Auditoria istrativa 1s4ye

UI Internacional A.C. PLANTEL CHAPULTEPEC. 6to. SEMESTRE.

"LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS”. GRUPO UNICO. CAL. 2011-A TURNO VESP/NOCT.

SALÓN No. 24.

"AUDITORIA ISTRATIVA". PROGRAMA DE ESTUDIOS, CONTENIDO TEMÁTICO SINTÉTICO. Prof. Guillermo Ramirez Paez. OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA.

Al finalizar el Curso, el Alumno tendrá la capacidad de conocer e interpretar la naturaleza y características de su profesión en el área de las Ciencias Económico istrativas, asi como los conceptos básicos y la finalidad de la Auditoria istra tiva, sus aplicaciones a los Estados Financieros, conocerá y aplicará las Normas de Auditoria asi como la técnicas y procedimientos que utiliza.

UNIDAD I.

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Significado de la Auditoria istrativa. 1.- Antecedentes. 2.- Terminología. 3.- Definiciones. 4.- Marco general.

UNIDAD II.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- La Auditoria istrativa practica natural del Lic., en istración de Empresas. 1.- Perfil del Auditor istrativo. 2.- Competencia profesional del Auditor istrativo. 2.- Clasificación de las Normas de Auditoria. 1.- Normas personales. 2.- Normas de la ejecución del trabajo. 3.- Normas de la información. 4.- Normas istrativas. 3.- Obligatoriedad de las Normas de Auditoria. 1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. 2.- Código y criterios de Ética. 3.- Responsabilidad social. 4.- El secreto profesional.

UNIDAD III. PROPÓSITOS, OBJETIVOS Y CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. 2.- Diversas clases de Auditoria. 3.- Objetivos de los diversos tipos de Auditoria. UNIDAD IV.

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Planeacion y fases del desarrollo de la Auditoria istrativa. 2.- Instrumentación. 3.- Examen y propósito de la Auditoria istrativa. 4.- Informe de la Auditoria istrativa. 5.- Seguimiento de la Auditoria istrativa. 6.- Conclusiones de la Auditoria istrativa.

UNIDAD V.

CASO PRACTICO PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Papeles de trabajo. 1.- Entrevistas. 2.- Encuestas. 3.- Hojas de analisis. 2.- Informe final. 3.- Propuestas y alternativas de solución. 4.- Seguimiento.

EVALUACIÓN. - Exámenes. - Investigaciones. - Exposiciones. - Participación.

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BIBLIOGRAFÍA: "Auditoria istrativa, Gestión Estrategica del cambio". Franklin Fincowsky. Editorial Pearson., "Auditoria istrativa". Robert J. Thierauf. Editorial Trillas. "Auditoria istrativa". José Antonio Fernández Arena. Editorial Diana. “Sinopsis de Auditoria istrativa”. Joaquín Rodríguez Valencia. Editorial Trillas, México, “Elementos de Auditoria”. Víctor Manuel Mendívil Escalante. Editorial ECAFSA. México. “Auditoria I” Juan Ramón Santillana González. Editorial ECAFSA.

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México.

2007.

2000.

2001.

"U I INTERNACIONAL, A.C.” PLANTEL CHAPULTEPEC. 6to. SEMESTRE.

"LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS”. GRUPO UNICO. CAL. 2011-A TURNO VESP/NOCT.

SALÓN No. 24.

"AUDITORIA ISTRATIVA". DESARROLLO DEL PROGRAMA O PLAN DE ESTUDIOS. Prof. Guillermo Ramirez Paez. UNIDAD I.

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Significado de la Auditoria istrativa. 1.- Antecedentes. 2.- Terminología. 3.- Definiciones. 4.- Marco general.

Generalidades de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 17-18). El concepto de eficiencia y eficacia esta ligado a otros conceptos que tienen aceptación en todo pensamiento istrativo y económico contemporáneo pues se le vincula a denominaciones tales como racionalidad, rentabilidad, pro ductividad, desarrollo, etc. En la Teoría istrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la Economia y se considera como un Principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en que grado se han alcan zado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la Dirección, a demás se valora la capacidad y lo pertinente a la practica istrativa, sin embargo, al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa asi como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la Direc cion para el resto de los integrantes de la empresa y sólo mide los fines que para aquélla son relevantes, por lo tanto, se hace necesario una recuperación critica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es de cir, que involucre los distintos procesos y propósitos que estan presentes en las empresas. En nuestro caso concreto se tratara la técnica de auditoria istrativa, pa ra llevar a cabo un examen y una evaluación sistemáticos e integrales de los problemas istrativos, sus causas y sus posibles soluciones, Por lo tanto, en lo sucesivo nuestro propósito será el de plantear una estructura teórica pa ra la auditoria istrativa, que tanta falta hace en el quehacer cotidiano de nuestra profesión, y se analizaran otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teoría. Además, Esta actividad surge en respuesta de la existencia, exigencia y elevados niveles de competencia que las empresas enfrentan en su medio ambiente cuando pretenden desarrollarse y crecer. Por lo anterior la Auditoria istrativa trata de proporcionar soluciones a través del estudio, analisis y evaluación de todas las funciones y actividades que el personal de la empresa realiza constantemente es por esto que, el Licen ciado en istración de Empresas, tienen gran responsabilidad que a través de sus conocimientos experiencia y habilidades permita modificar la formas y métodos de trabajo pretendiendo lograr mayores niveles de eficiencia y efica-cia de los trabajadores de una empresa y, además, auxiliar en gran medida a la

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optimización de todos lo recursos propios y ajenos de dichas empresas, por e-jemplo, compra de mercancías con cheque por 10,000.00 Analizando el ejemplo anterior, el Auditor istrativo analizara entre o--tros aspectos lo siguiente: a) Que el procedimiento de registro se haya realizado aplicando el Catalogo de cuentas, que la empresa tenga establecido. b) Revisará los controles y su aplicación por el personal del almacén para garantizar la conservación de las mercancías compradas. c) Con respecto al control el Auditor interno, revisará tambien que en el alma cén de lleven registros mediante tarjeta de control de almacenes, que nos indique la existencia en cantidades físicas de cada una de las mercancías utilizando dicha tarjeta para cada tipo de mercancías almacenadas. d) Por último, el Auditor interno si encontrara diferencias, omisiones o errores recomendara modificaciones a los procedimientos para evitar dichos erro res en lo futuro. 1.- Significado de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 18-19). En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados y obsoletos, conceptos o denominaciones empleadas sin reserva hasta entonces, asi ha ocurrido específicamente con la Auditoria, la extensión de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas desig naciones para las resultantes, en nuestro medio se recurre, casi siempre, al termino con el cual se caracteriza la primitiva área de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar las novedades producidas, de esta mane ra, el término auditoria se le ha adicionado la palabra istrativa, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación de ciertas á--reas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la Auditoria Financiera o tradicional. El American Institute of Management, (Instituto Americano de Dirección), aplica la expresión auditoria istrativa (Management Audit), a tareas que se realizan para la evaluación de la gestiona istrativa de ciertas empresas e instituciones, por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas, se ha empleado con frecuencia el término. Ademas, comenta el Autor en referencia, con respecto a su obra que esta es un producto de varios años de actuación profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema, es un intento de esquematizar el estado actual de la teoría de la auditoria istrativa con el fin de indicar vías a traves de las cuales, en su opinión, podría lograrse un Principio de solución a las dificultades planteadas en la practica. Con el propósito de que tenga sentido una teoría sobre la auditoria istra tiva es necesario presentar una clara definición del termino, ya que la expresión se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesiona-les variados, pues al respecto, los Autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson, indican: “Los consultores istrativos han aludido a la auditoria i nistrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el propósito de definir y explicar áreas-problema”. Los Auditores internos frecuentemente aluden a sus auditorias internas o auditorias operativas denominándolas en ocasio nes auditorias istrativas, el aspecto distintivo de éstos usos diversos del término, es que cada caso de auditoria, ya sea funcional, procesal o analí tica, se llevan a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la Direc ción superior, ademas, otras definiciones de auditoria istrativa se han formulado en un contexto independiente de la Dirección superior, e beneficio de terceras personas. Tambien, en este aspecto la Auditoria istrativa determina una ampliación y revisiones mas o menos profundas a las actividades de examen y valuaci0n en ciertas actividades o funciones operativas que estén o no, relacionadas directamente con los aspectos contratados por la Auditoria financiera o tradicional o tambien por la Contabilidad general o especifica, para complementar la expre

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sada en el párrafo anterior, ciertos autores, entre ellos Robertson, indica: “..los consultores istrativos han ubicado a la auditoria istrativa en el área de la evaluación organizacional con el propósito de definir y expli car las diferentes áreas o zonas que presenten problemas, por lo expresado anteriormente el significado de la Auditoria istrativa en las empresas donde se aplique, es importante ya que se convierte en una herramienta para que los dirigentes de las empresas tomen decisiones acertadas que propicien con ma yor rapidez el crecimiento y desarrollo de las empresas. El autor E. Salomón a colocado la función de testigo, pues indica que el Auditor istrativo representa una utilidad fundamental para las empresas, pues además de testigos el Auditor istrativo tiene la capacidad de resolver y presentar soluciones a los mismos. 1.- Antecedentes. (Rodríguez, pag. 56-60). La auditoria istrativa dentro del marco internacional: Los problemas istrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensa miento istrativo, los estudiosos trataron problemas cotidianos inmedia tos, como Problemas de planeacion, Problemas de organización, Problemas de recursos humanos, problemas de materiales, problemas de tecnología, problemas de producción, etc., por lo que, en la búsqueda sistematica de soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodología científica, este enfoque pragmático y sus soluciones cientificas dieron lugar a una orientación técnica hacia la auditoria istrativa. 1925, Henry Fayol en una entrevista que le hizo La Cronique social de mencionó: “El mejor metodo para examinar a una empresa y determi-nar las mejoras necesarias es estudiar el mecanismo istrativo pa ra determinar si la Planeacion, la Organización, el Mando, la Coordinación y el Control estén adecuadamente atendidos”. 1932, T. G. Rose consultor ingles, en una comunicación presentada al Instituto de la istración Industrial, exponía la tesis que, independi entemente de lo útil que resultara la auditoria tradicional financiera, deberían auditarse de manera extensiva e imparcial las funciones básicas de la Dirección, ya que la investigación de Rose respondía a la metodología habitualmente utilizada por los consultores de is tración. 1935, James McKinsey, llego a la conclusión de que la empresa debe hacer pe riódicamente una auto-auditoria, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos. 1945, el Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos sobre la que seria la auditoria de operaciones, tratando en una discu sión de expertos lo referente al alcance de la auditoria interna de o peraciones técnicas. 1948, Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Standard Oil de California, su aportación es una interesante publicación sobre la auditoria de Operaciones. 1950, Jackson Martindell, fundador del American Institute of Management, de sarrolla uno de los primeros Programas de auditoria istrativa, tambien un Procedimiento de control directo y por ultimo, un Sistema de Evaluación y publica su obra con el nombre de Apreciación de la Ge rencia para Ejecutores e Inversionistas. 1955, Larke A. G., plantea la necesidad de llevar a cabo auto-auditorias pa ra pequeñas empresas con el fin de evaluar su forma de operar. Ahora bien, aunque la Auditoria istrativa se concibió en 1932, en realidad se puso en practica mas o menos general en la década de 1960 y 1970, por lo que, a continuación se hará referencia tanto internacional como na-cionalmente a ciertos hechos de carácter istrativo: 1962, William P. Leonard, realizo un estudio completo de la auditoria istrativa, trata de los métodos para iniciar, organizar, interpretar o presentar una revisión istrativa, lo cual es y ha sido una a--

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portación muy valiosa. 1964, Cus, y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de Auditores Internos de Nueva York, Cus plantea una variedad de audi toria denominada auditoria operativa y funciona seleccionando una actividad, mas que a un departamento, para un cuidadoso y profundo estu dio, apreciación y evaluación, publican su obra mediante el nombre de Operational Auditing Handbook en la ciudad de Nueva York. 1968, Rigg F. J., autor británico, desarrolla en su país un enfoque moderno de la auditoria istrativa, cuya aplicación en Gran Bretaña se ha extendido mucho y publica su obra titulándola The Management Audit, the Internal Auditor. 1968, John C. Burton plantea la importancia de estudiar cual será la índole de la auditoria istrativa y el grado de calificación del auditor por lo que, exhorta a realizar un esfuerzo para construir un marco to tal para la auditoria istrativa publicando: John Burton, Auditoria istrativa, The Journal ancy, N. Y. 1969, Langerderfer H Q., y Robertson J. C., estos autores exploran brevemen te el problema de definición y la cuestión de una exposición detallada de la auditoria istrativa y proponen una estructura teórica para extender la función de auditoria para abarcar auditorias indepen dientes de la Dirección superior, publican su obra de interesante tema: Estructura teórica para auditorias independientes de la gerencia. 1970, Eduard Norbeck F., actuando como coordinador proporciona la base para entender los aspectos generales de ésta técnica de auditoria istrativa, la obra auditoria istrativa, es un compendio de temas a bordados por varios especialistas, donde se analizan fundamentos de esta técnica y áreas funcionales, por lo que es una obra muy intere-sante. 1975, Keith D y Bloomstrom R., exponen que las auditorias istrativas se han desarrollado con los años como una forma de evaluar la oficien cia y eficacia de varios sistemas de una empresa, desde la responsabi lidad istrativa hasta la social, por lo que la auditoria externa se usa principalmente para propósitos de Planeacion, puede abarcar ca racterísticas como las siguientes: a) Investigar empresas para posibles fusiones o adquisiciones. b) Determinar la solidez de un proveedor principal. c) Averiguar puntos débiles y fuertes de una empresa competidora para explorar mejor las ventajas competitivas de la propia empresa. 1977, Clark C., Abt., presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la medición de la conducta social de las empresas, los conceptos de la auditoria social abarcan la responsabilidad social, la medición del comportamiento, auditorias sociales en desiciónes istrativas, im plantación de la Auditoria, etc. 1980, Whitmore G. M., expone que la auditoria istrativa sido utilizada para asistir a funcionarios públicos con gerentes de empresas priva das, aborda principalmente el uso de esta técnica en ámbitos de gobierno exponiendo estrategias y pasos en la conducción de una auditoria istrativa, sus ventajas y cuatro casos. 1983, Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos istrativos y aplicar correcciones para lograr una máxima eficien-cia en el futuro, desarrolla el procedimiento de la auditoria, trata el tema de la consultoría istrativa con detalle, y la auditoria istrativa la enfoca dentro de las técnicas para el cambio organi zacional. 1984, Robert J. Thierauf, trata la auditoria istrativa como una técnica para evaluar las áreas operacionales de una empresa, desde el punto de vista istrativo. Antecedentes en México:

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Durante mucho tiempo las empresas de los países desarrollados eran exa minadas principalmente en lo referente a la situación financiera o al manejo de las finanzas, incluso en la practica se ha llegado a requisitos fisca les, sin embargo, este tipo de auditoria numéricas es limitada en su alcance ya que sólo abarca a los recursos financieros. Hoy en dia los organismos sociales demandan otros tipos de auditorias que a barquen a los recursos humanos, materiales y técnicos, es decir, una audito ria mas amplia que la de los Estados Financieros, por lo que, asi se origino la necesidad de contar con otras técnicas para revisar y evaluar de mane ra sistematica e integral la calidad individual y colectiva de los responsa bles de área, la calidad de los procesos mediante los cuales opera una em-presa, y determinar los problemas istrativos de éste, sus causas y sus posibles soluciones. En México no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicación de la auditoria istrativa comenzó en empresas trasnacionales y posteriormente en las nacionales, sobre todo en empresas públicas. Como es lógico, las empresas trasnacionales venían con mentalidad y tecni-cas nuevas que se aplicaban con éxito en el extranjero, luego éstas se modi ficaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dé cadas de 1950 y 1960, cuando había un desarrollo económico próspero debido a la política del Gobierno de esa época que consistía en fomentar la inversion extranjera. Dentro de ese cúmulo de técnicas istrativas extranjeras estaba la auditoria istrativa, tomando cada vez mas mayor importan cia, por su naturaleza y fines, realizar un examen y evaluación sistematica de los problemas istrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras, pues tal técnica de control era cada vez mas necesaria por el creciente numero de operaciones que las empresas realizaban. A continuación se muestra un cuadro en el que aparecen algunas empresas de los sectores privado y publico que aplican la auditoria istrativa: SECTOR PUBLICO General Motors. Ford Motors Co. Chicles Adams, S.A. Mexicana de Aviación, S.A. Unión Carbide. Dupont Hylsa. Crolls Mexicana, S.A.

SECTOR PRIVADO Altos Hornos de México, S.A. Acros, S. A. Aeronaves de México, S.A. Almacenes y Servicios, S.A. Bliss y Laughlin Latinoamericana Banco de México, S.A. Petróleos Mexicanos. Secretaria de la Contraloría General de la Federación.

El avance tecnológico ha hecho que las empresas se modernicen, y que la auditoria istrativa se haya convertido en una herramienta de control fun damental, aun cuando en México su aplicación no se ha generalizado totalmen te, tendrá que hacerlo en la medida en que el Licenciado en istración de Empresas se profesionalice. A continuación se muestra cronológicamente los autores mexicanos mas rele-vantes en este campo de la istración: 1959, N. Grabinsky y A. W. Klein, realizan la obra El Analisis Factorial: guia para estudios sobre Economia industrial, publicada por el Banco de México, S.A., que se considera como un antecedente de la auditoria istrativa. 1960, A. Mejia Fernández, escribe La Auditoria de las funciones de la geren cia de las empresas, tesis presentada en la Facultad de Contaduría y istración de la Universidad Autónoma de México. 1962, R. Macias Pineda, presenta el trabajo Auditoria istrativa para el curso de Teoría de la istración, en el Doctorado de ciencias istrativas de la Escuela Superior de Comercio y istración,

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del Instituto Politécnico Nacional. 1964, M. D’Azaola S., presenta la tesis La Revisión del Proceso istrativo en la Facultad de Contaduría y istración de la Universidad Autónoma de México. 1966, J. A., Fernández Arena, propone la realización de la auditoria i-nistrativa combinando los analisis de objetivos, de los recursos y el proceso istrativo. 1969, Santillana González propone la realización de la auditoria interna in tegral mediante una revisión tanto de los aspectos financieros como istrativos de las empresas. 1970, R, Jiménez Reyes, estudia el alcance, desarrollo y planeacion de la auditoria istrativa. 1972, C. A. Anaya Sánchez, propone la necesidad de reglas, sistemas y metodologia de la auditoria istrativa. 1978, la Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en istración, publica su trabajo sobre el 7o. Congreso Nacional de istración en el que se fijan las bases de lo que la Auditoria istrativa es y debe ser, exponiendo entre otros los temas siguientes, las Normas y el alcance del auditor y del informe de auditoria. 1978, S. Cervantes Abreu, analiza la dinámica de la auditoria istrativa e indica cuatro pasos para su desarrollo: la Recolección, la Verificación de datos, el Estudio de las funciones y por ultimo, la Revision y Evaluación del Control Interno y del Informe. 1981, V. M. Rubio R. y J. Hernández F., presentan una guia practica de audi toria istrativa, como metodo para el diagnostico de la capacidad istrativa de las instituciones públicas y privadas, con el fin de determinar puntos vulnerables y sugerir medidas correctivas. 2.- Terminología. (Rodríguez, pag. 62-63). En aspecto los avances tecnológicos han obligando tanto a la is-tración en general como a la Auditoria en particular, a que de manera cons tante se realicen investigaciones y analisis que establezcan de manera con creta darle solución a problemas y circunstancias adversas que se desprendan de dichos avances tecnológicos por lo que se requiere de que todas las empresas tengan la necesidad y la imposición de establecer procesos de modernización de manera periódica que les permita solucionar las dificulta-des que se les presenten asi como tambien programarse constantemente para estar frente a sus competidores similares. Por lo anterior la Auditoria istrativa a establecido ciertos crite--rios que le tengan permitido ser una herramienta de evaluación y control entre éstos los 8 (ocho) principales criterios son los siguientes: Diagnós tico de productividad; Auditoria Operativa; Diagnostico de la empresa; Auditoria gerencial; Analisis istrativo; Analisis factorial; Auditoria de funciones y, por ultimo, Auditoria istrativa. 1.- Diagnostico de productividad. Éste consiste en un examen practicado por la Auditoría istrativa de establecer en que condiciones se en cuentra una empresa para fabricar mercancías o satisfactores. 2.- Auditoria Operativa. En ésta Auditoria se realizan analisis y evalua-ciones de los métodos y procedimientitos para realizar ciertas opera-ciones con el objeto de que forma o manera se deberán realizar las ope raciones u actividades para obtener mejores resultados, por ejemplo, la distribución de la maquinaria y del equipo de una fabrica de ropa deberán estar acomodados de acuerdo al proceso de fabricación. 3.- Diagnostico de la empresa. En este aspecto y utilizando Auditorias esespecificas nos permitirán evaluar, por ejemplo, la capacidad actual de producción que tenga una empresa determinada analizando e inspeccio nando sus instalaciones, su equipo y su personal y que si se detectan diversas fallas se conozcan sus causas pero tambien como solucionarlas 4.- Auditoria gerencial. En este tipo de Auditoria parcial, que consiste

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en revisar la actuación de los Gerentes analizando sus métodos de trabajo su estilo istrativo y sus responsabilidades. Analisis istrativo. Son todas aquéllas actividades con carácter de revisión que nos permitirá conocer de la mejor manera la estructura organigrama y acomodo de los diversos departamentos asi como tambien de los distintos Puestos que cada uno de éllos contengan, por ejemplo, un analisis al Organigrama de la empresa. Analisis factorial. (Santillana, pags. 122-123). Este tipo de criterios está orientado y tiene por objetivo estudiar los diferentes factores internos o externo, a que esta sujeta una de-terminada empresa para realizar los diversos cambios en los métodos, procedimientos y sistemas de la empresa para lograr entre otros nive-les de competencia, adecuarlos, elevar los niveles de eficiencia y efi cacia y ademas establecer programas de capacitación al personal para e levar sus conocimientos y habilidades. Ademas, el Analisis factorial consiste en la distinción identificación de los factores que concurren en los resultados de operación de una em presa para llegar al conocimiento particular de cada factor, con el ob jeto de determinar su contribución en el resultado de la operaciones realizadas. En el Analisis factorial se concibe la operación de una entidad como el resultado de la combinacion ponderada de sus componentes genéricos, unos internos y otros externos, a los que se les denomina como facto-res de operación. La identificación, analisis y estudio de dicho factores habrá de hacer se tomando en cuenta la actividad o giro de la empresa y el propósito de la misma, ya que es obvio que no serán los mismos factores que inci den para empresas industriales o comerciales, de venta de servicios o de productos, lucrativas o no lucrativas, gubernamentales o no guberna mentales, etc. A manera de ejemplo, a continuación se detallan los factores internos de operación clave en una empresa industrial, como lo son, el medio am biente, la istración, los productos y procesos, la función financiera, las facilidades de producción, la mano de obra, la producción la mercadotecnia, la contabilidad y la estadística. El fin del Analisis factorial aplicado a una empresa, es cuantificar la contribución de cada factor en el resultado de las operaciones que ésta realice, es por lo tanto un medio de control. Los factores de operación en un empresa, como ya se mencionó, son in-ternos y externos, por lo tanto, en ocasiones se dificulta su medición sobre todo en aquellos donde interviene o influye de manera preponde-rante el hombre o el medio ambiente, por tal razón, el auditor puede llevar a cabo el Analisis factorial de la entidad para planear su in-tervención de revisión apoyándose en cuestionarios preparados para tal propósito, y dicho estudio debe ser complementado con la aplicación de razones financieras simples, comparando cuantitativamente los componen tes de cada factor par a evaluar su contribución en el resultado de las operaciones de dicha empresa. Auditoria de funciones. En concreto este tipo de Auditoria pretende agrupar ya sea departamentalmente o por puestos, todas las actividades que se desarrollen den-tro de una empresa por ejemplo, el departamento de Crédito y cobranza. Auditoria istrativa. El criterio generalizado de este tipo de auditoria consiste en hacer revisiones periódicas a los diversos métodos de trabajo para verificar el cumplimiento de los diversos objetivos y metas que tenga cada depar tamento o función así como también efectuar las recomendaciones necesa rias.

3.- Definiciones. (Rodríguez, pag. 69-70). Es conveniente presentar diversos conceptos de la Auditoria istra tiva de algunos tratadistas de la materia: Por ejemplo, y en esencia, para Norbeck, el objetivo de la Auditoria istrativa no consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en proporcionar a la Gerencia la base para entender los aspectos gene rales de está disciplina. Ademas, Para Leonard, la Auditoria istrativa pretende ayudar y comple mentar a la istración en determinadas áreas que requieren economías y prácticas mejoradas. Tambien, para Anaya Sánchez, la revisión de la empresa se puede llevar por áreas o en forma total, y el informe es el resultado del examen de la em-presa en donde se darán las recomendaciones que lo ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor. Por último, para Rodríguez Valencia, consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y mate-riales empleados, la organización, utilización y coordinación de dichos re cursos, los métodos y controles establecidos y su forma de operar. Asi mismo, de las definiciones siguientes sobre la Auditoria istrativa se deduce que, proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada función de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso istrativo, en otras palabras, nos proporciona un panorama istrativo general de la empresa que esta sujetas a una auditoria, señalando el grado de efectividad con el que operan cada uno de los departamen tos istrativos que la integran, y por consecuencia señala áreas cuyos problemas exigen mayor atención por parte de la Dirección general. Definiciones: - Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un metodo de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos. (E. F. Norbeck). - Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier parte o departamento, en cuanto a los pla nes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus fa cilidades humanas y físicas. (William P. Leonard). - Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual y agrupada de los integrantes de una institución. (J. Fernández Arena). - Es la técnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar la i nistración de una empresa. (Anaya Sánchez). - Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesio-nal de la istración sobre la gestión de un organismo social. (J. Ro dríguez Valencia). 4.- Marco general. (Rodríguez, pag. 22-28). En este ámbito, J. C. Burton dice: “...aun cuando ya se a escrito so-bre aspectos de Auditoria istrativa es necesario hacer un marco o cam po de actividades de este tipo de auditoria considerando lo siguiente: Ana lizar el criterio para una Auditoria istrativa; Establecer ramas de desempeño; Elaborar informes y, por ultimo, Crear procedimientos. a) Analizar el criterio para una Auditoria istrativa. En este punto el analista que efectúe una auditoria de este tipo deberá cumplir con lo menos las siguientes premisas: - La Auditoria debe tratar con todo aquello que sea objetivo y apreciable, lo que quiere decir que, dicho analista revisara lo que sea mas importante y relevante a las funciones y métodos por ejemplo, revisará el resultado0 de las decisiones tomadas por lo Gerentes o por la

