Introduccion A La Gestion Del Tiempo Com 6b1r2t

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Gestión del tiempo Abril 2010 www.revistafomacion.com

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Curso de Gestión del Tiempo

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Tiempo = dinero El principal motivo de la mayoría de las personas que quieren ser capaces de gestionar con eficacia su tiempo, es que ese tiempo se convierta de una u otra manera en dinero.

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO A menor tiempo invertido > Productividad Cada vez que aparece una análisis de relevancia sobre la situación económica de España, tanto en tiempos de bonanza, como de crisis, siempre leemos que la productividad es muy baja. Si a esto le sumamos que trabajamos más horas, una conclusión podría ser que nuestro tiempo trabajado produce menos. Hay una creencia bastante extendida que asocia productividad al número “de horas de estancia en el trabajo”, y en general debemos decir que no es así” www.revistaformacion.com

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO • La mayoría de las personas (y organizaciones) persigue siempre conocer al menos: ▫ Qué hacer ▫ Cuándo hacerlo ▫ Cómo hacerlo

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO Organización

Pensar

Satisfacción

Autoestima Organización

Educación

Responsabilidad

Organización

Respeto

Motivación www.revistaformacion.com

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO • Problemas que causa en las organizaciones una mala gestión del tiempo: ▫ ▫ ▫ ▫

• Problemas que causa en las personas una mala gestión del tiempo:

Baja productividad Menor competitividad Pérdidas económicas Pérdida de imagen

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▫ ▫ ▫ ▫

Frustración Ansiedad Estrés Desmotivación

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Inercia = Peligro La inercia, podríamos definirla como el “dejarnos llevar por los acontecimientos”. Si nos dejamos llevar, nunca encontraremos un momento para pensar en que mejorar la eficacia y eficiencia de en qué ocupamos en tiempo y no sabremos si es las manera más adecuada.

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO Organización = Gestión del tiempo El problema más reiterado en los análisis de gestión del tiempo de personas y organizaciones es, sin duda, la mala organización.

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Curso de Gestión del Tiempo

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Objetivos del curso • Sensibilizar sobre la importancia que el uso adecuado del tiempo tiene en las organizaciones y en la vida personal. • Adquirir el hábito de la gestión correcta del tiempo personal y organizaciones. • Conocer las principales herramientas existentes de ayuda en la gestión del tiempo. • Mejorar la productividad personal y de las organizaciones. www.revistaformacion.com

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Antes de empezar • Piense y anote en su cuaderno tareas o ideas en qué puede mejorar a corto plazo la gestión de su tiempo en el trabajo. • De las ideas anotadas escriba en el Post-it que se le entregará las 3 ideas que más fácil puesta en marcha tengan. • En grupo con ayuda del formador se realizará una puesta en común y se hablará sobre los resultados. www.revistaformacion.com

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Contenidos del curso • • • • • • • • •

Características del tiempo Tiempo personal/profesional Ideas para la discusión Leyes sobre el tiempo Conoce a qué dedicas el tiempo Ficha de análisis del tiempo Conoce a que debes/quieres dedicarlo Caso práctico individual Problemas del tiempo internos ▫ ▫ ▫ ▫

Mi mesa de trabajo Mi ordenador Motivación Estado de ánimo

• Problemas del tiempo externos ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Ambiente de trabajo Interrupciones Imprevistos Urgente/Importante Delegación

• Planificación del tiempo ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Corto, medio y largo Planificar por escrito Desviaciones Tareas críticas y urgentes Gestión de prioridades

• Herramientas para la gestión de tiempo ▫ Personales ▫ Organizacionales

• Conciliación vida laboral/ familiar • Caso práctico grupal • Puesta en común de las conclusiones de la acción formativa www.revistaformacion.com

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Preguntas a responder por los asistentes al curso 1. ¿Qué diferencia hay entre urgente e importante? 2. ¿Cuál es tu lista de hoy de tareas? 3. ¿Qué sistema de planificación a medio y largo plazo utilizas? 4. ¿Contestas a todas las llamadas telefónicas que recibes? 5. ¿Te cuesta mucho decir NO a menudo?

6. ¿Utilizas soluciones de movilidad en la gestión del tiempo? 7. ¿Tienes claro lo que significa delegar? 8. ¿Qué tipo de interrupciones sufres en tu trabajo? 9. ¿Eres proactivo o reactivo en la gestión de tu tiempo? 10. ¿En qué crees que puedes mejorar la gestión de tu tiempo?

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Unas notas antes de empezar • Este manual está dirigido a la gestión del tiempo “laboral”, no al tiempo libre o personal. • Ambos tiempos están muy ligados y en la mayoría de los casos se solapan, pero la orientación que se ha pretendido dar es únicamente la referida a nuestro tiempo dentro de una organización productiva. • Aunque creo que muchos de los contenidos que se divulgan aquí, serían de igual aplicación al tiempo personal. www.revistaformacion.com

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Costes de una mala gestión del tiempo • • • • • • •

Aumento del estrés personal y organizacional Pérdida del control Bajo rendimiento personal y grupal Mal uso de los recursos Falta de motivación Inadaptación al cambio Pérdida de oportunidades

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Costes que supone el estrés (el malo se entiende) • • • • • •

Aumento de las bajas Elevada rotación del personal Trabajo en grupo y en equipo ineficiente Mal ambiente de trabajo Dolores de espalda y articulaciones Aumento del acoso

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Algunas frases para el debate • El tiempo es el mismo para todos. • El tiempo de todas las personas no tiene el mismo valor. • No es lo mismo aprovechar el tiempo que gestionar el tiempo. • Hay que emplear el tiempo en desarrollar acciones que nos acerquen a los objetivos. • Trabajar más horas aumenta el rendimiento. • ¿La gestión de mi tiempo influye en el entorno? • ¿Qué es el tiempo libre? • El tiempo no se puede comprar, ni almacenar. • Slogan: “Lo importante no es la distancia entre dos puntos, sino el tiempo que se tarda en recorrerla” www.revistaformacion.com

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Algunas frases para el debate • Somos dueños de nuestro tiempo. • La cantidad de tiempo que ahorra hacer bien las cosas a la primera. • Un minuto cabreado = dos minutos perdidos • Hay que priorizar lo urgente y planificar lo importante. • Hay que ocuparse del tiempo, no obsesionarse. • Las personas optimizan mejor el tiempo cuando realizan labores de su agrado. • En caso de duda aplica el sentido común. www.revistaformacion.com

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Debate sobre la siguiente frase

Haz primero lo que menos te gusta www.revistaformacion.com

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Tipología de personas y actitudes frente al tiempo Tipo

Descripción

Consejo

Al que le da lo mismo

No le importa en que emplea el tiempo, no se molesta en estudiarlo o cambiarlo. Le da lo mismo perjudicar a los demás.

Para él el cambio es urgente e imprescindible. Para la empresa, si no cambia deshágase de él lo antes que pueda.

El proactivo

Aquél que realiza esfuerzos para cambiar lo que funciona mal para él y para los demás.

Para él, seguir en la actitud y potenciarla. Para la empresa, reforzar la actitud y situarlo en posiciones de relevancia.

El reactivo

El que solo actúa frente a estímulos.

Para él, intentar el cambio a proactivo. Para la empresa, fomentar su evolución y en caso contrario situarle en puestos sin responsabilidad y de trabajo mecánico.

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Tipología de personas y actitudes frente al tiempo Tipo

Descripción

Consejo

El que no conoce el valor del tiempo

Aquel que no sabe el coste que ocasiona su tiempo, ni su repercusión en los proyectos.

Para él, averiguar ¿qué precio tiene mi tiempo? Para la empresa, mejorar la comunicación en este aspecto.

El “jeta”

Estudia cómo hacer lo menos posible, dedica casi toda su atención a pensar cómo no hacer nada.

Para él, así no se va a ninguna parte, cambiar y ser útil a él, la familia, la empresa y la sociedad. Para la empresa, o cambio radical o despido inmediato.

El líder

El “motor”,

Ayudarle en su liderazgo e intentar conservarle en la empresa. www.revistaformacion.com

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Tipología de personas y actitudes frente al tiempo Tipo

Descripción

El que dice “gano poco” o “me merezco más”

Siempre descontento con su salario, con sus atribuciones, generalmente envidia a algunos compañeros, pero que nunca hace nada a favor de la orgqanización.

El que no valora el tiempo de los demás

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Consejo

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Tipología de personas y actitudes frente al tiempo Tipo

Descripción

Consejo

El organizado

Tiene su mesa de trabajo, su mente, su agenda y sus proyectos muy organizados.

Para él, saber que siempre se puede mejorar. Para la empresa, reforzar el comportamiento y valorarlo adecuadamente.

El que nunca Persona que parece estar tiene tiempo siempre sobrepasado por el tiempo, produce estrés en la organización.

Para él, revisar tareas que puede dejar de hacer, las que puede delegar y ajustar los tiempos a los trabajos. Para la empresa, ayudar y formar al trabajador en gestión del tiempo.

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No todos los trabajos son susceptibles de la misma Gestión del Tiempo • En evidente que no en todos los trabajos podemos hacer la misma aplicación de la gestión del tiempo, ya que influyen variables como: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Autonomía de la disposición del tiempo Tipo de trabajo que se realiza Responsabilidad del trabajo realizado Posibilidad de control de las interrupciones La organización en la que se desempeña el trabajo.

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Debate sobre la siguiente frase

“No puedo hacer nada por mejorar el uso de mi tiempo”. www.revistaformacion.com

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Introducción a la Gestión del Tiempo • Si preguntamos a cualquier trabajador de empresa, si emplea adecuadamente su tiempo de trabajo, seguramente nos diría que la mayoría del tiempo sí lo emplea adecuadamente. • Otra cuestión es “cómo se mide el empleo adecuado del tiempo”, ya que es muy complicado conocerlo. Entre otros aspectos por que el tiempo de cada trabajador deberá ser interpretado con los objetivos de la empresa y de su grupo de trabajo y/o proyecto. www.revistaformacion.com

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Introducción a la Gestión del Tiempo • Gestionar el tiempo consiste en primer lugar, en ser consciente de que se puede organizar mucho mejor el uso del tiempo. • En general basta con aplicar: ▫ Objetivos ▫ Lista de tareas ▫ Sentido común

• Es evidente que no todos los trabajos tienen las mismas características y que la aplicación de algunas medidas debe adaptase (Ej.: personal de urgencias de un hospital vs. Controlador aéreo) www.revistaformacion.com

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Ventajas que aporta una buena gestión del tiempo • • • • • • • •

Mayor control sobre el trabajo Mejora de la productividad Mejora de la calidad de vida Mejora en la calidad del trabajo Mejor ambiente de trabajo Optimización de recursos Aumento de la eficacia y eficiencia Destreza en el establecimiento de prioridades www.revistaformacion.com

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Debate sobre la siguiente frase

Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva Stephen R. Covey • • • • •

Ser proactivo Empiece con un fin en mente Establezca primero lo primero Pensar en ganar/ganar Procure primero comprender y luego ser comprendido • La sinergia • Afile la sierra www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 1. Ser proactivo • Este hábito de efectividad representa la posibilidad de asumir nuevos desafíos en un ambiente de libertad individual y responsabilidad social de la persona humana. Este es el hábito de la conciencia y conducta de responsabilidad, el que resulta determinante en cada persona para comprender sus realizaciones y frustraciones, sus retos y sus respuestas, sus ambiciones y sus logros. • Es muy importante entender que entre los estímulos, procedentes del ambiente externo e interno, y las respuestas, manifestadas en conductas observables o no, existe la libertad interior de decidir. Esta es evidentemente una postura no determinista, tal como el propio Viktor E. Frankl la señalara al considerarla la última de las libertades humanas. Al hombre se le puede despojar de todo salvo la de elegir sus valores de actitud frente a las circunstancias de su propia vida. Una lección magistral de libertad interior de elegir la dio el propio Frankl a raíz de su dolorosa experiencia durante sus años de confinamiento (1942 - 1945) en cuatro campos de concentración nazi. Su extraordinario libro: Un psicólogo en un campo de concentración (1946), publicado después con el título de: El hombre en busca de sentido, siempre perdurará como uno de los más valiosos legados de valor y esperanza humanas en las condiciones más difíciles de soportar para un ser humano. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 1. Ser proactivo • Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que constituye el hábito de la responsabilidad, son los siguientes:

▫ Valore positivamente la proactividad porque su práctica cotidiana le significará también mayor libertad personal. ▫ Sienta, piense y actúe reconociendo que su familia es su responsabilidad más importante. ▫ Acepte nuevos retos que lo desafíen a cuestionar y romper su precaria seguridad para desarrollarse cada vez más. ▫ Supere con decisión y valor las barreras internas y externas que le impiden actuar en forma proactiva. ▫ Anticípese al futuro diseñando con creatividad y oportunidad acciones preventivas. ▫ Actúe con suma responsabilidad en su trabajo como un camino inteligente para progresar. ▫ Reafirme día a día la responsabilidad que tiene sobre su propia vida www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 2. Empiece con un fin en mente • Este hábito de efectividad refleja el liderazgo personal y satisface plenamente la necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia. Este es el hábito de la primera creación o creación mental, el que resulta esencial en cada persona para comprender el cumplimiento de su misión existencial. • Las observaciones y estudios realizados acerca de la visión de futuro revelan que esta es en verdad extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R. Covey, el poder de una visión de futuro es increíble. La literatura mundial abunda en casos que demuestran la manera en que la visión de futuro posibilita el cumplimiento de los propios objetivos. Viktor E. Frankl lo demostró personalmente, así como en los casos de aquellos otros individuos enfrentados a situaciones límites en los campos de concentración nazi. Benjamin Singer también comprobó el caso de niños escolares que tenían una imagen de roles centrados en el futuro y su influencia para su desarrollo. Andrew Campbell y Laura L. Nash estudiaron la influencia del sentido de misión para el caso de las organizaciones y equipos. Por último, Fred Polak estudió, para el caso de las civilizaciones, la influencia de la visión colectiva de futuro. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 2. Empiece con un fin en mente • Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que es el hábito del liderazgo personal, son los siguientes: ▫ Decida y actúe iluminándose con su propia visión de futuro. ▫ Dirija su vida previendo su derrotero futuro. ▫ Contraste sus decisiones y acciones con su misión personal y realice los ajustes que correspondan. ▫ Acepte que su vida tiene un sentido . . . pero reconozca también que es usted quien tiene que descubrirlo. ▫ Identifique los principios y valores que orientan su propia vida. ▫ Determine el sentido de su vida y comprométase con el mismo. ▫ Lidere su vida trazando el rumbo que recorrerá hoy y mañana. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 3. Establezca primero lo primero • Este hábito de efectividad interpreta la idea de la istración personal, y su aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segunda creación o creación física, el que resulta básico para comprender la calidad de las decisiones y acciones en el día a día. • Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la istración del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la istración del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra su sustento en la matriz de istración personal, en la que cada actividad puede ser clasificada según dos criterios: 1) Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata; y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes: 1) Urgente e importante: istración por crisis; 2) No urgente e importante: istración proactiva; 3) Urgente y no importante: istración reactiva; y 4) No urgente y no importante: istración inefectiva. Resulta obvio que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 3. Establezca primero lo primero • Algunos ejemplos ilustrativos sobre el istración personal, son los siguientes:

hábito

de

la

▫ Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deberá alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. ▫ Decida sobre aquello que no es urgente pero sí importante en su vida . . . y determine actuar en consecuencia. ▫ Precise sus roles y objetivos, esfuércese por cumplirlos . . . y renuévelos. ▫ Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente interdependiente. ▫ Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarquía de sus obligaciones. ▫ Trabaje y comprométase diariamente sobre su victoria privada. ▫ Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar día a día la diferencia. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 4. Pensar en ganar/ganar • Este hábito de efectividad ejemplifica el beneficio mutuo y ayuda poderosamente a encontrar el equilibrio en las relaciones humanas con un sentido de bien común y equidad. Este es el hábito que posibilita el logro de satisfacciones compartidas entre todas aquellas personas que participan en un proceso de negociación. • Este hábito comprende el estudio de seis paradigmas de interacción humana: 1) ganar / ganar; 2) gano / pierdes; 3) pierdo / ganas; 4) pierdo / pierdes; 5) Gano; y 6) ganar / ganar o no hay trato. Cada uno de estos paradigmas es un modelo de relaciones humanas que conlleva determinados objetivos y logros; sin embargo, el primer modelo de los nombrados en una realidad interdependiente es el único viable. Este primer modelo representa beneficios mutuamente satisfactorios, además de que supone aprendizaje recíproco e influencia mutua. La historia de los conflictos en todos los ámbitos psicológicos y sociales refleja la ausencia de esta comprensión, primero, y la práctica desafortunada de las negociaciones, después. Los procesos de negociación colectiva llevados en forma periódica entre representaciones empresariales y sindicales reflejan, en la mayoría de las realidades empresariales latinoamericanas, un modelo basado en el paradigma gano / pierdes, el mismo que a la postre se convierte en un paradigma pierdo / pierdes. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 4. Pensar en ganar/ganar • Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito del beneficio mutuo, son los siguientes: ▫ Piense que si trata al otro como a usted mismo le gustaría ser tratado, estaría sembrando la semilla del ganar / ganar. ▫ Acepte el hecho de que tanto usted como los demás pueden y deben resultar beneficiados en una negociación. ▫ Negocie actuando con integridad, madurez y mentalidad de abundancia. ▫ Decida aquello que favorezca el bien común y la equidad. ▫ Actúe pensando en que todos deben beneficiarse. ▫ Cultive una filosofía de vida ganar / ganar en la vida familiar, laboral y social. ▫ Estimule la inteligencia del equipo de trabajo aportando una filosofía y conducta sustentada en ganar / ganar. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 5. Procure primero comprender y luego ser comprendido • Este hábito de efectividad describe la comunicación efectiva y conviene aplicarlo a los efectos de desarrollar los beneficios de la inteligencia emocional y obtener un clima social de respeto y convivencia armoniosa. Este es el hábito que sustenta la necesidad de comprender con empatía al otro para después ser comprendido y poder edificar relaciones interpersonales más constructivas. • Destaca muy especialmente en este hábito la importancia de la escucha empática en el proceso de la comunicación humana. Si bien todos los hábitos de la efectividad se encuentran muy relacionados con la inteligencia emocional, este hábito lo está en un grado mayor por sus propias connotaciones emocionales. Se ha comprobado a través de diversos estudios que la escucha activa resulta para el supervisor una aptitud crítica para obtener el éxito en su gestión. Esta escucha es con la intención sincera de comprender profunda y realmente a la otra persona. Puede recordarse aquí que la antigua filosofía griega reconoce el ethos, fundamento del carácter e integridad; el pathos, base de la empatía y el sentimiento; y el logos, sustento de la lógica y la razón.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 5. Procure primero comprender y luego ser comprendido • Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la comunicación empática, son los siguientes: ▫ Aprenda mentalmente a ponerse en los zapatos del otro para empezar a comprenderlo. ▫ Pregúntese si la calidad de su comunicación con las personas aporta el respeto necesario y posibilita una convivencia armoniosa. ▫ Reconozca que para comprender al otro deberá aprender a escucharlo . . . con la mente abierta. ▫ Entienda al otro para comunicarse, primero, y encontrar juntos una solución efectiva, después. ▫ Compórtese con la necesaria firmeza y seguridad frente a los demás para ser escuchado. ▫ Realice depósitos constantes y positivos en la cuenta bancaria emocional de los demás. ▫ Aprenda a establecer una comunicación empática escuchando y dejándose escuchar. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 6. La sinergia • Este hábito de efectividad implica la interdependencia y es el producto social de individuos, familias, equipos de trabajo y organizaciones bien integradas, productivas y creativas. Este es el hábito que fundamenta los logros sinérgicos del trabajo en equipo, vale decir de aquellos equipos en los que el resultado del colectivo es mayor que la simple suma de sus integrantes. También podría afirmarse que el cociente intelectual del equipo es mayor que el promedio del cociente intelectual de aquellos que participan en su composición. • La sinergia es un producto resultante de la calidad de las relaciones internas y externas de calidad singular. Así, la sinergia intrapersonal es consecuencia de la práctica de los tres primeros hábitos que propician la victoria privada o maestría personal; en tanto que la sinergia interpersonal es el resultado de la práctica de los tres segundos hábitos que generan la victoria pública o maestría interpersonal. Otra manera de enfocar la sinergia interpersonal es considerarla como un producto de la mentalidad de abundancia, la cuenta bancaria emocional y el esfuerzo por procurar primero comprender. Un ejemplo notable de sinergia son los círculos de calidad comprometidos, productivos y creativos. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 6. La sinergia • Algunos ejemplos ilustrativos sobre interdependencia, son los siguientes:

el

hábito

de

la

▫ Sinergice actuando con proactividad, competitividad y creatividad en su equipo de trabajo. ▫ Seleccione la tercera idea superior en los grupos humanos en los que participe. ▫ Alcance nuevos logros y propicie la innovación en su propia familia. ▫ Supérese a sí mismo para desarrollar cada una de las dimensiones de su personalidad y lograr una mayor sinergia interna. ▫ Actúe proactivamente para ayudar a la formación de un equipo de trabajo bien integrado y productivo. ▫ Acepte la diversidad como una fortaleza del equipo de trabajo que se necesita explotar con inteligencia, creatividad y sensibilidad. ▫ Intégrese a un equipo de trabajo sumando y multiplicando esfuerzos para alcanzar los objetivos del grupo en forma sinérgica. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 7. Afile la sierra • Este hábito de efectividad interpreta la mejora continua y ofrece un horizonte de superación personal en todas y cada una de las áreas de nuestra personalidad. Este es el hábito que permite entender el mejoramiento personal en las dimensiones física, mental, socio-emocional y espiritual. • Stephen R. Covey denomina a este hábito afilar la sierra por aquella historia que relata acerca de un leñador que se encuentra en pleno bosque tratando con mucho afán de derribar árboles con su hacha. Sin embargo, no le pasa por sus mientes que su hacha también requiere ser afilada cada cierto tiempo para que recupere su filo y pueda seguir brindando un buen servicio. Pues eso es precisamente lo que acontece con las personas cuando no son capaces de hacer un alto en el camino de su vida para recuperar nuevas energías con el descanso reparador, la lectura de estudio, la ayuda solidaria al prójimo o la meditación. Las personas requerimos renovación en todas y cada una las dimensiones de nuestra personalidad: física, mental, socioemocional y espiritual. En cualquier caso, la falta de una apropiada renovación en estas dimensiones puede tener un elevado muy costo para las personas. www.revistaformacion.com

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 7. Afile la sierra • Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la mejora continua, son los siguientes:

▫ Descanse plácidamente las horas que necesita para reponer sus energías físicas y mentales. ▫ Lea, estudie y reflexione . . . todavía sigue siendo una de las maneras más inteligentes de informarse, educarse y cultivarse. ▫ Mejore todo lo que realiza, siempre existirá la posibilidad de mejorar. ▫ Aliméntese en forma nutritiva y sana para estar siempre en buena forma. ▫ Desarrolle su carácter expresando en su conducta principios y valores positivos. ▫ Ofrézcase a sí mismo la posibilidad de renovarse en todos las dimensiones de su personalidad. ▫ Cultive una vocación de servicio sirviendo a los demás con amor. www.revistaformacion.com

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Curso de Gestión del Tiempo

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La RAE y el tiempo • Sin duda la palabra “tiempo” es una de las que más acepciones tiene en el diccionario, según la RAE son:

▫ 1. m. Duración de las cosas sujetas a mudanza. ▫ 2. m. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Su unidad en el Sistema Internacional es el segundo. ▫ 3. m. Parte de esta secuencia. ▫ 4. m. Época durante la cual vive alguien o sucede algo. En tiempo de Trajano. En tiempo del descubrimiento de América. ▫ 5. m. estación (‖ del año). ▫ 6. m. edad (‖ tiempo vivido). ▫ 7. m. edad (‖ de una cosa). ▫ 8. m. Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo. A su tiempo. Ahora no es tiempo. www.revistaformacion.com

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La RAE y el tiempo ▫ 9. m. Lugar, proporción o espacio libre de otros negocios. No tengo tiempo. ▫ 10. m. Largo espacio de tiempo. Tiempo ha que no nos vemos. ▫ 11. m. Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecución de algo; como ciertos ejercicios militares, las composiciones musicales, etc. ▫ 12. m. Estado atmosférico. Hace buen tiempo. ▫ 13. m. Esgr. Golpe que a pie firme ejecuta el tirador para llegar a tocar al adversario. ▫ 14. m. Gram. Cada una de las divisiones de la conjugación correspondientes al instante o al período en que se ejecuta o sucede lo significado por el verbo. ▫ 15. m. Mar. Tempestad duradera en el mar. Correr un tiempo. Aguantar un tiempo. ▫ 16. m. Mec. Fase de un motor de explosión o combustión interna. ▫ 17. m. Mús. Cada una de las partes de igual duración en que se divide el compás. www.revistaformacion.com

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Y si la juntamos con otra palabra • ~ inmemorial. ▫

1. m. Der. tiempo antiguo no fijado por documentos fehacientes, ni por los testigos más ancianos.

• ~ muerto. ▫ ▫ ▫ ▫

1. m. En algunos deportes, suspensión temporal del juego solicitada por un entrenador cuando su equipo está en posesión del balón, o el juego se halla detenido por cualquier causa. 2. m. Lapso que transcurre entre un estímulo y su respuesta. 3. m. Tecnol. Intervalo de tiempo en que el funcionamiento de un sistema no es eficaz. 4. m. Cuba. Período de inactividad en la industria azucarera.

• ~ perdido. ▫

1. m. El que transcurre sin hacer nada provechoso o sin obtener ningún adelanto en la cosa de que se trata.

• a ~. ▫

1. loc. adv. En el momento oportuno, cuando todavía no es tarde.

• a ~s. ▫ ▫

1. loc. adv. a veces. 2. loc. adv. de cuando en cuando.

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Y si la juntamos con otra palabra • dar ~. ▫ 1. loc. verb. No apremiar a alguien. ▫ 2. loc. verb. No apresurar algo. ▫ 3. loc. verb. Disponer de tiempo suficiente. Lo haré si me da tiempo.

• dar ~ al ~.

▫ 1. loc. verb. coloq. Esperar la oportunidad o coyuntura para algo. ▫ 2. loc. verb. coloq. Adoptar condescendencia con alguien, atendiendo a las circunstancias.

• ganar ~.

▫ 1. loc. verb. coloq. Darse prisa, no perder momento. ▫ 2. loc. verb. coloq. Hacer de modo que el tiempo que transcurra aproveche al intento de acelerar o retardar algún suceso o la ejecución de algo.

• perder alguien el ~, o ~.

▫ 1. locs. verbs. No aprovecharse de él, o dejar de ejecutar en él lo que podía o debía. ▫ 2. locs. verbs. Trabajar en vano.

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Refranes y dichos populares sobre el tiempo • • • • •

Al que madruga, Dios le ayuda. Cada cosa a su tiempo. Más vale tarde que nunca. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. No por mucho madrugar se amanece más temprano. • Tiempo ido, tiempo perdido. • Tiempo ni hora no se ata con soga. • Vísteme despacio que tengo prisa. www.revistaformacion.com

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Ejemplos sobre la importancia que damos al tiempo en nuestro entorno • Algunas frases: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

El tiempo es oro En tiempo real Hay que ganar tiempo No tengo tiempo El tiempo vuela

• Algunas máquinas:

▫ Los “malditos” relojes ▫ La máquina del tiempo (ficción)

• Algunas acciones: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

El trabajo se cobra por unidades de tiempo En algunos contratos “no llegar a tiempo” está penalizado. Formación sobre gestión del tiempo Comer en un restaurante de comida rápida o comidas precocinadas. Trenes de alta velocidad. www.revistaformacion.com

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Algunas características del tiempo • • • • • • • •

Medible Lineal Limitado Su importancia depende de la cultura Irremplazable No almacenable No recuperable Es el mismo para todos www.revistaformacion.com

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Algunas características del tiempo Medible • Que el tiempo es medible es muy evidente, ya que los relojes inundan el mundo. Los tenemos para fichar, en el coche, en el ordenador, para despertarnos, … • Otra forma de ver que el tiempo es medible lo tenemos en que la mayoría de los trabajos se miden (y facturan) en horas (fontaneros, talleres mecánicos, formadores, … los convenios colectivos se miden en horas) www.revistaformacion.com

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Algunas características del tiempo Lineal • Es lineal sin posibilidad de vuelta atrás. • Es totalmente secuencial. • Aunque en muchas películas hemos visto máquinas del tiempo, en la actualidad no existen.

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Algunas características del tiempo Limitado • La cantidad de tiempo de la que dispones es limitada. • Disponemos de 24 horas al día. • Para un proyecto tenemos u número de horas determinado.

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Algunas características del tiempo Su importancia depende de la cultura • No en todas las culturas viven tan rápido como en la nuestra. • El ritmo de vida es diferente incluso dentro de un mismo país. • Lo que en algunos lugares se considera una pérdida de tiempo, en otros no.

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Algunas características del tiempo Irremplazable • Nada puede reemplazar el tiempo mal utilizado, ni por otro tiempo, ni por otro elemento, por ello es vital no dilapidar el tiempo del que disponemos.

