Clasificacion Del Control Interno 563sk

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

El control interno se puede clasificar en atención a su naturaleza, en: Controles internos istrativos Controles internos contables Los controles internos istrativos.- no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros, pero tiene como objetivos básicos establecer lo siguiente: Plan de organización Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones Adhesión a las políticas gerenciales

Los controles internos contables, si tienen relación directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen: Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la protección de activos Autorización de la operaciones Asegurar la exactitud de los registros financieros Los controles internos contables se pueden clasificar en: Controles para la captura de datos Controles para el procesamiento Controles en salida de la información

ESTADOS FINANCIEROS Controles Internos istrativos Controles

internos contables Transacción fuente

Estado de situación financiera (Balance general) Edo. Resultado Integral ( Perdidas y ganancias) Estado de Flujo de Efectivo Estado de Cambio en el Capital Cont.

Normas de rendimiento de personal Cumplimiento de metas presupuestadas Evaluación de objetivos istrativos

Conciliación de auxiliares con mayor Políticas contables establecidas Cobranzas Compras Facturación

Resultado de su aplicación Al aplicar estos controles las operaciones están sujetas a la verificación de las transacciones respecto a: autorización, exactitud, y registro adecuado de las mismas. Además los controles istrativos aseguran que las operaciones se efectúen logrando un máximo de eficiencia.

CONDICIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para que exista un adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un mínimo grado de confiabilidad y que de no cumplirse afectarían el grado de confiablidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Y en los estados de costo de produccion; costos analiticos de materiales, de mano de obra y de gastos indirectos.

Concepto Las condiciones de un sistema de control interno son aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los de la organización a respetar, y hacer cumplir las políticas.

Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son: Competencia del personal Delimitación de responsabilidades Establecimiento de niveles de autorización Segregación de funciones Conciencia de control Canales de comunicación

La competencia del personal se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que éste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal competente creara un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividades en la empresa.

Competencia del personal P.E. Una política sana puede ser el contratar estrictamente a estudiante de contaduría publica como analistas y auxiliares contables de esta forma, se esta asegurando que el personal posee los conocimientos básicos necesarios para llevar a cabo sus funciones.

Delimitación de responsabilidades Establece que un adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades que realiza cada grupo de empleados en la empresa y su ámbito de responsabilidad. P.E. Se origina como una necesidad de la organización para establecer fronteras de acción de cada individuo. Una de estas herramientas gerenciales son los organigramas.

Organigramas son gráficos que representan la estructura y forma de organización de una empresa y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Ayudan a entender el esquema lógico que define una entidad. Existen tres tipos: estructurales, de posición y funcionales.

Estructural Muestra la delimitación de responsabilidades desde el punto de vista de las unidades homogéneas que componen la organización

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL CONTRALORIA

TESORERIA

CONTAILIDAD

SISTEMAS

SERVICIOS GENERALES

Organigrama de posición Refleja la posición o cargo de cada una de las personas que tienen bajo sumando las estructuras que se definen en el organigrama estructural.

Organigrama de posición

CONTRALOR

GERENTE DE TESORERIA

GERENTE DE CONTABILIDAD

GERENTE DE SISTEMAS

GERENTE DE SERVICIOS GERECIALES

La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posición es que el primero, muestra unidades de responsabilidad homogéneas en cambio en el segundo existe una identificación de las personas que tienen responsabilidad dentro e la organización.

Organigrama funcional.- Plasma las funciones de cada de las estructural o cargos. CONTRALORIA

TESORERIA

CONTABILIDAD

SISTEMAS

SERVICIOS GENERALES

Establecimiento de niveles de autorización establece que las operaciones deben ser autorizadas por un funcionario competente. P.E. De esta forma, cada operación que se registre e el sistema contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva

Sistema de autorizaciones Provee un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de autorizaciones en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionario.

P.E. Es una practica en algunas compañías efectuar pagos, previa solicitud de emisión de orden de pago. Este documento debe reflejar todos aquellos datos que debe tener una autorización los efectos del pago.

