a la superioridad, para conseguir Ia aprobación y asignación de los fondos presupuestaies para su ejecución y que es una tarea más del ADD.

PROGRAN/ACIÓN Y PLANIFICACION DE CEREMONIAS

La Programación la comprendemos como un conjunto de tareas y operaciones necesarias para cumpltr el objetivo, que determina el orden de prioridades de ejecución de cada una de las actividades relacionadas, como una cadena de acciones hasta el infoi.me f inal.

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PROTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para desarrollar coherentemente la programación tenemos que pensar en cual es el

objetivo central del evento (el evento en sí o la asistencia de personalidades), y que actividades en detalle deben proyectarse, para conseguir el éxito del mismo y esai actividades diseñadas con que antelación, prioridad u orden debe ser efectuadas.

Para explicar mejor estos conceptos elaboramos un esquema de programación de una ceremonia de presentación de un libro, por reunir éste una serie de actividades complejas que deben ser cumplidas para Ilegar al obietivo.

Se determina desarrollar una ceremonia que congregue a determinados sectores (segmentos) de públicos, con la finalidad de mostrar las instalaciones de una ¡nstitución, que visualicen un video que resume el trabajo de la organización, entregarles personalmente material escrito (brochure, trípt¡cos y otros), con la finalidad de crear, mejorar o mantener el prestigio de la empresa como líder en su actividad, estos objetivos permitirán que Protocolo istre cuatro aspectos ¡mportantes: 01

.

Disposición de organizar la ceremonia o evento.

02. Contar con los objetivos de la misma. 03. Proyecto de un programa hipotético de la ceremonia. 04. Conocer los públicos objet¡vos. Con los datos obtenidos se desarrolla el esquema ADD:

ANTES DE LA CEREMONIA: 01. Coordinar con oradores. 02. Directorio de invitados y asistentes. 03. Agasajo a nvitados. 04. Programa y presupuesto de la ceremonia. 05. Proyecto. 06. Aprobación del proyecto. 07. Diseño de Ia ceremonia. 08. Contratos. 09. Tarjetas y croquis de estacionamiento. 120

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PROTOCOLO Y CEFEIVONIAL EN LAS ¡ÑSTIIUCLONES PUBLICAS Y PHIVADAS

10. Cuadro de precedencias.

11. Programa de información y comunicación, 12. Piano o croquis del local. 13. Arreglo de la mesa de honor. 14. Distribución de asientos. 15. Ubicación de equipos de amplif icación y proyección. 16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades. 17. El gJión de la ceremonia. 18. Con{irmación de asistencia de los invitados. '1 L Ensayo

DURANTE LA CEREMONIA 01. Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones

02. Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones 03. Coordinación de detalles durante la ceremonia. 04. Atención a visitantes

DESPUÉS DE LA, CEREMONIA 01 .

02. 03. 04. 05.

Evaluación del proyecto. Envío de notas de prensa. Envío de agradecimientos. Resolución a colaboradores, Entrega del lnforme final de la actividad.

Veamos el desarrollo de cada una de las actividades del esquema en forma prácti" ca, para lo que utilizaré como ejemplo hipotético, Ia organización de una ceremonia de presentacrón de un libro cuyo tíiulo, nombre del autor, institución que lo editó, oradores y demás personas que se mencionan, son ficiicios y cualquier semejanza con personas vivas y cargos que se señalan, son pura coincrdencia:

ANTES DE X,A CER,EMONIAI traió sobre e rnantenimiento del pres'iigio de la empresa, hab éndose conciurdo con la necesidad de desarrollar un evento que congregue a Íuncionarios del estado, de emoresas constructoras y pÚbllcos relacionados, con el objetivo de rnostt'ar las instalaclones, recibrr informacrón y sobre todo conf raiernizar.

E¡ reunión del Comitá

Ce Gerenclas se

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PROTOCOLO Y CEFE[4ONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

01. COORDINACIóN

CON ORADORES

Concluida la reunión, se estructuró el programa tentat¡vo de Ia ceremonia con las propuestas de los nombres de los oradores, y se elevó para su aprobación.

INFOBN¡E

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-95-05.23

lng. Luis Donaire Ormeño, Gerenle General de la Cámara lndustrial de la Construcción. DE

Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara Industrial de la Construcción.

ASUNTO

EIeva para aprobación programa tentativo de la ceremonia protocolar de presentación de Libro.

FECHA

Ltma. zu 0e ocruore 0e 199/.

Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de proponer, el anteproyeclo del Programa que se desarrollarÍa durante la Ceremonia de presentación del Libro "La estructura Dimensional de los Puenles", escrito por el lng. l\4anuel A. Morales Polar, el dÍa 1e de d¡ciembre del presente año a horas 1 9.00, en el aud¡torio de la instituc¡ón, por Io que agradeceré su aprobación o hacerme conocer las sugerenc¡as que est¡me efectuar:

PROGRAMA 01.

Palabras de bienvenida a los asistentes, por el lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara Industrial de la Construcción de Puentes. Comentario del Libro "La estructura Dimensional de los Puentes". a cargo del Señor Jesús GarcÍa García, Secretario General de la Asociación de Comités de Obras en Construcción de Puentes de Lima. Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", a cargo del lng. Moisés Pinto Celis, Presidente de la Asociación de Constructores de Puentes del Perú.

04.

Palabras del Autor de la Obra, lng. Manuel Morales Polar, Asesor en puentes de la Cámara lndust.ia' de ¡a Construcción. Palabras del Presidente del Directorio de la Cárnara lndustrial de la Construcción, Ing. Victor Treguer Bernaola. Atentamente

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PROTOCOLO Y CEHEIV1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

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Aprobado el proyecto del programa se procede a oficiar a los oradores propuestos, a fin de recibir su aceptación y contar con el elemento más importante, para el diseño del proyecto, que debe ser elevado al Directorio. El contenido de los oficios ha remitir será el siguiente:

1

Lima, 22 de octubre de 1 997.

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-97-ctc-05.02.

Señor: INg. MOISÉS PINTO CELIS,

Presidente de la Asociación de Constructores de Puentes del Perú. I

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Ciudad.

De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a usted, a efecto de poner en su conocimiento que la Cámara lndustrial de Ia Construcción editó el ¡ibro t¡tulado "La estructura Dimens¡onal de los Puentes", escrito por el lng. MANUEL MOEALES POLAR, Asesor en Puentes de esta Cámara lndustrial y que constituye un documento de consulta para los constructores de puentes en el País, por lo que consideramos conveniente efectuar la presentación pública de tan importante volumen. Dada Ia deferencia que guarda a la lnsiitución que represento y a su amistad con el escritor. muchc agradecerÍa se sirva conferirnos el honor de presentar el libro y efectuar el respecilvo comentario en la ceremonia qüe se viene organizando para el ciía jueves 1? de dicien]bre del presente añ0, en el auditorio de la Cámara lndustrial de la Construcción, ubicado en la Avda. Julio

C.

Tello Ne 4938 - Lince, para lo que adjunto un ejemplar del libro.

Agradezco anticipadamenie su aceptación que realzará la ceremonia, aprovecho la oportunidad, para hacerl-. llegar las consideiac¡ones de mi mayor estima personal. Atentamente

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a PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Lima,22 de octubre de 19967

of.

Ne

-97-clc-05.02.

Señor: JESUS GABCíA GARCíA, Secretario General de la Asociación de Comités de Obras en Construcción de Puentes de Lima. Ciudad. De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de poner en su conocim¡ento que la Cámara lndustrial de la Construcción, ha editado el Libro titulado "LA ESTRUCTURA D¡l\,4ENSIONAL DE LOS PUENTES", escrito por el lng. MANUEL MORALES POLAF, Asesor de esta Cámara Industrial, el que const¡tuye un documento de consulta para los constructores de puentes del PaÍs, por lo que cons¡deramos conven¡ente su presentación pública. El trabajo del lng. Manuel l.4orales Polar es de suma importancia para a los trabaja. dores en la construcción de puentes, por lo que mucho agradeceré a usted, se sirva conferirnos el honor de efectuar un comentario de la obra antes indicada durante la ceremonia de presentación del libro, que se realizará el dÍa jueves 1e de diciembre del pre-

sente año, en el auditorio de la Cámara lndustrial de la Construcc¡ón, ubicado en la Avda. Julio C.Tello Ne 4938 - Lince, para lo que adjunto un ejemplar del libro. Agradezco anticipadamente su aceptación. Aprovecho la oportunidad para reiterarle las considei'aciones de mi mayor estima personal. Atentamente

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PBOTOCOLO Y CERE¡,1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

02.

DIRECTORIO DE INVITADOS

Para elaborar el Directorio de lnvitados, el procedim¡ento consiste en s¡tuar a la institución dentro de la actividad que desarrolla y desde esa perspectiva, magnificar los segmentos de públicos, seleccionar p rioritariamente las instituc¡ones que estén d¡rectamente relac¡onadas con sus fines y objetivos. Para el caso que venimos tratando como ejempfo, seleccionaremos las s¡guientes instituc¡ones y empresas:

SECTOR PÚBLICO De acuerdo con sus objetivos la Cámara lndustrial de la Construcción, está relacio" nada con tres Sectores Públicos, lo que se prioriza y elabora un orden de prelación:

-Sector Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción. -Sector Trabajo y Promoción Social. -Sector Educación -Sub Sector Transportes -Sub Sector V¡vienda y Construcción: Las universidades forman parte de sus fines, especialmente aquellas que cuentan con facultades de ingen¡ería civil. -Universidad Nacionales con Facultades de lngeniería Civil -Universidades Particulares con Facultades de lngeniería Civil. EMPRESAS E INSTITUCIOi\JES PÚBLICAS: Por su función existen empresas e instituciones públ¡cas relacionadas que deben ser tomadas en cuenta como:

-lnstituto Nacional de lnfraestructura Educativa y de Salud - INFES -Consejo Nacional de Tasaciones - CONATA -Empresa Edificadora de lnmuebles - ENACE .INDECOPI -Comisión del Reglamento Nacional de Construcciones

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PFOÍOCOLO Y CEHEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EMPRESAS PRIVADAS: Se mantiene relaciones con la Cámara Peruana de la Construcción - CApECO, por lo que debe tomarse en cuenta primero a los Directivos de la Cámara y en segundo término a las empresas constructoras, priorizadas por su importancia en cuanto a obras en ejecución de puentes. lgual caso con los Colegios Profesionales, así como los Consejos Departamentales y Capítulos de lngenieros Civiles.

Los institutos superiores tecnológicos de Lima, también están considerados en el directorio de invitados, especialmente aquellos que forman trabajadores de la construcción y del sector metal mecánica, caso del SENCICO y SENATI.. ORGANISMOS INTERNACIONALES Y FINANCIEROS La actividad de la Cámara no puede sustraerse al mantenimiento de buenas relaciones con los organismos ¡nternacionales, como la Organización lnternacional del Trabajo - OIT y a otros muchos con los que mant¡ene relaciones, determinando que

formarán parte del directorio de invitados. RELACIONADOS SOCIALES No se puede dejar de incluir en el directorio de invitados a diversas personas que ocuparon cargos de importancia en la institución y a los que mantienen relaciones sociales con los funcionarios, así como los fam¡liares y amigos del escritor del Libro, nombres que deben ser recopilados a través de un levantamiento de información con los f uncionarios de Ia institución. FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA INSTITUCIÓN

Tratándose de una ceremonia de carácter institucional, se supone que todos los servidores de la institución tácitamente asistirán, pero la realidad y la experiencia nos ha demostrado que no es así, se debe igualmente incluir a todos en el directorio y cursarles formalmente una invitación, en lo posible con cargo de recepción, firmado por cada uno.

03. AGASAJO A LOS

INVITADOS

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El agasajo que debe tributarse después de la ceremonia a los invitados, debe estar

en relación con las autoridades, funcionarios, empresarios y público que asistirá. Esta 126

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PBOTOCOLO Y CEREN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

vez consideraremos una asistencia de 200 invitados, y se les ofrecerá un vino de honor, (en el Capítulo 07, tratamos este tema). Es conveniente determinar el agasajo para poder presupuestarlo.

04, PROGRAMAY PBESUPUESTO

DE LA CEREMONIA.

Conseguida Ia aceptación de los oradores, el proyecto de programa se oficializa y con los demás detalles: tarjetas, currier para el reparto de las tarjetas, agasajo, arreglo del local, es. Flores etc., son cotizados, para elaborar el presupuesto que forma parte del proyecto.

05.

PROYECTO:

El proyecto trene un esquema el mismo que puede ser modificado de acuerdo a las c¡rcunstancias que se presenten o asuntos que soliciten incluir, de acuerdo a las políticas de la institución o empresa, para el caso que estamos tratando se tiene el siguiente:

PROYECTO

PRESENTACIÓN PÚBLICA DEL LIBRO ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES" "LA FINALIDAD:

Presentar a operativos, técnicos. profesionales, empresarios y func¡onarios públicos relacionados con la construcc¡ón de puentes y a la sociedad en general la obra: "La estructura Dimensional de los Puentes", escrita por el lng. Manuel Morales Polar, Asesor de la Cámara lndustrial de la Consirucción.

01.

FUNDAMENTACIÓN:

La opinión pública brinda su reconocimiento a una institución, por lo que conoce de ella y de ia forma como beneficia a la comunidad. El difundir las actividades y acc¡ones de la institución es una actividad permanente y prioritaria, por esa consideración recomendamos que en ceremonia especial se presente el libro ,,La Estructura Dimensional de los Puentes", escrita por el lng. Manuel Morales Polar, Asesor de Cárnara lndustrial de la Construcción.

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PFOTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

En el evento propuesto se proyecta congregar a las más altas autoridades del sector, empresas constructoras y a las más selectas personalidades del ámbito de la construcción. La ceremonia permitirá contar con la visita de los funcionarios de las empresas constructoras, colegios profesionales, docentes universitarios e invitados para mostrarles las modernas instalaciones de la Cámara, proyectar el video de promoción y entregar personalmente el brochure y catálogos de información sobre el quehacer lnstituc¡onal.

La presentación que recomendamos estará precedida de una promoción y difusión periodística del libro, constituyéndose como una actividad primordial para el mes de julio, bajo el concepto de ser una contribución de la Cámara a los trabajadores de construcción de puentes.

02.

oáJETtVoS: 02.1 Conseguir la identificación de la institución como organismo de asesoramiento, investigación y de normalización de aspectos tecnológicos en el

campo de la construcción de puentes. 02.2 Reunir en una actividad a los representantes de empresas constructoras y profesionales de la construcción, para reafirmar el mensaje lnstitucional de estar al servicio de la empresa. 02.3 Mantener en el reconocido prestigio instituc¡onal.

03.

ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD: Presentación pública de Ia obra técnica editada por la Cámara: .La Estructura Dimensional de los Puentes";del autor lng. Manuel Morales Polar, Asesor de La Cámara. EJECUC¡ÓN: 03.1 La ceremonia de presentación de la Obra escrita por el lng. Manuel Morales Polar, se propone para el día 01 de diciembre del presente año, a horas 19.00 en el auditorio de la Sede Central de la Cámara en Lince.

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

03.2Se invitará a la ceremonia a los señores Ministros de Educación, Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción, Trabajo y Promoción Social, a los señores Vice Ministros de Transportes y de V¡vienda y Construcción, funcionarios del Sector, de las empresas constructoras, instituciones g ubernamentales, docentes universitarios y colegios profesionaIes relacionados con el sector construcción, trabajadores de construcción civil y organismos internacionales cuya relación se adjunta en el D¡rectorio de lnvitados. 03.3 Habiendo los oradores propuestos confirmado su participación, se ha es-

tructurado el anteproyecto del programa para la ceremonia que aparece en el numerai 08 del presente documento, En el indicado programa se incluye ofrecer un vino de honor, cuya presentación estará de acuerdo al nivel de los asistentes.

03.4 Antes de la ceremonia

se distribuirá entre los asistentes material impreso

de promoción y difuslón instiiucional. Antes y después de la ceremonia se emitirá notas de prensa a los medios de comunicación, conten¡endo información sobre la obra y las expeciativas que se tlene de ella.

04.

METAS: 04.1 Una ceremonia.

04.2 20 notas de prensa publicadas por los medios de comunicación escrita. 04.3 Asistencia de 200 invitados, entre funcionarios del sector, empresarios, trabajadores de la construcción, representantes de colegios profesionales, unlversidades e instituciones nacicnales e internacionales.

05, FECHA: 05,1 De la ceremonia

01 de diciembre de 1997

06. COOFD]NACIÓN: El proyecto está a cargo del Lic. Aries Núñez Aviia, Jefe de Relaciones Públi-

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129

PROTOCOLOY CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

07.

APROBACIÓN DEL PROYECTO: Aprobado el proyecto en su ítem presupuestal, se iniciará el trabajo de elaboración del material para su distribución en el ámbito local.

08. CUADRO DE ACTIVIDADES:

CBONOGRAMA ACTIVIDAD MATEBIAL IMPRESO: Elaboración de lnvitaciones y material de prensa

OCTUBRE

25 al 31

NOVIEMBBE Distribución de invitaiiones y material de prensa

15 al 30

Confirmacíón de asistencias

24 al29

DICIEMBBE Ceremonia

01

lnforme a la prensa

09. PBOPUESTA DEL PBOGFIAMA 1.

02

:

Palabras de saludo y bienvenida a los lnvitados a cargo del lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial de la Construcción.

Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", por el lng. MOISÉS PINTO CELIS, Presidente de la Asociación de Constructores de Puentes del Perú.

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INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS

3.

Análisis del contenido del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes, a cargo del señor Jesús García Garcia, Secretar¡o General de la Asociación de Comités de Obra en Construcc¡ón de Puentes de L¡ma.

4.

Palabras del lng. Manuel Morales Polar, Asesor de la Cámara lndustrial de la Construcción, autor del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes",

5.

Palabras del Presidente del Directorio de la Cámara lndustrial de la Conskucción, Ing. Victor Treger Bernaola.

6.

Vino de Honor.

10. DE LA ORGANIZACIÓN: 1

0.1 RELACIONES PÚBLICAS:

-Material de prensa e invitación a periodistas. PROTOCOLO -Diseño de la ceremonia -Elaborar el directorio de invitados -Diseño, rotulado y distribución de inv¡taciones -Elaborar el cuadro de precedencias -Arreglo y decoración del auditorio

-Atención a los ¡nv¡tados. -Proyección de video, reparto de brochure y trípticos -Conducción de Ia ceremonia -Evaluación del proyecto 10.2 GERENCIA DE ISTRACIÓN: -lmpresión de las tarjetas. -Contrato del currier para la distribución de tarjetas -Contrato de toldo en el patio.

-lnsumos para la decoración del auditorio -Contrato y supervisión de la atención del vino de honor

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PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

11. RECURSOS ECONÓMICOS: -lnstalación de un toldo -500 tarjetas de invitación con sobres -Distribución de tarjetas y oficios -Arreglos florales -Vino de Honor y bocaditos, por persona S/ 5.00 x 200 asistentes.

5/ 991.20 S/ 400.00 S/ 200.00 S/ 200.00

s/1,000.00 TOTAL

Medios de lnformación (publicaciones) Mater¡al de Escritorio,

sl 2,791.20 s/ 2,000.00

s/

100.00

s/ 2,100.00 TOTAL: S/ 6,991.20.00

12. INFORME FINAL: Concluida la ceremonia de presentación del libro se evaluará la actividad y el análisis será elevado a la Alta Dirección,

13.

VENTAJAS DEL PROYECTO:

El proyecto t¡ene como ventaja dlfundir las act¡vidades de la Cámara, llegando a un público cautivo durante el desarrollo de la ceremonia, como medio de crear o mantener el buen prestigio lnstitucional.

Lirna, 24 de octubre de 1 997. Atentamente

132

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PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

EI Proyecto es elevado al Consejo Directivo para su aprobación tanto en el conteni-

do, como en el aspecto presupuestal, para este caso se remite el siguiente memorán' dum:

TNFORME

N'

-97-05.35

lng. LUIS DONAIRE OR[llEÑO, Gerente General de la Cámara lndustrial de la Construcción.

AL

DE

:

Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara lndustrial de la Construcción.

ASUNTO

:

Proyecto para la presentación del libro: La Estructura Dimensional de los Puentes, editado por la Cámara lndustrial de Ia Construcción y escrito por el lng. Manuel Morales Polar.

FECHA

:

Lima, 24 de octubre de 1 997

Me dirijo a usted a efecto de hacer llegar adiunto el Proyecto, para la presentacióri pública del libro: La Estructura Dimensional de los Puentes, editado por la Cámara y escrito por el lng. Manuel Morales Polar, ceremonia que se propone efectuar el día 01 de julio del presente año, en el auditorio de la lnstitución. La actividad propuesta debe ser considerada como una acción de promoción y difusión lnstitucional, que permitirá reunir en las lnstalaciones de la Cámara a los

representantes de las empresas constructoras asociadas, representantes de colegios profesionales, universidades, funcionarios de instituciones públicas y privadas, trabaJadores de construcción civil y demás personas relacionadas con la Cámara. El costo de la actividad alcanza a la suma de S/ 6,991 .20 nuevos soles, cuyo

desagregado aparece en el numeral 10 del Proyecto adjunto, mucho agradeceré se sirva elevar el Proyecto para su aprobación por el Directorio, con ¡a finalidad de iniciar las actividades cronogramadas o darnos a conocer las modificaciones que deben ser incluidas, SMP. Atentamente

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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

06. APRoBActó¡¡

oel pRoyEcro.

En el caso de la Cámara, la aprobación del proyecto está a cargo del Directorio, quien después de analizarlo detenidamente lo aprueba con algunas modificaciones de fondo o de presupuesto, las que deben tenerse en cuenta para las correcciones del caso. La aprobación es el punto de partida para el trabajo principal de organización del evento, deb¡do a que la fecha de la ceremonia está aprobada y no se puede variar salvo disposición superior al respecto.

07, DISEÑO DE LA CEREMONIA. Al igual que la estrategia para una campaña en guerra, es el diseño de un evento, debido a que se tienen que prever hasta los más mínimos detalles que pudieran coadyuvar al resultado que se proyecta conseguir. Para determinar estos detalles es recomendable una reunión de traba.io con todo el personal responsable y con Ia ayuda de una pizarra y dos marcadores, comenzar a diseñar paso a paso, cada detalle necesario para la ceremonia. Primeramente se escr¡ben todas las ideas que se aporten, d¡scutiendo cada una de ellas en la dimensión de su implicancia, responsab¡l¡dad y benefic¡o, al término se procede a ordenarlas en orden de prelación y colocarlas en un cuadro de priorización, es verdad que el éxito de este trabajo es mayor con la experiencia que se tenga en la organización de eventos o indudablemente siguiendo cada paso de este capítulo. Este trabajo permite contar con las tareas y operaciones de cada actividad que se proyecta realizar y utilizando el cuadro de Gantt, procedemos a elaborar el programa de Ejecución Secuenclal y Pianificado en T¡empos. El cuadro Gantt perm¡te programar secuenc¡almente cada actividad o tarea en forma (vertical), Ia fecha en que se debe desarrollar y el tiempo que durará su ejecuclón (horizontal) mediante una barra de tiempo. (utilizar Microsoft proyect).

08,

CONTRATOS

Aprobado el proyecto se solicita a la oficina de presupuesto que habilite el dinero, con la finalidad de efectuar los compromisos correspondientes, con el s¡gu¡ente documento: 134

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MEMORÁNDUMN' .97.02.23 A

Eco. Víctor Manuel Alatrista, Gerente de Presupuesto de la Cámara lndustrial de la Construcción.

DE

Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cá'

mara lndustr¡al de la construcción.

ASUNTO

Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes" editado por La Cámara y escr¡to por el lng. Manuel Morales Polar.

REF.

lnforme Ne 100-97-O2.OO de fecha 07 de octubre de 1 997 lnforme Ne 061-97-02.04 de fecha 17 de octubre de 1997 lnforme Nq 085-97-02.24, Proyecto para la ceremonia de presentación del libro del lng. Manuel Morales P. Documento de Aprobación del Proyecto por el Conse.io Directívo.

FECHA

Lima, 04 de noviembre de 1997.

Me dirijo a usted a efecto de solicitar se sirva disponer se habilite el presupuesto de s/ 6,991 .20 nuevos soles, para la ceremonia de presentación del libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", ed¡tado por la lnstitución y escrito por el Ing. Manuel Morales Polar, ceremonia que se realizará el día 1a de diciembre del presente año a horas 07.00 en el auditorio de la lnstitución La actividad ha sido aprobada por la Presidencia del Consejo Directi' vo Nacional, según aparece en el proveído recaído en el lnforme Na 100-9702.00 de fecha 07 de octubre del presente año y ratificado con el lnforme Ne 061-97-03.03 de fecha 17-l0'95 que adjunto.

Atentamente

PROTOCOLO Y CEREMON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBTICAS Y PRIVADAS

Habilitada la partida presupuestal, se procedió a solicitar, la suscripción de los contratos respectivos para Ia atención de las actividades, con el siguiente memorándum:

MEMORÁNDUM

NS

.97.02.23

C Florencio Pacheco Linares, Gerente de istración de la Cámara lndustrial de la Construcción. Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públ¡cas de la Cáma-

DE

ra lndustrial de la Construcción.

ASUNTO

Contratos varios para el desarrollo de la Ceremonia de presentación del libro editado por la Cámara y escrito por el lng. Manuel Morales Polar.

FECHA

Lima, 04 de Noviembre de 1997

Me dirijo a usted a efecto de poner en su conoc¡m¡ento, que el Directorio de la Cámara aprobó desarrollar la ceremonia de presentación pública del Libro del lng. Manuel Morales Polar, "La estructura Dimensional de los Puentes', para el dia 1e de diciembre del presente año, ceremonia que permitirá promocionar a la lnstitución y rendir homenaje a tan importante funcionario.

Mucho agradeceré se sirva disponer el contrato del Vino de honor y los bocaditos para aproximadamente 200 personas que se servirá el día antes indicado a las 19.30 horas, contrato de un toldo para techar el patio central de la lnst¡tución, adquirir dos aneglos florales para el área del agasajo, para lo indicado contará con el Presupuesto que a continuación se señala y que ha sido aprobado por el Directorio de ta Cámara y habilitado por la Gerencia de Presupuesto:

-lnstalación de un toldo y luces en el Patio -Confección de tarjetas de inv¡lación. -Distribución de tarjetas y oficios -Arreglos florales -Vino de honor, bocaditos y mozos SUB TOTAL

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s/ s/ s/ s/ s/

991.20 400.00 200.00 200.00 1,000.00

sl 2,791.20

CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

s/ 2,000.00

Medios de lnformación (publicaciones) Contrato de servicios profesionales no personales Material de Escritorio,

s/ s/

s/

TOTAL

100.00 150.00

4,991 .20

lgualmente sírvase disponer que el auditorio y la cafeteria se encuentren bien presentados, debido a que se está invitando a autoridades públicas, empresas constructoras y relacionados sociales del autor. Atentamente

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rjetas en la institución, lo que que estar solicitando ¡a aprobala rarjeta normalizada y utiliza-

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BERNAOLA. agradece su layor realce a la ceremonia.

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LA CONSTRUCCIÓN. tiene Estructura Dimensional de los i Ia Cámara. ceremonia que se 'en iaAvenida Julio C. Tello N"

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PBOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CROAUIS DE ESTACIONAMIENTO: El croquis de la manzana donde se encuentra la Cámara, señalando las zonas que

tendrán seguridad con policía particular para que los invitados pueden estacionar sus vehículos, se incluirá en el sobre con la tarjeta:

TARJETA DE INGRESO A LA ZONA DE ESTACIONAMIENTO CERRADO Cuando la institución empresa o auditór¡um, donde se realizará la ceremonia cuenta con una zona de estacionamiento interna, eS imprescindible adjuntar con la invitación una tarieta que autoriza a ingresar un vehículo a dicha zona, esta deferencia se hace con las más altas autoridades y f uncionarios públicos o privados.

APROEACION DEt. DIRECTORIO Una vez concluido el proceso de agrupamiento de funcionarios y directivos de las instituciones, empresas, organismos y particulares, el directorio de invitados pasa a revisión por el órgano superíor. Aprobado, recién comienza a transcribirse a las tarjetas y sobres. 138

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

10. CUADRO DE PBECEDENCIAS: Emitidas las tarjetas se elabora el cuadro de precedencias sobre la base del directoinvitados, siguiendo las pautas determinadas en el Capítulo 2 del presente Made rio nual.

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Este cuadro de precedencias permitirá desterminar el número de sillas que debe tener la mesa de honor, la d¡stribución de las sillas de las primeras filas de la sala o auditorio, las instrucc¡ones que deben darse a las señor¡tas que sirvan de cicerones, a los funcionarios que apoyarán en la recepción de invitados y traslados a la sala. El cuadro de precedencias no está concluido hasta el mismo día de la ceremonia, debido a que muchos funcionarios o personalidades no confirman su as¡stencia, hasta faltando pocas horas del in¡cio del evento, por consiguiente, el funcionario de protocolo debe estar pendiente de las confirmaciones y disposiciones del gerente general o la presidencia de la lnstitución.

Confirmado el cuadro de precedencias se dispone la colocación de los carteles en la mesa de honor y los encargos a los funcionarios de la recepción de las autoridades. El proceso de promoción de Ia actividad a cargo de Protocolo, determ¡na contar con programa un de Prensa e lnformaciones, propio que guíe a los periodistas de la empresa, su accionar, para lo que se elabora el siguiente:

11. PBOGRAMA DE INFORMACIóNY PROMOCIóN:

PROGRA[/A DE INFORMACIÓN Y PROMOCION

1,

DEFINICIONES: 01. PRENSA E INFOF[/AClÓN.- Es é] plan para elaborar y difundir las notas de prensa y crónicas pei'iodísiicas que requiere el evento, para su Cifusión por los medios informativos locales y nacionales.

42. PUBLICIDAD.- Se cienomina al uso pagado de los medios de información, para la inserción de avisos de promoción y difusión del evento.

13c,,

PHOTOCOLO Y CEHEI\4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PRIVADAS

2.

OBJETIVO:

2.1 Mantener una adecuada inlercomunicación con los medios:

prensa, radio y televisión, que perm¡ta asegurar la promoción y difusión de la presentac¡ón del Libro, normalizando la información que se propale o emita por los medios.

2.3

Prever una adecuada y oportuna emisión de informaciones relacionadas al evento con oportuna entrega a ios medios.

2.4 Determinar la oportunidad del uso de avisos publicitarios en los medios de información de mayor consumo por los públicos directamente relacionados con el evento

DURACION:

3.1

4.

El trabajo de apoyo en prensa e informaciones se iniciará en el mes de junio y concluirá en el mes dejulio, determ¡nándose las fechas en concordancia con el programa general del evento.

HESPONSABLES:

4.1

PERSONAL DE PLANTA: Dirección y Producción : Lic. Arles Núñez Ávila. : Oficina de prensa e lnformaciones.

Responsable

4.2

PERSONAL CONTRATADO PARA EL EVENTO: Apoyo periodístico -Periodista Manuel de la Oca Chávez -Periodista René Ramírez Arica

: :

5.

PROGHAMACIÓN DE ACTIVIDADES:

5.1 ANTES DEL EVENTO: Se entregará a los medios de informacíón resúmenes del contenido del Libro e informaciones sobre las repercusiones que tiene su contenido

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADA§

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en la elecución de las obras en puentes, por una adecuada y correcta Iabor del maestro de obra,

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La frecuencia de emisión e informaciones de prensa estará de acuerdo al interés que se cree en cada medio o a ¡a oportunidad de espacios que se concedan para su difusión y promoción.

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5.2 DURANTE EL EVENTO: En esta etapa la emisión de informaciones se basará en el contenido del libro y su importancla.

"

DESPUÉS DEL EVENTO: Se entregará a los medios de información y a los periodistas de Ia prensa especializada, noias de prensa que contenga declaraciones de los representantes de las empresas constructoras, colegios pi,ofesionales y catedráticos universitarios, sobre el alcance del Iibro como aporte a la industria de la construcción en ouentes.

6.

PROMOCIÓN:

Comprende las acciones que se efectúen antes del evento con la finalidad de informar a los públicos directamente relacionados con la industria de la construcción de puentes, el aporte de la Cámara con Ia obra que se presenta.

6,1 [/EDIO POH UTILIZAR: Se utrlizará avisos publicitarios que se inseriarán en los diarios, que son de preferencia del segmento de público relacionado con la actividad de la construcción de puentes, determinado por la investigación de preferencias, elaborado por la Oficina de Relaciones Públicas de la Cámara.

6.2 FHECUENCIA

PUBLICÍTARIA:

Se sugiere publicar dos aviscs antes de la ceremonia: Ios dÍas miércoles y domingo en los diarios El Comercro, Sección Construcción y Sección Negocios. en el diario El Peruano un aviso el día lunes.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

7,

PRESUPUESTO:

Medios de lnformación (publicaciones) Contrato de servicios profesionales no personales Material de Escritorio,

SI 2,000.00 S/ 600.00 Q/ 150.00

Lima, 4 de Noviembre de 1997

12. PLANO O CROQUIS DEL LOCAL Se levantará un plano o croquis del local donde se efectuará la ceremonia, en el que aparezcan los ingresos desde Ia calle, pasadizos de recorrido, puertas del auditórium etc., para facilitar la labor de estructurar las comisiones de recepción, traslado y atención de sala. 13. ARREGLO DE LA MESA DE HONOR En el capítulo 2, tratamos sobre el aneglo de la mesa de honor en una ceremonia para el presente ejemplo, volveremos a repetir Ia forma como se debe presentar la mesa:

con un tapete que la cubra completamente hasta el suelo, por lo menos en la parte frontal y se colocará encima lo s¡guiente: -File de cartulina rotulado (PROGFIAMA) que debe contener: --El Programa por desanollarse en la ceremonia. --Nombre y cargos en forma jerarquizada de las personas que conforman Ia mesa. --Nombres y cargos en forma jerarquizada de los funcionarios de más alto nivel que se encuentran en la sala y que pueden ser mencionados por tos oradores. --Una o dos hojas de papel bon para notas. -Un lapicero -Un micrófono con pedestal de mesa. -Posavasos de cualquier material, vasos para agua y bote¡las con agua de mesa. -Servilletas de papel. 142

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PHOTOCOLO Y CEREiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

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-Un banderín con el emblema patrio. -Carteles, señalando los nombres y cargos de las personas.

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14. D¡STFIBUCIóN

DE ASIENTOS:

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Con el cuadro de precedencias elaborado y con el apoyo de un croquis de la sala, se ubica primeramente a las autor¡dades en Ia mesa, tratándose de Ia presentación del L¡bro antes c¡tado se hace una deferencia, ubicando en la primera fila de asientos de la izquierda a los familiares del lng. Morales Polar y siguiendo el orden de precedencias a las autoridades y funcionarios en Ias primeras sillas de la derecha, en las slguientes f¡las de la derecha e izquierda a los representantes de compañías constructoras, seguidamente a los trabajadores de construcción civil invitados, en este caso todos los asientos llevarán en el espaldar una tarjeta y en las demás sin tarietas se ubica a los empleados.

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15, UBICACIÓN DE EOUIPOS DE AMPLIFICACIóNY

PROYECCIÓN:

En el caso de un auditor¡o de uso frecuente donde se encuentra los equipos y micró-

fonos ya prefijados no es necesario elaborar un croquis, en caso de tener que instalar -equipos debemos recordar que los parlantes deben ubicarse delante de los m¡crófonos, para evitar la real¡mentación o saturación, que provoca ruidos molestos y determ¡na bajar el volumen al mínimo, en caso de salas demasiado grandes, se debe considerar parlantes para la zona posterior y verificar que el sonido colme a toda la sala. Equipos de proyección, se considera proyectar un video institucional, por medio de un cañón de video a un ecran, que en Io pos¡ble debe ser retráctil, que se enrolle en el cielo raso. En el caso de no contarse con el indicado, el ecran se colocará a un costado de la mesa de honor donde podrá permanecer durante la ceremonia sin Ímpedir el desarrollo del programa.

16. EL CUADRO DE RESPONSABILIDADES Se debe tomar Ia pr"."r.ión de no interferir en las responsabilidades de los demás órganos de la inst¡tuc,ón, por Io que se solicitó a ia Gerencia de ¡n¡stración encargarse de las comisiones con el siouiente documento:

143

PROTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MEMORÁNDUMNE .97-02.23 A

C Florencio Pacheco Linares, Gerente de istración de la Cámara lndustr¡al de la Construcc¡ón

DE

Lic. Arles Núñez Ávila, Jefe de Relaciones Públicas de Ia Cá-

mara.

ASUNTO

FECHA

:

Comisiones integradas por el personal para atender a los invitados a la ceremonia de presentación pública del Libro editado por la Inst¡tución "La Estructura Dimensional de los Puentes".

Lima, 17 de noviembre de 1997

Me dirijo a usted a efecto de solicitar se sirva disponer que la Unidad de Flecursos Humanos y Racionalización organice los equipos de apoyo y curse las comunicaciones respectivas al personal designado, para cumplir las s¡guientes comisiones, antes y durante la ceremonia de presentación públ¡ca del libro,,La Estructura Dimensional de los Puentes editado por la lnst¡tución,,el día 1e de diciembre del presente año.: 01

.

Comisión de Recepción, Puerta de ingreso a la instituc¡ón. de traslado de ¡nvitados al aud¡torio. de atención de invitados dentro del aud¡torio.

02. Comisión 03. Comisión

Las comisiones antes mencionadas deberán estar conformadas por cuatro servidoras en lo posible, deb¡damente uniformadas. De acuerdo con la coordinación efectuada con Ia Gerencia General, cada comisión estará presidida por un Gerente o f uncionario. Atentamente

144

PFOTOCOLO Y CERE¡.4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para la proyección de los videos institucionales, igualmente se encarga a los responsables con el siguiente documento:

MEMORÁNDUMN' .97.02.23 Lic. Jorge Ruiz Canillo, Gerente de lnformática y Audiovisuales de la Cámara lndustrial de la Construcción. DE

Lic. Arles Núñez Ávila, Jefe de Relaciones Públ¡cas de la Cámara.

ASUNTO

Presentación del Video ¡nstituc¡onal de la Cámara.

FECHA

Lima, 1 7 de noviembre de 1997.

Me dirijo a usted a etecto de poner en su conocim¡ento que el Directorio de la Cámara aprobó realizar la ceremonia de presentación pública del Libro del lng. Manuel Morales Polar, .La estructura Dimensional de los Puentes,', editado por la lnstitución, para el día 1e de diciembre del presente año y que constitulrá un homenaje a tan importante funcionario y una actividad de promoción y difusión a las acciones de la lnstitución. Se está invitando a funclonarios del Sector, representantes de empresas constructoras y relacionados sociales del autor, por lo que considero que es una buena oportunidad, para presentar los videos lnstitucionales, antes de que se inicie la ceremonia protocolar.

Mucho agradeceré a usted disponer que el personal del Área de Audiovisuales edite una copia de los videos de 5 y 10 minutos en forma continuada en una cinta de una hora o más de duración, para que las personas que vayan llegando antes de la ceremonia, lo puedan visualizar en la panialla gigante que se sugiere instalar. Por otra parte, mucho agradeceré disponer que el personal de la misma área se encargue de la insialación y operación del equipo de sonido del auditorio, revisando previamente que se encuentre en perfecto funcionamiento y con el número de micróÍonos según croqu¡s adjunto. De ser posibie, se reg¡stre en video toda la ceremonia.

Atentamente

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PROTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

17. EL GUIóN DE LA CEREMONIA:

el ceremonial dentro de los pre de una etiqueta establecida, el Maestro de Ceremonias no debe improvisar cánones sus parlamentos, debe sujetarse al guión que se le entrega, si bien este guión en su estructura es más sencillo que los utilizados en la radio o televisión, no por eso deja de tener importancia. El Maestro de Ceremonias es la persona que conduce

En el presente capítulo, más adelante nos referimos al desarrollo del programa en el que sólo aparece las partes que debe tener en cuenta el Maestro de Ceremonia, en el siguiente ejemplo llegamos a detalles mínimos pero importantes para este caso, consideramos que asiste únicamente el Vice Ministro de Vivienda y Construcción, conv¡rtiéndose en la máxima autoridad::

PROGRAMA MAESTRO DE CEREMONIAS: Lic. Julio Antonio Álvarez Fajardo. 01

.

Solicita autorización para iniciar la ceremonia: INGENIERO VÍCTOR TREGUEB BERNAOLA, SOLICITO VUESTRA ANUEN. CIA PABA INICIAR LA CEREMONIA.

02. SEÑOR ARQUITECTO EDUABDO CHULLEN

DEJO, VICE MINISTRO DE VI-

VIENDA Y CONSTBUCCIÓN. INGENIEBO VÍCTOR TREGUEB BERNAOLA, PFESIDENTE DEL DIRECTO. RIO DE LA CÁMARA INDUSTFIIAL DE LA CONSTRUCCION DE PUENTES.

DISTINGUIDAS AUTORIDADES Y PEHSONALIDADES QUE SE ENCUEN. TFAN EN LA MESA DE HONOR Y SALÓN AUDITORIO.

03. SEÑORASY 04.

SEÑORES

DAMOS INICIO A LA CEREMONIA DE PRESENTACIÓN DEL LIBRO TITULADO "LA ESTBUCTURA DIMENS¡ONAL DE LOS PUENTES", ESCRITO POR EL ING. MANUEL MORALES POLARY EDITADO POR LA CÁMARA INDUSTFIAL DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES. I I

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u5. EN PRII\4ER TÉRMINO RECIBIMOS AL ING. LU¡S DONAIBE OBMEÑO, GERENTE GENEBAL DE LA CÁMARA INDUSTRIAL DE LA CONSTRUCCIÓN

DE PUENTES, QUIEN TENDRÁ A SU CARGO LAS PALABRAS DE SALU. DO Y RECEPCIÓN A LAS AUTOBIDADES, FUNCIONARIOS, EMPFIESARIOS, TRABAJADORES DE LA CONSTRUCCIÓN E INVITADOS QUE ESTA NOCHE NOS ACOMPAÑAN, EN ESTA CEREMONIA. 06. A CONTINUACIÓru TEruCO EL AGRADO DE PRESENTAR A USTEDES AL INg. MOISES PINTO CELIS, PRESIDENTE DE LA ASOCIACIÓN DE CONS. TRUCTORES DE PUENTES DEL PEFIÚ, OUIEN TENDBÁ A SU CARGO LA PFESENTACIÓN DEL LIBRO LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES, LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO. 07. A NOIV1BRE DE LAASOCIACIÓN DE COMITÉS DE OBRAS EN CONSTRUC. CIÓN DE PUENTES DE LIMA, ESCUCHAREMOS A SU SECRETARIO GE. NERAL SEÑoR JESÚS GARoÍA GARciA, OUIEN EFEoTUARÁ UN ANÁLI. SIS DEL CONTENIDO DEL LIBRO. LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES. LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO. 12, A CONTINUACIÓru MS PALABRAS DEL ING, MANUEL MORALES POLAR, AUTOR DEL LIBRO LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES, LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

Maestro de Ceremonias: I I

I

IJ, LA CÁI'¡ARA INDUSTRIAL DE LA CoNSTRUCCIÓN, A PART¡R DE HoY DiA PONE A DISPoSIcIÓN DE LoS PRoFESIoNALESYTRABAJADoRES DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES, ESTA OBRA QUE ENCIERRA LAS EXPEFIENCIAS DEL AUTOBY LAS NUEVASTECNOLOGÍAS CONSTRUC. TIVAS EN PUENTES.

SEÑoRAS Y SEÑoRES A ooNTINUACIÓN LAS PALABRAS DEL ING VICTOR TREGUEF BERNAOLA, PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA CÁMARA INDUSTRIAL DE LA CoNSTRUCCIÓN. , QUIEN ENTBEGARÁ UNA PLACA RECORDATOBIA, COMO JUSTO HOMENAJE A LA TRAYECTORIA EN LA CÁMARA, DEL ING, MANUEL MORALES POLAR, LO RECI. BIIV]OS CON APLAUSOS.

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

15. DISTINGUIDOS VISITANTES, LA CÁMARA INDUSTRIAL DE

LA CONS.

TRUCCIÓN DE PUENTES, LES EXPRESA SU PROFUNDO AGRADECI. MIENTO POR HABERNOS ACOMPAÑADO EN ESTA CEREMONIA QUE TESTIMONIA LA PREOCUPACIÓN DE LA CÁMARA, DE MARCHAR ACOR. DE CON LOS AVANCES DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES Y CON LA META DE OUE LOS PUENTES QUE SE CONSTRUYEN EN EL ÁMBITO NACIONAL, CUENTEN CON LA GARANTÍA DE UNATECNOLOGiA DEBI. DAMENTE CALIFICADA, EMPEÑO EN OUE ESTAMOS COMPBOMETI. DOS, DESDE TUMBES HASTATACNAY DESDE PUNO HASTA IQUITOS, CUBRIENDO TODO EL TERRITORIO CON NUESTRAS SUCURSALES. to, POR VUESTRA ASISTENCIA MUCHAS GBACIASY ROGAMOS VUESTBA PRESENCIA EN EL VINO DE HONOR OUE OUEREMOS TRIBUTAR AfO. DOS USTEDES POR SU ASISTENCIA. BUENAS NOCHES.

No todas las ceremonias que organicen, deben tener este corte o estructura, sin embargo se debe graficar una etiqueta de acuerdo a la solemnidad que se le otorgue a Ia ceremonia, más adelante veremos diferentes guiones.

18. CONFIRMACIÓN

DE ASISTENCIA DE LOS INVITADOS

Esta es una de las actividades más importantes de todo evento, debido a que garantiza la asistencia de los invitados que hemos previsto conseguir que asistan, para obtener el éxito de los objetivos del evento, el procedimienlo es el s¡guiente: Las autoridades públicas, pocas veces se toman la mo¡estia de ordenar a sus secre.. tarias que confirmen su asistencia, quizás debido a que sus múltiples ocupac¡ones én los

cargos que desempeñan o a Ia imposibílidad de comprometerse anteladamente a asistir por estar supeditados a jerarquías superiores que pueden requerir de sus presencias, por lo que protocolo debe solicitar la confirmación por teléfono con 48 horas de anticipación e rnsistir hasta obtener una respuesta, de no hacerlo se puede presentar graves problemas en la distribución de lugares en,a mesa de honor.

148

PROTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

.^

Nos interesa que asistan algunas empresas relacionadas con la lnstitución, por lo que se debe adoptar similar procedimiento que el anterior. Recordemos que el trabaio de organización de un evento, no sólo es conseguir la asistencia de los oradores o expositores, sino especialmente conseguir los asistentes previstos para que no se vean desairados los oradores o expos¡tores. Los avances de la confirmación de asistentes se informa a diario al órgano superior y se va cotejando con el directorio de ¡nvitados y el cuadro de precedencias, tenemos un ejemplo del informe al órgano superior:

TNFOR[/E

N'

-97-02.20

lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial de la Construcción. Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara.

DE

ASUNTO FECHA

:

lnforma sobre confirmación a la fecha de asistencia de invltados a la Ceremonia de Pr¿sentación del Libro El Maestro de Obra. Lima, 25 de noviembre de 1997.

Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de informar que al 24 de noviembre presente año, se ha confirmado la asÍstencia a la ceremonia de presentación del del Libro La Estructura Dimensional de los Puentes, de los siguientes grupos de invitados:

1 2. 4.

Confirmaron su asistencia Gerente y Funcionarios de la lnstitución

80 personas : 15 personas 30 personas personas para no invitadas: 5 personas su ingreso sobre consultar Llamaron "1 :

'140 personas, A la fecha del lnfoi'me se tiene uña confjrmación de asistencia de faltan confirmar los funcionarics del Sector y los trabaiadores en construcción de Puentes. Se ha dispuesto reanudar las llamadas telefónicas y solicitar la confirmación de Ia asistencia de los demás invitados.

Atentamente

)49

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

19. ENSAYO: El ensayo es importante para pulir algunas acciones que se desarollará el día del evento, especialmente el trabajo del Maestro de Ceremonias, probar equipos de sonido, video y el que efectuarán las señoritas que integran las comisiones de recepción, traslado y atención de sala. EI ensayo se hace con la finalidad de familiarizarlas con la forma de trato y la zona a

su cargo, especial atención se presta a las que tendrá a su cargo la atención de sala, quienes deben conocer la distribución y ubicación de los invitados, que no se encuentren en la mesa de honor, debido a que estos últimos ingresan con la comitiva de recepción y entregarles la relación de personalidades que ocuparán lugares en la sala con indicación de la silla que les corresponde. (De ser posible mostrar fotograf ías para que los ident¡t¡quen) En el ensayo también se verifica que se cuente con la cantidad suficiente de progra-

mas, catálogós institucionales y demás folletería que serán entregados a los invitados.

DURANTE LA CEREMONIA 01. VERIFICACIóN DEL CUMPLIMIENTO DEL CUADRO

DE COMISIONES

Para los insalvables se debe tener un "as" en la manga y de eso se trata el traba.io de protocolo, a último momento algún colaborador importante se enferma u otros no desean cumplir el encargo que se les dio (especialmente quienes gozan con el fracaso que es un 20'/o), para evitar darles en la yema del gusto, tenemos que prevenir, reunir por ejemplo un grupo de personas de nuestra confianza, (en el otro 20%), que esté capacitado para suplir el día del evento cualquier puesto, que dejaran vacante y conseguir así el éxito que buscamos.

02. RECEPCIóN

DE VISITANTESYTRASLADO:

Una hora antes del inicio de la ceremonÍa todo debe estar ya probado y en sus puestos las personas encargadas de las comisiones. Nunca faltan inv¡tados que llegan con un buen adelanto a la hora y aunque sea uno, tenemos que darle la atención que merece su esfuerzo y voluntad de asistir. AI iniciarse la ceremonia es costumbre que las comisiones de recepción y traslado abandonen sus puestos, por lo que se debe prever, que una o dos personas se queden en cada puesio, para atender a los que llegan tarde. 150

PROTOCOLO Y CEREIVIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03. COOHDINACION

DE DETALLES DURANTE LA CEREMONIA,

Comprende el traba.io que cumple el coordinador general del evento, su tarea es estar al tanto del cumplimiento de las acciones previstas: controlar el adecuado funcionam¡ento del equipo de amplificación, ubicación de los micrófonos, el material del maestro de ceremonias, las tarjetas, carteles, los presentes etc.

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i

En muchas oportunidades tuve que cumplir la función de maestro de ceremonias y desde el lugar del micrófono, repasando lo que debía venir a continuación, me daba con la sorpresa que faltaban los ramos de flores que debían entregarse en la ceremonia de asunción al cargo del nuevo Presidente de la Cámara, los responsables se habían olvidado de llevarlas a Ia sala. En otra oportunidad, los trofeos que debÍan entregarse en el siguiente número a los ganadores de una justa deportiva, brillaban por su ausencia y todavía se encontraban en el almacén de la Institución o que el fotógrafo había olvidado la cámara en su escritorio, se dio el caso de presentar a un orador que se encontraba en la sala al comenzar la ceremonia, y cuando debía hacer uso de la palabra, se había retirado, pasaban largos minutos mientras salÍan a buscarlo; como maestro de ceremonias tuve que ev¡tar se presentará un "bache", improvisando un comentario. Así por el est¡lo nunca falta un olvido, que se debe subsanar inmediatamente y espec¡almente hacer que nadie se entere que exlstió.

I

I

04. ATENCIÓN

DE VISITANTES:

I

l t

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i

La vis¡ta por primera vez a una ¡nstitución siempre desconcierta a las personas, especialmente cuando no encuentran conocidcs con quienes departir, para evitar que los ínvitados se sientan solos antes de la ceremonia, Io mejor es que se proyecte un video o se les entregue rnaterial de lectura sobre la institución, para tenerlos ocupados hasia el inicio de la ceremonia, tambiéñ se instruye al personal en la atención de este tipo de visitantes.

I

i ;

DESPLTES DE I"A CEREMONLd:

! ;

01. EVALUACION DEL PROYECTO:

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Es importante evaluar internamente ccn tcdo el pe rsonal de la oficina de Relaciones Públicas, las actividades realizadas para el cumplirniento del objetivo, la evaluación per'

mite elaborar acciones correctivas y sobre todo verificar que esas acciones sean efecti' 'ras en ios próxirnos proyectcs para mejorar su organización . i

I

¡-.

l5r

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

02.

ENVíO DE NOTAS DE PRENSA: En Relaciones Públicas se debe ut¡l¡zar todo material de promoción y difusión dispo-

nible para mantener el prestigio de la institución, por lo que todo evento, es una buena mina de este material, que aprovechado convenientemente por los redactores periodísticos, permitirá un sin número de notas de prensa y crónicas que serán bien reclbidas por las secciones especializadas de los diarios.

03. ENVíO DE AGRADECIMIENTOS: El primer dia hábil después de la ceremonia deben remitirse las notas de agradecimiento por la participac¡ón de los oradores en la ceremonia, asÍ mismo, por su asistencia a las autoridades y funcionarios de más alta jerarquía, todo esto como un acto de etiqueta que está integrado en las normas de protocolo, se debe agradecer igualmente a quienes colaboraron.

04. RESOLUCIóN

DE FELICITACIóN A COLABORADORES:

En el informe de evaluación debe recomendarse otorgar un estímulo a los serv¡doque res colaboraron en las d¡versas act¡vidades, adjuntamos un modelo de resolución de felicitación que se debe acompañar al lnforme final.

05.

ENTREGA DEL INFORME FINAL DE LA ACTIVIDAD: El evento coordinado, diseñado, programacjo y desarrollado como actividad protocolar,

concluye con la entrega del lnforme Final, a continuación tenemos el modelo siguiente:

152

EN LAS INSTIÍUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

TNFORME Ne 1 19-97-02.23

AL

lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente de la Cámara lndustrial de la Construcción.

DE

Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cáma-

ra lndustrial de la Construcclón.

ASUNTO

:

lnforme de evaluación de la actividad "Presentación del Libro La Estructura Dimensional de los Puentes" y sugerencia de estímulos al personal que participó. L¡ma, 07 de diciembre de 1997.

FECHA

Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacerle llegar la evaluación de la activídad: "Presentación del Libro La Estructura Dimensional de los Puentes', que se cumplió el dÍa 1e de julio del presente año: A Ñ I'I-E

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. 2. 3. 4. 5. 1

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6. 7

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E¡\tTE: Q.

Memorándum Ne 088-97'02.23.- Proyecto de la Actividad. Memorándum Ns 089-97-02.23.- Eleva presupuesto actualizado. Memorándum N'q O9O-97-02.23.-Sugiere fecha de la actividad. Memorándum N! 106-97-02.23.'Sugiere Programa. Memorándum Ne 107-97'02.23 "-S uglere homenaje al autor del libro con una piaca 'ecordatoria. Memorándum N'p 109'97-02.23.'solicita autorización para contrato de mensajería para entrega de invitaciones. Memorándum Ne 120-97'02.23.'Solicita autorización para confección de placa recordatoria para el autor del IÍbro.

COMUNICACIONES: invitación al lng. Moisés Pinto Celis, para que presente el Libro y al Sr. Jesús Garcia García tenga a su cargo el comentario de rnismo.

01. Con oficios de su despacho se cursó I

PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

02. Se distribuyeron 500 invitaciones, 250 dirigidas a instituciones y empresas constructoras, 50 a colegios profesionales, universidades, Asociación de Trabajadores en Construcción de Puentes y diversas personalidades relacionadas con la lnstitución y el autor. Se entregó 200 invitaciones a funcionarios y trabajadores de Ia lnstitución,

03. Con memorándum se solicitó que la Gerencia de istración, se encargue de los contratos:del vino de honor, del toldo de protección, de la conformación de comisiones de atención y de la adquisición de los arreglos florales.

04. A Ia Gerencia de Informática y Audiovisuales se Ie encargó la instalación del equ¡po de audio y reproducc¡ón del v¡deo ¡nstitucional. ANÁLISIS:

01. DISTRIBUCIÓN DE TAHJETAS.- La empresa

que tuvo a su cargo Ia entrega de las tarjetas, devolvió cuatro tarjetas por error en la dirección, se verificó y se conigió los errores.

02. ASISTENCIA A LA CEREMONIA.- Se contó con Ia presencia de 250 funcionarios públicos, representantes de las empresas constructoras, trabajadores de la construcción, autoridades universitarias, personalidades relacionadas a la construcción y al autor del libro.

03. COMISIONES: 3.1

Comisión de toldo, vino de honor y arreglos.-a cargo de la Gerente Central de istración y Finanzas, cumplió con el encargo en forma meritoria.

,1.¿

Comisión de Recepción a ¡os visitantes, cumplió a satisfacción el encargo, asistieron tres señoritas trabajadoras completamente uniformadas, de las cuatro encargadas.

3.3 Comisión de acompañamiento y traslado de los visitantes, cumplió a satisfacción el encargo. 3.4 Comisión de atención y acomodación en el auditorio, cumplieron a satisfacción el encargo.

1\/

EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

3.5 Comisión

de Sonido y video cumplió el encargo, habiándose proyectado desde las 18.30 horas el video institucional, intercalado con imágenes de capacitación en puentes y ei sonido del equipo de amplificación durante la ceremonia fue bueno.

Se adjunta la relación de responsables de comisiones y sus integrantes con proyecto de resolución de felicitación. CONCLUSIONES; El personal de la lnstitución cumplió los encargos y se pone de manifiesto que ha incrementando su experiencia en la conducción de este tipo de eventos, no hab¡éndose presentado problemas, salvo el reducido número de sillas por la mayor cantidad de personas que asistieron.

t^

El evento cumplió el objetivo previsio, empresarios y autoridades universitarias, visitaron la lnstitución por primera vez, lo que significa un valioso acercamiento, que permitirá incrementar el prestigio de la lnstitución,

SUGERENCIAS: El haber cumplido los objetivos propuestos con el desarrollo de la actividad, el éxito se debe en gran medida al aporte de los trabajadores a cargo de las comisiones, por ¡o que sug¡ero a su Despacho, se felicite a cada uno de ellos, como medio de incentivar su identificación con las actividades que se desarrollen y conseguir en próximos eventos mayor interés de participar:

01.

Al personal de nombrados, mediante una Resoluc¡ón, para lo que se adjunta el proyecto.

