Ejemplo Conceptualizacion Del Proyecto S3 405i16

Universidad Católica Andrés Bello Dirección General de los Estudios de Postgrado Área de Ciencias istrativas y de Gestión Postgrado en Gerencia de Proyectos Definición y Desarrollo de Proyectos Sección 03

Proyecto Entrega 2 (20%) Fase Conceptualización Solución tecnológica bajo la filosofía de software libre que automatice la gestión de los procesos de seguimiento de los documentos de la Gerencia de Seguimiento y Control de Proyectos (GS) de CANTV.

Elaborado por: Depablos Silva, Eduardo José V – 14.990.316 Caracas, Marzo de 2009

1. Índice

Pág

2. Introducción 3. Información de la empresa 3.1. Misión 3.2. Visión 3.3. Objetivos Estratégicos 4. Resumen Ejecutivo 4.1. Objetivos y propósitos del proyecto 4.2. Alineación estratégica 4.3. Descripción del alcance 4.4. Estructura desagregada de trabajo (preliminar) 4.5. Entregables del proyecto 5. Análisis de Alternativas 5.1. Matriz de Alternativas 6. Estimado de costo clase IV 7. Plan de ejecución clase IV 8. Lista de Riesgos Mayores

ii

1 2 2 2 2 4 4 4 5 7 7 8 9 10 11 11

2. Introducción El panorama económico, político y social en que el país se ha visto envuelto dado los cambios en los paradigmas políticos impulsados por el actual gobierno a decantado en que las empresas venezolanas o extranjeras cambien la manera de visualizar y afrontar los negocios y como estos se perciben como beneficio para las mismas. CANTV ha sufrido un cambio en su concepción y su norte como empresa producto del proceso de estatización en que se ha visto envuelto, es por ello que ha pasado de tener un fin de productividad con fines de aumento de capital a tener como finalidad ser el bastión de telecomunicaciones del estado, y proveer mayor bienestar a la sociedad venezolana a través de la masificación y la facilitación en el a sus productos y servicios. En el contexto de los procedimientos para la adquisición de bienes, servicios, tercerización de labores y/o cualquier otra acción que implique la utilización de fondos de los presupuestos de CANTV (que ahora son fondos del estado) deben llevarse a cabo acatando la Ley de Contrataciones Públicas, donde deben realizarse procedimientos para la selección y adjudicación según las capacidades técnicas y financieras de las personas jurídicas que deseen establecer relaciones comerciales con CANTV. El presente documente pretende ser una guía en el establecimiento de los parámetros y las características de la fase de conceptualización del mismo. La primera parte sobre la información de la empresa contiene datos que ayudan a conocer el norte de CANTV y el ramo en el cual se desempeña. El resumen ejecutivo esboza sobre las características, objetivos y alcances que el proyecto en específico debe cumplir. El análisis de alternativas explica las diferentes opciones que pudieran ofrecer una solución viable al proyecto y finalmente el estimado clave IV permite conocer en cifras los costos asociados a la inversión del desarrollo del producto requerido. 1

3. Información de la empresa Compañía Anónima Nacional Teléfonos de Venezuela (CANTV), empresa venezolana de telecomunicaciones adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Telecomunicaciones e Informática.

3.1. Misión “Somos la empresa estratégica del estado venezolano operadora y proveedora de soluciones integrales de telecomunicaciones e informática, corresponsable de la soberanía y transformación de la nación, que potencia el poder popular y la integración de la región, capaz de servir con calidad, eficiencia y eficacia, y con la participación protagónica del pueblo, contribuyendo a la suprema felicidad social”.

3.2. Visión “Ser una empresa socialista operadora y proveedora de soluciones integrales de telecomunicaciones e informática, reconocida por su capacidad innovadora, habilitadora del desarrollo sustentable y de la integración nacional y regional, comprometida con la democratización del conocimiento, el bienestar colectivo, la eficiencia del estado y la soberanía nacional”.

3.3. Objetivos Estratégicos “La Gerencia de CANTV ha identificado cinco objetivos estratégicos, en el marco de una empresa socialmente responsable, a saber:  Ser número uno en movilidad  Crear valor sobre el liderazgo en banda ancha  Capturar el mercado emergente de mayorías  Estimular los negocios tradicionales  Alcanzar excelencia en eficiencia operativa y satisfacción de los clientes

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Los tres primeros representan los objetivos de crecimiento en los mercados o segmentos identificados con mayor potencial y los dos últimos describen la manera de operar y realizar los negocios”.1

1

Información del sitio web www.cantv.com.ve

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4. Resumen Ejecutivo 4.1. Objetivos y propósitos del proyecto 4.1.1. Objetivo  Desarrollar una solución tecnológica bajo la filosofía de software libre que automatice la gestión de los procesos de seguimiento de los documentos de la Gerencia de Seguimiento y Control de Proyectos (GS) de CANTV.

