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EL PLAN GENERAL DE CUENTAS. Denominado también Catalogo de cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a negocios completos, que proporcionan los nombres y el código de cada una de las cuentas. Es una lista de cuentas, acompañada de descripción del uso y operación general de cada cuenta en los libros de contabilidad, dan lugar a una clasificación o manual de cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa; comercial, de servicios, industrias, etc. “El Plan General de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad especifica con su denominación y código correspondiente”. CODIFICACION DE LAS CUENTAS: Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. SISTEMA DE CODIFICACION. 1. Numéricos: 2. Alfabético: 3. Mixto:

Cuando se codifica utilizando exclusivamente números. Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras. Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras.

“Todo código para que sean eficientes deben reunir ciertas características, cualidades o propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación lo que hace más aceptable”.

PLAN DE CUENTAS Y DESCRIPCION DE LAS CUENTAS. OBJETIVO GENERAL: Aplicar correctamente las cuentas contables, en el registro de las transacciones de las empresas.

PLAN DE CUENTAS. DEFINICIÓN Plan de cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que conforman el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos de una empresa, las mismas que se identifican con un código. El plan de cuentas facilita la contabilización de las operaciones realizadas en la empresa, ya que el contar con un listado ordenado y clasificado, las personas responsables del registro sabrán que cuentas afectan a las transacciones; así mismo, facilita la elaboración y presentación de los estados financieros.

ASPECTOS PREVIOS A LA DEFINICION DE UN PLAN DE CUENTAS. Para definir un plan de cuentas se debe considerar dos condiciones importantes: a) El conocimiento profundo del negocio, en sus aspectos técnicos, jurídicos, istrativos, económicos, financieros, etc.; b) las necesidades del ente de brindar información patrimonial, económica, financiera y de gestión. Para abarcar el análisis de los puntos precedentes debe tomarse en consideración diversos aspectos relacionados con la empresa, entre los cuales podemos mencionar: a) La organización legal y/o la constitución societaria de la entidad, b) el tipo de negocio (objeto, tamaño), y la actividad que desarrollará (mercado, tipo de bienes, etc.), c) la existencia de negocios diversificados geográficamente, d) la forma en que se ha dispuesto la estructura istrativa, e) las normas legales y profesionales vigentes, f) las necesidades informativas para cumplir con los requerimientos externos, g) las posibles necesidades de información de los niveles directivos de la organización.

CARACTERISTICAS. Todo plan de cuentas debe estar diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los requerimientos básicos de información que solicitan los s. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa. Entre las características de un plan de cuentas tenemos: a. Flexibilidad. El plan de cuentas debe estar diseñaclo de tal manera que permita en lo posterior agregar nuevas cuentas que se requieran bajo las condiciones existentes. b. Adecuada clasificación. Una adecuada clasificación indica que un plan de cuentas debe estar clasificado de acuerdo con las normas que establece la teoría contable. c. Jerarquizado. La jerarquización de un plan de cuentas debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea necesario.

d. Claridad en las descripciones. Uno de los aspectos más importantes para el diseño de un plan de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

CODOFICACACIÓN DE LAS CUENTAS. La codificación de las cuentas es un sistema de símbolos que pueden ser numéricos o alfabéticos asignados en forma sistemática con el objeto de identificar a cada uno de los grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas que conforman el plan de cuentas. Sistemas de codificación Según Paz E., para la clasificación de las cuentas que constan en un plan de cuentas, se pueden considerar los siguientes sistemas de codificación: a.

Numérico. Consiste en asignar un número secuencial a cada una de las cuentas. Ejemplo: Activo Activo corriente 1. Caja 2. Caja chica 3. Bancos 4. Inversiones financieras temporales 5. Mercaderías

b.

Alfabético. Se basa en el uso de letras para identificar a cada una de las cuentas. Ejemplo: A Activo AC Activo corriente ACA Caja ACB Caja chica ACC Bancos ACD Inversiones financieraras temporales ACE Mercaderías

c.

