La Secretaria Ejecutiva Moderna 1a103z

La Secretaria Ejecutiva Moderna Nuestro gran error es intentar obtener de cada uno en particular las virtudes que no tiene, y desdeñar el cultivo de las que posee. Marguerite Yourcenar Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde salen avante aquellas empresas que se han preparado para ello, las que cuenta con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características. A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio. En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión. La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto cono, el venezolano, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige. Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe. Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria. Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo. A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial. Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja,

además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Es decir, en general se ocupa de: * * *

Organizar, Redactar

y

en

ciertos

Establecer y presentar

casos,

buenos correctamente

* *

Planificar Preparar

su y

tiempo tratar

* *

Concertar, Preparar

acoger presentaciones

y la y

os informes,

a

a productos

reuniones

telefónicos comunicados, etc.

el de información atender

de

asistir

su jefe adecuadamente las o

visitas servicios

* Organizar los viajes de negocios, etcétera. Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del Siglo XXI.

La Secretaria Ejecutiva En La Empresa Moderna Las empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su participación eficaz en los actuales escenarios económicos, que se caracterizan por ser dinámicos, cambiantes, retadores, competitivos, en donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado de acuerdo a las exigencia del presente. Se ha escrito sobre este tópico, que no cabe la menor duda, en este mundo nuevo ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y la elegancia propias del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna. Se señala que es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono. La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones. Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas. Definitivamente,en el presente,las empresas deben contar con el insumo del recurso humano bien definido a fin d dar paso a características básicas que se requieren para ser altamente operativas, además de su tecnología, finanzas, producción , como contar con una excelente capacitación, desarrollo, integración, productividad, pertenencia, cultura organizacional compromiso, responsabilidad a fin de

colaborar con la gerencia en pro del logro de los objetivos establecidos. Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica de la gerencia, a quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de éste se pueden realizar sin dificultades. La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que además de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen caracter , trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa manejar efcientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autestima y sobre todo, con los conocimientos básicos que la gestión istrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realización de sus funciones. La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual istrativo. Definitivamente como nos lo recuerda images. google.com.ve: Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

LA SECRETARIA EJECUTIVA PROACTIVA

"Encanto más talento más una ligera informalidad, le ayudarán mucho al principio; pero al final de cuentas, es la brevedad la que conquista el corazón del público." R. Cheney. Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberían desempeñar la secretaria. Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente istrativo ni la atención telefónica. En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes de las compañías. Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o istrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es

proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado, mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad nacional política y económica. Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En donde. la gerencia general. cuenta con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento. No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas se preguntan ¿Qué hacer al respecto? Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que le colabore en istrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organización de actividades prioritarias. El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias eficaces, atentas, de buen carácter, confiables, que generen entusiasmo, aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas, preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utiliza. Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo. La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia. Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestos. Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio. Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH Psicotecnia. En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa. La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezas.

El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiosos. Por último, es muy válido lo que aporta mujeressinfronteras. com. que se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo. No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonización. Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer. Finalmente, consideramos muy importante que las empresas, especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil de la secretaria que requiere, considerando las características de los actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos, que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda. Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda, colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.

LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA 11 jun 08 Autor: Carlos En: istración PORTON DE LAS IDEAS Empresa y Medio ambiente

Carlos Mora Vanegas Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades yen donde salen avante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recursos humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características. A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio. En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión. La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más

en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto cono, el venezolano, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige. Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe. Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria. Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo. A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial. Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Es decir, en general se ocupa de: * Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones * Establecer buenos os telefónicos * Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc. * Planificar su tiempo y el de su jefe * Preparar y tratar la información adecuadamente * Concertar, acoger y atender a las visitas * Preparar presentaciones de productos o servicios * Organizar los viajes de negocios, etcétera. Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del Siglo XXI.

LA SECRETARIA EJECUTIVA EN EL TIEMPO PRESENTE 20 nov 08 Autor: Carlos En: Crecimiento personal, autoayuda istración Lo trascendente

Carlos Mora Vanegas Consideraciones generales Las características económicas de los actuales escenarios muestran a empresas muy competitivas, dinámicas, generadoras de transformaciones que han dado paso a una comercialización proactiva a favor de las economías, desarrollos tecnológicos, mercados que tratan de satisfacer las necesidades que los consumidores reclaman. Todo ello ha conllevado que las empresas a través de sus recursos, especialmente el humano tome muy en serio el rol que cada miembro de la organización debe desempeñar en pro de resultados que le favorezcan. Así se ha observado de los cambios que en muchas funciones desde los altos cargos, hasta los trabajos técnicos y desde luego. Lo que nos concierne en esta oportunidad el de la secretaria ejecutiva. No nos sorprende que Fernando Vigorena escriba en relación al tema, que se deben considerar que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio. Justamente estos cambios demandan de personas emprendedoras, con visión que den paso a su potencialidad, habilidades, experiencias que le favorezcan en su desempeño, en el logro de las funciones a desempeñar. Realidad actual Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este más atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, así como en la descripción de las funciones que deben desempeñar el equipo de trabajo, ese que le acompañara en pro de resultados que favorezca a la organización. Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados, motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador. Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento organizacional favorable para la empresa. La realidad actual en el caso venezolano, muestra un escenario turbulento, requiriéndose de una buena disposición de los trabajadores de la empresa que permita desempeñar funciones que puedan enfrentar los retos que se han generado y dar paso, a cambios que garanticen participación dinámica de las empresas en pro de su desarrollo.