4.1.2. Propósitos del Proyecto  Proveer la automatización y centralización de la información necesaria para la evolución del proceso actual de control y gestión de documentos asociados a las contrataciones y istración de contratos.  Describir los requerimientos funcionales planteados por la GS que permitan satisfacer las necesidades de gestión y que aseguren el diseño adecuado de la solución tecnológica gracias al fiel cumplimiento de la Ley de Contrataciones Públicas.  Diseñar el modelo de datos que transforme adecuadamente los requerimientos funcionales de la solución tecnológica cumpliendo con las cuatro (4) libertades proclamadas en la filosofía del software libre, permitiendo así a CANTV alinearse al decreto 3390 sobre la aplicación del mismo en la istración pública.  Elaborar las interfaces necesarias para la integración del modelo de datos con los s de la solución tecnológica, respetando los estándares corporativos de CANTV.

4.2. Alineación estratégica Con la clara meta de satisfacer los objetivos estratégicos de la empresa y en concordancia con el carácter social que la impulsa hoy en día, el desarrollo de una aplicación respetando las cuatro (4) libertades del Software Libre se adapta a las necesidades actuales de CANTV. No solamente por cumplir con el decreto 3.390 para respetar las normativas establecidas, sino que se apalanca como un 4

bastión en el uso de las tecnologías libres y el desarrollo intelectual de la nación, la utilización de recursos del país para un desarrollo de este tipo estimula a la sociedad a creer más en la posibilidad de un desarrollo sustentable del software libre, donde exista una relación ganar-ganar entre la empresa y sus proveedores, no solamente en el ámbito económico, sino también a través de la adquisición de conocimientos tan importante en un mundo globalizado como el de hoy. La apuesta por una solución que permita gestionar e inclusive auditar un proceso de tanta importancia como los procesos de contrataciones (también conocidos anteriormente como licitaciones) brinda tanto a la empresa como al estado venezolano la seguridad de brindarle a toda la sociedad gestiones cada día más eficientes y con menos posibilidad de corrupción, ya que esta solución debería ser la plataforma que brinde a tanto a CANTV como a sus proveedores la transparencia necesaria en cada uno de sus relaciones comerciales.

4.3. Descripción del alcance 

El proyecto debe atenerse a proveer una solución efectiva en la automatización de la gestión de procesos y documentos, así como el seguimiento de estos a lo largo de su ciclo de vida, durante el cual poseerán diferentes responsables y generarán múltiples hitos que permitirán establecer puntos de control y comparación.



Los procesos que se istrarán deben permitir dar punto de partida a la interacción entre los diferentes actores existentes dentro de la organización que deben traspasar la responsabilidad del proceso mediante la asignación de responsables a recibir el dominio del mismo (workflow). El tiempo transcurrido y las características que estos poseen deberán ser ingresadas al sistema por el creador del proceso. Sólo este y los es de la aplicación podrán efectuar cambios en cualquier otro instante del ciclo de vida del proceso.



Los documentos son notificaciones, memos, puntos de cuenta, o cualquier otro documento físico que tengan a bien anexar los s responsables del 5

proceso para complementar la información que se traslada de un a otro. Al igual que en los procesos, el creador del ingreso del documento es quien debe cargar las características que acompañaran a este y la asociación a cual proceso debe relacionarse, esto con la finalidad de poder establecer puntos de seguimiento y control mediante reportes y alertas que le otorgue a los s la posibilidad de generar información basada en comparativas. 

Los préstamos presentan la posibilidad a los s del sistema de generar una constancia a través de la cual se intercambia de posesión de un documento físico que este registrado en el sistema, lo cual permita llevar un control de dichos intercambios y generar alertas ante cualquier retraso en cuanto al tiempo estipulado en el momento de la carga.



Los reportes que genera el sistema estarán en función de cada uno de los datos almacenados y las relaciones existentes en los procesos y los documentos, con la posibilidad de realizar filtros de información según rangos de fecha, s involucrados, gerencias involucradas, y fases del proceso que se plantee por parte de los es de la aplicación.



