Entrega Certificada 5d361h

MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS

Versión Grupo Éxito

Noviembre 2010

Manual Entregas Certificadas – Almacenes Éxito S.A.

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CONTENIDO 1. Generalidades 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Introducción Definición Objetivo General Beneficios de las Entregas Certificadas

2. Aplicación de las Entregas Certificadas

3. Pasos de la Entrega Certificada

3.1.

3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

3.6. 3.7.

Paso 1. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza 3.1.1. Proveedor 3.1.2. Cliente 3.1.3. EPSL Paso 2. Capacitación Paso 3. Definición del Acuerdo Paso 4. Definición de Indicadores de Gestión Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada 3.5.1. Preparación y despacho 3.5.2. Transporte de mercancía 3.5.3. Recibo de mercancía Paso 6. Pasos de la certificación Paso 7. Procedimiento de acciones correctivas

4. Descertificación

5. Anexos

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1. Generalidades

o

Introducción

La filosofía ECR nace en el contexto de la logística, estableciendo con total rigurosidad, la satisfacción del Consumidor final como su principal objetivo, siendo este el valuarte de la gestión a desarrollar dentro de las redes de valor. ECR brinda la posibilidad de satisfacer al cliente aplicando el reabastecimiento continuo en la que el flujo del producto se da por la demanda del cliente. La responsabilidad de las empresas es hacer de este flujo un proceso dinámico y eficiente en cada uno de los eslabones de la red de valor. La Respuesta Eficiente al Consumidor – ECR – define Mejores prácticas logísticas que ayudan a las empresas a cumplir con la satisfacción del consumidor mediante procesos que generan rentabilidad en las organizaciones. Lo anterior se ve plasmado en el Manual de Entregas Certificadas, brindando las herramientas necesarias para entender e implementar este proceso como una mejor práctica no sólo para consolidar la relación entre los socios de negocios mediante la confianza y la reducción de costos, sino también para generarle beneficios tangibles al consumidor final. o

Definición La Entrega Certificada es una alianza estratégica a través de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en términos de la calidad del producto, de la información que suministra, de su manejo físico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logísticos -EPSL- esta empresa será considerada como parte integral de la compañía proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se está planteando, el Cliente está certificando al Proveedor. Ha sido definida como una de las mejores prácticas en los programas de Respuesta Eficiente al Consumidor “ECR”, al minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo en el recibo, la manipulación de la mercancía, las notas contables, las devoluciones y la repetición de operaciones en el proceso logístico.

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Objetivo General

o

Eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente. Beneficios de las Entregas Certificadas

o • • • • •

Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía: espera, descargue y verificación. Reducir la excesiva manipulación de la mercancía. Reducir el desgaste istrativo en la solución de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.

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2. Aplicación de las Entregas Certificadas

La entrega certificada es una mejor práctica que puede ser utilizada en todos aquellos puntos de la Cadena de Valor donde hay transferencia de producto e información. Con el objetivo de generar procesos ágiles, dinámicos y eficientes es importante poder garantizar total confiabilidad en los procesos de cada actor de la Cadena para poder ofrecerle al consumidor final el mayor valor posible. Es importante que en cada relación queden definidas las herramientas y las responsabilidades de cada uno de acuerdo a las condiciones que se tengan. De esta forma en una red de valor se pueden aplicar entregas certificadas entre: Socio de Negocio 1

Socio de Negocio 2

Proveedor Materia Prima o Industrial Empaque Industrial

Operador Logístico distribución)

(Cuando

Maneja

Almacenamiento

Industrial

Comerciante (Cadenas Comerciales, Mayorista y Distribuidores, Autoservicios, etc.) ya sea que se entregue en el CEDI o directamente en el Punto de Venta

Aplicabilidad a nivel interno de la empresa: AREA 1 Bodega Satélite 1 Cedi Comerciante

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AREA 2 Punto de Venta Punto de Venta

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y

3. Pasos de la Entrega Certificada

Paso 1. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza

o

3..1. Proveedor El proveedor debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehículo. •

•

•

• • • •

Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseñado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. Identificación y Codificación de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificación con código de barras EAN/UCC-13, EAN/UCC 14 (utilizando las simbologías ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128. Utilización de infraestructura (muelles, bodegas, estanterías) y equipos (lectores, gatos hidráulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercancía. Paletización: Cuando el volumen de la mercancía lo amerite se despachará la carga paletizada en estibas de intercambio estándar. EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, PRICAT, Aviso de recibo, Instrucciones de transporte, entre otros). Proceso de Facturación: Posterior a la separación de la mercancía y en el caso de utilizar EDI después del Informe de Recibo. Certificación de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que están certificadas.

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•

Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente.

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase, por lo cual el Grupo Éxito solicita que desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho. En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado aún el ASN, no se debe notificarle la certificación.

El Grupo Éxito definió categorías de proveedores que no deben entrar en el programa de Entregas Certificadas y que siempre van a ser objeto del recibo normal (100%) por razones de seguridad, de confiabilidad y de agilidad en el proceso de recibo: °

° °

Proveedores de Flujo Almacenamiento – a excepción de los que entregan paletizados y con una estiba uniproducto (caso de granos) y de los proveedores de Textil Proveedores que entregan sublínea Digital Proveedores que entregan sublínea Electrodomésticos (pequeños y grandes)

3..2. Cliente El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer personal idóneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura física y de sistemas adecuados para la recepción de la mercancía, debe contar con: • • • • •

Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras. Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, básculas (si aplica), lectores, entre otros. Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario para llevar a cabo la entrega. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de recibo). Programación de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo máximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente.

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• •

•

Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del proveedor en el recibo. Generación de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generación de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generación de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo. Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicación de éste programa. En el Grupo Éxito se definió en cada plataforma una persona encargada del programa.

•

Para la medición del tiempo de atención y disponibilidad de facilitadores, el industrial podrá acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores.

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase.

3..3. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logísticos • •

•

• • • •

EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros). Vehículos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir que el vehículo este: limpio, carrocería se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos. El orden de la mercancía en el vehículo: en caso que el transportador lleve mercancía de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos. Seguridad: Utilización de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo). Facturación del servicio de transporte: 100% de documentos correctos. Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc). Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa.

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase.

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Paso 2. Capacitación

o

Capacitación del Personal: Cada una de las partes será responsable de implementar un programa de capacitación del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logístico haga parte de estos procesos de capacitación y este a su vez reforzar la capacitación cuando realice entregas a otras ciudades. Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitación se realice antes y después de haber finalizado el proceso de implementación, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo. Padrinos: serán los responsables durante el periodo de certificación de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo así como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada.

Paso 3. Definición del Acuerdo

o

Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la situación actual, y definen el acuerdo para entregas certificadas, precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos. Ver Anexo 4: Formato del Acuerdo. Recibo del Pedido •

• •

•

Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Teléfono, etc, durante el proceso de certificación. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido vía EDI para obtener la certificación. Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega. Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisión de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspección al 100%.

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Despacho •

• •

Se determinó como prerrequisito para la certificación entregar la información al transportador y al cliente, sobre la mercancía enviada, mediante el Aviso de Despacho (EDI). Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía.

Transporte • • •

• • •

•

•

Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en entregas certificadas. Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto de venta, bodegas principales, etc.) Definir el esquema en el que generador de la carga le envía las instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI, fax o teléfono. Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al generador de la carga: EDI, fax o teléfono. Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vías, etc.) Para estos casos, el cliente no registrará una “mala calificación” a la entrega. Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operación de transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la empresa. En el caso que un operador logístico sea el mismo para varios industriales, este puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehículo, tanto de proveedores certificados como no certificados, garantizando la correcta identificación de la mercancía del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.

