Informe Final Base De Datos 1p6168

Universidad del Bío-Bío Facultad de Ingeniería Departamento de Ingeniería Civil Industrial

Base de Datos “Minimarket Boca Lebu”

Integrantes: Natanael Rain Montecinos Daisy Vásquez Aravena Ana Vergara Aravena Profesor: Marco Arriagada Díaz Fecha: Lunes 18 de Diciembre de 2017

Índice Índice ......................................................................................................2 Introducción. .......................................................................................... 3 Objetivo General. ....................................................................................4 Objetivos específicos ............................................................................4 Desarrollo. .............................................................................................. 5 Descripción de la organización ............................................................ 5 Modelo Entidad-Relación. ...................................................................6 Base de datos....................................................................................... 8 Tablas. ..................................................................................................9 Formularios........................................................................................ 10 Consultas............................................................................................ 11 Informes. ............................................................................................ 13 Interfaz de . ........................................................................... 14 Conclusiones. ........................................................................................ 16

Introducción. Para una empresa o negocio es importante la automatización de datos, pues ésta evita errores de cálculo y muchos otros errores asociados al humano que desarrolla las actividades dentro de su organización. La automatización ofrece grandes ventajas para llevar registros contables de la información que se maneja de productos, clientes y proveedores. Las ideas anteriores indican porque una base de datos es fundamental, ya que permite básicamente organizar y relacionar los datos en listas la información, permitiendo a los s acceder, registrar, editar y analizar los datos de forma más rápida y sencilla. En este proyecto se implementó una base de datos, utilizando Microsoft Access, en un negocio dedicado a la venta y compra de insumos comestibles, electrónicos, de oficina y otros productos para al hogar. Dicho negocio, cuyo nombre es: “Minimarket Boca Lebu”, tiene problemas de manejo de información acerca de los movimientos y flujos de productos, proveedores y clientes, principalmente por la falta de registro de las variables anteriormente mencionadas. El enfoque del trabajo es brindar a la dueña del negocio la utilización de una base de Datos para los requerimientos de su actividad cotidiana.

Objetivo General. 

Seleccionar una organización con problemas relacionados a la automatización de datos, para luego crear una base de datos mediante Microsoft Access, la cual dé solución a algún problema encontrado.

Objetivos específicos 

Identificar que problemas existentes en la organización pueden ser solucionados mediante la implementación de una base de datos.



Identificar cuáles son las principales entidades y atributos para el modelo Entidad-Relación y recolectar sus respectivos datos.



Utilizar Microsoft Access para el modelo de la BD, estableciendo relaciones, registros, campos, tablas, consultas, formularios e informes.

Desarrollo. Descripción de la organización La organización seleccionada para este proyecto es

un negocio familiar

llamado Minimarket Boca Lebu, cuyo es Ximena del Pilar Montecinos Pérez. Este minimarket está ubicado en la ciudad de Lebu, específicamente en camino a Boca Lebu, # 60. El teléfono de o con este negocio es 41-251 91 50 y también cuenta con una página de o en Facebook. Para efectos de este proyecto, la persona de o fue Carlos Artemio Rain Carrillo, quien es el ayudante en istración y atención. Este minimarket se dedica principalmente a

la venta de productos de

fiambrería, artículos de librería, verduras, pastelería, panadería y servicio de caja vecina. Cabe destacar que el servicio de caja vecina quedará fuera de los productos contemplados para la base de datos. Luego de conversaciones con la a y la persona de o, se encontraron las siguientes problemáticas: ● Inexistencia de inventario y alta rotación de productos, es decir, no se sabe cuánta cantidad de cierto producto hay a cada momento, y existen productos que tienen alta rotación y son comprados con frecuencia. ● Los precios de los productos son consultados en una carpeta, lo que provoca una demora en la consulta de estos, o también conlleva a irregularidades en los precios, dependiendo del vendedor.

Por lo tanto, el objetivo de la base de datos será automatizar la información relacionada a las, ventas, productos, clientes y proveedores, a fin de optimizar el tiempo del vendedor, además del espacio y dinero manejado por la organización.