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Algunas características del tiempo No almacenable • No podemos almacenar el tiempo para volverlo a utilizar con posterioridad. • El tiempo perdido lo será para siempre. • Si una habitación de hotel o una cama hospitalaria no se ha utilizado hoy se pierde.

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Algunas características del tiempo No recuperable • El tiempo “que perdí” ayer no lo puedo recuperar hoy. • Un mal uso del tiempo hará incluso que el tiempo venidero sea más complicado.

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Algunas características del tiempo Es el mismo para todos • El tiempo es uno de los elementos de la vida que más nos iguala. • No se puede comprar el tiempo de otra persona. • También hemos de comentar que aunque todos disponemos de 24 horas al día, el “precio de mercado de una hora” de personas diferentes es distinto.

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Algunas cuestiones para la reflexión • Los convenios colectivos hablan de xx horas trabajadas al año, aunque realmente hablan de horas de presencia. • Trabajar muchas horas no significa ni ser eficaz, ni eficiente. • Una adecuada planificación (de la organización y personal) ayuda a mejorar la gestión del tiempo. • La ecuación tiempo=dinero es una ayuda a la motivación en la mejora de la gestión del tiempo. www.revistaformacion.com

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Más cuestiones para la reflexión • ¿Podemos decir que el tiempo se pierde? • Si una persona tiene de convenio 1.800 horas de trabajo, ¿el coste horario sería el resultado de dividir el coste anual del trabajador entre 1.800 horas? • ¿Qué tiene que ver con la gestión del tiempo el que una persona falte por enfermedad al trabajo y nadie sepa realizar el trabajo? www.revistaformacion.com

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Caso práctico • Escriba durante 5 minutos un esquema de planificación de sus tareas a corto plazo, indicando una escala de prioridades. • Pase al Post-it que se le entregará el esquema resumido de su planificación. • Realizar una puesta en común con los resultados recogidos.

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Mapa visual de la gestión del tiempo

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Curso de Gestión del Tiempo

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Leyes de Parkinson 1. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. 2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos” 3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.

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Leyes de Carlson 1. “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. 2. Programar y realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta”.

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Ley de Illic • “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.

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El principio de Pareto aplicado al tiempo • Vilfredo Pareto, economista italiano, realizó un estudio sobre la riqueza y la pobreza. Descubrió que el 20% de las personas controlaba el 80% de la riqueza en Italia. Pareto observó muchas otras distribuciones similares en su estudio. • A principios de los años 50, el Dr. Joseph Juran descubrió la evidencia para la regla de “80/20” en una gran variedad de situaciones. • En particular, el fenómeno parecía existir sin excepción en problemas relacionados con la calidad. • Una expresión común de la regla 80/20 es que “el 80% de nuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes”. • Por tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”. www.revistaformacion.com

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El principio de Pareto aplicado al tiempo Tiempo

Resultados

20 % 80 % 80 % 20 % En el 20% del tiempo realizamos el 80% del trabajo www.revistaformacion.com

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Mini Debates • Exprese algunos casos que conozca donde sea evidente que se cumple lo que indica el principio de Pareto. • Indicar algunas situaciones que conozca en la que se cumplan las leyes de Parkinson. • Realice los mismo con las leyes de Carlson. • E igual con la de Illic.

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Jim Still publico un artículo con sus 12 leyes del tiempo • Tener metas No puedes utilizar su tiempo con eficacia si no sabes que es lo que quieres • Analizar como utilizas tu tiempo Siempre te ayuda saber a que te dedicas. ¿Realmente estas trabajando en los temas importantes? • Mantener una lista de tareas Y mantiene su cabeza vacía • Priorizar su lista de tareas Para enfocar en las tareas más importantes • Controlar procastrinación Elimina distracciones de su entorno y empieza con la tarea más difícil • Organización Una mesa limpia te ayuda enfocarte

• Delegar A la persona más adecuada para la tarea • Trucos de eficacia Siempre puedes mejorar tu flujo de trabajo • Saber decir NO Verifica cada pedido con tu lista de prioridades y metas • Enfocar Si trabajas concentrado consigues más • Mantiene las pilas cargadas Meditación, deporte y comida sana incrementan su eficacia • Cuídate No siempre puedes estar trabajando. Tu tiempo libre es muy importante para tu trabajo.

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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith

10 leyes para istrar el tiempo y la vida • • •

•

•

•

Ley 1: Usted controla su vida controlando su tiempo. Controlar su tiempo significa controlar los acontecimientos de su vida. Nuestra carencia del control se puede también unir a una carencia de la autoestima. Ley 2: Sus valores que gobiernan son la fundación del cumplimiento personal. Hacerse preguntas como: ¿cuáles son las prioridades más altas de mi vida? Y de estas prioridades ¿Cuáles son las más valiosas? El proceso de identificar nuestros valores personales es la base para darle la prioridad a esas cosas que son las más importantes para nosotros. Ley 3: Cuando sus actividades diarias reflejan sus valores que gobiernan, usted experimenta paz interna. Introducir la pirámide de la productividad para demostrar los cuatro pasos principales que nos conducen a identificar nuestros valores como la base para lograr la consecución de las tareas diarias. Haciendo esto establecemos nuestras propias prioridades personales. La creación de la pirámide se identifica como los valores que gobiernan, seguidos por el nivel siguiente, metas a largo plazo. Encima de metas a largo plazo están las metas intermedias y por último las tareas diarias. Ley 4: Para alcanzar cualquier meta significativa, usted debe salir de su zona de la comodidad. Hasta que usted está dispuesto a salir de su zona de la comodidad y a tomar riesgos, el crecimiento y la mejora no vendrán. Los esfuerzos son necesarios para fijar y alcanzar metas. Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas. Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro efectivo de los objetivos próximos. www.revistaformacion.com

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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith

10 leyes para istrar el tiempo y la vida •Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas. Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro efectivo de los objetivos próximos. •Ley 6: Su comportamiento es una reflexión de lo que usted cree verdadero. La ventana de la creencia es la opinión del mundo y es una reflexión de nuestros valores. Nuestra creencia afecta directamente al elemento de las reglas. Los patrones del comportamiento reflejan cuales son nuestras ventanas de creencias. •Ley 7: Usted satisface necesidades cuando su creencia está en línea con realidad. El cambiar es una tarea difícil de realizar. Si las necesidades no se están resolviendo es necesario identificar los patrones del comportamiento que no están produciendo los resultados deseados. Una vez que se identifique el comportamiento, la creencia posible que conduce ese comportamiento puede entonces ser detectada. Identificando creencia alternativa podemos producir resultados posibles y predecir la satisfacción de nuestras necesidades. •Ley 8: Los comportamientos negativos son superados cambiando la creencia incorrecta. Algunos de nosotros somos productos del ambiente negativo. La superación de principios incorrectos conduce al comportamiento cambiante. •Ley 9: Su autoestima debe venir en última instancia de su interior. Identifique su papel en la vida. Una autoestima sana conducirá a la mayor motivación para cambiar de dentro. •Ley 10: Dé más y usted tendrá más. Compartir lo que tenemos y predicar la mentalidad de la abundancia es el factor del cambio. www.revistaformacion.com

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Fuente: www.josemacosta.com/decalogo.htm

Decálogo de uso del tiempo de José Mª Acosta 1. DECIDE A DÓNDE QUIERES LLEGAR, es decir, tus objetivos. 2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí. 3. ASIGNA A CADA UNA SÓLO EL TIEMPO JUSTO. 4. COMIENZA POR LO MÁS IMPORTANTE. 5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que te surja algo más importante. 6. HAZLO YA; no lo dejes para luego. 7. CONCÉNTRATE EN UN SOLO ASUNTO. 8. ACABA LO QUE COMIENCES. 9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO. 10. TOMA TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta, vive. www.revistaformacion.com

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Mitos destructores del tiempo eficaz

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La importancia del tiempo y los aspectos culturales • En la Sociedad en la que nos ha tocado (o hemos querido) vivir, el tiempo es primordial, estamos en la sociedad de las prisas, la comida rápida, el estrés, pero eso no sucede en otras culturas, ni tan siquiera dentro de nuestro país de la misma manera en las diferentes zonas.

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien Nº Pregunta

Siempre A veces

1 ¿Desarrollas las actividades en el tiempo previsto? 2 ¿Realizas trabajos que no te corresponden por que crees que la persona que las tiene que realizar las va a hacer mal? 3 ¿Documentas por escrito todas tus actividades? 4 ¿Realizas primero las actividades que más te satisfacen? 5 ¿Todas las actividades que realizan se corresponden con alguno de los objetivos de la organización o personales? 6 ¿Crees que el uso de tu correo electrónico es eficiente? www.revistaformacion.com

Nunca

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien Nº Pregunta

Siempre A veces

7 ¿Tu sitio de trabajo está ordenado y permite un fácil a los datos que necesitas? 8 ¿Cuándo acudes a una cita o reunión eres puntual? 9 ¿Cuándo te surge una idea, la anotas en algún lugar?

10 ¿Comunicas a las personas de tu organización aquellas tareas que has realizado que pueden afectarles? 11 ¿Cuándo un compañero se acerca a tu sitio de trabajo y te pregunta ¿Tienes un minuto? Respondes siempre que sí? 12 ¿Planificas con detalle tu agenda diaria? www.revistaformacion.com

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien Nº Pregunta

Siempre A veces

13 ¿En los informes dedicas más tiempo a la imagen que al contenido? 14 ¿Dejas para mañana lo que puedes hacer hoy? 15 ¿Tienes una idea aproximada de tu planificación a tres meses vista?

16 ¿Navegas eficazmente por Internet? 17 ¿Tenéis plan de contingencias en vuestra empresa para resolver las bajas laborales? 18 ¿El trabajo está bien repartido entre los del equipo?

