El Presupuesto Como Herramienta De Gestión 1m3051

EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN Un presupuesto es una herramienta de gestión donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Esta herramienta permite planificar, coordinar y controlar las operaciones de las empresas, pero no siempre es entendida en la práctica de la misma manera en las compañías. El presupuesto no tendría que ser algo impuesto, incomprensible y que restringe en lo que se necesita gastar e invertir. No ha de entenderse como algo que exige nuevos clientes y mercados y sobre lo que se tiene que rendir cuentas. No debe percibirse como un elemento que resta tiempo a las actividades propias y que restringe el margen de maniobra. Y, sin embargo, muchas empresas siguen teniendo este concepto de presupuesto y lo aplican en la práctica de su día a día. La herramienta de presupuesto es:  Referencia  Esqueleto interno  Organiza recursos  Propone eficiencias y productividad  Orienta el corto al largo  Mide resultados  Posibilita el análisis de desviaciones  Simulación del futuro  Aflora excesos y necesidades  Plantea metas y traza caminos hacia ellas  Coordina esfuerzos  Relaciona negocios y soporte La empresa y cada uno de los responsables del presupuesto han de organizar los recursos y fijar de antemano unos ingresos para imaginar el futuro. El presupuesto obliga a pensar en los productos, los clientes, los canales de distribución, etc. Además, esta herramienta permite contrastar con los resultados cuantitativos obtenidos a medida que avanza el ejercicio. Cada uno de los responsables del presupuesto ha de organizar los recursos y fijar de antemano unos ingresos para imaginar el futuro El presupuesto ayuda a pensar en el futuro y saber qué es lo que se va a ingresar y gastar en un área determinada de la empresa o en la compañía en su conjunto. Gracias a él se hace posible la comparación de lo real y de lo presupuestado. Su actualización se realiza durante el año y siempre cuenta con la ayuda del controller. Este elemento ayuda al correcto empleo de los recursos y al cumplimiento de la eficiencia requerida por la empresa. La imaginación del futuro pasa por esta herramienta de gestión.

EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL El presupuesto permite mantener ordenados los gastos realizados por la empresa, por lo que los presupuestos permiten ayudar a minimizar el riesgo en las operaciones que realiza la empresa, asignándose sumas de dinero a cada concepto (partida) o función que realiza la empresa, en función a la planificación de ingresos. Además permiten ordenar los “centros de costo” que integran la gestión financiera de la empresa, y brindar una herramienta de gestión para controlar los resultados financieros y operativos. La finalidad de los presupuestos es determinar de forma racional, la forma más adecuada de asignar y utilizar los recursos económicos, determinando en forma anticipada el origen y el destino de los recursos de la empresa. El presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para itir variaciones en las condiciones de operación, generación de recursos, y asignación de gastos, sobre todo porque en la mayoría de casos se trabaja en base a costos e ingresos estimados. El control presupuestario es una de las funciones del departamento financiero, consiste en un proceso de monitorear qué es lo que se viene realizando, comparando los gastos efectuados con los montos presupuestados (planificados) en un lapso de tiempo determinado. Dentro del proceso de planificación empresarial, la dirección de la empresa designa los recursos que han de emplearse para lograr alcanzar los objetivos planteados, así mismo establece como se van a utilizar dichos recursos. Siendo los presupuestos el medio para conseguir un uso eficiente y adecuado de los recursos económicos de la empresa. Por lo general el presupuesto cubre un rango de 12 meses, por lo que requiere una elaboración anual, sin embargo una planificación a largo plazo (3 ó 5 años) permitirá manejar una política provisional más general y sujeta a revisiones periódicas. El presupuesto también es una herramienta para proyectar o planificar los ingresos de la empresa, en cantidad y en fecha, pudiéndose fijar desviaciones o límites de flexibilidad entre los resultados esperados y los obtenidos. Así mismo los presupuestos pueden utilizar otras unidades diferentes a la monetaria, por ejemplo: unidades, kilogramos, litros, horas hombre, etc., en función de que artículo o asunto se esté presupuestando. El presupuesto es único para cada empresa, se basa por ejemplo en factores internos (financiación, inversiones, utilidades esperadas, cultura empresarial, etc.), factores de mercado (competencia, sector, productos, etc.), factores externos (situación política, tecnología disponible, economía del país, etc.).