El sistema se verá limitado en cuanto al manejo simultáneo de datos funcionales como número de procesos, cantidad de documentos asociables, información de seguimiento de procesos y documentos manejados, siempre por la opción de que el que genera los procesos y crea los documentos, será el exclusivo dueño de dicho “caso”, apartando los s que en el ciclo de vida del mismo, sean responsable o remitentes de una de las estaciones de los procesos, y los es de la aplicación que tienen completo a toda la información por este contenida.



Tanto para los procesos gestionados, sus documentos asociados, y los reportes que derivados del manejo de dicha información se puedan crear, se van a tener acciones de control (auditorias) que permiten a los es de la aplicación conocer el estado y el dueño de los cambios que van afectando el ciclo de vida del sistema. 6

4.4. Estructura desagregada de trabajo A continuación se presenta la estructura correspondiente al desarrollo del sistema planteado:

desagregada

de

trabajo

4.5. Entregables del proyecto A continuación se anexa una tabla contentiva de los entregables del proyecto, así como una descripción de las características de los mismos: Preparación

Configuración

Procesos

Documentos

Préstamos

Reportes

Se establecen los requerimientos del cliente plasmados de forma tal que permite su traducción de su concepto al desarrollo físico, además permite calificar y certificar a futuro la calidad de los productos a entregar.

Permite el a los repositorios funcionales que aseguran un adecuado funcionamiento del sistema, centraliza el a elementos solo accesibles para ciertos niveles de actores.

a creación, consulta, modificaci ón y eliminació n de los procesos a gestionar (entradas y salidas).

Permite la carga y gestión de los documentos que se asocian con los procesos existentes.

Permite la creación y vista de los préstamos físicos de los documentos cargados.

Permite la generación y colocación de reportes y parámetros de ejecución que brinden la adecuada captura de estadísticas y tendencias de información.

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Pruebas Integrales Desarrollo de los casos de prueba que permita la adecuada realización de los puntos planteados en los entregables antes mencionados.

Cierre Fase de elaboración de toda la documentación técnica y funcional para la adecuada entrega al cliente, contiene cada uno de los productos descritos, además del detalle del funcionamiento para los s y las posibilidades de configuración para los es.

5. Análisis de Alternativas Para realizar un justo análisis de alternativas, es necesario organizar la información y los puntos importantes del proyecto de manera que cada opción a evaluar presente características que permiten brindar una lectura real de su conveniencia o no. Es por ello que el producto final de este proyecto es la de brindar una solución tecnológica a un proceso dentro de CANTV, por lo que se tomarán en cuenta aspectos como: Los costos por adquisición de licencias y/o patentes, costos por el desarrollo de las funcionalidades o la adaptación de las ya existentes a las necesidades del proyecto, costos por la contratación de los recursos humanos y técnicos necesarios para crear o adaptar la solución a seleccionar. Alternativa 1. Desarrollo de Software sin costos de licenciamiento (Software Libre). La utilización de lenguajes de programación con licencias GPL (General Public License) permite su utilización sin generar costos por pagos a terceros por su uso, al igual que la plataforma operativa que no requiere gastos por derechos. Los costos mayores de este tipo de propuesta vienen dados por la consultoría (levantamiento

de

información,

desarrollo

de

propuestas

y

soluciones,

implementación de tecnologías, adiestramiento y capacitación a s y es del producto desarrollado) y la programación necesaria para generar la solución propuesta. Alternativa 2. Desarrollo de Software con costos de licenciamiento (Software Propietario). Mediante la implementación de tecnologías con costos de licenciamiento se gana en respaldo para la plataforma (se cuentan con empresas de renombre que proporcionar soporte oficial en el software que se utilice para desarrollar la solución) pero a cambio se obtiene mayores costos en la consultoría debido a que se deben pagar recursos muy especializados, por otro lado, se deben cancelar por derechos de uso tanto de los lenguajes de programación, los software de soporte y los sistemas operativos que permite visualizar y propagar la solución bajo esta característica. 8