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alta dirección o tambien a los clientes mas importantes, o a los in-ventarios mas costosos o que proporcionen mayores utilidades. - La Auditoria debe proporcionar un resultado que sea facil de comprender y utilizar lo que significa que el resultado mediante las recomen daciones que se emitan deberán ser aplicadas y comprendidas claramente, pues de esta manera se pudieran reducir un nivel elevado de errores, por ejemplo, se si recomienda para efectos de control sobre los clientes la elaboración y el envío de un Estado de cuenta por control interno se deberá supervisar. b) Establecer ramas de desempeño. Esto significa que el Auditor istra tivo deberá reconocer La elaboración de Normas de desempeño istrativo, que se expresen en términos específicos y en cantidad por ejemplo puede recomendar la elaboración y aplicación de un manual de procedimientos agregando una politica istrativa que obligue al personal a u tilizar, ademas, el autor Rodríguez Valencia establece una clasifica--ción de factores de control istrativo dividido entre otros de la siguiente manera: Clasificación de factores de control istrativo. Factores Internos: 1.- Sistema de Planeacion. - Planeacion estrategica y táctica. - Fijación de objetivos, de planes, de políticas. - Establecimiento de Procedimientos, de Programas, de Presupuestos. 2.- Sistema de Organización. - División del trabajo. - Jerarquización. - Departamentalización. 3.- Sistema de Dirección. - Mando o autoridad. - Motivación. - Comunicación. - Supervisión. - Sistema de control. - Establecimiento de normas. - Comparación de resultados. - Medición y corrección. 4.- Sistema Operacionales. - Producción. - Ventas. - Compras y abastecimiento. - Crédito y cobranza, - Recursos humanos. - Finanzas. 5.- Factor analítico. - Sistemas y procedimientos. - Actividades. - Simplificación istrativa. Factores externos: 1.- Medio ambiente. - Función Social. - Mercados. - Competencia. c) Elaborar informes. Esto significa que al Auditor istrativo esta--blezca un método para presentar sus informes estructurados de tal manera que tome en consideración los siguientes puntos:

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Informes: 1.- Planeacion de informe, En primer lugar debe decidirse acerca de que se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas - Quien lo va a leer. - Que uso va a tener. 2.- Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes, como puede ser, la sección principal, el estudio principal y, las conclusiones, sin embargo, el número de secciones o partes dependen de su dimensión y de complejidad. Se proponen tres secciones para llegar a un adecuado informe y estas son: Material preliminar; Informe y, por ultimo, Material comple-mentario. - Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca: . Portada. . Carta de presentación. . Prefacio. . Sumario, - Informe y, contenido principal, en esta parte se incluirán bre-ves comentarios sobre el propósito de la auditoria, especifica-ción del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personas entrevistadas. El objetivo principal del Informe de auditoria istrativa es lograr que las recomendaciones propuestas en el se sigan y se cumplan. Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, este deberá: . Cerciorarse de que las acciones correctivas se llevan a cabo y observar los resultados obtenidos. . Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los re4sultados deseados. . Convencer a la dirección superior de que la auditoria istrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y los planes establecidos. Se recomienda para los informes de auditoria el siguiente contenido: . Deficiencias de las áreas funcionales. . Deficiencias de la istración general. . Apreciaciones de la empresa . Conclusiones y recomendaciones. - Material complementario. En este apartado se incluirá la informa cion diversa, útil para algunos lectores del informe pero no e-sencial para la exposición básica, se clasifica como material complementario mediante anexos y, entre los anexos, mas comunes están los siguientes: . Graficas. . Cuadros. . Formas. . Diagramas de flujo. . Cuestionarios. . Hojas de trabajo. . Hojas de entrevista, (su extracto). . Programas de trabajo. d) Crear procedimientos. Para realizar la Auditoria se deberán crear proce dimientos para el trabajo que se desempeñe y la documentación necesaria que respalde la opinión del auditor. Tratándose del control interno la Auditoria istrativa le otorga ma yor importancia al control istrativo. Además, la Auditoria istrativa verificara si la Dirección general

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esta obteniendo la información necesaria para tomar decisiones y realizar acciones a través de un analisis completo de necesidades de informa cion que se necesiten para evaluar la eficacia del sistema utilizado. Asi mismo, el manejo y el control de las tareas que realice la Audito-ria istrativa se necesitan políticas y procedimientos para evitar confusiones. A todo lo anterior se le llama Procedimientos de auditoria Procedimientos - Son las técnicas aplicables a una variable o grupo de de Auditoria. hechos relativos a la istración que estarán sujetos a examen y evaluación a traves de las cuales el Au ditor istrativo fundamenta su apreciación y opi-nión. Naturaleza de los Procedimientos de auditoria. Del modo que las empresas tienen formas de operación distintas, hacen muy difícil establecer procedimientos rígidos o estandarizados para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo istrativo por lo que el Auditor interno uti lizará su criterio y tomará la decisión de seleccionar el mejor procedi miento aplicable considerando sus habilidades, experiencia y conocimien tos. Procedimientos de Auditoria de aplicación general. Complementario a los que se indica en el párrafo anterior existen ciertos procedimientos de aplicación general en las empresas, razón por la cual el Auditor i-nistrativo debe seleccionar aquellos datos o parte de un procedimiento, previa adaptacion, que sea el mas adecuado para calificar el desempeño de la empresa teniendo cuidado de que los funcionarios los hayan com--prendido totalmente y los apliquen constantemente. La aplicación de una o más técnicas seleccionadas por el Auditor i-nistrativo dará origen a los procedimientos siguientes: a) Técnicas de investigación: - Investigación documental, por ejemplo, el analisis de los estados o reportes de ventas. - Observación directa, esto es, como se desempeña un empleado. b) Cuestionarios: - Cuestionario general. - Cuestionario por áreas funcionales. - Cuestionario de analisis de funciones. - Cuestionario de analisis de procedimientos. - Cuestionarios de Sistemas de informacion. - Cuestionarios de formatos, formas o machotes. - Hoja de analisis. - Carpeta de Papeles de trabajo, por ejemplo, Copia de manuales exis tentes, informes, diagramas de flujo, etc. c) Entrevistas: - Entrevistas de funcionarios y gerentes. - Entrevistas de Jefes de departamentos. - Antevistas de personal operativo. A continuación, se definen los términos más relevantes que estan relaciona dos con éste tema: Analisis - Separación de un todo en los elementos que lo integran, para el estudio de cada uno de éllos. (Moderno Diccionario de Contabili dad). Auditoria – Revisión de los Libros de Contabilidad, registros y comprobantes de una empresa, para determinar su grado de exactitud (Moderno Diccionario de Contabilidad). Auditoria – Es aquella revisión que se practica con el fin de determinar istra la eficiencia con la que trabaja una empresa. (Moderno Diccio-

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tiva.

nario de Contabilidad). - Es una técnica de control que proporciona a la Gerencia o a la Alta Dirección un metodo de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos. (E F Norbeck). - Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y con-troles, su forma de operación y sus finalidades humanas y físi cas. (William P. Leonard). - Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfac--ción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de las empresas. (J. Fernández A.) - Es la técnica que tiene por objeto revisar, supervisar y eva-luar a la istración de una empresa. (Anaya Sánchez). - Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la istración sobre la gestión de una empre sa. (J. Rodríguez V.). Auditoria – Comprobación y determinación de la exactitud de todas las parde Estados tidas que se presentan en el Balance, utilizando los conoci--Financiemientos, experiencia, habilidad analítica y buen juicio del ros. Contador Publico que la efectua. (Moderno Diccionario de Conta bilidad). Auditoria – Es aquella revisión que realizan Auditores profesionales que externa. No son empleados de la empresa. (Moderno Diccionario de Contabilidad) Auditoria – Es aquella revisión que es llevada a cabo por empleados de la interna. propia empresa (Moderno Diccionario de Contabilidad). Auditoria – Es aquella revisión que se realiza para determinar la funciona Operaciolidad de los Procesos de trabajo de una empresa. (Moderno Dicnal. cionario de Contabilidad). Cuestionario - Serie de preguntas, generalmente escritas y relacionadas con una temática, que se presentan a un individuo con el ob jetivo de recoger dastos acerca de un determinado problema. (Enciclopedia Salvat). Delegar - Confiar facultades una persona a otra, para que actúe en su re-presentación. (Moderno Diccionario de Contabilidad). - Autorizar un superior a sus subordinados para que actúen en su nombre. (Moderno Diccionario de Contabilidad). Delegación de - Autorización que da un superior a un subordinado para ac autoridad. tuar y tomar decisiones dentro de un marco o una esfera li mitada. (Moderno Diccionario de Contabilidad). Diezmo – Derecho del (10 %), 10 por ciento, sobre ciertas mercancías que se pagaban al Rey. (Enciclopedia Salvat). - Forma de contribución territorial que los fieles abonaban a la I glesia, consistente en la entrega de una décima parte de las cose sechas agrícolas. (Enciclopedia Salvat). Politica - Disposición istrativa, general y flexible, que orienta la toma de decisiones. (Moderno Diccionario de Contabilidad). Procedimiento - Es una serie de labores relacionadas y unidas que constitu yen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. (Gui--llermina Gómez Ceja). - Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la elaboración y conservación de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de tiempo y espacio, etc. (Barrios).

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Revisar – Examinar nuevamente una cosa, generalmente para cerciorarse de su veracidad o exactitud. (Moderno Diccionario de Contabilidad). - Son planes en cuanto a que establecen un método habitual de mane jar actividades futuras, son verdaderas guías de acción, mas que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cuál cier-tas actividades deben cumplirse. (Koontz y O'Donnell). Técnica - Conjunto de procedimientos utilizados en una ciencia o en un arte. (Moderno Diccionario de Contabilidad). - Pericia o habilidad para usar tales procedimientos. (Moderno Dic cionario de Contabilidad). Tributo – Cantidad en dinero o especie que debe pagar al Estado el habitan e de un núcleo social determinado. (Moderno Diccionario de Conta bilidad).

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UNIDAD II.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- La Auditoria istrativa practica natural del Lic., en istración de Empresas. 1.- Perfil del Auditor istrativo. 2.- Competencia profesional del Auditor istrativo. 2.- Clasificación de las Normas de Auditoria. 1.- Normas personales. 2.- Normas de la ejecución del trabajo. 3.- Normas de la información. 4.- Normas istrativas. 3.- Obligatoriedad de las Normas de Auditoria. 1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. 2.- Código y criterios de Ética. 3.- Responsabilidad social. 4.- El secreto profesional.

Normas y procedimientos de Auditoria istrativa. (Rodríguez pags. 134-135, Mendívil, pag. 23). Éstas se definen de la manera siguiente: Son las normas mínimas que de ben seguirse en el examen de una empresa o negocio; Ademas, es la que marca el procedimiento que debe observar todo contador publico para la conducción y la realización de un trabajo de auditoria; , Por último, Son normas mínimas que deben seguirse en el examen de una empresa o negocio. En atención a la definición de éstas, el trabajo de Auditoria es profesional porque su ejercicio requiere de gran destreza, que no puede medirse o juzgarse por lo que confian en quien la ejecuta, por lo que, este hecho, hace que quien solicita sus servicios a un de Empresas, confíe en que va a desa rrollarlo con calidad profesional aunque el mismo solicitante no pueda juzgar de si existe o no, calidad profesional en dicho trabajo. Es por esto que, la Asociación Nacional de Licenciados en istración, A.C. y la Comisión de Auditoria istrativa de la Asociación Nacional de Licen-ciados en istración, A.C., consciente de la responsabilidad publica que implica el ejercicio de esta profesión enfrentó el problemas de la calidad pro fesional en el trabajo de la auditoria istrativa y decidió establecer los requisitos mínimos, de orden general, que deben observarse para el desempeño de un trabajo de auditoria de calidad profesional, e a estos principios bási-cos del trabajo de auditoria se les llama, Normas de Auditoria, y, por su natu raleza, deben ser de aceptación general para toda la profesión. 1.- La Auditoria istrativa practica natural del Lic. en istración de Empresas. (Rodríguez, pags. 130-138). Ésta práctica se debe evaluar considerando los beneficios de la utilización de la Auditoria istrativa y en éste aspecto el profesional mas ade cuado para poner en practica dicha Auditoria corresponde precisamente a este profesionista pues todo funcionario o ejecutivo dedica la mayor parte de su ti empo laboral a prever y resolver problemas que se presentan en las empresas y si desea obtener óptimos resultados, deberá istrar por excepción, lo que significa que debe enfocar su atención y su esfuerzo a los problemas que sean importantes, los que no lo sean, serán delegados a otras personas autorizando y dotándolo de una parte de su poder y de su autoridad, por ejemplo: Búsqueda y analisis de mejores Proveedores. - Importante. Seleccionar al mejor proveedor, por ejemplo, que sea el mas reco nocido, con mayor tecnología, com mas capacidad de producción con liderazgo, etc. - No tan importante. Se delega en un ayudante o auxiliar caracterizado por su curiosidad, investigador, y responsable, las siguientes actividades: . Directorio de proveedores. Localizar todos aquellos que fabriquen el pro--