Sistema de autorizaciones Provee un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de autorizaciones en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionario.

P.E. • Existencia de por lo menos dos firmas diferentes para autorizar el pago de los cheques

Segregación de funciones Establece un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevada con por una sola persona o unidad.

P.E. • Debe de existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las operaciones • La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de compras. • Los empleados responsables de los fondos fijos de caja cica o pueden tener función o al registro de las operaciones

• El departamento de compras no debe autorizar a los proveedores • Los custodios de los fondos fijos no puede autorizar las operaciones realizadas por los fondos

Conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir el control interno.

Canales de comunicación Son los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicación están representados por memorándums, manuales, circulares y otro tipo de documentos.

•

México, D. F. a ___ de ______ de _____. EMPRESA, S. A. DE C. V. Prol. Paseo de la Fortuna 205, Col. Afortunados Del. Iztapalapa, México, D. F. C. P. 09010

Memorándum Para: Doroteo Catalán , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores Asunto: Reunión de fin de año

El grupo de trabajo de esta empresa llevará a cabo su reunión anual el día 15 de Diciembre de 2006. Esta reunión consistirá en la discusión de ideas que permitirán la mejora del servicio ofrecido por la empresa. Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunión.

Saludos a UD. Atentamente Joel Flores Gerente General

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

EL CONTROL INTERNO PUEDE LLEVARSE A CABO A TRAVES DE LA IMPLANTACION DE DIVERSAS TECNICAS PARA EL CHEQUEO Y VERIFICACION DE LAS OPERACIONES. SE ESTABLECEN DISTINTAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA DAR RESPUESTA A LAS SIGUIENTES INTERROGANTES: 1.- ¿COMO SE GENERAN LAS TRANSACCIONES? 2.- ¿COMO SE PROCESAN DESDE EL MOMENTO EN QUE SE GENERAN HASTA QUE SON REGISTRADAS EN LA CONTABILIEDAD ( DIARIO, EL MAYOR GENERAL Y AUXILIARES? 3.-¿ COMO SE DISPONEN LOS ACTIVOS EN LA EMPRESA? TIPOS DE CONTROL INTERNO: 1.- DE EXISTENCIA 2.- DE EXACTITUD 3.- DE AUTORIZACION 4.- DE CUSTODIA

CONTROLES DE EXISTENCIA • LOS CONTROLES DE EXISTENCIA SON AQUELLOS CONTROLES QUE ASEGURAN QUE LAS TRANSACCIONES REGISTRADAS EXISTAN Y SEAN VALIDAS.

POR EJEMPLO: • TODO REGISTRO CONTABLE DEBE ESTAR SOPORTADO POR UN DOCUMENTO ORIGINAL. • LOS INVENTARIOS SE DEBEN RECIBIR UNICAMENTE PREVIA LA VERIFICACION DE SU PEDIDO, A TRAVES DE LA REVISION DE LA ORDEN DE COMPRA INTERNA. • TODA COBRANZA DEBE ESTAR SOPORTADA POR EL CORRESPONSDIENTE RECIBO DE COBRO.

CONTROLES DE EXACTITUD ESTOS CONTROLES PERMITEN REGISTRAR LAS OPERACIONES POR EL MONTO QUE REFLEJAN LOS DOCUMENTOS QUE GENERAN LA TRANSACCION. ALGUNOS EJEMPLOS SON: 1.-REALIZACION DE DOBLE VERIFICACION MANUAL. 2.- VERIFICACION MANUAL DE LISTADOS DE VALIDACION. 3.- REVISION DE LISTADOS DE TOTALES POR LOTES DE TRANSACCIONES. CONTROLES DE AUTORIZACION ESTAN ORIENTADOS A PERMITIR OPERACIONES QUE SON VALIDAS DESDE EL PUNTO DE VISTA INTERNO. UN CONTROL DE AUTORIZACION LE DA VALIDEZ A LA EXISTENCIA DE UNA TRANSACCION Y GENERA NORMALMENTE LA CONTINUACION O NO DEL PROCESAMIENTO DE LA OPERACIÓN.