Modelo Entidad-Relación. Durante la búsqueda de información sobre el flujo de actividades en el negocio, se determinaron cuatro conjuntos de entidades importantes. Luego, para cada conjunto de entidad se analizó e identifico cuales eran sus propiedades descriptivas más relevantes, que podrían servir para dar una beneficio a la organización. En la siguiente tabla se contempla cada entidad identificada, además de sus atributos correspondientes. Entidad 1

Entidad 2

Entidad 3

Entidad 4

Productos

Clientes

Proveedores

Ventas

Atributos E1

Atributos E2

Atributos E3

Atributos E4

Código

ID Cliente

ID Proveedor

Código Venta

Nombre

Nombre

Nombre

Fecha

Cantidad vendida

Apellido

Empresa

Cantidad

Stock

Dirección

Dirección

Forma de Pago

Precio

o

Ciudad

Sección

o

Luego de tener estos elementos, era necesario modelar el problema abordado con un diagrama Entidad-Relación. El cual es necesario para al momento de crear la base de datos haya mayor claridad de lo que se quiere lograr automatizar. Para poder realizar este diagrama, fue necesario identificar como se relacionaban estas entidades, determinando lo siguiente:



Los proveedores proveen productos.



Las ventas venden productos.



Los clientes realizan ventas.

Dado lo anterior, se creó el diagrama E-R resultante Precio_Producto

Cantidad_Vendida

Empresa Nombre_Proveedor

ID_Proveedor

Proveen

Proveedores

Sección

Codigo_Prod

Productos Nombre_Prod

Ciudad

Stock

o Dirección

Venden Dirección ID_Clientes

Cod_Venta

Nombre_Clientes

Clientes

Apellido_Clientes

Ventas

Realizan o

Fecha

Cantidad_vendida

Forma_Pago

Base de datos. Una vez formulado el modelo de datos almacenados, se procedió a crear una base de datos en Microsoft Access. Esta base cuenta con 4 tablas, cada una corresponde a una entidad encontrada anteriormente. Estas fueron rellenadas con los datos recolectados en el o con el minimarket. El minimarket ya tenía registrado en papel datos sobre sus productos y sobre sus proveedores, pero en cuanto a clientes y ventas no había información. Por lo cual, durante el desarrollo del proyecto, se fueron agregando a la base los datos de clientes regulares a medida que la a iba recolectándolos. En el caso de las ventas los datos son inventados, pues el minimarket actualmente no mantiene registros detallados de cada venta que hace, por lo tanto, el propósito de la base también es mostrar un modelo para tomar los de datos de las ventas. Luego, se creó la relación necesaria en las tablas, para que los datos de cada entidad estuvieran relacionados como correspondía con el resto de la base. Esta relación se muestra a continuación:

Ilustración 1.Relaciones BD.

Para establecer estas relaciones, fue necesario copiar la clave primaria de algunas entidades en otras tablas. En el caso de los productos, para relacionar esta tabla con proveedores, la clave primaria ID_Proveedor debió también estar presente en

la tabla Productos. Lo mismo fue necesario para la tabla Ventas, en el caso de Codigo_Prod, y en la tabla Clientes debio agregarse también Cod_Venta.

Tablas. Como ya se menciona antes, las tablas corresponden a cada entidad del modelo. En sus columnas están identificados los atributos correspondientes a cada entidad, y en el caso de Productos, Ventas y Clientes está también la clave primaria de otra entidad correspondiente. A continuación de muestra parte de la tabla Productos:

Ilustración 2. Tabla Productos BD.

Esta tabla tiene 39 registros ingresados, y cada uno contiene un código único, el cual es la clave primaria. También se almacena el nombre del producto, el cual se refiere a que producto nos estamos refiriendo. Luego, está el stock y la cantidad vendida, los cuales son la cantidad de producto disponible en el minimarket y cuanto de este producto ya ha sido vendido respectivamente. Siguiendo, está identificado el precio unitario de cada producto. Este es un atributo muy relevante en esta tabla, pues uno de los problemas identificados en un principio era la tediosa tarea de buscar el precio entre los papeles, o bien perder tiempo preguntando el precio a algún vendedor que tuviera ese conocimiento. También, se agregó la sección a la cual pertenece cada producto, entre las cuales tenemos que puede ser abarrote, frutas y verduras, embutidos, bebidas o producto de higiene personal. Finalmente, se vio la necesidad de agregar quien era el proveedor de cada producto, el cual solo se identifica con su ID pues el resto de datos relacionados al proveedor está en su tabla correspondiente.

