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TEORIA

DE

SISTEMAS

LA OFIMATICA

RAQUEL LOZANO TARAZONA MARIA DE JESÚS RINCÓN TAÍS MARÍA GRANADOS

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON BUCARAMANGA 14-05-2009 TEORIA

DE

SISTEMAS

LA OFIMATICA

PROFESOR: Misael Carvajal Castellanos

RAQUEL LOZANO TARAZONA MARIA DE JESÚS RINCÓN TAÍS MARÍA GRANADOS

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON BUCARAMANGA 14-05-2009 TABLA DE CONTENIDO Pàg. INTRODUCCION 1.LA OFIMATICA 4 1.1 WiMAX 1.2 EJES DE INTEGRACION 1.2.1 Integración horizontal 1.2.1.1 Microsoft Office, Open Office, etc. 1.2.2 Integración vertical 1.2.3 Integración humana 1.3 BENEFICIOS QUE APORTA UN SISTEMA OFIMATICO 1.4 ESQUEMA DE LOS TRES EJES (SAEZ DE VACAS) 1.4.1 Computabilidad 1.4.1.1 Hardware 1.4.1.2 Software 1.4.1.2 Software 1.5.2 Confidencialidad CONCLUSIONES

INTRODUCCION Hoy presentamos un valioso trabajo sobre la Ofimática. Este importante material de apoyo, nos ayudará a comprender, desarrollar, y en consecuencia fortalecerá nuestras bases para que más adelante podamos transcurrir en el conocimiento de la Ofimática en un entorno de oficina y otros. A través del mismo pretendemos adquirir los conocimientos necesarios sobre la Ofimática y hacerlos nuestros.

1. LA OFIMATICA

La ofimática es el equipamiento hardware y software que se usa para idear y crear, transmitir y dibujar información necesaria en una oficina para la realización de actividades básicas en busca del alcance de los objetivos propuestos.

Dentro del concepto de ofimática se tiene en cuenta la organización y la tecnología ya que estudia el uso de las tecnologías de la información,en el trabajo de las oficinas. La ofimática permite conocer los estados más relevantes y ayuda a diseñar e implementar un plan de igualdad de oportunidades en la empresa y su lo que busca es que sea flexible, con iniciativa individual y capaz de detectar tendencias y de trasladarlas a la empresa rápida y eficiente es decir automatizarla. Distintos puntos de vista dan lugar a distintas definiciones. De una manera informal, si preguntásemos a distintos profesionales que entienden por Ofimática podrían decirnos lo siguiente: Un ingeniero: un conjunto de herramientas para la realización de ciertas tareas. Un economista: una forma de incrementar la productividad y eficiencia en la oficina. Un sociólogo: una forma de relacionarse las personas entre si y con su entorno de trabajo. No cabe duda de que todos ellos tienen su parte de razón, por lo que podríamos decir que todas estas visiones no son contradictorias sino complementarias. A continuación relacionamos algunos de los sinónimos utilizados para referirse a la Ofimática: • Sistemas Informáticos de Oficina, • Automatización de oficinas, • La oficina del futuro, • La oficina sin papel, etc.

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Son términos que por si solos resultan incompletos, pero que perfilan la silueta de este amplio concepto del que nos ocupamos en este tema. La red de área local (LAN) es la columna vertebral de la ofimática y esta es la interconexión de varios ordenadores y periféricos limitada físicamente a una extensión de 200 metros y llegar a 1 kilómetro con

repetidores cuya aplicación se extiende en la interconexión de ordenadores personales y estaciones de trabajo en la oficina. Esta red permite a los s transmitir datos, correo electrónico y voz por la red. En esta categoría caen todas las actividades propias del trabajo en oficina como archivos, fax, microfilmado, copias, dictados, operación de teléfonos y otros. En la actualidad la ofimática se inclina a aplicar todos los procedimientos descritos sin cables o sea wireless en este aspecto. Juegan un papel importante WIFI y WIMA Cuando hablamos de WIFI nos referimos a una de las tecnologías de comunicación inalámbrico mediante ondas más utilizada hoy en día. WIFI, también llamada WLAN (wireless lan, red inalámbrica) o estándar IEEE 802.11. WIFI no es una abreviatura de Wireless Fidelito, simplemente es un nombre comercial. En la actualidad podemos encontrarnos con dos tipos de comunicación WIFI: •

802.11b, que emite a 11 Mb/seg, y

•

802.11g, más rápida, a 54 MB/sega.

De hecho, son su velocidad y alcance (unos 100-150 metros en hardaware asequible) lo convierten en una fórmula perfecta para el a internet sin cables. 7

1.1 WiMAX Es una norma de transmisión de datos usando ondas de radio. Es una tecnología dentro de las conocidas como tecnologías de última milla, también conocidas como bucle local. que permite la recepción de datos por microondas y retransmisión por ondas de radio. El protocolo que caracteriza esta tecnología es el IEEE 802.16. Se presenta como muy adecuada para dar servicios de banda ancha en zonas donde el despliegue de cobre, cable o fibra por la baja densidad de población presenta unos costes por muy elevados (zonas rurales).