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Nunca

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien Nº Pregunta

Siempre A veces

19 ¿Manejas con soltura las aplicaciones informáticas que usas cotidianamente en el trabajo? 20 ¿Se utiliza un sistema racional de almacenamiento de documentación?

21 ¿Todos los del equipo de trabajo saben siempre lo que tienen que hacer? 22 ¿La empresa tiene a las agendas de los trabajadores?

23 ¿Las reuniones a las que asistes están bien planificadas? 24 ¿Sabes a quién acudir en tu empresa ante cualquier contingencia? www.revistaformacion.com

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien Nº Pregunta

Siempre A veces

25 ¿Se aprovecha bien el tiempo de trabajo? 26 ¿Analizáis los procedimientos de la empresa para ver si son susceptibles de mejora en el empleo del tiempo? 27 ¿Hacéis una reunión de planificación semanal? 28 ¿El sistema de filtrado de llamadas en la empresa es adecuado? 29 ¿En la empresa hay una lista de os única? 30 ¿Se ocupa alguien de la mejora de tiempos en la empresa y/o departamento?

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¿Realmente sabemos en qué ocupamos el tiempo y si lo hacemos bien • El cuestionario anterior debe servirnos de reflexión sobre lo que conocemos en realidad del uso de nuestro tiempo. Hay que dedicar parte de nuestro tiempo a pensar. • Se podría haber valorado cada pregunta y llegar a una puntuación, pero el objetivo es abrir los ojos al respecto de cómo usamos el tiempo del que disponemos. • Un aspecto que no debemos olvidar es que el tiempo en las organizaciones vale dinero y por ello hay que racionalizar su consumo, todos vemos claro que apagar una luz que no se utiliza, o utilizar un papel por las dos caras es un ahorro. www.revistaformacion.com

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Lo primero, reconocer el problema • Dicen que lo primero que hay que hacer para superar una adicción es reconocerla, el resto parte de este punto. •A la hora de saber si utilizamos inadecuadamente el tiempo, también debemos reconocer, en general, que lo malgastamos, así podremos ponernos en marcha para mejorar nuestra gestión del tiempo. • Conocer en qué y cómo resolver el problema vendrán después. www.revistaformacion.com

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Hay que decir que sí se puede mejorar el empleo del tiempo • Todavía hay muchas personas que opinan que es muy difícil mejorar el empleo del tiempo. Vamos a exponer algunos casos sencillos donde esa mejora es relativamente fácil: ▫ Una reunión mal planificada de 2 horas con 10 personas, podría haberse resuelto en 1 hora con una buena planificación, ahorro 10 horas totales (podría descontarse el tiempo invertido en la planificación) ▫ Un viaje en tren de dos horas, al que no te llevas trabajo, son 2 horas perdidas. ▫ Un espacio de trabajo mal organizado puede ocasionar miles de pequeñas pérdidas del tiempo al año. www.revistaformacion.com

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Hay que decir que sí se puede mejorar el empleo del tiempo ▫ Buscar un teléfono por no llevar un registro adecuado de los mismo causa muchas pequeñas pérdidas constantemente. ▫ Repetir un trabajo realizado anteriormente por no encontrarlo supone pérdida de tiempo. ▫ No conocer el funcionamiento de los buscadores de Internet, causas centenares de pequeñas pérdida al mes. ▫ Una mala (o nula) formación de los trabajadores en tareas informáticas cuesta decenas de horas perdidas al año multiplicado por el número de trabajadores. ▫ Una mala planificación de un viaje, en los enlaces, ocasiona un elevado número de horas perdidas.

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Fases de un proyecto de mejora del uso del tiempo • • • • • •

Reconocimiento Análisis de empleo del tiempo Conocer técnicas de gestión Medidas a tomar, elaboración de un plan Ejecución del plan Perfeccionamiento y mantenimiento del plan

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¿Sabemos en qué consumimos el tiempo? • Para un correcto uso del tiempo, hemos de saber cómo lo utilizamos en la actualidad. Hay herramientas que permiten analizarlo con bastante fiabilidad. • Para debemos ser lo más sinceros posibles, y aplicar las herramientas en condiciones “normales”. • Recuerde que para corregir hay que conocer la situación actual. www.revistaformacion.com

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10 ejemplos cotidianos de mal uso del tiempo 1. Llegar tarde a una cita o a una reunión. 2. Realizar un viaje en tren sin llevar lectura o trabajo para realizar. 3. Estar buscando un “papel” media hora en la mesa del despacho. 4. Tener que repetir por errores un factura 5 veces. 5. Darle 10 vueltas a una oferta cuando ya estaba suficientemente bien. www.revistaformacion.com

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10 ejemplos cotidianos de mal uso del tiempo 6. Retrasar una tarea que hay que realizar en este momento. 7. Realizar primero el trabajo que más nos gusta. 8. Soltarle un “marrón” a alguien, creyendo que estamos delegando una tarea. 9. Tomar una decisión “importante” cansado o en estado de ansiedad. 10. Contestar a todas las llamadas de teléfono indiscriminadamente. www.revistaformacion.com

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Tabla de actividades realizadas en una jornada de trabajo • El método más utilizado consiste en aplicar durante una jornada típica de trabajo una tabla que refleje en qué hemos utilizado nuestro tiempo. • Sería deseable que dicha tabla se realice durante más de una jornada (una semana podría ser un periodo de tiempo adecuado), y que su cumplimentación sea lo más objetiva posible. • A continuación se ofrece un modelo de tabla (dicho modelo puede sufrir alguna modificación por la características de trabajo de la persona) www.revistaformacion.com

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Tabla de registro de actividades Hora

Tarea

Descripción De la tarea

Importancia de la tarea

Tiempo Previsto

Totales….. www.revistaformacion.com

Tiempo Real

% desviación

Causa Desviación

Ideas de mejora

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Cómo rellenar la tabla de registro de actividades • Esta tabla se aplica sobe una jornada de trabajo, si lo realiza durante una semana utilice una tabla por día. • Con respecto a la importancia de la tarea, una escala podría ser: ▫ Importante Urgente Rutinaria Innecesaria

• Quizás sea pronto para rellenar la columna de ideas de mejora, pero inténtelo. www.revistaformacion.com

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Análisis de la tabla de registro de actividades • Una vez obtenida una idea bastante real del uso de nuestro tiempo, hemos de analizar si los resultados obtenidos son indiciarios de una mala praxis en el uso del tiempo. • Dicho análisis será una de las piezas que nos permitirá un desarrollo de nuestro plan de uso del tiempo (no es la única pieza). • Es importante que el análisis se realice de la manera más objetiva posible, ya que no debemos olvidad el objetivo principal, qué es conocer en qué invertimos el tiempo, si es la manera mejor de invertirlo y cómo podemos mejorar su uso. www.revistaformacion.com

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Algunas ideas para el análisis: Tareas innecesarias • Comencemos por las tareas innecesarias, cómo su nombre indica no son necesarias y por lo tanto o no las debemos realizar o debemos delegarlas en otra persona. • Hemos de averiguar cómo han llegado a formar parte de nuestra agenda y conseguir erradicarlas de la misma. • Muchas de estas tareas se realizan “porque siempre se ha hecho así”, razón que ni tan siquiera es un argumento. www.revistaformacion.com

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Algunas ideas para el análisis: Urgente vs. Importante • Existe una gran confusión sobre las tareas importantes y las urgentes, para ello vamos a aclarar algunos puntos. ▫ Tarea urgente es: tareas que, por su naturaleza, requieren de una atención inmediata. ▫ Tarea importante es: son aquellas que están directamente ligadas a los objetivos a medio y largo plazo. Son tareas que requieren especial atención. www.revistaformacion.com

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Diagrama Importante-Urgente Cualquier tarea que desempeñamos, la podemos encuadrar en el siguiente gráfico que alberga actividades: 1. Importantes y urgentes (Ej.: Una licitación) 2. Importantes y no urgentes (Ej.: Diseño de un nuevo producto) 3. Urgentes y no importantes (Ej.: Cumplimiento de un vencimiento) 4. No urgentes y no importantes (Ej.: Archivo de documentación)

1

2

Importante

3

4

No Importante

Urgente

No Urgente www.revistaformacion.com

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Diagrama Importante-Urgente Zona 1: Urgente/Importante • Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona son: ▫ Proyectos con fecha de vencimiento ▫ Crisis ▫ Problemas apremiantes

• Efectos que causa la abundancia de zona 1: ▫ Sensación continua de apagar incendios ▫ Estrés y agotamiento

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Diagrama Importante-Urgente Zona 2: No urgente/Importante • Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona son: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Planificaciones a medio y largo plazo Definición de líneas estratégicas Estudio permanente de oportunidades Prevención Mantenimient0s

▫ ▫ ▫ ▫

Elevada visión Reducido número de crisis Mayor calidad de vida Disciplina, equilibrio y autocontrol

• Efectos que causa la abundancia de zona 2:

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Diagrama Importante-Urgente Zona 3: Urgente/No importante • Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona son: ▫ Interrupciones por llamadas telefónicas ▫ Reuniones

• Efectos que causa la abundancia de zona 3: ▫ Exceso de atención a la reputación ▫ Sentimiento de exclusión del control ▫ Concentración en breves espacios de tiempo

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Diagrama Importante-Urgente Zona 4: No urgente/No importante • Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona son: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Muchas llamadas telefónicas Descansos mal entendidos Pérdidas de tiempo Trivialidades Gran parte del correo postal/electrónico

• Efectos que causa la abundancia de zona 4: ▫ Irresponsabilidad ▫ Exceso de dependencia de los otros www.revistaformacion.com

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Caso práctico: Urgente-Importante • Duración: 30 minutos en total • Descripción: Durante 10 minutos cada uno de los asistentes, creará una matriz UrgenteImportante de las principales tareas de su trabajo. • Los siguientes 10 minutos se realizará una puesta en común. • Los siguientes 10 minutos se establecerá un diálogo tendente a poner en común las ideas sobre Importante y Urgente. www.revistaformacion.com

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Algunas ideas sobre tareas importantes y urgentes • Para poder saber el grado de interés de una tarea ha tenido que ser analizada y categorizada. • Hay que evitar que una tarea importante llegue a ser urgente. • Se debe delegar lo no importante y no urgente, así como lo urgente y no importante. El resto o no delegarlas o delegarlas parcialmente.