Renecesita de una nueva secretaria ejecutiva, más adaptada a las necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura organizacional, con más visión espíritu de pertenencia, capacitada de acuerdo a los requierimentos del lenguaje, comunicación organizacional del presente. Cambios que se han generado Reestructuración de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice beneficios, participación en los mercados, crecimiento Liderazgo gerencial proactivo, democrático, motivador, capaz de desarrollar planes estratégicos, acciones que permitan a la empresa participar eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre. Nuevas tecnología que garantizan competitividad, innovación, desarrollo de productos, calidad y productividad, costos. Profesionales más capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar, profesionales con espíritu de pertenencia bien definido, innovadores, creativos, colaboradores, responsables, productivos. Nuevas aperturas , producto de una política de comercio exterior más abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan al país, a las empresas en su participación e integración con programas económicos del gobierno. Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la función istrativa de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que han dado paso a nuevos estilos de capacitación, aprendizaje más dinámicos, más positivos en función del desempeño. La secretaria ejecutiva del presente De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión. La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión, dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos, negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las herramientas tecnológicas de informática. Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeño de las funciones de la gerencia. Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus comentarios, participación en todo aquello que beneficie el desempeño del gerente. Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente, concertar, acoger

y atender a las visitas, preparar presentaciones de productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras funciones Conclusiones Definitivamente la gerencia moderna debe contratar a una secretaria que reúnan todas aquellas características que le colaboren a desempeñar su rol con eficiencia, secretarias bien capacitadas, creativas, capaces de aportar sus conocimientos habilidades que ayuden a alcanzar un clima organizacional positivo y favorezca a que su asistente se identifique plenamente con sus funciones, responsabilidades.

LA PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA 9 may 08 Autor: Carlos En: Crecimiento personal, autoayuda istración PORTON DE LAS IDEAS

CAMOVA El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al gerente. Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos básicos istrativos, es necesario contar con otras características en donde este demostrada la asertividad, confianza, autoestima, necesidades de logro, motivación, comunicación trato. Images,google.com.ve nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que : La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida. Algunos rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria serían: 

FÍSICOS o



Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales. MENTALES

o



Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales. DE CARÁCTER o Lista de rasgos que con la experiencia y sentido común se podrá entender y aplicar: 1. Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención. 2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones 3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación. 4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla. 5. Segura 6. Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas 7. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa 8. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo. 9. Optimista, alegre 10. Discreta 11. Honrada y honesta 12. Servicial 13. Fiel y leal a su jefe y a la empresa

Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda.

Perfil de la secretaria ejecutiva ideal en la nueva economía Una buena secretaria es un activo muy valioso para un alto ejecutivo. Así, ¿cuáles deben ser las aptitudes y actitudes de la secretaria ideal en un mundo de negocios globales y veloz cambio tecnológico? Por

Cristina

Girado

En un ambiente de negocios dinámico y global, las organizaciones interactúan con nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades en tiempo real. Así, los ejecutivos han debido adaptarse al nuevo entorno. Y, desde luego, también sus secretarias. ¿Cuál

es,

entonces,

el

perfil

de

la

secretaria

ideal

del

siglo

XXI?

Al iniciar una búsqueda para una secretaria ejecutiva, es necesario valorar una serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales: Formación

profesional

1)

Informática

El manejo de Word, Excel e Internet no es suficiente. La secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de presentaciones en PowerPoint. También debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia. 2)

Idiomas

Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués. Aunque no trabaje directamente con el idioma, en algún momento tendrá que asistir a su jefe en una traducción o atender a un visitante extranjero. 3)

Capacidad

de

organización

La secretaria ideal debe ser capaz de organizar impecablemente las tareas, la agenda, y toda actividad que conlleve la función. 4)

Cultura

Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país, de la actividad política y económica nacional e internacional. Condiciones

actitudinales

1) Es

Confidencialidad bien

conocida

la

relación

etimológica

entre

secretaria

y

secreto.

Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de los principios prioritarios es la discreción con respecto a la información de la empresa, de los superiores y de los compañeros de trabajo. 2)

Firmeza

La

secretaria

y ideal

seguridad debe

posee

en mucho

las

relaciones carácter,

3)

sin

interpersonales ser

explosiva. Paciencia

Una secretaria ejecutiva suele trabajar bajo presión, a un ritmo frenético. Muchas veces, se encontrará ante situaciones difíciles de resolver. La paciencia y el buen humor le serán muy útiles en momentos límite, para licuar su propio estrés y el de su jefe. 4)

Dinamismo

y

proactividad

La secretaria ideal debe estar siempre un paso adelante, para anticiparse a los acontecimientos. En definitiva, el mundo cambia velozmente. Y, con él, las habilidades que debe poseer la secretaria. El diccionario nos informa que es "ideal" quien posee las cualidades positivas de su especie en grado superlativo. Así, la posesión de las habilidades señaladas en este artículo definirá a la secretaria ideal, aquella que para un ejecutivo se convertirá en única e irrepetible.

Secretaria, ¡feliz día! | Su profesión, un orgullo Hoy se rinde homenaje a todas las secretarias laguneras que con su eficiencia, prudencia, discresión y trato amable son un valioso apoyo para sus jefes en la solución de dificultades y toma de decisiones.

TIENDA VIRTUAL

Brazalete

de

bisutería

fina

con

piedras

de

colores

$515.00

Incluye

IVA.

Inicialmente, este día se celebró en nuestro país el primer sábado de octubre gracias a las gestiones que realizó un grupo de damas, quienes conformaban una Asociación de Secretarias Ejecutivas de Monterrey. Por varios años, las trabajadoras conmemoraron su fecha en ese mes, hasta que conocida televisora empezó a promocionar, a nivel nacional otro día, para que se festejara el tercer miércoles de julio, por lo que las secretarias de la mencionada ciudad regiomontana decidieron unirse a este regocijo. TORREÓN, COAH.- Para Angelita Goytia y Azucena Sánchez Esqueda, el desempeñarse como secretarias, servir con gran entusiasmo a la empresa a la que pertenecen y principalmente, ser el brazo derecho de su jefe, las llena grandemente de satisfacción, por ello hoy, Día de la Secretaria, serán festejadas al igual que cientos de damas laguneras. Angelita, quien lleva aproximadamente 20 años laborando en Teléfonos de México, define su carrera como un trabajo “muy especial y hermoso’’ que le ha permitido conocer lo que es el don de servicio, honestidad y lealtad, no sólo a su jefe, sino a sus semejantes... el cliente. “Este trabajo no lo cambiaría por nada. Inicié como todas, desde abajo; a través del tiempo ascendí de puesto. Ahora ocupo el cargo de Auxiliar de Jefe. El secreto para lograr lo anterior, es amar la profesión, tener una gran disposición para ejecutar las tareas y sobre todo llevar muy presente que la honradez es pieza fundamental’’, aseguró. Dijo que a pesar de que su jubilación se aproxima, ella no pierde oportunidad para seguir superándose, ya que la mujer debe ser triunfadora y perseverante. “El tiempo se encargará de poner las cosas en su lugar’’, con ello finalizó.

Por su parte, Azucena, secretaria a nivel dirección del señor Manuel Luévanos, director de Met Mex Peñoles, narró que sus inicios en esta bella actividad surgieron desde que ella era muy jovencita. Recordó con nostalgia que recién egresada de la academia prestó sus servicios de mecanógrafa al lado de su jefe, don Miguel Papadópulos, quien por cierto la llamaba por “La Niña’’. Transcurrió el tiempo, y con ello la oportunidad de seguir preparándose, dando con ello la ocasión de ocupar diversos puestos de secretaria ejecutiva. Aseguró que el haber cursado esta carrera, de la cual esta orgullosa, le ha traído consigo una serie de satisfacciones y conocimientos; éstos últimos de los cuales desea obtener más. “Aún este producto –profesión- no esta terminada hay mucho más por aprender’’, dijo. EL DECÁLOGO DE LA SECRETARIA EFICAZ 1.- La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática. 2.- El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la labor que realiza. 3.- La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción y eficiencia, que se acompañarán de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez. 4.- El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos países. 5.- El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y buen gusto. 6.- La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja. 7.- El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.

8.- Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos. 9.- Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano está, solventarlos. 10.- Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompañar a su superior a reuniones o viajes de trabajo. CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos. CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación, lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía. CUALIDADES

HUMANAS:

La

puntualidad,

adaptabilidad,

buena

educación,

paciencia,

estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria. ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales. RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad. ORACIÓN Dame, ¡oh Señor! La paciencia de Job. La sabiduría de Salomón. La discreción de María. La lealtad de Juan Apóstol. La hacendosidad de Martha.

Haz: Que me despierte cada mañana con una amplia sonrisa, dispuesta a comprender el mundo entero. Que no me llamen sólo los trabajos fáciles, pues es tan satisfactorio hacer lo que otros esquivan. Permíteme ser: Activa, sin ser llamativa. Recatada, sin ser mojigata. Correcta, sin ser altiva. Elegante, sin llegar a la exageración. Te doy gracias Señor por haberme colocado en este trabajo donde puedo ganar el pan de cada día, sirviéndote a ti, a mi prójimo, a mi empresa y a mi patria.

La secretaria ideal

Haciendo una panorámica de las profesionales de las que me veo rodeada, entiendo a menudo que la clave de saber ejercer esta profesión adecuadamente viene dado por una serie de factores como el saber o no asumir un papel, asumir nuevas responsabilidades y asumir que un puesto no es solo el desempeño de unas funciones, sino el saber canalizar el trabajo de tal modo que en conjunto con el de los demás, conforme uno común y bien hecho. Está la actitud de quien desempeña su labor y colabora con el resto buscando soluciones, quien no se conforma con realizar las tareas sino que, especialmente si tiene tiempo, busca por todos los medios la concordancia con otros, quien se interesa por los objetivos del departamento y se familiariza con el sector al que se dedica la empresa, es una secretaria activa, que nunca se desmoronaría por que quien no debe le pida algo que a ella no le corresponda porque entiende que el trabajo hay que sacarlo adelante, alguien que nunca dejaría que el tiempo pasase mirando las musarañas sin por ello tener sus respiros con la conciencia muy tranquila y bajo la mirada de cualquiera porque no cabe duda de que ELLA trabaja; sabe responder preguntas que los jefes tiran al aire a otros que no acaban de enterarse de la situación, y pide a menudo que la incluyan en las reuniones con el resto mostrando interés por estar al tanto de todo, incluidos temas que ni siquiera la rozarán de lejos. Lo cierto es que no sé si esa secretaria existe ya que la actitud de esta superprofesional tendría que ser además muy superior a factores externos que a menudo nos hacen saltar o desmoronarnos. Puedo ver algunas de estas maravillosas aptitudes en compañeras o en mí misma, pero costaría encontrar a una que reuniera todas ellas fuera de una película de cine. Sin embargo, estaría bien situar a esta idílica profesional en nuestras mentes, ponernos manos a la obra, y tal vez algún día conseguirlo… Yo me conformo con tres cuartos del camino.