Dentro de la organización se puede contar con diversos presupuestos, acorde a las funciones o áreas funcionales, así podemos tener presupuesto de ventas, de producción, de compras, de recursos humanos, de infraestructura, de distribución, etc. Por lo general la elaboración del presupuesto toma como base el comportamiento del presupuesto del período anterior, considerando las modificaciones y correcciones que correspondan con la nueva planificación para el período en curso. En caso que no se tenga información “histórica” para tomar como base, se debe partir “de cero”, para lo cual se debe especificar cada partida presupuestal, indicando y sustentando cada asignación presupuestal por parte de cada jefe de área. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO EMPRESARIAL Y MODALIDADES El presupuesto de una empresa es un plan que recoge todas las operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos monetarios. Queramos o no, el presupuesto de una empresa es algo a tener muy en cuenta a la hora de realizar cualquier acción. Marcar un presupuesto es adelantarse al futuro para evitar contratiempos o problemas. Cuando se hace un presupuesto se está planeando lo que se quiere en un futuro y el dinero que se va a invertir en ello. De esta manera se debe especificar cada gasto que va a producirse en cada acción establecida. Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de empresa, no sólo se debe especificar el coste del viaje en sí, sino también se ha de contemplar el alojamiento, las comidas, los desplazamientos, etc. de esta forma, desde el primer momento, se conoce el importe total de la acción y es posible hacer una previsión de lo que se puede y no se puede gastar en el resto. Para que un presupuesto sea completo, debe crearse lo que se llama un presupuesto maestro, que es el principal, en el que se incluyen todas las áreas de la empresa para tener una visión global de los gastos y ganancias de la compañía. En este presupuesto se recogen todos los gastos de los presupuestos de operación y el financiero. Tipos de presupuesto empresarial De operación: se compone de los gastos de las ventas y de los objetivos de ventas fijados. Sirve para conocer cuánto se debe producir y cuánto va a costar esa producción. Para ello, lo primero es conocer la materia prima necesaria, y sus gastos, así como la mano de obra y su coste. De esta manera se podrá conocer los gastos totales de producción y también las ganancias estimativas, en función de los objetivos.

Financiero: este presupuesto es el efectivo con el que cuenta la empresa y las inversiones que se podrán realizar. De esta manera se sabrá si se puede mover el capital y cómo hacerlo de forma rentable. Es la mejor manera de conocer la situación de una empresa. PRESUPUESTOS COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN Los presupuestos son herramientas que ayudan a coordinar el departamento financiero y el área de ventas. En realidad, se puede decir que son un detector de alarmas porque alertan sobre la existencia de un posible “agujero”. Por ejemplo, detectan si la empresa está vendiendo menos o si, aun vendiendo lo mismo o similar, las nuevas estrategias de flexibilización de los pagos que ha establecido (antes se cobraba al contado, ahora en cómodos plazos), le han limitado la liquidez que necesitaba para pagar la mercancía y, ello ha derivado en un serio problema financiero. Es decir, por un lado, los presupuestos, ayudan a ver que algo no se está haciendo como se debiera y, por otro, esta detección temprana de problemas nos permite anticiparnos, y buscar rápidamente nuevas fuentes de financiación. Los presupuestos ayudan a que las áreas financieras y las de operaciones trabajen de manera coordinada. Ahora bien, al hablar de presupuestos debemos distinguir claramente dos tipos de presupuestos: los contables y los de tesorería. Los presupuestos contables, planifican las cuentas de gastos e ingresos. Es decir, toma cada tipo de gasto (sueldos, amortizaciones, compra de materia prima, aprovisionamiento…), representado siempre por una cuenta contable, o de ingresos (venta de servicios, de mercadería, de servicios extraordinarios…) y lo proyecta a futuro. El control presupuestario es, sin embargo, una tarea que se le hace difícil a las pymes, principalmente porque es complicado crear unos presupuestos con criterio y en un tiempo razonable; y también porque una vez creados, de poco sirven si no tenemos un control de desviaciones en tiempo real. De aquí la importancia de las aplicaciones informáticas profesionales. Grosso modo y sin entrar en detalle, lo que debe aportar un programa de gestión de presupuestos

contables es la automatización de estos dos procesos: la creación de los presupuestos, y el control de desviaciones. Por una parte, las aplicaciones utilizan criterios, como por ejemplo la revisión del histórico de los gastos; y sobre esa base, en función de la tendencia que señale el contable, proyectarán el gasto a futuro. Una vez que el contable ha presupuestado sus ingresos y sus gastos, a medida que vayan pasando los meses podrá ir viendo y comparando lo que pensó gastar e ingresar en cada partida y lo que realmente está sucediendo. información importante información

