Manuales istrativos O Manuales Empresariales 6a3r40

MANUALES ISTRATIVOS O MANUALES EMPRESARIALES. Concepto Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Características de los manuales o Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir: o Satisfacer las necesidades reales de la empresa. o Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación. o Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, Mediante una o Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad. o Redacción simple, corta y comprensible. o Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios. o Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones. o Tener un proceso continuo de revisión y actualización. o Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización. o Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa. o Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilación y consulta de ¡os manuales es el relacionado con la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten actualización y consulta rápidas de ellos. En la medida en que la presentación y consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por medios electrónicos mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad, seguridad y costos. Objetivo del uso de los manuales.     

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad istrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organización.

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Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y s o clientes con los que interactúa la organización.

Tipos de manuales Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran: 1.- Manuales de Organización 2.- Manuales de Políticas 3.- Manuales de Normas y Procedimientos 4.- Manuales para Especialistas 5.- Manual del empleado 6.- Manual de contenido múltiple. 7.- Manuales de finanzas 8.- Manuales del sistema

La Elaboración Del Manual De Organización

TITULO I: GENERALIDADES Finalidad del manual

Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual. Base legal Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. Alcance Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual. Aprobación Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO II: DEL DISEÑO ORGÁNICO Funciones generales del órgano Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional. Estructura orgánica del órgano Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:        

De Alta Dirección De Dirección De consulta De Línea De Apoyo De Asesoría De Control De descentralización

Relación jerárquica de unidades orgánicas Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. Organigrama de la institución

Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. Cuadro de distribución de cargos por órganos Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada.

TITULO III DEL MANUAL Funciones generales del departamento Describir las funciones generales del departamento Funciones específica de los cargos Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema: o o o o o o o o o

Denominación del cargo Naturaleza del cargo (función resumen) Funciones específica del cargo Línea de dependencia de los cargo Grado de responsabilidad Canales de coordinación Requisitos mínimos de los cargos Conocimiento y/o Instrucción Experiencia laboral

Ventajas Ventajas de la disposición y Uso de Manuales Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir. La gestión istrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión istrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

Desventajas. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

Conclusión Puede decirse que la utilidad que tiene un manual istrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso istrativo.