LA SECRETARIA IDEAL Entendemos que una secretaria es la imagen de una empresa, porque al ingresar una persona a cualquier empresa habla o se dirige a una de ellas. Hay distintos tipos de secretarias como por ejemplo: secretaria de actas, secretarias

bilingues, secretarias recepcionistas, secretarias ejecutivas, secretarias gerenciales, secretarias istrativas, etc. Para poder desempeñarse eficientemente en el trabajo comenzaremos viendo el "perfil profesional" de una secretaria que son todos los conocimientos que deben tener cualquier profesional, es decir todos aquellos conocimientos teoricos y tecnologicos, ademas de las cualidades personales, tanto eticas(valores morales) como esteticas(todo lo externo). Una secretaria debe tener los siguientes conocimientos tecnologicos: manejo de equipos: -computador -fax -fotocopiadora -data Ademas postura: -saber -saber

ser tener dominio dominio de conocimiento de Aspecto

excelente conocimientos de atencion ingles, hablado redaccion de leyes tributarias las etico: ser

al y y

cualidades -

ser

ser capacidad

excelente

otros

para Aspecto presencia:

aspectos: volumen

trabajar

de -saber

en

-

equilibrio la

digitadora contables publico escrito propia laborales personales: discreta honesta leal pasiencia iniciativa honrada proactiva equipo estetico: maquillaje vestuario peinado higiene manos dentadura emocional voz caminar pararse sentarse

Tambien entendemos que para cualquier empresa lo primordial es "EL CLIENTE" es por ello que se buscan las estrategias necesarias para atraerlos en esto la secretaria es importante, porque debe atender muy bien a los clientes y no espantarlos. La secretaria entra en o directo con los clientes, los proveedores y las visitas. Todos estos publicos son primordiales para el crecimiento y desarrollo de la empresa. La secretaria debe recibir al cliente amablemente, tomarle los datos y lo despide correctamente. ASI ES COMO UNA SECRETARIA PODRA REALIZAR SUS LABORES EFICIENTEMENTE, ES DECIR SERA " UNA SECRETARIA IDEAL".

La secretaria perfecta

La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos". Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas,

escribe

cartas

y

cosas

por

el

estilo...

es

algo

más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas

de

las

funciones

de

las

secretarias

convencionales

sean

sustituibles...

¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos. Consejos

para

tener

una

buena

secretaria

1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos. 2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su

formación, solidez, discrección carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud

de

facetas.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el

estrés

en

el

trabajo

(la

secretaria

puede

ayudar

mucho).

4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve a suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así? 5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su secretaria era la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era

espectacular...

6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta

su

perfume.

7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.

Cómo causar una buena impresión Cómo causar una primera buena impresión en una entrevista de trabajo, de negocios... La primera imagen de una persona a veces se nos queda y durante unas horas no se nos va de la cabeza. En entrevistas o encuentros cortos tenemos que esforzarnos en dar una buena impresión e imagen de nosostros

mismos.

Cómo

puedo

causar

una

buena-primera

impresión

El lenguaje del cuerpo es la clave. Judi James, es una experta en lenguaje corporal y autora del libro: 'Bodytalk At Work', que muestra en un vídeo de VideoJug algunos valiosos consejos para ayudarnos a causar una gran impresión en entrevistas de trabajo o en situcioanes sociales muy diversas (encuentros de negocios, etc.). El vídeo (en inglés) recoge cinco pasos para causar una buena

imagen:

Paso 1: La entrada. Haga una buena entrada. Unos momentos antes de entrar rehaga su postura. Eleve sus hombros, ponga la espalda recta y una sonrisa en su cara. Cuesta bien poco hacerlo y todo suma.

Al

entrar

mire

la

sala

con

un

semblante

confiado

y

feliz.

Paso 2 : Saludar. Asegúrese que da un buen saludo de manos, cálido y firme (sin apretar en exceso). Minetras saluda mire a los ojos a la persona que lo hace y recuerde sonreirle en ese momento.

Paso 3: Postura. Ensaya sentado delante de un espejo con el traje que llevará puesto para comprobar lo que funciona y lo que no en función de la gente que va a conocer. Siéntate bien en sillón y esto le hará parecer más seguro. Descanse los codos en el brazo del sillón y quizás cruce sus piernas,

si

ello

le

hace

sentrirse

cómodo

y

bien.

Paso 4: Gestos. Asegúrese que no usa barreras, tales como plegar sus brazos, que le hagan parecer demasiado "cerrado". Emplee gestos abiertos y amables, buenos gestos empáticos cuando habla, y asegúrese

que

mantiene

sus

manos

por

debajo

de

la

altura

de

los

hombros.

Paso 5: Técnicas de imitación. Utilizar técnicas de imitación. Esto se consigue emulando ligeramente el lenguaje corporal del entrevistador lo que te hará aparecer una persona más próximo y accesible.

La intimidación verbal en la empresa ¿Existe la intimidación verbal en la empresa? Probablemente sí. Algunos la practican de forma "natural". Otros la han aprendido en cursos especializados donde ya se enseña de todo: lenguaje corporal, liderazgo (aunque más bien habría que llamarlo pseudo-liderazgo), relaciones humanas en

la

empresa,

etc.

etc.

Hemos encontrado un interesante artículo que ha empezado a circular en algunos despachos de los Estados Unidos: The Art of Verbal Intimidation : Learn it and fight back! (El Arte de la Intimidación Verbal: Aprenderla y luchar contra ella). Vamos a sintetizar algunas de las recomendaciones de este artículo que nos ha parecido interesante y bastante útil. El citado artículo parte del principio de no instigar a la intimidación, sino aprender a defenderse cuando ¿Qué

alguien

en es

una

empresa la

(o

en

la

vida)

intimidación

intenta

intimidarte. verbal?