02. Al personal de señoritas colaboradoras, se disponga la adquisición de

un

regalo, para ser entregados con una tarje'ia de su despacho. Es cuanto puedo informar a usted scbre la evaluación de la actividad desarrollada el 1a de julio del presente año, SMP

Atentamente

PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

RESOLUCIÓN DE FELICITACIÓN

].\

Lima, 09 de diciembre de 1997

VISTO:

El lnforme Ns 119-97-02.20, de fecha A5-12-97 de evaluación del de la ceremonia de presentación del Libro "La estructura Dimensional desarrollo de los Puentes, efectuada el día 1e de diciembre del presente año en las lnstalaciones de la Cámara lndustrial de la Construcción. CONSIDERANDO: Que, el evento evaluado es parte de Ias actividades de lmagen lnstitucional, que se encuentra incluida en el Proyecto RR.PP-7 de la Gerencia General de la Cámara Industrial de la Construcción. Que, uno de los Objetivos del evento evaluado, ha sido congregar en las lnstalaciones de Ia Cámara a los representantes de ¡nstituciones y de las más ¡mportantes empresas constructoras, a f¡n de que conozcan el accionar institucional a través de un o directo, el mismo que se ha logrado satisfactoriamenteQue, el éxito del evento ha sido posible gracias a

la

participación

del personal jerárquico y de trabajadores, que con su accionar han permitido mos-

trar la imagen de la Cámara, como lnstitución de investigación, normalización y asesoramiento, habiéncjose logrado el objetivo propuesto. Estando a lo acordado por el Directorio de la Cámara. SE BESUELVE

:

Artículo Primero.- Felicitar a Ia Comisión organizadora de la CerePresentación del Libro.La Estructura Dimensional de los Puentes", monia de editado por Ia institucion.

t5ó

PBOTOCOLO Y CEREI!,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Artículo Segundo.- Felicitar a los Gerentes y trabajadores que tuvieron a su cargo comisiones de atención a los inv¡tados, antes y durante el evento: -Arqt. José Aguilar Alvarez, Gerente de planificación y presupuesto -C Gilberto Becerra Calderón, Gerente de iitración -Dr. Alejandro Sologuren Ubillus, Gerente de Asuntos Legales. -C Luis Darío Venero Miranda, Gerente de Control lnterno. -Prof. Augusto Díaz Arnao, Gerente de lnvest¡gación y Normalización. Artícu lo Tercero.- Felicitar al personal de trabajadores del SENCICO, por su brillante participación en Ias comisiones encargadas:

a. Recepción: -Srta. Teodora Mariscal López. -Srra. Gertrudis Ruiz M:tsunaga -Sra. Martina Gómez Gálvez b. Traslado

de invitados: -Sra. MarÍa Herrera Morales -Sra. Elizabeth Noriega Cardozo

c. Atención de invitados:

-Srta. Victoria Corrales Cantuarias -Srta. Rosa Cardozo Venero -Sra. María Núñez Gálvez e. Sonido y video: -Sr. Rolando Alfaro Roman

I I

f. Eciiclón e irnpresión de material escrito: -Sr. Augusto Má1aga Saldivar -Sr. Lorenzo Malpartida Peraglio

Articulo Cuarto,- lnscribir la presente Resolución en el Escalafón del personal como mérito, por los servicios extraordinarios prestados. Artículo euinto.-La Gerencia de ístiación queCa encargada del cumplimienio de la pr.esente Resolución. HEGÍSTHESE y coMUNiouESE

:

i

j

*

157

PROTOCOLO Y CEHEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

OTRO MODELO DE EVENTO

Considero necesario, incluir otros ejemplos que podrán ser útiles en el ceremonial y en los cuales se vuelve a señalar que para conseguir el éxito en su organización y desarrollo, se tiene que sumar detalles tras detalle y al final se tendrá un evento organizado.

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DE UN CONCURSO tNFORtME Ne 465-97-02.30

A

:

Ing. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial de Ia Construcción.

DE

:

Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara lndustrial de la Construcción.

ASUNTO

:

Hacer llegar el Proyecto para la organización del Concurso de Sol' dadura en Puentes.

: FECHA : REF.

Acuerdo del Direc'torio de fecha 20 de octubre de 1997.

L¡ma.25 de octubre de 1996.

Me dirijo a usted a efecto de hacer llegar adjunto el Proyecto de Organizac¡ón del I Concurso en Soldadura en Puentes, el mismo que de acuerdo a la coordinación efec-

tuada con su Despacho, se efectuaría el día 21 de noviembre del presente año, el proyecto estima una inversión de Si 40,719.97 que seráfinanciado con las donaciones e inscripciones de las empresas constructoras asociadas. El Proyecto 1. Proyecto 2. Proyecto 3. Proyecto 4. Proyecto 5. Proyecto 6. Proyecto

cuenta con los siguientes anexos: de Convenio a suscribir con Aceros Nazca. de bases del Concurso. de Tríptico de promoción. de Afiche publicitario. del oficio de invitación a empresas constructoras. de oficios para empresas auspiciadoras.

Mucho agradeceré se sirva usted aprobar o hacernos conocer las sugerencias que conlleven a una mejor organización y ejecución del proyecto, SMP Atentamente

158

;-

Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVAOAS

PROYECTO DE ORGAN IZACIÓN ,,I

CONCURSO EN SOLDADURA EN PUENTES"

ANTECEDENTES: 01.1 El Directorio de la Cámara lndustrial de la Construcción, en su acuerdo

de fecha 20 de octubre de 1997, aprobó se realice el I Concurso "En Soldadura en Puentes". 01.3 La act¡vidad, es propicia para diÍundir la imagen de Ia Cámara, a los públicos relacionados con la lnstitución. 0'1

.4 El Concurso ha sido instituido por el Directorio, como una actividad anual.

OBJETIVO:

02.1Conseguir la participación de las empresas constructoras de puentes a través de su personal especializado en soldadura.

02.2lnstituir una fecha de confrate rnización entre empresas y trabajadores. 02.3 Fomentar entre Ios trabajadores de la construcción de puentes una sana

competencia de habilidades y destrezas en el soldado de piezas de fierro para pu entes.

METAS: 03.1 Una actividad concurso con la participación de 50 empresas constructo-

-

Tas a

través de sus trabajadores representantes,

03.2 El soldado de barras de fijación de estribos en un puente que será determinado por la Asociación de Constructores de Puentes y que beneficie a

una ocalidad

ru rai,

159

PHOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

04. FECHA DE INICIOYTÉBMINO: 04.1 El Concurso se desarrollará el dia 21 de noviembre de 1997, con una duración de cinco horas.

05. REQUERIMIENTO INMEDIATO: Para ejecutar el proyecto se requiere la firma de un Convenio de Financiamiento de la Construcción de las Bases y Estribos de un Puente, con la Asoc¡ac¡ón de Constructores de Puentes, con la Fábrica de Aceros Nazca y La firma Aef inton, para contar con los insumos.

06.

ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN: 06.1 Se elaboró los proyectos de Convenio a suscribirse con la Asociación de Constructores de Puentes, Fábrica de Aceros Nazca y La firma Aeriinton, para contar con el financiamiento del proyecto. Anexo 1.

O6.2Se ha elaborado el material requerido para el desarrollo del proyecto, conslstente en: -Proyecto de las bases del I Concurso, Anexo 2 -Proyecto de oflcios de invitación a las empresas constructores. Anexo 3 -Proyecto de tríptico de difusión y promoción. Anexo 4 -Proyecto de Afiche de promoción. Anexo 5 -Proyecto de oficios a empresas auspiciadoras.

06.3Aprobado el proyecto se efectuará la impresión del material de difusión y promoción. 06.4Se distribuirán los afiches del Concurso en las oficinas de las emoresas constructoras de puentes de la Capital. of icios de invitación y trípticos de promoción entre las empresas constructoras de puentes.

06.5 Se dislribuirán

tó0

PSOTOCOLO Y CEFEIIIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

06.6 Publicaciones period isticas.-Se publicitará el Concurso por medio Ce los d¡arios escr¡tos con la siguiente frecuencia:

Diario El

Comercio:

siete (6) avisos: -Octubre: 15,23 y 29 Noviembre 6 13,20

Diario El

Peruano:

Cuatro (4) avisos:

-Octubre:

:29 -Noviembre :04, 11,18 Se utiliza los diarios El Comercio (74.k\ y El Peruano (79%), por ser los de mayor lectura en las empresas constructoras de puentes, de acuerdo a las encuestas de lectoría.

06.7 AUSPICIOS: Se gestionará el auspicio de las compañías que a cont¡nuación se especi-

-Cementos Panamericana. -Aceros Nazca. -Aceros Pucallpa. -Aerlinton del Perú. -Cerveceria Backus y Johnston (Cristal) -Compañía de Aviación Cóndor

07. CUADRO DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD

FECHA

Proyecto del Concurso Presentacíón Firma de Convenios lmpresión del material Distribución del material Envió oficios de invitación Publicaciones PeriodÍsticas

25-10-97 26-10-97 01-1 0-97 02- t 0-97 05-10-97 05-10-97 15-i 0-97

tót

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

inscripciones empresas carteles concurso

lnicio de Vislta a lnstalación de Fecha del

16-10-97 01 -1 1 -97

05- 1 1-97

21-11-97

08. RECURSOS: 08.1 HUMANOS: a. Del Proyecto:

-Responsable

-Asistente

Arles Núñez Sánchez. José Aguilar Alvarez

: Lic. :

b. Equipo Técnico: -lng.Luis Donaire Ormeño. -lng. Arnaldo Polar Loayza -Prof. Félix Pacheco Linares

'

c. Hesidente de la Obra: -lng. Luis Herrera Alvarito

09. INFORME

FINAL:

Al término del proyecto se emitirá un informe de evaluación, que permitirá medir el cumplimiento de lo programado y evaluar los objetivos conseguidos.

10. VENTAJAS DEL

PROYECTO:

-Coniribuir al programa de festejos dei aniversario lnstitucional, con una actividad de orden técnico y propiciar la participación del público relacionado con la lnstitución. -Mantener vigente la presencia de la Cámara, en los sectores comprometidos con la ¡ndustria de la Construcción de Puentes. -Promocionar a Ia Cámara, en su actjvídad de Asesoramiento V normalización de tecnologías constructivas en puentes.

íe}ir§iliil ü

PFOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVAOAS

11.

PRESUPUESTO:

PUBLICIDAD PERIODÍSTICA: DIARIO EL COMERCIO DE LIMA: (Aviso de 144 cm/colm) Mes de Setiembre: -Días domingo 15,23 y 23 = 3 x 144 x 26.70 = S/1 1,534.40 Mes de octubre: -Días domingo 06,13 y 20 = 3 x 144 x 26.70 =S/11,534.40 DIARIO EL PERUANO (Aviso de 144 cm/colm.) Mes de Noviembre: -Días: 29 =1x144 x 11.90= Mes de octubre: -Días: 4, 1 1, 18 = 3x 144 x 1 1.90 =

s/ s/

SUB TOTAL tcv 18% TOTAL-

MATERIAL IMPRESO: Trípticos y Afiches: 1 .5 Resmas de papel cuche 120 grs. 6 Placas de offsett 9 Fotolitos i

TOTAL

1,713.60 5,1 40.80

sl

s/

29,923.20 5,386.18

s/

35,309.38

S/ 300.00 5/ 60.00 S/ 240.00 S/ 600.00

i I I

BANDEFIOLAS Y LETREROS: 1 Banderola de 3.00x1 .20 mts.

l Letrero de3x2mts.

I

TOTAL

s/

800.00

s/ 1,000.00

s/

1,800.00

¡

i 1

ISTRATIVOS: 3 Trofeos de ónix y meial - Mensajería reparto de correspondencia

s/1,500.00 500.00

s/

lóJ

PROTOCOLO Y CEFE[,,lONIAL EN LAS INSTIÍ UCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

1

Millares de papel .bon 80 grs Millares de papel copia Millar de sobres porte oficio

S/ 37.00 S/ 27.O0 S/ 80.00

sl

TOTAL

2,144.OO

RESUMEN PUBLICIDAD PERIODISTICA MATERIAL IMPRESO BANDEROLASY LETREROS ISTRATIVOS TOTAL

Nota:

s/ s/ s/

600.00 1,800.00 2,144.00

s/ 39,8s3.38

No se consideró el costo de traslado de personal, equ¡pos, herramientas, mobiliario etc., por cargarse a la cuenta istración general de la obra.

Atentamente

1ó4

s/ 35,309.38

PHOTOCOLO Y CEBEN4ON'AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

CEBEMONIAL EN LA EMPRESA PRIVADA CEREMONIAL DE LA PROMOCIÓN COMERCIAL Las ceremonias de promoción comercial son actividades para presentar productos o lineas de producción, come rcialización o de servicios, a segmentos de públicos que pueden estar interesados en adquirir los mismos; esta act¡v¡dad se desarrolla en ferias, exposiciones venta, show room, etc., no siguen una etiqueta rígida, se circunscribe a la ¡nauguración de Ia muestra o exposición, seguido de un cóctel o v¡no de honor y después la atenc¡ón informativa a los clientes. La precedencia empleada en este tipo de actividades está en relación directa clien-

te-volumen de compra que se prevé obtener o conseguir. El director¡o de ¡nvitados y el cuadro de responsabilidades determina la atención preferencial a los clientes con mayor ¡ndice registrado de compras. En otras palabras, la precedenc¡a se estructura sobre la base de los ¡ndicat¡vos estadísticos de ventas a mayoristas. El cuadro de responsabilidades o de comisiones, asigna a los funcionarios de mayor nivel en la empresa la atención de determinado cliente, que interesa brindarle trato especial en sus necesidades de ¡nformación.

LOS LABORATOR¡OS FABMACÉUTICOS

Los laboratorios farmacéuticos abandonaron los eventos de presentación masivas de productos, ahora otorgan mayor atención a la comunicación directa, a través de visitas cíclicas a quienes promocionan sus productos y a la atención de los comercializadores minoristas. Los laboratcrios farmacéuticos se han convertido en los pioneros de las estrategias de ventas, debido a que las compras ds sus productos están en retación directa a la promoción de los mismos con los galenos que las recetan. Una buena promoción con el médico asegura la venta del producto en Ia farmacia, habiendo desaparecido a los inter. mediarios (mayoristas).. El cuadro de precedencia de clientes esta dado por el reconocimiento del prestigio y clientela que tenga el médico, peso específico, que permite ubicarlos en el cuadro de atención para programar la frecuencia de visitas que deben eÍectuarse, asícomo la calidad y cantidad de literatura, muestras méCicas y presentes que se ¡e hacen llegar.

tó5

PROTOCOLO Y CEREI\,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

LA CAPACITAC¡óN Mario Bunge conocido filósofo de Ia Investigación Científica, dijo en una conferencia en Lima que "La productividad está en relación inversa con ta calidad", los industriales peruanos saben que se rev¡erte este principio a través de una adecuada capacitación y evaluación constante de los recursos humanos, hoy que está en primera línea la aplicación de los estándares de calidad, para las prácticas comerciales comunes: -lSO 9001 .- Si se diseña y produce un producto o servicio. -lSO 9002 .- Si se produce un producto o servicio. -lSO 9003 .- S¡stemas de cal¡dad. Exigidos por los estándares la empresa privada ha determinado que la capacitación

es indispensable para mejorar los conocimientos, hab¡lidades y destrezas del personal en todo nivel, que es el mejor medio de conseguir la eficiencia de los recursos humanos, y a este proceso se le otorgan mayor importancia y presupuesto, por que de ello se conseguirá la productividad y sobre todo la calidad lSO. En los eventos de capacitación el cuadro de precedencias está encabezado según el rubro de la empresa: en las comercializadoras por los vendedores más nuevos a los que se les concede los lugares de pÍeferencia en las mesas de trabajo y la mayor atención, por que ellos serán el soporte del éxito de la empresa, y en las industriales la encabezan ¡os técn¡cos y operadores de maquinarias que son los pilares de la productividad y calidad.

Jeorge Elton Mayo, Psicólogo lndustrial Norteamericano y su hija han escr¡to muchos tratados y manuales sobre este tema, deb¡do a que estuvieron dedicados al estudio de la productividad basada en el hombre. Las empresas privadas al otorgar primera importancia a las reuniones educativas, formativas y de capacitación de su personal, de la mano con los psicólogos industriales han ideado diferentes sistemas de arreglar la sala de reuniones, como indice de motivación y con Ia finalidad de cumplir con un plan de precedencias por conocimientos, vea' mos:

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PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

REUNIÓN DE ANAIISIS DE MERCAJ)OS

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PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

PBOYECTO DE CEREMONIAL PRIVADO: Habiendo tratado extensamente en páginas anteriores el programa de organización de las ceremonias y no siendo de nuestro interés repetir los 19 pasos antes del evento, los cuatro durante y los cinco después, pasamos a transcribir el Proyecto directamente: MODELO

CURSO DE REACTUALIZACION EN VENTAS MEDICAS ASPECTOS GENERALES El éxito de las ventas no sólo se deben a la experiencia de vender, sino a los conocimientos del proceso de ventas y la forma de usar la habllidad específica en

el momento adecuado. El programa a desarrollarse está diseñado específicamente para incrementar

las fuerzas de ventas, que permitirán util¡zar adecuadamente las habilidades y destrezas para lograr ¡ncremenlar la productividad y eficiencia de los ejecut¡vos paia el logro de los objetivos fíjados. OBJETIVOS DEL EVENTO Al finalizar el programa el participante eslará preparado para:

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1.

lndividualizar las presentaciones de acuerdo a las necesidades específicas del médico.

2. 3. 4,

Establecer diálogo con los médicos y tener un mayor control de la visita. Establecer buenas relaciones con el médico. Dominar el ritual de Ia visita médica

MEDIOS: Mediante técnicas de entrenamientc activo ios participantes tendrán la oportunidad de aprender, practicar y revisar los tópicos, utilizando material de lectura, transparencias y videos.

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

NIVEL DE FUNCIONARIOS Representante de ventas con 1 a 6 meses de exper¡encia en ventas. DURACIÓN DEL PROGRAMA Tres días PARTICIPANTES:

Dieciséis becarios Cuatro expositores PRE REQUISITOS DE LOS PARTICIPANTES

1.

Conocimiento prev¡o en habilidades de ventas con conceptos fijados en el entrenamiento inicial.

2.

Lecturas del material entregado en el pre taller.

CONTENIDO DEL PROGRAMA El programa está compuesto por seis módulos: 1

. El proceso de ventas

2. Planificación de la visita 3. Icientif icación de necesidades 4. Relacionando y reforzando beneficios. 5. Obteniendo retroalirnentación. 6. Obtener compromiso y seguimiento. COSTOS:

Traslados Lima-Pisco-Lirna Alojamiento Al;mentación

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300.00 3,000.00 3,000.00

PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Servicios de cafetería Gastos varios

500.00 2,000.00

TOTAL

8,800.00

Lima, 20 de octubre de 1 997

PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CEREMONIAL UN¡VERSITARIO Son pocas las ceremonias universitarias que se desarrollan durante el año académico, pero las que se efectúan están rodeadas de un exigente y estricto protocolo y adecuado ceremonial, por el grado magistral con que deben ser conduc¡das. Las siguientes ceremonias cuentan con la as¡stenc¡a del rector, vicerrectores, deca-

nos y la comunidad un¡vers¡taria en pleno:

01. Apertura del año académico 02. An¡versario institucional 03. Colación de doctores honoris 04. Aniversario patrio 05. Clausura del año académico

causa

lndistintamente también se efectúan ceremonias de recepción a autoridades políticas, personalidades, autoridades universitarias nacionales e internacionales etc. Para estas ceremonias es necesario estructurar el cuadro de precedencias en forma exacta, debido a que la omisión de alguna autoridad con rango jerárquico en la mesa de honor, podría llevar a serio cuestionamiento de la labor del funcionario de Protocolo. Para las ceremonias universitarias, se estila enviar con una antic¡pación de seis días hábiles, una tarjeta de invitación, adjuntando el programa por desarrollar;en la tarjeta se indicará a Ias autoridades universitarias que se solic¡ta confirmar su asistencia por escrito.

Las mesas de honor en las ceremonias universitarias son bastante grandes para dar cabida al mayor número de autoridades (decanos), cuando por razones de espacio no pudiera ubicarse a todos los decanos acompañando al rector y vicerrectores, protocolo debe comunicar antes de la ceremonia, por esquela adjuntando un croquis, la ubicación de los decanos en la mesa de honor, en la sala o auditorio.

ANFITRIONES EN CEREMONIAS: Para atender a las autoridades universitarias, en el local donde se desarrollará la ceremonia, Protocolo puede solicitar a una facultad o departamento académi:o, en forma rotativa, que apoyen su labor encomendando a estudiantes para que desempeñen el papel de anf itriones.

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PFOTOCOLO Y CEFEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCTONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Al grupo de jóvenes designados por la facultad o departamento académico se les debe instruir previamente sobre la tarea qué les corresponde realizar antes, durante y después de Ia ceremonia. Para distribuir las funciones se debe estructurar un cuadro de comisiones con los sigu¡entes encargos:

-Recepción de autoridades y docentes.Se ubica a los anfitrlones en la puerta de ingreso al edificio donde se encuentra el salón, cumpliendo la función de acompañamiento de los asistentes a la sala. Para atender a las autoridades (rector, vicerrectores, decanos y director de escuela de post grado) en la recepción y traslado hasta el sitro determinado se debe encargar a un solo joven por autoridad, verificando que pueda reconocerlo f ácilmente a su arribo.

-Atención a la mesa de honor.Se debe designar a dos jóvenes, para la atención de los imponderables que pudieran presentarse en el transcurso de la ceremonia (movimiento del micrófono de mesa, traslado de papeles que puedan ser solicitados, servido de los vasos de agua etc.)

ABREGLO DE LA MESA DE HONOR La mesa de honor en las ceremonias universitarias, debe contar con un tapete que la cubra e¡ tablero y llegue hasta el suelo por el lado que da al público y la mesa debe colocarse lo sigu¡ente:

- File de cartulina con un rótulo (PROGRAMA) y en el interior debe incluirse: - El Programa de la ceremonia. - Nombre y cargos en forma jerarquizadade las personas que conforman la mesa. - Nombres de los decanos y de la facultad que se encuentran en la sala, (de acuerdo a su criterio el orador pueden mencionarlos antes de iniciar el discurso). - Una o dos hojas de papel para notas, - Un micrófono con pedestal de mesa. - Vasos para agua y botellas con agua de mesa c vasos con agua. - Posavasos de cualquier material. - Servilletas de papel. - Carteles, señalando los nombres y cargos de las personas, (permite ubicar los sitios), esios carteles en ¡a parte que da a la sala, deben estar impresos con letras grdl rue5.

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PBOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

-

Detrás de la mesa de honordebe colocarse el Pabellón Nacional (autorizado por centro de estudios, ver capítulo 5) y el estandarte de la universidad en forma obligatoria.

El maestro de ceremonias, al iniciar la ceremonia saluda al rector y vicerrectores con indicación de sus títulos, nombres y cargos, salvo que asista una autoridad civil, política o religiosa y a los demás únicamente hace referencia general.

GUIóN DE LA CEREMONIA o1

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02. 03. 04.

sEÑoR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD ...(indica el nombre)...., título profesional y nombre completo. Señor..título y nombre completo..., vice rector académico de la universidad ...se indica el nombre... Señor..título y nombre completo..., vice rector istrativo de la universidad ...se indica el nombre... Señores decanos, autoridades, docentes universitarios, señoras y señores, alumnos.

En las ceremonias universitarias, todos los oradores deben leer sus discursos, no es conveniente Ia improvisación por tratarse de un acto académico, salvo que se trate de expresar con un muy corto discurso un agradecimiento; en las ceremonias académicas se acostumbra encargar el discurso de orden, a un docente principal especializado en determ¡nado tema o la presentación de un informe sobre un importante trabajo de investigación.

CEREMONIAS EN LAS FACULTADES En las facultades se efectúan durante el año académico diversas ceremonias y actuaciones, algunas rodeadas de un protocolo muy rÍgido por el grado académico eon que deben ser conducidas y otras son menos rígidas espec¡almente aquellas donde participan los alumnos. Las ceremonias de la facultad cuentan con Ia presencia del decano, por uso y costumbre se da el caso que el decano puede delegar su presencia en un jefe de departamento, de escuela o en un docente antiguo, las ceremonias más frecuentes son las siguientes:

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PROTOCOLO Y CERE[,,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ACADEMICAS

01. lnic¡o del año académico 02. Exámenes de grado o sustentación 03. Grado y colac¡ón

de tesis

CELEBRACIóN DE EFEMÉRIDES 01. Día del maestro 02. Aniversario de la facultad 03. Homenaje al Aniversario Patrio

Además se efectúan constantemente diversas ceremonias y actuaciones, organizapor Ia facultad en coordinación con el centro federado, tercio estudiantil o alumnos das de un determinado ciclo académico, las que deben cumplir las normas protocolares universitarias, por contar con la asistencia de autoridades y docentes de la facultad. Para estas ceremonias es necesario estructurar un cuadro de precedencias, para evitar la omisión de algún docente con rango jerárquico de categoría o antiguedad en la mesa de honor.

INICIO DEL AÑO ACADÉMICO La ceremonia de inicio del año académ¡co en la facultad, difiere con la ceremonia organizada por el Rectorado de la universidad, rnientras la primera cuenta con la asisten. cia de los alumnos y es de orden instruccional, la segunda es netamente académica. La ceremonia en la facultad está presidida Dor el decano, quien es acompañado en la mesa de honor por los jefes de departamento o escuela profesional, según sea el caso, coordinadores de área y docentes. Se denomina instruccional por tratarse de un acto de presentación de los docentes a los alumnos, con indicación de las asignaturas o cursos que tendrán a su cargo y el informe de los pormenores del semestre académico está a cargo de los jefes de departamento.

EXAMEN DE GRADO O SUSTENTACIÓru OT TTSIS Todas las faculiades académicas de las universiciades, cuentan con un Reglamento de Grados y Títulos, los que norman el desai'rollo de as sustentación de los trabajos de :

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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLÍCAS Y PRIVADAS

investigación y tesis para optar et título profesional. para el presente trabajo se analizó algunos reglamentos y se preparó el s¡guiente ceremonial: EI examen de grado o sustentación de tesis, es la ceremonia académica pública de mayor importancia en la facultad y está revestida por un protocolo rígido, cuyo ceremonial está determinado en los reglamentos de cada facultad.

El arreglo de la sala de grados cuando no se utiliza el salón de grados de Ia universidad: debe contar con una mesa, cinco sillas, una mesa o escritor¡o con silla, para el secretario de la facultad, un podio o atril. para el graduando, equipo de exposición (papelógrafo, proyector y ecran etc.), y med¡os auxil¡ares que requiera, un sector con sillas para los alumnos y público asistente.

La mesa está presidida por el decano, por el profesor principal o asociado más antiguo en la categoría, nombrado por el Decano de la Facultad en caso de su ausencia, los jurados, los dictaminadores y otros profesores con una experiencia profesionat de cinco años; algunas facultades permiten que ¡ntegre Ia mesa, el docente asesor de la tes¡s que se sustenta.

se inicia la ceremonia con la lectura de las resotuciones que autorizan el acto, luego el pres¡dente de la mesa concede un período de tiempo (4s minutos), para la exposicién de Ia tesis. Al concluir la exposición y leídas las conctusiones por el graduando, hacen uso de la palabra, sólo cuando se las concede el presidente de la mesa a los jurados y dictaminantes. para Ia réplica o al graduando para absolverlas. lniciado el grado ningúñ docente podrá abandonar ni ingresar a la sata. El presidente de la mesa cuando los jurados y dictaminantes manifiestan haber terminado con la réplica, da por concluido e¡ acto de sustentación e invita al graduando a retirarse de la sala, para que el jurado delibere y cuando se ha llegado a un veredicto: si el graduando aprobó, se le invita a ingresar a Ia sala para conocer el veredicto. Leído el acta y anunciada la nota aprobatoria lo rubrican el pres¡dente, los jurados, dictam¡nadores y el graduando, con lo que concluye la ceremonia. En caso de ser desaprobado el gra. duando, el jurado se retira de la sala y el secretario rentado comunica el veredicto final desde la puerta de la sala. La Facultad de Derecho y ciencias políticas de la unlversidad Mayor de san Marcos ha publicado su Beglamento de Grados y Títulos, el que tiene óonsideraciones especiales al contemplar variables, para optar el tÍtulo profesional y consiguientemente se desarrollan con un ceremonial especial.

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PBOTOCOLO Y CEFEN¡ONIAL EN LAS lNSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

GRADO Y COLACIÓN

Es la ceremonia más importante para una facurtad o carrera prcfesional por que cumple con el objetivo de presentar a la sociedad a los nuevos profesionales y es también la más emotiva para los graduandos y familiares que logran culminar un propósito que les llevó años de esfuerzo completar.

se desarrolla cuando se aprobó la sustentación de Ia tesis o trabajos de investigación, se cumplió con los requisitos y trárnites inistrativos, y por resolución de la

facultad se autoriza a prestar el juramento y recibir el título profesional. De acuerdo a las normas, usos y costumbres la ceremonia es presidida por el rector o decano de la facultad, en caso de impedimento del decano sólo puede ser representa. do por mandato de una Resolución. La ceremonia es de corte académico se realiza en e¡ salón de grados de la universidad, el mismo que se encuentra debidamente preparado para este acto. para Ia ceremonia el decano cursa invitaciones con cargo, para las autoridades facultativas y docentes,

solicitándoles confirmar su asistencia por escrito. por su parte el recipiendario invita a sus parientes y relacionados sociales, El cuadro de precedencia es el mismo que el determinado para la facultad: 01. Rector 02. Decano 03. Jefe de Departamento Académico 04. Coordinador 05. Secretario Académico 06. Profesores Principales 07. Profesores Asociados 08. Profesores Auxiiiares 09. Docentes Contratados El secretario académico, es en el ántbilo de la facultad ei encargado de elaborar el cuadro de precedencias y verificar la asistencia de los docentes a la ceremonia, a fin de ubicar a los primeros en la mesa de honor y a los demás docentes en las primeras filas del saión de grados. Los docentes que asisten a la ceremonia, deben llevar colgado en el pecho la medalla distintivo de su jerai'quía docente. Una vez que el Cecano abre la sesión, haciendo sonar una campanilla, Ia ceremonia reúne el siguiente protocolo:

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PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUC1ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

01

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02. 03. 03, 04.

05.