1.2 EJES DE INTEGRACION Un sistema ofimático no es un conjunto de herramientas aisladas. Hay una integración entre las diferentes herramientas que se utilizan para automatizar las tareas de un determinado proceso o función. El grado de automatización de la oficina, es decir, el grado en que una oficina hace uso de la tecnología ofimática, crece a lo largo de tres ejes: • Integración horizontal • Integración vertical • Integración humana 1.2.1 Integración horizontal Los paquetes integrados integran las aplicaciones aisladas de proceso de texto, hoja de cálculo, bases de datos, agendas, gráficos y módulos de comunicación. Lo que se automatiza es el intercambio de información entre ellas potenciando la capacidad de cada aplicación individual y ofreciendo un nuevo campo de desarrollo al que cada aplicación por separado no podría acceder. Ejemplos: 1.2.1.1 Microsoft Office, Open Office, etc. Los soportes de información también se están integrando en uno sólo, el electrónico, lo que esta produciendo la tendencia hacia herramientas multimedia. 8

1.2.2 Integración vertical Un ejemplo de integración vertical podría ser la interconexión entre un mainframe (servidor), donde reside la base de datos que se esta utilizando, y un ordenador personal o PC en el que reside una hoja de cálculo que necesita esos datos. El de muchos PC a un mismo servidor requiere disponer de canales de comunicación efectivos. 1.2.3 Integración humana La integración humana consiste en proporcionar interfaces más con vivenciales, iconos, ventanas, mensajes más significativos, ayudas incorporadas a la aplicación y sensibles al contexto, menús configurables por el , menús auto configurables, incluso programas inteligentes que intenten evitar los errores del y subsanarlos en el caso de que se produzcan.

1.3 BENEFICIOS QUE APORTA UN SISTEMA OFIMATICO La implantación de un sistema ofimático en una oficina va a reportar notables beneficios, entre los que se encuentran los siguientes: • Se automatizan las tareas de carácter rutinario y repetitivo. • Se facilita, acorta y asegura la realización de tareas complejas y muy laboriosas. • Se da la posibilidad de realizar trabajos que de otra forma sería muy complejo, costoso o imposible de realizar. • Permite compartir recursos informáticos hardware o software (equipos, programas e información). • Permite el a la información común (evita duplicidad). 1.4 ESQUEMA DE LOS TRES EJES (SAEZ DE VACAS) Sáez de Vacas propone un modelo para la automatización de oficinas que denomina”esquema de los tres ejes”, a lo largo de los cuales debe avanzar cualquier sistema ofimático. • Compatibilidad. Abarca el tratamiento o proceso de información. • Comunicabilidad. Todo aquello relacionado con trasladar la información de la oficina dentro de ella o al exterior. 9

• Confidencialidad. En la oficina hay seres humanos que operan conjuntamente con tecnología. No es posible evolucionar a lo largo de uno de ellos independientemente de en que posición se encuentren los otros dos (ver figura 2.1): • La comunicabilidad no se desarrolla sin la evolución tecnológica de la compatibilidad. • La compatibilidad se potencia por la capacidad comunicativa de la oficina, ya que la interconexión de varios sistemas aumenta la capacidad de proceso de cada uno de ellos (y viceversa). • Las tecnologías de compatibilidad y comunicabilidad físicamente integradas necesitan algo que las aproxime al sistema social en el que están o van a ser implantadas (confidencialidad). 1.4.1 Computabilidad

La compatibilidad es la piedra angular: fue el primero de los ejes en aparecer y constituye la base tecnológica de los otros dos, a los que potencia. Dos vertientes: • Hardware: Ordenadores personales, estaciones de trabajo (Workstation), multipuestos y grandes ordenadores (mainframe). • Software: Permite aprovechar al máximo las capacidades del hardware, efectuando la labor de controlador de este. 1.4.1.1 Hardware Son los elementos físicos utilizados para el tratamiento automático de la información. Es la base sobre la que se apoya el resto del sistema. El incremento de las velocidades y capacidades de la memoria interna y los soportes de almacenamiento, ha permitido la evolución sobre los tres ejes: • Se automatizan nuevas tareas, que antes no lo estaban por la falta de uno o más de los factores antes mencionados. • Se facilita la comunicación entre ordenadores, dedicando parte de su potencia al control y potenciación de las comunicaciones. • Se mejora el grado de confidencialidad del propio ordenador y del resto de herramientas que en ´el se apoyan. Rangos de ordenadores en la actualidad 10