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Entrega y/o Recibo de la Mercancía •

•

•

• • •

Determinar la forma de enviar la información al transportador y al cliente, de la mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. Establecer el número de personas que van a realizar la entrega y el número de personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspección y al tipo de vehículo. Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir la mercancía. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulación de mercancía. Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía. Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averías y extravíos. Establecer los mecanismos para la solución de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentación del producto, empaques, documentos, etc.

Verificación de la Mercancía • •

•

Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo. Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercancía. En todos los casos el subempaque definido deberá poderse manejar como una unidad, de tal forma que será indispensable el uso de algún implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deberá establecer cuales será las garantías ofrecidas por el proveedor a su cliente, que le permitan a éste último saber que la unidad no ha sido violada. Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques.

Acciones Correctivas • •

Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Acción Correctiva sean recibidas directamente por la EPSL, esta situación deberá acordarse entre las partes. Deben quedar las direcciones electrónicas, Teléfono y Celular de los padrinos a quienes se les transmitirá las Acciones Correctivas. Así mismo se definirá dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisición para que se le de una solución.

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Esquemas de Seguridad: •

Entre las partes definirán y registrarán el números de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado; Furgón, etc).

El Grupo Éxito define el número de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte: o

Para las entregas exclusivas:

- Para vehículos furgonados se utilizará precinto y/o sello de seguridad. Cuando un vehículo furgonado posea puerta lateral, se debe colocar candado convencional y sello o precinto de seguridad - Para vehículos carpados se utilizarán precintos de seguridad a razón de 20 precintos para vehículos rígidos (camión sencillo), 4 en cada extremo de carpa y 2 en cada lateral del camión; - Para vehículos articulados se utilizará 22 precintos: 4 en cada extremo de carpa y 3 en cada lateral del camión. o

Para entregas no exclusivas (entrega de paquetera)

- Se debe utilizar una cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora. NOTA: Estas definiciones se aplican para todas las entregas arrumadas. Para las entregas paletizadas, cualquier excepción a la definición anterior, debe quedar soportado y justificado en el acuerdo de Entregas Certificadas (se puede acordar el mínimo de 8 sellos para vehículos sencillos carpados) Es importante mencionar que el interés del Grupo más adelante es que los vehículos de proveedores certificados que ingresan a nuestras instalaciones sean furgonados.

Relación de los números de los Sellos: Se solicita a los proveedores relacionar los consecutivos de los precintos de seguridad en la factura si su sistema se lo permite, de lo contrario se debe hacer de forma manual sin tachones, borrones o enmendaduras. Si por razón técnica o de proceso, el proveedor no puede cumplir con esta norma, se relacionará estos datos en un documento anexo con los siguientes datos:

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Logotipo/ Sello del proveedor, Cliente (ALMACENES ÉXITO S.A), Nit Cliente (890.900.607-9), Nombre del proveedor, Nit del proveedor, Lugar de entrega, Fecha de entrega, Placa del vehículo, numero de los sellos, numero de las facturas, Nombre del representante del proveedor y firma de este representante

En el caso de los proveedores certificados de transporte de entrada, los sellos se relacionaran en la Orden de Cargue El auxiliar de seguridad en los cedis es el encargado de la apertura de los camiones y es quien verificará que los sellos, precintos y/o candados se encuentren bien colocados y en buen estado, y que además correspondan con los números relacionados en la orden de transporte del origen o en la factura, en caso de encontrar una novedad la reportará al encargado del recibo en la dependencia. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificar al 100% de la entrega.

•

•

• •

Para el caso de empresas de textiles, farmacia y cosméticos el sello de seguridad corresponderá a la cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora. Esto aplicará para aquellas empresas que consolidan carga en un mismo vehículo que tienen distintos destinos. La Cadena, por ser el destinatario de la carga, debe definir el cargo de la persona responsable de retirar y verificar los sellos de seguridad. Ya sea el recibidor o el vigilante de los muelles de recibo. Definir los esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercancía. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto de venta, bodegas principales del hospital, etc.)

Para el sector farmacéutico se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • • •

Asepsia Pisos Filtraciones Contaminación cruzada (Decreto 1609) Vehículos furgonados Cumplir con los requisitos reglamentarios del Ministerio de Transporte. (Decreto 176) Es importante para el sector farmacéutico garantizar la cadena de frío, para lo cual las partes tendrán las condiciones necesarias para aquellos casos en los que se requiera.

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General • • • •

o

Precisar la duración de cada etapa de la alianza para entrega certificada así como el porcentaje de revisión. Acordar el esquema de istración e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores después de haber efectuado la entrega de la mercancía. Dentro del acuerdo se debe definir la implementación y utilización de PRICAT y la alineación de bases de datos. Paso 4. Definición de Indicadores de Gestión

ENTREGA CERTIFICADA PERFECTA

Definición:

Se considera como entrega certificada perfecta a la entrega realizada a tiempo, sin ninguna novedad y 100%.

Criterio de Medición:

Se mide de acuerdo con las condiciones encontradas en cada entrega de cada proveedor.

Fórmula:

# de entregas certificadas perfectas logradas / # entregas totales

Compuesto por:

• • •

Entregas a tiempo por parte del proveedor Entregas sin novedades en el momento de la entrega Documentación sin errores

ENTREGA A TIEMPO POR PARTE DEL PROVEEDOR

Definición:

Se considera que cumple cuando el proveedor/operador logístico llega con la mercancía a tiempo en un rango de tiempo de 15 minutos antes o después según la hora acordada.

Criterio de Medición:

Se mide de acuerdo con la hora de radicación del proveedor (cumplido con la hora acordada).

Fórmula:

# de entregas a tiempo por parte de los proveedores / # entregas totales.

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ENTREGA SIN NOVEDADES EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA Definición:

Se considera novedad, todo evento que afecta la entrega y que puede generar una solicitud de acción correctiva.

Criterio de Medición:

Se mide de acuerdo con las inconsistencias encontradas en cada una de las entregas.

Fórmula:

# de entregas sin novedades / # entregas totales

Ver Novedades en Tabla #7: Valores de inconsistencias

DOCUMENTACIÓN SIN ERRORES

Definición:

Se considera documentación sin problemas, cuando la entrega llega soportada por un documento escrito (factura, remisión) sin ningún tipo de error de acuerdo con las condiciones presentadas en la entrega. Se mide de acuerdo con las siguientes variables:

Criterio de Medición:

• • • •

Cantidades diferentes entre lo facturado y lo entregado Precio errado Fechas erradas Orden de compra vencida

CUMPLIMIENTO EN LA HORA DE ATENCIÓN POR PARTE DEL CLIENTE

Definición:

Se considera que cumple cuando el cliente lo atiende a tiempo es decir hasta 15 minutos después de la hora acordada para la entrega.

Criterio de Medición:

Se mide de acuerdo con la hora de radicación del proveedor (cumplido con la hora acordada).

Fórmula:

# de veces que cumple el cliente con la hora de atención / # de mediciones totales donde el proveedor cumplió ventana de recibo.

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Ejemplo: 8:00 A.M. Hora Acordada

o 8:00 A.M. Hora Acordada

o

8:10 A.M. Hora de anuncio de llegada 8:20 A.M. Hora de anuncio de llegada

8:20 A.M. Inicio de descargue CLIENTE DECIDE Inicio de descargue

Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada

3..1. Preparación y despacho del Pedido. • •

• •

•

•

• •

•

Recibo del pedido. Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado Reserva de la mercancía. En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho vía EDI. Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas. En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercancía la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho. Generación y envío del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. También aplica para las entregas Cross Docking Predistribuido.

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•

Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel* de sellos para entregas parciales en varios almacenes.

