Manual Avanzado De Aspel Noi 3t713p

£oncepto de U póliza

, ' Faiodelrábajadoies- M ovnienlos] Rengos Iiabójcdwes fiepaitamenlos P uo íIoj

Qoi&ación

IS 'U W it M

íf'j Desgbsar por la forma de o w del tiabajador

[

Acedar

C a n c e la r

, A yuda

. j

Figura 4.3.1-2 Generación de la póliza de la Interfaz COI Sus campos: f Opciones Póliza a generar

' í: •?'■. ;;;; . i . ’S fea p ffi iís líífe S lte te R P i■"■Í1 1U P í f l f ? i f f f Es el tipo de información o movimientos que incluirá la póliza, en este caso es Póliza de nóminas.

Tipo de póliza

Anota el tipo de póliza con que se registraran las partidas, este tipo debe de existir en Aspel-COI de io contrario la póliza no podrá ser registrada, puedes definir como póliza Diario (Dr), Ingresos (Ig) o Egresos (Eg).

Periodo ÁspeíCOI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Ruta

Campo informativo. Muestra la ruta definida donde se encuentra el archivo generado.

Archivo

Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza, para una póliza de nóminas las letras NO, la fecha con el formato DDMMAA, y la extensión P01, donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Por ejemplo, para la fecha 15 de marzo de 2010, el nombre sugerido por el sistema será: N0150310.P01 Si se utiliza este nombre se evitarán problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobrescribirá la información. Si se indica otra fecha para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Concepto de la póliza

Notas del asistente:

Se debe indicar el concepto o algún texto breve que identifique a la póliza.

f C & i f r y . <}$

a)

Sección Filtro de trabajadores Filtro de trabajadores \ Movimientos\ Rangos Jrabcjadores

<:

Departamentos

’ ' •■

r .i

Puestos

í

• ........................................ 2 S

\'f¡

Clasificación

W ?Y<

'

’x iíiM :-.í

3

; j Desglosar por la|oima de pago del trabajador

Figura 4.3.1-3 Consulta de recibo

Sus campos: í Opciones

Anota o selecciona el rango de trabajadores que se incluirán en el proceso, conforme a las demás especificaciones en el filtro.

! Rango de ! trabajadores Rango de departamentos

Anota o selecciona el rango de departamentos que quieres visualizar en pantalla conforme a tas demás especificaciones en el filtro.

Rango de puestos

Anota o selecciona el rango de puestos que quieres visualizar en pantalla conforme a las demás especificaciones en el filtro.

j Clasificación

Anota la clasificación de los trabajadores a considerar en la generación de la póliza.

¡ Desglosar por la i forma de pago ! del trabajador ;

® se crearán los movimientos de Efectivo, cheque y/o transferencia por cada trabajador, desglosando la suma de cada forma de pago.

b)

L-i Mostrará todo en la cuenta de provisión de nómina.

Sección Movimientos Filtro de trabajadores Tipos de movimiento

Movimientos í I

Wl Todos

I ¡gj Percepciones i §/} Deducciones ! | | j

-TJ

E specie P ]

AJta Cálculo

P001 ,PQO2,PQQ3,P004,P005,PO06,POD7,PQO8...

Sus campos:

Figura 4.3.1-4 Consulta de recibo

j Opciones

-

; Tipos de Selecciona el tipo de movimiento que deseas considerar en la generación de la j ! movimientos ; póliza, es decir, las percepciones y/o deducciones que se desean desglosar por i trabajador. Puedes elegirlo uno por uno o marcando una o varias de las opciones. íi El campo rango de departamentos o puestos sólo estarán habilitados cuando se tengan percepciones o deducciones con tipo de detalle: Departamento o Cta. Auxiliar.

Al generar la póliza queda registrada en la ventana de Interfaz Aspel-COI y quedará con un estatus de “Pendiente por contabilizar", desde esta misma ventana se puede hacer la afectación de la contabilidad presionando el botón Aspel-NOI es "en línea".

~'inl

j y a qUe ja comunicación entre Aspel-COI y

Por otra parte sí el sistema de Aspel-NOI no se encuentra en la misma red que Aspel-COI se permite contabilizar las pólizas modelo llevando los archivos correspondientes en medios de almacenamiento o recibidos por correo electrónico para hacer la afectación contable directo desde Aspel-COI. 3.

C o ntab ilizar la póliza Para contabilizar la póliza es necesario ingresar a Aspel-COI en el Menú Archivo / Pólizas / Pólizas Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.

ll

i

Tipo

;0 /

Fecha

Concepto

04/12/10:

i

i^eriía a crédito F-112S5

.

. ....

^

i I

•

—

j 4100401-000

i

0! Venia a cré<SioF-11255

!

1.00;

* a o o :» i « a n ;-

i2 1 ?0 C C e a E

i

(ÉVerta a créditoF-11255

i

i.oo;

m b ó :« 2 5 i 2 ;o |

...........y..,,...y.,. Figura 4.3.1-5 Póliza Modelo Generada en Aspel-COI Sus campos: Opciones D irectorio

Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas modelo.

Tipos de archivo

En dicho campo se muestra el formato o extensión de las pólizas modelo grabadas en Aspel - COI, esta extensión le servirá al sistema para filtrar las pólizas modelo del directorio especificado.

Lista de archivos

Póliza. En este apartado se enlistan todos los archivos filtrados por el tipo de archivo. Por omisión el sistema mostrará todas las pólizas modelo con extensión *.Pol encontradas en el directorio seleccionado.

Es necesario indicar la ruta donde se encuentra la póliza modelo y el tipo de archivo (*.P01), posteriormente sólo se carga la póliza con dar doble clic sobre el nombre del archivo. Se debe revisar que los montos sean los correctos, si se requiere realizar algún cambio a la póliza, se debe dar clic en el botón Notas del asistente:

para guardar o contabilizar, se utiliza el botón

4.3.2

Departamento

En esta opción se suman los montos pagados a los trabajadores del departamento por cada uno de los conceptos de Percepción / Deducción, llevando en una sola cuenta el control de los departamentos de cada uno de los conceptos. 1.