Un programa informático proporciona relacionada con las desviaciones. Un a tener en cuenta en este punto es se puede trasladar a nivel de cuentas

fácilmente esa elemento muy que toda esta de pérdidas y

ganancias, controlando así cada partida de cuentas de pérdidas y ganancias. El nivel de proyección y de control de desviaciones, por lo tanto, no solo es de ingresos y gastos sino también de cada línea de cuentas de pérdidas y ganancias, lo que introduce en las empresas que utilicen este sistema de planificación un control sistemático, muy potente y, sobre todo, automatizado: primero para crear los presupuestos y, segundo, para controlar las desviaciones tanto de gastos, como de ingresos, como de partida de cuentas de pérdidas y ganancias. Cualquier aplicativo tecnológico que permita estas dos cosas estará aportando un valor incalculable a las áreas de contabilidad de las empresas porque, sin ello, todo este proceso se demoraría demasiado y sería prácticamente imposible llevarlo a cabo con niveles óptimos de fiabilidad en los datos, dado que la probabilidad de error sería francamente elevada. Hasta aquí, la parte positiva de los presupuestos contables. Pero ¡ojo! estas herramientas tienen también sus límites naturales. Un control presupuestario no es completo si es solo contable. Y no es completo, precisamente por las rigideces que acompañan a la propia contabilidad como disciplina y que se resumen, básicamente en dos puntos:

El control presupuestario se establece sobre la cuenta contable, por lo que está sometido al corsé de la relación de cuentas contables de la empresa. Como se trata de un presupuesto contable hay que seguir el principio del devengo. Es decir, un gasto o ingreso se registra en el momento en el que se genera, y no cuando se empieza a cobrar o a pagar. Para contrarrestar estos dos problemas las empresas deben trabajar también con los presupuestos de tesorería, que aportan una visión mucho más amplia y que permite liberarse de la tirantez del corsé contable. Los presupuestos de tesorería permiten definir libremente las partidas de tesorería que se quieren controlar y presupuestar, esas que generan movimiento del dinero; por ejemplo, el cobro a clientes, el pago a proveedores, nóminas, impuestos, o cualquier otro concepto que se quiera tener bajo control por generar flujos de entrada y salida de dinero. Las planificaciones pueden hacerse mes a mes. El principio que se utiliza para la confección de estos presupuestos ya no es el del devengo sino el de caja, rompiendo así las barreras que establecían los presupuestos contables: el “input” se hace en el momento en que está previsto el movimiento de dinero, y se hace en las partidas que libremente definimos. Como en el caso anterior, a grandes rasgos, un sistema de gestión informatizada de los presupuestos de tesorería permite automatizar el presupuesto de cada partida. Pero también agiliza el control de las desviaciones, ya que el análisis que hacen no es solo histórico, sino que también permite hacer comparaciones a futuro. Es decir, que el responsable financiero tendrá la posibilidad de anticiparse a los posibles agujeros que se puedan producir y, con ello, tomar las decisiones financieras con antelación suficiente como para no hacer más grande el problema, es más, incluso, con la posibilidad de evitar que se llegue a producir la incidencia. Los presupuestos de tesorería, pues, miden las desviaciones a pasado y a futuro, con la mirada puesta siempre en la Caja.

Y, además, todos estos “ejercicios” de planificación y control contable y de tesorería podemos trasladarlos a nivel de centros de costes, por ejemplo, si hablamos de una empresa de construcción, a cada una de las obras que estén en ejecución, o si hablamos de una cadena de supermercados, a cada una de sus tiendas. Hablamos entonces de la contabilidad analítica, una disciplina que aporta grandes ventajas pero que sigue sin ser demasiado utilizada en las pymes.

UN ANÁLISIS CONTEXTUALIZADO E INTEGRADO DE LOS DATOS En cualquier caso, elaborar unos presupuestos, que es una actividad prospectiva, requiere disponer de datos que permitan cuantificar los resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Es necesario disponer de herramientas capaces de recabarlos y analizarlos con el fin de sacar conclusiones a partir de informes que permitan a la empresa calcular las desviaciones sobre las estimaciones iniciales (ya sean en positivo o negativo), y cómo estas han influido en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. Para hacer todo este trabajo las pymes suelen echar mano de hojas de cálculo, pero emplear un ERP aporta un plus de agilidad y exactitud en el manejo de la información. Además, permite incorporar datos históricos de cada área de negocio, lo que facilita realizar simulaciones que permitan predecir cómo los desajustes presupuestarios pueden afectar a cada una a partir de experiencias pasadas, y cómo la empresa se vería afectada en su totalidad a causa de ello. Con esa información se puede realizar un prepuesto viable y, lo que es más importante, tomar las decisiones adecuadas a la vista de las desviaciones. Al tratarse de soluciones integradas con el resto de procesos de negocio, las plataformas ERP ayudan a poner en conjunto toda la información disponible en la empresa (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), a calcular los ingresos esperados de las ventas y a controlar el desfase habitual que se produzca tanto entre el ingreso y el cobro como entre la inversión y el pago. Todo ello permite

a las organizaciones conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.