Lectura de la resolución que autoriza la colación y juramentac¡ón o grado. Lectura del acta de calificación del examen o sustentac¡ón de la tesis. Palabras de un docente, refiriéndose al tema del ejercicio de la carrera profesional. Juramento al nuevo profesional a cargo del decano de la facultad. Entrega del titulo profesional optado. Concluida la juramentac¡ón y entrega del título, el decano invitará al nuevo profesional a tomar asiento en la mesa de honor y ordena cont¡nuar con la ceremonia. Lectura delActa de la Colación y f irma de las autoridades universitarias, docentes y nuevo profesional.

Si asistiera al acto el rector de la universidad, el decano lo invita a presid¡r la ceremonia y tomar el juramento al nuevo profesional, si el padre del nuevo profesional es docente universitario, puede ser invitado por el decano a sentarse en la mesa'de honor antes del inició de la ceremonia y como deferencia puede solicitarle que entregue el título profesional. Los brindis, vino de honor, agasajos, cóctel, almuerzos etc., que pudieran efectuarse después de la colación, no reúnen característícas protocolar¡as, aún realizados dentro de los ambientes de la universidad, quienes determinan el protocolo son los oferentes que en este caso son los familiares del nuevo profesional.

DIVERSAS CEREMONIAS EN LA FACULTAD Con autorización del Consejo de Facultad, Decano o Jefe de Departamento se desarrollan d¡versas ceremonias como son en homenaje: al Dfa del maestro, al Aniversario de la Facultad etc., cuando estas ceremonias se efectúan dentro de los ambientes de la universidad, se debe observar el protocolo y sujetarse al cuadro de precedencias antes mencionado.

ACTIVIDADES CULTURALES Los docentes como parte del syllabus u objetivos del curso, conjuntamente con los alumnos organizan eventos cultura¡es, que permiten elevar los conocimientos de los alumnos o cumplir los objetlvos curriculares, ceremonias que tiene como fjn el posibilitar el desarrollo de la personalidad, Ia oratoria, el desenvolvimiento de los alumnos etc., a las que no están obligadas las autoridades universitarias a asist¡r. Este tipo de eventos cuenta con Ia asesoría de un docente, quien informará al jefe de departamento o escuela, sobi'e ei desarrollo del mismo. 180

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CAPITULO V es

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LOS EMBLEMAS PATRIOS

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CUANDO LAS COSAS LE SALGAN BIEN, PREOCÚPESE EN CONOCEF

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PHOTOCOLO Y CEHE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADA§

ANÁLISIS DE I.A LEGISI,ACIÓN SoBRE SÍMBoLoS Una de las principales actividades del Protocolo y Ceremonial, es cumplir y hacer cumplir las normas de respeto y ¡nistración de nuestros simbolos patrios, determ¡nados por el Art.492 de la Constitución Política del Perú, participar en la estructura del ceremonial en los homenajes que se les debe tributar, señalar su uso y ubicación dentro de la instituc¡ón. El respeto que nos merecen los símbolos, no es sólo en recuerdo de nuestra inde-

pendencia, es sobre todo, en honor a la sangre que derramaron nuestros héroes, por defender y preservar el bendito suelo patrio, y nuestra homenaje a ellos es mantener siempre en el más sagrado sitial, los símbolo de nuestra Nación. El uso de los símbolos patrios en las instituciones y empresas, están normadas por Leyes -aigunas de ellas ya centenarias pero vigentes- que nos aclaran su uso, es notorio que por desconocimiento de la Ley, constantemente se cometen errores que llevan a las organizacicnes a incurrir en una falta de respeto.

Las normas que a continuación analizaremos, al ejercer restricc¡ones en el uso de los símbolos patrios, por parte de los ciudadanos civiles, únicamente continuaron las tradiciones inte rnacionales, por ejemplo en la Argentina hasta hace poco se tenÍa que sol¡c¡tar auiorización al Ministerio del lnterior, para colocar su bandera nacional en fechas que no fueran las de las fiestas palrias, prohibición que se extendía a las embajadas y legaciones extranjeras, esa restricción hoy ha sido modificada.

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADA§

En los Estados Unidos de Norteamérica, en los estados que visitamos, nos encontramos que el uso de su bandera, es ilimitado, la encontramos enarbolada en los mástiles de las fachadas de residencias, ed¡ficios, oficinas o negocios, en los vehículos como calcomanías, los ciudadanos llevan sus colores en blusas, pantalones, vestidos, sombreros, viseras etc., pero sobre todo con respeto y unción. En el Perú su uso está restringido, suponemos por el mal uso que se le dieron y así lo indica la Resolución Ministerial Ns 6220-76-ED del 15 de octubre de 1976 del Ministerio de Educación, que en su Art.3e, recomendó a las autoridades oficiales de la República, Ia revisión de los símbolos Nacionales, que utilizan las diversas dependencias y exige que se observen las normas establecidas en el Decreto Ley Ne 1 1323.

Para conocer las normas que reglamentan el uso de los símbolos patrios analizaremos los disposltivos legales vigentes. El Decreto Supremo del 7 de agosto de 1945, dice en su primer considerando: El escudo y la bandera son los emblemas representativos y permanentes de la Patria. En su Art. 10 Decreta, QUE LAS OFICINAS DEL ESTADO, TANTO EN EL PAIS COMO EN EL EXTRANJERO USAHAN UNICAMENTE EL ESCU. DO O LA BANDERA, COMO SÍMBOLO REPRESENTATIVO DE LA NACIÓN. En el año 1945, fecha de promulgación del dispositivo antes señalado, no existían empresas y organismos públicos, por lo que debemos colegir que hoy en extensión, este dispositivo engloba también a las empresas públicas de derecho privado del Estado. Por otra parte las empresas privadas y organismos no estatales, no podrán usar EL ESCUDO y la BANDERA como emblemas representativos permanentes. La Ley del 25 de febrero de 1825, en el Art. 1q señala que: "Las armas de la Nación Peruana constarán de un ESCUDO: divido en tres campos: un celeste a la derecha, que llevará una vicuña mirando al interior; otro blanco a la izquierda donde se colocará el árbol de la quina; y el otro rojo inferior y más pequeño, en que se verá una cornucopia derramando monedas, significándose con estos símbolos las preciosidades del Perú en los tres re¡nos de la naturaleza. El Escudo tendrá por timbre una corona cívica, v¡sta de plano, e irá acompañado, en cada lado de una bandera y un estandarte de los colores nacionales señalados más adelante". En el Art. 1e de la Ley 24615, El Gran Sello del Estado está constituido por el Escudo Nacional, con la inscripción circular "REPÚBLICA DEL PERÚ", su uso es obl¡gatorio en todas las reparticiones del estado.

Se deduce que cualquier añadido que se inctuya en el Escudo Nacional, tanto en el interior como en su circunferencia, contraviene la Ley vigente, por consigu¡ente, no se puede exhibir como comúnmente se hace en empresas y clubes sociales, un estandarte 184

Ei\4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

con el escudo de armas y en su circunferencia exterior una inscripción con el nombre de la empresa, asociación etc. EI ESTANDARTE, esta normado por la Ley del 25 de febrero de 182S suscr¡ta por el libertador Simón Bolívar y refrendado por el patricio Hipólito Unanue, que dice en su Art.4a "El Estandarte será de la forma de la Bandera, con sólo una corona civica en el Medio,'.

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La referencia al Estandarte ha sido ampliada por el Decreto Ley Ne 1 1323 det 21 de marzo de 1950, que en su Art. 8a dice, ESTANDARÍ E pORTÁTIL, de forma rectangular con los colores Nacionales, en cuyo centro llevará el Escudo Nacional completo, tal como se prescribe en el Art.2e de este Decreto Ley, es de uso obligatorio en las Unidades de las Fuerzas Armadas o de la Guardia Civil, Policía, movilizables y colegios, conforme a las prescripciones vigentes.

Y el Art.9e del mismo dispositivo dice, que se usa para actuaciones cívicas o que ordene la Ley, aclarado por el Ari. 1a de la Ley 25246, que dice que,,La Bandera peruana, el Escudo y el Himno Nacional, como símbolos patrios, preceden las ceremonias y actos oficiales. No se puede colocar el estandarte en toda actuación o ceremonia, que no sea ACTUACION OFICIAL u ordenada por Ley. Para aclarar más el tema trataremos sobre el pABELLóN NACIONAL, dice la Ley Ne 8910 del 6 de julio de 1939, que EL PABELLÓN ¡lnCtO¡tAl, está determinado pol. ires fajas verticales, los dos extremos encarnados y la intermedia blanca, con el escudo de armas en el centro (Art. 3e de la Ley del Congreso Constituyente del 25-2-1925), continúa diciendo que será enarbolada exclusivamente en los edificios ocupados por los poderes del Estado, las Autoridades de esos Poderes y ias Corporaciones públicas. Lo que significa que no podemos usar ei PABELLON NACIONAL con el escudo de armas en otras dependencias que no están autorizadas.

PENAI.IDADES El Decreto Supremo del 7 de agosto de 1945 en su Art. 10? prohíbe en lo absoluto, 3l uso del Pabellón y la Bandera, fuera de los casos previstos en dicha Ley, los infractores serán penados con rnultas de S/50.00 a S/l,000.00 soles y el Decreto Ley Nq 11323 del 21 de marzo de 'l 950, dice por coniravenir a las disposiciones dictadas las multas no serán menores de S/100.00 soles. En el Decreio Leglslativo Nq 635 Códrgo Penal, Capítulo lll Ari.344! Determrna una sanción de pena privativa de la libertad, no mayor de cuatro años y e1 pago de 60 a 180 dÍas-muita, a quien ofende, ultraja, vilipenclia o menosprecie por obra o expresión ve-rbal los símbolos patrios. El Arl.345! pena con ia ¡írivación de la libertacj no mayor de un ano

PFOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

a qu¡en en acto de menosprecio use en forma de estampado de vestimenta o de cualquier otra manera los símbolos de la patria.

¿Qué debemos utilizar como simbolo patrio en las empresas, asociaciones, clubes etc,?, De acuerdo con Ley es LA BANDERA. Dice al respecto la Ley Ne 8910 del 6 de julio de 1939, "En los edificios restantes se izará cuando proceda, la Bandera compuesta de las fajas anteriormente señaladas sin escudo ni otra insignia". Y así lo hacemos todos los Peruanos, durante la semana patria o cuando la Ley lo manda. y cuando no esté ¡zada en lo más alto del edificio que nos alberga, debemos colocarla en un sitial de honor hasta su nuevo uso.

Se promulgaron diversas ordenanzas municipales, sobre los simbolos, entre las que tenemos la de la Municipalidad de Barranco, que sanciona mantener símbolos patrios en mal estado (A.C.46-96-CMB, publicado el 18-05-96). Las leyes se interpretan, pero cuando se trata de símbolos patrios no podemos contraven¡rlas. CEREMONIAL PATRIO Todas las organizaciones públicas o privadas tienen el deber y obligación de rendir ple¡tesía a la patria y sus símbolos, por lo que deben incluir en su calendar¡o de fiestas, el homenaje de tributo a la semana patria -mes de julio- para lo cual se incluye en este capitulo un guión para desarrollar esta ceremonia en la institución o empresa:

Como homenaje a la patria, honremos sus símbolos considerando esta ceremonia como la más ¡mportante de la organización y como compromiso alentemos la participación de los trabajadores, como un acto de renovar nuestro amor a¡ perú. MODELO DE INVITACIóN:

Señor (a. ita):

EL Gerente Gene¡al delndust¡iasAmé¡icaS.A. tiene el agrado a la

ce¡emonia en homenaje

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CLXXY Aniversario Patrio.

del presente a horas 16.00. en su local ubicado en

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de invitar a usted a asistir que se realizará el día miércoles 26

Avenida Julio C. Tello N. 4938 - Lince.

Arq. CESAR IBARRA DELGADO. Agradece su gentil asistencia. que dará ma.v-or realce a la ceremonia. Lima. julio de 1997

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IAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PROGBAMA MODELO: MIÉBCOLES 26 DE JULIO: 1

6.00 Hrs.

Ceremonia de Homena.je al CLXXIV Aniversario de dencia del Perú.

la

lndepen-

PROGRAi\4A 1 . Saludo al Estandarte Nacional. 2. Homenale a la patria en el CLXXV Aniversario de la lndependencia. 3. Mensaje del Presidente del Directorio. 4. Chocolatada Patria.

En las Fiestas patrias la máxima autoridad de cada sector, organismo o empresa, en conmemoración a la celebración de la fecha más grande de la peruanidad, deben hacer llegar a cada trabajador un mensaje, cuyo modelo puede ser el siguiente: IVODELO DE MENSAJE PATRIO

A LOS TFIABAJADOFES Cumplimos el 28 de julio, el centésimo septuagésimo quinto aniversario patrio y nos toca efectuar una profunda reflexión, sobre nuestra participación en el desarrollo económ¡co Nacional, a través del cumplimiento de nuestros objetivos, delineados sobre la base de la política del Directorio de la Empresa, en la difícil tarea de satisfacer las necesidades del vestido, a nuestra gran legión de clientes en el ámbito nacional. La reflexión que pido a lodcs los trabajadores de lndustrias América, debe ser el punto de partida para iniciar una nueva etapa de logros y éxitos que nos exige el pais por formar parte del sector de la producción.

. Estas fiestas patrias pensemos en la independencra, fi.uto del sacrificio de nuestros insignes héroes, que lucharcn para darnos Ia libertad. Libertad que tenemos todos los peruancs de conducir nuestras obras con un sólo horizonie, el bienestar propio de nuestra familia y principaimente ese esiuerzo como nuestra conrribución al prog reso de la Patria. Vr'¡a

e Perú

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Felices Fiesias Pairias

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PFOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CELEBRACION DE LAS FIESTAS PATRIAS: Las fiestas patrias deben ser festeiadas en todas las reparticiones del estado y en la empresa privada, como señal de respeto y retribución a todo lo que nos brinda el Perú, soberanía, suelo, aire y sobre todo el derecho a vivir por lo que una sencilla ceremonia

será el mejor tributo de las organizaciones al paÍs que nos cobija. A continuación tenemos un ejemplo de guión que dirige la ceremonia que se puede desarrollar antes del 28 de julio de cada año. Antes de la ceremonia debe imponerse a cada trabajador la escarapela en la solapa o en el pecho.

MODELO DE GUIÓN DE LA CEREMONIA:

01

.

SEÑOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE INDUSTRIAS AMÉRICA

02. SEÑORES GERENTES - FUNCIONARIOS 03.

CAMPAÑEBOS TRABAJADORES TODOS

04,

VAMOS A DAR INICIO A LA CEREMONIA DE HOMENAJE QUE TRIBUTA LA INSTITUCIÓN AL CENTÉSIMO SEPTUAGÉCIMO QUINTO ANIVEFSA. R¡O DE LA INDEPENDENCIA NACIONAL.

05. LOSTRABAJADOBES DE INDUSTRIAS

AMÉHICA, RENDIREMOS HOME. NAJE AL PABELLÓN NACIONAL, POR LO OUE RUEGO A TODOS LOS PRESENTES PONEHSE DE PIE PARA EL INGRESO DEL PABELLÓN NACIONAL, A LOS ACORDES MARCIALES DE LA MARCHA DE BANDERAS. (No es necesario contar con una banda de músicos, bastará una grabadora y una cinta magnetofónica con esos acordes, (Pueden solicitar una copia, llevando un casete al Departamento de Historia, del Cuartel General del Ejército - Tlf. N, 433-9567Anexo 2968- 2970), para que ingrese en el local la Bandera Nacional, llevada por un portaestandarte y acompañado de un mínimo de dos traba.ladores).

SALUDO AL PABELLÓN NACIONAL

Cuando el Pabellón se encuentra ubicado en el Iuoar de oreferencia. Ver página N'g

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EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

06. SALUDAMOS REVERENTES A NUESTRO PABELLON NACIONAL, FIEL EXPRESIÓN DE VALENTÍAY COBAJE, DEMOSTRADO EN LOS CAMPOS .I824, EN LA PAMPA DE JUNiN; EL 9 DE BATALLA: EL 6 DE AGOSTO DE DE DICIEMBRE EN AYACUCHO; EL 2 DE MAYO DE 1866 EN EL CALLAO; EL 8 DE OCTUBRE EN EL HUÁSCAR EN MANOS DE GRAU; EL 7 DE

JUNIO DE 1880 EN ARICA.

HONOR Y LEALTAD A ELLA, SÍIVBOLO OUE GOBIERNA NUESTRA PERUANIDAD. NUESTRO TRIBUTO ENTONANDO LAS SAGRADAS NO. TAS DEL HIiUNO PATRIO. (Con el apoyo de una grabadora y una cinta magnetofónica se entona el himno, al terminar de cantarlo el maestro de ceremo' nias dice:):VIVA EL PERÚ. ñ7

EN EL AÑO DE 1821, LA PRIMERA BANDERA DECRETADA POR JOSÉ DE SAN MARTíN, TENÍA LOS COLORES ROJOY BLANCO FORMANDO ÁI.Ioul-os, EN Et CENTRO UN ESCUDO, FORMADO POR UNA CORONA OVALADA DE LAUREL, EN EL INTEBIOR, COMO ESCUDO PATRIO, UN SOL NACIENTE POH ENTRE CERROS A CUYAS FALDAS SE VEIA LAS AGUAS TRANOUILAS DEL MAR. EN MARZO OE 1822 EL MARISCAL DE TORRE TAGLE, DECRETÓ OUE LA BANDERA PERUANA DEBIA TENER FAJAS TRANSVERSALES: DOS PAÑOS ROJOS Y AL CENTRO UNO BLANCO, EL CAMBIO SE DEBIO A QUE LA BANDERA OECRETADA POR SAN MARTÍN, A LA DISTANCIA PARECÍA LA BANDERA ESPAÑOLA. POR LEY DEL 25 DE FEBRERO DE 1825, FIRMADO POR SIMÓN BOLÍVAR E HIPÓLITO UNANUE, SE CAMBIA EL ESCUDO PATRIO, QUE SIM. BOLIZA HASTA HOY LAS RIOUEZAS DEL PEFIU, REPRESENTADAS POR SUS TRES REINOS NATURALES, DICE LA LEY: EL ESCUDO ESTA DIVIDO EN TRES CAMPOS: UNO CELESTE A LA DEFTECHA QUE LLEVA UNA VICUÑA, OTRO BLANCO A LA IZOUIERDA CON EL ÁBBOL DE LA OUINUA Y EL TERCERO EN LA PARTE INFERIOR EN BOJO UNA CORNUCOPIA DERHAMANDO MONEDAS, ABRAZADO POB UNA BAIVA DE LAUREL A LA IZOUIERDAY UNA PALMA A LA DERECHA.

08. EL HOI\4ENAJE A LA PATRIA EN SU CENTESIMO SEPTUAGÉCIMO OUINTO ANIVERSARIO A CARGO DE NUESTRA COMPAÑERA DE TRABAJO, SE. ÑoRe ¡unNN VELIA OUISPE, A OUIEN LA RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS

PUBLICAS Y PHIVADAS

'NSTITUCIONES

09. LA PROCLAMA DE SAN MARTíN AL EMPRENDER LA MARCHA AL PEFÚ, EL DiA 21 DE AGOSTO DE 1820 DESDE CHILE. A CARGO DE NUESTRO COMPAÑERO DE TBABAJO ALEJANDRO SOLOGUREN UBILLÚS.

(Lee a. Sologuren) 10. SENOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO, SENOB GERENTE GENERAL, FUNC¡ONARIOS Y COMPAÑEROS TRABAJADORES TODOS, VOY A PER.

MITIRME RESEÑAR LA PROCLAMA DEL GENERAL DON JOSÉ DE SAN MARTÍN EFECTUADA EN cHILE, ANTES DE EMPREÑDER LA oAMPAÑA LIBERTADORA DÉI PERÚ Y DICE ASi SE ACERCA EL MOMENTO EN QUEYOVOY a SEGUIB AL DESTINO QUE ME LLAMA. VOY A EMPRENDER LA GRANDE OBRA DE DAR LIBERTAD AL PERÚ VOY A ABBIH LA oAMPAÑA MÁSMEMoRARLE DE NUESTRA REVOLUCIÓN, Y CUYO RESULTADO AGUARDA EL MUNDO, PARA DE. CLARARNOS REBELDES SI SOMOS VENCIDOS, O RECONOCEB NUES. TROS DERECHOS SI VENCEMOS... FIADO EN LA JUSTICIA DE NUESTRA CAUSAY EN LA PROTECCIÓN DEL SER SUPREMO, OS PROMETO LA VICTORIA. EL DiA MÁS GRANDE DE NUESTRA REVOLUCIÓN ESTA PRÓXIMO A AMANECER. (Se retira sin agradecer) /h¡la¿clra

¡la ñaramaaiee\

11. NO FUE FACIL LA INDEPENDENCIA DEL PAIS, SAN MARTIN RECIBIO EL FIECHAZO DE PERSONAS OUEVEíAN PERDER SUS PRIVILEGIOS CON. SEGUIDOS ATRAVÉS DE LA SUBORDINACIÓN A LOS ESPAÑOLESY SE VIO EN LA IMPERIOSA OBLIGACIÓN DE LANZAR SU PROCLAMA DE

LIMA, QUE NOS LA HECOBDARÁ NUESTRO COMPAÑEBO LUIS VENE. BO MIBANDA. (Lee L. Venero) 12. PROCLAMA DE SAN MARTÍN AL LLEGAR A LIMA

LA AMÉRICA, NO PUEDE CONTEMPLAR LA CONSTITUCIÓN DE LAS CORTES, SINO COMO MEDIO FRAUDULENTO DE MANTENER EN ELLA EL SISTEMA COLONIAL, QUE ES TMPOSIBLE CONSERVAR MÁS TIEM. PO POR LA FUERZA.,. EL ÚLTIMO VIBHEY DEL PERÚ, HACE ESFUERZOS PARA PROLONGAR SU DECREPITA AUTOFTIDAD, HALAGANDO VUESTRAS ESPERANZAS CON UNACONSTITUCIÓN EXTRANJEBA, QUE DEFBAUDA EL DERECHO HEPRESENTATIVO. EN AUE ELLA MISMA SE

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PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

FUNDAY QUE NOTIENE LA MENOR ANALOGíA CON VUESTROS INTE. RESES... YO VENGO A ACABAR DE PONER TÉRMINO A ESA ÉPOCA DE DOLOB Y HUMILLACIÓN; ESTE ES EL VOTO DEL EJÉRCITO LIBERTADOR, OUE TENGO LA GLORIA DE MANDAR Y QUE ME HA ACOMPAÑADO SIEI/PFIE AL CAMPO DE BATALLA, ANSIOSO DE SELLAR CON SU SANGRE LA LIBERTAD DEL NUEVO MUNDO.... (Se retira sin despedirse)

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(Maestro de Ceremonias) 13. A CONTINUACIÓ¡I ESCUCNNNEMOS LAS PALABRAS DEL ARO. CESAR IBARRA DELGADO, GERENTE GENERAL DE INDUSTRIAS AMÉRICA S.4., LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO. (Se elabora un discurso corto que hable sobre la responsabilidad de todos los trabajadores desde el puesto que desempeñan, como engranaje necesario para el desarrollo del Pais).

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14

(Maestro de ceremonias) A CONTINUACION LA LECTURA DEL ACÍA DE LA INDEPENDENCIA DEL PERÚ A CARGO DEL ING. MIGUEL GUEVARA ROMERO. EN LA CIUDAD DE LOS REYES DEL PERÚ, EN QUINCE DE JUNIO DE 1821, REUNIDOS EN ESTE EXCELENTISIMO AYUNTAMIENTO DE LOS SEÑoBES oUE Lo coMPoNEN, coN EL EXcELENTÍSIMo E ILUSTRÍ. SIMO SEÑOR ABZOBISPO DE ESTA SANTA IGLESIA METROPOLITA. NA, PRELADOS DE LOS CONVENTOS RELIGIOSOS, TÍTULOS DE CASTILLAY VAFIIOS VECINOS DE ESTA CAPITAL , CON EL OBJETO DE DAR CUMPLIMIENTO A LO PREVENIDO EN EL OFICIO DEL EXCELEN. TiSIMo SEÑoR GENERAL EN JEFE DEL EJERCITo LIBERTADoR DEL PERÚ, DoN JoSÉ DE SAN MARTÍI{ EL DIA DE AYER, cUYo TENOR SE HA LEÍDO; E IMPUESTO DE SU CONTENIDO, REDUCIDO A OUE LAS PERSONAS DE CONOCIDA PROBIDAD, LUCESY PATRIOTISMO, QUE HABITAN ESTA CAPITAL, EXPRESEN SI LA OPINIÓN GENERAL SE HALLABA DECIDIDA POR LA INDEPENDENCIA, CUYOVOTO SE SIRVIESE DE NORTE AL EXPRESADO SEÑOR GENERAL. PARA PROCEDER A LA JURA DE ELLA. TODOS LOS SEÑORES CONCURRENTES, POB SÍY SATISFECHOS DE LA OPINION DE LOS HABITANTES DE LA CAPITAL, D¡JERON QUE LA VOLUNTAD GENEBAL ESTÁ DECIDIDA POR LA INDEPENDENCIA DEL PEHÚ, DE LA DOMINACIÓN ESPAÑOLA Y DE CUALQUIER oTRA EX.

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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

TRANJERAY OUE PARA OUE SE PROCEDA A LA SANCIÓN, POR MEDIO DEL CORRESPONDIENTE JURAMENTO, SE CONTESTE CON COPIA CERTIFICADA DE ESTA ACTA, AL Ii,IISMO EXCELENTíSIMO, FIRMARON LOS SEÑORES: EL CONDE DE SAN ISIDRO - BARTOLOMÉ, ARZOBISPO DE LIMA - FRANCISCO JAVIER DE áRATE - EL CONDE DE LA VEGA DEL REN . EL CONDE DE LAS LAGUNAS - TORIBIO RODRÍGUEZ . JAVIEB LUNA PIZARBO. JOSÉ DE LA RIVA AGUERO . EL MARQUEZ DE VILLA FUEBTE . Y SIGUEN FIRMAS. (Maestro de ceremonias) 15. EL MOMENTO CUMBRE DE NUESTBA PERUANIDAD, LLEGO A TRAVES DE LA PROCLAMA DE LA INDEPENDENCIAY ESTA LA RECOBDAREMOS EN LAS PALABRAS DEL ING. VíCTOR TREGER BEBNAOLA A QUIEN LO

RECIBIMOS CON UN APLAUSO. (Lee V. Treguer) EL 28 DE JULIO DE 1821, EN LA PLAZA DE ARMAS DE LIMA, RESALTA LA IMPONENTE FIGURA DE DON JOSÉ DE SAN MARTÍN, SOBRE UNA MULTITUD AVIDA DE PRESENCIAR LA CEREMONIA DE LA JURA DE LA IN. DEPENDENCIA NACIONAL

SAN MARTÍN EN ACTITUD SUBLIME, CUAL SI HABLABA CON EL JUEZ DE LOS PUEBLOS CARA A CARA DICE: ..DESDE HOY EL PERÚ ES LIBRE E INDEPENDIENTE POR LA AUGUSTA VOLUNTAD DE SUS PUEBLOS Y LA JUSTICIA DE SU SANTA CAUSA QUE DIOS PROTEGE.

LA RESPUESTA DE SÚBITO COMIENZA CON ELTRONAR DE LAS CAM. PANAS, EL VIBBANTE GRITO DE LOS CLARINES, LA ALGARABíA DE LA ENTUSIASTA MULTITUD Y EL ECO DE LOS CAÑONES, OUE ALCANZAN AL MUNDO ENTERO. (Y a continuación lee el mensaje de la empresa por las fiestas patrias u otro mensaje que vea por conveniente). TERMINA INVITANDO AL PERSONAL A UNA CHOCOLATADA PATRÍOTICA,

La chocolatada patriótica, es cada vez más una costumbre muy ¡imeña de festejar la Patria y combat¡r el frío invernal de la época, no puede haber un buen chocolate sin estar acompañado de un buen pedazo de panetón. Felices Fiestas Patrias. I

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CAPITULO VI

RECOI§OCIMIENTS ESTIMULOS LOS PFOCEDII\,4IENTOS DEL PFOTO.

COLO SON CO¡/PRENDIDOS, PEFO NO SIEiVPBE ESÍÁN DEFINIDOS POB

ESCFITO.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

RECONO CIMIENTO Y ESTÍMIILOS La expresión de reconocimiento que se tribute a una persona por su labor, es uno de los mayores estímulos que el hombre ha podido poner en práctica, un reconocimiento público genera una gratitud de parte de quien la recibe. Un dicho popular dice: "Sé magnánimo en el elogio y parco en la crítica". El estímulo es la forma más práctica de reconocer el esfuerzo o áporte a la organización, no es como muchos dicen:"honrar la vanidad de las personas", Sabemos que no existe persona en el mundo que haga algo por nada, sin embargo, lamentablemente en las organizaciones, Jefes se han acostumbrado a recibir sin dar la compensación a ese

algo y de eso trata nuestro capítulo.

ANTECEDENTES: Podemos señalar sin equivocarnos que todos los países del Mundo, distinguen a personalidades extranjeras y nacionales por medio de condecoraciones, siendo más frecuente son estos reconocimientos en el mundo diplomático. Esta práctica de la diplomacia ha permitido unir a diversos países del orbe evitar guerras y sobre todo reconocer los servicios prestados. Una infinidad de paísess han creado condecoraciones en diversos grados para sus nacionales, como forma de reconocer los servicios cjlstlnguidos, el mérjto cientíÍico, cultural, al traba.io etc.