Nota: Estos datos deberán incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica EDI. El Grupo Éxito define requerimientos con respecto a este documento EDI Aviso de Despacho (ver Anexo 4: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.) • •

Asegurar la Calidad en la entrega tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de las normas pertinentes. Cargue del vehículo y colocación de sello de seguridad o su equivalente.

*Es un sistema donde el proveedor, que tiene que despachar a varios destinos, expresa en el documento remisorio el número del sello impuesto al comenzar el despacho, así como los números de los sellos que deben ser colocados en el vehículo luego de finalizar cada entrega. De esta forma, quien recibe en un destino verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con el sello anunciado para el siguiente destinatario. Lista de Empaque: El Grupo Éxito, con el objetivo tanto para nuestros proveedores que para la cadena de controlar la fiabilidad y seguridad del transporte, solicita a todos sus proveedores que están en el programa de certificación y entregan arrumados, que entreguen en una hoja adicional anexa a la factura, el documento “Lista de Empaque” en cada entrega, con los siguientes datos: o Para las entregas de Cross docking consolidado y Almacenamiento - Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y dirección del lugar de entrega - Razón social y datos generales del Proveedor - Número de Orden(es) de Compra - Número de Factura(s) - Por cada Plu: la referencia del Plu, su descripción y la cantidad total de empaques

-

Para las entregas de Cross docking predistribuido

- Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y dirección del lugar de entrega - Razón social y datos generales del Proveedor - Número de Orden(es) de Compra - Número de Factura(s) - Por Punto de Venta: el código del almacén, su nombre, y la cantidad total de empaques

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Este documento permite también de facilitar el seguimiento de la entrega por parte del personal del proveedor, y la verificación y control del recibo por parte del personal del Cedi, del número de cajas total entregadas Nota: Esta lista de empaque no se aplica para los proveedores de Textiles 3..1. Transporte de la mercancía • • • • • • • •

• • • •

La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga. Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho. El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía. Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes. En el caso de transporte masivo y semi masivo se colocan los sellos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente. Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor. Tramitar los documentos de transporte: remesas, entre otros. En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente al punto de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos de despacho, haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En el caso de despachos por paqueteo, el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega. Entrega la mercancía en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas. Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas, etc.) y las devoluciones. Recibe copia del Aviso de Recibo (vía EDI) del cliente y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso. Envía la factura de los servicios prestados (vía EDI) al generador de la carga.

3..2. Recibo de la Mercancía • • • •

Atención al proveedor en la fecha y hora asignada. Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la mercancía. Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía. Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificar al 100%.

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El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o aviso de despacho. El responsable de la operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se encuentre el proceso de certificación (ver Tabla # 1, #2, #3 y #4). En el momento de la verificación : o en Cross Docking Predistribuido, se hará lectura del EAN13 de acuerdo a la muestra o en Cross Docking Consolidado y Almacenamiento, se debe legalizar toda la mercancía con LECTURA del AVISO de DESPACHO – o con lectura de EAN13 en el caso en que el volumen de mercancía lo permita. A excepción de las devoluciones “mano a mano”, la mercancía para devolución se deberá entregar en empaques debidamente sellados y certificados por el cliente. Las devoluciones de paquetes promocionales deberán contener todos los artículos que hagan parte de dicho paquete. Se deberá asegurar que las devoluciones diferentes a fechas de vencimiento o averías sean empacadas en el corrugado original del laboratorio farmacéutico independiente del producto que se maneje y/o quien recoge la devolución por parte del laboratorio farmacéutico llevará el corrugado para la recolección de las devoluciones y así se asegura que el producto sea manejado en las condiciones aptas para su Disponibilidad. Escoge aleatoriamente las cajas a verificar, de acuerdo con la muestra establecida en el paso anterior. Verifica al detalle la cantidad, la calidad de la mercancía, la fecha de vencimiento, la correcta marcación y los requisitos de ley que correspondan (Estampillas, lista de ingredientes, principio activo, lote, registro sanitarios (medicamentos), precio máximo al público y/o sugerido al público, etc.) para cada uno de los artículos y recipientes que conforman la muestra. En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dará por recibido el lote completo (en el caso del sector farmacéutico las unidades facturadas). La aceptación de la mercancía implica el trámite del documento remisorio con el Visto Bueno del recibo. El recibidor, firma y sella el documento de Recepción en señal de aceptación. En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se deberán ejecutar los siguientes pasos: Revisión exhaustiva (100%) de todo el lote. Comunicación de la novedad al proveedor, solicitando la solución inmediata y la acción correctiva correspondiente. En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica como rechazado el resultado de la muestra, se reportan los errores

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detectados según su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la política de reclamos. El cliente no recibe la mercancía cuando los artículos no reúnen las condiciones necesarias para ser vendidos (presentación, avería, vencimiento, peso, código de barras, precio máximo, estampillas, etc.); cuando el pedido no está vigente o cuando las políticas de reclamos lo ameriten. Cuando se recibe la mercancía en cantidades diferentes a las facturadas, el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes (Débito o Crédito). Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato “Seguimiento a proveedores con entrega certificada” Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehículo que transportó la mercancía para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor. En todas las entregas, se definió no hacer inspección al 100% sino manejar una tabla de muestreo por tipo y frecuencia de entrega (ver Tabla #1: Muestra a inspeccionar y Tabla #2 Frecuencia de Inspecciones).

Tabla # 1: Muestra a Inspeccionar CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO

CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO

3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase

- # facturas a inspeccionar según la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mínimo 3 facturas - con un # de PLU a inspecciónar en cada factura según la Tabla militar, dependiendo de la Fase - los PLU no deben ser repetidos - inspección física del # de cajas, por cada Plu seleccionado, también con respecto a la Tabla militar 'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas

Ejemplo para realizar una inspección de una entrega de Crossdocking Consolidado y almacenamiento: 1ero: se debe seleccionar el número de facturas a inspeccionar con respecto a la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4) 2ndo: se debe seleccionar por cada factura el número de Plu a inspeccionar también con la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4); los Plu seleccionados no deben ser repetidos

Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas. 3ero: se debe inspeccionar físicamente el # de cajas, por cada Plu seleccionado, también con respecto a la Tabla militar

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Tabla # 2: Frecuencia de Inspecciones FASE CERTIFICADO

FASE 1, 2, 3 y 4 FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor

Entrega de CROSS DOCKING Entrega de CROSS Entrega de CROSS PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING CONSOLIDADO o DOCKING PREDISTRIBUIDO DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO

DIARIA o 5 VECES POR SEMANA

a cada entrega

3 veces por semana

no aplica

4 o 3 VECES POR SEMANA

a cada entrega

2 veces por semana

1 vez por semana

2 VECES POR SEMANA

a cada entrega

1 vez por semana

2 veces por mes

SEMANAL

a cada entrega

1 vez por semana

QUINCENAL

a cada entrega

a cada entrega

2 veces por mes a cada entrega

MENSUAL

a cada entrega

a cada entrega

a cada entrega

Tabla # 3: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo NIVEL DE INSPECCIÓN TAMAÑO DEL LOTE 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 281-500 501-1.200 1.201-3.200 3.201-10.000 10.001-35.000

RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO

NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315

REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50

FASE 2

FASE 3 y 4

Tabla # 4: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo – Farmacéuticos TAMAÑO DEL LOTE 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500

RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO

NIVEL DE INSPECCIÓN NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315

REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50

FASE 2

FASE 3 y 4

El cliente se reserva el derecho de efectuar revisión usando un nivel de inspección mayor (Hasta del100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.

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•

Formato de seguimiento: “Seguimiento a proveedores con entrega certificada”. Se propone no relacionar uno a uno los pedidos en el formato de seguimiento, solo el rango o numero de pedidos, cuando el chequeo es satisfactorio. Cuando hay un pedido en particular con problemas se referencia el número de pedido con su correspondiente factura y su acción correctiva. Si se requiere una consulta en particular se tendría disponibilidad del Sistema de Información de la Cadena.