Nemotécnico. Se basa en el uso de letras que denotan una característica o clave especial, facilitando la identificación de las cuentas. Ejemplo: A Activo AC Activo corriente AC Caja ACh Caja chica AB Bancos AI Inversiones financieraras temporales AM Mercaderías

d.

Decimal. Utiliza los dígitos del 0 al 9 para asignar a los grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas que conforman el plan. Este sistema de codificación se utiliza con mayor frecuencia en las empresas. Ejemplo: 1. Activo 1.1. Activo corriente 1.1.1. Caja 1.1.2. Caja chica 1.1.3. Bancos 1.1.4. Inversiones financieraras temporales 1.1.5. Mercaderías 1.2. Propiedades, planta y equipo 1.2.1. Terrenos 1.2.2. Edificios 1.2.3. Depreciación acumalada de edificios 1.2.4. Muebles de oficna 1.2.5. Depreciación acumulada de muebles de oficina

DISEÑO DEL PLAN DE CUENTAS En el diseño del plan de cuentas se debe considerar una serie de pasos mínimos, como los siguientes:

1.

Asignación del primer dígito a los componentes del balance general y estado de resultados. En el ejemplo que se presenta, se utiliza en el sistema decimal. CÓDIGO 1 2 3 4 5

2.

GRUPOS Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Costos y gastos

ESTADO FINANCIERO Balance general Balance general Balance general Estado de resultados Estado de resultados

Asignación del segundo dígito a la clasificación de los grupos indicados en el punto anterior Ejemplo. A continuación se presenta la clasificación tradicional de los grupos de cuentas, la misma que tiene vinculación con la información financiera que se presenta al Servicio de Rentas Internas, así como a la Superintendencia de Compañías.

CÓDIGO 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4 4 4.1. 4.2 5 5.1. 5.2 5.3 6 6.1 7 7.1. 7.2

GRUPOS Y SUBGRUPOS Activo Activo corriente Activo fijo (Propiedades, planta y equipo) Otros activos Pasivo Pasivo corriente Pasivo largo plazo Otros pasivos Patrimonio Capital Reservas Superávit Resultados Ingresos Operacionales No operacionales Gastos istrativos De venta Finanacieros Cuentas transitorias Resumen de pérdidas y ganancias Cuentas de orden Deudoras Acreedoras

Para la presentación de las cuentas del balance general, la Norma de Internacional de Contabilidad 1, recomienda la siguiente clasificación:

CÓDIGO 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2

3.

GRUPOS Y SUBGRUPOS Activo Activo corriente Activo no corriente Pasivo Pasivo corriente Pasivo no corriente

La asignación del tercer y cuarto dígitos corresponde a las cuentas a nivel de mayor y cuentas auxiliares, las mismas que se crean de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Ejemplo.

CÓDIGO 1

GRUPOS, SUBGRUPOS, CUENTAS Y SUBCUNTAS Activo

1.1

Activo corriente

Segundo dígito. Identifica la clasificación del grupo (Activo corriente)

1.1.1

Caja

Tercer dígito. Identifica las cuentas a nivel de mayor (Caja).

1.1.2 1.1.3

Caja chica Bancos

1.1.3.1

Banco de Loja cta. cte. #

1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 …

Banco del Pichincha cta. cte. # Banco de Machala cta. ahorros # Inversiones financieraras temporales Mercaderías Clientes

1.2.

Propiedades, planta y equipo

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 …

Terrenos Edificios Depreciación acumalada de edificios Muebles de oficina Depreciación acumulada de muebles de oficina Equipos de oficina Depreciación acumulada de equipos de oficina

1.3

Otros activos

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 …

Gastos de organización y constitución Amortización acumulada de gastos de organización y constitución Mejoras en locales arrendados Amortización acumulada de mejoras en locales arrendados

Primer dígito. Identifica al grupo (Activo).

Cuarto dígito. Identifica las cuentas auxiliares (Banco de Loja cta. cte. #).