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PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Transcribir el título de las medallas y órdenes con las que se reconoce los méritos de los ciudadanos de cada pais, nos llevaría muchas páginas, por lo que citaremos únicamente algunas distinciones civiles, por ejemplo: Bélgica al margen de las condecoraciones diplomáticas, creó la Medalla del centenario para los servicios civiles; Francia, t¡ene Ias Palmas universitarias, la Medalla de salvamento, La Medalla al Mérito Agrícola. Medalla de las lnstituciones o Maestros de Escuela, Medalla Forestal, Medalla de correos y Telégrafos, Medalla al Trabajo, Aduanera y de las Epidemias; Italia, condecora con lai Medallas al Mérito Civil y a la Higiene; Japón tiene la Orden Bunko-Sho o al Mérito cultural; Portugal las medallas al orden civil del Mérito Agrícola e lndustrial, al rrabajo etc., y el Perú otorga entre otras: La Orden Hipólito Unanue, La Orden Daniel Alcidés Carrión, La Orden al Mérito por Servicios Dist¡nguidos, la Orden Amauta.

Las Municipalidades del Pais, también conceden anualmente condecoraciones y reconocimientos. La Municipalidad Metropolitana de Lima concede Ias siguientes condecoraciones: Medalla Ciudad de Lima .A jefes de estado o de gobierno de países del mundo. Medalla de Lima .-

otorgado a personas o instituciones por méritos extraord¡narios debidamente calificados, cumplidos en 50 años o más de actividad al servicio de la ciudad. Medalla Cívica de la Ciudad.-

otorgado a personas o instituciones por méritos extraordinarios, debidamente calificados, cumplidos en 50 años o más de act¡vidad al servicio de la c¡udad. Medalla del Maestro.Otorgado a maestros cesantes o jubilados de la provincia de Lima que más contribuyeron en el campo de la docencia en favor de la educación y formación de la juventud. Llave de la Ciudad .-

_

Otorgada a personalidades de alto nivel que visitan la ciudad de Lima. Répiica de Ia Antigua Vara de Mando Municipal .-

Otorgada a v¡sitantes ilustres y distinguidos. 19ó

PFOTOCOTO Y CEREI.iIONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Orden al Mérito Municipal .- Tiene grados: Gran Cruz, Gran Oficial, Comendador y Cahallero. Diplomas: Huésped llustre .- Para visitantes extranjeros de alto nivel 01 02, Huésped Distinguido.- Para visitantes extranjeros de alto nivel 03. Cordial Bienvenida.- Para visitantes a Ia ciudad 04. Vecinos llustres 05. Vecino Distínguido 06. Mención Honrosa 07. Diploma de Honor

.

Las municipalidades provinciales y distritales, conceden igualmente diversas distincjones, las que no estando normalizadas nos es d¡fícil prec¡sar, entre las que hemos podido recopilar son las siguientes:

01. Medalla de la Ciudad 02. La Vara de Mando Municipal 02. La Llave de la Ciudad 03. Huésped llustre 04. Visitante llustre 05. Hijo Predilecto 06. Hijo llustre 07. Diplomas: -Al mérito -De Honor -Al Trabajo -Al mérito industrial -Al mérito comercial -A la cultura

En el sector empresarial privado las sociedades, confederaciones, asociaciones, conceden distinciones y reconocimientos a sus asociados por haberse destacado en ta actívidad que desarrollan, premios que son muy apreciados entre los industriales y ernpresarios por ser un reconocimiento a su labor y contribución al País. Las insiitucrones sociales como el Fotary y eJ Club de Leones, anualmente otorgan diversos prernios y reconocimienics a sus asociados que destacaron por su asistencia, trabajo y desp rendirn iento. los mismos que van desde los premios del Presidente lnternacional, los de apreciación, al mérito, al irabajo o colaboración a la asistencia pedecta

1?7

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Las inst¡tuciones públicas y privadas, ¿qué reconocimientos y estímulos otorgan?, a que ganando tan poco se esfuerzan por el cumplimiento de los fines y objepersonal su tivos de la organización, llegando a sacrificar sus horas de descanso o cortando aquellas que debe compartir con su familia.

Para remediar esta omisión e incentivar el reconocimiento que estamos seguros tendrá como respuesta un mayor esfuerzo de los trabajadores, no por obligación sino por devoción.

RECONOCIMIENTO Y ESTíMULO:

Al iniciar el capítulo, nos referimos a la necesidad de reconocer el aporte de las personas al desarrollo de la empresa, acción que es importante por estar enmarcada dentro de la etiqueta que debe predominar en la empresa, para esta acción se debe contar con un documento que norme ese reconocim¡ento a personas que aportaron al desarrollo de la empresa y a los servidores que destacaron por su desempeño. lgualmente el objetivo del reconocimiento, debe ser inst¡tuc¡onalizado, para su otorgam¡ento anual, evento en el que la empresa premia los organismos financieros por su aporte y confianza, a sus proveedores de insumos, clientes mayoristas y minoristas etc., según sea el caso. Dejando así que el regalo de navidad sea un reconocimiento velado. A continuación tenemos un ejemplo de un reglamento de reconocimiento y estímulo que puede servir, para ser adaptado por las empresas en sus acciones de protocolo y etiqueta:

REGLAMENTO DE RECONOCIMIENTO Y ESTíMULOS FINALIDAD:

Normar el sistema de RECONOCIMIENTO y ESTÍMULOS, que debe otorgar la institución o empresa anualmente.

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PHOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

OBJETIVO: Reconocer la labor de los organ¡smos internacionales, nacionales, personas jurídicas y naturales, que con su aporte contribuyeron al cumplimiento de los f ines de la empresa.

Estimular a los traba.jadores de la empresa, por su contribución al cumplimiento de los objetivos y metas. NOBMAS GENERALES: 01. El RECONOCIMIENTO, constituye una distinción honorífica que la empresa otorga a organismos internac¡onales, nacionales, personas jurídicas y naturales, por los servic¡os prestados a la empresa que representen un aporte excepcional a su función y objetivos..

El ESTíMULO, se otorga como un reconoc¡miento honorífico a los trabajadores de la lnstituc¡ón, cuyo esfuerzo, capacidad y trabajo, contribuyanr at cumplimiento de las metas y objetivos empresar¡ales. 03, Las distinciones serán conferidas dentro de la ceremonia de aniversario de la empresa, según procedimiento y forma que indica el presente documento.

Excepcionalmente Ia distinción será impuesta en cualquier otra fecha por acuerdo expreso del directorio o máxima autoridad de la institución. 04. La distinción comprende una Placa, una Insign¡a y un diplcma.

DE LA PLACA, INSIGNIAY DIPLOMA

05.

La Placa metálica es el símboto dei RECONOCIiVIENTO o ESTíMULO, que contiene la mención otorgada y ésta adosada a una laja de mármol pulido. La Piaca tiene la dimensión de 12 x 20 cm y la base es de mármol con las siguientes medidas: 16 por 26 cm. En la parte superior de la placa se configura el logotipo oficial de la empresa, con el isotipo a colores, con letras huecas y el nombre de la empresa (o corno describa su logotipo).

PFOTOCOLO Y CEREMON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

06.

La l¡teratura de las placas reconocimiento o estímulo según sea el caso es el siguiente:

'(nombre del beneficiado)'."-".

Por los servicios prestados a la lnstitución y que representan un aporte excepcional al cumplimiento de sus fines y objetivos, (Se adecúa si es para ESTIMULO). FIBI\¡A DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO Fecha.

07,

La insignia o solapero, es parte de la distinción otorgada; es de forma rectangular de 1 2 x 16 mm. y lleva el isotipo o logotipo de la empresa. Con la mención "premio 96",(el 96 significa el año de otorgado, debido a que una misma inst¡tución, empresa servidor puede ser premiado durante muchos años si Io amerita).

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08.

El diploma, esta impreso en tamaño A4 apaisado, con la misma literatura que la placa; impresa en cartulina Kimberly o ecológica.

DEL OTORGAMIENTO DE LAS DISTINCIONES: 09. El RECONOCIMIENTO, es otorgado por la más alta autoridad o el d¡rectorio sobre la base de un informe recomendac¡ón, presentado por un director

general oporel gerente general segúnseael caso, enel quesesustentael mot¡vo por el cual solicita se otorgue la distinción. Podrá otorgarse igualmente EL FIECONOCIN4IENTO, a solicitud fundamen-

tada de una autoridad inst¡tuc¡onal o de uno o más de los del Directorio de la empresa o comisÍón encargada.. '10.

2AA

El ESTíMULO, es otorgado teniendo en cuenta el cuadro de méritos de los trabajadores de ia institución presentado por el Gerente General.

PROÍOCOLO Y CEBÉMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

11. Únicamente se otorgará un premio de estímulo al año a cada nivel de trabajadores: profesionales, técnicos y obreros.

COMISIÓN CALI FICADORA:

12. La Comisión Calificadora es el órgano encargado de elaborar el cuadro

de

méritos, para el otorgam¡ento del premio ESTÍMULO al trabajador.

13. La Comisión Calif¡cadora, está integrada por tres funcionarios de alto nivel. 14. La Comisión Calificadora, cuantificará

los datos y criterios contenidos en las fichas de evaluación semestral del personal, et informe de asistencia y puntualidad elevado por la Oficina de Recursos Humanos, el lnforme de méritos y deméritos de la Unidad de Escalafón. Para el caso de empates, se dirime por el grado de colaboración con sus compañeros y la lnstitución, demostrado en los últimos doce meses por ei trabajador, a informe de su Jefe lnmediato Superior.

15. Los lnformes proponiendo el otorgamiento de las distinc¡ones serán presentados al directorio en el caso de empresas, para la última sesión de Consejo, correspondiente al mes anterior al aniversario empresarial.

'16. Los demás casos que se presenten en el proceso de selección o del otorgamiento del HECONOCIMIENTO Y ESTÍIVULO, que no estén contemplados por el presente documento, serán resueltos por el vice min¡stro o gerente . general.

17. Losjefes de área, sección, oficina, departamento, gerencia, pued€n sol¡citar con la justificación del caso, el otorgamienio de.un premio de estímulo para uno o más trabajadores, por sus aportes a la empresa o institución.

2C1

PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Los pRocRAMAS

DE IDENTIFIcAcrót¡

trqsrtructou¡u

Al interior de la institución o empresa los trabajadores reciben una remuneración por

el servicio que prestan, pero las acciones que efectúan como extensión a ese servicio contractual en beneficio de Ia organización, debe que ser reconocido, especialmente cuando ese aporte de esfuerzo o de ideas está dirigido básicamente al beneficio de la empresa. La muletilla más conocida en las instituciones y empresas es: "Los ascensos o aumentos de sueldo, no se piden, se los tienen que ganar, a los que lo piden se les negará". Tenemos miles de trabajadores que cayeron en ese cuento y por más que se esforzaron no consiguieron el reconocimiento esperado; en la vida del hombre no sólo lo monetario es el símbolo del reconocim¡ento, muchas veces basta un estímulo, pero este debe ser públ¡co, para que exista, si es en reserva no sirve o no cumple con el objetivo.

Protocolo norma ese reconocimiento a través de un programa de estímulos, que permite incrementar la identificación del personal de trabajadores con la empresa, al incentivar su creatividad, aporte al me.¡or cumplimiento de sus propias funciones, del desarrollo de sus unidades de trabajo o de la empresa en general. Si el trabajo e ideas contribuyen a mejorar la calidad del servicio y/o reducir gastos ¡nistrativos, se debe otorgar un ¡ncentivo económico o un reconocimiento públ¡co a esa idea. El programa tiene el objetivo de incentivara que el personal se esfuerce por analizar

su unidad de trabajo para mejorar su accionar y en general de la empresa en todo su contexto. Todo esto debe lograrse a través de un Programa de ldentif¡cación lnstitucional, que

permita por otra parte, conocer la capacidad creativa del personal:para identificar, proponer soluciones a problemas o plantear proyectos de desarrollo empresarial. A continuacrón presentamos un modelo de las bases de un programa de identificación institucional que puede ser aplicado como parte de un Programa de Reconocimientos y Estímulos para el cual igualmente hacemos entrega de un modelo de programa que puede ser adaptado a vueslros prop¡os s¡stemas e intereses:

242

PBOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLTCAS Y PRIVADAS

PROGRAMA DE IDENT¡FICACIÓN INSTITUCIONAL

FINALIDAD:

El Programa tiene la finalidad de motivar e incentivar la ldentificación lnst¡tucional del personal de servidores; promoviendo la creatividad, productivi. dad y aporte para el mejor cumplimiento de sus funciones, desarrollo de sus unidades de trabajo o de la lnstitución en general, con el objetivo de conseguir la CALIDAD en el cumplimiento de sus fines y objetivos. DEL PHOGRAMA: Pueden partic¡par todos los trabajadores de la inst¡tución a nivel nac¡onal, con sugerencias escritas, que conduzcan a solucionar problemas, mejorar condiciones de trabajo, al ahorro presupuestal, a incrementar la producción y la productividad inst¡tucional en una o varlas de las siguientes áreas que se propone: /^

01. Desarrollo lnstitucional. 02. Productividad en el área

03.

de producción a través de programas de especialización y perfeccionam iento del personal). EconomÍa o ahorro ¡strativo (en equipos, bienes, servicios material de trabajo, oficina etc.). Proyección a nuevas líneas de trabajo o de producción.

04. 05. Organización estructural y funcional. 06. Nuevas fuentes de ingresos y financiamiento institucional. 07. Otros asuntos que consideren conveniente para Ia empresa. DE LOSTRABAJOS:

01.

El o los trabajadores que part¡cipen, presentarán sus propuestas por escrito, tratando un sólo tema en cada documento.

02.

En la primera hoja del documento, se anotará el área por concursar, el tema del trabajo y el seudónimo del o los preseniantes.

203

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTTTUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

03. En La

segunja hoja un resumen del trabajo, comenzando por la finalidad,

objetivo, área de trabajo que involucra el documento, los antecedentes, las condicionantes que se tomaron en cuenta para realizar el proyecto y cual es el beneficio para la empresa con sus sugerencias.

04. El trabajo deberá ser presentado en papel bon A-4 de 60 o 80 grs., en computadora o a máquina de escribir, a espacio y medio, los gráficos deben ser considerados en páginas independientes, podrá adjuntar los anexos que estime, para justif icar el trabajo. 05. El documento por presentar, debe en lo posible estar ajustado al siguiente

esquema:

01. 02. 03.^

04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13.

14.

HOJA DE PRESENTACIÓN HOJA DE RESUMEN ANTECEDENTES PROBLEMA: HECHOS OUE INFLUYEN EN EL PROBLEMA: ANÁLISIS DEL PROBLEMA: SOLUCIONES POSIBLES AL PROBLEMA ALTERNATIVA SUGERIDA. PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR LA SOLUCIÓN BECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR LA O LAS SOLUCIONES PROPUESTAS. PRESUPUESTO OUE REQUIEBE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SU. GERENCIA. BENEFICIO INSTITUCIONAL DE LA PROPUESTA CONCLUSIONES: ANEXOS

GENERALIDADES

01.

Podrán participar todos los trabajadores de la empresa a nivel nacional.

02.

Los trabajadores podrán presentar uno o más trabajos en forma individual o grupal.

03.

Los trabajos serán entregados directamente a ia Oficina de Relaciones Publicas en dos sobres cerrados que lleven el siguiente membrete:

PBOTOCOLO Y CEFE]\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

CONCUBSO IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL PRESENTADO POR: (anotar el seudónimo) Et primer sobre, debe contener en el interior, un papel con el seudónimo y el

nombre del presentante o del grupo que elaboró el trabajo.

En el segundo sobre se coloca el documento propuesta que presenta, anotando el seudónimo. NOTA

:

Los trabajos que se presenten con el nombre real del o los participantes no ingresa al programa y será entregado para su evaluación directamen-

te a la Gerencia General.

04. La apertura del segundo sobre que contiene el documento, se efectuará

en

reunión del equipo asesor del Despacho o la Gerencia, citada para ese fin, analizado el resumen, pasará a una comlsión conformada por especialistas en el tema, que serán los encargados de evaluarlo. La Comisión revisora del documento podrá solicitar la ampliación o información aclaratoria sobre asuntos puntuales cuando lo estime conveniente, otor' gando al participante 3 días de plazo para Lima o cinco días para provincias, después de publcado en el cuadro de información de la institución la solicitud de la comisión, para entregar la información adicional, se procede con el mismo sistema señalado en el título "DE LOS TRABAJOS". El informe de la Comisión será analizado en reunión de Gerencias o Comisión, y su veredicto es: rechaza o acepta la propuesta, para su inmediata implementación, siendo su decisión inapelable.

05,

De ser aceptada la propuesta en reunión de Gerencias, se procederá a abrir el primer sobre que coniiene el seudónimo y el nombre, para la publicación de los resultados.

FECHA DEL PROGHAMA: El Programa tiene una duración de ........ días calendario, a partir de la fecha de prrblicación de las bases.

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PFOTOCOLO Y CEFEI¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

DE LOS PREMIOS: De acuerdo con la importancia del trabajo y el beneficio que genere a la Empresa, se otorgará un premio pecuniario al o los ganadores, publicando sus nombres y reg¡strando el mérito en el escalafón de personal.

Los premios pecuniarios, serán conced¡dos de acuerdo a la importancia del trabajo y al beneficio que se prevé para la empresa. El monto se determina en reunión de Gerencias, el mismo que será de S/50.00 soles mínimo y el máximo de acuerdo a la importanc¡a del trabajo para la empresa. En el caso de tratarse de nuevas Iíneas de trabajo o producción que generen beneficio para la empresa, se podrá conceder un porcentaje de las utilidades que se consiga por la venta del mismo.

I

NFOBMÉS Y ACLARACIONES:

Los interesados en partic¡par en el programa, de requerir mayor aclaración o información, podrán solicitarlas personalmente o por escrito, a Ia Oficina de Relaciones Públicas.

2Aó

CAPÍTULO VII

BANQUETES COMIDAS AGASAJO§ UN PROGBAMA DE PBOTOCOLO, ES EL CIMIENTO Y ESTRUCTUFA DE LA OHGANIZACIÓN

PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

LOS BANQUETES, COMIDAS YAGASAJOS En las instituciones o empresas frecuentemente se organizan banquetes - comidas - agasajos o cocteles, los mismos que deben ser rodeados del protocolo y et¡queta del caso, por ser considerados estos ágapes como una prolongación de las funciones del servicio.

Decimos que son una prolongación de las funciones del servicio, debido a que se concertan dentro de la empresa, asistiendo personas con determinada jerarquía en la organización, como también, invitados que jerárquicamente pueden ser superiores, iguales o inferiores a la autoridad que organizó el evento. La organ¡zación de los banquetes, comidas y agasajos, merece una especlal atención por parte de la Oficina de Protocolo, se señala que esta atenc¡ón debe ser más de la que se le presta a la misma ceremonia: primero, por estat rodeados de un protocolo rígido en sus inicios, segundo por tener detalles más complicados que los de la ceremonia, en los que intervienen una serie de circunstancias, que escapan al control o responsabilidad de la oficina de protocolo, (cocina, camareros, bar, cubiertos, platos etc.),

LOS BANQUETES: E{ Banquete se diferencia de la comida por la cantidad de personas que asisten, en el diccionario la Beal Academia Española dice del Banquete: "comida espléndida para muchos convidados". Este tipo de reuniónes se organiza en fechas especiales, slendo

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PROTOCOLO Y CEREN4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

tos más frecuentes: los cumpleaños de autoridades, los aniversarios institucionales o los empresariales, a los que asisten la casi total¡dad de servidores y algunos invitados. El cuadro de precedencias para un banquete, se estructura para conceder los lugares o ubicaciones preferenciales de la mesa o para conseguir que cada funcionario ocupe el sitio que Ie corresponde por su jerarquía en la organización, hecho que debe ser

contemporizado con la ubicación de los invitados. En el cuadro de precedencias para el banquete, el protocolo permite otorgar preferencia a las damas a ocupar sillas intercaladas con Ios varones, debido a que este tipo de ágape, raya entre la formalidad de la ceremonia y la informalidad de una reunión social, salvo que la máxima autoridad estime una rigidez absoluta en el protocolo. En los banquetes es recomendable por la cantidad de personas que asisten, diseñar el cuadro de precedencias, sólo para una mesa a la que se denomina"la principal", la que puede tener de 12 a más asientos, dependiendo de la forma de arreglo del todo el comedor. Se debe cumplir Ia relación de precedencias en forma rígida en el caso de los hombres, es decir, si se ubica a las damas en forma alternada, a los costados del superior jerárquico van dos damas, pero la siguiente persona en jerarquía se sentará frente del número uno o por d¡stribución de la mesa, podría ocupar el puesto lateral derecho de Ia dama que se encuentra a la derecha del número uno y el tres al otro costado, veamos algunos ejemplos:

MESA EN'U"

D2

2t0

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

MESA DE UN PAÑO CON CABECERA At CENTRO

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10

MESA DE UN PANO CON UNA CABECERA

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D2D4D

MESA DE UN PANO CON DOS CABECERAS

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1C

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2il

PBOTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MESAS REDONDAS SEPARADAS

Cuando se jerarquiza una mesa o un sector de la mesa, se debe colocar el nombre de las personas que ocuparan las sillas. La distribución de las demás mesas se puede jerarquizar globalmente por direcciones generales, direcciones, oficinas, departamentos y unidaded en el sector público y en Ia empresa por gerencias y departamentos; este procedimiento se efectúa con la finalidad de permitir que los servidores se encuentren más a gusto, departiendo con personas a las que tratan más frecuentemente. Si la distribución de mesas como se viene acostumbrando en la actualidad, es con mesa separadas para ocho, seis o cuatro sillas, la forma de jerarquizar la distribución es sobre la base de rótulos, que señalan únicamente el nombre de la unidad orgánica, lo que permite indicar, quienes deben sentarse en ella; esto no exime que se haga llegar a los funcionarios y servidores junto con la tarjeta de invitación un croquis de la mesa donde se ubicarán y si es posible el nombre de las personas que lo acompañarán. Los banquetes casi siempre están amenizados por una orquesta estable del local, por lo que es permitido bailar, sin embargo, las personas a cargo de Protocolo, deben prohibir que el "croner''o animador de la orquesta, reciba notas de saludo u otros mensajes, que se acostumbran entregar en los banquetes en lugares públicos por parte del más payaso de los empleados, esta prohibición se hace en salvaguarda de Ia et¡queta y respeto que se merecen las autor¡dades de la empresa que asisten, pues casi siempre se tratan de bromas de ma¡ gusto. El local debe tener un aneglo apropiado a la celebracjón, que el contrato casi siempre señala, separar una sala exclusiva para su desarrollo, en los banquetes es necesario ubicar una banderola con el nombre de la Institución, para señatar el motivo y perennizarlo en las fotografías que puede ser publicada en Ia revista de Ia empresa o que se muestre en el cuadro de información de la organización. Cada mesa se puede arreglar con flores, usando las de perfumes suaves que no opaquen a los olores propios de las comidas.

2t2

PROTOCOLO Y CEÉEN4ON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

El arreglo de la mesa debe ser incluido en el contrato del banquete indicando el número de cub¡ertos, platos y vasos, que responde a la importancia y categoría del evento; por ejemplo es necesario definir si se coloca servilletas de tela o papel, indudablemente que las de tela dan más prestancia a la reunión, el número de vasos o copas está en relación a las bebidas que se servirán y se debe asegurar en el contrato se coloque en las mesas con vasos para agua, con jarras de dicho líquido, en espacios conven¡entes. Actualmente los locales donde se desarrollan este tipo de banquetes, permiten sin pago el descorchaje, llevar botellas de vino. En los banquetes se viene acostumbrando servir un plato fuerte o de fondo, (estos platos casi siempre llevan el nombre del local) y un postre. Para el brindis se acostumbra una copa de pisco sour y para tomar: v¡no y cerveza. La ceremonia del banquete, se inicia y concluye con el ofrecimiento del ágape, men' cionando el motivo de celebración, brindis que debe estar a cargo de la máxima autoridad de la empresa que esté presente, salvo que se trate de su cumpleaños, correspon' diendo al segundo en jerarquía el brindis, el momento oportuno es cuando están servi'

dos los platos en las mesas y se brinda con el aperitivo, que casi siempre es,un pisco sour, terminadas las palabras de homenaje u ofrecimiento, se invita a todos a servirse los alimentos; después del brindis no se debe permitir a nadie hacer uso de la palabra públicamente, salvo que el ágape sea en homenaje a una persona, la que podrá agradecer ¡nmediatamente después de terminado e¡ postre y brindando con la copa de vino o el primer vaso de cerveza. Se acostumbra en los cumpleaños de los Jetes, obligara cada uno de los as¡stentes a dirigir unas palabras de saludo u homenaje, esta idea nace siempre del comediante de la oficina, con la intención de quedar bien con el Jefe a costa de los demás (él se aprendió de memoria un discurso y los demás no saben improvisar), por lo que estando reñido

con el protocolo, se debe evitar. No todos tienen facilidad de palabra o al no haberse preparado, quedan en ridículo, por lo que se debe evitar este bochorno.

ALMUERZOS O COMIDAS Los almuerzos o comidas, por su misma acepcion reúne a un pequeño grupo de personas, siendo frecuente que el ágape se realice en un restaurante de calidad o reconocida elegancia y están rodeados de un protocolo más simple, por Ia concurrencia de grupos de funcionarios o trabajadores muy relacionados, en la que, la jerarquía se supedita a una jefatura principal, que ocupará el sitio de honor.

2)3

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Protocolo debe apoyar el diseño de la mesa para este tipo de eventos, señalando las variables de ubicación que pueden tener los sitios de honor, sea al medio de la mesa o la cabecera de la misma, esto según el número de jefes que asistan.

MESA CON ASISTENCIA DE UN JEFE

MESA EN "U'

642135 11

l5 19

CON CABECERA AL CENTRO

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12

13

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14 10 6 .2

7 11 15

17

10

MESA DE UN PAÑO CON UNA CABECERA

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23 10

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PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

MESA DE UN PAÑO CON DOS CABECERAS

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11

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14

10

MESAS REDONDAS SEPARADAS

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10

14

En los almuerzos o comidas, es conveniente intercalar los sitios de los varones con damas, sean compañeras de oficina o las esposas de los asistentes, por lo que la variedad de etiqueta y precedencia se dan con los siguientes ejemplos:

MESA CON DAMAS (Compañera de trabajo) 1. Cuadro de precedencia para hombres

2. Cuadro de precedencia de damas.

CON CABECERA AL CENTRO

6D

D1

D2

6 D3 2 D4 4 D8 10 2i5

PBOÍOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CON UNA CABECERA D9

D7

11

D11

D6 6

D8 I

D10

12

En los almuerzos y comidas se da el caso de contar con ¡nvitados que pertenecen a la misma empresa, el o los que pueden ser jerárquicamente superiores a la máxlma autoridad del área organizador, para este caso la distribución de la mesa puede ser la s¡gu¡ente:

MESA CON UNA AUTOBIDAD INVITADA:

14 10 6 2 16 12 I

4

lnvitado

3 711

13

5 I 15

17

MESA en "U" CON ESPOSAS

3 (2) 1

ESPOSA AUTORTDAD

(1) 2

4

(4) 5 (7)

I

6

(s)

I

(8)

7

(10)

10

(e)

(12)

11

(6)

(11) 13

216

(3)

(14)

(15)

16

17

(18)

(1e)

20

14 (16) '18

(20\

(13) IJ

(17) '19

PFOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

MESA DE UN PAÑO CON ESPOSAS (6)

(2)

FUNCIONARIO

(3)

ESPOSA

MESA DE UN PANO CON DOS CABECERAS CON ESPOSAS

Funcionario

Esoosa 2

DECORá.CIÓN DE I-.A MESA Los almuezos o comidas se jerarquizan por medio del número de cubiertos que se colocan en la mesa, los mismos que deben estar en relación directa con los platos que se servirán, sin embargo, es necesario acotar que cuanto más alta es la jerarquía del funcionario agasajado, se deberá tener mayor cuidado en Ia presentación de la mesa, lo que aclara¡'emos con los ejemplos )/ modelos que podemos ut¡lizar en el momento oportuno:

LA MESA ¡NFORMAL O FAMILIAR: (Tres cubiertos) Es e{ almuerzo o comida organizada entre los trabajadores de la oficina por un cumpleaños u otra celebración, que se contrata a precio cómodo en un local público corr o sin exclusividad de uso del salón, El grupo de asistentes es pequeño desde 8 a 20 personas, la presentación de la mesa puede ser la siguiente: LOS CUBIEBTOS: En el sitio que ocuparán los comensales se ubica un plato de servicio (denominado tenCido), a la derecha del p¡ato un cuch¡llo de mesa con el filo hacia el plato y seguida-

2i7

PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

mente para fuera una cuchara en el mismo sentido del cuchillo, a la izquierda un tenedor de cuatro puntas con el mango hacia la silla; en caso de servirse de postre gelatina una cucharita delante del plato con el mango a la derecha, s¡ el postre es una torta o pie, se coloca un tenedor pequeño de tres puntas, una cuchara de pala ovalada para helados o cuadrada etc. En este tipo de comidas o almuerzos, los cubiertos que se utilizan para Ia entrada son los m¡smos que se utilizan para el plato de fondo, por lo que deben quedar en Ia mesa entrelazados, (para no ensuciar el mantel) después de servirse et primer plato.

LA SERVILLETA: Encima del plato tendido una servilleta de tela, la que también puede ubicarse en forma decorada: tipo escuadra, enrollada, cuatro dobleces, en forma de barco, Iazo etc., también se acostumbra colocar Ia servilleta dentro de una copa o vaso que se ubica delante del cuchillo o cuchara, dándole la forma de un ramo plisado o rosa desplegada. Una vez ubicada la persona en el s¡tio que le corresponde en la mesa debe retirar la servilleta que le pertenece de donde se encuentre y abriendola por Ia m¡tad colocársela sobre los muslos y las damas en el regazo, de donde podrá recogerla para retirar de los labios cualquier resto de la comida que pudiera haberse impregnado.