El Grupo Éxito desarrollo un Software para el Seguimiento de sus proveedores en el programa. o

Paso 6. Pasos de la certificación La duración de cada fase está determinada por un número específico de entregas perfectas, al cabo de las cuales se podrá cambiar de fase, tal como lo muestra la Tabla #5. Tabla # 5: Duración por Fase FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor

# DE ENTREGAS PERFECTAS

# MÁXIMO DE MESES POR FASE

PERÍODO MÍNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIÓN

12

1 Mes

2 Meses 1 Semana

7

7

1 Mes 1 Semana

3 Meses

9

6

6

1 Mes 2 Semanas

3 Meses 2 Semanas

8

6

4

4

2 Meses

4 Meses 2 Semanas

QUINCENAL

6

4

3

3

3 Meses

9 meses

MENSUAL

4

3

2

2

4 Meses

12 meses

Fase 1 100%

Fase 2 75%

Fase 3 50%

Fase 4 50%

DIARIA o 5 VECES POR SEMANA

24

18

12

4 o 3 VECES POR SEMANA

15

11

2 VECES POR SEMANA

12

SEMANAL

Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega. Se obtiene la certificación al culminar la Fase 4.

Una vez el proveedor se encuentre certificado, se efectúa un control de tiempo sobre la acumulación de las Inconsistencias. Se tomará en cuenta los errores cometidas por un tiempo igual al período mínimo en el cual se logra la certificación. Las empresas están en libertad de decidir si manejan para todas las fases el mismo número de entregas perfectas de la fase 1 o menos de acuerdo al cuadro anterior.

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• •

•

• • •

•

o

El cliente está en el derecho de ubicar a un proveedor, desde el inicio, en la fase de certificación que éste crea conveniente. Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla # 5, deberán llegar a una acuerdo especial con el cliente, con el fin de conseguir la certificación. Tanto la certificación como la descertificación del proceso de entregas, se oficializarán con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al responsable por parte del proveedor, esta carta deberá llevar copia a los representantes legales de ambas compañías; para el caso de cambio de fase, esta carta no llevará la mencionada copia. El proveedor generará, en el momento de la certificación, una carta oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas. En cada regional se lleva el registro individual de los recibos, pero la certificación oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional. Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si el Proveedor se certifica en una ciudad, esta certificación es extensiva al resto de ciudades siempre y cuando el proveedor trabaje con el mismo operador logístico. Se requiere todavía la firma del Acuerdo de Entregas Certificadas o Si se trabaja con Operador Logístico distinto entonces el resto de ciudades inician el proceso de certificación en Fase 3. Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la política de reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes.

Paso 7. Procedimiento de Acciones Correctivas Es un procedimiento para dar solución ágil y coordinada de acuerdo con las inconsistencias presentadas durante el proceso de entregas certificadas. Las inconsistencias que se presentan tienen una valoración respectiva, sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. Ver Tabla # 7: Valores de Inconsistencias. El cliente se remite a la Tabla #6: Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias.

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Tabla #6: Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias. No. FASE

NOMBRE

NIVEL DE INSPECCIÓN

ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS

Fase1

Previa Inspección Rigurosa

RIGUROSO

Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses.

Fase 2

Inspección Normal

NORMAL

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3.Si el problema se repite regresa a la fase 1.

Fase 3

Inspección Reducida

REDUCIDO

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.Si el problema persiste regresa a la fase 1.

Fase 4

Inspección Reducida

REDUCIDO

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3.

RIGUROSO Inspección Ocasional, con frecuencia definida en la Tabla#2

Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas), en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspección Rigurosa; Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que suman 2 en puntaje), se cancelará el programa de “Entregas Certificadas” en la región o a nivel nacional cuando corresponda. Si no, se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones.

Fase 5 Certificado

Certificación Inspección Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificación)

Cuando se presenta inconsistencia en el recibo, los pasos a seguir para solucionar la situación, son los siguientes: • Tan pronto se detecte el error, el "padrino" de la parte afectada avisa la situación por correo electrónico o telefónicamente. • El padrino de la parte afectada procede a diligenciar el seguimiento y la solicitud de inconsistencia o de acción correctiva. • Cuando la EPSL le sea atribuible la inconsistencia, se debe generar la solicitud de acción correctiva al industrial con copia a la EPSL. • Las inconsistencias que se presentan tienen una valoración respectiva, sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. • En caso que ese puntaje acumulado llegue a un resultado de 1, las inconsistencias se consideran como “problemas” que generan “Acción Correctiva.” • El padrino del proveedor tiene que dar respuesta antes de cinco (5) días hábiles para no generar nuevamente una Acción Correctiva. Se puede remitir al Anexo 1 para compartir el compromiso por su parte • En caso que esa inconsistencia sea crítica para el proceso de su compañía, se recomienda ajustar el valor a la naturaleza de la operación.

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Tabla #7 Valores Inconsistencias en el Grupo Éxito CALIFICACIÓN

TIPOS DE ERROR

Peso

A

Problemas con calidad del producto

1.00

B

Peso inferior al declarado

1.00

C

Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo

1.00

D

Averías de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto)

0.33

E

Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente

1.00

F

Diferencia en número de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas o estibas recibidas

0.50

G

Organización de la mercancía en la estiba

0.33

H

Sellos de seguridad: sello o cinta rota, número de sello no coincide con documento remisorio

0.50

I

Limpieza y estado del vehículo

1.00

J

Organización de la mercancía en el vehículo

0.33

K L

Control de temperatura: productos perecederos entre 4°C y 6°C. Medicamentos: entre 2°C y 8°C Incumplimiento de citas :15 minutos antes y después de la hora pactada implica cumplimiento de la cita.

0.50 0.33

M

Error en marcación, codificación y/o identificación de la mercancía

0.33

N

Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking)

0.33

O

Problemas en la facturación

0.33

P

No responder (Industrial) durante los 5 días hábiles después de generada la acción correctiva

1.00

Q

Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo

0.20

R

Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena

0.33

S

El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN

0.33

T

Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico

0.00

U

Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente

1.00

NOTA: si en una entrega se presentan más de una inconsistencia sólo se tendrá en cuenta aquella con mayor relevancia y de acuerdo a esta se generará la acción correctiva. Las inconsistencias adicionales serán registradas en las observaciones y no sumaran puntos. De acuerdo con el número de problemas acumulados en un período, se efectúan los cambios de fase indicados en la columna “Acciones a realizar al lograr un puntaje de 1 en inconsistencias” de la Tabla #6

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Una vez consolidado el proceso, el proveedor y el cliente definirán un sistema de penalización con consecuencias pecuniarias, de tal manera que se minimice el riesgo de error manteniendo vivo el interés del proveedor por garantizar la calidad de todas sus entregas.

INCONSISTENCIAS QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS DEL INDUSTRIAL AL COMERCIANTE DURANTE LA ENTREGA CERTIFICADA

1

Incumplimiento de citas en el recibo por parte del comerciante: el tiempo pactado para el recibo es de 15 minutos antes y después de la hora definida con el industrial.

2

Demora en la legalización de la documentación culminado el recibo de la mercancía por parte del comerciante al operador logístico. Se considera como inconsistencia cuando el tiempo de espera para la legalización de la documentación excede el tiempo acordado entre el industrial y la cadena comercial.

3

Se define como inconsistencia cuando la cadena comercial no tiene, momentáneamente la capacidad de recibir el aviso de despacho por fallas en el sistema de información, fallas en la transmisión de EDI y falta de parametrización en su sistema del mensaje electrónico.

4

Se considera como inconsistencia cuando la cadena comercial incumple el tiempo pactado en el acuerdo, para el envío oportuno de la Orden de Compra.