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ducto requerido o necesitado. . Proveedores especializados. . Analisis e investigación. . Solicitud de informacion a cada uno de ellos, por ejemplo, catálogos, tríp ticos, publicidad, tecnología, equipo en utilización, etc. . Agendar citas y reuniones individuales. . Aprobación de dichos proveedores. . Entrega a su superior el resultado de sus actividades. Analizando el párrafo anterior se da por resultado: Como se delega, a quien se delega, que se debe delegar, y que resultados se obtiene de dicha delegación, por lo que es necesario dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿ Como determinar cuales problemas exigen la atención del funcionario ? ¿ Como evaluar la importancia de cada problemas con relación a los demas ? ¿ Con que procedimientos o técnicas se cuenta para detectar y evaluar a los problemas ? ¿ Qué se debe hacer en casos específicos ? Esto nos lleva a los puntos de importancia que debe conocer un funcionario que a continuación se proponen: - Capacidad de los funcionario para planear, organizar, articular, dirigir y controlar. - Detectar cuando surge una situación perjudicial o peligrosa y cuando se agra va. - Detectar desperdicios y puntos débiles de cada persona que este integrada a la empresa - Identificar los niveles de operación en los que se debe de insistir para de sarrollar un desempeño mejor, mayor eficiencia, y obtención de economías o beneficios. - Localizar métodos ineficientes, inadecuados o costosos, normas incompletas, o muy elásticas, equipo inadecuado o impropio, A traves de los párrafos anteriores determinamos que la auditoria istrati va proporciona una evaluación cuantificada y medida, evaluando la eficiencia de cada departamento y en que grado desarrolla sus funciones y, en este aspecto, el profesional mas adecuado es el Lic. de Empresas, por la preparación académica que recibe, por las habilidades, experiencias y conocimi entos, que obtiene al ejerce su profesión y, por último, la actitud de compromiso que éste tenga en cada actividad que desarrolle, sin importar el tamaño de la empresa es necesario que se consideres en la selección de los futuros Au ditores de las empresas ciertos aspectos que a continuación se relacionan: a) Características. Entre otras tenemos las siguientes: Capacidad de analisis, gran creatividad, capacidad para redactar y expresarse en forma clara y lógica, capacidad de observaciones y, facilidad para trabajar en equipo. b) Conocimientos. El Licenciado en istración de Empresas y por consiguien te, el Auditor istrativo tiene preparación amplia en materias básicas que le capacitan para reconocer y prevenir problemas con los que se pueda enfrentar y los medios que le permitan dar solución adecuada entre otras ac tividades, son las siguientes: - Teoría de la istración. - Problemas istrativos. - Toma de desiciónes acertadas. - Contabilidad. - Presupuestos. - Estadística istrativa. - Relaciones humanas. - Sistemas y procedimientos, etc. Ademas, en el desarrollo del Auditor istrativo, deberá conocer alguna o algunas de las especialidades siguientes:

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- Planeacion y programación de la producción. - Auditoria. - Investigación istrativa. - Costos. - Investigación operativa. Y por último, dentro del campo de la cultura general un Auditor istrativo deberá tener conocimientos sólidos en cultura profesional pudiendo ser - Filosofía. - Lógica. - Ciencias sociales. - Psicología, - Idiomas, sobre todo el ingles. c) Competencia profesional. Esta a su vez, para actuar específicamente en la Auditoria istrativa, se divide para su analisis en: Competencia inte-lectual; Competencia Técnica y, por último, Competencia humana. Ya que a través de éstas el Auditor istrativo contara con la habilidad y la capacitación adecuada para solucionar satisfactoriamente problemas que correspondan a los diversos tipos de empresas resaltando en que si un pro-blemas a resolver y si tienen características especiales, por ejemplo, In-flación, saturación del mercado, elevada competencia, etc., deberá darle so lución personalmente si cuenta con los conocimientos específicos o auxiliar se de especialistas en cada área, por ejemplo, Consultar a un Economista que le asesore para distribuir el impacto que tenga la inflación en una empresa. 1.- Perfil del Auditor istrativo. (Mendívil, pags. 19-20). El Auditor istrativo es un profesionista emanado de la Licenciatu ra en istración de Empresas y, como tal, poseedor de un grado supe--rior de habilidad en la técnica istrativa, habilidad desarrollada con el estudio, la practica y las características personales, y como todos los profesionistas, el Auditor istrativo, debe reunir ciertos requisi tos y atributos de carácter personal y técnico que lo capaciten plenamente en el ejercicio de su profesión, que son los siguientes: Requisitos mora-les, Capacidad intelectual y Requisitos técnicos. Dentro del marco de su perfil, el primero de éllos es el que corresponde a dicho perfil. a) Requisitos morales. Atañen directamente a la conciencia e integran el cúmulo de valores intangibles que todos los individuos tienen, que pueden y deben ser desarrollados con particular ahínco en el caso de un profesionista como el Auditor istrativo. Éstos atributos entre los principales son los siguientes: Integridad; Independencia de criterio; Disciplina; Puntualidad y, por último, Trato social y presentación apro piada. - Integridad. Es la capacidad de ser honrado, en éste caso, con un sentido mas amplio al que normalmente se le da, es decir, ser honrado en las ideas y creencias con fuerza suficiente para afirmar lo que se pi ensa y sostener la verdad por encima de todo. - Independencia de criterio. Es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin alterarlos en sentido alguno por presiones economicas, familiares, sociales o de cualquier otra naturaleza. Ademas, la independencia de criterio tiene relevante importancia en el caso del Auditor istrativo porque sus opiniones, expresadas en el Informe, tienen interés para un núcleo variado de individuos, que incluso le son desconocidos, a los que una afirmación contraria a la realidad les puede acarrear graves perjuicios. El Código de Ética Profesional, expedido por la Comisión de Auditoria istrativa de la Asociación Nacional de Licenciados en istra ción, A.C., hace hincapié en este requisito y establece reglas precisas de las situaciones en as que se supone que el Auditor istra-

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tivo no tiene independencia de criterio, y por lo tanto, no puede expresar su opinión a traves del respectivo Informe, cuando es pariente en linea recta del Propietario o del de la empresa por revisar, o cuando es el propio Director o Propietario de la empresa, etc. - Disciplina. Éste es un requisitos esencial del hombre con aspiracio-nes y, es la capacidad de adaptar nuestros deseos personales a las ne cesidades que no imponen las circunstancias, por lo que, ser discipli nado es ser ordenado en nuestra conducta, voluntarioso en el cumplimi ento de nuestros propósitos y, con un alto sentido de responsabilidad hacia nuestras obligaciones. - Puntualidad. Ésta, es signo de buena educación pero ademas es la mate rialización del grado de responsabilidad con la que aceptamos nues--tros compromisos, por lo que, ser puntuales, no es sólo estar a tiempo en una cita, sino ademas, concluir nuestros compromisos en una fecha prometida. - Trato social y presentación apropiada. Éstos requisitos se desarro--llan plenamente en el trabajo mismo, el primero se refiere a la manera de comportarse con las personas con la que se ha de tratar, tanto con el cliente como en la propia oficina, saber ser cortes y enérgico al mismo tiempo, obtener servicios sin causar molestias y en general, saber causar la buena impresión de quien, al desarrollar su trabajo, coopera y obtiene la cooperación de todos. Por último, la presentación adecuada es el arte de llevar puesta la ropa que requieren las circunstancias, con el traje adecuado en una oficina, con ropa de trabajo en un inventario, con camisa ligera en clima caluroso, etc. 2.- Competencia profesional del Auditor istrativo (Mendívil, pags 20-21). Como se estableció en el párrafo anterior, el Auditor istrativo como tal, deberá reunir ciertos requisitos y atributos, que se pueden agru par dentro de los siguientes conceptos: Capacidad intelectual y Requisitos técnicos, los cuales a continuación se relacionan: - Capacidad intelectual. Éstas capacidades se refieren a las cualidades de la mente y guarda relación directa con la inteligencia, no obstante, como un elemento indispensable de nuestro desarrollo profesional y perso-nal, puede ser cultivada y mejorada. Se localizan en éste grupo de requisitos los siguientes: . Criterio y tacto. . Habilidad y corrección al expresarse. . Habilidad para captar y analizar los problemas. . Habilidad constructiva. . Cultura general. . Propósito continuo de estudios. Éste último requisito es fundamental para el desarrollo de los demas y de indiscutible necesidad, pues, todas las profesiones estan sujetas a una evolución constante y cambios graduales en los que debe participar activamente quien las ejerza, para estar en condiciones de prestar un servicio con las mejores armas de que pueda disponer cada dia, ya que, el propósito continuo de estudios garantizar estar al dia en los conocimientos mas recientes de las técnicas istrativas y contables. - Requisitos técnicos. Son las columnas centrales que soportan la cualidad de profesionistas, ya que se refieren concretamente a los conocimientos específicos necesarios para el ejercicio de una profesión, y en el caso del Auditor istrativo son: . Conocimientos sólidos en Auditoria y istración. . Dominio pleno de sistemas istrativos y de control. . Amplias nociones de istración de negocios. . Conocimientos de las leyes civiles, mercantiles sociales, jurídicas,

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. . . .

etc. Economia y Estadística. Elementos y modelos de matemáticas aplicadas. Otros conocimientos técnicos auxiliares. Conocimientos prácticos de sistemas de cómputo, etc.

2.- Clasificación de las Normas de Auditoria. (Mendívil, pags. 23-25) El trabajo de Auditoria es profesional porque su ejercicio requiere de gran destreza, que no puede medirse o juzgarse por lo que confían en quien lo ejecuta, este hecho hace que quien solicita sus servicios a un de Empresas, confíe en que va a desarrollarlo con calidad profesional aunque el mismo solicitante no puede juzgar de si existe o no, calidad profesional en dicho trabajo. La istración de empresas, organizada a traves de la Asociación Nacional de Licenciados en istración, A.C., consciente de la responsabilidad publi ca que implica el ejercicio de una profesión, enfrento el problema de la calidad profesional en el trabajo de Auditoria y decidió establecer los requisitos mínimos, de orden general, que deben observarse para el desempeño de un trabajo de Auditoria de calidad profesional. A estos Principios básicos del trabajo de Auditoria se les llama Normas de Auditoria, y, por su naturaleza, deben ser de aceptación general para toda la profesión. Además, las Normas de Auditoria tienen como objetivo constituir el marco de ac tuación a que deberá sujetarse el Licenciado en istración independiente que emita dictámenes para efectos, ante terceros, con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o relevancia suficiente de la información sujeta a examen. (Santillana, pags. 79-80). Y estas se definen de la manera siguiente: Normas de - Son las normas mínimas que deben seguirse en el examen de un orgaAuditoria nismo social, o empresa. (Joaquín Rodríguez Valencia) - Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del Auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo. (Víctor Manuel Mendívil Escalante) Además las Normas de Auditoria se clasifican de la manera siguiente: 1.- Normas personales: a) Entrenamiento técnico y capacidad profesional. b) Cuidado y diligencia profesionales. c) Independencia mental. 2.- Normas de Ejecución del trabajo: a) Planeacion y supervisión. b) Estudio y evaluación del control interno. c) Obtención de la evidencia suficiente y competente. 3.- Normas de Información: a) Relación con los Estados financieros y responsabilidad. b) Aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados. c) Consistencia en la aplicación de los Principios de contabilidad. d) Suficiencia de las declaraciones informativas.e) Salvedades. f) Negación de opinión. 1.- Normas personales. Son comunes a todas las profesiones. El entrenamiento técnico es el medio indispensable para desarrollar la habilidad practica necesaria para el ejercicio de una profesión y junto con el estudio y la investigación constantes se integran como fundamento de la capacidad profe sional. La actividad profesional como todas las actividades humanas, esta sujeta a la apreciación personal y, por ende, al error ya que el hombre es falible y consciente de ello, el profesionista debe esforzarse por reducir a un mí nimo ese grado de error mediante un trabajo acucioso, es decir, con cuida-

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do y diligencias profesionales. Respecto a la independencia mental ya quedo comentada en temas anteriores desarrollados tales como la competencia profesional del Auditor istra tivo, por lo que, la independencia mental es consecuencia de la calidad mo ral del juez o arbitro que en cierto modo tienen la actividad del Auditor. Además, por la actividad independiente del Auditor istrativo y por el ca rácter objetivo y de criterio que emite es necesario que cumpla con ciertas normas en este sentido para unificar de la mejor manera y a futuro al resto de los profesionales que practican la Auditoria istrativa ya que asi po drá existir la posibilidad de realizar comparaciones entre los informes, reportes o dictamen que se emitan. Entre las normas de este tipo se agrupan en tres partes todas sus actividades: Entrenamiento técnico y capacidad profesiona; Cuidado y diligencia profesional y por último, Su independencia mental. Cada uno de estos conceptos o grupos de funciones permiten al Auditor istrativo, establecer y controlar todas sus actividades facilitando la elaboración de su Programa de trabajo. a) Entrenamiento técnico y capacidad profesional. Este trabajo de auditoría tiene la finalidad de rendir una opinión profesional independiente, será desempeñado por personas que hayan obtenido un Titulo Universitario legamente expedido y con reconocimiento de validez oficial, además previamente tuvieron un entrenamiento adecuado a través de los cuales han obtenido una capacidad profesional sobre la cual se fundamenta su opinión o Dictamen. b) Cuidado y diligencia profesional. Estos dos conceptos obligan al Auditor istrativo a que realice y vigile que el trabajo desempeñado por el o por sus asistentes sea realizado de tal manera que permita evaluar con ciertas bases de conocimiento y experiencia el trabajo o desempeño previamente realizado, además, realizada todas una serie de papeles de trabajo que le facilitará al Supervisor o al Auditor istrativo emitir su opinión e indicar las recomendaciones necesarias, por ejemplo, eliminar la costumbre de expedir cheques post-fechados sustituyéndolos por Pagares evitando con esto cargos financieros por falso cobro y tambien reducimos las carga de trabajo que controle dichos documentos. c) Su independencia mental. Esta significa que el Auditor istrativo no sea influenciado por método o rutinas que una empresa realice, también deberá estar perfectamente capacitado con el trabajo de revisión proponiendo soluciones que sean fácilmente aplicables, por ejemplo, eliminar depósitos a cuenta de inversión canalizándolos a Compras de materias primas o materiales. 2.- Normas de la ejecución del trabajo. Son resultantes de la segunda serie de normas personales, que indican cuidado y diligencia profesionales, ya que aunque puede resultar difícil establecer los lineamientos para determinar cuando se es cuidadoso y diligente, si existen algunos aspectos que, si se cumplen, responden a esa obligación de cuidado y diligencia comentados. En efecto, si se planea el trabajo a desarrollar se establece una situa--ción que garantiza razonablemente la atención de los puntos mas importan-tes asi como la aplicación de los procedimientos mínimos para la obtención de elementos de juicio suficientes y competentes para nuestra opinión, y que mas adelante se amplían los comentarios sobre los Programas de Trabajo componente primario de la Planeación. Tambien, estas normas complementarias a las Normas personales pues en algunas de ellas se habla de que el auditor deberá ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia aunque estos dos últimos conceptos es muy difícil determinar por el carácter subjetivo que tiene el trabajo de revisión en lo referente a este tipo de auditoría pero existen ciertos criterios que precisamente definirán de manera aproximada que tipo s de trabajo y de que dimensiones se realizará. Éstos elementos o criterios serán: Planeación y supervisión; Estudio y evaluación del control interno y por último, obtención de evidencia suficiente y competente. a) Planeación y supervisión. Este primer elemento consiste en realizar una planeación del trabajo que se vaya a realizar, mediante la creación de uno o diversos programas, que deberán ser aplicados gradualmente, lo que permitirá establecer ciertos