Configuración Para em itir este tipo de póliza se debe configurar en el detalle de cada Percepción/Deducción el tipo de detalle '‘Departamento", como se muestra en la siguiente figura: C e n ib ic s de P ít/D e d V

ͧ Í

íá a S S I

Dalos genetales de la Percepción o Deducción Clave

Deducción

Clasificación

Estatus;

Descripción ||SH Fórmiia

??????????

ím

ílS P T

Aplicación

Nómina

{a- Geneial

-o; Normal

CÍv Individual

''f-Esp ecial

Tipo de petcepciwi . j Pago en especie Aplica destajo

Cyenla contabls ¡2 1 5 0 0 0 1 0 0 3

No. de Tabla

0

Acurrwlados C lave del caísnderio

Monto del periodo

12.............................Í Ü

ao o .............................

Los acumulado: no incluyen esla nómina

Aceplar

|i

CanceJ&r

ij Guardar (F3) p

Ayuda

Figura 4.3.2-1 Configuración del tipo de detalle. Además en el detalle de cada Percepción/Deducción se debe capturar la cuenta contable completa, por ejemplo: 6000-001-000. Si la clave del departamento de Aspel-NOI no coincide con el departamento de Aspel-COI, se debe especificar en el detalle de cada departamento, la cuenta contable de Aspel-COI y el Centro de Costos equivalente a cada departamento, como se muestra en la siguiente figura:

C a m b íe s e t e d t p b d d t M t H h i

..............:

«

Departam entos i

C lave D escripción C uenta A sp e lC O I

8 00 00 01 -000

Departamento Aspel-COI

1

A cep tar

•;

C ancelar

jj G uadar(F3) jj

Ayuda

Figura 4.3.2-2 Especificar la cuenta y centro de costos por Departamento

Notas del asistente: SSSfs fe,;

^ '

"

'

',

'

¿ '

/

„ ,

/-

•••■- *>• • • *

*

Huía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

...................... •

•.

..

;

;•

,

33

2.

Generación de (a póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde Menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel-COI / Agregar.

Póliza a generar:

Póliza de nóminas

Peiiodo A s p o lC O I ! { 5 ^ 0/2012 A rc h iv o

[ v j I¡P 0 d* póliza

Eg

15];

..........................................................

....;.............. ............... ...................................

Rula: C :\P R 0G R A M FILES\COMMON FILESVASPEIASistem as AspelVNOIG.OO Homb«e del aichivo

jN O Í 51012OT.P¿Í.........................|p»li

Concepto de la póSza Nómina correspondiente al día 15/Ociy2í)12

Filtro de trabajadores \] Movimientos j Rangos Trabajadaes I Qeparlamentos

j

i

2

Puntos

i

Clasificación

;? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

f& jj

(^ J:

Desglosa por (3 forma de pago del trabajador

• Acop iar, • •[;

Cancelar: .. ;ji. . Ayuda.

Figura 4.3.2-3 Generación de la póliza por departamentos. Si se desea generar una póliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes.

3.

Contabilizar la póliza [§g) Contabilizar

Para contabilizar la póliza es necesario presionar el botón para que se vea afectada la contabilidad, también se puede contabilizar por pólizas modelo como se explicó anteriormente.

4.3.3

Cuenta auxiliar

Al seleccionar el tipo de configuración como “Cuenta A uxiliar”, de igual forma que el ejemplo anterior, se obtienen montos por departamento, con la diferencia de que se genera un asiento contable en una cuenta independiente por cada departamento para cada concepto.

1.

Configuración

Para em itir este tipo de póliza se debe configurar en el detalle de cada Percepción/Deducción el tipo de detalle “Cuenta Auxiliar", como se muestra en la siguiente figura:

Dalos Generales i.......................................................................................... Datos generales de la Peicepción o Deducción Clavo

.

; 1^¡"DedUCCÍÓn

Claudicación

E$taUlS

\7777wrn"SI

Descripción IS R Formula

¡SPT

Aplicación

Nómina

General

Tjpo de percepción

%■ Normal

ifipseziSM SKiS

í- j Pago en especié

0 Especial

i { ' ■Individual

; 0

Aplica deslag

Tipo detajle

¿Cuenta contable

aaJ

I2150-CC1003

No. de Tabla

S

0

Acumulados

\xñ

Clave del calendario

í2

Monto anual

Mevito del periodo

i0.00

1$:

1675.183.23

| |

Los acumulados no incluyen esta nómina

i

éceplar

|j

£ encelar

jj GuardarlF3) ¡í

Aüuda

j

Figura 4.3.3-1 Percepción / Deducción Al especificar la cuenta contable en cada Percepción/Deducción de Aspel-NOI se deberán especificar comodines ???, por ejemplo: 6000-001-???, como se muestra en la figura anterior. Los comodines se utilizarán para completar la cuenta contable de acuerdo a los datos del Departamento, existiendo dos posibilidades: Se considerará la cuenta especificada para cada Departamento sustituyendo los comodines de la Cuenta contable de la Percepción/Deducción por los dígitos especificados al mismo nivel en el detalle del Departamento. En caso de que no se haya especificado ninguna cuenta contable en cada Departamento, se sustituirán los comodines por el número de Departamento de Aspel-NOI.

Figura 4.3.3-2 Cuenta contable por Departamento De acuerdo a las dos posibilidades mencionadas, en caso de que no coincida el número de Departamento de Aspel-COI con el número de Departamento de Aspel-NOI se deberá especificar en el detalle de cada Departamento la cuenta contable completa o con comodines, por ejemplo: ? ? ? ? - ? ? ? - 001.