ALGUNOS EJEMPLOS DE CONTROLES DE AUTORIZACION SON LOS SIGUIENTES: • 1.- LA EMISION DE C HEQUES ES AUTORIZADA POR EL TESORERO PARA ASEGURAR LA ADECUADA PROVISION DE FONDOS. • 2.- TODO REGISTRO CONTABLE EN LOS LIBROS, DEBERA ESTAR AUTORIZADO POR UN FUNCIONARIO COMPETENTE PARA ELLO. 3.- LAS ENTRADAS DE INVENTARIO AL ALMACEN GENERAL SON AUTORIZADAS POR EL JEFE DE ALMACEN, MEDIANTE LA FIRMA DE ESTE EN EL INFORME DE RECEPCION.

CONTROLES DE CUSTODIA • SIRVEN PARA ASEGURARSE QUE LOS ACTIVOS VALIOSOS Y MOVIBLES, ESTAN RESGUARDADOS DEL RIESGO DE ROBO Y PERDIDAS. EJEMPLOS: • 1.- EXISTENCIA DE CAJAS FUERTES PARA CHEQUERAS EN BLANCO O EN FORMAS CONTINUAS. • 2.- EFECTIVO DEPOSITADO EN CAJAS FUERTES QUE NO SON SUSCEPTIBLES DE MOVERSE FACILMENTE. • 3.- FONDOS DE CAJA CHICA MANEJADOS POR UNA SOLA PERSONA. • 4.- SALIDA DE INVENTARIOS DEL ALMACEN REALIZADA CON BASE EN UNA AUTORIZACION ESCRITA DE ALGUN FUNCIONARIO COMPETENTE.

METODOS DE DOCUMENTACION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CUANDO SE EVALUAN LOS CONTROLES INTERNOS, LA DOCUMENTACION DE ESTA EVALUACION SE REALIZA EN LOS PAPELES DE TRABAJO, LOS CUALES DEBEN DE ESTAR ELABORADOS DE TAL FORMA QUE SOPORTEN LA EVIDENCIA DE LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO GENERAL. • EXISTEN DIFERENTES TECNICAS PARA DOCUMENTAR LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, LOS CUALES SON: 1.- CUESTIONARIOS 2.- NARRATIVOS 3.- FLUJOGRAMAS

1.-CUESTIONARIOS • SON LA TECNICA MAS ANTIGÜA PARA DOCUMENTAR EL CONTROL INTERNO Y CONSISTE EN LA FORMULACION DE PREGUNTAS AGRUPADAS EN DIFERENTES FORMAS: A) POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. B) POR DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA. C) POR CICLOS DEL NEGOCIO D) GENERALES

A) POR CUENTAS PRINCIPALES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS: SE ESTRUCTURA POR CADA RUBRO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE CONSIDERE IMPORTANTE EVALUAR, POR EJEMPLO: CUESTIONARIO • RESPUESTA FONDOS DE CAJA ¿ LOS FONDOS DE CAJA SON ARQUEADAS EN FORMA PERIODICA? ¿ESTÁ PROHIBIDO A LOS CUSTODIOS DE LOS FONDOS EL A COBRANZAS DE EFECTIVO O NUMERARIO DE OTRA FUENTE?

¿LOS CHEQUES SON EMITIDOS A NOMBRE DEL ENCARGADO DEL FONDO?

REF SI .

NO

N/A

RESPUESTA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES ¿SE TIENE LA POLÍTICA DE EMITIR ESTADOS DE CUENTA A LOS CLIENTES EN FORMA PERIÓDICA? ¿SON RECONCILIADOS LOS SALDOS DEL MAYOR CON LOS LISTADOS AUXILIARES DE LAS CUENTAS POR COBRAR, Y ACLARADAS OPORTUNAMENTE SUS DIFERENCIAS? ¿LOS AJUSTES A LAS CUENTAS POR COBRAR SON APROBADOS POR ALGÚN FUNCIONARIO AUTORIZADO? ¿EXISTEN POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA LA FIJACION DE LÍMITES DE CRÉDITO Y ÉSTAS SON CUMPLIDAS POR EL PERSONAL O DEPARTEMENTO DE CRÉDITO?