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objetivos, además de dicha planificación se deberá realizar un Programa de supervisión a los ayudantes o auxiliares que se hubieran contratado. b) Estudio y evaluación del control interno. Este elemento es muy importante dentro de las normas de ejecución del trabajo pues su estudio nos permitirá determinar el alcance o profundidad de la revisión, lo que significa que a mejor control interno, menor alcance y profundidad, también nos permitirá conocer que porcentaje de confianza y credibilidad se le impondrá y por último, nos ayudara a determinar que procedimientos de auditoría se deberán aplicar, como ejemplo de la aplicación del Control Interno, tenemos: 1) A cada compra le deberá anteceder un Pedido o una solicitud de materiales. 2) Quien tenga a la Cobranza no se le deberá permitir realizar depósitos. 3) Se recomienda que los cheques sean firmados mancomunadamente, estos, es, cuando menos por 2 personas previa notificación al Banco. c) Obtención de evidencia suficiente y competente. Este último elemento de las normas de ejecución del trabajo nos permitirá evaluar anticipadamente que clase o tipo de evidencia o de pruebas será necesario buscar durante la revisión pues n hay que olvidar que la revisión que se practique ira encaminada a comprobar si en realidad el Control interno, las políticas generales y especiales, las actividades o funciones y los métodos, los procedimientos y sistemas se aplican adecuadamente, esto por esti que dicha evidencia no dejara ninguna duda ni de interpretación, ni de análisis que disminuyan su credibilidad y comprobación, por ejemplo, tratándose de Bancos y de Cheques cancelados deberán aparecen tanto en el Talonario como en el esqueleto del documento la leyenda CANCELADO, y conservarse físicamente archivado numérica y cronológicamente, evitando con esto un mal uso del mismo. 3.- Normas de la información. Como consecuencia de su trabajo, el Auditor, emi te una opinión en la que expresa el trabajo desarrollado y las conclusio-nes a que ha llegado, a esa opinión se le llama Dictamen, y por su impor-tancia se han establecido las Normas que regulan su calidad. Asi mismo, Estas normas están orientadas a que el Auditor istrativo se fundamente en ciertos criterios que le permitan y faciliten la obtención de información relevante que le servirá de base para la solución de los problemas que previamente le hayan sido planteados, para que se esta manera dicha búsqueda se realice de manera objetiva. Tambien, esta información será lo suficientemente completa que le permita realizar y presentar adecuadamente su Informe o Dictamen, que basándose en la confianza de los datos obtenidos y de los resultados de las operaciones y de las maneras de efectuar el trabajo istrativo le permita expresar su opinión, estas normas se clasifican como normas de información y normas de Dictamen. a) Normas de información. Estas le van a permitir al Auditor istrativo localizar, evaluar y determinar si las tareas o funciones que realiza el personal pueden ser las adecuadas para que los diversos informes o reportes que presenten, reflejen claridad y veracidad en los resultados obtenidos. b) Normas de Dictamen. Estas normas pretenden unificar los criterios con respecto a la presentación de dicho Dictamen considerando el contenido y, el alcance incluyendo las recomendaciones indicadas. En algunos casos estas normas tambien controlan el trabajo de seguimiento posterior que dichas normas desprendan. Existen por parte del colegio como de la Asociación de Auditores istrativos la emisión de 13 normas que contendrán tanto la obtención de información como de elaboración y presentación del Dictamen. Solo para efectos de analisis, revisaremos 2(dos) de estas normas: - Norma 40-20. Opinión sobre Estados financieros preparados de acuerdo con bases especificas diferentes a los Principios de Contabilidad. Esta norma se aplicara por ejemplo, cuando por necesidades de la empresa se apliquen ciertos Principios, tratándose de inventarios físicos, se realice un conteo selectivo en lugar de un conteo general o Toma de inventarios llevándose un procedimiento analítico en el control de las mercancías, la razón es la gran cantidad de diferentes piezas o tipos de mercancías que existen en el Almacén.

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- Norma 41-00. Dictamen sobre el Control Interno. Esta norma permitirá que el Auditor istrativo con base a su criterio que primero haga una revisión completa de dicho Control Interno, que luego confirmará mediante prueba selectiva, por ejemplo, el uso de registros electrónicos de las operaciones de una empresa que se reflejara, en modificaciones al Control Interno tradicional que serán las siguientes: - Auditoria de movimientos diarios. - Periódicamente elaborar reportes, por ejemplo, Balanza de Movimientos Diarios, que será transcrita a los Libros oficiales. - Respaldar los movimientos capturados en el sistema. 4.- Normas istrativas. Estas se definen de la manera siguiente: Son las normas mínimas que deben seguirse en el examen de un organismo social, o empresa. En atención a la definición anterior la Comisión de Auditoria istrati va de la Asociación Nacional de Licenciados en istración, A.C., pro-mulga las Normas de Auditoria siguientes: 1a. El Licenciado en istración es el profesional idóneo para realizar participar o dirigir el servicio independiente de la Auditoria is trativa de entidades, tanto privadas como publicas, siempre que cuente con la preparación académica y, sin ser especialista, la experiencia práctica que requiere el servicio a prestar. 2a. El Licenciado en istración está obligado a practicar la Auditoria istrativa dentro de las Normas de Ética que le impone la Asocia-ción Nacional de Licenciados en istración, A.C. 3a. La Auditoria istrativa puede ser parcial o integral por lo que de be contratarse por escrito, y el Auditor istrativo debe cuidar que se defina el alcance de su trabajo y la responsabilidad que asume con toda precisión. 4a. Cuando el Auditor istrativo detecte inseguridad en su cliente con respecto de lo que cree necesitar, o de la naturaleza de la Auditoria istrativa en general, el Licenciado en istración, deberá pro ponerle, que en primer lugar, se contrate un Diagnostico istrativo cuyo alcance y responsabilidad deben tambien quedar claramente defi nidos por escrito. 5a. Es responsabilidad profesional del Auditor istrativo planear adecuadamente su trabajo, mediante uno o mas programas que analicen la Me todología por aplicar. 6a. Es responsabilidad profesional del Auditor istrativo realizar su trabajo con el máximo esmero, tanto en lo personal como en la supervisión a sus ayudantes, aun en el caso de que dificultades no previstas lo obliguen a incurrir en costos que quizá, sobrepasen a los Honora--rios. 7a. La Auditoria istrativa es un examen de evaluación de naturaleza critico-constructiva y su propósito es localizar las oportunidades pa ra la mejoría istrativa de la entidad o empresa auditada y, en su caso, proponer las recomendaciones que considere adecuadas el Auditor istrativo, por lo que, la Auditoria istrativa puede realizar se con base en técnicas objetivas, numéricas, y hasta cientificas, pero el proceso evaluativo siempre es subjetivo, por lo que el Licenciado en istración no emitirá Dictámenes sobre la efectividad o eficiencia generales de la istración de sus clientes. 3.- Obligatoriedad de las Normas de Auditoria. En atención a la definición de éstas, la Comisión de Auditoria istrativa de la Asociación Nacional de Licenciados en istración, A.C., promulga las Normas de Auditoria siguientes: 1a. El Licenciado en istración de Empresas es el profesional idóneo para realizar, participar o dirigir el servicio independiente de la Auditoria istrativa de entidades, tanto privadas como publicas, siempre que cu-

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2a. 3a.

4a.

5a. 6a.

7a.

ente con la preparación académica y, sin ser especialista, la experiencia práctica que requiere el servicio a prestar. El Licenciado en istración está obligado a practicar la Auditoria istrativa dentro de las Normas de Ética que le impone la Asociación Nacional de Licenciados en istración, A.C. La Auditoria istrativa puede ser parcial o integral por lo que debe contratarse por escrito, y el Auditor istrativo debe cuidar que se de fina el alcance de su trabajo y la responsabilidad que asume con toda precisión. Cuando el Auditor istrativo detecte inseguridad en su cliente con res pecto de lo que cree necesitar, o de la naturaleza de la Auditoria is trativa en general, el Licenciado en istración, deberá proponerle que en primer lugar, se contrate un Diagnostico istrativo cuyo alcance y responsabilidad deben tambien quedar claramente definidos por escrito. Es responsabilidad profesional del Auditor istrativo planear adecuada mente su trabajo, mediante uno o mas programas que analicen la Metodología por aplicar. Es responsabilidad profesional del Auditor istrativo realizar su trabajo con el máximo esmero, tanto en lo personal como en la supervisión a sus ayudantes, aun en el caso de que dificultades no previstas lo obliguen a incurrir en costos que quizá, sobrepasen a los Honorarios. La Auditoria istrativa es un examen de evaluación de naturaleza criti co-constructiva y su propósito es localizar las oportunidades para la mejo ría istrativa de la entidad o empresa auditada y, en su caso, propo-ner las recomendaciones que considere adecuadas el Auditor istrativo, por lo que, la Auditoria istrativa puede realizarse con base en técni cas objetivas, numéricas, y hasta cientificas, pero el proceso evaluativo siempre es subjetivo, por lo que el Licenciado en istración no emitirá Dictámenes sobre la efectividad o eficiencia generales de la istra ción de sus clientes.

1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. (Rodríguez, pags. 96-98). La aplicación creciente de la llamada Auditoria istrativa, permitirá el cambio de visión primitiva del profesional de la istración, actualmen te, dedicado únicamente a actividades istrativas rutinarias y generaliza das y a ser un empleado de confianza más en la empresa, a la concepción moder na del profesional de la istración, como Auditor istrativo capacita do para llevar a cabo revisiones y evaluaciones de la empresa en una o varias de sus partes, o en su totalidad, dando como resultado el detectar las verdaderas causas o motivo de los problemas. No se quiere decir con esto, que, todo miembro del personal de Auditoria i nistrativa sea inmediatamente un experto en todas las fases de la actividad de la empresa, sin embargo, de igual manera todo profesional bien capacitado obtiene experiencia de los problemas istrativos de la empresa y, al mismo tiempo desarrolla su capacidad de revisión en forma eficaz. Si bien en Mexico, la Auditoria istrativa se encuentra en proceso de desarrollo, el profesional de la istración se encuentra, por lo tanto, en una posición favorable para practicar la Auditoria istrativa en forma tanto interna como externa. La Auditoria istrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad o departamento de la empresa, o bien, puede efectuarse por auditores istrativos externos e independientes, llama dos tambien, Consultores istrativos, pero, en cualquiera de los casos, los principios básicos son consistentes. Asi la Auditoria istrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas 1a. Existe una interrelación entre todas las funciones de la empresa. 2a. En términos de reducción de costos e incremento de eficiencia, es preferí

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ble la acción preventiva, cuando es posible, a la acción terapéutica. 3a. Probablemente sea más efectivo que un grupo de analistas efectue la revi sión y la evaluación de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que están estrechamente conectados. 4a. La istración de Empresas no puede separarse de los hombres de empresa, la Auditoria istrativa es, por su intención, un plan interesado en las personas y su principal interés está orientado hacia él quien, de la istración. Por las premisas anteriores, el Maestro Álvarez Lara, y en adaptación del Maestro Rodríguez Valencia, nos indica como está organizada la función de la au ditoria tanto interna como externa en nuestro país, y hace la clasificación siguiente: 1) Las empresas sin auditoría interna. En nuestro pais, es muy alto el porcen taje de empresas que no cuentan, dentro de su estructura organizacional, con una unidad o departamento de auditoría interna, en general, se trata de empresas medianas y a veces algunas grandes, que son dirigidas por una persona o por los familiares de ésta. 2) Empresas con auditor fuera de funciones. Otras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno, pero, en realidad, está dedicada a todo tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de auditoría interna. 3) Empresas con auditor interno en funciones. Se considera a este grupo como el mayoritario, pues una sola persona realiza funciones de auditor interno aunque de inicio es bueno, es lógico pensar que sus limitaciones de tiempo son decisivas para el desarrollo de su trabajo. 4) Empresas con Departamento de Auditoría interna. Este representa al grupo minoritario, porque cuenta con una unidad orgánica o área o departamento compuesto por un equipo de trabajo profesional, pues se trata de grandes empresas cuyo volumen de operaciones y la diversificación de su producción dispersa debido a la localización geográfica de sus centros de ventas, con gran cantidad de personal, que hacen indispensable la función de la Audito ría interna. 2.- Código y criterios de Ética. (Rodríguez, 135-136). El concepto de profesionalismo, especialmente, lleva implícito entre o tros elementos, una forma de control en cuanto a la actuación de quien la practica y tradicionalmente este control se ha realizado mediante la decla ración expresa de Normas de conducta y actividad, formuladas por algunos de los integrantes de la rama de actividad de que se trate, y contenidas en el denominado Código de Ética Profesional, mismos que debe reconocer, y generalmente se enfocan en cuanto a una preocupación hacia el interés co-lectivo, aunque muchas veces esto sólo sea desde un punto de vista meramen te literal. Por el sólo hecho de serlo, el Licenciado en istración esta obligado a observar y cumplir las Normas éticas de su profesión, sin embargo, en su carácter de Auditor istrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del Código de Ética del Colegio de Licenciados en istración, A.C. Art. 1.1. El Licenciado en istración guardará el Secreto profesional y no revelará por ningún motivo los hechos, datos o circunstan-cias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión, a menos que obligatoriamente lo establezcan las leyes respecti-vas. Art. 2.5. Cuando el Licenciado en istración emita un Dictamen, opi--nión o cualquier otra información para fines públicos, o que ter ceras personas hayan de tomar como referencia para hacer decisio nes, deberá mantener una absoluta independencia de criterio, aun