5

Respuesta a la Acción Correctiva: la contestación a la solicitud de acción correctiva se debe realizar en un tiempo no mayor a 5 días hábiles, después de haber sido generada.

Observaciones: •

•

•

•

El supervisor de recibo debe mantener una carpeta actualizada con todos los documentos de Seguimientos: las cartas de cambio de Fase, de certificación, de descertificación, y todas las notificaciones de error y Acciones Correctivas. Quincenalmente el supervisor designado por el cliente, deberá consolidar el seguimiento de los resultados obtenidos tanto en los almacenes como del centro de distribución para cada proveedor. Una vez obtenido el consolidado y previo análisis de los proveedores que ameriten cambio de fase de certificación o descertificación, el supervisor enviará la información correspondiente al responsable del programa de certificación por parte del cliente. El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del proveedor.

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4. Descertificación

Un proveedor llega a descertificarse cuando logra acumular lo equivalente a 2 problemas a causa de inconsistencias presentadas en las entregas, ver Tabla #6 “Acciones a realizar al presentarse inconsistencias” •

Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si se desertifica al CEDI del industrial en una ciudad, la desertificación se hace extensiva al resto de ciudades Donde se hacen entregas del mismo CEDI. o La certificación de un proveedor a puntos de entrega atendidos por CEDIS distintos al CEDI descertificado en el punto anterior no se ve afectado.

LAS PARTES ESTÁN EN LA POTESTAD DE DEFINIR LAS CONSECUENCIAS DE UNA CERTIFICACIÓN O DESCERTIFICACIÓN Un proveedor descertificado podrá reingresar al programa de certificación después de superar el período definido en la siguiente tabla:

Tiempo Mínimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado según su Reincidencia. REINCIDENCIA Primera vez Segunda vez

TIEMPO DEFINIDO PARA REINGRESAR AL PROGRAMA Tres meses Seis meses

Después de certificarse nuevamente, el historial para proveedores de productos perecederos se borrara, después de pasado un año de certificado nuevamente, adicionalmente para los otros proveedores se establece un plazo de dos años para no tener en cuenta dicha historia. También se elabora entre las partes un acta de compromiso dando garantía de cumplimiento de las condiciones necesarias para iniciar nuevamente con el proceso de Entregas Certificadas. La información que se obtenga de las solicitudes de acción correctiva y el formato de seguimiento, es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluación a su(s) EPSL certificada(s).

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ANEXOS Al MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS

Versión Grupo Éxito

Noviembre 2010

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CONTENIDO Anexo 1 – Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas

Anexo 2 – Propuesta de Formato: Propuesta de Formato (Para uso del Proveedor) ANÁLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMAS

Anexo 3 – Documento: Lista de chequeo entregas proveedores

Anexo 4 – Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.

Anexo 5 – Documento: Flujograma de procesos

Anexo 6 – Documento: Manual en una página

Anexo 7 – Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades avariadas de producto y unidades faltantes y sobrantes

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Anexo 1 – Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas

CARTA DE ACUERDO CEDI ... NIT: NIT: NIT:

Proveedor: Cliente: Operador Logístico: 1. Forma de comunicar el pedido al proveedor: EDI (ORDERS)

FAX

Correo

Teléfono

Personalmente Otros Plan de contingencia en caso que EDI Falle: 2. Frecuencia de Pedido: Diaria

2 Veces por Semana

Semanal

Quincenal

Mensual

Otros 3. Pedido: Días de Pedido

L

M

M

J

V

S

Fecha de Entrega

días después del pedido.

Hora de Entrega

4. Forma de comunicar el envío del pedido al cliente: Remisión

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Factura

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Aviso de Despacho vía EDI Fase de Implementación 5. Forma de comunicar el recibo del pedido al proveedor: Aviso de Recibo vía EDI (RECADV) Remisión

Factura Visada

PRICAT Fase de Implementación

6. Procedimiento a seguir cuando se cambia la EPSL __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 7. Esquemas de Seguridad utilizados para el transporte de la mercancía: Sellos anunciados al comunicar el envío. Tipo de Vehículo # de Sellos Sellos de seguridad equivalente a la Cinta en las cajas con el logo de la empresa. Persona encargada de retirar los sellos: Otros 8. Procedimiento en caso que la EPSL por motivos de fuerza mayor no pueda cumplir con la cita: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 9. Sistema de istración e Intercambio de recipientes: • Intercambio de recipientes - paletización: Si

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No

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• Recipiente: Estibas

Canastillas

Otros • Descripción de la operación:

10. Procedimiento para retornar la mercancía no recibida: Personalmente

Envío por Transportadora

Descuento en próxima factura Otros 11. Responsables del Proyecto: Cliente: Teléfono:

Ciudad:

Proveedor: Teléfono:

Ciudad:

Operador Logístico: Teléfono:

Ciudad:

12. Padrinos: Cliente: Teléfono: E-mail

Celular

Ciudad:

Proveedor:

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Teléfono: E-mail

Celular

Teléfono: E-mail

Celular

Ciudad:

Operador Logístico: Ciudad:

13. Para cada referencia y/o EAN • UCC-13 se deben anexar especificaciones acerca de: •

Fechas de Vencimiento (¿cuántos días antes de la fecha de vencimiento debe tener el EAN • UCC-13 para poder ser recibido?).

•

Marcación Unidades de venta (Tipo y códigos).

•

Etiquetaje de Origen

•

Marcación Unidades de Empaque (Tipo y códigos).

•

Marcación Subempaques (Tipo y códigos).

•

Tipo de Empaque (Unidades, Bolsas, Estibas, Cajas, Barras, etc.).

•

Número de unidades contenidas en cada empaque.

•

Número de unidades contenidas en cada subempaque.

14. Papel del Operador Logístico:

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15. Consideraciones Adicionales

16. ¿Se acordaron cambios o excepciones al manual “Entregas Certificadas”? Si

No

• Cambios o Excepciones:

Por medio del presente documento el proveedor, el operador logístico y el comerciante acuerdan cumplir con lo expresado en el manual “Entregas Certificadas” y con lo anteriormente expresado en este documento.

Responsable Proveedor

Responsable Cliente

Proveedor

Cliente

Responsable Operador Logístico Operador Logístico

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ANEXO 2 - PROPUESTA DE FORMATO (Para uso del Proveedor) ANÁLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMA

NOMBRE DEL RESPONSABLE: CARGO: PROVEEDOR: FECHA:

RESPUESTA A ACCIÓN CORRECTIVA No.

PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIÓN:

Descripción de lo sucedido y plan de mejoramiento:

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Anexo 3 – Documento: Lista de chequeo entregas proveedores GRUPO ÉXITO CEDI/PLATAFORMA________________________________________ PROCESO DE CERTIFICACION FASE ____________________ NIVEL DE INSPECCIÓN ____________________ CÉDULA AUXILIAR: __________________________ PROVEEDOR: ________________________________ FECHA DE PROGRAMACIÓN VERIFICACIÓN: _____________ FECHA DE RECIBO: _________________ FECHA DE LEGALIZACIÓN: ______________ HORA LLEGADA: _______________ HORA INICIO DESCARGUE: _______________ HORA TERMINO DESCARGUE: _______________ HORA INICIO LEGALIZACIÓN: _______________ HORA TERMINA LEGALIZACIÓN: _______________

ENTREGA No: _________ * Cantidad de Orden(es) de Compras: _________ * Cantidad de orden(es) de compra con Novedad : _________ * Cantidad de de Facturas: _________ * Cantidad de Facturas con Novedad _________ * No Total de Unidades Verificadas _________ * No Total Unidades Recibidas (dato opcional) _________

TIPOS DE ERROR

CALIFICACIÓN

NO CUMPLE Peso del error (marcar con un X) 1.00 1.00 1.00 0.33 1.00 0.50 0.33 0.50 1.00 0.33 0.50 0.33 0.33 0.33 0.33 1.00

Q

Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado. Fechas de vencimiento fuera de lo pactado Averías de producto Cantidades faltantes Diferencia en número de recipientes Organización de la mercancía en la estiba Número de sellos diferente al anunciado, o vehiculo sin sellos. Limpieza y estado del vehículo Organización de la mercancía en el vehículo Control de temperatura: productos perecederos entre 4°C y 6°C. Medicamentos: entre 2°C y 8°C Incumplimiento de citas Marcación, identificación y codificación de la mercancía Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturación No responder al industrial la acción correctiva dentro de los 5 días hábiles siguientes Problemas con el aviso de despacho

R

Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena

0.33

S

El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN

0.33

T

Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico

0.00

U

Cantidades sobrantes

1.00

A B C D E F G H I J K L M N O P

0.20

Se debe ingresar estos datos para las causales A, B, C, D, E, M, T y U Numero de la Orden de Compra con Novedad

Numero de la factura o del documento remisorio

Tipo de recipientes

Recipientes facturados

PLU-EAN

Pedidas

Anunciadas

Entregadas

Recibidas

OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

RECIBIDOR C.D _____________________________ Nombre _____________________________ Firma

FUNCIONARIO PROVEEDOR _____________________________ Nombre _____________________________ Firma

* Hora llegada: Se define como la hora en la que el proveedor ingresa al centro de distribución. * Hora Inicio Descargue: Se define como la hora en la que se comienza a descargar la mercancía en el muelle de recibo. * Hora Termina Descargue: Se define como la hora en la que se termina de descargar la mercancía en el muelle de recibo. * Hora Inicio Legalización: Se define como la hora en la que se comienza a legalizar la mercancía por medio de la RF. * Hora Termina Legalización: Se define como la hora en la que se termina el cuadre de documentos.

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Anexo 4 – Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A. DEFINICIONES y APLICACIÓN del AVISO DE DESPACHO en Almacenes Exito S.A. Objetivo del documento: Definir los requerimientos del Aviso de Despacho en Almacenes Éxito S.A. Fecha de redacción: 29 de Marzo de 2010 Fecha de actualización: 22 de Julio de 2010

1. DEFINICIÓN: El Aviso de Despacho es un documento EDI, donde un Proveedor con entrega certificada notifica el Despacho de un pedido realizado por la Cadena. Este documento tiene como objetivo mejorar la calidad y oportunidad en los procesos de recibo de mercancía.

2. APLICACIÓN : 2.1. Se definió que en los Centros de Distribución de Almacenes Éxito no podrán hacer uso del ASN, si el Proveedor no alcanza la Fase 3 en un proceso formal de Certificación de Entregas. Por lo cual, no se puede recibir un proveedor con Aviso de Despacho antes de que tiene firmado el Acuerdo y que está al menos en Fase 3 del proceso de Entregas Certificadas 2.2. Para la certificación, un prerrequisito para los proveedores es tener aviso de despacho. Como lo dice el Manual, " El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilización obligatoria a partir de la 3ra Fase" por lo cual desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho. En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado aún el ASN, no se debe notificarle la certificación.

3. O OPERACIÓN : Teléfono: 3395951, 3395948 Email: [email protected]

4. BENEFICIOS DEL AVISO DE DESPACHO: • • • • • • •

Eliminar la repetición de verificaciones de mercancía. Reducir el tiempo de atención del proveedor para el recibo de mercancía: espera, descargue y verificación. Reducir el desgaste istrativo en la solución de diferencias. Disminuir los tiempos y errores en la legalización de la Mercancía por parte de la Cadena. Disponer mas oportunamente de la mercancía en el punto de venta. Disminuir los errores de cartera. Minimizar los reclamos formulados por los proveedores por inconsistencias.

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•

Es complemento a los beneficios que tiene una entrega Certificada que permite minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo en el recibo, la manipulación de la mercancía y la repetición de operaciones en el proceso logístico.

5. REQUISITOS OPERACIONALES DE AVISO DE DESPACHO en ALMACENES EXITO Para todas las entregas, se requiere: • • • •

• • • • • •

Enviar los avisos con la mayor anticipación posible, al mínimo 2 horas antes de realizar el despacho No enviar NUNCA el aviso de despacho con número de factura “0”. Enviar el dato de factura completo, incluido el PREFIJO. Notificar los problemas de generación o de transmisión de aviso de despacho a la Sede Logística y a la área de conectividad en los teléfonos 3395951, 3395948 y por correo [email protected] datos de o para operación de fin de semana En crossdocking predistribuido se debe marcar el código del punto de venta (obligatorio) y su nombre (opcional) en cada empaque Las cajas uniproducto deben venir marcadas con su código de barras y descripción que identifique el producto (esto aplica también para el caso de Textil) Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra

5.1. • • • •

Para una entrega paletizada:

En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba/ punto de venta En Crossdocking consolidado y Almacenamiento : Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba Debe haber equivalencia exacta entre la información contenida en el Aviso (etiqueta SSCC) y la mercancía física contenida en el pallet Cada pallet debe tener su identificación: • Cross Docking Predistribuido : Si un pallet tiene más de 1 almacén o más de una orden de compra, debe generarse etiquetas “SSCC” como tantos almacenes o órdenes de compra tenga el pallet • Cross Docking Consolidado: Si un pallet tiene más de una Orden de Compra, debe generarse etiquetas como tanta Orden de Compra tenga el pallet 5.1.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido:

Información obligatoria a contener la etiqueta:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura

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Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total del punto de venta (dato opcional) (Ejemplo : Numero de empaques en la estiba / Número total de empaques del punto de venta) Numero del Pallet sobre Número total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 <=> Primera de 2 estibas que tenga el punto de venta) 5.1.2. Entrega de CrossDocking Consolidado y Almacenamiento con una estiba uniproducto

Información obligatoria a contener la etiqueta:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total de la Orden de Compra (dato opcional) Numero del Pallet sobre Número total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 => Primera de 2 estibas que tenga la Orden de Compra )

5.2. • • • •

Para una entrega arrumada:

Para toda entrega arrumada, es importante notar que un proveedor certificado debe entregar también una lista de empaque en una hoja adicional anexa a la factura Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta En Crossdocking consolidado: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra 5.2.1. Para todas las demás GEN excepto Textil

•

Se debe imprimir la etiqueta de Aviso de Despacho en una hoja adicional anexa a la factura

•

Solicitud opcional: Paletización virtual Para los proveedores de gran volumen, es decir cuando el volumen supera más de una estiba, se solicita al proveedor conformar las estibas a la entrega con etiquetas de estibas previamente generadas. Debe haber equivalencia exacta entre la información contenida en el Aviso y la mercancía física del pallet, tal como lo relata los requisitos operacionales para una entrega paletizada.

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Sobre este tema con todo gusto ofrecemos a los proveedores la asesoría del proceso por parte de nuestro equipo de conectividad (en los teléfonos 3395951, 3395948 e-mail [email protected] )

5.2.1.1.

Entrega de Cross Docking Predistribuido:

La impresión debe ser por punto de venta (= todas las etiquetas del almacén sobre la misma hoja) Información obligatoria a contener la etiqueta:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Número de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta 5.2.1.2.

Entrega de Cross docking Consolidado

Información obligatoria a contener la etiqueta:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código SSCC graficado Código SSCC Numérico Número de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra

5.3.