RE F

SI

NO

N/A

B) POR DEPARTEMENTOS DE LA EMPRESA EN ESTE TIPO DE CUESTIONARIOS LAS PREGUNTAS SON AGRUPADAS CON BASE EN DEPARTAMENTOS DEFINIDOS SEGÚN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. POR EJEMPLO: 1.- PRODUCCIÓN 2.- COMPRAS 3.- CUENTAS POR PAGAR 4.- CRÉDITO Y COBRANZAS 5.- MERCADEO

C) POR CICLOS DE NEGOCIOS USADO PARA LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS, REDUCE LA ACTIVIDAD DEL NEGOCIO A UNOS POCOS CICLOS, EN DONDE LAS OPERACIONES DEFINIDAS EN CADA UNO DE ESTOS TIENEN ALGUNA RELACIÓN. POR EJEMPLO: 1.- INGRESOS 2.- COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 3.- PRODUCCIÓN 4.- NÓMINA Y OTROS COSTOS RELACIONADOS

D) GENERALES ES UN CUESTIONARIO BAJO UN ESQUEMA GENERAL QUE ESTABLECE PREGUNTAS QUE SON GENERALES PARA: 1.- TODO EL NEGOCIO 2.- VARIAS AREAS DEL NEGOCIO

2.-NARRATIVOS LOS NARRATIVOS SON TÉCNICAS QUE TIENEN EL OBJETIVO DE DOCUMENTAR LOS CONTROLES INTERNOS, CON UN ALTO NIVEL DE DETALLE. CON UN NARRATIVO, LA EVALUACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS ES MÁS DETALLADO, DE TAL FORMA QUE SE PERMITE REALIZAR COMENTARIOS A LOS ASPECTOS EN ÉL REFLEJADOS.

3.- FLUJOGRAMAS ES LA TÉCNICA DE DOCUMENTACIÓN GRÁFICA. SIRVEN PARA TENER UNA APRECIACIÓN VISUAL ACERCA DEL FUNCIONAMIENTO DE UN PROCEDIMIENTO GENERAL. PODEMOS TENER LOS SIGUIENTES TIPOS DE FLUJOGRAMAS: 1.- SECUENCIALES 2.- COLUMNARES 3.-ANALÍTICOS POR ESTA RAZÓN, UNA COMBINACIÓN DE CUESTIONARIOS PARA UNA PRIMERA APROXIMACIÓN Y, FLUJOGRAMAS Y NARRATIVOS QUE AMPLÍEN ALGÚN ASPECTO QUE INTERESE AL CONTADOR PÚBLICO EN SU TRABAJO, ES LA MEJOR COMBINACIÓN QUE PUEDE TENERSE PARA DOCUMENTAR EL CONTROL INTERNO.

INFORME DE CONTROL INTERNO

INFORME DIRIGIDO A LA ALTA GERENCIA EN EL CUAL SE DETALLAN TODAS LAS SITUACIONES O DEBILIDADES ENCONTRADAS EN LA EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD USADOS. EL INFORME DE CONTROL INTERNO REALIZADO POR EL CONTADOR PÚBLICO INDEPENDIENTE RECIBE VARIAS DENOMINACIONES, A SABER: 1.- CARTA A LA GERENCIA 2.- MEMORÁNDUMDE CONTROL INTERNO 3.- CARTA DE OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO

EL INFORME DE CONTROL INTERNO DEBE SER REDACTADO EN UN ESTILO SOBRIO, EN EL CUAL NO SE DEBE EN NINGÚN CASO PERSONIFICAR O SEÑALAR CARGOS ESPECÍFICOS EN LA ENTIDAD, ACERCA DE LAS RESPONSABILIDADES DETECTADAS COMO DEBILIDAD. LOS INFORMES PUEDEN SER EMITIDOS POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA, O POR EL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE QUE HA EXAMINADO LOS ESTADOS FINANCIEROS. UNA ÚLTIMA OBSERVACIÓN REFERENTE A LA CARTA DE CONTROL INTERNO ES SU CARÁCTER CONFIDENCIAL, A FIN DE PROTEGER LOS INTERESES DE LA EMPRESA A LA CUAL SE LE HIZO UNA REVISIÓN DE LAS CIFRAS, O DE LOS SISTEMAS CONTABLES EN FUNCIONAMIENTO.

PROCEDIDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LAS PRINCIPALS OPERACIONS DE LA EMPRESA Cada una de las fases que componen un ciclo de negocios corresponde, por lo general a un grupo de operaciones homogéneas y aquellas se agrupan con base en el objetivo de estas.

A ENT CU OR SP R PAGA

ALMACEN

NOMINA

Dentro de una empresa se distinguen por ejemplo, cuatro principales ciclos de operaciones que requieren la principal atención, adecuada gestión y sobre todo un eficiente sistema de control interno. • Compras y cuentas por pagar, que corresponde a las operaciones de adquisición de bienes y servicios. •

Producción, que corresponde a las actividades de transformación de los materiales y materia prima en una empresa industrial.

•

Facturación y cuentas por cobrar, que corresponde a las operaciones comerciales de la empresa.

•

Nomina, relacionado con los gastos del personal necesarios para la realización de las actividades de la empresa.

Estos ciclos de operaciones, quedan enmarcados dentro de las principales áreas o divisiones de una empresa: área de producción, área financiera y área comercial.

CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS El ciclo de cuentas por pagar y compras corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El proceso de compras se inicia con la necesidad de un bien o un servicio y culminan con la adquisición y pago de estos. Los procesos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la adquisición de un servicio. La transferencia de la propiedad depende de las condiciones de la compra.

Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los objetivos de control interna vistos en el desarrollo de este documento. Integridad Debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contraídas Existencia Los activos y pasivos registrados deben corresponder a las operaciones reales de la compañía Exactitud Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto Autorización Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con la política de la empresa

Para cumplir con los objetivos de control interno en este ciclo, la empresa debe contar con eficientes controles preventivos y de detección, lo controles de autorización funcionan como controles preventivos en el proceso de emisión de órdenes de compra, de acuerdo con lo siguiente:

Controles de autorización Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las políticas y normas de la misma. Encontramos controles de autorización en los siguientes casos: •

Requisiciones: solo se deben solicitar bienes y servicios con base en una autorización previa.

•

Ordenes de compra: Solo se deben emitir ordenes de compra debidamente autorizados, y se establecerán niveles de autorización de acuerdo con el monto de las ordenes.

•

Orden de pago: los pagos solo seran solicitados y autorizados por un funcionarios facultado por la gerencia: al igual que para las ordenes de compra, se estableceran niveles de autorización para estas ordenes.

Controles de Integridad Para cubrir con este objetivo de control interno es necesario considerar la unificación de los sistemas de contabilidad, almacén y compras, a fin de poder establecer el registro oportuno de las operaciones. Las normas de control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados estén prenumerados, asi tendremos un seguimiento de las ordenes de compra emitidas y recibidas, y un control sobre la recepción de mercancías en el almacén.

Controles de Existencia El propósito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo de compras y cuentas por pagar, es permitir solo el registro de aquellas partidas que esten relacionadas con operaciones de la entidad, lo que evita, por ejemplo el registro de partidas de inventarios que no son propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a otro ente relacionado. Controles de Exactitud Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud requieren una integración de los sistemas involucrados, de forma que para registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el almacén un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el departamento de contabilidad compare, el aviso de recepción con la orden de compra y con la factura del proveedor, para registrar correctamente el pasivo.

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Flujograma general del control interno de compras y cuentas por pagar

REQUISICIÓN Para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición. Esta emisión debe surgir por una necesidad especifica. Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisición o solicitud de los bienes a ser comprados y la envía al departamento de compras.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE REQUISICION

Emisión de la orden de compra Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes. Un documento de orden de compra es aquel en se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio.