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en aquéllas cuestiones que puedan resultar perjudiciales para su cliente. Art. 4.1. El Licenciado en istración no usará la información, mate--rial técnico o procedimientos aun no públicos de otros colegas, sin obtener previamente su consentimiento por escrito. Art. 1.5. El Licenciado en istración no podrá ofrecer o prestar servi cios profesionales, a cambio de honorarios que dependan de la eventualidad de los resultados de tales servicios. Art. 1.6. El Licenciado en istración, no garantizará ninguna cantidad especifica por concepto de reducción de costos o aumento de utilidades derivados de su esfuerzo. 3.- Responsabilidad social. (Rodríguez, 136-137). Esta responsabilidad, la contemplaremos a traves de los dos siguientes puntos, que se desarrollan a continuación: a) Contratación por escrito por la Auditoria istrativa. Por tratarse de un servicio relativamente nuevo, y de un alcance muy variable, se considera que la contratación de una Auditoria istrativa debe cons tar por escrito pues los problemas y malas interpretaciones que puedan surgir por falta de definición del alcance y de la responsabilidad del Auditor istrativo, no sólo afectan al Auditor en particular, si no en general, a la profesión de Licenciado en istración. Una vez firmado el Convenio de Auditoria istrativa, la ética y res ponsabilidad profesional del Licenciado en istración lo obligan a desempeñar su trabajo con el máximo esmero con una planeacion adecuada y tan detallada como lo amerite el trabajo, con una supervisión constan te a sus ayudantes y con la preparación cuidadosa de los informes que, en ultima instancia, constituyen la culminación y el producto visible de su trabajo. Como conclusión, podemos afirmar que el Licenciado en istración, debido a su formación profesional, puede en forma integral apreciar mejor los problemas de la empresa y que, ademas, tiene facultad técnica para orientarse y participar eficazmente ren la solución de los nismos. b) Limitaciones de la Auditoria istrativa. Si bien ésta técnica es una herramienta magnífica de la istración, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta, hasta aho ra, con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado eficiencia con que se cumple una función, por lo tanto, el resultado de tal revisión adolece o le falta cierta subjetividad, ya que es el res-ponsable de ella, quien determina el patrón ideal que usará como base para la evaluación. No obstante lo anterior, tenemos la seguridad de que a medida que se va ya desarrollando esta técnica, ira recabando experiencias valiosas que conducirán indefectiblemente, al establecimiento de Convenciones genera les sobre los modelos ideales contra los que se deban comparar los re-sultados. 4.- El secreto profesional. (Rodríguez, pags. 134). Anaya Sánchez nos define el Secreto profesional asi: Es una verdad conocida por una o pocas personas, pero que debe mantenerse oculta para los de-mas, cuando el pacto procede del ejercicio de una profesión, se origina el Secreto profesional. El que ejerce una profesión está en o con personas e instituciones, y la razón de ése o es la existencia de una problema y la confianza depositada en el profesional que se consulta, por lo que, esta confianza permite al profesional, sin pretenderlo, penetrar en la intimidad de sus clientes. Por lo tanto, el Auditor istrativo que conoce los problemas y deficien--cias de la empresa, debe mantener el Secreto profesional. Salvedad - Excepción en objeción a las cifras del Estado financiero examinado.

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- Razonamiento, excusa, descargo previo. - Excepción parcial a lagunas de las afirmaciones que el Contador Público hace en el Dictamen de Auditoria, generalmente referente a un desacuerdo o duda con relación a un partida contabilizada.

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UNIDAD III. PROPÓSITOS, OBJETIVOS Y CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. 2.- Diversas clases de Auditoria. 3.- Objetivos de los diversos tipos de Auditoria. Propósitos, Objetivos y Clasificación de la Auditoria istrativa. (Rodríguez pags. 85-88). El objetivo primordial de la Auditoria istrativa consiste en descu-brir deficiencias e irregularidades en alguna función del organismo social o em-presa examinada e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo básico es ayudar a la Dirección superior, a fin de que logre una istración eficaz y eficiente. La intención de la Auditoria istrativa es examinar y evaluar los métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama istrativo, esto es, los a propiado de los objetivos, los planes, las políticas, los procedimientos, la orga nización, los recursos, la exactitud y la confiabilidad de los controles, etc. En términos generales, la Auditoria istrativa nos proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada órgano o departamento de la institu ción desarrolla sus funciones istrativas y las diferentes etapas del proceso istrativo. En diferente manera, nos presenta un panorama istrativo general de la institución auditada y señala aquéllas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de la Dirección del organismo o empresa. Además de lo anterior tenemos ciertos objetivos secundarios mismos que a continua ción se relacionan: 1) Determinar las áreas que requieren economías o prácticas mejores, y valorar su repercusión en el funcionamiento total del organismo o empresa. 2) Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una acción dirigida que la aumente. 3) Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los mé todos de control. 4) Ayudar a la determinación de métodos deficientes precisar perdidas y deficiencias y, en su caso, resaltar oportunidades. 5) Verificar la habilidad istrativa de la Dirección y el grado máximo en que los resultados se asemejen a los objetivos. 6) Descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones, de las empresas o de los negocios. La importancia de los objetivos secundarios anteriores consiste en los estudios que se realiza para determinar las deficiencias e irregularidades, causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, los descuidos, las fallas, los errores los desperdicios exagerados y una falta general de conocimientos o desdén de lo que es una buena organización o istración. Podemos decir que la Auditoría istrativa es un analisis de las funciones istrativas y su interrelación, ya que va mas allá de la función contable para incluir la istración, las operaciones, las funciones, el personal, y para me jorar la istración aplicada, al descubrir las deficiencias que limitan el de sarrollo del organismo social o empresa , mediante el analisis de una manera ra-cional y en lo posible objetiva de todas y cada una de las funciones operativas que se realizan dentro del al empresa. Es muy probable que una sola función operativa mal ejecutada mantenga en un nivel inferior a toda la empresa, por lo tanto hay que procurar un desempeño equilibrado en todas las funciones, a fin de que pueda elevar algunas de ellas sobre el ni vel general de operación, aparte de que puede ser oneroso no mejorar el trabajo de conjunto de las funciones. Una Auditoria istrativa puede abarcar totalmente a una empresa o negocio o a uno de sus departamentos, asi como tambien a alguno de sus objetivos que se hayan

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planeado con anterioridad. La Auditoria istrativa, considerada como un servicio especializado para la istración moderna, sirven como comprobación de la capacidad de la istra ción a todos los niveles, y es un servicio proyectado para determinar, los puntos que entrañan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles o portunidades favorables, como lo son, reducir costos; eliminar desperdicios y per didas innecesarias; observar los desempeños y evaluar la eficiencia de los contro les; asegurar a la Dirección que las políticas y procedimientos estén siendo ob-servador; aportar a la Gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes revisa r los planes generales y objetivos de la empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa está operando con las utilidades que debería, etc. La naturaleza de la Auditoria istrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la istración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio, por lo que, por su conocimiento detallado de la empresa, a través de las funciones investigadas, el Auditor istrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independien tem en las necesidades intimas, capacidad y métodos en una variedad de departamen tos, por lo que en ese carácter, se convierte en una fuente importante de informa ción y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas is-trativos de las áreas que él conoce perfectamente. Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de información y consulta en relación con planes futuros de la Dirección, constituyéndose, a su vez, en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa, y de practi-car Auditorias istrativas sobre áreas en cada oportunidad, en razón de la ex periencia adquirida, la Dirección superior puede volcarse asi sobre otras mate--rias, y descargarse de funciones que, de otra manera, debería cumplir élla misma, por lo que, en otras palabras, se trata de un verdadero servicio de consultoría hacia la Dirección perteneciente a la empresa. Por último, la Auditoria istrativa es una herramienta especializada para la evaluación continua de los métodos y actuación en todas las áreas de la empresa. 1.- La Auditoria istrativa en el Organigrama empresarial. (Rodríguez pags. (98, 102-105). En este punto es importante determinar qué nivel de autoridad y jerarquía se le va a dotar al auditor istrativo para que realice adecuadamente sus fun ciones tratando de evitar sobre todo conflictos o discrepancias por atribuciones o mal uso de su puesto, lo que significa que de antemano si la autoridad se reali za de manera constante y si pertenecemos a la planta laboral, o que ocasionalmente y periódicamente se ejecuta esta función. En nuestro medio se observa un error de adscripción de la Unidad o Departamento de Auditoría istrativa, y el error mas frecuente al respecto es ubicar ésta función en un nivel sub-departamental que dependa del Departamento de Contabili-dad, por lo que, lo mas recomendable es que la Unidad o Departamento de Auditoría istrativa se ubique en el nivel jerárquico mas alto y, que dependa de los Ac cionistas, actuando en Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria, o del Gerente General o del Consejo de istración de la empresa. Cualquiera que sea el titulo que tenga, y su ubicación en la estructura orgánica, su disposición o posición es la que se muestra a continuación, ya que la Audito-ria istrativa, en el Organigrama empresarial, tiene otro enfoque diferente al establecido en la Unidad anterior, y corresponde al siguiente esquema: AUDITORIA INTERNA AUDITORIA FINANCIERA.

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AUDITORIA ISTRATIVA.

Y a criterio de la mayoría de los autores existen 4 formas de localizar en el Organigrama de la empresa nuestras funciones: Como una extensión de la Auditoria In terna o financiera; Como una función independiente de la istración financiera; Mediante forma departamental en la Auditoria interna, y en última instancia, Como organismo asesor al Consejo de istración. 1) Como una extensión de la Auditoría Interna o financiera. (Rodríguez pag. 101). En este tipo de Organigrama la actividad del Auditor istrativo funciona como una extensión de la Auditoria financiera interna con el nivel de jefatura y que está ubicada en este departamento con el objetivo de darle y reforzar a la revisión de las finanzas de la empresa con el fin de que los diversos métodos, procedimientos y sistemas se lleven a cabo para garantizar que la informa ción y los datos de carácter económico sean verídicos, pues asi, dicha informa ción será de mayor utilidad para tomar decisiones qué ejercerá la Dirección ge neral. GERENTE FINANCIERO. AUDITORÍA ISTRATIVA.

AUDITORIA INTERNA

2) Como una función independiente de la istración financiera. (Rodríguez pag 101). La Auditoria istrativa funciona a nivel de Gerencia teniendo como fundamento principal ser literalmente independiente de la istración Finan ciera, obteniendo en este aspecto toda la autoridad y jerarquia para interve-nir en la revisión de los métodos, procedimientos y sistemas que se efectúen en toda la empresa reportando directamente al Gerente de este departamento, pe ro además interviene, en forma complementaria cuando el Gerente financiero se reúne con los Gerentes de otros departamentos. GERENTE GENERAL GERENTE DE PLANEACIÓN Y CONTROL

GERENTE FINANCIERO.

AUDITORIA ISTRATIVA.

AUDITORIA INTERNA

3) Mediante forma departamental en la Auditoría interna. (Rodríguez pags 101-105) El Auditor istrativo es dependiente del Director o Gerente de Auditoría interna reportando a este mediante informes programados que puede o no complementariamente intervenir en las reuniones de los gerentes de departamentos. Este Departamento es el mas utilizado en aquellas grandes empresas o que generan grandes volúmenes de información como lo pueden ser los grupos corporati-vos. GERENTE GENERAL GERENTE DE PLANEACIÓN Y CONTROL

GERENTE FINANCIERO. AUDITORIA ISTRATIVA.

4) Como organismo asesor al Consejo de istración. (Rodríguez, pag. 102). Es una de las formas mas utilizadas en las empresas puesto qué funciona y da ase-

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soría directa a los Accionistas, en funciones de Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de Accionistas, al Gerente General o del Consejo de istración de la empresa, su autoridad es staff, lo que significa que no tendrá una autoridad directa sobre ningún departamento y siempre deberá coordinarse con los jefes departamentales para que le permitan intervenir en dichos departamen tos. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ISTRACIÓN

AUDITORIA ISTRATIVA.

GERENTE GENERAL PRODUCCIÓN

COMERCIALIZACIÓN

FINANZAS.