La persona que hace uso de la intimidación verbal intenta generar, a través del uso de la palabra, una serie de temores en la persona objeto de intimidación. Abogados, empresas rivales, empleadores, jefes... utilizan una intimidación no física y no violenta que se hace cada vez más sutil

e incluso "educada", pero psicológicamente efectiva. Incluso esta puede darse entre compañeros que intentan acaparar la imagen de un aparente liderazgo que se ejecuta sobre la base aplastar e intimidar

a

Técnicas

de

los

intimidación

demás.

en

la

empresa

Las tecnicas de intimidación tienen por objetivo restar energía a la persona, crearle inseguridad y minusvalorar su "ego" personal. Cada uno de nosotros posee un espíritu de lucha, una confianza en nosotros mismos que nos permite levantarnos cada mañana y afrontar nuestro trabajo y nuestras responsabilidades

en

la

vida.

El intimidador va a tratar de restarnos poder, energía y confianza, que perdamos nuestra seguridad en nosotros mismos, que nos mostremos nerviosos y que lo reflejemos en nuestro tono de voz o rostro de frustración en una reunión en nuestro contexto profesional o laboral en general. La respuesta a las técnicas de intimidación es entrenarnos para actuar con calma, confianza y con un tipo de respuestas proporcionadas al tipo de intimidación que practica el intimidador. Veamos dos El

ejemplos truco

de

la

bastante pregunta

y

frecuentes.

cortar

la

respuesta

La técnica de intimidación es muy sencilla. El instigador hace una pregunta y antes de terminar la respuesta, formula la siguiente pregunta. El instigado no tiene la oportunidad de explicar sus respuestas. Generalmente el miedo a ser malinterpretado, poco comprendido o quedarse fuera de contexto puede generar una sensación de creciente de nerviosismo y de tener la sensación real de incapacidad

de comunicar

de forma ordenada y racional lo que tiene que decir.

La defensa adecuada a este tipo de intimidación consiste en hacer una pausa y, seguidamente, contestar educadamente: "Voy a respoder a su pregunta, cuando haya terminado con la primera". Generalmente, el instigador dirá en un tono sarcástico: "Estamos avanzando". A lo que hay que responder con determinación: "Avanzaremos, cuando acabe". El tono de la respuesta es muy importante. Hay que responder con un tono tranquilo, sin emotividad y con confianza. Así que la primera recomendación es no dejar que tomen el control de la conversación tratando de hacer "cortes" arbitrarios y gratuitos que impliquen un desdeño de lo que habla la persona en cuestión La

y

del

valor técnica

e

interés

de de

sus

respuestas. gritar

Algunos jefes gritan a los demás como si fueran niños. No permita que esto ocurra. Sólo hay dos personas que están autorizados a hablarle a una persona de esa manera, su madre y su padre. El atacante

verbal

está

tratando

de

transmitir

ese

dominio

sobre

una

persona.

El artículo recomienda que si alguien le grita a otro en el lugar de trabajo con otras personas observando, es necesario que esa persona permanezca tranquilo y que desarme completamente al intimidador. Aunque la respuesta recomendada puede sonar a "contraproducente" para la carrera profesional del "subordinado", lo cierto es que hay que contrarestar esas actitudes y formas a través de un tipo de respuesta que denomina "humillación sutil". Ejemplo de una respuesta dada en un caso

real:

Entiendo la preocupación. Aunque sí creo que está siendo muy emocional en este momento. Vamos a hablar de esto una vez que haya tenido la oportunidad de calmarse. Probablemente su jefe le puede responder algo así: No! Estamos hablando ahora! A lo que también se le puede responder: Voy a hablar con usted, pero no le permito que me grite. Usted

es

mi

jefe

y

yo

le

respeto

a

usted,

pero

usted

no

es

mi

madre.

Algunos pueden pensar que se corren riesgos respondiendo de esta forma. Lo cierto es que según el autor de este artículo el que así respondió acabo tomando el relevo de ese jefe meses más tarde. Abrumar

con

información

Otra de las técnicas de intimidación es la de abrumar con una información muy densa y abundante. La utilizan los abogados cuando intentan llegar a un acuerdo con la parte contraria, Por ejemplo, el uso de una jerga técnica densa, prolija documentación jurídica, cúmulo sinfin de referencias... hasta que la "víctima" se sienta abrumada y tenga una sensación de ahogo emocional. Los que la practican no lo hacen con el propósito de informar, sino de intimidar. Al hacerlo pretenden que un sujeto se sienta abrumado y con esto que se avenga a cooperar. La defensa en estos casos consiste en "activar" su curiosidad, mostrando interés en aprender "cosas nuevas". Esa actitud puede volver loco a su atacante. El objetivo es que cada cosa por pequeña que sea, se la explique con detalle y claramente, mostrándose deseoso de aprender. Sonriente, atento y con actitud curiosa. Si mantiene su confianza, le sacará a su intimidador una cabeza de ventaja.

Cómo hacer una presentación En realidad se trata de hacer una "buena presentación o exposición" de un proyecto, estudio, estrategia, bien a un equipo, departamento, empresa, clientes, o a los jefes. No se trata únicamente de

recurrir

al

power

point

(ver

directivos

power

-point).

Se supone que hay un buen dominio del tema y del contenido del mismo. Si es así, tampoco hay que

descuidar

Consejos

ninguno para

de

estos

hacer

6

una

consejos: presentación

1. Escribir la presentación. Escribir ayudar a ordenar mentalmente la presentación y memorizarla. Así que es un buen ejercicio. Posteriormente, pondrá los puntos más importantes en diapositivas tipo power point. pero antes de hacerlo es conveniente conocer la maeria objeto de exposición

y

asimilarla.