El formulario de orden de compra debe estar prenumerado, a fin de que se controle el seguimiento a las ordenes de compra no procesadas.

Aprobación de la orden de compra La aprobación de este documento esta sujeta a las políticas de autorización que establezca la entidad.

Registro de las cuentas por pagar Los procedimientos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los bienes comprados. La transferencia de la propiedad depende de las condiciones de compra.

El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía para esto se cuenta con el formulario de aviso de recepción, en el se indica la descripción, cantidad, fecha, etc.

CICLO DE PRODUCCION El ciclo de producción incluye todas las actividades realizadas por la empresa para producir los bienes y servicios que ofrece a sus clientes; donde nos interesa el proceso productivo, el cual corresponde a la transformación de la materia prima en productos aptos para la venta. El proceso de producción es importante para los gerentes de una empresa ya que es la base para estructurar un sistema adecuado de costos .

Un ciclo de producción incluye las siguientes etapas:

Planificación de las materias primas.- Se dirigen a coordin las unidades de materia prima que se requieren para producir l unidades de productos terminados. Debe procurar que no presente desabastecimiento para poder cumplir y llevar a cabo proceso productivo.

Se muestra una de las pantallas de captura de datos, en donde se detallan los campos de existencia mínima y máxima, este concepto permite que se efectué una planificación de los inventarios de materia prima.

Planificación de la producción.- una vez que se han determinado los volúmenes de materia prima, de deben ejecutar actividades de planificación de la producción, que deben de estar enfocadas a colocar las cantidades de bienes que deben ser producidos de acuerdo básicamente con el presupuesto de ventas que prepara el área de mercadeo. Lleva las siguientes actividades. (planificación de la producción, fijación de metas, programación, despacho).

Formulario de orden de producción para estudiar la fabricación de productos

Control de inventarios.El control de los inventarios implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventarios. Para el proceso istrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y salida.

Control Interno de Inventarios de Producción Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de una empresa, cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos para obtener un margen de utilidad razonable. El control interno sobre los inventarios del ciclo de producción debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, el más importante es el de salvaguardar su valor como activo.

Algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes: •

Sólo deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones emanadas por funcionarios autorizados que garanticen su resguardo.

• Las entregas de inventario se deben efectuar con base en documentos pre numerados. •

Deben existir en este proceso, registros de inventarios continuos en aquellos casos que sea de costo/beneficio.

•

Todas las transacciones de inventario deben ser hechas tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas.

FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR.

FACTURACIÓN Controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tienen como objetivo mantener y aumentar las ventas de una empresa.

CICLO TIPICO DE UN NEGOCIO PONES LA FIG 15.8

PROCESOS RELACIONADOS CON LA FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR. El ciclo de facturación y cuentas por cobrar es fundamental para la empresa porque de éste depende sus ingresos. Las ventas de una empresa nos indicarán si hay indicios de una expansión con posibilidades de inversión.

CLASIFICACIÓN DE LAS VENTAS. • Al dedal.

Volumen de unidades. V E N TA S

Financiamiento

• Al mayor • Pedidos específicos. • Contad o • Crédito

Condiciones de entrega y precio.

Total o parcial

• A entrega futura • Entregas parciales • Derecho a devolución

Proceso de venta:

Orden de compra.

Prepara -ción de rel. de cobro

Elaboració n de factura

Cobranza al cliente

Efectuar depósito s

Preparació n del despacho

Entrega de mercancí a Estadística s de venta.

Prep. De la factura

Proceso de facturación: El proceso de facturación generará información que debe ser incorporada en los siguientes registros: Registro auxiliar de cuentas por cobrar. Facturas pagadas por los clientes. Registros estadísticos de ventas. Cuentas de mayor general.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

• Cuentas por cobrar comerciales. • Cuentas por cobrar a compañías relacionadas.

CUENTAS POR COBRAR

• Cuentas por cobrar a empleados. • Otras cuentas por cobrar.

CONTROL INTERNO EN LA FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR.

Los objetivos del control interno en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar son: • Integridad.- Registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación.