FUNCIONES POR DESARROLLAR EN EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA ISTRATIVA. (Rodríguez, pag. 103). Dichas funciones quedaran enmarcadas dentro de la empresa y en su organizacion, cuyo departamento le permitan cumplir con los objetivos previamente establecidos. Dicha posición deberá reunir las siguientes funciones: 1) Tendrá una jerarquia suficiente para poderse integrar en cualquier otro departamento de la empresa cuidando de no interferir con la autoridad responsable de dicho departamento. 2) Que las funciones que desempeñe solo serán relacionadas con la dirección, el control y la coordinación que se ejerza en dicho departamento. 3) Que esté dotada de la autoridad suficiente sobre los demás departamentos con el objetivo de cumplir con el objetivo que en dicho departamento corresponda. Comentario: Por lo general se tendrá buen cuidado de medir y evaluar los resultados mediante el desempeño eficiente de las operaciones que se reali-cen en un determinado departamento, pero solo en lo referente a la dirección, al control, y a la coordinación o interrelación departamen tal que se tenga. A continuación se analizan las funciones específicas que deberá desarrollar. (Rodríguez, pag. 103). 1) Investigación constante de planes y objetivos, logrando de esta manera evaluar constantemente su logro y cumplimiento, asi como tambien determinar si los pla nes deberán ser modificados y de ser necesario, plantear las modificaciones que deban efectuarse. 2) Estudio de las políticas y su práctica o aplicabilidad. 3) Revisión constante del organigrama de la empresa para que este refleje los puestos y departamentos y las actividades de ellos. 4) Estudio constante de las operaciones efectuadas en los diversos departamentos con el objetivo de qué métodos pueden ser ampliados y qué procedimientos serán los mas convenientes para que dichas operaciones se hagan con efectividad. 5) El Departamento de Auditoria istrativa será el responsable de medir y ana lizar la buena utilización tanto de los recursos humanos como materiales con los que cuenta la empresa. 6) El Departamento de Auditora istrativa tendrá la responsabilidad de revi-sar periódicamente las cargas de trabajo asignadas a cada uno de los integrantes de cada puesto en cada departamento buscando obtener un equilibrio entre tareas y actividades asignadas, la capacidad de desempeño y la disposición que cada trabajador tendrá en su departamento. 7) El Departamento de Auditoria istrativa revisara periódicamente todos los tipos de control que estén establecidos en cada departamento evaluándolos cons

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tantemente para saber si son eficientes y adecuados y, si es necesario, comple mentarlos. Puestos operativos que deberán estar integrados al Departamento de Auditoria i nistrativa. (Rodríguez, pags. 103-104). Ya que conocimos las funciones que se deberán efectuar en el Departamento de Auditoria istrativa, ahora es conveniente saber los diferentes puestos que deben existir en dicho departamento: Auditor Supervisor; Auditor por áreas; Auditor ayudante y por último Auditor principiante. 1) Auditor supervisor. Es la persona responsable totalmente de la Auditoria is-trativa y su proceso y, es indispensable que el Auditor supervisor que ocupe este puesto sea un profesionista de la istración, con suficiente experiencia y capacidad para realizar adecuadamente una auditoria deberá mostrar amplios conocimientos istrativos, capacidad de trabajo y de analisis y la suficiente experien cia en los diversos tipos de empresas para que pueda determinar el alcance y pro-fundidad que se le dará a la revisión tanto de procedimientos como de la capacidad del personal. Entre dichas responsabilidades se tienen las siguientes: a) Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la Auditoria Ad ministrativa. b) Es el encargado de elaborar el Plan de auditaría. c) Autorizará los procedimientos y programas de revisión. 2) Auditor por áreas. Este tipo de auditor es quien tiene amplio dominio de las técni cas de auditoría general o especifica, además, dependiendo de su capacidad y especialización se le clasificara por las áreas o actividades en que se desempeñe, generalmente de acuerdo con las funciones istrativas por las que se le haya con tratado la auditoria y además propondrá las modificaciones y las recomendaciones que juzgue convenientes y se le puede clasificar en la siguiente forma: a) Auditor de alta gerencia. Entre el trabajo mas relevante que este auditor reali zara será de asesoría y orientación en la solución de problemas específicos, por ejemplo, problemas en el área de Finanzas, de Mercadotecnia, etc. b) Auditor de asesoría. En este aspecto de extrema amplitud se puede realizar otra clasificación específica, por ejemplo, Asesoría en trámites sobre Comercio Interna cional, asesoría en procedimientos de Investigación de mercados, etc. c) Auditor de personal. Es este aspecto un auditor, puede bridar servicios como ca pacitador, como programador de planes y programas de previsión social, etc. d) Auditor de producción. En esta área dentro de lo relevante que puede realizar está la de proponer soluciones en los siguientes aspectos: Programación de la producción, orientación en el control de la calidad de los productos fabricados etc. e) Auditor de almacenes. Este auditor bridara asesoría en programas de adquisición de inventarios, en los procedimientos de compras, etc., por ejemplo, Recepción y procedimientos de justa a tiempo, ya que este ultimo, evita costos de manteni miento de equipo e instalaciones y se caracteriza por recibir materiales en el momento de su utilización. f) Auditor de compras. Es esta actividad especifica el auditor elaborara procesos de compras, localización de los mejores proveedores, elaboración de contratos de abastecimiento o garantía de precios y, por ultimo entre otros, Analisis de sustitución de materias primas, etc. g) Auditor de ventas. Esta actividad reviste una enorme importancia en la actualidad y en concreto asesoría en procedimientos de ventas, aprovechamiento de la fuerza de ventas, capacitación y técnicas de venta, programas y análisis financieros de las ventas, en ciclos de ventas, rentabilidad de las ventas, etc. h) Auditor de finanzas. En este aspecto el auditor deberá tener la capacidad de elaborar programas financieros, aplicación de ingresos, aprovechamiento de las ventas y elaboración de modelos financieros, etc. i) Auditor de estados financieros. En este aspecto, orientara mediante los anali--

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sis correspondientes de la eficiencia y el valor que tenga una empresa, además, deberá ser un experto en razones y proporciones financieras para que recomiende soluciones específicas. j) Auditor en sistemas. En la actualidad, originado por los avances tecnológicos, los sistemas de cómputo han llegado a solucionar muchos problemas de carácter operativo en las empresas por lo que deberá tener amplia experiencia en programas de computo y conocimientos profundos en su aplicación y utilización. 3) Auditor ayudante. Personal qué ayudará tanto al Auditor supervisor como al Auditor por áreas y será el encargado de obtener la información necesaria, además, será de gran apoyo en la planeación y desarrollo del trabajo asignado pero siempre bajo la vigilancia del auditor por áreas y del auditor supervisor. 4) Auditor principiante. Éste se encargará de los trabajos de rutina, por lo que será quien realice trabajos de analisis, de investigación y de elaboración sobre todo de los diversos Papeles de trabajo y Hojas de analisis o de Hojas de concentración 2.- Diversas clases de Auditoria. (Rodríguez, pag. 63-66). Los autores de la Auditoria istrativa han establecidos la clasi ficación siguiente: Auditoria financiera, Auditoría interna, Auditoria de opera-ciones y como parte principal de dicha clasificación, la Auditoria istrativa Además, por su enfoque, estas 4 clases tienen las siguientes características comu nes: 1) Todas efectúan mediciones con respecto a las normas y actividades predetermina das y aplicables. 2) Todas son de carácter deductivo, esto es, son disciplinas que permiten emitir juicios lo que significa que indican porcentajes de desempeño, por ejemplo, el Control interno puede ser utilizado al 80 % de su aplicabilidad. 3) Todas presentan juicios de opinión que utilizan metodologías científicas para que sus conclusiones se fundamenten en muestras pequeñas pues se aplican a las empresas. 4) Esta última características corresponde a la independencia, lo que significa que, en todas estas clases el auditor deberá evitar hasta donde sea posible tendencias, inclinaciones e imposiciones de parte de la istración de la empresa por lo que la neutralidad, es el enfoque de ésta independencia. Existen, sin embargo, diferencias reales o postulados diferentes entre las diversas clases de auditorías, por lo que merecen ser definidas tanto en amplitud como en conceptos: 1) Auditoria financiera. Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada por un Contador público, cuya conclusión es un dictamen acerca de la correc ción de los Estados financieros de la referida empresa. 2) Auditoría interna. Proviene de la Auditoria financiera y consiste en: Una acti vidad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, empresa o negocio, con el fin de revisar la contabilidad y las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la Gerencia o para la istración, además, es un instrumento de con--trol que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como: Procedimientos, Contabilidad y demás regis tros, Informes financieros tales como el Presupuesto, el costo estándar, nor-mas de ejecución, etc. 3) Auditoria de operaciones. Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad o departamento con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la istración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse. El conocimiento de las normas de la empresa dependen mucho de la documentación de la unidad o departamento estudiado, por lo que, a continuación se dan algu-

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nos ejemplos de este tipo de auditoría: - Evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos. - Revisión de prácticas de compras. - Revisión de condiciones generales de trabajo y normas de seguridad. - Revisión de procesos de producción y de informes sobre bajas de estudio. Fundamentalmente, las auditorias operacionales se plantean el cómo y el porqué se hacen las cosas, y tratan de medir la realidad en comparación con las nor-mas de desempeño. Auditoria istrativa. Se define como: Un examen detallado de la istra ción de un organismo social, empresa o negocio realizado por un profesional de la istración, como es el caso del Licenciado en istración de Empre-sas, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, sus recursos financieros, sus recursos materiales, sus métodos y controles, y su forma de operar. El concepto de Auditoria istrativa es una nueva herramienta de control y de evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente a un organismo social, empresa o negocio, con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su istración, por lo que, a continuación se dan algunos ejemplos de esta técnica istrativa: - De los elementos del proceso istrativo, esto es, la Planeación, la Orga nización, la Dirección , el Control, etc. - De una o más funciones istrativas, tales como las ventas, las compras, el crédito, la cobranza, etc. - De elementos analíticos, entre los que se cuentan las formas, los procedimientos, los sistemas los tiempo, etc. Auditoria fiscal. Consiste en verificar el correcto, exacto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista de la autoridad tributaria, esto es, la Secretaria de Hacien da y Crédito Público (SH), Direcciones o Tesorerías de Hacienda tanto estata les como municipales. Auditoria de resultados de programas. En esta auditoría tanto la eficacia como la congruencia están orientadas en el logro de objetivos y las metas estableci das, en relación con el avance del ejercicio presupuestal. Dado de que el analisis de la eficacia se obtendrán revisando que realmente se alcanzaron las metas establecidas en el tiempo, en el lugar, en la cantidad, y en la calidad requeridos. Además, la congruencia se determinará al examinar la relación lógica que existe entre el logro de los objetivos y las metas de los programas y el avance del ejercicio presupuestal. Auditoria de legalidad. En este tipo de auditoría se tiene como finalidad revi sar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha obser vado el cumplimiento de disposiciones legales y jurídicas que le sean aplica-bles, ya sean, leyes, reglamentos, decretos circulares, etc. Auditoria integral. Es un exámen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del grado en que: - Los recursos humanos, los recursos financieros y los recursos materiales son manejados con las debidas economías, eficacias y eficiencias. - La relaciones de rendición de cuentas son razonablemente cumplidas. En síntesis, la auditoria integral es el proceso que tiende a medir el rendimi ento real con el rendimiento racional esperado y, además, los puntos centrales que distinguen a este tipo de auditoría son: El valor en dinero y la Rendición de cuentas, variables sobre los que se basa y alrededor de los cuales gira la auditoria integral.

3.- Objetivos de los diversos tipos de Auditoria. (Rodríguez, pag. 66). Genéricamente la técnica de la auditoria es un servicio profesional regulado por principios técnicos, con características y objetivos específicos enfocados a estudiar una situación o problema, y esto lo realiza un profesional, no necesariamente un Contador público, a excepción de la Revisión de Estados Financie-

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ros, y debe concluir en un Informe o Dictamen. Con gran frecuencia, no se aplica en las empresas la auditoria a manera de un tra je a la medida o en la secuencia correcta, por que para el empresario existen solamente dos objetivos básicos, a) el incremento de la eficiencia de operación y b) la rentabilidad de la empresa, lo que implica resolver pequeños y grandes problemas, para lo cual se requerirán los servicios de un Licenciado en istra-ción de Empresas, que coadyuve en la solución de los problemas. En la práctica ocurre que el hombre de negocios contrata una auditoria para efectos de los accionistas o fiscales, cuando en realidad lo que necesitaba la i-nistración de la empresa está el establecimiento de los diversos sistemas y proce dimientos, la fijación de políticas, los manuales istrativos etc., o sea, se requería la solución a problemas que el empresario percibe, que sabe cuáles son y que desea resolverlos, pero que no sabe exactamente como hacerlo. Por lo expuesto en los párrafos anteriores, a continuación se presentan los objetivos que cada uno de los cuatro tipos de auditoría en la que se clasifica dicha actividad de revisión: 1) Auditoria financiera. (Rodríguez, pag. 89). Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, además de, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y por último, expresar una opi nión acerca del manejo financiero de la empresa en revisión. 2) Auditoría interna. (Rodríguez, pag. 106). El objetivo fundamental de este tipo de auditoría, es la de proporcionar un medio de Control interno y determinar la efectividad de otros controles, consecuentemente, la auditoría interna puede considerarse como un control nuestro sobre las demás formas de control que tenga y que haya establecido anticipadamente una empresa determinada. 3) Auditoria de operaciones. (Santillana, pag. 41). Su objetivo más importante es la de promover la eficiencia en toda la operación de las empresas y, además, o tro objetivo es el de evaluar la calidad de operación y de las actividades que se realizan en las empresas. 4) Auditoria istrativa. (Rodríguez, pag. 90). Este objetivo se encarga de proporcionar un panorama istrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con la que opera cada una de las funciones departamentales, como compras, ventas, personal, etc., que la integran, o sea, y en concreto, asegura mejores resultados, ayudando a la Dirección o Gerencia de una empresa en auditoria a lograr y mejorar la posición de la empresa den-tro de un mercado determinado.

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UNIDAD IV.

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Planeacion y fases del desarrollo de la Auditoria istrativa. 2.- Instrumentación. 3.- Examen y propósito de la Auditoria istrativa. 4.- Informe de la Auditoria istrativa. 5.- Seguimiento de la Auditoria istrativa. 6.- Conclusiones de la Auditoria istrativa.

Preparación de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 166-167). Esta se efectua a través de un determinado Proceso que nos permita e-jercer un control sobre todas las actividades que se vayan a desarrollar y ade mas, cabe hacer notar que dicho proceso no es rigido, pues en una Auditoria in fluyen muchas circunstancias, hechos, necesidades y objetivos, llegando incluso a que comparando 2 (dos) Auditorias muy similares el Estilo istrativo, y el Enfoque del problema pueden hacer variar dicho Proceso, pero sin embargo, la mayoría de la preparación de una Auditoria consta de los siguientes elementos: Estudio preliminar; Entrevistas; Determinación del área por investigar; Determinación de los detalles y por ultimo, Analisis y Evaluación de la informacion obtenida, esto seria mas entendible mediante el siguiente esquema: (Rodríguez, pag. 167).