Notas del asistente: ; : .. !

S

'

...........................:.............................

Guia Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

35

2.

Generación de la póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción Interfaces Aspel/lnterfaz Aspel-COI/Agregar del menú Procesos.

3.

Contabilizar la póliza: Contabilizar

Para contabilizar la póliza es necesario presionar el botón para que se vea afectada la contabilidad, también se puede contabilizar por pólizas modelo como se explicó anteriormente.

4.3.4

Trabajador

Este tipo de detalle debe seleccionarse cuando se desee desglosar por cada Trabajador los montos de cada Percepción/Deducción que se hayan realizado. 1.

Configuración Para em itir este tipo de póliza se debe configurar en el detalle de cada Percepción/Deducción el tipo de detalle “Trabajador”, como se muestra en la siguiente figura:

Dalos geneiales de te Percepción o Deducción C l^ e

Deducción

E s la t o

íg | j | j | | g j g B |¡%j

Fórmula

;T

ilS P T

Aplicación

: Nómina

Tipo de percepción

j % Norma! j 0

ÍC uen ta contable

j

Clasificación

??????????

Descripción IIS R

Espacial

í

.

Psp.

m

Ü {; ].<*«»&<*A^sóiás*.1 O E ^ s o en especie

%

¡O Aplica desleís

::G^¿

Tipo dctale

6000-013-???

No. da Tabla

0

Acumulados Clave d d calendario

g l ,-,-'

g

Monto anual

Momo del periodo

‘abo

Í675.188.23

Los acumulados no incluyen esta nómina

;

Aceptar

J[

Cancelar

;; fiuaidai(F3) |j

Ayuda

Figura 4.3.4-1 Configuración de Tipo detalle: Trabajador. La cuenta contable se debe capturar con comodines (???), ejemplo: 6000-013-??? Los comodines indican que la cuenta se completará con la clave del trabajador. 2.

Generación de la póliza: Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción Interfaces Aspel/lnterfaz Aspel-COI/Agregar del menú Procesos, si en el filtro no se especifica algún dato, se genera una póliza con todos los trabajadores.

Notas del asistente:

3.

Contabilizar la póliza ÍÉJ Conlab'fai

para que se vea Para contabilizar la póliza es necesario presionar el botón afectada la contabilidad, también se puede contabilizar por pólizas modelo como se explicó anteriormente.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

2S

:! liiá

...

37

5. ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA 5.1

Generalidades

En Aspel, el término “Actualización” contiene dos vertientes: •

Actualización a una versión superior, por ejemplo, de Aspel-NOI 5.0 a Aspel-NOI 6.0. Dicha actualización generalmente implica un costo de acuerdo a las políticas comerciales vigentes.

•

Actualización en Línea (Aspel-AL), cuya finalidad es mantener a los sistemas Aspel de versiones vigentes en condiciones adecuadas de trabajo, permitiendo descargar de Internet de una forma segura y automática, una serie de archivos que permiten al sistema trabajar de forma óptima.

5.2 &

Actualización por Aspel-AL Ruta de : •

Menú Ayuda / Servicio de actualización en línea.

El servicio de actualización en línea (Aspel-AL) es una herramienta que asegurará estar trabajando con las últimas mejoras de cada versión de los Sistemas Aspel. Esta modalidad de actualización está disponible únicamente para las versiones vigentes de los sistemas de la linea.

Sistem a

Aspel-NOI 6.00 Sistema de Nómina Inlegial Veisión Original

HiíA í-m

V e rsió n :

Miércoles. 02 de Enero de 2013

U b ic a c ió n

C:\Progiam FilesSÁsp*KAspel-NOI G.0\

yA/MmmrM/r////.

| Versión | actual del ¡ instalable

I

Aspel-SAE 4.60 Sistema islralivo Empresarial Rerislalablc No. 7 V e rsió n :

, Lunes. 1 8d e Ju lio d 9 2011

U b ic a c ió n :

DVPiogram FilesVupeKAspd • SA E 4.6S

S iste m a :

As-pel-SAE 5.00 SislemaisIralivo ErrpresaricJ

.. .. Ubicación:

M arlcs, 13 de Noviembre de 2012

www.aipel.com. rox/sae HeinstaíableNo. 11 1 É P

wííb/' 4V;^Í<ííí i

V e rsió n :

,,

C:\Pjogram FilesVAipelSAspeJSAE 5.0\ vvww. asocl. eorn. mx/sao

Sistemas Instalados S Figura 5.2-1 Actualización en Línea Aspel. La figura anterior, muestra el que permite descargar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, cuya forma de uso se explica a continuación. Para realizar el proceso de actualización se debe elegir el producto y oprimir el botón actualizaciones) o pulsar ¿ i l o dando doble clic sobre el producto seleccionado.

¿L:

(buscar

En ese momento, Aspel-AL comenzará a buscar en el servidor de descarga de Aspel las actualizaciones disponibles para el sistema indicado, en caso de encontrar alguna actualización disponible el sistema lo notificará mandando el siguiente mensaje:

Hay una actualización disponible para NOI ¿Desea actualizarse en este momento?

r .|% j

[ Mosjtíar información>j

Figura 5.2-2 Información sobre una actualización disponible. Es importante mencionar que Aspel-AL está preparado para actualizarse a sí mismo, esto es, si existe una mejora para esta aplicación, se realizará su actualización, asegurando así una operación óptima. Si durante el proceso de actualización se elige la opción Cancelar, al ejecutar nuevamente Aspel-AL enviará un mensaje, el cual indicará que se tiene una actualización pendiente por concluir, como lo muestra el siguiente mensaje:

m < j S

e

.

encontraron archivos que indican que una actualización fue suspendida o inte/rumpida. ¿D e s e a reanudar la actualización ?