2. Practicar. Haga un ensayo de la presentación enfrente de su esposa, un amigo o un espejo. Permita que gente de su confianza le puede dar un de cómo lo hace. Si no tiene experiencia en presentaciones, cuanto más pratique, mejor le saldrá la presentación y exposición. 3. Preparar ayuda visual. Utilice un programa tipo power point o similar con diapositivas que puedan ser proyectadas, fotocopiadas y distribuidas a su audiencia durante su exposición. 4. Preparar la sala prevista para la exposición. Asegúrese de que la iluminación es la correcta y que todo el mundo puede verle a usted y su pantalla. Cuando le sea posible utilice símbolos, gráficos, y otras ayudas uqe le permitan mantener la público interesado en su presentación. Asegúrese que disponen de sus materiales y de blocs de notas, boligrafos, etc. . 5. Meterse en la presentación en el propio sitio. Esto significa que encienda su ordenador, y compruebe que todo marcha adecuadamente: micrófono, etc. Esto le quitará presión psicológica y le

hará

sentirse

más

tranquilo.

Resuelva

todos

los

detalles

anticipadamente.

6. Hágase con su audiencia. Si desea que le planteen preguntas u observaciones solo al final, hágalo sutilmente saber, comente al principio el plan de su prsentación, si cree que es mejor instar a que le pregunte sobre la marcha, invite a ello. Invite, si es oportuno, a obtener el de su presentación.

¿La Secretaria?... Si, soy yo... Sólo dos de cada 100 profesionales del secretariado son varones. En un mundo en el que casi todas las ofertas de empleo van dirigidas a mujeres, algunos hombres demuestran que esta ocupación no tiene sexo. "Secretaria, secretaria, la que escucha, escribe y calla; la que hizo de un despacho tu morada; casi esposa, buen soldado, enfermera; y un poquito enamorada...". Así eran las secretarias a las que cantaba Mocedades hace algo más de 30 años. Resignadas, casi serviles y secretamente enamoradas de su jefe. Menos románticos eran los retratos que de ellas pintaban las películas del destape de los 70: señoritas estupendas y minifalderas que se desvivían por complacer los deseos de sus jefes o, cuando menos, se dejaban vencer por ellos. Su figura, convertida en pieza a cobrar o en oscuro objeto de deseo, acabó dando forma a una especie de mito que aún hoy pervive en el subconsciente de la mayoría. En la actualidad, el ejercicio de esta profesión ha elevado sus cuotas de exigencia hasta el punto de requerir no sólo conocimientos específicos (idiomas, informática, marketing...) sino cierto dominio del protocolo y unas habilidades sociales (sobre todo aquéllas relacionadas con la capacidad de relación y comunicación) que la alejan definitivamente de las simples labores de mecanógrafa-telefonista. "En estos últimos años ha aumentado el reconocimiento laboral y social que han adquirido los profesionales del secretariado". "Hoy somos profesionales con un alto grado de calificación y somos necesarias en todas las empresas ya sean públicas o privadas".

LA SECRETARIA La Secretaria es una auxiliar del Jefe, que toma dictado, escribe a máquina, y en estos tiempos modernos, captura datos en la computadora, archiva, contesta el teléfono y maneja la antesala y las citas de su superior. Pero... ¿Nada más???

1.- La Secretaria es, en rigor CENTRO DE COMUNICACIÓN. Por eso su responsabilidad consiste en realizar una gran diversidad de tareas, aconsejar y prestar ayuda en el citado campo de las comunicaciones, ya se por escrito, orales y/o personales. El trabajo de la Secretaria es ahora como nunca, importante y complejo. El número y diversidad de las comunicaciones se ha multiplicado con el paso del tiempo. 2.- La autoridad de la Secretaria es de REPRESENTACIÓN. Es limitada su autoridad para decidir por si misma y dar órdenes a otros. Debe por tanto en representación de su jefe, transmitir decisiones y comunicaciones cuando así lo haya dispuesto él. 3.- El Ejecutivo espera que su Secretaria realice por él todas las comunicaciones internas y externas que le permitan planear y organizar el trabajo, y que le proporcione todos los antecedentes, datos e informaciones con que se cuenta en la propia oficina y fuera de ella. 4.- En el campo de la dirección, el Jefe necesita que la Secretaria le ayude en la elaboración y transmisión de las decisiones adoptadas y en algunos casos, en la transmisión de órdenes a los subordinados. 5.- En el terreno del control, el Jefe necesita que la Secretaria lleve una MEMORIA DE SUS COMPROMISOS y un registro de los mismos proporciónandole siempre los datos e informes que se requieran, además de que se encargue de establecer y controlar todas las comunicaciones pertinentes. 6.- Es necesario que la Secretaria con auténticas ambiciones de superación, analice que aspecto de su labor debe ser objeto de mayor atención, para ayudar mejor a su Jefe y superarse así profesionalmente. 7.- Jamás habrá máquinas que reemplacen totalmente al ser humano, mucho menos que puedan sustituir a la SECRETARIA INTELIGENTE, ni que sepan sonreír amablemente deteniendo al visitante impaciente o irritado que aguarda a que lo reciban. Esa actitud amable y atenta es cualidad de una buena Secretaria.

Secretarias: ¿Acaso somos así? Desafortunadamente, las secretarias no se dan cuenta de sus limitaciones.

Una secretaria con deficiencia es quien no es una SupersecretariA y se podría definir como alguien que al desempeñar el puesto secretarial: - No sabe la relación de la empresa con la industria, las filiales, las sucursales. - No conoce la filosofía y las funciones de la empresa. - No tiene conocimiento ni manejo de las funciones istrativas. - No conoce las responsabilidades y tareas de su jefe ni de ella misma. No organiza ni planea el tiempopersonal ni del jefe. No es confiable para recibir inofrmación privada. - No entiende metas personales del jefe con relación a la empresa. - No responde en forma adecuada a las llamadas telefónicas. - No da seguimiento a proyectos que deben revisarse en fechas futuras. No tiene iniciativa para resolver problemas cotidianos. No localiza documentos cuando se le solicitan. No pude redactar cartas, memorándums, ni reportes. No controla con eficiencia el archivo. No es clara cuando presenta información. No domina las habilidades secretariales. - No sabe relacionarse con compañeros, superiores o visitas. No sabe manejar el fax. No asiste a cursos de desarrollo secretarial. No lee sobre aspectos de cultura general. Usa el teléfono para llamadas personales. Convierte su escritorio en un tocador o antojería. - Se maquilla demasiado o se presenta con la cara lavada. - Se viste como para ir a una fiesta o a un baile tropical. Tomado del Libro "SuperSecretaria"

Para ser una SupersecretariA... -Sé siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faro orientador de tu sinceridad. -Esfuérzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido ético latente en todo ser humano. -Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo cortés, comprensiva y cooperadora.