Para el caso de Textil :

5.3.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido de Textil o cajas mixtas de aseo personal, cosméticos. Se genera etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta /caja Se debe colocar una etiqueta pegada a cada caja con los siguientes datos obligatorios:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608

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Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social y datos generales del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Código del almacén destino Nombre del almacén destino Código GLN graficado del almacén destino (dato opcional) Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Unidades en la caja 5.3.2. Entrega de Almacenamiento en cajas uniproducto Textil:

Se debe generar una etiqueta por Orden de Compra impresa en una hoja adicional anexa a la factura Información obligatoria a contener la etiqueta:

Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y dirección del lugar de entrega Razón social del Proveedor Número de Orden de Compra Número de Factura Frase “ Aviso de Despacho “ Código “SSCC” EAN 128 graficado Código “SSCC” EAN 128 Numérico Cantidad de Cajas total de la Orden de Compra Cantidad de Unidades total de la Orden de Compra por PLU

Fin de documento

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Anexo 5 – Documento: Flujograma de procesos PROCESO SUGERIDO PARA ENTREGAS CERTIFICADAS COMERCIANTE

PROVEEDOR

Pág 1 de 3 OPERADOR LOGÍSTICO

INICIO

Enviar orden de compra al proveedor de acuerdo a frecuencia, día, fecha y hora de entrega por el medio acordado: EDI, Fax, Correo electrónico.

Verificar cupo de crédito y demás condiciones comerciales

Crédito y condiciones com erciales correctas?

NO

Comunicarse con el comerciante y resolver diferencia

SI

Enviar instrucciones de transporte vía EDI

SI Reservar la mercancía solicitada

Proveedor con Operador Logístico?

Enviar la Confirmación de la Reserva e indicar los datos del vehículo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho.

NO Generar listado de P icking

Preparar pedido utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente

Generar y enviar Aviso de Despacho a Com erciante y OP si aplica

Cargar el vehículo y colocar sello de seguridad o su equivalente

1 Asignar y alistar el espacio necesario en la zona de descargue

Tram itar los respectivos docum entos de transporte

Recoger mercancía en la fecha y hora pactada con el proveedor

Contar núm ero de empaques y revisar calidad de embalajes

Cargar el vehículo y colocar sello de seguridad acordado o su equivalente

Tram itar los respectivos docum entos de transporte y solicitar copia de Aviso de Despacho

Entregar la m ercancía en los puntos de despacho de acuerdo a las fechas y horas pactadas

Entregar la m ercancía en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas

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PRO CES O S UGE RIDO PARA ENT RE GAS C ER TIFICAD AS C OM ER CIAN TE

PR OVE EDO R

Pág 2 de 3 OPE RADO R LOGÍSTICO

1 Verificar si se tiene el sello de seguridad y validarlo con el relacionado en el docum ento de entrega.

Corresponde el sello de seguridad al relacionado en el docum ento de entrega?

NO

Realizar inspección al 100 % de la m ercancía

SI Determ inar el m uestreo a realizar de acuerdo a la fase de certificación en que se encuentra el proceso. (V er tabla 1).

Contar los em balajes, estibas o recipientes enviados de acuerdo al m uestreo

V erificar al detalle la cantidad, la calidad de la m ercancía, la fecha de vencim iento, la correcta m arcación y los requisitos de ley que correspondan

M ercancía com pleta y a satisfacción?

NO

Revisión exhaustiva (100% ) de todo el lote

SI Diligenciar visto bueno, firm ar y sellar en docum ento de entrega

Com unicar la novedad al proveedor y solicitar la solución inm ediata y la acción correctiva correspondiente

Verificar el interior del vehículo que transportó la m ercancía

Registrar en el S eguim iento Oficial a P roveedores con Entrega Certificada la calificación de rechazado de la m uestra, los errores detectados según su tipo y la cuantificación de los problem as aplicando la política de reclam os.

FIN

Resolver la acción correctiva com unicada por el com erciante en los 5 días hábiles siguientes

2

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P R O C E S O S U G E R ID O P AR A E N T R E G AS C E R T IFIC AD AS C O M E R C IAN T E

PROVEEDOR

P ág 3 de 3 O PER AD O R L O G ÍSTIC O

2

E s la acción correctiva generada por el O perador Logístico?

SI

Tram itar acción correctiva con el O perador Logístico

NO Realizar las verificaciones respectivas y dar solución a la acción correctiva dentro de los 5 días hábiles

A cción correctiva solucionada en los 5 días hábiles?

SI

R egistrar en form ato de seguim iento la solución dada a la acción correctiva

NO FIN Registrar com o un problem a en el form ato de seguim iento a proveedores con entregas certificadas

ar al padrino del program a del proveedor

2

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Anexo 6 – Documento: Manual en una página # DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

# MÁXIMO DE MESES POR FASE

100%

75%

50%

50%

PERÍODO MÍNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIÓN

24

18

12

12

1 Mes

2 Meses 1 Semana

4 o 3 VECES POR SEMANA

15

11

7

7

1 Mes 1 Semana

3 Meses

2 VECES POR SEMANA

12

9

6

6

1 Mes 2 Semanas

SEMANAL

8

6

4

4

QUINCENAL

6

4

3

MENSUAL

4

3

2

FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor

DIARIA o 5 VECES POR SEMANA

PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO NIVEL DE INSPECCIÓN TAMAÑO DEL LOTE

RIGUROSO

NORMAL

REDUCIDA

Muestra

Muestra

Muestra

2-8

3

2

3 Meses 2 Semanas

9-15

5

4

3

2 Meses

4 Meses 2 Semanas

16-25

8

5

4

3

3 Meses

9 meses

26-50

13

8

8

2

4 Meses

12 meses

51-90

20

13

10

Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega.

91-150 151-280

FRECUENCIA de INSPECCIONES

32

20

50

32

2

12 13

281-500

80

50

18

501-1.200

125

80

20

FASE 1, 2, 3 y 4

FASE CERTIFICADO

FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor

Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO

Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO

DIARIA o 5 VECES POR SEMANA

a cada entrega

3 veces por semana

no aplica

3.201-10.000

315

200

40

4 o 3 VECES POR SEMANA

a cada entrega

2 veces por semana

1 vez por semana

10.001-35.000

500

315

50

FASE 1 y CERTIFICADO

FASE 2

FASE 3 y 4

Entrega de CROSS DOCKING CONSOLIDADO o ALMACENAMIENTO

2 VECES POR SEMANA

a cada entrega

1 vez por semana

2 veces por mes

SEMANAL

a cada entrega

1 vez por semana

2 veces por mes

QUINCENAL

a cada entrega

a cada entrega

a cada entrega

MENSUAL

a cada entrega

a cada entrega

a cada entrega

1.201-3.200

Fase1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Fase 5 Certificado

Previa Inspección Rigurosa

Inspección Normal

Inspección Reducida

Inspección Reducida

Certificación Inspección Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificación)

NIVEL DE INSPECCIÓN NORMAL

REDUCIDA

Muestra

Muestra

Muestra

3

2

2

5

5

4

3

RIGUROSO

Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses.

8

8

5

4

NORMAL

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3.Si el problema se repite regresa a la fase 1.

13

13

8

8

REDUCIDO

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.Si el problema persiste regresa a la fase 1.

20

20

13

10

REDUCIDO

Debe pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3.

32

32

20

12

50

50

32

13

3

NIVEL DE INSPECCIÓN

ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS

Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas), en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspección Rigurosa; RIGUROSO - Inspección Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que Ocasional, con frecuencia definida suman 2 en puntaje), se cancelará el programa de “Entregas Certificadas” en la región o en la Tabla#2 a nivel nacional cuando corresponda. Si no, se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones.