$ ¡ Conservar los archivos para reanudar la próxima vez

Figura 5.2-3 Reanudación de una actualización interrumpida.

Al seleccionar

, se continúa y concluye con el proceso de actualización.

Una vez que el proceso de actualización ha concluido se puede revisar la actualización del sistema consultando los datos del “ Reinstalable No." Y “Fecha de versión” que aparecen en la ventana de Aspel-AL, ya que después de la sustitución y actualización de archivos estos datos se actualizan. Dado que una de las funcionalidades de Aspel-AL es estar monitoreando la existencia de actualizaciones para los sistemas, si en el equipo donde se instaló Aspel-NOI se cuenta con una conexión activa a Internet, de forma automática al acceder al sistema, mediante una pantalla emergente se enviará el aviso de que se encuentra una actualización disponible, como lo muestra la siguiente figura:

Figura 5.2-4 Mensaje emergente indicador de que existe una actualización para el sistema.

Guía Curso

W S

Notas del asisi

Este mensaje, permite actualizar el sistema de acuerdo a las opciones siguientes: Opción

Función Áí dar clic en este botón, el sistema abre la ventana de Actualización en línea e iniciará con la descarga y actualización del sistema. Con esta opción, se volverá a mostrar el aviso hasta el día siguiente. Si no se desea que el mensaje se muestre, al activar esta opción se oculta de manera definitiva el mensaje.

Bajo esta forma de actualización Aspel de México S. A. de C. V. mantendrá a los s informados de las últimas actualizaciones o mejoras disponibles para los sistemas.

5.3

Actualización por medio de instalador

En algunas ocasiones la configuración de la red o las políticas de seguridad de la misma impiden que se puedan descargar los archivos de actualización ya que Aspel-AL se conecta a un sitio FTP para realizar la descarga, por ello se pone a disposición de los s un centro de descarga, en donde se podrán encontrar los reinstalables más recientes de todos los sistemas. Para poder obtener el instalador de la versión más actual se debe acceder a la dirección www.aspel.com.mx/descarga. seleccionar el sistema y el reinstalable requerido.

Centro de Descarga Descarga para ei Sistem a

Concepto

Fecha G2*Ene-20l3

Aspel-NOI 6.0 Versión Ordinal - { i l i MB)

Concepto

Fecha 02-Ene-20 ¿3

Aspel-NOI 6,0 Versión Original en Renta

Para ver las tablas de impuestos,

í ........... Fecha

ttómma In te g ra l

Tie m p o Estimado

Desea rgat*

100 - I2ümins.“

0

Tie m p o Estimado

Descargar

100 - 120 míos,*

ft

héz dic aquí. W íW Concepto

Tie m p o Estimado

02-Ene-2013

Aspei-NOI 6 .0 Versión Origina! - (1 1 1 MB)

100 • 120 m ire .*

3 I-jul-2G 1 2

Aspei-NQI 5.Q Reinstaíao'e 3 - (1 1 0 MB}

100 * 120 m ir» .*

03-NOV-2009

Asps!*NOI 4 .5 ñej/isíá!ab!e 3 - <47 MB)

100 - 120 mins.®

18-Sep-2007

Aspei-NOI 4 .1 R ensíaicfo'e 1 - (4 7 MB)

100 - 120 mlns. *

G+<)ct-20G6

Aspei-NQI 4 .0 Reíostaíñbie 8 - (4 4 ,5 N-8)

ICO -120 mins.*

w íM

M \

Descargar

0 ’

© & 0 0

Figura 5.3-1 Centro de descarga en aspel.com. Al finalizar la descarga se debe ejecutar el instalador, mostrando una ventana con las opciones de "Reparar” o “ Eliminar", debiendo seleccionar la opción de Reparar.

?i r;

■*::v r x z t e z z m ú t z ú * " "

f íf <7- ‘ *T'i-** í-s***?VM?.

Mantenimiento del sistema.

Reparar o eliminar ja aplicación.

^ R e p a ra r

S§Éf?¡| íJ B P

ReRarat errores en:el sistema. Esta dpctón'.restsurá archivos dañados o :qwe'fa.lteri; s c&éáb? yó^tradas-cie} registro..

C ; Eliminar

{jgjSf

Birrénar- Aspei-Í>JQI 6;0 dej equipo,

a á lÉ feidfcSgMjer^tjj ^>Tv|

j

Figura 5.3-2 Actualizando el sistema con la opción Reparar. Si el sistema se encuentra en red, TODOS LOS EQUIPOS DEBERÁN TENER LA MÍSMA VERSIÓN DE REINSTALABLE, ya que de lo contrario se presentarán anomalías en el funcionamiento del sistema. B

Práctica 4: Actualización del sistema a)

■" •

;: : : ;

i: W & íU M h s í.

Sí se cuenta con conexión a Internet, revisar que Aspel-NOI 6.0 se encuentre actualizado al último reínstalable disponible, de lo contrario realizar la actualización.

6. 6.1

UTILERÍAS

Definición

Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas para realizar operaciones especiales, como asegurar la integridad de los archivos, respaldo de archivos, entre otras. A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas.

6.2

Traducción de archivos

& Ruta de : • Utilerías / Traductor de Nóminas •

O con el botón MiiM

Este proceso permite convertir los archivos que se manejaban en las versiones de Aspel-NOI 4.x y AspelN 0 l5 .0 , para hacerlas compatibles con esta última versión. Para llevar a cabo la traducción de información, se deberán seguir estos pasos: •

Paso 1: Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-NOI versión 4.x. a)

En la versión anterior se debe realizar un respaldo de la base de datos desde la opción Utilerías / Respaldo de Archivos / Generación del respaldo, si el sistema se trabaja en red el respaldo se debe realizar desde el Servidor, asegurando que no haya s conectados al sistema durante la realización de dicho respaldo. Este proceso se realiza para evitar daños o pérdidas de información durante el proceso de mantenimiento a la base de datos. ■ . Generación de tsh ó a Iú o i

í í •; ' • ' ' : \ : ' - ’ "

......................

: •

:

D e t a lle s d e in s ta la c ió n d e A sp el-N O I 5 .0 / %í

R

u

l

a 9

de instalación

C:\Ptogiam F¡leíVAspel\Aspel-NO| 5.0\ CAPRO GRAM FILESVCOMMON F ILE S \A S P E L \S IS T E M A S

R u la de dalos R u la de archivos camuñas

C APRO GRAM FILESVCOMMON FILESV^SPELV

D e ta lle del re sp a ld o Directorio deslino Nornfcwe del archivo

i Resp & fdo J3-12-201212-1844

f~ E x o le n e r c o n c o n tra s e ñ a B

L w s s r í í-;

i

.í.lif H S

Respaldar usando: ¿ Q u¿ R i e r e s re sp a ld a r

Extensión de aiclw o s

f í ££• Fotegral •as Ru1ade famatos i ’ Archivo?

, --

>

...... ■■ ...................................................... n : ; • , í ; ; í '.'.t '.u ',,, *

:su

to& rfi to5 «S&íVÍS « s «Qsnssf..

D ccunenlos asociados

Respalda lu base de dalos Firebird o SQ L. E sla opción no asía disponible cuando la base de

!

¿c e p la r

Jj

Cancelar

\\

Al¡uda

j

Figura 6.2-1 Generando el respaldo desde la versión anterior. a)

En la versión anterior, recupera y regenera todos los archivos desde la opción Utilerías / Control de Archivos con los botones Recuperación y Regeneración respectivamente por cada uno de los archivos. Este proceso depura y elimina las posibles inconsistencias de la base de datos, el cual es un requisito previo a la traducción.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

''"¿y,* *i' , *

f,#*» t,

Figura 6.2-2 Recuperación y regeneración de registros. b)

A la base resultado del mantenimiento a la base de datos, se realiza un nuevo respaldo desde Utilerías / Respaldo de Archivos / Generación de respaldo, éste segundo respaldo será el respaldo completo, definitivo y correcto de la base en la versión anterior, el respaldo debe almacenarse debidamente etiquetado.

D e ta lle s de in stalación de Aspel-N O I 5 .0 R uta de instalación

'

C:\Program Files'AspelVAspel'NÜI 5 .0 \

Rute.de datos

C :\P R 0G R A M F1LESNCOMMON FILESVAS PE L\S IS TEMAS

Ruta de archivo? comunas

C:\PR0G Ft4M FIUESVCOMMON RLESNAS PE L\

D e ta lle del respaldo Directorio destinó Nombre del archivo

j Respaldó_13-12-201212-18-44

P ro ceso te rm inad o exitosam ente. ¿Q ué

m ■ ¡fe *

Smñ'&ti

.Re^jaldar usando:................... isión de archivos paia pata nbmtoe.de archivo

¿ c e p te r

......

ij

«envesa»«h&s&í:

■ j Petfiíes de usüaiio

í|f i-: í Documentos asociados 'I? Respalda tu base dé datos Firebird o S Q L. Esta cíón no esta dispon&le cuando la base de datos no se encuentra en el equipo que aslá respaldando, esto aplica para SQ L y Firebird.

Ir.®

A c $ p |á i, . j J. £ a n « 5 la t . .j \ >

A j¿i*da .

Figura 6.2-3 Realizando el respaldo de archivos. Paso 2: Instalar la versión 6.0 de Aspel-NOI. a) b)

Ejecutar el instalador de Aspel-NOI 6.0, hacer clic en Siguiente en la primera ventana. En la siguiente ventana se debe leer el contrato de licencia, se debe dar clic en "Acepto los términos" y posteriormente en Siguiente.

Si se va a trabajar el sistema en red, se debe instalar el sistema en el Servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo. Una vez instalado mostrará el asistente en el que seleccionamos, para este ejemplo, traducir una base de datos.

Paso 3: Traducir la base de datos, Parámetros del sistema y Perfiles del . Una vez instalada la versión se debe ingresar por primera vez al sistema donde un Asistente permitirá realizar los pasos siguientes: a) b)

Hacer clic en Siguiente en la primera ventana. En la siguiente ventana se debe de seleccionar la opción “Traducir de una versión anterior”

Bienvenido ai A sistente para la configuración de Aspel-N O I 6.0

M ediante este puru pod er

uún no h as c re a d o una b a s e de d a lo s p ara e sta e m p re sa en A spel-N O I 6.(1. p u e d e s c re a rla ah o ra : o bien, si tie n e s una b a s e de datos d e v e rsio n e s an teriores p u e d e s traducirla. S i lo que d e s e a s e s co n o c e r el funcionam iento de la n ueva versió n e lige la b a s e de datos E je m p lo s p a ra explorar el sistem a.

•i') Crear una nueva base de dalos •á- |Iráducir^e_L»ia versión antenoe 0

Conectarse a una base de dalos exislenle B ase de dalos

C? ti-S M di -Í'J { J j C a le c ía s e a la base de dalos Ejemplos

|

£niericx

]{

Continuar

;•

C a n c e la

••

Aü^da

Figura 6.2-4 Asistente de Configuración para Traducción de Datos Indicar la versión a traducir (recordar que Aspel-NOI 6.0 sólo realiza la traducción de las versiones 4.X y 5.0 de NOi), al indicar la versión el asistente detectara de forma automática la ruta de la empresa, las empresas, así como la ruta de la base de datos a traducir. Dar clic en d)

Siguiente

La siguiente ventana permite traducir la base de datos, Perfiles del y Parámetros de configuración. La recomendación es que se traduzcan todos estos datos, en caso contrario, se deberá realizar la captura de cada uno de ellos.