• Existencia.- Adecuado registro de transacciones válidas realizadas por la entidad. • Exactitud.- Los problemas relacionados con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobreestimación y subestimación de los registros de ingresos y cuentas por cobrar.

Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son: • Las facturas deben estar prenumeradas. • Las notas de entrega-salidas de almacén; deben de estar acompañadas de la factura comercial. • Los límites de crédito deben ser respetados. • Se deben realizar controles de reconciliación entre registros auxiliares y cuentas de mayor.

PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA

Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal. El control de las erogaciones relacionadas con la nómina representa un aspecto importante para ser istrado por un sistema aplicable al ciclo.

PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL. En el departamento de Recursos Humanos se procesan todos los aspectos relacionados con el personal:

Recluta miento y selecció n Planes pensión y jubilaciones .

Ingreso del person al

Entrena miento y desarro llo

Cumplimiento de obligaciones gubernamental es

Control de asistencia y hrs trab.

Beneficios x vacacione s

Cajas de Ahorro s

Préstamos al personal

Algunas de estas operaciones no generan registros contables.

Fig 15-8 pag 288

Para realizar las funciones del ciclo de nómina se cuentan con los sig sistemas:  Sistema de nómina.  Sistema de beneficios contractales.  Sistema de préstamos a empleados.  Sistema de información sobre nómina.

Figura 15-9 pag 289.

istración del personal: Se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de sueldos y salarios. Ingreso de personal: La necesidad de nuevo personal surge por despido o renuncia de personal activo, reemplazo o aumento en la planilla de trabajadores. El responsable del departamento deberá llenar una solicitud o requisición de personal, que se entregará al departamento de recursos humanos.

Fig 15-10 pag 290.

Proceso de nómina: Depende del sistema empleado para el cálculo del pago. Para realizar este proceso se necesita la información referente a la base para el cálculo: • Horas. De acuerdo con las horas (semanal, mensual u otro período). • Días.- el pago puede hacerse por días. • Trabajo realizado o destajo.- Por piezas.

trabajadas

acumuladas

Pago de la nómina: Constituye un intercambio entre el trabajador y la compañía, se requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por el monto correcto. Se utilizan sistemas de control de asistencia:  Tarjetas de control  Tarjetas magnéticas con reloj.  Listas de asistencia.

Los registros de asistencia o de control de tiempo en una fábrica o taller, están a cargo del departamento de contabilidad de costos, para mantener registros y controles sobre los tiempos y variaciones en eficiencia de la mano de obra directa.

OBJETIVOS DEL CÓMPUTO DEL GASTO DE NÓMINA. Realizar el pago oportuno. Controlar costos incurridos en la fabricación Controlar el gasto de nómina de los empleados.

Control del tiempo: Permitirá un adecuado cálculo de los costos y de mano de obra. El departamento de nómina recoge la información de los sistemas de control de asistencia para preparar el pago que debe de contener las disposiciones legales y contractuales que se apliquen. También incluir todas las deducciones y acumulaciones de las bonificaciones contractuales.

Fig 15.11 pag 291

Retiro de trabajadores: Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su exclusión del sistema de nómina se realice oportunamente, para evitar acumulación de gastos innecesarios. El retiro del trabajador por despido, renuncia, o transferencia de compañía genera procesos relacionados con acumulaciones de gastos, saldos de préstamos ,nómina acumulada entre otros.

Pago de retenciones y aportes laborales. Los pagos por este concepto deben ser realizados en el momento que lo establecen las leyes y reglamentos de cada país. Por ello deben existir controles en las fechas. Fig 15-12 pag 294. solo q esto esta dentro de las operaiones de registros. Contables no se si lo kieras dejar okitar

CONTROL INTERNO El control interno dentro del ciclo de nómina debe estar enfocado hacia: Fomentar la eficiencia operacional.establecimiento de procedimientos en donde se indique la forma en que deben efectuar su tarea los empleados. Salvaguardar los activos.Operaciones en las cuales se involucra el manejo de efectivo para el pago de la nómina.

Figura 15-13 pag 295.