Flujograma De Procesos 4v43d

FLUJOGRAMA DE PROCESOS: El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía, entre otros. Por ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a paso las operaciones que se realizarán dentro del proceso de fabricación de un producto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio. Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso. Antes de comenzar con la creación de un diagrama de flujo, debemos tener en cuenta y precisar cuáles son las ideas principales que deberán incluirse en el flujograma. En el diagrama deben estar explicitados los nombres, autores o responsables de cada paso del proceso, como así también posibles personas intervinientes o con poder decisión o control. Por otra parte, debemos establecer con qué fines se utilizará el diagrama de flujo, a fin de poder determinar qué cantidad y calidad de datos se incluirán en el mismos, es decir, qué detalles pondremos en él y cuáles no. Por último, debemos tener en claro los límites del proceso que pretendemos describir, es decir el punto de inicio y punto final del proceso. Al momento de diseñar o construir el flujogama, debemos tener en cuenta como principales componentes, precisamente, el punto de inicio y el punto final del proceso, identificar las actividades o sub procesos dentro de cada paso del proceso general, teniendo en cuenta su orden cronológico. Es importante por otra parte, evaluar la exactitud o eficacia del diagrama de flujo, poniéndole a revisión de una persona externa al negocio o proceso para que lo evalúe en cuanto calidad de la información, para asegurarnos que el flujograma describe el proceso de manera eficaz.

Cómo elaborar un Flujograma Aunque la simbología utilizada para representar procesos está recogida en algunas normas, es bien cierto que cada organización suele preferir adaptarla a sus necesidades. Para la mayoría de organizaciones, suele ser suficiente con unos cuantos símbolos, que indiquen: Inicio y Final del proceso; Entradas del proceso; Salidas del proceso; Actividades; Alternativas; Documentos; Bases de datos, etc. Para la representación de los flujogramas realizados para la empresa objeto del proyecto se han utilizado los siguientes símbolos:

Figura 9: Símbolos utilizados en la representación de procesos (A): Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma letra en su interior. Se utilizan para evitar un exceso de flechas de conexión. (B): La flecha discontinua indica simplemente una relación dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento señalado. (C): Estos recuadros redondeados, con fondo gris y letras en azul, representan otros procesos o subprocesos del sistema. A la vez pueden ser entradas o salidas del proceso. Cuando esto ocurre, puede ser conveniente consultar el procedimiento documentado relacionado con aquel proceso para mayor información.

(D): Un rectángulo con fondo blanco indica una actividad o acción dentro del proceso. (E): Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en función de estas respuestas. (F): Estos recuadros con líneas en sus lados se utiliza para indicar documentos del sistema, como registros, informes, fichas, etc. En su interior se indica el tipo de documento. (G): Rectángulos con los cantos redondeados se usan para indicar entradas y salidas del proceso. (H): Este otro elemento es utilizado para indicar archivos físicos o bases de datos en soporte magnético (ordenador). (I): Un rectángulo redondeado con la palabra “FIN” indica final del proceso. En la mayoría de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma continua. Debe recordarse que la elaboración de estos diagramas no es requisito de la norma ISO 9001:2000, aunque pueden resultar bastante útiles a la hora de estudiar la mejora de los procesos, para la elaboración de procedimientos documentados, o como documento de consulta para sus s. En cada uno de los procedimientos documentados elaborados para el sistema de gestión de calidad de la empresa objeto del proyecto y que se muestran en los anexos, se incluyen los diagramas de flujo de los procesos correspondientes.

Símbolos del diagrama de flujo:

FLUJOGRAMAS VENTAJAS DE USAR FLUJOGRAMAS 1-Rápida comprensión de las relaciones 2.-Análisis efectivo de las diferentes secciones del programa 3-Pueden usarse como modelos de trabajo en el diseño de nuevos programas o sistemas 4.-Comunicación con el 5.-Documentación adecuada de los programas 6.-Codificación eficaz de los programas 7.-Depuración y pruebas ordenadas de programas DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS 1.-Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño 2.-Acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos 3.-No existen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el desee introducir. LAS VENTAJAS DE USAR FUJOGRAMAS: Estos se utilizan para representar y diseñar un algoritmo y pues son una prueba de escritorio el cual nos sirve para tener una nocion de lo que puede llegar a realizar dicho procedimiento. Son usados como modelos de estructura para saber lo que hara futuramente y tienen que diseñarse y comprenderse todos los pasos de su elaboracion. DESVENTAJAS DE USAR FLUJOGRAMAS: Los diagramas que lleven muchos pasos es decir los más complejos suelen ser muy laborioso y se puede tornar tedioso para el diseñador de algoritmos. En un proceso de decision puede seguirse varios caminos y puede llegar a ser que se pierda informacion o no se elabore adecuadamente. En estos no se puede incluir detalles que ayuden al buen seguimiento de un proceso. Ventajas de los Diagramas de Flujo Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Ejemplo de diagrama de flujo o flujograma: