Csf Dewi Oktaviani 2t4z64

TUGAS

MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Disusun oleh : DEWI OKTAVIANI NIM: 20160309018/MARS Pembimbing :

DR. Dr. Supriyantoro, Sp.P., MARS., Brigjen (Purn)

PROGRAM STUDI MAGISTER ISTRASI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS ESA UNGGUL JAKARTA 2017

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, perusahaan harus mampu

melakukan

terobosan

dan

inovasi

baru

serta menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup. Hal ini dapat dipahami mengingat setiap perusahaan pasti memiliki

tujuan

untuk mewujudkan

pertumbuhan

dan

kelangsungan

hidupnya untuk jangka panjang (Susetyaningsih, 2008). Sebagai organisasi yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, Rumah Sakit perlu menerapkan teknologi informasi guna meningkatkan kualitas layanan kepada para pasien sebagai pelanggannya sebagai bagian dari strategi bisnis dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Sistem informasi rumah sakit digunakan untuk mempermudah dalam pengelolaan data pada rumah sakit. Untuk pencapaian keberhasilan

suatu

perusahaan

untuk

mendapatkan keuntungan yang maksimal, hal yang harus dilakukan suatu perusahaan adalah menentukan dan membuat rencana strategi bersaing yang

optimal,

agar

nantinya

suatu

manajemen perusahaan dapat

menghasilkan suatu keputusan yang tepat. Hal ini dilakukan karena suatu keuntungan

yang

diperoleh

perusahaan

rencana

tertentu,

atau

disusun

manajemen perusahaan pada periode tersebut.

pihak

suatu

periode

menggambarkan tercapai oleh

tidaknya

pada

strategi

yang

Karena keuntungan yang dilaporkan oleh perusahaan dalam tahun tertentu merupakan gambaran dari keberhasilan suatu strategi dan keputusan yang dibuat manajer selama tahun tersebut dan tahun–tahun sebelumnya. Sedangkan keputusan–keputusan yang diambil oleh manajer saat

ini

akan

mempunyai

dampak terhadap keuntungan perusahaan di

tahun berikutnya. Oleh karena itu perlu suatu analisis terhadap faktor keberhasilan kritis (critical success factor) suatu perusahaan. Critical

success factors merupakan variabel-variabel dalam lingkungan bisnis baik variabel internal maupun variabel eksternal yang mempengaruhi kesuksesan suatu bisnis dalam mencapai tujuannya. Critical success factor terdiri dari faktor –faktor yang bersifat keuangan dan non keuangan. Ukuran keuangan menunjukkan dampak kebijakan dan prosedur perusahaan pada posisi keuangan saat ini atau jangka pendek. Sebaliknya faktor non keuangan menunjukkan posisi kompetitif perusahaan untuk saat ini dan masa yang akan datang. Dengan dilakukan analisis Critical success factor diharapkan Rumah Sakit dapat mengidentifikasi

faktor

kritis

dan

nantinya

berguna

untuk

mempertahankan eksistensinya dalam dunia bisnis, memperoleh keunggulan yang bersaing berkesinambungan, dan dapat mengelolah sumber daya yang

dimiliki

dengan

lebih

baik dibandingkan

dengan

pesaing-

pesaingnya. B. Rumusan Masalah Makalah ini mencoba untuk memperlihatkan seberapa penting Critical Success Factor pada suatu system informasi di rumah sakit dan contoh implementasinya. C. Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian dari Critical Success Factor 2. Untuk mengetahui contoh implementasi Critical Success Factor di manajemen Rekam Medis 3. Memperluas wawasan tentang Critical Success Factor. 4. Untuk memenuhi tugas Matakuliah Manajemen Komunikasi dan Informasi.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Critical Success Factors

1. Pengertian Critical Success Factors Menurut ditanyakan

Mardiasmo (2002:24) Critical Success

variable) atau

sering

dinamakan key success factors, key result factors, atau pulse

point.

Variabel

dalam bentuk variabel

kunci

adalah

variabel

kunci (key

Factors dapat

yang

mengindikasikan

faktor-faktor

yang menjdai sebab kesuksesan organisasi. Jika terjadi perubahan yang tdak diinginkan maka variabel ini harus segera dilaksanakan. Critical Success Factors adalah veriabel-variabel dalam lingkungan bisnis baik variabel

internal

maupun

variabel

eksternal

yang mempengaruhi

kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuannya dan demi meraih keunggulan kompetitif. Critical Success Factors merupakan faktor-faktor yang sangat berpengaruh bagi suatu perusahaan dalam menciptakan nilai-nilai dalam jangka panjang, dan bila faktor-faktor ini diidentifikasi

dengan tepat

akan menjamin kesuksesan bersaing peusahaan, namun bila sebaliknya, bila pengidentifikasian tidak tepat

akan menyebabkan kinerja yang buruk

dan terus menurun bagi perusahaan. 2. Karakteristik Critical Success Factors Mardiasmo (2002:124) menyatakan bahwa suatu variabel kunci memiliki beberapa karakteristik, antara lain: (a). Menjelaskan faktor pemicu

keberhasilan

dan

kegagalan organisasi. (b). Dapat berubah

dengan cepat. (c)Perubahannya tidak dapat diprediksi. (d). Jika terjadi perubahan perlu diambil tindakan segera. (e). Variabel tersebut dapat di ukur, baik secara langsung maupun melalui ukuran antara (surrogate). 3. Tipe – tipe Critical Success Factors Menurut Anthony dan Govindrajan. (1995:60) ada dua tipe critical success factors yang terdapat di dalam suatu perusahaan, yaitu: (a) Faktor

internal

merupakan

manajemen atau

faktor–yang dapat

dipengaruhi

oleh

aktivitas

critical success factors yang berada di dalam kendali

perusahaan. Contoh dari faktor internal adalah biaya, kualitas, dan jasa. (b). Faktor eksternal merupakan faktor–faktor yang tidak dapat dipengaruhi oleh aktivitas manajemen atau

critical success factors yang berada di

luar kendali perusahaan. Contoh faktor ekstenal meliputi ekonomi makro, perilaku pesaing (termasuk harga dan produk), kebijakan pemerintah, dan perubahan teknologi. 4. Identifikasi Critical Success Factors Menurut Blocher, et al, (2007:37) Identifikasi Critical success Factors meruakan suatu proses penimbangan faktor-faktor penting dan faktor-faktor kurang penting yang dimiliki oleh perusahaan dalam tujuan yang

telah

ditetapkan

yang

menjadi

dasar

untuk bertahan atau

memenangkan pesaingan. Manajer harus mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi secara hati-hati, manajer biasanya melakukan dengan mempelajari, menganalisa, dan mengevaluasi semua hambatan, tantangan, ancaman, dan peluang yang ditemukan dalam perusahaan. 5. Manfaat dari analisis CSF Manfaat dari analisis CSF adalah sebagai berikut (Ward dan Peppard, 2002): 1.

Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area

2.

bisnis yang kritis. Analisis CSF menghubungkan proyek sistem informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi

nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis 3.

perusahaan. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh

4.

setiap individu. Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan dengan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi

5.

modal yang potensial. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis

value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan. B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (Dirjen Yanmed, 2006:1) Rekam Medis adalah keterangan baik secara tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa, segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib adaministrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib istrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagiamana yang diharapakan. Sedangkan tertib istrasi merupakan salah satu faktor

yang menentukan upaya pelayanan kesehatan dirumah sakit (Dirjen Yanmed, 2006:13) 3. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek (Dirjen Yanmed, 2006: 13) yaitu: a. Aspek strasi Rekam medis yang mempunyai nilai strasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c. Aspek Hukum Suatu berkas Rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakan keadilan. d. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan. e. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi sipemakai. f. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasi dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

4. Manfaat Rekam Medis Manfaat rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/Menkes/PER/III/2008 dapat dipakai sebagai: a. Pemeliharaan kesehatan atau pengobatan pasien. b. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakan etika kedokteran gigi. c. Keperluan pendidikan dan penelitian. d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan. e. Data statistik kesehatan.

BAB III IMPLEMENTASI CSF Unit Rekam Medis merupakan salah satu unit tersibuk dan memerlukan kinerja yang tinggi (dan teliti) dari para petugasnya. Meskipun petugas rekam medis tidak secara langsung terlibat dalam pelayanan klinis pasien, tetapi informasi yang tercatat pada rekam medis merupakan bagian penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, petugas Unit Rekam Medis yang profesional sangat diperlukan dalam melakukan pelayanan rekam medis ini di rumah sakit serta perlu dilakukannya implementasi Critical success factor. Dengan dilakukan analisis Critical success factor diharapkan

Rumah Sakit dapat mengidentifikasi

faktor

kritis

dan

nantinya

berguna

untuk mempertahankan eksistensinya dan dapat mengelolah

sumber daya yang dimiliki dengan lebih baik. A. Visi dan Misi Unit Rekam Medis 1. Visi Unit Rekam Medis Menjadi instalasi sebagai sumber informasi pelayanan kesehatan yang informatif dan up to date. 2. Misi Unit Rekam Medis a. Memberikan pelayanan ninstrasi rekam medis yang ramah, cepat, tepat dan dapat dipercaya. b. Melaksanakan pengolahan data dengan cepat, tepat, akurat dan dapat dipercaya c. Menyediakan data dan informasi bagi pengguna dengan cepat, tepat dan akurat yang mampu membantu mengambil keputusan bagi pengguna rekam medis d. Meningkatkan

kualitas

sumber

daya

manusia

perkembangan IPTEK 3. Motto C I N T A

: Cepat Dalam memberikan pelayana : Informatif, memberikan informasi yang terpercaya : Nyaman dalam memberikan pelayanan : Tepat waktu penyediaan data : Akurat Datanya

4. Value P R I M A

: Profesional : Ramah : Inovatif : Mampu : Amanah

sesuai

dengan

5. Contoh Implementasi CSF di Manajemen Rekam Medis 6. Fungsi

7. Kriteria Sukses

8. Faktor

9. Indikator

10. Data

Sukses dan

11. Sumber Data

Informasi yang di 12. Manajemen

13. Pelayanan

Butuhkan 14. Tidak

Rekam

Rekam

adanya

Pasien

Harian

Medis

Medis yang

kesalahan

( Nama,

Pengukuran

Cepat,

dalam hal

Tanggal

Mutu dan

Akurat dan

pengambilan

Lahir)

Keselamatan

Tepat

Berkas

15. Identifikasi

16. Sensus

17. Check List

Pasien

Rekam 18.

Medis. 19. Tidak Ada

20. Tracer

21. Sensus

Kesalahan

Harian

Filling

Pengukuran

22. Check List

Mutu dan Keselamatan 24. SDM Lulusan Rekam

25. Kredensial

Pasien 26. Kepegawaia n

27. Dokumen HRD

Medis dan memiliki STR 29. Kelengkapa -Pengisian Resume n Berkas Rekam Medis

33. Efesiensi

Medis -Pengisian Lap.

Consent -Dan Lain-lain -Waktu tunggu pencarian Berkas

Tunggu

Rekam Medis Lama -Waktu Distribusi Berkas Rekam Medis ke Poliklinik yang dituju

36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.

31. Check List

KLPCM

Operasi -Pengisian Informed

Waktu Pelayanan

30. Formulir

34. Respon

35. Pencatatan

Time

Waktu penyediaan dan pendistribusi an Berkas Rekam Medis

44. 45. 46. 47.

48. BAB IV 49. KESIMPULAN A. SIMPULAN 1. Critical Success

Factors merupakan

faktor-faktor

yang

sangat

berpengaruh bagi suatu perusahaan dalam menciptakan nilai-nilai dalam jangka panjang, dan bila faktor-faktor ini diidentifikasi

dengan tepat

akan menjamin kesuksesan bersaing peusahaan, namun bila sebaliknya, bila pengidentifikasian tidak tepat

akan menyebabkan kinerja yang buruk

dan terus menurun bagi perusahaan. 2. Implementasi Critical Success Factors pada Manajemen Unit Rekam Medis dalam perusahaan dapat meningkatkan peluang kesuksesan implementasi teknologi informasi yang sesuai dengan visi, misi sistem informasi (SI). Dengan CSF ini, maka interpretasi tujuan bisnis dan sasaran organisasi dalam perancangan strategis sistem informasi dapat dilihat lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukungnya. 50. B. SARAN 51. Implementasikanlah Critical Success Factors di setiap unit di Rumah sakit untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. DAFTAR PUSTAKA

62. 63. V. Bullen, Christine., F. Rockart, John. 1981. A Primer on Critical Success Factors. 64. Center

for

Information

System

Research,

Sloan

School

of

Management, Massachusetts Institute of Technology: Massachusetts. 65. A. Caralli, Richard. 2004. The Critical Success Factor Method: Establishing a 66. Foundation for Enterprise Security Management. Carnegie Mellon University: _______ 67. C. Boynton, Andrew., W. Zmud, Robert. 1984. An Assessment of Critical Success 68. Factors. The University of North Carolina : _____ 69. V. Bullen, Christine., F. Rockart, John. 1981. A Primer on Critical Success Factors. 70. Center

for

Information

System

Research,

Sloan

School

of

Management, Massachusetts Institute of Technology: Massachusetts. 71. W. Pipin. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Institusi endidikan 72. Tinggi menggunakan Analisis Critical Success Factor. Universitas Diponegoro: Semarang. 73. 74.