• Los ordenadores personales y la evolución de estos: las estaciones de trabajo. • Las redes de área local y los ordenadores multipuesto o miniordenadores. • Los grandes ordenadores con enormes capacidades de proceso y almacenamiento. En la oficina actual no existen soluciones ´únicas, sino múltiples soluciones concretas y particulares, utilizando un tipo determinado o alguna combinación con varios de ellos. 1.4.1.2 Software El software ofrece un amplio abanico de posibilidades a sus s. Atendiendo al tipo de población a que estén orientados y a lo específica que sea la tarea para la cual se utilice, tenemos tres clases de software:

Programas horizontales Diseñados para una tarea específica y a un abanico amplio de la población: programas de contabilidad, istración, impuestos, etc. Programas verticales Orientados a una clase específica de s y para realizar una tarea igualmente específica: programas para ingenieros, arquitectos, médicos, etc. Programas genéricos Al igual que los horizontales, están dirigidos a un amplio espectro de población, pero para aplicaciones comunes: procesadores de texto, hojas de cálculo, etc. Los programas genéricos se agrupan en las siguientes familias en cuanto a las funciones que realizan: -

Procesadores de texto. Hojas de cálculo electrónicas. Gestores de Bases de Datos. Agendas electrónicas. Programas de gráficos. Paquetes integrados. Autoedición o Publicación Asistida por Ordenador.

1.4.1.2 Software 1.5.1 Comunicabilidad

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En un principio las tecnologías de la información se limitaban a los elementos de proceso de información. Sin embargo, un trabajador consume alrededor de un 65% de su tiempo en tareas relacionadas con la comunicación (llamadas telefónicas, reuniones previstas e imprevistas, envió o recepción de correo, viajes...). Esta cifra se incrementa si consideramos que los directivos consumen un 80% en la transmisión o recepción de información. Esto ha llevado al desarrollo de tecnologías para cubrir esta necesidad básica: la comunicación. La importancia del eje de la comunicabilidad radica en las tres consideraciones siguientes: • Automatización de tareas básicas de comunicación entre las personas, departamentos, edificios, ciudades y naciones: Correo, comunicaciones internas, teléfono, télex, facsímil, memorandos, circulares, cursillos, conferencias.

• Incremento de la capacidad de proceso. Las comunicaciones incrementan la capacidad de proceso por la interconexión. Al conectar ordenadores entre sí y con otros dispositivos tanto internos como externos, las posibilidades aumentan en cuanto a funciones realizables, como en volumen de información accesible. • Base tecnológica suficiente. Los avances tecnológicos en telecomunicaciones (fibra ´óptica, nuevas formas de codificación, etc.) hacen posible el desarrollo de herramientas destinadas a la comunicabilidad en los sistemas ofimáticos. Lo importante no son las tareas individuales, sino unos objetivos globales, para los que se necesita la participación de todos. El valor de un sistema de oficina aumenta según aumenta el número de s participantes, la interacción mutua y la compartición de los recursos disponibles, en particular la información. Por lo tanto, la dimensión de la Comunicabilidad hace evolucionar la ofimática del primero (nivel de los objetos aislados) al segundo nivel (nivel de complejidad sistemática): de la unión de los objetos aislados emerge un sistema de propiedades diferentes. Comunicaciones de ámbito local Las redes son los puntales de la oficina del futuro. Una red a través de paredes, suelos y techos, permite implementar la oficina electrónica. Se llaman comunicaciones locales a las que tienen lugar en la misma oficina y el mismo edificio (LAN). Son la espina dorsal de la Oficina Automatizada, ya que conexionan a todos los elementos. Son capaces de manejar de modo transparente el intercambio 12

de información entre los s y los diversos equipos y terminales conectados. Con las redes de área local se tiende hacia la integración de todos los dispositivos de una oficina para mejorar la productividad global. Comunicaciones de ámbito externo Con los sistemas de comunicación de ámbito externo se rompe con la idea de que una oficina era un todo indivisible, localizada en un sitio determinado. La oficina podría estar formada por unidades remotas conectadas a través de sistemas de comunicación, lo cual da lugar a otro concepto: la oficina distribuida. Para que esto sea realidad los diversos tipos de información (textual, gráfica, numérica y vocal) se unifican mediante su representación digital. 1.5.2 Confidencialidad

El eje de la confidencialidad es el ultimo en aparecer y expresa la integración del sistema tecnológico con el hombre. Los avances tecnológicos permiten construir sistemas cada vez más complejos que serán utilizados por personas cuyas capacidades no evolucionan a ese ritmo. Para solucionar este problema, los diseñadores de herramientas ofimáticas recurren a los interfaces de los cuales permiten enmascarar la complejidad interna de los sistemas.

CONCLUSIONES

El conocimiento y aplicación de paquetes ofimáticos son de gran importancia en la organización de desarrollo empresarial. La ofimática juega un papel decisivo en todas las entidades como una herramienta de capacitación y organización. La ofimática ayuda a optimizar el tiempo, ofrece economía y confiabilidad en los procesos a realizar.

RAQUEL LOZANO TARAZONA MARIA DE JESÚS RINCÓN TAÍS MARÍA GRANADOS