Conduccion De Juntas 3ad1y

5.5 CONDUCCION DE JUNTAS 5.5.1 QUE ES UNA JUNTA Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vice presidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes. Los cargos son como los cargos públicos, el presidente es el que dirige, es la figura máxima, el vice presidente cumple la misma función en ausencia del presidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un contador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario general es el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretarias istrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. y los vocales son las personas que forman esa junta y tienen voz y voto. SI VA A ASISTIR A UNA JUNTA * Debe llegar siempre puntual * Vaya preparado con propuestas de trabajo por escrito. * Sea breve y consistente al exponer sus puntos. * El lenguaje corporal es importante. Siéntese derecho no se acomode lánguido en su asiento. Tome notas, eso halaga a quien está exponiendo, no se entretenga haciendo dibujitos, porque aunque solo está escuchando transmite la impresión de lo que hace. * Cuando alguien hable, escuche respetuosamente y jamás interrumpa. * No se trate de lucir, interviniendo con comentarios que no vienen al caso. * Sea asertivo. Si está en desacuerdo con algo o alguien o tiene algo negativo. 5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA La simple mención de la palabra junta, nos trae a la mente horas y horas de tiempo perdido y agotador sin llegar a algo concreto. Todos los días perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones de la manera ordena y bien definidas.

Sin embargo como agradecemos cuando es una junta que se lleva acabo de manera organizada y efectiva. Las reuniones de trabajo representan una gran oportunidad, entre otros propósitos para intercambiar información, resolver problemas, tomar decisiones, y alcanzar objetivos de otra manera que no podían lograrse. Sin embargo, sus altos costos visibles y ocultos, nos obligan a revisar la manera en que realizamos nuestras juntas de trabajo. * Conocer una metodología, de fácil aplicación, para manejar eficazmente las juntas. * Debemos precisar los objetivos que perseguimos * Incrementar su productividad mediante la realización de juntas efectivas. * Comprender cuando las juntas de trabajo representan la mejor opción para lograr sus objetivos. UNA BUENA JUNTA DEBE TENER 3 ELEMENTOS • Durar menos de una hora • Tener un objetivo especifico • Concluir con decisiones adecuadas y planes concretos. La manera en que una persona se conduce en una junta revela mucho de su personalidad, sensibilidad, habilidades de comunicación e inteligencia. De manera sencilla y resumida, para que te salgan excelentes tus reuniones con clientes, proveedores, personal y hasta con la familia tienes que; primer paso, planificar la reunión y segundo saber manejarla. Se dice fácil sin embargo habrá que tomar en cuenta lo siguiente. USO DE LAS JUNTAS EFECTIVAS Una herramienta vital para la istración de proyectos estriba en contar con un método definido para efectuar juntas. Este método estandarizará el proceso de llevar a cabo juntas, minimizará el desperdicio y promoverá la ejecución efectiva de tareas críticas. Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los proyectos.

PUNTOS CLAVE PARA ORGANIZAR UNA JUNTA 1. El tiempo: La junta nunca debe durar más del tiempo programado. Si la junta debe terminar con una acción o decisión entonces habrá informar a los participantes que esta se prolongará hasta haber tomado alguna decisión. El personal deberá estar informado del trabajo y tiempo que implica la junta para evitar prisas. 2. El propósito de la junta: En negocios, las juntas tienen tres propósitos: la comunicación, istración y decisión. Cualquier otro elemento es pérdida de tiempo. 3. La crítica: La crítica es nociva para la moral de los del grupo y debe ser evitada en público. Todos somos parte del mismo equipo. 4. Programación de las juntas: No convoque a juntas en horas fuera de horario de trabajo salvo que sea una emergencia. Esta acción desmoraliza en el sentido de evitar que los del grupo tengan tiempo para su vida personal. 5. La manipulación: No use el grupo como un medio de cohesión ni presión ara lograr fines. 6. El mejor modelo: Es la Democracia, no la monarquía, es decir evite que las juntas sean monopolizadas. 7. Nunca debe: Mezclar lo personal y lo laboral ya que la excesiva socialización, provoca que algunas personas se sientan fuera de la jugada. 8. La importancia de agendar: Prepare una agenda y mándela antes de la junta. Esto es eficiente y práctico, y enfoca la junta, es importante que la agenda indique la participación/tareas de los asistentes, con anticipación. 9. Elimine las juntas regulares: Si su propósito ya no es necesario, evite la burocracia. ELABORACIÓN DE UNA JUNTA EFECTIVA 1. Elabore una agenda. Se deberá elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de cada tema. 2. Seleccione a un moderador.

El moderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo puede ser el moderador o bien los del equipo rotarán esta responsabilidad entre los en cada sesión. 3. Establezca un compromiso para la participación y la comunicación. El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusión se sale de tema. 4. Tómese el tiempo para hacer notas. Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán discutidos en la junta. 5. Evalúe la junta. Siempre haga una revisión con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las próximas. 6. Elabore un reporte de la junta. Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el día en que se llevó a cabo la junta RECOMENDACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE UNA JUNTA * Explica el propósito de la reunión. De ser necesario determine las normas del desarrollo de la reunión y posibles responsables. * Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones. * Presentación de cada punto del orden del día, asignando tiempos para ellos. * Inicio. Invitación a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas. * Controlar la discusión. si piensa que se está desviando de su objetivo y se está perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesión del grupo. * Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido.

* Respetar las normas de tiempo. * Después de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones. * Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas. * Separa y resuelve aparte y con los casos difíciles. * Fin de la reunión. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha límite para su cumplimiento. * Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunión. PRINCIPALES PROBLEMAS AL ORGANIZAR UNA JUNTA * Ausentismo * No existe agenda previa * Definición de objetivos claros * Seguimiento en acuerdos, propuestas * Percepción ambigua de los grupos por no tener las reglas del juego claras * Tiempo de las juntas (concretas y sujetas a los objetivos) LO QUE DEBES EVITAR EN UNA JUNTA * Cambiar los comentarios de un participante. * Decir a un participante que está mal. * Decir a los demás lo que deben hacer. * Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál fue su experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?» * Hablar rápido y enredado * No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie. * Tomar partido. * Tratar de ser chistoso. * Presentarse como el experto o la autoridad.

* Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote. * Hablar más de lo necesario al presentar un problema. * No puedes permitir conversaciones fuera de la junta. * Las preguntas de los participantes hay que devolverlas al grupo. NO OLVIDAR: * Entregar copias de las conclusiones de la reunión a quienes asistieron como a las personas que necesitan la información. * Revisa de vez en vez el progreso de la ejecución de lo acordado durante la reunión. En términos de desempeño y calidad de operación * Ahora, para hacer una minuta de la reunión debes desarrollar una descripción breve de las actividades y acuerdos, lo más fiel posible, incluye los nombres de las personas encargadas el tiempo en que se ejecutará y la forma de evaluación. * Para referencia, revisa nuevamente las reglas de comunicación. Material de las primeras sesiones. 5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA Muchas empresas en nuestro país padecen de un muy serio problema que es el manejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores quejarse porque en su trabajo se sufre de - “juntitis” - “juntas para esto”, “juntas para aquello”, y “juntas para lo demás” - “en mi empresa tenemos juntas para todo”; “solo se pierde el tiempo con tantas juntas”; “no se para que tantas juntas, si nunca se hace nada”, etc., etc. Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos. Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe. Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones: * Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)ç

* El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión * No se istra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas. * El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo. * No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos. * No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión. * Discutir demasiado tiempo el tema de - “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión. Un director de reuniones debe evitar, en lo posible los siguientes aspectos negativos: * Decir al grupo como pensar. * Dictar los resultados del pensamiento. * Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. * Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. * Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas. * Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. * Orientar en forma poco táctica la discusión del grupo aun cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles. * Hablar demasiado. * Corregir declaraciones erróneas hechas por los del grupo. COMO CONDUCIR UNA JUNTA PREPARSE PARA UNA JUNTA * Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr si es que tienen una junta.

* Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opción * Determinar los temas que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta. * Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planear el tiempo de la junta. * Crear una agenda que este muy bien programada * Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para la junta * Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada educación en un tema * Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida…hacer que los asistentes estén entretenidos. EMPEZAR LA JUNTA * Comunicar el propósito y resultado deseado para todo los participantes * Aclarar el tipo de participación e interacción deseada. * Poner reglas; cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que es lo que se espera. * Demostrar que sus ideas, opiniones y preguntas tienen valor ASIGNAR A ALGUIEN QUE TOME NOTA * Quien atendió * Cuáles fueron los temas que se discutieron * Decisiones que se tomaron * Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara y que es lo que exactamente necesita. CONDUCIR LA JUNTA * Tomar el tiempo y escuchar historias * Aclarar y parafrasear ideas

* Preguntar por diferentes puntos de vista * Usar técnicas juntando ideas * Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse * Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado para después discutirlas MANTENER LA JUNTA ENFOCADA * Apuntar la información y los datos de la junta. Asegurarse de que todos sean escuchados * Dejar que la gente entienda el contenido. Usted guie el proceso * Reconocer y re informar contribuciones constructivas * Usar la agenda para mantener el mismo tema * Varié el paso: rápido, descanso y tomar descansos. * De vez en cuando resuma los puntos más importantes y pregunte si están de acuerdo * Ayudar al grupo a que alcance conclusiones