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Algunas ideas para el análisis: Eficiencia vs. Eficacia • También es fácil confundir las palabras eficiencia y eficacia. ▫ Eficacia: está relacionada con la consecución de objetivos. Se han tomado las decisiones correctas. Tiene un enfoque proactivo. ▫ Eficiencia: tiene que ver con el uso adecuado de los recursos. Tiene un enfoque reactivo. • En general sólo si se ha sido eficaz, se puede llegar a ser eficiente (aunque se da el caso). Piense que no hay nada inútil que se pueda hacer eficazmente. • Es claro que nuestros objetivos de gestión del tiempo han de perseguir las dos, eficacia y eficiencia. • Puede ocurrir que en función de nuestro trabajo prime más una que otra, pero en general hay que ser eficaz siendo eficiente en conseguirlo. www.revistaformacion.com

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Introducción a los ladrones del tiempo • En cuantas ocasiones estamos realizando un trabajo de “pensar” muy concentrados y con un nivel de rendimiento muy elevado y se produce una interrupción indeseada y casi siempre innecesaria. Cuando retomamos las actividad ya no conseguimos el nivel de productividad previo. • Por ello debemos conseguir que nuestros particulares “ladrones del tiempo” desaparezcan o cuanto menos se reduzcan lo más posible. www.revistaformacion.com

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Ladrones del tiempo • Aunque la literatura sobre el tema a veces difiere, algunas características que definen un ladrón del tiempo son: ▫ En general, evitable ▫ En la mayoría de los casos, innecesario ▫ Muchas interrupciones son fruto de la amabilidad mal entendida. ▫ Hay quién no sabe decir NO. ▫ Muchos “ladrones” son producto de burocracia interna mal entendida. www.revistaformacion.com

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Inconvenientes que ocasionan los ladrones del tiempo • Algunos efectos que pueden causar los ladrones del tiempo son: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Estrés y/o ansiedad Baja productividad Poco rendimiento del tiempo de trabajo Creación y establecimiento de malos hábitos Alimentar el estado permanente de “resolver urgencias” ▫ Ocultar la incompetencia de terceros www.revistaformacion.com

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Caso práctico • Realice una lista con 10 ladrones del tiempo (de manera individual) • Puesta en común de los 15 ladrones del tiempo más votados por los asistentes. • Cuestiones: ▫ ¿Cuál es ladrón que más tiempo le “roba”? ▫ ¿Cree Vd. Que algunos de esos ladrones son fáciles de suprimir?

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Algunos de los ladrones del tiempo más habituales Ladrón del tiempo

Problemas que ocasiona

Desorganización en la mesa de trabajo Falta de objetivos

Llamadas telefónicas Visitas Imprevistos Falta de información Ruidos Pausa café Impuntualidad Reuniones Perfeccionismo www.revistaformacion.com

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Algunos de los ladrones del tiempo más habituales Ladrón del tiempo

Problemas que ocasiona

Trabajo excesivo Falta de planificación Falta de comunicación Cansancio

Escasez de disciplina personal Burocracia No decir NO El e-mail

NO delegar Aplazar decisiones Realizar un trabajo que no te corresponde www.revistaformacion.com

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Tabla de análisis de los ladrones del tiempo Ladrón

Descripción

Posibles soluciones

Importancia/ Frecuencia

Ladrón

Ladrón del tiempo

Descripción

Breve descripción del mismo

Posibles soluciones

Ideas de cómo resolver dicho problema.

Importancia/Frecuencia

Con qué frecuencia se produce y la gravedad de las consecuencias www.revistaformacion.com

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Curva de rendimiento durante la ejecución de una tarea 10 9 8 7 6 5 Preparación

Concentración www.revistaformacion.com

Cansancio

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Curva de errores durante la ejecución de una tarea 10 9 8 7 6 5 Preparación

Concentración www.revistaformacion.com

Cansancio

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Curva de rendimiento durante la ejecución de una tarea con interrupciones 10 9 8

7 6 5

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Los comportamientos asertivos evitarán muchos de los ladrones del tiempo • Si habitualmente tuviéramos un comportamiento asertivo en muchas ocasiones reduciríamos las ocasiones en las que los “ladrones del tiempo” nos ocasionan problemas. • En ocasiones decir un No a tiempo ayuda a mejorar la istración del tiempo. • Evitar discusiones innecesarias por cuestiones de opinión también. • Los comportamientos asertivos mejoran el trabajo en equipo. www.revistaformacion.com

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Minidebates • ¿Se rinde igual con interrupciones constantes en el trabajo? • ¿Qué considera mejor un patio de operaciones o despachos individuales? • ¿Cuándo todos conocemos a un elemento de la organización que pierde su tiempo y que se lo hace perder a los demás, cómo debiéramos de actuar? www.revistaformacion.com

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Los objetivos • Llegados a este punto, hay que hablar largo y tendido sobre los OBJETIVOS. • El motivo es claro: ¿Cómo se en que tengo que ocupar el tiempo, sino conozco qué es lo que quiero conseguir? • Realmente es el punto de partida de nuestro proyecto de mejora el la aplicación de nuestro tiempo, por ello vamos a dedicarle parte de este curso. www.revistaformacion.com

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Tipos de objetivos que tenemos que estudiar • Los objetivos a los que estamos haciendo referencia son: ▫ Los marcados por las líneas estratégicas de la empresa. ▫ Los objetivos del departamento al que pertenecemos. ▫ Los objetivos personales que tenemos asignados, a corto, medio y largo plazo. ▫ Las instrucciones de nuestros superiores en la organización.

• La unión de estos objetivos nos dará las pautas que debemos seguir y que nos permitirán saber a qué debemos orientar nuestros esfuerzos y por lo tanto mejorar la gestión de nuestro tiempo y el de la organización. • Por todo ello es vital que todos conozcamos los objetivos que nos incuben de manera clara, precisa y preferentemente por escrito. www.revistaformacion.com

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Algunas ideas sobre los objetivos • No todos los objetivos tienen la misma importancia, ni para las organización, ni para los distintos de estas. • Los objetivos deben ser realistas y adecuados al fin perseguido. • La formulación de los mismos debe ser clara y precisa.

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Características relevantes que deben poseer los objetivos • • • • • • •

Medibles Flexibles (dentro de un orden) Realistas Coherentes Motivadores Claros Y por supuesto, siempre deben estar por escrito. www.revistaformacion.com

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La gestión de ideas • En la sociedad actual, uno de los principales valores añadidos de trabajadores y empresas son “las ideas”. • En muchas ocasiones viendo empresas de la competencia, visitando a clientes y/o proveedores “se nos ocurre una idea”, pero por no tomar nota de ella en la mayoría de los casos se queda en el olvido. • Si adquirimos el hábito de llevar un bloc, pda o … y las anotamos, cuando tengamos oportunidad trabajaremos con ellas, y en ciertas ocasiones nos servirán para nuevos proyectos. www.revistaformacion.com

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Base de datos de ideas • Las empresas debieran contar con una base de datos donde se recogieran las ideas de todos los componentes de la misma. • Dicha base de datos, no deberá se un pozo sin fondo. Se creará un procedimiento para su estudio, viabilidad, oportunidad, de tal modo que se aproveche todo “el caudal pensador de la organización”. • Realizando ese pequeño ejercicio se consiguen unas mejoras espectaculares. www.revistaformacion.com

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Tabla modelo de registro de ideas Idea

Descripción

Estudio

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Acción a tomar

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La delegación 

Logramos más de lo que podemos hacer de manera individual por medio de la delegación en tiempo y en otras personas.



Si delegamos en el tiempo, pensamos en términos de eficiencia.



Si delegamos en otras personas, pensamos en términos de efectividad.







Delegar en otros con efectividad es tal vez la actividad que por sí sola potencia más nuestra fuerza. Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades importantes.

La delegación significa desarrollo, tanto para los individuos como para las organizaciones www.revistaformacion.com

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Las herramientas tecnológicas • En la actualidad existen multitud de ayudas tecnologías, que nos van a permitir ayudarnos a mejorar en la gestión del tiempo y las ideas, algunas de las cuales son: ▫ Agendas (Outlook y similares) ▫ Intranet de la empresa ▫ Herramientas de movilidad (teléfonos móviles, Pdas, Blackberry, ordenadores portátiles, …)

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Internet y el tiempo • En la actualidad Internet es una herramienta vital en muchos de los puestos de trabajo actuales. • Dicho esto, también hemos de indicar que un mal uso de Internet, ocasiona muchas horas de trabajo perdido. • Algunos errores comunes son: ▫ Mala realización de las búsquedas ▫ Navegación errática ▫ Uso indebido www.revistaformacion.com

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Características de las tareas en las que se puede ahorrar tiempo • Las innecesarias en primer lugar y con gran distancia sobre las demás (estas directamente hay que eliminarlas). • Las que se dilatan innecesariamente en el tiempo, ya que podrían ser realizadas en un tiempo menor. • Las de baja productividad.