-Regocíjate, si eres responsable, reedúcate para perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito. -Entusiásmate. Tu entusiasmo aumentará tu eficiencia y te permitirá cosechar grandes satisfacciones. -Sé discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compañeros de trabajo y con el público. -Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios. -Respétate a ti misma y respeta a los demás, pero recuerda que tienes derecho a exigir que te respeten. -Interésate sinceramente en todos lo que te rodea. Este sincero interés te permitirá desarrollar al máximo todas tus personalidades. -Actúa con lealtad, pero que la máxima expresión de tu lealtad no sea tu adhesión incondicional a una persona sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo. Tomado del Libro "SuperSecretaria"

Re: Secretaria (Temas Secretariales) Opciones

          

Marcar como nuevo Agregar a mis favoritos Agregar a mis suscripciones Suscribirse al "feed" RSS de este mensaje Destacar Imprimir Compartir Reportar al Moderador

el 11-07-2007 08:46 PM

LOS PRINCIPALES DEBERES DE UNA SECRETARIA Los principales deberes de una secretaria se han especificado en la siguiente forma:

A. TAQUIMECANOGRAFIA Y REDACCION 1.- Tomar dictado y transcribirlo. (en muchos centros de trabajo todavía se usa que los jefes dicten). 2.Redactar por iniciativa propia cartas, memorándums, etc. 3.Copiar manuscritos o impresos. 4.Leer y clasificar la correspondencia. 5.- Llevar por escrito un registro de las citas concertadas en la oficina que representa. 6.Copiar notas escritas a mano por su jefe. 7.- Ayudar en la preparación de reportes o informes escritos. 8.Preparar itinerarios de viajes. 9.Tomar nota en las juntas o reuniones de trabajo. 10.- Tomar dictado directo a máquina o a la computadora. Con los avances tecnológicos hemos avanzado también en el campo secretarial. La informática nos brinda grandes oportunidades que facilitan día a día nuestro trabajo. 11.Uso del Internet. 12.- Manejo de la Agenda electrónica para programar compromisos personales, laborales y sociales, del Jefe. Control de citas, mensajes recibidos, programación de reuniones, etc. Sugerencia. Uso del "outlook" para la agenda eléctronica y para registrar os y formar tu directorio. "Notes" de "outlook" para una extención de tu memoria. 13.- Recibir, escribir y enviar correos eléctronicos. B. SERVICIOS TELEFONICOS 1.- Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados. 2.Comunicar telefónicamente. 3.Dar por teléfono recados rutinarios o especiales. 4.Hacer reservaciones de hoteles o transportes. 5.Concertar las citas de su jefe inmediato. 6.- Enviar y recibir Fax.

C. ARCHIVO Y CONTROL 1.- Manejar el archivo (general y personal, físico y electrónico). 2.- Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial. 3.- Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc. D. OTROS DEBERES 1.Atender al público o visitantes. 2.Actuar como gerente de relaciones públicas. 3.Llevar una agenda de recordatorios especiales. 4.- Mantener en la debida reserva toda información confidencia. 5. Hacer cotizaciones. 6.- Asistir a cursos de capacitación o perfeccionamiento. E. VARIOS 1.Proveerse de los materiales necesarios para la oficina. 2.- Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras, máquinas de escribir. 3.Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal. 4.Supervisar a los otros empleados. 5.- Servir café, té o agua a los visitantes, aunque algunas secretarias están reacias a servir café, siempre para el visitante le será agradable recibir una atención del elemento femenino de la empresa u oficina. Si en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, que bien... Sino, que no les de pena servir el café, recuerden que lo "cortés no quita lo valiente".

Tu Silla Secretarial

Un teléfono, una computadora, un archivo, un escritorio lleno de citas, papeles y números telefónicos. Un porque llegas tarde?, una llamada de

atención, un no se volverá a repetir señor. Una tacita de café, una lima y un pinta uñas, un exquisito perfume y una eterna sonrisa. Una amena conversación entre compañeras, una carcajada en tu hora del refrigerio. Un extenso esfuerzo por aprender taquigrafia, y el doble para ser bilingüe, han sido parte de tu faena por ser "LA SECRETARIA". Un millón de iradores, un montón de ramos de flores. Propuestas indiscretas de tantos hombre a quien tu inquietas. Eres mas que dos ojos angelicales y una falda a la moda. Eres mas que dos piernas bien torneadas por quien tantos nos afanamos. Eres la "PRINCESA" que piensa y escribe, la que llama y da la bienvenida a los clientes, amigos y familia de tu jefe. Eres "LA PERSONA" que siempre siempre harás falta, en tu silla secretarial.

Secretaria Actualizada Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables. La preparación de la secretaria actual no tiene nada que ver con la de generaciones anteriores. Hace años, la secretaria era solamente una mecanógrafa, y algunas veces llevaba la contabilidad. En la actualidad es una persona mucho más preparada y se ha convertido en el eje elemental de la empresa. Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables. Su oficina es una de las áreas de la empresa en donde más "máquinas" nuevas han aparecido: ordenadores, fax, impresoras, cámaras y otras, lo que ha traído, además de las facilidades, un aumento en el volumen de trabajo. Para realizar a capacidad las labores de gestión, han debido adaptarse a estos cambios, y muchos de ellos no sólo con los conocimientos técnicos, sino también con un cambio de actitud. Todos nos hemos encontrado en algunas oficinas con personas que se niegan a aceptar el uso de las nuevas tecnologías, en una actitud realmente negativa. Esto implica una considerable merma en el rendimiento laboral, y un

grave problema frente a empresas competidoras que sí las utilizan, obteniendo por consiguiente un mayor rendimiento a menor costo. Pero no todo es tecnología. Una secretaria debe conocer a fondo su empresa. Sin este conocimiento no puede hacer un buen trabajo, incluso aunque sea una experta en las nuevas tecnologías. Y por el contrario, una persona integrada a su empresa, conocedora de su filosofía, si no posee los conocimientos técnicos básicos necesarios para desarrollar su trabajo, es difícil que pueda optimizar sus tareas. Se deben discutir temas tan importantes como la gestión del trabajo y la sinergia de la comunicación, ya que cada vez queda más claro que el secretariado es una profesión que ejerce un papel importante dentro de la empresa. Es la secretaria la que consigue el punto de equilibrio entre todos los empleados de la empresa y la dirección, además del nexo de unión y de comunicación entre ambos. Y hablando de comunicación, la secretaria también suele ser el "puente" de comunicación entre la empresa y el exterior. Es quien pone en o a personas de la empresa con otras del exterior, o viceversa, tanto de forma personal como por otros medios, como el teléfono. Una buena secretaria debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión; ser discreta, conocer al máximo la empresa, tener un buen nivel de idiomas, por lo menos del inglés, y, sobre todo, conocer bien al jefe y tener buena relación con él para que se complementen. Una buena secretaria es la mano derecha del jefe, y además, debe intentar ir siempre un poco por delante de sus necesidades. Tiene que saber mantener la confidencialidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene , de los temas tratados en las reuniones a las que asiste, saber estar y mostrar un interés continuo por su entorno empresarial. Otras de las cualidades con las que se define a la secretaria "ideal": Intuición para saber cuando debe desaparecer si la llamada que recibe el jefe le hace bajar mucho la voz, hasta casi un susurro. Distinguir al primer vistazo las cartas que aunque no digan "personal", pregonan un carácter íntimo.· Guardar todos los secretos profesionales del jefe, y los menos profesionales también.

Mantener siempre una cierta actitud impersonal con jefes y clientes, pero dentro de la mayor amabilidad.· Ser respetuosa sin caer en el servilismo, y cordial sin familiaridad. OTROS TIPS Dele prioridad y secuencia a las tareas, es decir, urgencia a lo más importante, luego lo secundario Programe su trabajo más allá de un día: semanalmente o mensualmente, para evitar posibles imprevistos. Evite a toda costa que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas, porque al perder la concentración podría cometer errores. Esto no quiere decir que no puede tomarse un descanso de vez en cuando, pero todo con medida y en su momento. Demuestre lo que vale siempre que tenga la ocasión, y con respeto y conocimiento, exprese sus ideas o sugerencias, incluso aquellas cosas con las que no está de acuerdo.Si además de todas estas cualidades, es capaz de lograr las simpatías de la esposa del jefe, será el epítome de la secretaria ideal. Tomado del Libro: Guía para la Secretaria Ejecutiva

Reglas de Oro para una Secretaria Competente - Proyecte siempre su mejor imagen, vístase adecuadamente. El uniforme debe estar impecable, cuide el largo de la falda y los pantalones no deben estar excesivamente ajustados; use zapatos cerrados, no sandalias; retoque su peinado y maquillaje, el cual debe ser discreto. Lleve las uñas limpias y arregladas. Recuerde, lo que usted proyecte fortalecerá una imagen positiva para la empresa. - Actúe con calma ante cualquier situación complicada que se presente, anteponiendo siempre su balance emocional. - Sea organizada al llevar la agenda de su jefe, recuérdele con anticipación sus citas y compromisos. Mantenga en orden los archivos y su escritorio. - Aprenda a escuchar, callar y hablar; sea oportuna, tenga sentido común. - Cuando conteste el teléfono, tenga siempre buen trato. No refleje sus problemas personales o de la oficina. El sonido de su voz proyecta su

personalidad y, por ende, la imagen de su empresa. El tono de su voz siempre será amable, pero sin mostrar familiaridad. - Trate de realizar su trabajo sin necesidad de una constante supervisión, tenga iniciativa, cualidad altamente apreciada. - Siempre surgirán llamadas o visitas inoportunas. ¡Ojo! Si bien es cierto que su deber es proteger a su jefe, no menos cierto es que usted no lo debe de hacer inaccesible. No lo aísle, infórmele. Él le dirá qué hacer, no lo determine usted. - Cuide su lenguaje corporal, pues este lenguaje silente es más elocuente que las palabras; por eso, mantenga una buena postura, una expresión facial agradable, y préstele atención a sus gestos y movimientos. - Al recibir visitas sonría, muestre el placer que representa el que estén allí, trátelas con amabilidad. Si han de esperar, infórmelo y ofrézcales una revista, periódico, un café, etcétera. - Trate a todos de usted, anteponiendo la palabra “señor” o “señora” al apellido, incluyendo a su jefe, ejecutivos, empleados, visitantes, etcétera. - En su área de trabajo, no coma, beba, fume o mastique chicle; no se quite los zapatos, no mueva las piernas constantemente mientras está sentada, no se estire ni bostece abiertamente, no se ría a carcajadas, no se peine ni se maquille, no se coma las uñas ni se las pinte sobre su escritorio.