LAS COPAS:

se estila ubicar los vasos y copas delante del cuchillo y cuchara, para favorecer al mozo en el servido de las bebidas haciéndolas más accesibles. Las copas igualmente tienen una precedencia: la que se ubica más cerca a la punta del cuchiilo eJla que se utilizará primero y así sucesivamente las siguientes. Las copas deben ser de tres tamaños: La más chica para el vino, un" r"yo, p"r" el agua y una tercera de mayor tamaño para la cerveza. Los vasos para bebidas'fueites se utilizan una vez levantada la mesa.

EL PAN Y LA MANTEQUILLA: En este tipo de banquete no se ubica el plato individual para el pan, que es reemplazado por una panera o azafate y la mantequilla en platillos en forma de bolitas o cuadrados.

218

PROTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PFTIVADAS

LOS PLATOS: En los almuerzos o comidas informales se acostumbra los siguientes platos cuyo servicio no es riguroso por estar de acuerdo a la economía del contrato: ':

ALMUERZO: -Entrada papa a la huancaína o causa rellena. -Plato fuerte sobre la base de carnes. -Postre: helados o fruta. COMIDA: -Consomé -Plato fuerte de pescado o ave. -Pqstre: pie, panqueque, ensalada de frutas o en verano helados.

MESA FOFIMAL O DE FIESTA: El arreglo oe la mesa formal es más complicado, por llevar cubiertos para cada uno de los platos que se servirán, los que van desde seis a ocho piezas; se utiliza cuandc la reunión es en homenaje a una autoridad de la empresa, casi siempre con asistencia de 1^^ ^-^^-^^ rd§ tr§lJU5dü,

Se ofrece este trpo de banquete en una casa particular o en restaurantes de catego" ría. En Lima se tiene muchas casas particulares que en forma privada prestan este servicio con un número limitado de asislentes, (la oficina de protocolo debe plotear y registrarlos en la agenda para cuando se requrera).

PRCTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LOS PLATOS: La base de aneglo de la mesa es el plato de servicio o tendido que debe tener un tamaño mayor que el plato del consomé, a la izquierda delante de donde se ubicarán los lenedores se coloca un plato pequeño para colocar el pan, antes de servirse el pan puede ubicarse la servilleta. (El pan de la izquierda es el que corresponde al comensal). LOS CUBIERTOS: En el sitio que ocuparán los comensales tenemos como base el plato de servicio o tendido, a la derecha del plato un cuchillo de segundo con el filo hacia el plato y a su derecha la cuchara para el consomé y a su derecha el cuchillo para pescado que será la entrada, en la misma posición. A la izquierda del plato de servicio, el tenedor de cuatro puntas para el plato fuerte, seguido a"su izquierda, el tenedor de pescado de tres puntas, los dos con las puntas hac¡a él centro de la mesa. Para la fruta de postre, delante del plato de serv¡cio, se coloca el tenedor de postre que es pequeño, con las puntas hacia la derecha, siguiendo hacia el centro de la mesa el cuchillo de postre con la punta hacia la izquierda y seguidamente la cucharilla de café, en el mismo sent¡do que el cuchillo, si el postre es un helado debe reemplazar el cuchillo y tenedor de postre por una cucharita de helado que viene en forma de la pala más ancha que la común. Este tipo de comida o almuerzo, determina ubicar los cubiertos que se utilizarán de afuera para dentro, es decir, que para Ia entrada de pescado el cuchillo sin filo y el tenedor de tres dientes, para el consomé la cuchara y para el ptato fuerte los cubiertos normales, dejando los cubiertos en forma paralela sobre el plato que se concluyó de consumir, en el caso de la cuchara, cuando se deja de tomar el consomé, para avisar al mozo que puede retirar el plato se deja Ia cuchara en forma perpéndicular ai pecho del comensal, es decir con el mango hacia el pecho y la parte honda en el medio del plato. Si se ubica la cuchara con el mago a la derecha del comensal, quiere decir que todavía no terminó de consumirlo.

Debe colocarse un cuchillo pequeño encima del plato de pan, el mismo que sirve para untar la mantequilla.

LA SERVILLETA: En este tipo de banquete, es imprescindible usar servilletas de tela y existen varias formas de ubicarlas:a la derecha de la cuchara; encima o dentro del plato de servicio, en '11^

PBóTOCOLO Y CEBE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUoIoNES PUBLICAS Y PFIVADAS

forma decorada: tipo escuadra, enrollada, cuatro dobleces, en forma de barco, lazo etc., dentro del vaso para agua que se coloca delante del cubierto para poske, dándole la forma de un ramo plisado o rosa desplegada. O en un vaso junto con los demás que serán utilizados, delante del cuchillo y cuchara. Una vez ubicada la persona en el sitio que le conesponde en la mesa, debe retirar la servilleta que le pertenece de donde se encuentre y abriendo por la mitad colocarsela sobre los muslos y las damas en el regazo, de donde podrá recogerla para retirar de los lab¡os cualquier resto de la comida que pudiera haberse impregnado.

LAS COPAS: En este t¡po de banquete, se debe utilizar únicamente vasos o copas de un sólo tipo, que las ubican delante de los cuchillos y cuchara, para hacerlos más asequible al mozo para que sirva las bebidas. Las copas igualmente tienen una precedencia: la que se ubica más cerca a la punta del cuchillo es la que se util¡zará primero y así sucesivamente las siguientes.

Las copas deben ser de tres tamaños: La menor para el vino, una mediana para la cerveza y para el agua úna tercera de mayor tamaño. Los vasos para bebidas fuertes se utilizan una vez levantada la mesa.

I-AS EEBIDAS:

Se acostumbra recibir a los invitados y asistentes con una bebida fuerte (Whisky, Ron con cola, Vodka, campari con agua tónica etc.) que permita sobrellevar la espera del 221

PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PBIVADAS

homenajeado que por etiqueta debe llegar cuando se encuentren presentes todos los que asistirán al almuerzo o com¡da. lngresado el homenajeado se le sirve el aperitivo y cuando él de acuerdo con el organizador lo estime conveniente, se ordena al mozo pasar la bandeja para recoger los vasos del aperitivo, invitando a los presentes a tomar asiento en la mesa, donde se debe encontrar servido una bebida para el primer brindis (puede ser el trad¡cional pisco souer). El Vino, se sirve cuando el plato fuerte ya esta en la mesa, (Vino tinto para carnes y

blanco para pescado y aves), y debe servirse de la botel¡a, la misma que tendrá un babero tipo corbata cerca al pico, echo con una servilleta para evitar el goteo que deja después de servir una copa y siempre se debe girar la botella antes de levantarla de la copa una vez concluido el servido, -la rotación se hacer de derecha a izquierda-, para evitar que el reboce caiga en el mantel, cuando los platos estén a medio comer, se vuelve a servir el vino y así sucesivamente hasta que concluyan el plato. En.cualquier momento de la comida se puede solicitar al mozo, sirvir agua de mesa

o gasificadas para quienes lo pidan, debido a que estas bebidas no tienen momento especial.

LOS PLATOS: Los almuerzos o comidas formales requíeren de platos más sofisticados cuyos precios son un poco mayores que los comunes:

ALMUEBZO: -Entrada antipasto o pescados -Plato fuerte es sobre la base de carnes (lomo fino, pescado, cerdo, pollo). -Postre: helado, tortas, babaroa, ensalada de fruta con helado etc. COMIDA: -Entrada palmitos con jamón, soufflé de palmitos, palmitos al grate etc. -Cremas de espárragos, cebolla, coliflor etc. -Plato fuerte de carne, pescado o ave. -Postre: pie, torta, babaroa, torta he¡ada etc.

222

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

VINO DE HONOR Se denomina "V¡no de Hono/', al ofrecimiento de un ágape a los asistentes a una ceremonia: lnauguración o clausura de un curso, seminario, simposio, charla; acostumbrándose a ofrecer una copa de vino con biscotelas o bocaditos diversos, en el capítulo de Precedencias y Etiqueta se trató sobre el protocolo de esta ceremonia. El vino que se utiliza en este tipo de agasajos es el blanco seco, (frío a 14 grados centígrados), que debe ser servido en copas de vidrio a tres cuartos, es decir, que la copa no debe llenarse hasta el borde, se acompaña con bocaditos salados: de pollo, atún, quesos, caviar rojo o negro etc., y dulces como alfajorcitos, conitos y rellenos con manjar blanco etc. Sólo el Champagne se acompaña con biscotelas o galletas de champagne. Después de servido el vino blanco se puede ofrecer un vino t¡nto, el mismo que debe ser acompañado con empanadas de carne, de queso, galletas con mayonesas y picantes.

En las bandejas de vino se debe considerar vasos con gaseosa para las damas y personas que no beban licor, esto es una deferencia que norma la etiqueta debido a que no se puede obligar a una persona a beber lo que no le apetece. En un vino de honor no se puede ofrecer otro tlpo de bebidas como las denominadas fuertes, debido a que se convertiría en un cóctel que tiene otro tipo de etiqueta.

EL CóCTEL Cóctel en castellano, en inglés cocktail, signif ica mezcla o combinación de diferentes bebidas o licores; como su significado consiste en ofrecer una serie de comb¡naciones de licores con licores y licores con jugos de frutas o gaseosas, que van acompañados de . bocaditos dulces y salados, se ofrece después de la ceremonia de inauguración o de clausura de un congreso, convención, seminario o taller u otros eventos de importancia, se ofrece también a los asistentes a las inauguraciones de oficinas, empresas, fábricas, edificios o cualquier otro tipo de infraestructu ra.

Las bebidas que se ofrece en un cóctel se sirven en vasos pequeños de vidrio, acompañados con una servilleta de papel, los más tradicionales en el Perú son:

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PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Fuertes

:

El pisco sour, Vodka con toronja, Licores con jugos de naranja, mandar¡na etc. Licores de guinda, huevo, leche, chocolate etc.

Suaves

:

Crema de chocolate, Algarrobina, Piña colada. No alcohólicas:

..

Agua de mesa, Jugos, Gaseosas.

Bocadltos: se acostumbra servir en fuentes: Chicharón de pescado, chichanón de cerdo, papitas con ocopa, anticuchos de carne, brochetas de pollo con tocino, cebolla y pimientos, lonjitas de pavo, jamón con queso en mondadientes, hoiarascas rellenas con diversos preparados de atún, espárragos, palmitos, jamón.etc. Después de servido los cocteles y bocaditos se pasan los tragos largos, que son el whisky con hielo, soda o agua; cuba libre y chilcanos de pisco, si es de día gin con gin con hielo y campari con agua tónica. El ceremonial del cóctel comienza con el ofrecimiento y termina con el agradecimiento del mismo, que se hacen uno tras el otro, una vez servida la primera rueda de tragos se convierte en una reunión informal sin protocolo.

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CAPITULO VIII

EVTI\ITOS EXTRAORDIIfAREOS EL ÉXITO, NO ES UN ACCIOENTE, ES EL FESULTADO DE UN ESFUERZO INTELIGENTE

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

INAUGURA,CIONES Se denomina eventos extraordinarios a las ceremonias que en forma eventual o esporádica desarrollan las empresas e instituciones, casi slempre se efectúan con moti-vo de ¡naugurar: edificios públicos o privados, locales escolares, fábricas, carreteras, puentes y otras obras concluidas. Los eventos de inauguración se desarrollan en ceremon¡as que concluyen con la debelación de una placa, rompiendo la tradicional botella de champan y/o el corte de una c¡nta, en el presente capítulo trataremos los detalles que deben tenerse en cuenta para el desarrollo de una ceremonia de inauguración Con el conocimiento de Ia fecha de inauguración se elabora inmediatamente la programación y planificación en el cuadro de Gantt al que ya nos referímos en el Capitulo del Ceremonial que se presta para este tipo de trabajo:

Actividades que Ceben ser tomadas en cuenta en la organización de los evenlos:

01. ANTES DEL EVENTO: 01

.

Coordinar con los ejecutores de la obra

02. Coordinar con los beneÍiclarios de las obras. 03. Elaborar el programa y presupuesto para el evento. 227

PFOTOCOLO Y CEHEIVONIAL EN IAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

04. 05. 06. 07. 08.

09. 10. 11. 12. 13. 14, 15.

Aprobación del proyecto. Diseñar el detalle del evento. Diseñar las tarjetas o esquelas de invitación. Elaborar el directorio de ¡nvitados y asistentes. Elaborar el programa de información y comunicación. Remitir las lnv¡taciones a los medios de información. Diseñar el croquis exter¡or de Ia sala o del local completo. Diseñar Ia ceremonia. Determinar la ubicación de las autoridades. Ubicar los equipos de amplificación. Determinar el cuadro de responsabilidades. Elaborar el guión de la ceremonia.

Los eventos de inauguración de locales, edificios, obras eléctricas, carreteras, cole_ gios, escuelas, sucursales y oficinas desconce ntradas, casi siempre se desarrollan en provincias, por lo que es necesario tomar las providenc¡as del caso para el traslado y alojamiento de los funcionarios que vlajan a la ¡nauguración. Adicionar la actividad si-

16. Traslado y alojamiento

de funcionarlos.

DURANTE LA CEREMONIA 01

.

Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones

02. Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones 03. Coordinación de detalles durante la ceremonia. DESPUÉS DEL EVENTO

01. Evaluar el proyecto. 02. Enviar notas de prensa. 03. Enviar agradecimientos: 04. Entregar el lnforme fjnal

por asistencia, por presentes y otros. de la actividad.

Veamos a continuación cómo se sugiere proceder para desarrollar los preparatrvos de la ceremonia y cómo se debe obrar duranre ¡r después de la ceremonia.

228

PHOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ANTES DEL EVENTO O,I. COORDINACIÓN CON LOS EJECUTOBES DE LA OBRA Una vez aprobada la fecha de inauguración de la obra, se coordina los siguientes detalles con los ejecutores de la obra: -Acabado final de la obra.' De tratarse de un edificio: repintado o desmanchado de paredes, limpieza y determinación del lugar o zona donde se efectuará la ceremonia, ubicación de la placa recordatoria, zona donde se ubicará la botella de champaña por romperse y/o el corte de la cinta. S¡ es una carretera: l¡mpieza del lugar de la ceremonia, ubicación de un toldo etc. )-

il

02. COORDINAR CON LOS BENEF¡CIARIOS DE LA OBRA

"l

'-

Coordinar la posible fecha de la inauguración. Determinar la asistencia de los beneficiarios. Coordinar con los centros educativos de la zona, para que asistan los alumnos a la ceremonia, portando banderas Patrias para el dia de la inauguración' Coordinar el aporte de los beneficiarios para la inauguración: equipo de amplificación, embanderar las viviendas etc. Recopilar el nombre y cargos de las autoridades del lugar, donde se inaugura Ia obra, para cursar las invitaciones.

03. ELABORAR EL PROGRAMAY PHESUPUESTO DEL EVENTO

-

Se debe tomar ccmo modelo el proyecto que aparece en el Capítulo 4 en las partes que más se adecúen al requerlmiento.

04. APROBACTÓN BEL PFOYECTO

-

El proyecto de la ceremonia es aprobado por el órgano jerárquico superior, espe'

cialmente el asoecio presupueslario, la mayoría de las obras que

se

inauguran 229

PBOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

están fuera de la capital, por lo que debe considerar los pasajes, viát¡cos, traslados y en algunos casos el kansportes de equipos.

05. D¡SENAR EL DETALLE DEL

EVENTO

-Con la información recopilada del ejecutor de Ia obra y de la comunidad que se beneficiará con la obra, se diseña los detalles: -Diseñar si la ceremonia se circunscribirá únicamente al acto de inauguración o participarán los benef¡ciarios, con bailes folclóricos como es típico en los distritos u otro tipo de participación. Ub¡cación de la zona de la ceremonia Ubicación de la placa recordatoria Ubicación de Ia botella de champán que será rota (antes debe ser marcada con un corta vidrios, para facilitar su rotura) y el forro de tela para que no salpique. Ubibación de la cinta (Los tres componentes deben estar bastante cercanos para ' evitar largos desplazamientos). Ubicación de los altavoces y micrófonos Ubicación de la zona de periodistas que cubrirán Ia ceremonia.

-

06. DISEÑAR LASTARJETAS

O ESOUELAS DE INVITACIóN

-Para las inauguraciones fuera de Lima, se encarga la confección de Ias inv¡tac¡ones a la autóridad local o al representante de ¡a inst¡tución en la zona y se le requiere que remita con la debida oportun¡dad la relación de invitados con mención de sus títulos y cargos.

07. ELABORAiI EL DIRECTOBIO DE INVITADOS -Con la información remitida por el representante de la institución en la zona, se elabora el cuadro de precedencias, incluyendo a los funcionarios del sector que viajarán a la ceremonia.

08. EI-ABORAR EL PROGRAMA DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIóN

-EI programa de información y comunicación aparece en el Capítulo lV, el mismo que puede ser utilizado como modelo. 2

J\)

PBOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LA§ INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

REMITIR LAS INVITACIONES A LOS MEDIOS DE INFORMACION -Se cursan las invitaciones a los medios de información de la capital, para que acrediten un corresponsal que acompañará a los funcionarios en su viaje, en la comunicación se debe indicar claramente las condiciones del viaje, como el financiamiento del traslado y los viáticos. Aver¡guar si los medios de información nacional, tienen corresponsales en la zona de inauguración, que puedan cubrir la información y prever las facilidades que se Ies otorgará para el cumplimiento de su trabajo.

DISEÑAR EL CROQU¡S DE LA ZONA DE LA CEREMONIA

i l

-El croquis de ta zona de la ceremonia, debe incluir la ubicación de la mesa de honor los micrófonos, la ubicación de la placa, botella y cinta;zona de palqueo y por medio de flechas de diferentes colores, Ia ruta de y dos posibles rutas de salida en

caso de emergencia.

y

conEI croquis se hace llegar a los funcionarios que asistirán a la ¡nauguración fidencialmente al representante de la ¡nst¡tución en la zona de la inauguración.

DISEÑAR LA CEREMONIA -Es costumbre en las provincias que la inauguración de una obra comunal, constituya una fiesta para todo el pueblo, en la que tradicionalmente debe participar un sacerdote para la bendición de la obra, las palabras de lás autoridades representa' tivas y números de baite a cargo de los centros educativos. PROGBAMA IV]ODELO

Himno Nacional. -Opiativo si asiste el Presidente de Ia República o escolares con Pabellón Nacional. 02. Palabras del representanle local del sector. 03. Palabras del representante de los beneficiarios 04. Bendición de la obra. 05. Palabras de la autoridad que inaugura la obra 06. Develación de la Placa recordatoria 07. Hotura de ¡a botella de champán 08. Corte de la cinta (en caso de canetera, plaza u obra cornunal) 09. Los números de baile preparados por el ceniro educat¡vo.

01.

231,

PBOTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

12. DETERMINAR LA UBICACIóN

DE LAS AUTORIDADES.

-En el caso de asistir el señor Presidente de la República, en Ia mesa de honor se encontrarán:

- Preside la mesa: El Pres¡dente de la Bepública. - A su derecha el representante de los beneficiarios - A su izquierda la máxima autoridad del Sector, si asiste un ministro ocupa el lugar. - Detrás del Presidente los edecanes y ayudantes. 13. UBICAR LOS EOUIPOS

DE AMPLIFICACIóN

-Los equipos deben estar ub¡cados en las zonas señaladas en el croquis indicado 12. en el .numeral

14. DETERMINAR EL CUADRO

DE RESPONSABILIDADES

-El Cuadro de responsabilidades debe ser estructurado, teniendo como base

la

pro-

gramación de la act¡vidad y asignando una o varias tareas a servidores del sector, que están comprometidos con la ceremonia.

15. ELABORAR EL GUIóN

DE LA CEREMONIA

-Tomar como modelo el que aparece en el CapÍtulo lV.

15. TRASLADO Y ALOJAMIENTO Estas actividades requieren una especial atención por depender de ella el éxito del evento, gracias al oportuno viaje de los funcionarios hacia Ia zona de inauguración, así como su conveniente estada:

THASLADOS: De acuerdo con la ubicación de ]a zona donde se desarrollará el evento, se programa el traslado de los funcionarios por vía terrestre o aérea:

)1)

PROTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

ViA TERRESTRE:

Con la Dirección General de istración o la oficina que haga sus veces en la empresa privada, se determinará el número y tipo de vehículos que serán usados para el traslado, tomando la previsión de que se encuentren operativos y que sean conducidos por choferes hábiles en reparac¡ones de emergencia o se lleve un mecánico. Con la oticina de seguridad se diseñará la ruta de viajey demás pormenores que se deben considerar, como son zonas de descanso y refrigerio en el viaje etc.

La hora de salida, ruta y hora de llegada a la zona, debe ser conf¡denc¡al y de conoc¡miento únicamente del funcionario a cargo, por lo que se dispone que los vehículos y choferes estén disponibles horas antes de la señalada.

vín RÉRre: En coordinación con la oficina de istración se solicita las reservas de los cupos a la agencia de viajes que atiende a la inst¡tuc¡ón o empresa, tomando un mínimo de dos alternativas de fecha de viaje próximos al día de la inauguración, igual precaución, se toma con los cupos de retorno que deben aparecer en la lista automática de la línea aérea y con los códigos de reserva de dicha línea, tanto para la ida como para la vuelta.

El OK que aparece en el boleto de la linea aérea, no asegura que el vuelo esté confirmado, la única forma de seguro es el código de reserva, que se solicita al momento de adquirir el boleto, dicho código tiene letras y números (ejemplo AG102 o sólo letras NKW). Así mismo, al momento de solicitar el cupo, confirmar e¡ retorno y verificar que éste agarezca en la Lista Automática de la computadora, para el dia señalado, (Solicitar los códigos de retorno). ALOJAMIENTO Para las zonas de Cusco, Puno, Arequipa, Trujillo e lquitos, se debe tomar las precauciones del caso en la reservación del alojamiento, debido a que esas zonas están consideradas de atracción turística y obtener cupo de habitaciones en hotefes de categoría, es bastante difícil, (las agencias de turismo bloquean habitaciones).

Si en una zona turística como Cusco, no se encuentran habitaciones libres en los hoteles de c¡nco y cuatro estrellas para los días que se requiere, se puede recurrir a all

PBOTOCOLO Y CEREI,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

las agencias de turismo receptivo como Lima Tours, Receptour etc., que cuentan con convenios con esos tipos de hoteles y pueden resolver el problema presentado. sin embargo, es preferible que las reservaciones de alojam¡ento se efectúen el mismo dia en que se decide la fecha del evento y efectuar el pre pago, que cubre la primera noches de alojamiento y que se descuenta del total de la factura.(Los hoteles de prov¡ncias tienen of¡cinas de reservaciones en Lima). CONSIDERACIONES DIVERSAS: FUNCIONARIOS CON JERARQUíA 1, 2 Y 3: El viaje de comisiones a provincias, es más complejo cuanto más alto es el nivel jerárquico de los funcionarios, lo que obliga a elaborar dos files con Ia misma ínformación, para su entrega:

1.

2. .

Tres días antes del viaje. y, En el aeropuerto, para ser leído durante el vuelo.

CONTENIDO DE LOS FILES: 01. HOJA DE VIAJE: -Fecha del viaje de ida. -Nombre de la compañía de aviación que lo transporta. -Número del vuelo y horas de salida. -Nombre del funcionario que Io acompañará al aeropuerto y del chofer. -Nombre del servidor que confirma el vuelo y le entregará el pase a bordo en el mismo aeropuerto. -Fecha de retorno. -Nombre de Ia compañia de aviación que lo transporta. -Número del vuelo y horas de salida. -Nombre del servidor que confirma el vuelo y le entregará el pase a bordo en el mismo aeropuerto. -Nombre del funcionario que lo reciblrá en el aeropuerto el día de retorno,

02. HOJA DE ALOJAMIENTO: -Nombre del hotel -Plano de la ciudad, con indicación de la ubicación del hotel

)

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

-Número de la habitación reservada. -Descripción de la habitación, mobiliario y servicio que tiene. -Descripción de los servicios que presta el hotel y costos. -Nombre del responsable de pagar la factura del hotel. -Número del RUC de la empresa o institución.

03. HOJA DE INFORMACIÓN:

-Descripción del clima, durante la estada en la ciudad a la que viaja.: -Cuidados que debe preveer por la altura (caso de Cusco, Puno y Arequipa) -Tipo de ropa adecuada para el clima reinante en la zona. -Tipo de vestimenta para la ceremonia (clima tropical y serrano)

04. PROGRAMA DE LA VISITA:

Este programa es descr¡ptivo de las actividades que se cumplirán día a día durante su permanencia en la provincial ejemplo: LUNES 23 DE JUNIO: 06.00 07.00

Hrs. Hrs.

Viaje a la ciudad del Cusco. Arribo al Aeropuerto Velasco Astete, en la pista de estacionamiento del avión será recibido por el Presidente de la Región lnka, lng. (Nombre), lo acompañan: El Alcalde de la Ciudad Dr. (Nombre), El Prefecto del Departamento lng. (Nombre), el Jefe Departamental del Sector, lng. (Nombre), y otras personalidades "

07.15

Hrs.

Traslado al Hotel Libertador, en el vehículo lo acompañará el Jefe

Depártamental del Sector'

07.30

Hrs.

Flegistro y acomodación en el hotel, por recomendación médica debe permanecer un mínimo de dos horas en reposo en la habitación a efecto de adaptarse a la altura.

'1o.30

Hrs.

Visita a las obras del sector en la zona: Relación.

3.00

Hrs.

Almuezo, señala el lugar y el nombre de las personas que lo acompañarán. (Si es posible ei menú propuesto)

PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

15.00 Hrs.

Reunión de Trabajo con los funcionarios de la Oficina Departamental, dirección: Tema por tratar: (indica el o los temas en lo posible)

19.00 Hrs.

Traslado a la carretera o local a inaugurarse.

1

9.30 Hrs.

Ceremonia de inauguración se adjunta: programa y copias de los discursos de los oradores que aparecen en el programa.

MARTES 24 DE JUNIO:

Hrs. Traslado del hotel al aeropuerto, lo acompañará el lng. (Nombre) 08.00 Hrs. Salida del avión a Lima. 09.OO Hrs. Arribo al aeropuerto Jorge Chávez, lo recibirá el lng. (Nombre) 07.30

Cuadro de responsabilidades, designará al o los servidores que se encargarán de los traslados, confirmación de pasajes, entrega de pases a bordo, recoger maletas etc., en la ciudad visitada. FUNCIONARIOS DE OTRAS JERARAUíAS En forma similar se les entrega un file, que contenga toda la información posible, que los pueda ayudar en la comisión de servicios que cumplirán la misma que debe estar en sus manos con la anticipación debida:

DURANTE LA CEREMONIA

01. VERIFICACIÓN

DEL CUADRO DE COMISIONES:

-Antes de iniciarse la ceremonia se debe verificar las tareas encomendadas a cada uno de los funcionarios comprometidos con el evento, a efecto de subsanar las omisiones que se pudieran detectar.

02,

BECEPCIÓN DE VISITANTES YTRASLADO A SUS UBICACIONES: -Considerando que el encargado de proiocolo no conoce a las autoridades de la zona, esta labor debe estar a cargo del representante del sector y protocolo sólo deberá ocuparse de los funcionarios que lleguen de la capital.

tJa

PROTOCOLO Y CEREiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03. COORDINACION DE DETALLES DURANTE LA CEREMONIA: -Muchos son los detalles que debe controlar: desde las tijeras con cintas bicolores para cortar la cinta, el martillo para romper la botella (en lo posible la botella debe ser marcada con un corta vidrios, para favorecer que se rompa fácilmente) y cubierta con una funda de tela o plástico para que no salpique, o que la tela que cubrirá la placa, tenga cintas bicolores y veriticar que se desprenda a un pequeño tirón, que el orador que sigue esté preparado etc.

DESPUÉS DE LA CEREMONIA

01.

EVALU,ACIóI..¡

OEI PROYECTO:

-Para contar con un ¡nforme completo del traba.jo efectuado, se debe evaluar la act¡vidad en todos sus detalles.

02. ENVíO DE NOTAS

DE PRENSA:

-Aún habiendo asistido corresponsales de los medios informativos, es necesario enviarvía fax, las notas de prensa a los medios de información nacional, resaltando aspectos que pudieran haberse escapado a los hombres de prensa, como costo de la obra, beneticio a corto y mediano plazo para Ia población etc.

03. ENVíO DE AGRADECIMIENTO

POR ASISTENCIA, POR PRESENTES Y OTROS;

-En las provincias las autoridades acostumbran entregar presentes a los funcionarios que financiaron y ejecutaron las obras, por lo que una nota de agradecimiento, en representación de los funcionarios. agasajados, es conven¡ente por protocolo.

04. ENTBEGA DEL INFORME FINAL

DE LA ACTIVIDAD:

-Se sugiere tomar como ejemplo el modelo de lnforme, a que se hace referencia en el Capítulo lV del presente documento.

PBOTOCOLO Y CEREI\4ONIAL EN LAS INSTITUC¡ONES PUBLICAS Y PBIVADAS

COLO CACIÓX Ng PRIMERA PIEDRA: El proceso de organización de la ceremonia de colocación de una primera piedra es similar a Ia de una ceremonia de ¡nauguración, con la modificación que en la colocación de una primera piedra, se estila enterrar en una piedra hueca, un pergamino de cuero de chivo, con los datos de Ia obra y su objetivo y firmado por todos los asistentes a la ceremonia.

Para esta ceremonia se debe preparar, fuera de los señalado anteriorment€ para una inauguracrón, lo sigu¡ente:

-

Un pergamino, con el logotipo de la lnstitución, señalando los pormenores de la obra y los datos del organismo financiero, ejecutor y beneficiarios, la fecha y el espacio suficiente para que tirmen las autoridades que asistirán. Un tubo PVC de dos pulgadas por 25 cm, con dos tapas que serán selládas con pegamento para PVC.