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Ejemplos de Tareas en las que se puede ahorrar tiempo • Lecturas (en trenes, aviones, estaciones se puede leer) • Búsqueda de documentación (herramientas de calidad):

• • • •

▫ Soporte físico ▫ Soporte informáticos ▫ Internet

Tomas de decisiones Reuniones Resolución de conflictos Viajes (en muchas ocasiones podrían eliminarse o sustituirles por videoconferencias) www.revistaformacion.com

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Ejemplos de Tareas en las que se puede ahorrar tiempo • Gestión de llamadas telefónicas (Ej.: no responder las innecesarias) • Gestión del correo (electrónico/ordinario) • Adecuado uso de las reuniones de trabajo, en la mayoría de los casos bastaría con realizarlas sólo si son necesarias. • Aprender la mecánica de la toma de decisiones. • Formación adecuada en las herramientas del puesto de trabajo. • Planificación adecuada a la empresa. www.revistaformacion.com

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La importancia de la motivación • Si un trabajador no está motivado en su trabajo, difícilmente podrá afrontar el duro reto de mejorar su gestión del tiempo (o cualquier otro). • Por ello, en primer lugar debemos mejorar su motivación. • La ausencia de motivación, sobre todo, la que nace del interior es un síntoma tan preocupante, que o se consigue superar o implica romper la relación entre la empresa y el trabajador. www.revistaformacion.com

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Los peligros del perfeccionismo • El perfeccionismo es uno de los grandes peligros de la gestión del tiempo, sobre todo el perfeccionismo mal entendido). • Cuando una tarea está terminada, en la mayoría de los casos, es mejor no volverla a retomar, ya que un intento de perfeccionarla llevará aparejado una inversión de tiempo con una rentabilidad escasa o nula. • Una cosa es “hacer las cosas bien” y otra “obsesionarse con la perfección”. www.revistaformacion.com

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Los peligros de las inadecuada o escasa formación • La falta de formación ocasiona inadecuados usos del tiempo, veamos algunos ejemplos: ▫ El mal uso de aplicaciones informáticas ▫ El mal uso de los procedimientos internos

• Otro peligro es la mala percepción de los conocimientos que se tienen. En general tenemos una percepción inadecuada de los conocimientos que tenemos. • La formación en gestión del tiempo, es necesaria para mejorar la productividad. www.revistaformacion.com

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El camino critico y el tiempo • Cuando se realizan las planificaciones de forma ortodoxa, en cualquier proyecto encontramos “el camino crítico”, que es el conjunto de tareas que si se retrasasen harían que la fecha de terminación del proyecto también se retrasase. • Las tareas que forman el camino crítico han de tener una vigilancia especial para evitar retrasos en la terminación de proyecto. • Los retrasos en la entrega de un proyecto, como mínimo son un mal síntoma. www.revistaformacion.com

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Otro gran peligro para el tiempo, la indecisión • Tomar decisiones es una actividad que desarrollamos a diario en muchas ocasiones. • Si conocemos los objetivos que perseguimos y los rudimentos básicos de la toma de decisiones realizaremos dicha tarea más rápido y mejor. • En ocasiones cuando tenemos que tomar una decisión intentamos eludirla, lo que casi siempre ocasionará una pérdida de tiempo considerable. • La indecisión es la peor decisión que podemos tomar. www.revistaformacion.com

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Recompensar la buena gestión del tiempo, ayuda a conseguir el éxito • Cuando observamos en nuestros colaboradores acciones tendentes a mejora de la istración del tiempo, debemos reforzar estas actitudes. • Ya que en caso contrario lo que conseguiremos es desmotivar a la persona que ha tomado dicha iniciativa. • En general reconocer actitudes buenas en el trabajo es una política que ayuda a mejorar el clima laboral. www.revistaformacion.com

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Tiempo y estrés • Trabajar con elevado nivel de estrés reduce ostensiblemente la productividad, por ello debemos evitarlo. • Si estamos habitualmente en la zona de Urgente e importante viviremos con estrés constantemente, por ello debemos abandonar la zona lo antes posible.

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El comportamiento asertivo ayuda a mejorar la gestión del tiempo • Comportarse de manera asertiva es una herramienta eficaz en la mejora de la istración del tiempo. • Veamos algunos ejemplos: ▫ Saber decir NO en el momento adecuado. ▫ Aceptar un NO de manera natural. ▫ Pensar que mi opinión no es mejor que la de la otra persona. ▫ Mantener tus derechos respetando los de los demás. ▫ Haz que tu comunicación sea abierta, directa y franca. www.revistaformacion.com

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Los directivos deberán dar ejemplo • Para conseguir que los trabajadores de una empresa mejoren el empleo de su tiempo, es evidente que las personas con subordinados deberán ser los primeros en hacerlo para dar ejemplo y enseñar a los demás. • No basta con que sólo los “jefes” realicen mejoras en la istración del tiempo, deberán fomentar, enseñar, ayudar y corregir esas tareas a las personas que dependen de ellos. www.revistaformacion.com

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Los directivos deberán dar ejemplo • Algunos ejemplos que ayudarán a conseguir ese objetivo son: ▫ Dar buen ejemplo a los demás. ▫ Reforzar positivamente los esfuerzos de los subordinados. ▫ Mejorar la comunicación en el equipo. ▫ Realizar reuniones adecuadas. ▫ Llevar a cabo una buena delegación. ▫ Poner objetivos graduales y conseguibles. www.revistaformacion.com

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Mini Debates • ¿Observa en su departamento comportamientos que ayuden a la mejora de la gestión del tiempo? • ¿Habla con sus superiores, compañeros y subordinados al respecto? • ¿Qué aportaciones realiza usted en este sentido? • ¿Cree que su comportamiento es asertivo o no?

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Las reuniones y el tiempo • En función del puesto de trabajo que tengamos, las reuniones son importantes y ocupan buena parte de nuestro tiempo (bien sean formales o informales). • El tiempo ocupado en las reuniones, antes, durante y después de las mismas ha de ser gestionado con total esmero. • Hemos de recordar que sin en una reunión de “pierde el tiempo” lo pierden todos los asistentes. www.revistaformacion.com

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Las reuniones y el tiempo • Si el coordinador de la reunión no gestiona bien el proceso, hará que los asistentes a la misma “pierdan su tiempo”. • Cómo casi siempre la ausencia de objetivos hará que todos perdamos el tiempo, y si paramos a pensar un poco, veremos que muchas reuniones no tienen objetivos o son poco claros.

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Preguntas básicas en una reunión El objetivo

¿Para qué es la reunión?

El público

¿A quién está dirigida?

Contenido

¿De qué vamos a hablar?

Planificación

¿Qué guión vamos a seguir?

Entorno

¿Medios, sala de reuniones, ? www.revistaformacion.com

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Estructura de una reunión Acto formal

Impactante

Introducción

Captar la atención

Esquema

Breve

Enumeración de puntos

Ordenado

Concreción

Desarrollo

4/5 puntos clave

Conclusiones

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Resumen de puntos

Seguimiento continuo

Siempre los objetivos presentes

Apertura

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Algunas ideas a considerar sobre las reuniones. La apertura • Los tres primeros minutos de la reunión suelen ser vitales, por lo que hay que asignarle la importancia adecuada en la preparación y en su desarrollo. • En esa fase al menos debemos conseguir: ▫ ▫ ▫ ▫

Captar la atención Crear un clima adecuado Conseguir credibilidad Ganarse el interés www.revistaformacion.com

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Frase para el debate “Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”

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Algunas ideas a considerar sobre las reuniones. Las conclusiones • Algunas de las acciones a realizar en esta fase son: ▫ Resumen

 Puntos principales  Repetir recomendaciones  Iniciar fase de preguntas

▫ Volver a motivar

 Obtener el compromiso  Ofrecerse como ayuda  Explicar las acciones a emprender

▫ Agradecimientos

 Por la asistencia y participación  Entregar documentación de apoyo  Despedida cordial www.revistaformacion.com

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La toma de decisiones  A veces una buena decisión, lleva a consecuencias inesperadas, de ello no se puede deducir que haya sido una mala decisión.  No todas las decisiones son de la misma importancia, aunque los procesos de la toma de decisión son similares.  Las decisiones las tomamos constantemente en nuestra vida cotidiana, aunque en ocasiones ni somos conscientes de ellas, algunas de estas decisiones son:     

Que calle coger para ir a … Que pedimos en el restaurante para comer. Que regalo hacemos en un cumpleaños. Que ropa nos ponemos para ir a trabajar. Qué le digo a “fulanito” cuando le vea, hace 4 años que no hablo con él.

 En la vida de la empresa también tomamos decisiones todo el tiempo, y tampoco somos conscientes de ello. Algunas son:  ¿Me pongo al teléfono?  Llega un e-mail de “xxxxx”, ¿le leo ahora? www.revistaformacion.com

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La toma de decisiones • Normalmente surge un problema o situación que hay que resolver, ello nos llevará a tomar una decisión. • Para llegar a la decisión, habremos de considerar los plazos de los que disponemos, que información tenemos y cual necesitamos, que alternativas hay, … • Una vez realizado el estudio de alternativas, hay que elegir y poner en marcha la misma. Eso es la toma de decisión. • Todavía no hemos terminado habrá que ejecutar la decisión y evaluar los resultados. www.revistaformacion.com

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La toma de decisiones  Usar el lápiz y papel, junto a procedimientos formales ayudan a:  Simplificar y esclarecen el problema: permiten reducir el ruido para mejorar la toma de la decisión.  Reducen la ansiedad: ya que se persigue resolver la situación, pero también cuanto antes.  Superan limitaciones humanas: los métodos formales mejoran las limitaciones humanas.  Se puede aplicar métodos de análisis: ya existen métodos para resolver problemas tipificados.  Permiten orientar los juicios más correctamente: evitan errores producidos por los prejuicios. www.revistaformacion.com

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Elementos que influyen en una decisión  Una decisión en la que sólo existe una alternativa, no es una decisión.  Algunos elementos que influyen en las tomas de decisiones son:

 El tiempo disponible (veo caer un tiesto a tres metros de mi cabeza)  Los objetivos que tengo no se corresponde a la solución ideal (daños a terceras personas, nivel de riesgo, …)  Se pueden usar atributos valorables, que permitan valorar lo que nos acercamos a lo óptimo. En general serán cuantitativos. Ejemplo: para valorar un programa informático hay tablas de valoración. www.revistaformacion.com

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El proceso de la decisión  Las fases en las que se desenvuelve el proceso son en general las siguientes:

 Definición del problema: un vez detectado necesitamos recoger información, elementos que intervienen, relación entre ellos, …  Selección de criterios: establecer criterios, priorizar, si son o no eliminatorios, …  Búsqueda de alternativas: buscar las alternativas posibles que cumplan los criterios anteriores.  Análisis: valoración de las distintas alternativas en función de los criterios cualitativos y cuantitativos.  Decisión: la elección de la alternativa a llevar a cabo.  Ejecución y seguimiento: puesta en marcha de la elección y seguimiento de la misma.