Bienvenido ai Asistente ció traducción Aspei-NOi 6.0 Este a ís le n le le ayudará a traducir a la empresa actual los parámetros de conl^ixación de la empresa. archivos dédalos y/o perfiles de de las versiones Aspel-NOI 4.0, Aspel-NOI 4.1, Aspel-NOI 4.5 j>/o Aspel-NOI 5.0. E s necesario que tus d| W i ñ f á f i v ñ <¿e ñ o m íñ é : recomendable tener un xa:

¿ Q u é d e s e a tra d u c ir?

Veisión a traducir: j Aspel-NOI-5.0Ó

i CAPA OGR AM F ILE S SCC

W-¡ Perfiles de :

Selecciona la emprosa

$ t l vvylVf'<*a ild ¡kixh

01 A S P E L DE MEXICO

l#l£arám etrqs de la empresa.

Figura 6.2-5 Asistente de Traducción de Datos, Perfiles y Parámetros.

e)

En este punto, se deberá seleccionar la ruta de la carpeta que almacena la base de datos del sistema NOI4.X o el archivo con extensión .FDB para N 0 l5 .0 , misma que se identificó en el paso 1 inciso c).

Traducción de archivos de datos j Este proceso acluafea Jos archivos de Aspel-NOf. E s necesario que lus ; archivos no.se estén utilizando. Antes de actualizar e s recomendable tener un respaldo de la información, a s í mismo es necesario ejectrtat la i recuperación de archivos y regeneración do índices de loá archivos a : traducir para verificar la integridad de los mismos. Dalos fuente

................................................................................................................................................ ..........

Dilección de datos fuente: ■ C :\P iogrw i Files\Commc#i Files'AspeJVSistemas Aspei\N0l500\DatosVQmprc •!

Ds«de: 15/Nov/1D

[»j¡ H»t* ¡3H/Abl/11

ji»{

a S c*re sc < ¡b Íp e í¡o d o (i) : Datos destino i Cflnexión

CURSO

|Dirección^

................

K R 0 D R ÍÍ3 U E 2 .C :\P R C E R « .! FilESVCGU M CM FiLESV 4SPEL\Si:tciw > s A s p e i®

!

Aníeiicu

i

SiQuienU;

|

£fince]ar.

|

A y jd a

i

Figura 6.2-6 Selección del directorio de datos anterior.

f)

Al realizar la traducción de archivos el sistema generara una bitácora en un archivo de texto con los detalles del proceso de traducción activando la opción de “V e r detalle" se podrá consultar para mayor información.

Traducción de A s p e l-N O I 6.0 S e ha Iwmriado de configurar la Iraduccon do páramenos de la empresa. aicK vo s de dalos y/o perfóes de s. R esio n aTia A Jcit p » * ™ » U h a d f T t id u « ; , ¿ d!, n 6 n l ! r 3 ..................................... ■r>:iíer delalle. A l activar asía opción se<á ■ •=almaccnaián los detales de la traduce A ic lw o dg bitácora C :\P R Q GRAM R L E S>AS PELVASPÉ L i 1

Traducción de Aspel-NOI 6.0 ! S e Iva terminado de configurar la traducción de patámelfos de la empresa, I j archivos de dalos y/o perfiles de usuciios. Piesiona Traducir para iriciar la traducción. i-jviiíei detalle. Al aclwar esta opción será generado un archivo de texto en el cuál se ' almacenaián los detalles de la traducción. Archivo de tó ácoia ¡RAM FILE SVAS PELSASPEL-M 01 E.O VBiacoraTraduccionl3 1212124543.txlí"-j:

! Tabla CLASIFQ1 creada coaectamente jTabla R EG SPAT01 cica d a corieclamente jTermina la nómina: 301110 i Inicia la nómina: 151210

Cancelar

Figura 6-2-7 Generación de la Bitácora de Traducción. g)

•

Si todo es correcto aparecerá un mensaje de finalización del asistente de traducción. La nueva base de datos, resultado de la traducción será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea. Por ejemplo para la empresa 1, la ruta será: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ NOI 6 .OO \ Datos \ EmpresaOl.

Paso 4: Iniciar Operaciones con Aspel NOI 6.0 Una vez realizados los procesos anteriores, ya se está en posibilidad para trabajar con el sistema, se recomienda acceder a la opción Configuración / Parámetros del Sistema para revisar los parámetros del mismo.

6.3 &

Exportación de consultas Ruta de : En consultas principales, presionando el botón

Las consultas cuentan con la facilidad de poder ser exportadas a los formatos más usados en el mercado con la finalidad de expandir exponencialmente la explotación de la información que puede brindar el sistema. La exportación de consultas a Excel podrá ser con un formato tabular para que no sea necesario manipular el contenido del archivo y este se pueda leer de manera inmediata en Excel. Las consultas que cuentan con esta funcionalidad son: • Trabajadores. • Consulta de nómina. • Percepciones / Deducciones. Notas del asistente:

SM ..... Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

47

• • • • • • • • • • •

Movimientos a la nómina. Acumulados de la empresa. Departamentos y Puestos. Tablas del sistema. Calendarios. Tipos de faltas y Faltas. Vacaciones. Acumulados del trabajador. Histórico de salarios. Percepciones por base fiscal. Acumulados por percepción /deducción.