I

l

-

Una piedra horadada para que quepa et tubo cómodamente y le sirva de protección, puede reemplazar una bloqueta de concreto., Un hueco en el suelo, de un metro de profundidad con un solado donde descansará la piedra. Un kípode de madera, con una polea y soga para baiar la piedra a al nicho donde quedará.

Suficiente mezcla de concreto para tapar el hueco. Patas para el llenado del hueco con el material, las que deben estar adornadas con clntas bicolor.

1

f

La ceremonia tieríe la solemnidad del caso, por dar inició a la construcción de una obra que beneficiará a un sector poblacional.

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I I

i I I

I

l I

238

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l

CAPíTULO

IX

ETTQTIETA CAT-,EI§DARIO CHTTCO MAGNÁNI¡,4O EN EL ELOGIO Y PARCO EN LA CBÍIOA

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

SALUDOS EPISTOLARES La institución o empresa al igual que los hombres, mant¡ene relaciones sociales y comerciales, su trato es con hombres y organizaciones, a lo que se denomina "etiqueta" y que significa, aplicar normas de cortesía, para mantener o incrementar el prestigio de la organizac¡ón, cuyo soporte está en la atención de los detalles particulares -que parecen nimios- para satisfacer la vanidad de las personas y renovar el reconocimiento para con la empresa. Hacer llegar un saludo por una fecha importante como la del cumpleaños, aniversario, efeméiides etc., de cualquier persona o de sus familiares, es motivo de un agradecimiento especial, que tarde o temprano se retribuirá con diversas manifestaciones de aprecio o atenclones comerciales para la empresa. Esta actividad está a cargo de la oficina de protocolo que tiene la responsabilidad de elaborar un calendario de eÍemérides sociales, cuya atención y istración, perm¡tirá mantener buenas relaciones sociales:

01. De los funcionarios y trabajadores: Cumpleaños y efemérides: -De los directores, sus esposas e hiios -De los funcionarios sus esposas e hijos -De los trabajadores sus esposas e hijos

241

i

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

02.

De instituciones o empresas relacionadas directamente. -Sus aniversarios de creación, y -Cumpleaños y acontecimientos de Ios funcionarios y de sus esposas

03.

De embajadas y consulados en el Perú. -Aniversario -Cumpleaños de los embajadores, agregados y sus esposas

04. Cívicas, polÍticas y militares. -Aniversarios y celebrac¡ones. El caf endario de efemérides sociales, permite a la oficina de protocolo preparar las

tarjetas institucionales de saludo: internas como externas.

PRECEDENCIA DE SALUDOS A AUTORIDADES La etiquéta, indica la existencia de una norma de respeto, que existe en la correspondencia social, Ios funcionarios de cualquier nivel no pueden remitir ¡ndist¡ntamente una tarjeta "oficial" de saludo a funcionarios de mucho mayor nivel, saltando niveles jerárquicos, para lo cual se ha estructurado un cuadro de jerarquías que debe tratar de observarse.

EN EL SECTOR PÚBL¡CO: Los saludos oficiales o ¡nstituc¡onales, sólo pueden ser suscritos por los siguientes funcionarios para las autoridades que se indica:

01. Un Ministro al Presidente de la Bepública, a otro M¡nistro o a ¡nferiores jerárquicamen te. 42. Un Vice m¡nistro, a¡ ministro a otro v¡ce min¡stro e inferiores jerárquicamente

Un D¡rector general al vice minislro o a otro ditector general o inferiores jerárquicamente

03. Un Director a un director 04.

general o a otros directores o inferiores jerárquicamente

Un jefe de oficina a un director a otros jefes de oficina o inferiores jerárquicos.

PFOÍOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

No se debe remitir o suscribir una tarjeta de saludo oficial, saltando más de una precedencia jerárquicamente superior. En caso de remitir una felicitación a un funcionario de una.jerarquía superior, ésta debe ser en forma personal, ejemplo: un director a un ministro, debe utilizar una tarjeta personal, sin logotipo de la institución ni indicación del cargo que ocupa. Lo que indica que es netamente personal. Cuando un director general envía en forma oficial, una tarjeta de fel¡citac¡ón por su cumpleaños a un vice ministro, en ella, hace extensivo los saludos del personal a su cargo. Si un funcionario de menor nivel al de director general, remite otra felicitación en forma oficial, es decir en una tarjeta con el logotipo de la institución y en la que se señala el cargo que ocupa, lo que está haciendo es un acto de descortesía, con el superior al reiterar individualmente un saludo ya efectuado corporativamente. EJEMPLO:

LOGOTIPO

ELDTK'.ECTO\?ELER\AL,f ANCrcNú.IOS)''.IKA&IJAEOK'.ES DET:ED¡KECCIÓN§E^&ryL'19\AÑPOKTETEKKTST\E,TI'E.

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C'{1)'TELICIDAD.

ING, WIL!-IAM JARA VIDAL

IIMA, OCTUBRE DE 1997

PBOTOCOLO Y CEFEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Cuando un subalterno de menor jerarquía, desea hacerse presente, con un saludo a una autoridad de mayor nivel, debe hacerlo personalmente o por escrito mediante una esquela sin membrete y a título personal, debido a que el saludo oticial ha sido a través del jefe del órgano. Re¡teramos que un servidor de cualquier jerarquía inferior, pueda dirigirle una tarjeta personal a un funcionario de jerarquía superior, siempre que en la tarjeta no aparezca el logotipo de la ¡nst¡tución y menos el cargo que desempeña, este saludo, será estamos seguros, muy apreciado.

EN LA EMPRESA PRIVADAI En la empresa privada, se procede en forma similar al caso anterior, con la siguiente precedencla en las felicitaciones: 01

.

El Presidente de Directorio, a otro Presidente de Directorio o inferiores jerárquicamente,

02. Gerente General al Presidente del Dlrectorio a otro gerente general o inferiores jerárquicamente.

03. Gerente al Gerente

General, a otro gerente o inferiores jerárquicamente.

Los cuadros que anteceden no impiden que un funcionario de menor nivel, salude personalmente a un superior jerárquico de mayor nivel o suscr¡ba una tarjeta "personal" de saludo, recordemos que la tarjeta oficial de la oficina o empresa, debe estar suscrita por el funcionario que Ie sigue en jerarquia al que se saluda.

Conocemos que por polilica de algunas empresas o ¡nstituc¡ones, para remit¡rtarjetas de saludo, han dispuesto que éstas únicamente pueden sersuscritas porel funcionario de mayor jerarquía, lo que en procedimiento está bien, se debe evitar es que los funcionarios de menor jerarquía suscriban otras tarjetas ¡nstitucionales paralelas. Los saludos que se efectúen, deben ser remitidos en tarjetas especiales, sugiriendo el tamaño A5 e impresa en cartulina kimberli o ecológica. El color de'la cartul¡na es aconsejable que sea similar a los colores que identifican a Ia institución o empresa, de no contar con un color especial se debe adoptar uno que caracter¡ce a la organización en sus tarjetas y sobres.

244

PBOTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PEIVADAS

MODELO DETARJETA:

LOGOTIPO El Presidente del Directorio de tndustria América 5.A., u/"¿¿a a la ¿¿¿fi4¿f4 1&¿4, %l,atáa. RrocT S,at
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Lima, 1 0 de noviembre de 1997

Las letras cursivas y la Íecha deben ser añadidas con la computadora o máqurna de escribir. 245

PROTOCOLO Y CEFEI\,4ON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LOS OFICIOS DE FELICITACIóN La oficina de protocolo no siempre debe utilizar las tarjetas o esquelas para remitir saludos o felicitaciones externas, por etiqueta se utiliza según sea el caso los formatos del oficio o carta. La tarjeta le da un sentido más familiar al saludo, lo que sign¡fica que en caso de imprimir mayor sentido protocolar a Ia comunicación se debe utilizar otros formatos. Veamos en las siguientes páginas ejemplos en los que se utilizó el oficio, guardando la precedencia descrita anteriormente, es decir de presidente a presidente de gerente general a similar jerárquico:

Lima, of.

Ne

de noviembre de 1 997. -97-

Señor: Dr. N/ANUEL ROI'/ERO CARO Director del Diario cESTIÓN. Ciudad.

De mi consideración:

A nombre del Directorio de lndustrias América S.A., y mío propio, tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de hacer llegar nuestro saludo al celebrarse el V Aniversario de creación del diario de su Dirección. Me es particularmente grato, expresar a usled los mejores deseos

para que continúen los éxitos en la ímportante func¡ón orientadora y canalizadora de la opinión pública que vienen cumpliendo.

Aprovecho la oportunidad, para reiterarle las consideraciones de mi mayor estima personal. Atentamente

INg. VÍCTOR TREGUER BERNAOLA Presidente del Directorio de lndustrias América S.A.

246

PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUC'ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Lima, de octubre de 1997 of.

Na

-97-

Señor: INg. JUAN INCHÁUSTEGUI VARGAS, Presidente del lnstituto Superior Tecnológico - TECSU P

Ciudad.

De mi consideración:

A nombre del Directorio de lndustrias América S.A., y mío propio, Tengo el agrado de d¡r¡girme a usted a efecto de hacer llegar una felicitación especial por el XVI Aniversario de creación del lnst¡tuto Superior de su Decanato. Expreso a usted los mejores deseos para que continúen Ios éxitos, en la labor educativa que cumple el TECSUP.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad, para expresarle las consideraciones de mi mayor estima personal. Atentamente

rng.

vÍcToR TREGUEB BERNAOLA

Presidente dei Directorio de Industrias América S.A.

PFOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Lima, of.

de octubre de 1997.

Ne

-97-

Señora: Lic. JULIA CISNERoS URBANI, Jefa del Consejo Nacional de Tasaciones - CONATA.

Ciudad.

De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a usted con la finalidad de hacer llegar un afectuoso saludo por el Aniversario de creación de la lnstitución de su Jefatura. Así mísmo, hago llegar a usted, mis mejores deseos de éxito, en la importante labor que cumple el Consejo Nacional de Tasaciones en el PaÍs. Beiterando mi felicitación por el aniversario institucional, aprovecho la oportunidad para expresarle las consideraciones de mi mayor estima personal. Atentamente

lng. LUIS DONAIRE ORMEÑO Gerente General de lndustrias América S.A.

1ÁQ

l

,-,

PROTOCOLO Y CEREN¡ONIÁL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Lima, of.

de octubre de 1997.

Ne

-97-

Señor: lng. MARIO HIVEBA ORAMS, Director del lnstituto Superior TECSUP

Ciudad.

De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a usted con la finalidad de hacer llegar mi más afectuoso saludo por EL XVI Aniversario de creación del lnstituto Superior de su Dirección. Así mismo, hago Ilegar a usted mis meiores deseos de éxito, en la importante labor educativa que cumple el TECSUP

Sin oho particular, aprovecho la oportunidad, para expresarle las consideraciones de mi mayor estima personal. Atentamente

lng. LUIS DoNAIRE OR[/EÑo Gerente General de lndustrias América S.A.

a,to

PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CIVICO

MES DE ENERO

Año Nuevo Día mundial de la Paz Natalicio del autor 03 Día de los Reyes Magos DÍa de Ia Marina Mercante Día del lngeniero Electrónico Día del Trabajador Gráfico Fundación de Lima Día del Mar Homenaje a los Periodistas de Ucchuracay Firma del Tratado de Límites con el Ecuador Dia Mundial de la lepra

01 01

06 08 13

14 18 ¿o

¿J

MES DE FEBRERO Día de la Educación Nacional

01

Día del Libro lnfantil Día de los Abogados Nacimiento de José Antonio de Sucre

02

Nacimiento de Andrés Avelino Cáceres Fiesta de la Candelaria en Puno Día de la salud Día del empleado Nace Ricardo Palma Se establece la Bibtioteca Nacional Aniversario de Pedro Vilcapaza Muere José Gálvez Barrenechea Día Mundial de la Salud lnauguración del Hospital Guillermo Almenara

04

,

02 03

Fiesta Movible 07 07 07 08 08 08 no 10

PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Día lnternacional del Enfermo Día del escritor Peruano Nacimiento de Garcilaso de la Vega Día de la Amistad Día de San Valentin Día de las Américas Día de la eliminación de la Descriminación Racial Día del Agua Día de la Tierra Día del ldioma Día Forestal Nacional Día Metereológico Mundial Día del Tecnólogo Médico Aniversario de la U. del Pacifico

11

Día del vendedor

29

11

t¿ t!)

14 14 21

22

22 23 ¿o

23 27 28

MES DE MARZO Día lnternacional de la Mujer

08

DÍa Mundial del Consumidor Martirologio de Mateo Pumacahua Día Mundial de la Forestación

t5 17

¿t

Día Mundial del Agua Día de los Ciclistas Día de la Meteorología Día de la tnstalación de la Logia Masónica del Perú.

25

Día Mundial del teatro Día lnternacional de las Trabajadoras del Hogar

27

26 3C

MES DE AERIL

Dia del Abogado Día lnlernacional de Libro lnfantil

02 02 251

PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN IAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Johnn Gutenberg, lmprime el Primer libro Día de la Amistad Peruano-Japonesa Día de la Cirugía Peruana Creación del Servicio de Radio Patrulla pNp

03 03 05 06

Día de la Pachamama (lnst. Protec.Med. Amb. Dia Mundial de la Salud

06

DÍa del Economista

08

Día del Migrante

10

Dia del Arqueólogo

11

Nacimiento de Julio C. Tello Nace el lnca Garcilaso de la Vega Día de las Américas Día de la Creación de la OEA Día del D¡sAñador de lnteriores Día del Poeta Peruano Fundación de la Cruz Roja Peruana Día del Magister en Relaciones públicas

ñ'7

11

12 14 14 15 15 17 18

Día del Servicio Aerofotográf ico Nacional Nacimiento de Abelardo Quiñones

22

Día de la Tierra

22

Fallecimiento de Miguel de Cervantes Saavedra Fallecimiento del lnca Garcilaso de la Vega Día del ldioma Castellano

22

Día de la lngeniería del Ejército Día del Abuelo DÍa de Ia Secretaria Día del Vendedor Día del Psicólogo

18

22 23 25 26 29 30

MES DE MAYO Día del trabajo

01

Aniversario del Combate del 2 de mayo DÍa de ia Artiliería

02

252

o2

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03 na

Día de la Cruz

Día Internacional de Ia Libertad de Prensa Fundación del Diario El Comercio de Lima Día lnternacional de la Partera Día de la Enfermera Técnica Día del Turismo Día Mundial de la Oración Día del Archivero Aniversario de María Parado de Bellido DÍa de Ia Madre Día de las Universidades Peruanas Día del Fiscal y del Ministerio Público

o4 ^tr 06 06 07 10 11

(Segundo domingo) 'tr'\

t¿

Día de la Minería Peruana

t¿

Día del Químico Farmacéutico Día de la Escuela Nacional de Artes Gráf icas

1A

Día Continental del Seguro Día Mundial de las Telecomun icaciones

14

Día lnternacional del Museo Sacrificio de Túpac Amaru y Micaela Bastidas Día del Pisco Día de la Virgen María Auxiliadora Día de la Educación inicial DÍa de la lntegración Andina

tó

T\l^ ¡^t,,Ji^*^

Día Dia Día DÍa

17 18

(Tercer domingo) z+ 25 26

l\l^rir,^

lnternacional de la Salud de Ia Mujer Nacional de Reflexión sobre Desastres Naturales del No Fumador Mundial de las Comunicac¡ones Sociales

27 28 .,

I

,Jt

_

Jl

MES DE ".'UNIO DÍa de la Cruz Roja

0l

Día lnternacional de Niño

UI

Dia Cívico Censal

01

)

q1.

PFOTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Díá del Telefonista

02

Día de José Faustino Sánchez Canión

02

Aniversario de la muerte de Julio C. Tello Día mundial del Med¡o Ambiente Aniversario de la Batalla de Arica

03 05

Día de la Bandera

07

Día de Fco. Bolognesi

07

Día del lngeniero

08

Día del Reencuentro con Almas por la Paz Día de los Derechos Humanos

09

Día de la lndustria Nacional

12

Día de Toribio Rodríguez de Mendoza Día del lnvestigador de la Seguridad Social Día del Pa'dre Dia del Reportero Gráfico

07

10

.12

12

(Tercer domingo) t5

Día del Relacionista Público Peruano

18

Aniversario del 1q Grito de Libertad Fco, De Zela Día lnternacional de la Música Día del Campesino Día del SIDA Día de la Asociación de Canillitas Día del Registro Civil Día lnternacional contra el Tráfico de Drogas Fundación de la Federación Médica del Perú DÍa Mundial de Ia Diabetes Día del Avicultor Día de José Olaya (dÍas del Pescador) San Pedro y San Pablo Día de Ia Comunicación del Ejército

20

254

21

¿+

24

^

¿o ¿o

26

27

¿/ 29 29

I

PROTOCOLO Y CEBEiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

MES DE JULIO Día de la DINCOTE

05

Día del Maestro

06 06 08 09

Día de la Policía Fiscal

Creación del Colegio Médico Veterinario Día de las Batallas de Pucará, Marcavalle y Concepción. Aniversario de la Batalla de Huamachuco Día de Leoncio Prado Dia Mundial de la Población Día del Lustrador del Calzado Día del Material de Guerra Oía de la V¡rgen del Carmen

10

10 11

12 15 '16

Día lnternacional de la Empleada del Hogar

16

Día del Preso o lnterno

16

Día del lnvestigador Agrario

to

Día del Niño en el Perú DÍa del Contador

16

Día de la Federación de Periodistas del Perú

18

Día del Ahonista

18

Día del ta. FAP Abelardo Quiñones Aniversario de Ia Fuerza Aérea del Perú

23

Aniversario del Nacimiento de Simón Bolívar Día la Batalla de Zarumilla ESCUELA DE ISTRACIÓN DE NEGOCIOS PARA GRADUADOS (ESAN)

24 24

Aniversario : Fundado 1963 Aniversario Patrio, Día de la lndependencia

25

17

¿o

28

MES DE AGOSTO: DÍa del Diplomático Peruano Día del Magistrado - Juez

04

Aniversario de la Batalla de Junin

06 ,qi

PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

Día de la Caballería del Ejército

06

Día del Nutricionista

06

Día de la Policía de Seguridad Día lnternac¡onal de las Comunidades lndígenas Dia del Servic¡o Jurídico Militar

07

Aniversario de Radio Patrul¡a Día de Arequipa Muerte de José de San Martín Semana de Defensa del Consumidor DÍa Mundial de Folclore Día de la Bicicleta Día del Trabajador Ambulante DÍa de la Amistad en las Relaciones Públicas Día de la DINANDRO DÍa Mundial de la Ancianidad Día de la Defensa Nac¡onal Día del Donante de Organos Día de Tacna Creación de la Bibl¡oteca Nacional Día del Cartero Peruano Día lnternacional del Terapista Día del Secretario de Juzgado Santa Rosa de Lima Día de la Enfermera Día de la Policía Nacional Día de Ramón Cast¡lla Día de la Obstetricia DÍa Mundial de Lucha contra la Malaria

10

09 10

t5 19

22 ¿c

24 ¿o

27 28 28 29 ¿V

29

30 JU

30 JI 31

MES DE SETIEMBRE: Primera Semana de la Educación Vial Día de los Derechos Cívicos de la Mujer

25é

o1 01

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Día del Servicio de lntendencia del Ejercito Lucha por la Abolición de la lnquisición Día del Trabajador Electricista Aparición del Primer Diario del Peruano Día del Petiso

Derechos Cívicos de la Mujer Peiuana Día Internacional de la Alfabetización Desembarco de San Martín en Paracas Dia de la Población DÍa del Contador Público Día de la Conf raternidad Policial Día del Técnico Día de la Familia Día de la Paz

01

03 05 05 06 07 o8 08 11 11

15 16

(segundo domingo) 21

Día de la Primavera Día Mundial de la Familia y la juventud

¿ó

Día de la Aviación Nacional Día del Arbol

¿é

Día de la Juventud Semana de los Derechos del Niño

2,7

Día de José Gálvez Virgen de la Merced

Z+

Día de la Fuerza Armada Peruana Semána Nacional de los Derechos del Niño

24

Día del Trabajador Postal Día lnteramericano de las Belaciones Públicas-

24

Día Mundial del Turismo Día Mundial de la Familia

27

. Día de la Biblia Día Latinoamericano por el Derecho al Aborto Día de la Operadora Telefónica

¿é

24 ¿L+

24 26 27 27 ¿ó

28

257

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MES DE OCTUBRE Día del Periodista

01

Fundación de la Real Academia de la Lengua Día del Notario

04

Día de Daniel Alcides Carrión

05

DÍa de la Medicina Peruana Dia lnternacional del Hábitat

^tr 05

Día del Canillita Día de Flicardo Palma

Ub

Día lnternacional de Agua

07

Día de Badio Programas del Perú Dia lnteramericano del Agua Día de la Educación Física y del deporte

Combate de Angamos Creación de la Marina de Guerra del Perú Día de la Salud Mental ' Día Mundial del Correo Día de la Obstetricia Nac¡onal Día de la Prevención de los Desastres Naturales Día de la Faza Día del Turismo Peruano Día del Minusválido Día Mundial de la Alimentación Día del Sastre Día de la Alimentación Mundial Día de la Amistad Peruano-Africana Firma del Tratado de Ancón Día del Periodista Deportivo Creación de la Bandera y Escudo del Pertl Día de las Naciones Unidas Día del Trabajador de Construcción Civil Aniversario de Ia Fundación del SENCICO Día del lngeniero

,

U.J

07 (Primer Sábado)

.08

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08 09 09 10 11

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25

26 27

PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Día de la Canción Criolla DÍa de Brujas (Halloween)

.,

I

JI

MES DE NOVIEMBRE Todos Santos

01

Día de los Difuntos

02

Día de la Pequeña Empresa

02

Aniversario de Tupac Amaru

04

Semana Forestal Nacional

05

Día del Trabajador MunlciPal

05

Día del Árbol

05

Día de la Biblioteca Escolar y del Libro

10

Semana de la Vida Animal

12

Día de los Toreros

12

Día del Pediatra

12

Semana de la Vida Animal

IJ

Semana de la Calidad

13

Día de los Avioneros

14

Día de las Monjas

15

Día de los Derechos del Niño

20

Día del Músico Día de Ia No-Violencia de la Muier

25

Día Mundial del No Consumo de Plagicidas

25

Día de la Infantería

¿o

Batalla de Tarapacá

27

259

PROTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Día de Andrés Avelino Cáceres

27

Día de Andrés Bello (Convenio Andrés Bello)

,o

Día del Convenio de la lntegración Andina

¿J

Día de la Industria

30

MES DE DICIEMBRE Día del Ahorro

0l

Día del Aduanero lberoamericano

01

Día Mundial del SIDA

01

Día del Reservista

03

Día de lá Odontología Peruana

04

Día del Bombero

05

Día de la Policía Nacional

06

Día del Locutor

08

Día del Ejército

09

Aniversario de la Batalla de Ayacucho

09

Día Mundial de Ios Derechos Humanos

10

lnmaculada Concepción

08

Aniversario de la Batalla de Ayacucho

^ó

Día de los Derechos Humanos

10

Donación de Corneas

10

DÍa de Ia UNICEF

11

Día del Cooperativismo Peruano

14

Día del Agua

,,

2óO

PROTOCOLO Y CERE¡¡ONIAL EN LAS TNSfITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Día Mundial de la Música Navidad

24

Dia de los lnocentes

28

Dia de la Libertad, Proclama de Trujillo

¿Y

Año Nuevo

31

2é1

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CíVICO INSTITUCIONAL ENERO

Año Nuevo

MARZO Día lnternacional de Ia Mujer

ABRIL Día de lá Secretaria

MES DE MAYO Día del Trabajo

Dia de las Universidades Peruanas Día de la Madre

01

12

(Segundo domingo)

JUNIO Día del Padre

^ (Tercer domingo)

JULIO Proclamación de la lndependencia

DICIEMBHE Navidad

24

Año Nuevo

31

262

-\

Á

I

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

CALENDARIO CIVICO EN LA EMPRESA PUBLICA

ENERO

Año Nuevo

01

MARZO Día lnternac¡onal de la Mujer

08

ABBIL Día de la Secretaria

¿o

MES DE MAYO Día del Trabajo Día de la Madre

01

(Segundo domingo)

JUNIO Día del Padre

(Tercer domingo)

JULIO Aniversario Patrio

28

DICIEMBRE Navidad

24

Año Nuevo

3l

2ó3

PFOTOCOLO Y CEBEIúONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CíVICO EN LA EMPRESA PRIVADA

ENERO

Año Nuevo

01

MARZO Día lnternacional de la Mujer

08

ABR¡L Día de la Secretaria

26

MES DE MAYO Día del Trabajo Día de la Madre

01

(Segundo domingo)

JUNIO Día del Padre

Aniversarlo Patrio DICIEMBRE Navidad Año Nuevo

la4

(Tercer domingo)

PROTOCOTO Y CERE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y P

ANIVERSARIOS NACIONALES DE LOS PAISES

ENERO Cuba

01 Triunfo de la Revolución

Haití

01 Proclamación lndePendencia

Australia

26 Día Nacional

lndia

26 Día de la RePública

FEBRERO Nueva Zelandia

06 DÍa Nacional

/.\-^-^-J^

trtdt ¡áucl

07 Día de la lndependencia

lrán

1

Guyana

23 Día Nacional

República Dominicana

27 Proclamación lndependencia

1 Victoria

de la Rev. lslámica

MARZO Bulgaria

03 Día Nacional

Marruecos

03 Fiesta del Trono

Hungria

15 Día Nacional

Pakistán

23 Día Nacional

Grecia

25 Proclamación lndependencia

Bangladesh

26 Día Nacional

Malta

31 Día Nacional

ABRIL LJ,,-^-,^

r ru, rg, ,o

04 Aniversario Liberación

a^^áá.

04 DÍa de la lndePendencia

vur rvysr

265

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Dinamarca

16 Natalicio de S.M. Margarita ll

Siria

17 Aniversario de la Evacuación

I

^-^ ^¡

1

8 Proclamación lndependencia

Zimbabue

1

I

Yugoslavia

26 Día de la Constitución

Tanzania

26 DÍa Nacional

PaÍses Bajos

30 Aniversario S.M.Reina Beatriz

Proclamación lndependencia

MAYO

Polonia

03 Promulgac¡ón Constitución 1789

Checa y Eslovaca

09 Día de la Liberación

Paraguay

1

Noruega

17 Aniversario Constituc¡ón

Argentina

25 Día Revolución de Mayo

4 Aniversario lndependencia

JUNIO

766

Italia (movible)

O2 Proclamación de la República

Suecia

06 Día Nacional

Portugal

10 Día Nacional

Federac¡ón Rusa

12 Declaración de la Soberanía

Filipinas

12 Dia de Ia lndependencia

Gran Bretaña

15 Nata¡icio S.M.lsabel ll

lslandia

17 Día de la República

Luxemburgo

23 Día Nacional

Orden Soberana y Militar de Malta

24 Día de San Juan

Santa Sede

29 Día del Papa

_-r 1 I

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PBOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

JULIO Canadá

01 Proclamación Confederación

Estados Unidos de Norteamérica

04 Proclama lndependencia

Venezuela

05 Proclama lndependencia

Franc¡a

14 Toma de la Bastilla

lrak

17 Día Nacional

Colombia

20 Proclamación lndependencia

Bélgica

21 Día Nacional

Egipto

23 Oía de la Revolución

Perú

28 Proclamación lndependencia

AGOSTO Suiza

01 Fundación Confederación

Bolivia

O6 Proclamación lndependencia

Jamaica

07 Proclamación lndependencia

Singapur

O9 Día Nacional

Ecuador

1

República de Corea

'15 Día Nacional

Congo

15 Revolución del 13,14 y 15

lndia

15 Día de la lndependencia

lndonesia

17 DÍa de la Independencia

Hungría

20 Reintegración Provincias Hist.

Uruguay

25 Proclamación lndependencia

Malasia

31 Día Nacional

Trinidad Tobago

31 DÍa de Ia lndependencia

SETIEMBHE

0 Proclamación lndependencia

PROTOCOLO Y CEHEMON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Eslovaquia

01 Día de la Nuev. Constitución

Lib¡a

01 Aniversario de la Bevolución

Brasil

07 Proclamación Independencia

República Popular Democrática de Cotea

09 Aniversario de la Fundación

Etiopía

12 Día de la revolución del Pueblo

Costa Rica

f

5 Proclamación lndependencia

El Salvador

1

5 Proclamación lndependencia

1

5 Proclamación lndependencia

Honduras

1

5 Proclamación Independencia

México

1

6 Proclamación lndependencia

G

uatemala

.

Chile

18 Día Nac¡onal

OCTUBRE China

01 Día Fundación Bep. Pop.

Bepública Arabe Saharaui Democrática

01 Proclamación lndependencia 01 DÍa de la lndependencia

)ta

Nigeria

01 Día Nacional

Guinea

02 Día de la lndependencia

República Federal Alemana

03 Día Nacional

España

12 Fiesta Nacional

Zambia

24 Día de Ia lndependencia

Austria

26 Día Nacional

Checa y Eslovaca (Día Nacional)

28 Día Nacional

Tu rqu ía

29 Proclamación de la República

PROTOCOLO Y CEREIIlONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

NOVIEMBRE Arge¡ia

01 Aniversario de la revolución

Panamá

03 Proclamación lndependencia

Rusia

07 Aniversario Bevolución

Cambodia

09 Día Nacional

Bélgica

15 Día de la Dinastía

Líbano

22 Día de la lndependencia

Zaie

24 DÍa Nacional

Sur¡nam

25 Día Nacional

Albania

29 Día de la Liberación

Yugoslavia

29 Proclamación Flepública

Barbados

30 Día de la lndependenc¡a

DICIEMBRE Rumania

0l

Tailand¡a

05 Natalic¡o S.M. B.A. Rama lX

Finlandia

06 Proclamación lndependeneia

Costa Marfil

07 Día Nacional

Burkina Fasso

1

Kenia

12 Dia de Ia Nación

Níger

18 Proclamación de Ia República

Japón

23 Natalicio del Emperador

epal

24 Nacimiento S.M. El Rey

N

Cul.Proceso Unidad Nacional

1 Día de la lndependencia

26?