 Algunas de las fases son difíciles de delimitar, y el orden de algunas de ellas podrá sufrir pequeñas variaciones. www.revistaformacion.com

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Algunos consejos sobre la toma de decisiones • En la mayoría de las ocasiones hay que olvidarse del corazón y usar la cabeza a la hora de tomar una decisión. • Nunca tome decisiones importantes cansado o “con la cabeza en oro sitio”. • Sistematice las decisiones repetitivas. • Evite que las decisiones importantes se conviertan en urgentes. www.revistaformacion.com

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Curso de Gestión del Tiempo

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Qué es un plan de gestión del tiempo y para qué sirve • Un plan de istración del tiempo es el programa que mejor funciona para usted y para su empresa. Crear un plan de istración del tiempo incluye identificar las prioridades, fijar los objetivos y clasificar esos objetivos y prioridades en su programa. • Un plan de istración del tiempo incluye comprender cuál es el momento adecuado para ocuparse de sus objetivos. Los jefes que istran bien el tiempo también tienen planes a corto y a largo plazo, elaboran programas realistas y se toman momentos para recobrar fuerzas y de descanso. www.revistaformacion.com

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Necesidad de un plan global de gestión del tiempo • Crear un plan global de istración del tiempo le permite saber cuáles son sus tareas principales y secundarias. Al crear un plan global de istración del tiempo, puede determinar más fácilmente qué áreas de su trabajo tiende a desatender y para cuáles tiende a utilizar demasiado tiempo. • Como un plan global de istración del tiempo requiere que escriba sus objetivos y prioridades diaria, semanal e incluso mensualmente, estará más capacitado para determinar cómo debe programar cada día cuando deba lograr objetivos a largo plazo. Tener un plan global de istración del tiempo minimiza su estrés, le ayuda a equilibrar su vida, aumenta su productividad, identifica sus prioridades y le ayuda a lograr sus objetivos.

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Hacer el plan por escrito • Llevar un seguimiento del uso que hace de su tiempo le permite comprender cómo istra su tiempo en la actualidad. Al ver cómo su tiempo diario, semanal y mensual, podrá determinar lo que funciona y lo que no en su plan actual de istración del tiempo. Llevar un seguimiento de su tiempo le permite darse cuenta de lo que debe seguir haciendo y de lo que debe dejar de hacer en lo referente a la istración del tiempo. www.revistaformacion.com

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Etapas del plan de gestión del tiempo • A la hora de crear un plan de istración del tiempo, siga estos pasos: ▫ Identificar los objetivos ▫ Determinar las acciones para cumplir los objetivos ▫ Desarrollar una estrategia ▫ Poner en marcha la estrategia www.revistaformacion.com

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Etapas del plan de gestión del tiempo Identificar los objetivos • El primer paso para elaborar un plan de istración del tiempo es identificar sus objetivos. Sus objetivos deberían tener un plazo, ser desafiantes, alcanzables y específicos. Sus objetivos deberían estar alineados con los de la empresa. Debería escribir sus objetivos a largo y a corto plazo y decidir su orden de prioridad. www.revistaformacion.com

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Etapas del plan de gestión del tiempo Determinar acciones para cumplir los objetivos

• Una vez identificados sus objetivos, es importante fijar las acciones para cumplir esos objetivos. Escriba cada objetivo y determine la mejor forma de lograrlo. • Por ejemplo, su objetivo puede ser mejorar la productividad de su departamento, pero sus aspiraciones para ese objetivo pueden ser la investigación de las necesidades de sus empleados para celebrar un seminario sobre cómo mejorar la productividad. www.revistaformacion.com

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Etapas del plan de gestión del tiempo Desarrollar una estrategia • Una vez identificados sus objetivos y las aspiraciones de esos objetivos, debe desarrollar una estrategia. Escriba todas las formas posibles de lograr sus objetivos. • Determine quién debe estar implicado en la implementación de su plan para lograr esos objetivos, así como las herramientas que necesita. Determine cuánto tiempo le llevará cada posible estrategia y opte por la mejor después de hablar con el resto de personas implicadas. www.revistaformacion.com

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Etapas del plan de gestión del tiempo Poner en marcha la estrategia • Una vez elegida la mejor estrategia, decida cuándo debería implementarla determinando el lugar que ocupan sus objetivos en su lista de prioridades. Reúna todas las herramientas, hable con el resto de personas implicadas en su plan e impleméntelo. www.revistaformacion.com

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Ventajas de la planificación • Para empezar a planificar el día de forma más eficaz, debe tener presentes las siguientes ventajas de la planificación: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Reduce el tiempo invertido en tomar decisiones. Reduce las crisis. Proporciona instrucciones. Aumenta las actividades proactivas. Aumenta la cantidad y calidad del trabajo.

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Planificación diaria • Disponer de un plan es la mayor prioridad del día. Sin embargo, un plan pobre es casi tan perjudicial como no tener un plan. Para planificar el día de forma efectiva, siga estos pasos: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Reservar quince minutos al día Anotar todas las tareas que necesite llevar a cabo Asignar prioridades a las tareas Organizar las tareas según sus ciclos de productividad Calcular cuánto tiempo requiere cada tarea Asignar una hora del día a cada tarea www.revistaformacion.com

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Caso práctico 1: • Ejercicio grupal (grupos de 3/4 personas): ▫ Hacer una lista de ladrones del tiempo. ▫ Realizar una puesta en común. ▫ Debatir sobre los resultados obtenidos.

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Curso de Gestión del Tiempo

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BIBLIOGRAFÍA Autor

Editorial

Título

Mª Ángeles Cahvarría

ESIC

Controla tu tiempo, controla tu vida

Guillermo Ballenato Prieto

Ediciones Pirámide

Gestión del tiempo (en busca de la eficacia)

Harvard Businnes School Press

Deusto

Gestión del tiempo

Jeff Davidson

Ediciones Obelisco

60 segundos para organizarse

LID

Gestión del tiempo y del estrés for rookies

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BIBLIOGRAFÍA Autor

Editorial

Título

Sephen R. Covey

Paidos

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Fergus O„Connell

Pearson/Prentice Hall

Hacer más en menos tiempo

David Allen

Empresa activa

Organízate con eficacia

Richard Carlson

Punto de lectura

No te ahogues en un vaso de agua por el trabajo

José Matas Crespo

Books4pocket

Aprenda a decir NO

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WEBS DE INTERÉS • http://www.pymesyautonomos.com/consejospracticos/ideas-para-mejorar-la-gestion-deltiempo-i • http://www.pymesyautonomos.com/consejospracticos/ideas-para-mejorar-la-gestion-deltiempo-ii

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VIDEOS DE INTERÉS • • • • •

http://www.youtube.com/watch?v=tsyyJODEca0 http://www.youtube.com/watch?v=C3w0f-Tx5Ws http://www.youtube.com/watch?v=Znx67E1rQaQ http://www.youtube.com/watch?v=C-1MIEXDVTM http://www.youtube.com/watch?v=DPHjogsI8rA

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PRESENTACIONES DE INTERÉS • http://www.slideshare.net/jlgcue/gestion-deltiempo-presentation-653504 • http://www.slideshare.net/sebastianlilly/presen tacin--del-tiempo

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DOCUMENTOS DE INTERÉS • http://www.idoub.com/doc/16102316/GESTION-delTIEMPO-IMPORTANTE-Y-URGENTE-FIGURAS • http://www.idoub.com/doc/10075983/istracionde-Tiempo-Manual • http://www.idoub.com/doc/10076104/Gestion-EficazDel-Tiempo • http://www.idoub.com/doc/18023779/Vicedo-75Claves-Para-istrar-Su-Tiempo-Con-Exito • http://www.idoub.com/doc/12898380/DossierEmprendedores-Exprime-Tu-Tiempo www.revistaformacion.com

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Frases sobre el tiempo Autor

Frase

Diego de Saavedra Fajardo

No mide el tiempo la vida, sino el empleo.

Francis Bacon El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de las mercancías. Miguel de Cervantes Saavedra

Más vale una palabra a tiempo, qué cien a destiempo.

Henry Ford

La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos.

Bejamin Franklin

Las tres cosas más difíciles de este mundo son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo.

John F. Kennedy

Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo. www.revistaformacion.com

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Frases sobre el tiempo Autor

Frase

Heráclito

Nada es permanente, excepto el cambio.

Francis Bacon Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo. Publilio Siro

El tiempo de reflexión es una economía de tiempo.

Edward Young

La postergación es el ladrón del tiempo.

John F. Kennedy

Cualquier programa y acción conlleva riesgos y costes, pero son mucho menores que los enormes riesgos y costes que provoca la cómoda inactividad.

Linus Pauling

La mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas.

Winston Churchill

En lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado.

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Frases sobre el tiempo Autor

Frase

Proverbio chino

Hablar no cuece el arroz.

Niels Bohr

Un experto es una persona que ha cometido todos los errores que pueden cometerse en un campo muy reducido.

Bill Gates

La primera regla que se aplica a la tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una actividad eficiente acrecentará su eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una actividad ineficiente acrecentará su ineficiencia.

Proverbio

Si no lo puedes medir no lo puedes gestionar

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Comentar las expresiones

“Siempre lo hemos hecho así” “Todo el mundo lo hace así” www.revistaformacion.com

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Gracias por su atención y esperamos no haber ocasionado una pérdida de tiempo Curso de Gestión del Tiempo www.revistaformacion.com [email protected]

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