Apareciendo la siguiente ventana:

x;>'//,íí ........... Foimato: ií^ j Texto delimitado!▼ —

Ruta: Archivo: Delimiladc

¡& ¿

_

Excel iN ~lSAspelVSISTEM ~1\r«5]

ti

"‘"'j

TXT

1 HTML ¡¡¡X M L

^parador

Palm

De inicio:

# Tabulador

De fin:

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Aceptai

¡i

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Cancela;

Formato:

ijsy [Tffj!g..defajlado! r.J

Bula:

: C.\PR0GRÁ~1 \ÜDMM0N~1 V «p e i\S IS TÉ M ~ ÍÍ«¡

Archivo:

i Catálogo de ltaba¡adares.TXT

Delimitadores

Separador

Dejnicio: i y

i

|:

Ajrnda

Tabulado: « n im i._,U tro'.

De fin:

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j.

Aceptar .

Cancelar

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Anuda

Figura 6.3-1 Exportación de consultas. Sus campos: Opciones

Form ato de exportación

Se indica el tipo de formato en el que se hará la exportación. Los formatos que se tiene disponibles son: • Excel®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. • Texto D elim itado: Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por delimitadores (indican hasta dónde llega cada campo) y separadores (evita que se confunda un dato con otro). Entre los delimitadores y separadores más comunes se encuentran las com illas y comas. De esta manera la información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación. • Internet (H TM L): Genera un archivo con terminación HTML, mismo que se podrá visualizar al momento de ejecutar el archivo dentro del subdirectorio donde se guardó, desplegando la información en una página Web. • XM L: El archivo que generará el sistema se encontrara en formato XML para darte el uso que se requiera.

Ruta

Aquí se definirá la ruta en donde se desea guardar el archivo de exportación.

A rchivo

En este campo se define el nombre para el archivo por default el sistema toma el nombre de la consulta pero es posible modificarlo

Este campo solo se activa si el formato a exportar es "Texto delimitado” y aquí se configurara el carácter delimitador.

i Delimitador 1

En este campo se configurara como se desea que sean separados los campos si con tabulador o con algún carácter en específico.

i Separador

De esta forma se podrá visualizar la exportación a Excel: :¡g |i

*) .

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C5U i2§odcíl;l/áj3doi*:-¡^l; ífvícdc de-:q(naitibil;d3íl) - Mic.'CioítÉ-KCeí

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i'í.v|.

¡ P - :-

Figura 6.3-2 Visualización de la Exportación

H Práctica 5: Exportando información de Aspel-NOI a)

Exportar la consulta generada en el ejercicio anterior a formato HTML bajo el nombre “Trabajadores.html" en el directorio Datos, ubicado en el C:\Archivos de Programa \Archivos Comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI 6.00

b)

Abrir el archivo y revisar la información.

6.4

Exportación del reporte de nómina &

Ruta de : • Menú Reportes / Nómina O con el icono

Mediante esta opción, se podrá exportar directamente al formato Excel el reporte de nómina desglosado por concepto y trabajador de forma tabular, es decir, cada uno ocupa un renglón de la hoja, lo que facilita su comprensión y su lectura. En el filtro se debe seleccionar el parámetro para que el sistema realice esta tarea. Después arrojará la ventana para seleccionar la ruta y escribir el nombre del formato para identificarlo. Notas del asistente: :

: .:

:

.................................

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

«’ .

49

Datos Generaos j Departamento

Forma de pago

Rango de departamentos

jj£ j

(§

Clasificación

Efectivo

[7} Cheque

: (^1 Transferencia

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,CBpci°nesy''°

¡gl Exportar directamente a Excel Tipos de movimiento

D111 stjBS. PARAEL EMPLEO APLICADCi S i :

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cálcul°

P001 .P002.P003.P004PQ05POOG,P007P008... T Itulo

i Reporte de la nómina

¡j. A c e p ta r

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C a n c e la r

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A ^uda

j

Figura 6.4-1 Filtro que permite llevar la información de la nómina a Excel. El reporte se visualiza de la siguiente manera: | i|£| Re>¿03* ¿z k' sionvhs fte í ’vtcác dé'
... . ... ....

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1 ¡Alicia Acosta Esqueda ! ! 12 i 11;. T 2 ! Héctor Ávila Santos | ¡1 3 ; i ______ _____________________ ___ __ ____ ____________________________ y 3 iMarioÁguiíaiGaicés i j 1*

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J í

> « I Reporte de la nómina / t i -

Figura 6.4-2 Reporte de la nómina llevado a Excel.

' ^ -i,- ^4

H Práctica 6: Exportación de nóminas a)

Realizar la exportación de la nómina del 15/Ene/2012 a un archivo de Excel.

b)

Guardar el archivo en la carpeta Datos bajo el nombre de NOM150112.XLS

c)

Consultar el archivo generado desde el explorador de Windows.

Notas del asistente: ¡ni.

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

■ > .'■Z

...

'

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7. MANEJO EN M ICROSOFT SQL-SERVER 2008® 7.1

Definición

Microsoft SQL Server es un SMDB el cual brinda características que permiten crear y istrar las bases de datos de diversas aplicaciones entre las cuales encontramos los sistemas Aspel, además brinda la posibilidad de interactuar con el corporativo de SQL. Esto permitirá establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos, instrucciones Transact-SQL multilingüe y otras características que permitirán explotar la información de los sistemas al máximo. Antes de realizar la exportación de la base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos: • Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server 2008. • Tener instalado SQL-Server en alguna plataforma de Microsoft Windows® que soporte los Servicios. • Definir en Windows® y MS-SQL® los perfiles de s necesarios, los cuales accederán a la base de datos desde las terminales.

7.2

Paso 1: Creando el en Microsoft SQL Server® a)

En el servidor ingresar a SQL Management Studio.

b) Al iniciar el programa, se mostrará una ventana donde solicita el nombre delservidor, el y la contraseña, los cuales se indican de acuerdo a lo que se tenga definido. c)

Se deberá definir primero el para acceder a la Base de Datos, esto es dentro dela carpeta Seguridad / Inicio de sesión / clic derecho / Nuevo inicio de sesión. SQ LServer M anagement Sludio :

Archivo

Editar

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Especificados

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Figura 7.2-1 Agregando un nuevo inicio de sesión

(Motas del asistente: •" V i i

.