Alternativa 3. Adquisición de Software llave en mano con costos de utilización (licencia). La adquisición de un software o paquete que ya presenta una solución para determinada característica permite brindar una respuesta casi al instante a la necesidad planteada, ideal cuando se necesita cumplir con plazos cortos de entrega, pero implica altos costos en la implementación y en la transferencia de conocimientos (capacitación) a la recursos humanos responsables de manejar dicha solución. Igual que en la alternativa 2 se presentan altos costos por temas de licencias por software para sistemas operativos. Otro punto que nace con esta alternativa es que no necesariamente se va a adquirir o va a existir una solución 100% adaptada a las necesidades planteadas, por lo que los costos pueden subir si hay que adquirir diversas soluciones que solucionen parcialmente varios procesos. 5.1. Matriz de Alternativas Variables Costos de Licencias y/o Patentes Tiempo de Diseño Tiempo de Desarrollo Costos de Contratación de Recursos Costos de Mantenimiento Costo Total de Propiedad Costo Aproximado (Bs F)

Alternativa Alternativa Alternativa 3 1 2 No Aplica Alto Alto Alto Alto Medio Alto Alto Medio Medio Alto Bajo Medio Medio Alto No Aplica Alto Alto 2 3 112.000,00 500.000,00 2.150.000,004

Luego de observar las características de las alternativas planteadas en el cuadro anterior, se puede concluir que la alternativa 1 resulta como la que mejor relación costo – beneficio presenta dado su bajo costo aproximado y su buen performance en los ítems señalados como puntos de comparación. 2

Costo aproximado estimado en documento de visualización.

3

Costo aproximado de desarrollo con Java de Sun Microsystems.

4

Costo aproximado de implantación de Solución Empresarial SAP.

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6. Estimado de Costos clase IV A continuación se presenta los estimados de costos clase IV que pretende presentar a mayor exactitud el probable presupuesto de la ejecución del proyecto, para ello deben tomarse en cuenta las siguientes premisas:  Se toma como valor de la hora-hombre (H-H) del equipo de consultoría y desarrollo en 23,00 Bs F5.  Las fases y los tiempos aproximados se aproximan dado el tiempo de desempeño demostrado por equipos de similares características en proyectos para la istración pública nacional que posean las mismas necesidades de cumplimiento de migración de aplicaciones a software libre.

Entregables Levantamiento Inf Captura de Req. Analizar Info. Diseño mod. datos

Configuración Conf. s Conf. Procesos Conf. Documentos Conf. Auditoria

Procesos Gestión Procesos Consulta Procesos

Documentos Gestión Docum. Consulta Docum.

Mes 1 18170,00 5451,00 6360,00 6359,00 4900,00 4900,00

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Total 18170,00

17800,00 1000,00 5900,00 5900,00 5000,00 16740,00 13000,00 3740,00 10700,00 10700,00

22700,00

1860,00

18600,00

1860,00 10000,00

20700,00

10000,00 10300,00 6300,00 4000,00 19000,00 7600,00 9000,00 2400.00

Préstamos Gestión Préstamos Consul. Préstamos

Reportes Rep. s Rep. Procesos Rep. Documentos

Pruebas Integrales Diseño Pruebas Ejecución Pruebas Análisis Pruebas

Documentación Elaboración Manuales

10300,00

7900,00

7900,00 10350,00 5000,00 3000,00 2350,00 8000,00 8000,00

26900,00

10350,00

8000,00 135720,00

Total

5

Calculo desprendido de un salario base de 3400,00 Bs/mes para un ingeniero con rango P2 según tabulador del Colegio de Ingenieros de Venezuela

10

7. Plan de ejecución clase IV Entregables

Mes 1 S1

S2

S3

Mes 2 S4

S5

S6

S7

Mes 3 S8

S9

S10

S11

Mes 4 S12

S13

S14

S15

S16

Levantam Inf Captura de Req. Analizar Info. Diseño m. datos

Configuración Conf. s Conf. Procesos Conf. Documento Conf. Auditoria

Procesos Gestión Procesos Consulta Proceso

Documentos Gestión Docum. Consulta Docum.

Préstamos Gestión Préstamo Consul. Préstamos

Reportes Rep. s Rep. Procesos Rep. Documentos

Pbas Integrales Diseño Pruebas Ejecución Pbas Análisis Pruebas

Documentación Elab Manuales

8. Lista de riesgos mayores  Cambios totales o parciales en la Ley de Contrataciones Públicas en el periodo de desarrollo de la solución.  Mala interpretación de necesidades del cliente, acarreando retrasos en el desarrollo e implementación de la solución.  Retrasos en el desarrollo del proyecto debido a dificultad en la consecución de los productos entregables y la programación de los requerimientos.  Cambios en los procedimientos manejados por la GS debido a decisiones de alto nivel, o por cambios en el organigrama de la empresa.

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