Formularios. Para poder ingresar datos en modo a la base de datos es necesario hacerlo mediante un formulario. En este caso, se creó un formulario para cada tabla principal presente en la base. En estos el formulario permite ir rellenando nuevos registros al ir escribiendo en los espacios asignados para cada atributo de una manera más sencilla para las personas que no manejan el diseño de una base de datos. Hay un formulario para ingresar clientes, proveedores, productos o ventas. En el caso del formulario para clientes, el comienza ingresando el ID del cliente, es decir, el Rut. Luego se ingresa el nombre del cliente y posteriormente su apellido. También es posible luego agregar la dirección. Finalmente, se puede

agregar o eliminar un cliente con los botones entre las flechas que sirven para ir cambiando de registro. Este formulario tiene una apariencia sencilla, lo que facilita el funcionamiento de la base de datos pues no deja espacio para dudas sobre como ingresar los datos. Los otros formularios poseen las mismas características. A continuación se presenta el formulario creado para ir ingresando nuevos clientes:

Ilustración 3. Formulario Clientes BD.

Consultas. Las consultas en las bases de datos nos sirven para filtrar los datos de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo, si queremos saber que proveedores son de Arauco, se hace una consulta en la tabla proveedores y mediante herramientas la base de datos nos muestra solo los proveedores necesitados.

Por esta razón, se crearon 8 consultas que se creyeron necesarias y de interés para el del minimarket. Entre estas consultas tenemos una consulta para cada tabla, en donde se filtraron mediante distintos criterios algunos datos presentes en cada tabla principal. También, las otras 4 consultas fueron hechas entre dos tablas, es decir, mezclando datos de distintas tablas para poder obtener una información más consistente e importante. Entre las consultas hechas entre tablas hay 2 en donde se relacionan las ventas con los clientes, también una consulta entre los productos y los proveedores y la última consulta entre dos tablas corresponde a la relación entre los productos y las ventas. La siguiente imagen corresponde a una consulta hecha en la tabla Productos:

Ilustración 4. Consulta Productos BD.

En esta consulta se filtraron los productos dejando en vista solo aquellos que tenían un stock superior a 30 unidades, con una cantidad superior a 10 vendida, y con un precio superior a $100 y menor a $3000, esta consulta permite poder observar todas las características de los productos filtrados. Pero, cabe destacar también que las consultas permiten filtrar los productos y los atributos que el desea ver en pantalla.

Informes. Para poder extraer datos de manera ordenada y física existen los informes, en estos podemos resumir todos los registros de cada tabla y exponerlos de una manera ordenada y agradable a la vista. En esta base se hicieron algunos informes solo para algunas tablas principales, pero también hay informes para exponer la información de algunas consultas para tablas individuales y para consultas entre dos tablas. Es mucho más beneficioso hacer informes sobre las consultas porque así se puede imprimir y obtener información más detallada y especifica. En la imagen que viene luego, se muestra un informe hecho de una consulta entre productos y ventas. En donde los datos se ven estructurados, y al imprimir el tendrá la información relacionada al producto y a la venta. En este informe el podrá ver quién es el proveedor el producto, que producto es, cuanto se ha vendido, el valor unitario y a que sección pertenece el producto, y en cuanto a la información sobre la venta, se puede observar el código y la fecha de la venta.

Ilustración 5. Informe BD.

Interfaz de . Para una persona que no conoce sobre diseño de base de datos se le puede hacer muy difícil ingresar a una para poder hacer una consulta, ingresar algún nuevo registro o bien imprimir un informe, es por esto que se creó un formulario de inicio, llamado interfaz de .

Ilustración 6. Interfaz de BD.

Esta interfaz creada le permite al o algún vendedor manipular registros en la base, lo que también da un nivel de seguridad en que las relaciones u otro diseño establecido no serán adulterados. Se pueden observar 5 botones, el primero, la X roja es un claro botón para cerrar la interfaz, y luego está el botón para abrir el formulario clientes, el de productos, de proveedores y de ventas. Al apretar en uno de esas aparecerá un formulario descrito anteriormente en donde el podrá agregar o eliminar algún registro según estime conveniente. El diseño de la interfaz se eligió preferentemente sencillo, para en la simpleza de la base de datos poder cumplir con los objetivos propuestos, de una manera eficiente.

Conclusiones. ● Se pudo implementar la Base de Datos en el “Minimarket Boca Lebu”, que significo una reducción en la cantidad de papeles del negocio y reducción de la cantidad de tiempo de atención a clientes. ● El impacto de la implementación de la Base de Datos fue positivo, incrementando la satisfacción tanto de los clientes del negocio como de la misma dueña.