Matriz Sucursal Y Agencia 2x5d3g

PROCESO DE GESTION EMPRESARIAL. La Gestión empresarial es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar una empresa, lo que se traduce como una necesidad para la supervivencia y la competitividad de las pequeñas y medianas empresas a mediano y largo plazo. El proceso empresarial está compuesto por cuatro funciones básicas: - La función de planeación. - La función de organización. - La función de dirección. - La función de control. La función de planeación corresponde al proceso por el cual se establecen los objetivos de rendimiento y se determina como alcanzarlos. Esta función permite establecer cuáles son los resultados que se desean y los medios para obtenerlos. La función de organización es el proceso que permite repartir o asignar las tareas y distribuir los recursos necesarios para realizarlas. Se trata de una fase de estructuración y de coordinación de las actividades necesarias para poner en marcha los planes. Permite transformar los planes en acciones concretas y por ello algunas de las actividades de la organización son: - Definir las responsabilidades profesionales. - Asignar tareas - Definir la tecnología necesaria para alcanzar los objetivos - Y, con carácter general, definir otros recursos necesarios La fase de dirección consiste en orientar los esfuerzos del personal estimulando su entusiasmo con objeto de poder lograr los objetivos y desarrollar adecuadamente los planes de acción. Por último, la función de control consiste en evaluar el rendimiento y comparar los resultados con los objetivos previamente definidos para tomar, en caso de desviaciones, las medidas correctoras necesarias.

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Soluciones de gestión empresarial Proyectos de optimización y mejora de la gestión apoyados sobre los sistemas de información y gestión. Dirección de proyectos de implantación. Abordamos las siguientes funciones: acordar objetivos, planificar, decidir, motivar, organizar, istrar, controlar e informar. Tanto estas funciones, como las tareas que se derivan de ellas, se consideraran durante toda la implantación del proyecto. Implementamos soluciones de gestión haciendo énfasis en la mejora de los procedimientos de gestión. Colaboramos con partners de los principales sistemas de información del mercado, para ofrecerle a nuestro cliente las mejores soluciones. Seleccionamos los sistemas de información y partners de implantaciones, que mejor se adapten e las características de la empresa en estudio. Auditamos sobre estado de uso de los sistemas de información y proponemos mejoras. Diseñamos e integramos nuevos aplicativos en cualquier plataforma.

UNIDAD DE APOYO ISTRATIVO Estructura de apoyo. Elemento que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logísticamente y asesoran el desarrollo de las actividades básicas y funciones directivas de la empresa, hay que señalar que la estructura se compone de centros o unidades organizativas, las cuales se diferencian, según los papeles que desempeñan, de esta forma:  

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Unidades directivas jerárquicas. Centros con autoridad y responsabilidad sobre los flujos de trabajo, que integran la Alta Dirección y la Dirección Intermedia. Unidades de gestión funcional. Centros especializados en alguna función empresarial (directiva o técnica) que apoyan a los flujos de trabajo. Integran la tecnoestructura. Unidades de apoyo. Centros con funciones de apoyo logístico (mantenimiento, conservación y suministro) y de asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente. Integran la Estructura de Apoyo. Unidades operativas. Centros de actividad económica de la empresa o en donde se desarrollan las tareas o los flujos de trabajo (plantas, almacenes, puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la Base Operativa.

ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE UNA AGENCIA Y UNA SUCURSAL Agencia Es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y e l público colocando pedidos y remitiéndolos a la casa central, sin tener autonomía. Sucursal Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos. Las agencias tienen un surtido de productos muestras, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la matriz y ésta es la que los surte. Las sucursales mantienen existencias de mercancías enviadas desde la matriz. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. En una agencia, los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, y ésta efectúa los cobros. En una sucursal, los créditos son concedidos por la sucursal misma; su control y registro se lleva en la sucursal, así como su recuperación. En una agencia, el fondo fijo para los gastos de las ventas lo provee la casa matriz. La sucursal maneja un fondo propio para cubrir todos los gastos menores. Una agencia ejerce las mismas funciones de un agente viajero.

Una sucursal desempeña funciones como una empresa independiente, pero sujeta a la inspección y control de la casa matriz. A una agencia se le pagan comisiones sobre las ventas. Una sucursal tiene un margen de utilidad sobre el precio de compra y el de venta. Una agencia puede tener contratos de distribución con varios proveedores. Una sucursal solo puede distribuir productos de la casa matriz. Una agencia que fracasa en la distribución del producto de un proveedor puede subsistir. Una sucursal que fracasa en la distribución del producto de la casa matriz, cierra. Una agencia tene Registro Mercantil. No lleva contabilidad. Una sucursal lleva contabilidad y presenta estados financieros, los cuales se combinan al finalizar el año, con la casa matriz. Una agencia recibe pedidos. Una sucursal factura las ventas.

Proceso de creación de sucursal y agencia Agencia: El contrato debe contener:
 Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad tanto del empresario como del agente. El objeto del contrato y el ramo de las actividades a desarrollar.
 Los poderes o facultades del agente y sus limitaciones.
 El término de duración del contrato.
 El territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente.
 Requisitos para su Inscripción: Copia autentica o autenticada del contrato, debidamente firmado por el empresario y el agente.
 Que el agente o representante figure matriculado en el registro mercantil, pues su actividad implica el ejercicio del comercio en forma independiente, lo cual lo convierte en comerciante.
 Si el contrato se elaboró por documento privado, éste debe presentarse con reconocimiento de firma y Contenido ante Juez o Notario por las partes contratantes.
 Si el contrato fue otorgado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el respectivo cónsul y obtener la autorización de la firma del cónsul ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o en su defecto presentarlo debidamente apostillado.
 En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse con la traducción oficial.
 Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes Sucursal:

La inscripción de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura. 
 La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad.
 Requisitos para su inscripción:
 Diligencie el formulario de Registro Único Empresarial (Carátula Única y el Anexo Mercantil.).
 Anexe:
 Copia autenticada del acta en donde conste la decisión de abrir la sucursal, nombramiento del y asignación de funciones.
 Copia auténtica de la escritura pública de constitución. Copia auténtica de todas las escrituras públicas de reforma, si las hubiere.
 Carta de aceptación del designado, con indicación del número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.
 Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.
 Requisitos para su Cancelación:
 Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.
 Comunicación suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y Contenido notarial.

Normativa legal y contable que les son aplicables

Agencia CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS Generalmente las operaciones de la agencia de ventas (o compras) son operaciones del ente económico, se registran conjuntamente en la contabilidad de la oficina matriz. Las cuentas se deben llevar por separado con el fin de poder conocer el resultado por localidad. CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA Tiene personalidad jurídica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

Cobran comisión por las mercancías vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo circulante y está constituida por toda aquella mercancía en exhibición que tiene la agencia. EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el valor de la mercancía que se envía a la Agencia, cuando la casa central usa inventario físico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario permanente. FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su financiamiento. GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los gastos en que se incurre por parte de la agencia. VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran aquí todas las ventas realizadas por la casa central a través de la agencia. PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.

istración.- Depende de las disposiciones de la casa matriz. istración.- Su autonomía es determinada por la matriz. Algunas poseen la capacidad de recaudar dinero de sus clientes y cubrir sus gastos, mientras otras dependen de desembolsos frecuentes de esta. Contabilidad.- La contabilidad de esta se encarga directamente la casa matriz. istración.- Decide y efectúa control sobre sus agencias, sucursales y subsidiarias y basándose en los informes contables toma decisiones como eliminar una de ellas cuando representa más gasto que utilidad. SUCURSAL En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente.

Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la sección capital contable.

Constituida mediante escritura pública, que debe ser aprobada por la Superintendencia de Compañías para luego ser inscrita en el Reg. Mercantil, se establece como capital lo establecido en este documento Las agencias tienen un surtido de productos muestras, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la matriz y ésta es la que los surte. Las sucursales mantienen existencias de mercancías enviadas desde la matriz. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. En una agencia, los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, y ésta efectúa los cobros. En una sucursal, los créditos son concedidos por la sucursal misma; su control y registro se lleva en la sucursal, así como su recuperación. En una agencia, el fondo fijo para los gastos de las ventas lo provee la casa matriz. La sucursal maneja un fondo propio para cubrir todos los gastos menores. Una agencia ejerce las mismas funciones de un agente viajero. Una sucursal desempeña funciones como una empresa independiente, pero sujeta a la inspección y control de la casa matriz. A una agencia se le pagan comisiones sobre las ventas. Una sucursal tiene un margen de utilidad sobre el precio de compra y el de venta. Una agencia puede tener contratos de distribución con varios proveedores. Una sucursal solo puede distribuir productos de la casa matriz. Una agencia que fracasar en la distribución del producto de un proveedor puede subsistir. Una sucursal que fracasa en la distribución del producto de la casa matriz, cierra.