:

■ í 11¿-

.-..y..-y.,.

...

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

53

d)

En la ventana que se muestra a continuación, se deberá definir lo siguiente: I. En la sección "General": • Nombre del . • Autenticación de SQL Server y definir contraseña. • Desactivar la opción “ El debe cambiar la contraseña” . II. En la sección “Funciones del Servidor", activar: • dbcreator. • public. III. Aceptar los cambios.

-

15

-; Fure'oneadeíservar %£ráiflfíacbnde'üouanss nibrsdoh>cú>ceseilén: Bcrenlcrquepuedenprclí^s Ho% }:Au¡aflticacs¿r<deW hwsvys Aú^iiióscSíí'dtSQLServer Ccrtassfa; Corftmércowsstí^i:

I jfi....... ....... ÍCÁyM ¿ií)¿l>> ■'■'■■■:■■■■■ Ss vd r.IGUEZ 1i B RfÜ DcR ñCam oatv. ; 'ArVtsn^n4taáo



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1 C vfjy.v. m cwcctrvwdecca-srassña ty¡Eií^rwjñraetífidecentraserla O Buattóifp«fecsnBártocsoírae«tó«ñ,éí«í^úientéhiíio.itesesión ^ A^jaoa-apertátesao i &ÍAsoaatfo3daveaárcábfsa ........ ......... ....5 f”jAligarafredertiái V! ^y.víí Cíc^sr-dalMasgradsa i>fdftswwí íV

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Figura 7.2-2 Agregando un para acceder a la BD 7.3

Paso 2: Creando la conexión en Aspel-f a) En Aspel-NOI 6.0, ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Configuración de DB / botón

b) Activar el icono Nuevo Alias (el lo define).

e indicar como nombre del Driver “DevartSQLServer" y el nombre del

Nombre del driver i DevartSQLServer

[^ J

Nombre del alias

i & ~ z j

Acepta

íj

gancelai

J

Anuda

Figura 7.3-1 Creando un nuevo Alias

j

c) A continuación, se deben indicar los valores de HostName, DataBase, Ñame y .

d)

Se guarda la conexión utilizando el icono presionar el icono

Para comprobar que la conexión es exitosa, se debe

; si es correcta la configuración arroja la siguiente respuesta: C am b io de b s ... j 8 ¡Conexión exitosa!

r" i

....... Aceptar

Figura 7.3-3 Comprobación de la conexión con SQL Server 2008® En caso de trabajar con estaciones de trabajo, bastará con tener instalado Microsoft SQL Server en el Servidor.

7.4

Paso 3: Inicio de operaciones en el formato Microsoft SQL Server®

Para realizar la migración de la Base de datos, se puede realizar de 2 formas: a)

Definiendo [a fecha de la primera nómina: Se utiliza cuando se van a crear los catálogos por primera vez, para ello se debe indicar la conexión de SQL, después es necesario entrar al de Periodos para crear una nueva nómina mediante el botón Al crear la nómina se crea el contenedor correspondiente, por lo que no es obligatorio haberlo creado antes.

del asistente: ü

..

Guía Curso Avanzado Aspel-NOI 6.0

55

£ r« a r Q ÜéJÓ f-Útt 'ijt& k

El$s la opción adecuada j

I

|

;; C icar siguiente periodo: A través de esta opción se crean los aicbivos de dalos que se uíflizarán en la siguiente nómina

Conexión Fecha do la nómina (DDM M M )

115/01/2012

I

Aceptar

Cancel»

Figura 7.4-1 Creando una nueva nómina utilizando Microsoft SQL Server Finalmente, el sistema solicitará la información sobre la creación de los catálogos (estándar o en blanco) y creará las tablas necesarias para trabajar.

b)

Por medio de la exportación de datos: Con este proceso, se podrá realizar la migración de la base de datos utilizada actualmente al formato de Microsoft SQL Server®, para ello se deberá ingresar al sistema y activar la opción Utilerías / Control de archivos. Posteriormente se deben seleccionar todas las tablas y activar la el icono "Exportar todas las tablas” . Finalmente, se debe indicar el nombre de la conexión que se va a utilizar para la exportación y realizar el proceso.

:{§*j Seleccionar (odas las labias T a b la s disponibles

¡N o m b re d e ta b la : T B 15 01 I20 1

]N o. d e registros: 45

Figura 7.4-2 Exportando la base de datos actual a Microsoft SQL Server

A N EXO A. Sistemas Aspel Es una empresa 100% mexicana y líder en el mercado de software istrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan la istración de las micro, pequeñas y medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando sus actividades istrativas e integrándolas fácilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con más de 500,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura A-1 Interfaces de los sistemas Aspel Aspel-SAE istración Empresarial • istra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan los esfuerzos de las áreas istrativas y comerciales. • Integra automáticamente a la istración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a través de Aspel-SAE Comercio Electrónico. • Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica). Aspel-COI Contabilidad Integral • Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa. • Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas. • Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola actualizada automáticamente. Aspel-NOI Nómina Integral • Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y • deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa. • Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes. • Envío de movimientos afiliatoríos al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones intermedias. Aspel-BANCO Control Bancario • Manejo de ingresos y egresos. • Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras. • Interfaz en línea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectación simultánea de la istración y contabilidad de la empresa. el asistente:

Aspel-PROD Control de Producción • Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales. • Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias, movimientos, números de serie, lotes, entre otros. • Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta toma de decisiones. Aspel-CAJA Punto de Venta y istración de Comercios • Convierte un equipo de cómputo en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjetas bancarias e impresoras de tickets, entre otros dispositivos, para agilizar las operaciones de venta.

Aspel de México S. A. de C. V. agradece su participación en este curso...