MUESTRA A INSPECCIONAR CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase

CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO

32

RIGUROSO

DEFINICIÓN DE LAS FASES CON SU NIVEL DE INSPECCIÓN Y ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS NOMBRE

125

PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO - FARMACEÚTICOS TAMAÑO DEL LOTE

No. FASE

200

- # facturas a inspeccionar según la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mínimo 3 facturas - con un # de PLU a inspecciónar en cada factura según la Tabla militar, dependiendo de la Fase - los PLU no deben ser repetidos - inspección física del # de cajas, por cada Plu seleccionado, también con respecto a la Tabla militar

80

80

50

18

125

125

80

20

200

200

125

32

315

315

200

40

500

500

315

50

FASE 1 y CERTIFICADO

FASE 2

FASE 3 y 4

'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificación debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas

CLASIFICACIÓN DE LOS ERRORES

TOLERANCIAS SOBRE FALTANTES Y SOBRANTES DE MERCANCÍA

TIPOS DE ERROR

TOLERANCIAS SOBRE UNIDADES AVERIADAS DE PRODUCTO

TAMAÑO DE LA MUESTRA en UNIDADES

UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES

TAMAÑO DE LA MUESTRA en UNIDADES

UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES

1-499

0

1-499

CALIFICACIÓN

Peso

A

1.00

Problemas con calidad del producto

B

1.00

Peso inferior al declarado

500-999

1

500-999

C

1.00

Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo

1.000-1499

2

1.000-1499

D

0.33

E

Averías de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto)

1.500-1999

3

1.500-1999

1.00

Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente

2.000-2499

4

2.000-2499

F

0.50

Diferencia en número de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas o estibas recibidas

2.500-2999

5

2.500-2999

G

0.33

Organización de la mercancía en la estiba

3.000-3499

6

3.000-3499

H

0.50

Sellos de seguridad: sello o cinta rota, número de sello no coincide con documento remisorio

3.500-3999

7

3.500-3999

I

1.00

Limpieza y estado del vehículo

4.000-4499

8

4.000-4499

J

0.33

Organización de la mercancía en el vehículo

4.500-4999

9

4.500-4999

K

0.50

Control de temperatura: productos perecederos entre 4°C y 6°C. Medicamentos: entre 2°C y 8°C

5.000-5499

10

5.000-5499

L

0.33

Incumplimiento de citas :15 minutos antes y después de la hora pactada implica cumplimiento de la cita.

5.500-5999

11

5.500-5999

M

0.33

Error en marcación, codificación y/o identificación de la mercancía

6.000-6499

12

6.000-6499

N

0.33

Error en la identificación del almacén destino (aplica para entregas crossdocking)

6.500-6999

13

6.500-6999

O

0.33

Problemas en la facturación

7.000-7499

14

7.000-7499

P

1.00

No responder (Industrial) durante los 5 días hábiles después de generada la acción correctiva

7.500-7999

15

7.500-7999

Q

0.20

Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo

8.000-8499

16

8.000-8499

R

0.33

Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena

8.500-8999

17

8.500-8999

S

0.33

El contenido de la estiba no coincide con la información grabada en la etiqueta de ASN

9.000-9499

18

T

0.00

Dimensión del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico

9.500-999

19

9.500-999

U

1.00

Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida físicamente

10.000-12499

20

10.000-12499

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

12.500-15000

25

12.500-15000

125

9.000-9499

Nivel de Tolerancia: 0.2 %

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Nivel de Tolerancia Total Entregado 1.0 %

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Anexo 7 – Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades averiadas de producto y unidades faltantes y sobrantes

Control de Peso en los Recibos

Grupo Éxito definió una directriz con respecto al Control de peso de los productos con Peso: • Para devoluciones de producto por bajo peso se debe aplicar los Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio que establecen que “El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la selección de muestras para la verificación del contenido neto se efectuarán siguiendo los procedimientos estadísticos establecidos en las normas técnicas obligatorias correspondientes.” • Debido a que el muestreo y pasos a seguir son extensos para la aplicación de todos los productos que recibe la Compañía, se realizará un muestreo diariamente así: ° °

En Frescos: se revisa en cada entrega de proveedor 5 Plu (referencias) con 5 Unidades cada uno En Secos : se revisa 2 Plu (referencias) con todas las unidades del empaque

• Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea igual o superior al contenido neto anunciado en el empaque => se acepta el lote completo. • Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea inferior al contenido neto anunciado en el empaque => se aplica el proceso descrito en los decretos 2269 y 3364. •

El decreto (vera continuación) puede resumirse así: ° °

°

° °

Verificar tamaño del lote y sacar muestra según tabla Plan de muestreo sugerida (Tabla 1- Columna 1 y 2) Revise en la misma tabla la columna que indica cuantas unidades defectuosas se aceptan del lote y con cuantas unidades defectuosas se rechaza el lote. (Tabla 1- Columna 3) Revise en la Tabla de deficiencias tolerables, cuántos son los gramos que aceptan como unidad defectuosa y cuántos son los gramos que no se aceptan como unidad defectuosa (Tabla 2) Por último, tenga en cuenta que si al menos una unidad está por debajo del peso en 2 veces la tolerancia de gramos, el lote se rechaza. Para una mejor compresión de la aplicación del decreto revise el ejemplo que enviamos con la aplicación del decreto

• Es importante notar que se aplica esta definición para todos los proveedores, aun los proveedores del programa de Entregas Certificadas (no se tomará en cuenta la tabla de GS1)

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Decretos 2269 y 3364:

CONTROL DE PESO •

Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio

• La superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo a los decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 establece que : El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la selección de muestras para la verificación del contenido neto se efectuarán siguiendo los procedimientos estadísticos establecidos en las normas técnicas obligatorias correspondientes.

Tabla 1 : CONTROL DE PESO PLANES DE MUESTREO Columna 1

Tamaño del lote de inspección

Columna 2

Columna 3

Tamaño de la muestra

Cantidad de preempacados de la muestra que pueden exceder la deficiencia tolerable Ac

Re

Menos de 100

100% de la muestra

0

1

100 a 500

50

3

4

501 a 3200

80

5

6

Más de 3200

125

7

8

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Tabla 2 : TABLA DE DEFICIENCIAS TOLERABLES PARA EL CONTENIDO NETO Deficiencia tolerable (T )

Contenido nom inal de producto (Q n) en g o m l

Porcentaje en Q n

g o ml

0 a 50

9

-

50 a 100

-

4.5

100 a 200

4.5

-

200 a 300

-

9

300 a 500

3

-

500 a 1000

-

15

1000 a 10000

1.5

-

10000 a 15000

-

150

15000 a 50000

1

-

Los valores de (T) se deben redondear al siguiente decimal superior de g o ml para valores de Qn inferiores a 1000 g o ml y al siguiente entero para valores de Qn superiores a 1000 g o ml

CONTROL DE PESO, CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO EJEMPLO: •

Se recibe un lote de 200 panes cuyo peso neto declarado es 250 gramos.

TAMAÑO DEL LOTE TAMAÑO DE LA MUESTRA ACEPTO CON ( Ac ) RECHAZO CON ( Re ) PESO DECLARADO ( Qn ) TOLERANCIA ( T ) Qn - T Qn - 2T • • • • •

200 50 3 4 250 9 241 232

Se concluye según criterios establecidos: Si el contenido promedio es inferior a 250 se rechaza. Si 3 unidades ó menos pesan por debajo de 241 se acepta. Si 4 unidades ó más pesan por debajo de 241 se rechaza. Si al menos 1 unidad pesa 232 ó menos se rechaza.

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Tolerancia sobre unidades averiadas de producto

Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 1% (según la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada.

Tolerancia sobre faltantes y sobrantes de mercancías unidades averiadas de producto

Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 0.2% (según la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada. Para notar: Cuando las unidades detectadas con inconsistencias están contempladas en la tolerancia, no se acumula puntos al proveedor pero sí se consigna estas situaciones en los seguimientos de los proveedores (generar una inconsistencia, sin contabilizar los puntos)

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