Panduan Tata Naskah' 3m5f4i

PANDUAN TATA NASKAH RSIA FATMA 2017

PANDUAN

DAFTAR ISI

BAB I

: DEFINISI

BAB II

: RUANG LINGKUP

BABA III

: TATA NASKAH

BAB IV : PENUTUP

LAMPIRAN SPO ORGANISASI ( STRUKTUR DAN URAIAN TUGAS) DAFTAR ACUAN/ REFERENSI/ KEPUSTAKAAN

BAB I DEFINISI

Panduan Tata Naskah RSIA Fatma adalah:

Acuan untuk penyusunan dokumentasi di RSIA Fatma baik yang merupakan produk hukum (Regulasi) maupun yang bukan produk hukum (surat dinas) yang merupakan dasar dimulainya pembangunan system di RSIA Fatma

BAB II RUANG LINGKUP

JENIS NASKAH DINAS I.

NASKAH DINAS YANG BERBENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Peraturan Direktur Keputusan Direktur Surat Edaran Direktur Perjanjian Kebijakan Pedoman Panduan Standar Prosedur Operasional Program

II. NASKAH DINAS BUKAN BERBENTUK PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN Surat Dinas Surat perintah Pengumuman Laporan Telaahan Surat pengantar Surat Undangan Surat Kuasa Surat Keterangan Berita Acara Serah Terima Berita Acara Pemeriksaan Surat Izin Pemberitahuan Surat Peringatan Risalah Disposisi

BAB III TATA NASKAH

NASKAH DINAS YANG BERBENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEBIJAKAN

PEDOMAN

PERJANJIAN

SURAT EDARAN DIREKTUR

PANDUAN

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PROGRAM

KEBIJAKAN Kebijakan RS adalah penetapan Direktur/Pimpinan RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Kebijakan ditetapkan dengan peraturan atau keputusan Direktur/Pimpinan RS. Format dokumen untuk Kebijakan adalah format peraturan/keputusan Direktur RS/Pimpinan RS sebagai berikut : a. Pembukaan

Judul : Peraturan/Keputusan Direktur RS tentang Kebijakan pelayanan ......... Nomor : sesuai dengan nomor surat peraturan/keputusan di RS. Jabatan pembuat peraturan/keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital. Konsiderans. Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan/keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (“ dan diletakkan di bagian kiri; Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan/keputusan tersebut. Peraturan perundang – undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.

Lanjutan…… Diktum  Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;  Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;  Nama peraturan/keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. Batang Tubuh Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/keputusan yang dirumuskan dalam 10diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.

KEBIJAKAN Kaki Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani. Penandatanganan Peraturan/Keputusan Direktur/Pimpinan RS ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan RS. Lampiran peraturan/keputusan : Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomer peraturan/keputusan. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan RS

SURAT EDARAN DIREKTUR Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak. Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut :  Kepala Kop naskah surat edaran terdiri atas gambar logo RSIA Fatma. Tulisan SURAT EDARAN dicantumkan di bawah logo RSIA Fatma, ditulis dengan huruf kapital. Nomor surat edaran ditulis di bawah surat edaran dengan huruf kapital. Penomoran naskah surat edaran mengacu pada penomoran dan kodifikasi surat RSIA Fatma dengan kode surat : EDR-DIR Kata tentang dicantumkan di bawah surat edaran ditulis dengan huruf capital. Rumusan JUDUL SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang  Batang Tubuh Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak dan berisi antara lain : Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; Peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

SURAT EDARAN DIREKTUR  Kaki Kaki disebelah kiri bawah memuat : Tempat dan tanggal penetapan; Nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; Tanda tangan pejabat yang menetapkan; Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital; Stempel RSIA Fatma.  Penandatanganan Surat edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur RSIA Fatma dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sub Bagian Sekretariat.

PERJANJIAN Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

Ruang lingkup perjanjian antara lain meliputi hal-hal berikut: 1. Perjanjian kesepakatan ( Memorandum of Understanding) 2. Keterikatan hukum baru terjadi setelah perjanjian RSIA Fatma dengan pihak kedua ditandatangani. 3. Perjanjian kerjasama ( Pelayanan Kesehatan, Alat Kesehatan dan sebagainya) 4. Perjanjian lainnya yang belum diatur dalam buku pedoman ini disesuaikan menurut kebutuhan.

NASKAH DINAS YANG BERBENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

PEDOMAN

PANDUAN

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PROGRAM

NASKAH DINAS BUKAN BERBENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

SURAT DINAS

SURAT PERINTAH

PENGUMUMAN

LAPORAN

TELAAHAN

SURAT PENGANTAR

SURAT UNDANGAN

SURAT KUASA

SURAT KUASA

SURAT KETERANGAN

BERITA ACARA SERAH TERIMA

BERITA ACARA PEMERIKSAAN

SURAT IZIN

PEMBERITAHUAN

SURAT PERINGATAN

RISALAH

DISPOSISI

FORMAT PENULISAN NASKAH DINAS PRINSIP PENYUSUNAN SURAT DAN NASKAH DINAS : Jelas, harus memperhatikan aspek fisik dan informasi Teliti, harus sesuai dengan bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa. Tepat dan akurat, yang dikemukakan dalam naskah dinas adalah fakta yang benar Singkat, padat dan komunikatif, harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, efektif, singkat, dan lengkap. Logis dan meyakinkan, naskah yang disusun harus runtut dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dan dilakukan menurut urut yang logis dan meyakinkan sehingga mudah dipahami oleh penerima naskah. Sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Lanjutan…… PRINSIP PENYUSUNAN SURAT DAN NASKAH DINAS : Penggunaan kertas o o o o

Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 70 gram untuk kegiatan surat menyurat, penulisan dokumen dinas, pelaporan atau penggandaan dokumen/surat. Penyediaan surat berlogo instansi, dicetak di atas kertas HVS 80 gram. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 (210x297 mm) atau Folio (210x330 mm). Warna kertas untuk surat/ naskah dinas adalah putih.

Format penulisan • • • • • •

Margin/ garis tepi penulisan menggunakan standar normal, yaitu 2,54 cm dari tepi kiri, tepi kanan, tepi atas maupun tepi bawah. Penulisan isi surat/ dokumen (batang tubuh) menggunakan aturan rata kiri kanan (Justify) Surat dan dokumen naskah dinas ditulis dalam posisi tegak/ portrait, kecuali ditentukan secara tersendiri. Jenis huruf (Font) yang digunakan adalah Arial dengan ukuran font 12. Ukuran spasi yang digunakan adalah 1-1,5. Warna tinta yang digunakan adalah hitam.

Lanjutan…… PRINSIP PENYUSUNAN SURAT DAN NASKAH DINAS : Kewenangan penandatangan Direktur RSIA fatma menandatangani naskah di lingkungan rumah sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; Pembubuhan paraf Pembubuhan paraf dalam naskah/ surat di lingkungan RSIA Fatma diletakkaan disebelah kiri nama yang berwenang menandatangani naskah. Penggunaan a.n. dan Plh. Dalam hal Direktur RSIA Fatma memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut: a.n. (atas nama, ditulis a huruf kecil dan n huruf kecil) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada di tangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjwabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya.

BAB IV PENUTUP

Panduan Tata Naskah diperlukan untuk menyamakan persepsi dalam penyusunan naskah dinas. Dengan tersusunnya Panduan Tata Naskah di RSIA Fatma, diharapkan dapat membantu rumah sakit dalam menyusun naskah-naskah dinas di RSIA Fatma.