PROCESO DE RELACIÓN ENTRE: MATRIZ Y SUCURSAL, MATRIZ Y AGENCIA Y SUCURSAL Y AGENCIA

Una de las formas como las empresas amplían sus operaciones y obtienen crecimiento y posicionamiento en el mercado, es mediante la creación de agencias y sucursales en la misma región u otros países, que sirven para exponer productos y abrir nuevos mercados MATRIZ Y SUCURSAL CASA MATRIZ  La casa matriz tiene la posibilidad de ampliar sus mercados a través de las agencias y sucursales.  Nace mediante acuerdo de voluntades de los asociados protocolizado en escritura pública.  Lleva contabilidad y combina los estados financieros con los de las sucursales.  Es autónoma e independiente. SUCURSALES Son centros de distribución locales que funcionan como unidades mercantiles separadas, aunque están siempre sujetas a la autoridad de la oficina principal, quien es el ente que determina el grado de independencia que se le concederá a cada sucursal. Las normas y procedimientos generales de la Empresa en sí, serán siempre los mismos que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la autoridad que se requiera para la istración de sus propias operaciones. El resultado de las operaciones de las sucursales, será evaluado de acuerdo con sus Estados Financieros. Las sucursales pueden vender o prestar el servicio, facturar, manejar efectivo recibido para cancelar sus propias compras o gastos. La sucursal planea las actividades futuras y adopta una organización que corresponde a sus aspiraciones, para lograr su función y cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la casa matriz. Las obligaciones de carácter tributario nacional son responsabilidad de la casa matriz, el cumplimiento y presentación de las diferentes declaraciones: Impuesto sobre la renta y complementarios, Impuesto de Patrimonio, Impuesto al valor agregado, Retención en la fuente. CONTROL En cada sucursal la Casa matriz deberá llevar un control en los siguientes aspectos:  Mercancías en existencias,  Utilidades o pérdidas generadas,  Contabilidad La mayor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras sólo se les permite hacer pequeños desembolsos.. En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancías compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

CONTABILIDAD En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compañía lleva únicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de

registros contables, y en este caso la empresa tendrá un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino también para cada sucursal. El análisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes: 1. Contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal, y otras, con los particulares y 2. La Consolidación periódica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compañía en conjunto. La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compañía jurídicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta Oficina Principal por Pagar, Cuentas por Pagar a Casa Matriz. También se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar, Cuentas por Cobrar a Vinculados Económicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta

MATRIZ Y AGENCIA AGENCIAS Es un centro local, que funciona bajo la dirección de la oficina principal. Por lo general, no posee otro inventario de mercancías, que el que utiliza como muestrario para los clientes. Para cubrir sus gastos menores, disponen de un fondo fijo, similar a una caja chica, el cual es repuesto por la oficina principal cuando se va agotando. Los pedidos de mercancías o de servicios que coloca la agencia, los remite a la oficina principal, con el objeto de obtener de ella su aprobación y despacho. Todo el manejo istrativo de las ventas, tales como facturación y cobranzas, queda bajo la responsabilidad de la oficina principal. El costo de funcionamiento de la agencia, a excepción de los gastos menores cancelados por ella, quedan a cargo de la oficina o casa principal. La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las ventas efectuadas por las agencias, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas, razón por la cual, también deberá hacer el registro contable de esas operaciones. La contabilización de las operaciones efectuadas por la agencia debe ser llevada a cabo en los libros de la oficina principal. Las agencias pueden cumplir la función de un centro de exhibición donde se aprovechan condiciones particulares de ubicación en el mercado para exponer un producto, prestar la asesoría posible, promover negocios, recoger información mediante encuestas sobre la aceptación del producto, para luego entrar con mayor fuerza en el mercado. Los es de la agencia tienen relación laboral directa con la casa matriz y cualquier contratación hace presumir el contrato de trabajo, por esta razón no se puede llamar agencia si no es propiedad de la matriz. -Tiene Registro Mercantil no lleva contabilidad. -Depende totalmente de la matriz, sólo maneja catálogos. -Recibe pedidos.

CONTROL La Casa Matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes. El valor de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envío de mercancía a sus agentes, deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas. CARACTERISTICAS  Tiene surtido de muestras,  No mantiene existencias,  La Casa Matriz es la que cumple los pedidos,  La Casa Matriz es la que aprueba créditos y efectúa cobros, Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañías, las cuales incluso manufacturen productos similares; y cobran una comisión por las mercancías vendidas. La facturación de las ventas la efectúa directamente la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones. La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agente comercial y la compañía fabricante o mayorista del producto. SUCURSAL Y AGENCIA Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, en un procedimiento típico de expansión. Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:  Incrementar las Ventas,  Tener el dominio de ciertas plazas  o con los clientes,  Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,  Conocer las necesidades del mercado,  Saber que productos son de mayor demanda,  Vender sus mercancías en otros lugares; y  Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz. VENTAJAS  Esta modalidad de comercialización de los productos representa una muy buena opción para muchas empresas.  No representa una cantidad representativa de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversión en construcciones e instalaciones.  La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz. Las agencias, al igual que las sucursales son establecimientos de comercio debidamente registrados en la Cámara de Comercio, igual tienen que hacer las renovaciones o cancelaciones cuando se den las circunstancias.

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