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ANIVERSARIO DE UNIVERSIDADES DEL PAIS

ENERO

Universidad Nacional del Centro del Perú - Huancayo

02.

Universidad de Tacna

03

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

03

Universidad Particular de Ciencias y Tecnología

03

Universidad Particular del Norte

03

Universidad Nacional de Ia Amazonia Peruana - lquitos

04

Universidad Particular Marcelino Champagnat

'

Lima

05

Univers¡dad Particular San Pablo

10

Universidad Particular de Chiclayo

11

Universidad Nacional de Ingeniería

20.

FEBRERO Uníversidad Nacional del Altiplano - Puno

10

Universidad Nacional de Cajamarca

13

Universidad Nacional Agraria de la Selva - Tingo María

20

l.lnivers¡dad Nacional Hermilio Valdizan - Huánuco

20

Universidad del Pacifico - Lima

28

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MARZO Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco

01

Universidad Nacional de Piura

03

Universidad Particular Juan XXlll - Chepén

07 l

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274

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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PFiIVADAS

Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo - Lambayeque

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Universidad Particular Abrahan Valdelomar

19

Un¡versidad Part¡cular San Juan Bautista

't9

Pont¡ficia Universidad Católica del Perú - Lima

24

ABRIL Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y

Valle

07

Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión -Cerro de

Pasco

23

Universidad San Cristóbal de Huamanga -

Ayacucho

Lima Universidad Alas Peruanas Universidad de

Universidad Cristiana del Perú María lnmaculada -

2425 26

Lima

26

MAYO

Universidad Nacional de la Libertad - Trujlllo

10

Día de las Universidades Peruanas

12

Universidad Nac¡onal Mayor de San Marcos

12

Universidad de San Martín de Pones - Lima

17

Universidad Andina del Cusco

23

Universidad Nacional Santiago Antunez de Mayolo - Huaraz

26

Universidad Particular de lquitos

30

JUNIO

:l .t

t

Universidad Particular de Huánuco

05

Universidad Part¡cular Los Angeles - Chimbote

10

Universidad de Piura

12

271

PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Universidad Tecnológica de los Andes . Abancay

07

Universidad Nacional de Huancavellca

20

Universidad Nacional de Tumbes

¿.)

Universidad San Pedro - Chimbote

25

JULIO Universidad Bicardo Palma - Lima

01

Universidad San Cristóbal de Huamanga - Ayacucho

03-

Universidad Nacional de lngeniería

19-

Universidad Nacional Agraria La Molina - Lima

22

Universidad Particular Antenor Orrego

27

l

AGOSTO Universidad Nacional de San Agustín - Arequipa

06

Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann - Tacna

JI

I

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SETIEMBRE Universidad Nac¡onal del Callao

o2

Universidad Peruana Cayetano Heredia - Lima

22

OCTUBRE Universidad Nacional Federico Villareal - Lima

30

NOVIEMBRE Universidad Particular César Vallejo - Trujillo

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I I

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

DICIEMBRE

Arequipa Universidad San lgnacio de Loyola - Lima Universidad Particular Norbert Wienner Universidad del Centro del Perú - Huancayo Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto Universidad Nacional de Ucayali - Pucallpa Universidad Nacional de San Luis Gonzaga de lca Universidad Nacional del Santa - Chimbote Universidad lnca Garc¡laso de la Vega - Lima Universidad Femenina del Sagrado Corazón - Lima Universidad de Moquegua

Universidad Católica Santa Maria -

Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez - Juliaca -

Huancayo Universidad Peruana Unión - Lima

Universidad Peruana Los Andes -

06

07 09

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18

20 20 21

24

24

Puno 28 30

30

Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión - Huacho 31

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CAPITULO X

LAS HONRAS FUI{EBRES LOS FESULTADOS DEPENDEN DE UN BUEN PROYECTO DE ORGAN¡ZACION,

OUE PREVEA LA EFICIENCIA Y LA EFECIIVIDAD OE LOS FECURSOS

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PHOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

I,AS HONRAS FÚNEBRES Es paradójico ocuparnos de las honras fúnebres, pero es norma de la etiqueta protocolar tratar el tema. Cualquier dla -que rogamos nunca se presente y si lo hace no sea con cont¡nuidad- al concurrir al centro de trabajo nos damos con la funesta noticia del sensible fallecimiento de un compañero de trabajo, a quien conocimos cercanamente o de vista; también se da el caso de la muerte de un familiar de algún colega, en estos casos es donde nuestro deber en cumplimiento de la función del cargo, nos obliga a aplicar inmediatamente las normas que se lengan establecidas en la empresa o ¡nstitución.

A}.ITECEDENTE El Ministerio de Relaciones Exter¡ores, ha normado los "Honores Fúnebres": cuando se trata del faliecimiento de un Presidente de la República dice por ejemplo:

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Al fallecimiento de un presidente de Ia república en función, se le tributará los siguientes honores: Se anuncia el fallecimiento con 21 cañonazos, se ordena izar el pabeIlón Nacional a media asta en todos los edificios públicos, se declara por Decreto Supremo días de duelo nacional y la ceremonia de velación y entierro se e{ectúa con protocolo especial, en el que se considera la velación, los honores públicos y el traslado del féretro en un carruaje jalado por caballos etc.

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277 ;li

_,d

PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

lgualmente se han normado Ios honores en caso del fallecimiento del Presidente del Congreso, el Presidente de la Corte Suprema, del Cardenal etc.

FALLECIMIENTO DE UN COMPAÑERO DETRABAJO Las honras fúnebres en el centro de kabajo, tema bastante sórdido pero necesario y que no fue nunca normado en Ia empresas, por lo que considero conven¡ente tratar de normalizarlo, para su uso en el momento que lamentab¡emente debe hacerse:

01. Conocida

la noticia, se debe coordinar la visita de la asistenta social o del jefe de personal a la casa de la familia, con la finalidad de apoyar las gestiones que se deben efectuar con el Seguro Social, para el pago de los gastos de sepelio. S¡ en el centro de trabajo se cuenta con un seguro de vida, ponerse en o con el Broquer para que apoye con las acciones del caso.

Existen seguros de la empresa que cubren los gastos de sepelio, ¡guatmente se tiene la cobertura en el CTS, AFP etc.. En los momentos de dolor existen -felizmente muy pocas- empresas que tratan de sorprender a los deudos, ofertando entierros que están por enclma del monto de reposición que cubre el seguro social o las otras forma de cobertura, -después de transcurrido el entierro- crean una buena deuda a los familiares, por haber firmado por el apuro letras u otros documentos bancarios. Todo los seguros y sus coberturas que tiene la empresa para sus fabajadores, deben estar inscritos en un [bro especial y de ser pos¡ble tratar de elaborar un "manual del "o "guía de procedimientos", que permita a la familia, acceder en el menor tiempo posible a las diferentes coberturas.

02. Conocida la ubicación del local

donde se velarán los restos, la lnst¡tución envÍa uno o varios aparatos florales, según sea el caso, con tarjeta identificatoria (Tarjeta con el nombre de la Inst¡tución), y ubica en el cuadro de información institucional la nota correspondiente.

Si particularmente los funcionarios o trabajadores man¡fiestan su deseo de enviar flores, se les debe recordar que cuando una ofrenda es personal, debe ser tipo Cruz o corona, debido a que es prerrogativa de los famtliares enviar "lagrimas de flores".

27e

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1

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PFIVADAS

03.

Se acostumbra por parte de Ia empresa o institución conlratar una publicación en él Diario EI Comercio en Lima o en provincias en el diario de mayor circulación, publicación que debe tener una dimensión de tres columnas por seis centímetros.

04. Se coordina con la oficina de istrac¡ón, el uso de la movilidad, para que los f uncionarios y trabajadores, asistan al velatorio.

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05. Algunos familiares no desean rec¡b¡r directamente el pésame y ruegan que lo hagan

por tarjeta, lo que debe ser coordinado, para poder instruir a los compañeros de trabajo, si es por tarjeta al momento de depositar ésta en la respectiva bandeja o porta tarjetero se debe doblar la punta inferior derecha de ia misma, en este caso se puede utilizar Ia tarjeta personal ¡nstitucional. TARJETA DE PÉSAME

l¡re .

An¡¡noo Por¡e Lorrz.q

En el caso que el fallecimiento sea en provincias, se remite un telefax a la famlha, pudiendo usar ¡as sigu¡entes frases:

1, 2. 3. 4.

Mi más profunda condolencia.

Unidos en el dolor, sentimos el lamentable fallecimiento de... Reciba nuestra compañía en el dolor, por la pérdida de... Hacemos votos por que el AltÍsimo lo acoja en su seno y a ustedes les brinde la tranquilidad que en estos momentos requieren, por la pérdida de...

279 :i

--¿r--

PROTOCOLO Y CEHEIvIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PR¡VADAS

GUARDIA EN LA CAPILLA ARDIENTE

06.

Es tradicional que los compañeros de trabajo, hagan guardia en la capilla ardiente, por lo que se debe elaborar los cuadros de guardia, coordinando la hora que Ie toca a cada uno y si es posible llegando a señalar la ubicación en el turno de guardia.

CORTEJO FÚNEBRE - CINTAS 07. Se coordina con los familiares los pormenores del entierro, para poner a disposición los vehículos de la oficina o contratar un ómnibus. Para conducir el féretro de la capilla ardiente al vehículo que lo transportará y del vehículo al nicho, se debe elaborar un cuadro de precedencia, para acompañar al difunto portando las c¡ntas que tiene el féretro, el mismo que puede ser elaborado con el siguiente patrón: Delante derecha Delante izquierda Al medio derecha Al medio izquierda Posterior derecha Posterior izquierda

Jerarqu[a en la oficina Pariente o relacionado 2e Jerarquía en la oficina 2e Par¡ente o relacionado 3q Jerarquía en la oficina 3e Pariente o relacionado 1e 1e

NOTA: Se puede dar el caso de cubrir las primeras cintas de la derecha e izquierda

con funcionarios de Ia oficina, dependiendo de quien maneje el protocolo, lo que determinaría correr la prelación de cintas. 09. Antes de sub¡r el féretro al vehÍculo que lo transporta al cementerio o campo santo, pueden hacer uso de ia palabra, un compañero de trabajo, estas palabras tambíén puede hacerse en el primer descanso, que es cuando se baja el féretro del vehículo al llegar a la entrada al cementer¡o. 10,

El acompañamiento del féretro, tiene la siguiente precedencia: inmediatamente detrás del féretro se ubican los familiares más cercanos, le siguen los amigos y después los compañeros de oficina.

tl. En el último descanso antes del entierro, es conveniente coordinar que la máxima autoridad o/a quien se delegue, haga uso de Ia palabra a nombre de la insiitución.

280

-)

PROTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

12

Terminado el entierro se debe coordinar con los familiares el lugar donde se renueve el pésame o si se prescinde de esta ceremonia.

,n con el entierro no term¡na la actividad, debido a que protocolo debe sol¡citar informe que y al funcionario correspondienie, sobre los trámites de pago de benefic¡os otros a trámites que los concluya ñuUiera tugar a los dáudos, igualmente estar informado hasta de pago de seguros etc. coordi. Por otra parte también eS conveniente que eljefe de la of¡c¡na donde trabajó,

que se puedan ne con la esposa o esposo o hijos, el recojo de sus bienes personales encontrar en su escritorio de trabajo.

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281

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CAPITULO XI

EL VESTII}O EN EL PHOCESO DE F¡GURA Y FONDO, EL PRI¡/EF PASO PABA LLEGAR AL FONDO, ES A TBAVÉS DE LA FIGURA,

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I PFOTOCOLO Y CERÉMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

LA \IE STIMENTA APROPIADA Mucha agua corrió bajo el puente de la etiqueta, sin llegarse a definir un tipo de vestimenta, para la presentación de las personas a cada una de las reuniones a las que debe asist¡r. En la época del presidente Manuel Prado fue muy utilizado et frac (saco óorto por delante tipo torero y con cola larga partida en dos que termina en puntas, se complementa con un pantalón de Jantasía (a rayas) y un sombrero de copa), prenda indispensable para juramentar como diputado o senador y comunes juntamente con el chaqué, en las reuniones de embajadas o comidas de gala. (Se denomina chaqué al saco corto tipo torero si,r cola). Los políticos, fueron adalides de la elegancia, hasta que se presentó en el Congreso

' de la República, un diputado con camisa de franela, pantalón de dril, sostenido con una soga anudada en reemplazo de la correa y ojotas (sandalia de iebe de llanta) en los pies, lo que motivo tamaño revuelo en el periodismo, debido a que unos días antes se había publicado unas fotografías del mismo inCivlduo, paseando en las calles de Suiza (donde vivió muchos años), vestido con terno y abrigo de corte ingles.

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PBOTOCOLO Y CEBE|VIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

El chaqué tiene un pariente más modesto, denominado el ,,smoking,', util¡zado comúnmente para reun¡ones sociales nocturnas e indispensable en cocte'ies y cenas de gala; esta vestimenta tiene diferentes variables en el color, el más común el negro, el blanco para el verano y los demás colores de acuerdo a la edad de la persona o al motivo de su uso, el smoking se reconoce por las solapas forradas con seda o raso y acompañada de Ia corbata michí.

.

En la actual¡dad en los clubes sociales es muy popular el smoking, su uso continuo determinó diferencias para cada tipo de reunión: el más formal camisa de smoking con botones negros y fajín de raso o terciopelo negro en la cintura; para recepciones y báiles, acompañado de una cam¡sa de blondas y encaje; las corbalas desde el común michí a las denominadas maverick, las de lazo, de cinta etc.

Desde el principio del siglo, el proletariado, puso de moda el llamado ,,terno,,, que cons¡stía al igual que en nuestra época: de un saco y un pantalón, vestimenta que se convirtió en una prenda indispensable de la burocracia istrativa. La moda determina que el saco debe ser cruzado o no, alto o bajo, solapas anchas o delgadas, con bolsillos tipo parche o no etc. Esta vestimenta en nuestro país perduró hasta el primer gobierno del presidente Fernando BelaúndeTerry, se trató de desterrarlo en la época del gob¡erno m¡litar, docenio en el que se ordenó que los burócratas de las instituciones públ¡cas, llevaran vestimenla informal y se dé preferencia en la atención a los s, que acudieran a las reparticiones estatales sin corbala y sin saco. Hasta antes del "Gobierno Revolucionario" los estudiantes de los coleg¡os particulares, tenían como uniforme el terno con la corbata y los alumnos de los colegios nac¡onales llevaban como prenda obligatoria, el uniforme denominado ,,caqui,, que se componía de: camisa tipo mil¡tar con galones en los hombros, que indicaban el año de estudios, como prenda indispensable y obligatoria Ia corbata del mismo color, zapatos marrones e insignia del colegio en el brazo derecho.

Los uniformes antes indicados fueron cambiados por un uniforme único: camisa blanca, chompa y pantalón plomo oscuro y zapatos negros, desterrando la corbata. A partir de 1980, en el segundo período del Presidente Belaúnde, comenzó el reina-

do de Ia corbata en Ia istración pública, las personas que quemaron las suyas, tuvieron que agenciarse algunas, para asistir a sus oficinas o a reuniones sociales. No ocurrió Io mismo con el terno, los niveles jerárqulcos inferiores de empleados públicos, para trabajar no lo requerían obligatoriamente, con una camisa y la corbata en la costa bastaba y para el frío en la sierra una casaca o chompa. 28ó

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A nivel de ejecutivos en la istración pública el terno, es hasta hoy es una prenda obl¡gatoria. Por usos y costumbres, en las zonas de la costa, durante los meses de verano del 2 de enero al 31 de marzo se permite que los empleados asistan con camisas de manga corta y sin corbata y del 1 de abril al 31 de d¡ciembre se retorna a la formalidad en el uso de camisas de manga larga y corbata.

En la empresa privada, se tiene los dos extremos, unas optaron por la indiferencia en el tipo de la vestimenta de sus empleados, otras exigen el uso obligatorio del terno y corbata, s¡endo muy común hoy que la empresa privada entregue a los empleados, hasta dos ternos completos al año, que debe ser utilizados como uniforme. Hoy en día, en las oficinas estatales se pueden prescindir del saco, pero de ta corbata no, existe un gran sector de trabajadores, que consideran el uso de la corbata como un suplicio, s¡endo común escuchar hablar mal de quién la inventó.

EL I}IIVENTO DE LACORBATA Existen dos versiones sobre la invención de la corbata, una que se atribuye a los ses y otra a los chinos, recurrimos al "Historic Costume in Pictures/Dover Publications, lnc., New York", para conocer estas vers¡ones, sin dejar de anotar que a nuestro parecer las más acertada es la que se airibuye a los ses y croatas. EI semanario alemán "Frankturte Allgemeine Sonntagszeitung", dice que en 1692, cuando los ejércitos ingleses atacaron sorpresivamente a las tropas sas ubicadas en el municipio belga de Steenkerke, los oficiales galos no tuvieron tlempo de. arreglarse apropiadamente, llegándose a atar al cuello muy rápidamente, el lienzo del uniforme, por medio de un nudo corredizo y metlendo las puntas del lienzo entre los botones de la casaca, hecho que marca el nacimiento de la corbata.

Dice Ia publicación antes c¡tada, que las corbatas más famosas fueron las que portaban los soldados croatas al servicio del Rey Luis XIV de Francia, durante un desfile triunfal celebrado en París, señala la publicación que los ses quedaron tan impres¡onados por las t¡ras de tela de los croatas, que las que llamaron "cravates", que es una voz sa para designar a los croatas. Cravates, a través del idioma italiano a derivado en el español a "corbatas" y desde allí nadie puede detener la moda de las corbatas. Du rante la revolución sa ( 1 7891799) los hombres podían ind¡car su or¡entación política, mediante el color de la corbata o lazo que llevaban al cuello,

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Esta moda pasa de la rama militar a la política y de allí a la civil, donde se perpetuó, y hoy es la pieza más importante de los guardanopas masculinos, no ex¡ste casa de un trabajador público o privado, donde no se encuentre un mín¡mo de 10 corbatas de diversos colores y modelos.

El color y diseño de una corbata mejora Ia apariencia de la persona, dejando en segundo plano al terno y vice versa, la elección desafortunada del color o diseño, puede desmejorar la presentación de un fino terno. El caso es que cada terno, debe armonizar con el coior o diseño de la corbata, la camisa, las medias y los zapatos, es común escuchar a las secretarias, definir a sus jefes por el gusto (Trabajo) de combinar los colores de su vestuar¡o, (tiene gusto para vest¡rse o es un huachafo).

ANTECEDENTES Documentos que norman el vest¡r de las personas, los hemos encontrado por ejemplo en el Código de Honor del Marqués de Cabriñana, ed¡tado en 1924, documento que constituía en su época, el breviario de |os duelistas, para reparar las ofensas a su honor; honor que se manc¡llaba hasta con la mirada, como dice el dicho popular "hasta por quitame esta paja . La vestimenta antes y durante el duelo está normada, se describen en el Art. 1e de dicho Código, en el Capítulo XXlll, Duelos con Espada, D¡ce: "Los padrinos y médicos asistan a los lances de honor con traje negro de levita", sobre el vestir de los duelistas dice: "Si la temperatura lo permite sin perjuicio para la salud, es lo más conveniente que los adversarios queden desnudos de c¡ntura arriba, con pantalones usuales y calzado que tengan por conveniente, en caso contrario con una camiseta ceñida al cuerpo, de lana, de franela o de algodón que pueda traspasarse fácilmente por la punta de la espada". D. Luis Ramos izquierdo autor de un Código de Duelo, publicado en Cienfuegos el

año 1789, aconseja: "que se use camisa con la pechera muy almidonada, porque está permitido y puede evitar un rasguño en el pecho, como así también el que los puños estén muy tiesos". En el capítulo XXXIV, Duelos con Pistola, Art. 156 - NOTA.- dice: "El traje que se usa en general, para los duelos a pistola es el de levita oscura o negra, sin forros especiales

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ni algodonados que puedan impedir el paso de las balas", dice en otra parte de la misma nota: "Al momento de colocarse en sus puestos, deben levantarse el cuello de la levita, para ocultar la blancura de la cam¡sa,".

EL UNIFORME EN EL ESTADO: Como antecedente histórico de la normalización del vestir de los diplomáticos en el Perú, citamos el Decreto del 31 de iul¡o de 1846, suscr¡to por Bamón Castilla en su artÍculo primero, determina el un¡forme de todos los agentes públicos, diplomát¡cos y consulares, cuya descripción es la siguiente: "casaca de paño azul turquí, pantalón del mismo color o de casimir blanco, sombrero de picos y espada ceñida. La casaca de cuello derecho sin solapa, con una hilera de nueve botones en el pecho, adornado con los bordados que determina el mismo disposit¡vo para las diferentes clases y con botones que lleven las armas de la república y forrada inter¡ormente en el pecho y falda de seda blanca.

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Posteriormente el 14 de d¡ciembre de 1863 se mod¡f¡ca el unitorme de los cónsules generales, cónsules, agentes consulares, de los canc¡lleres y aspirantes, en lo referente a los bordados que serán con hilos de plata y se añade que el sombrero llevará a la izquierda el escüdo de la República. Hoy el Ministerio de Relaciones Exteriores, igualmente normalizó el uso de la vestimenta para las d¡versas reuniones a las que asisten su personal y embajadores, que para nuestro caso sirve de antecedente. Por el nombre del traje los componentes deben ser:

01. DEVISITA Vestido oscuro, zapatos negros lisos, sombrero de fieltro negro o gris, abrigo negro o azul marino, camisa blanca, corbata gris, cuello común, guantes grises o blancos, calcetines negros o grises.

02.

DE CEREMONIAS

Vestido chaqué negro y pantalón de fantasía, zapatos negros lisos, sombrero de copa, abrigo negro o azul marino. Camisa blanca, corbata gris, cuello común, guantes grises o blanco, calcetines negros o grises.

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03. DE DUELO Vestido chaqué negro y pantalón de fantasía, zapatos negros lisos, sombrero de copa, abrigo negro o azul marino. Camisa blanca, corbata negra, cuello común, guantes negros o grises, calcetines negros.

04.

DE NOCHE Smoking con chaleco negro, zapatos negros barnizados, sombrero de fieltro negro, abrigo negro o azul marino. Camisa blanca especial para smok¡ng, corbata negra de lazo, calcetines negros.

05.

DE GALA Frac con chaleco blanco, zapatos negros barnizados, sombrero claqué o de copa, abrigo negro o azul marino, camisa blanca especial para frac, corbata blanca de lazo, cúello almidonado con puntas volteadas, guantes blancos de,,chevreau,,y calcetines negros.

señala en el mismo documento el Ministerio de Relaciones Exteriores que en algunos países y para determinadas ceremonias que se efectúan durante el día se usa fiac con chaleco negro, cuando sea de uso en el país. Así mismo acota que como el saco con pantalón de fantasía está cayendo en desuso, puede reemplazársele por el traje de calle oscuro. Es recomendable que para todo coctel, recepción o ceremonia se usatraje obscuro, sea azul o gris, con camisa blanca, corbata de seda y zapatos negros lisos. En Patrón Faura, encontramos d¡spos¡tivos que norman e¡ vest¡r de los serv¡dores públicos en verano e invierno, que va desde la cam¡sa hasta el terno, posteriormente, las mismas instituc¡ones y empresas normaron el vest¡r de sus servidores, especialmente aquellas que facilitan vestidos que serán utilizados como uniformes de tra6ajo.

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EN LAVIDA CIYIL INSTITUCIONAL: ROPA ADECUADA PABA LAS REUNIONES: En la actualidad el uso de la ropa en Ia istración pública o privada, a la que denominamos el mundo civil, no está normado por tratado alguno, dejando a cada persona que según su opinión y estima, se vista como quiera para aslstir a una reunión, siempre y cuando esté decentemente presentable. Este libre albedrío de las personas, es comprendido en toda su extensión por las oficinas de protocolo de las instituciones, por lo que se ha hecho común, que en las diversas ¡nvitaciones se tenga que mencionar el tipo de color y traje que debe ¡levar el ¡nvitado al presentarse a la reunión, así tenemos que el más común es "Terno oscuro", para los hombres y para las damas va del "traje de calle" al "vestido de cóctel". El hecho concreto es que cada funcionario público o privado, debe analizar detenidamente el tipo de reunión al que ha sido invitado, y de allÍ sacar sus conclusiones para asistir adecuadamente vestido. Una regla que nunca falla es apelar a los ternos oscuros para la noche.

REUNIONES DE DíA Se recomienda que para las reuniones diurnas, ternos de color claro, camisas de color entero claro o rayadas bicolores; las corbatas de color entgero o con dibujos, que armonicen con el color del terno o de la camisa; las medias y los zapatos pueden ser del color del terno o negros que juegan con todo. Es recomendable que las damas asistan con fálCa, blusa y haciendo juego con un bleiser. Cuando se asiste a una reunión protocolar de día en oficina, por et¡queta y respeto Ios caballeros no pueden presentarse a una sala o mesa llevando el saco en la mano o antes de tomar asiento quitarse el saco y colgarlo en el espaldar de la silla, esta actitud es mal-vista y debe contar con el asentlmiento de la persona que preside la mesa de trabajo o almuerzo.

Las salas de reuniones de las instituc¡ones públicas y pr¡vadas cuentan con climatizadores (aire acondicionado) o ventiladores. Io que permite a los asistentes permanecer con el saco puesto, salvo oue el calor dentro del recinto sea fuerte, se solicita el permiso al que la preside, para quitarse el saco o el bleiser las damas. Es necesario

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

recalcar que Ia etiqueta determina que las damas en una mesa de trabajo o almuerzo no pueden tener los brazos desnudos. Es común en los funcionarios que conociendo que sostendrán una reunión en una sala con ambiente poco climatizado, se visten con ternos livianos que les permitan sobrellevar la temperatura durante su permanencia en dicha sala. En la época de verano especialmente en la costa, se recomienda que la ropa de los funcionar¡os públicos y privados sea de colores claros y en el invierno de colores oscuros, las camisas para las horas de trabajo de manga larga. (La manga larga evita que los papeles se peguen al antebrazo que por el calor se encuentra húmedo).

REUNIONES DE NOCHE Las reuniones nocturnas a las que deben asistir los funcionarios públicos y privados, conllevan en el vestir un protocolo más rígido de las que se realizan de dÍa: terno oscuro, camisa blanca, la corbata ser¡a, medias y calzados negros, los que son imprescindibles y en las damas los vestidos, de acuerdo al tipo de reunión. En las invitaciones escritas a reun¡ones, casi siempre se señalan el color del vestido que deben llevar los caballeros y para las damas el tipo de vestido (de calle o cóctel); la interpretación de esla ind¡cación, nos señala la existencia de un protocolo que debe cumplirse, motivando que debemos estar alertas a ese protocolo, si en la invitac¡ón se indica traje informal, interpretamos que no se apl¡cará ningún protocolo y se deja a nuestro l¡bre albedrío el vest¡do a llevar. El libre albedrío no se retiere a que nos echemos encima cualquier cosa del ropero, significa que debemos llevar ropa informal o deportiva elegante, lo que nos permite combinar coiores de moda, sin llegar a lo huachafo o Íidículo.

VESTIDO PARA UN VELOBIO Antiguamente se tenía Ia costurnbre de asistir a los velorios y entierros con vestidos negros completos, es decir, ternos, cam¡sa negra o blanca, corbata negra, medias negras y zapatos negros,. En el caso de no contar con la indumentaria antes indicada, al terno debía colocarse en la manga derecha una franja negra de seda. Como anécdota recuerdo, tendría unos diez años de edad y recién llegando con mis padres a Lima, después de una vacaciones, nos enteramos del fallecimiento de un pn191

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mo, guardamos con las justas las maletas y nos dirigimos al lugar del velorio, para acom'

pañar el cortejo al cementerio, fue tan rápido y doloroso el momento que no reparamos en la ropa que teníamos puesta, no cumplía con el Iuto rigido.

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Pasados unos dias nos enteramos que los tíos no querían dirigirnos la palabra nun' ca más, por que con la ropa que nos habiamos presentado al entierro, demostramos que no guardamos dolor alguno y es más nos habíamos alegrado con el fallecimiento. Cosa más absurda, que fue aclarada mucho tiempo después a través de unos parientes que sabían del problema. Hoy ya no es indispensable asistir a un velorio o entierro con ropa de luto riguroso, el

avance de la cultura y la modernidad ha enseñado que el dolor se lleva dentro y no en la vestimenta, sin embargo, esto no nos da permiso para presentarnos con ropa muy informal, debemos guardar el recato deb¡do, utilizando un terno serio y en lo posible oscuro, en las damas el problema es mayor por usos y costumbres, se tienen que presentar con vestido negro o el más oscuro que tengan. Adán y Eva, encontraron en la hoja de parra la vestimenta más adecuada para salir del Edén, cada uno de nosotros igualmente, siempre Ilevemos la más adecuada para nuestras reuniones.

FIN

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Los nombres que oporecen en los modelos de documenlos que se consignon en el libro son f;cticios, cuolquier semeionzo con

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Er el coso de los romores de los runcicnorios oe reporiiciones púbiicos o de enpresos privodos se recurr'ó ol ozor, ^odo iiene que hocer con lo reolidod de los titulcres de los puestos de trobojo que se consignon.

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