Por lo tanto existen ciertos Modelos que se han utilizado para la realización de una Auditoria y podemos definir el termino Modelo, como una simplificación del ámbito o del mundo real que se utiliza para explicar relaciones complejas en términos sencillos y comprensibles. Ademas, los diversos modelos utilizados nos permiten elaborar para cada Auditoria un proceso efectivo que nos permite, primero, obtener la informacion que sea necesaria, analizarla, evaluarla, y por ultimo elaborar el Informe respectivo, es por esto que, el termino Proceso se debe entender como el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. Por ultimo, es relativamente complicado proponer un determinado proceso de la Auditoria istrativa, sin embargo, si observamos y cumplimos los elementos que constituyen dicho Proceso lograremos efectivamente desarrollar en la me-jor forma una Auditoria y que a continuación se desarrollará en el tema siguiente. 1.- Planeación y fases del desarrollo de la Auditoria istrativa.

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El trabajo que deberá desarrollarse en este aspecto se facilitará de la mejor manera, atendiendo a la experiencia, conocimientos, habilidades y facilidades que se le otorguen al Auditor istrativo, pues la mayoría de la preparación de una Auditoria consta de los siguientes elementos: Estudio preli minar; Entrevistas; Determinación del área por investigar; Determinación de los detalles y por ultimo, Analisis y Evaluación de la informacion obtenida. a) Estudio preliminar. (Rodríguez, pags. 167-170). Éste se deberá realizar mediante un examen completo y con una determinada profundidad pues a traves de éste estudio obtendremos un conocimiento de la empresa que vaya a ser dictaminada pues dicho estudio nos permitirá lograr identificar con mayor e xactitud el problema por solucionar, ademas, se conocerá la naturaleza y el estudio con respecto al objetivo que se pretenda lograr. Entre las recomendaciones que los diversos autores establecen realizar son las siguientes 10 partes o elementos: 1) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones istrativas de la empresa. 2) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión. 3) Descubrir áreas en las que haya problemas istrativos. 4) Cuales son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y eva luar. 5) Por que será necesario estudiar a cada uno de los mismos. 6) Por donde se deberá empezar. 7) Hasta donde deberá llegar el Estudio preliminar. 8) Estimación del tiempo y de los recursos, tanto humanos, financieros y ma teriales, que sean necesarios. 9) Proponer, en su caso, medidas correctivas. 10) Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior. Al proceder de este modo, esto es, realizar y cumplir los puntos anteriores el Auditor estará en una posición ventajosa para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el número de ayudantes que necesitará y el tiempo que durará dicho estudio, es, por lo tanto, una culminación rápida de los datos en una forma amplia y general con fines de ex ploración. Contenido del Estudio preliminar. Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un o preliminar que permita una primera idea glo-bal, este estudio requiere, independientemente de cuales sean los orígenes o razones de la Auditoria y abarca, los 2 (dos) siguientes aspectos: - Información documental. Los problemas que van a consultarse y las mues--tras de documentos obtenidas, varían de acuerdo con los objetivos del estudio, y esta informacion documental puede ser por ejemplo: Reglamentos internos; Informes; Estadísticas; Estados contables; Presupuestos; Contra tos, etc. - Información sobre el campo de trabajo. El aspecto mas importante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación del Auditor istrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la Auditoria istrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre con respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los fun cionarios de el empresa en estudio, por lo que debe quedar claro que, no se trata del enjuiciamiento del personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia, por lo que, la información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: Organigramas; Relación de funciones; Datos sobre volúmenes de trabajo; Examen de las condiciones en que se trabaja; Formas; Reportes utilizados, etc. b) Entrevistas. (Rodríguez, pags. 170,175-176). La recopilación de datos condu ce a Entrevistas y cambios de impresión, y para obtener informacion mas e-fectiva, y tambien implica reunir diferentes clases de informacion, como la

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siguiente: Documentos; Formas; Procedimientos; Graficas; Ordenes istra tivas, en fin, todo lo relacionado con el objeto de la investigación. Ademas, es conveniente entrevistar a alguna personas directamente relaciona das con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas ya que probablemente de estas entrevistas surjan ideas o sugerencias acerca de los problemas fun damentales que debemos estudiar durante nuestra Auditoria. En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear pro blemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que estén originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de futuros Cuestionarios. El estudio deberá extenderse mas allá de una revisión de las políticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la función que va a auditarse, por lo que, deben analizarse los efectos de una nueva tecnología asi como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas u objetivos, y aun la relación que tiene la función que va a ser auditada en relación con las operaciones de la empresa, ya que solamente, después de una investigación de esta clase deberían analizarse los procedimientos. Entrevistas – Visita, reunión o cita de dos o mas personas en un lugar de-terminado, para tratar o resolver algún asunto o negocio. (La Enciclopedia Salvat). c) Determinación del área por investigar. (Rodríguez, pags. 170-172). Esta par te de la Preparación de la Auditoria, nos permite definir cual será la mate ria objeto de nuestro estudio, puede ser, desde luego, toda la empresa, o bien puede concretarse a la revisión de una función especifica, o bien, un departamento o sección, pero, lo ideal es que la revisión abarque a toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen. Ahora bien, existen revisiones que comprenden una o mas áreas, en estos casos es conveniente examinar, ademas, aquellas funciones que tengan una rela ción directa con las demás áreas auditadas. Por lo que, hay varios criterios para determinar el área: 1) Existen casos en los cuales se toman como base para la Auditoria al Proceso istrativo. 2) Revisión que se hace de las funciones de la empresa o en los niveles jerárquicos. 3) Combinaciones de los dos criterios anteriores. Entre las preguntas que el Auditor debe formularse en esta etapa de la Preparación de la Auditoria pueden ser las siguientes: ¿ Cuales son los elementos de mayor importancia que hay que examinar ? ¿ Por que es necesario estudiar cada uno de los mismos ? ¿ Cuando habrá de realizarse el estudio para que rinda resultados ? ¿ Por donde empezar ? Al proceder de esta forma, el Auditor estará en una posición ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el número de ayudantes que necesita y el tiempo que se llevará. Esta estructura de referencias puede basarse en Cuestionarios que incluyan numerosas preguntas abiertas, pues la habilidad del Auditor istrativo para llevarse bien con la gente será un factor significativo que determina rá el éxito general de esta fase del trabajo de la Auditoria istrativa Planear el trabajo que se invertirá en una Auditoria istrativa es cono cer previamente que es lo que se va a hacer en cuanto al trabajo a desarrollar por lo que: El Auditor istrativo necesita de: 1) Cuestionarios. 2) Comentarios y sugerencias. 3) Hojas de analisis y la papelería necesaria. Por lo que, el Auditor istrativo, dentro de los Cuestionarios, comenta rios y sugerencias, deberá preguntarse constantemente:

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¿ Quien lo hace ?, ¿ Que esta haciendo ?, ¿ Donde se hace ?, ¿ Como se hace ?, ¿ Cuando se hace ?, ¿ Porque se hace ?, Ahora bien, el trabajo por desarrollar podrá ser total o por áreas y que ba sicamente serán las siguientes: 1) Trabajo procesal, comprendiendo las siguientes funciones: Planeacion, Or ganización, Dirección y Control. 2) Trabajo funcional, abarcando las siguientes áreas: Consejo de istra ción, Gerencia, Asesoria, Producción, Comercialización, Personal, Finanzas, etc. 3) Trabajo analítico, pretendiendo conocer: Puestos, Tiempos, Formas, Equipos, Costos, materiales, etc. Por ultimo y básicamente la Auditoria istrativa por desarrollarse dependerá de la calidad operativa de la istración, y sobre todo del control, sobre todo el Control interno, existente y otras característi-cas especiales de la empresa. d) Determinación de los detalles. (Rodríguez, pags. 172-173). La Auditoria istrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño de todas las áreas de la empresa, y que son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal función. El Auditor istrativo tiene que decidir cuales son los detalles de estu dio mas necesarios para alcanzar los objetivos y ver cuales son los mejores métodos para lograrlos y cuales son los detalles limitados y de control. La Auditoria istrativa puede barcar una empresa en su totalidad o en un sector de élla hasta el nivel mas bajo de supervisión, por lo que, el Au ditor debe planear su trabajo, decidir que es lo que va a hacer primeramente y cuando. El Auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la función o del proceso istrativo, por ejemplo, en el área de Finanzas, ¿ Se cumplen los objetivos a corto y a largo plazo ?. ¿ Cuando se proveen las necesidades financieras con respecto al Proceso istrativo ?. ¿ Es adecuada la estructura orgánica ?. ¿ Se cumplen adecuadamente los procedimientos ?. ¿ Es confiable un determinado control ?. La informacion debe ser actual, y esa es la razón de las múltiples interrogantes que antecede al presente párrafo, y ademas digna de confianza, con-creta y pertinente, por esta razón, los datos habrán de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que con tribuyan a la realización del estudio. e) Analisis y Evaluación de la informacion obtenida (Rodríguez, pags. 174-175) Ya que se ha obtenido dicha informacion el Auditor istrativo utilizará para ampliar más este analisis el Metodo de la Encuesta ya que a traves de uno de sus procedimientos el llamado Encuesta por Cuestionario ya que se de sarrolla haciendo preguntas dirigidas a Directores, Jefes departamentales, Gerentes, etc., pero habrá que decir, que tanto la aplicación como las respuestas obtenidas requieren honestidad completa. Ademas, será necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan realizar referencias cruzadas. Tambien es indispensable conocer las opiniones de los Ejecutivos colocados en el nivel de la Dirección General de la empresa. Ahora bien, la Encuesta se basa en el analisis de numerosos casos particula res a traves de cuestionarios repartidos entre un sector de los integrantes de la empresa por auditar previamente escogidos por medio de una muestra, de acuerdo con los objetivos de la Encuesta, y generalmente se realiza para obtener datos e información confiable acerca de las actitudes, las opinio-nes y los comportamientos de los individuos. Tendrán que prepararse múltiples Papeles de trabajo que detallen los proce-

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dimientos y el contenido de cada una de las preguntas, este trabajo es pormenorizado y laborioso, pero muy importante y necesario para poder realizar la evaluación, mediante el Metodo de la Escala de Apreciación, aplicado a cada pregunta. En esta fase del Plan de la Auditoria, el Auditor istrativo utiliza 2 (dos) métodos de investigación que son el Cuestionario y la Entrevista. El Cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se nece sita de datos fundamentales relativos a los diversos factores o categorías de la función o área auditada, pero ademas, los datos habrán de ser claros, completos y con suficientes detalles para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realización del estudio, tambien, reflejarán el proposito, los objetivos, la autoridad y las funciones especificas, debiendo que dar asentados en forma clara y ordenada. La Encuesta se deberá aplicar sobre los siguientes aspectos cuando menos: Áreas de estudio, que comprenderá tanto Elementos de la istración como de Áreas funcionales: a) Elementos de la istración. - Planeacion. - Organización. - Integración. - Dirección. - Control. b) Áreas funcionales: - Producción. - Ventas. - Finanzas. - Relaciones industriales. - Compras. - Crédito y cobranza. - Relaciones públicas y humanas. - Almacén, etc. A continuación, se definen los términos más relevantes que estan relacionados con éste tema: Cuestionario – Serie de preguntas, generalmente escritas y relacionada con una temática especifica, que se le presenta a un individuo o grupo de éllos, con el objetivo de recoger datos acerca de un determinado problema o, hecho o circunstancia. (La Enci-clopedia Salvat). Encuesta – Averiguación o pesquisa. (La Enciclopedia Salvat). - Metodo de investigación de los hechos sociales. (La Enciclopedia Salvat). Papeles de trabajo – Conjunto de cedulas, apuntes y anexos necesarios para elaborar un estudio y que generalmente se conservan en borradores o manuscritos (Moderno Diccionario de Conta bilidad). 2.- Instrumentación. (Rodríguez, pags. 174-175). Esta se llevara a cabo elaborando un Plan general como el que a continuación se analizara: Plan General para efectuar una Auditoria istrativa. Antes de iniciar una Auditoria istrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan de trabajo a seguir. Este aspecto consiste en elaborar una lista de actividades o grupo de ellas que se van a examinar y los procedimientos a seguir, desde luego, lo importante es que estas actividades vayan enfocados a los objetivos principales. A continuación se exponen los pasos a seguir propuestos por el Mtro. Joaquín Rodríguez Valencia, en los que se basas un plan, el conocimiento de los cuales

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constituye el fondo de la realización de una Auditoria istrativa. Esto se logra a traves de identificar dichos pasos que consisten en: 1o. Una investigación cuyo objeto será la obtención de toda la informacion necesaria para desarrollar el trabajo. 2o. Aplicación de todas aquellas técnicas que a juicio del Auditor supervisor sean las mas adecuadas para la realización del trabajo. 3o. Utilización de diversos métodos que sean los mas adecuados entre los que se cuentan: La observación, la Encuesta y Las entrevistas que permitirán a nalizar toda la informacion obtenida y hacer una evaluación de la misma. Documentos legales. Esta documentación le permitirá al Auditor istrativo determinar con exactitud toda aquella informacion legal, fiscal y comercial a que está sujeta la empresa por dictaminar, entre los que se cuentan: - Escritura constitutiva. - Actas de Asambleas de Accionistas y del Consejo de istración en su caso - Contratos comerciales celebrados. - Contratos colectivos de trabajo. - Identificación de las leyes que afectan a la empresa. - Situación fiscal, aspecto muy importante, dado de que quizá a esta se deba la contratación que se haya hecho para la realización de la Auditoria i-nistrativa. - Informes dirigidos a todas aquellas Dependencias gubernamentales que estén relacionadas directa o indirectamente con la empresa y sus actividades. - Informes dirigidos a las diversas Camaras a las que este afiliada la empresa Elementos istrativos. Este tipo de informacion corresponderá a toda la ac tividad istrativa que se desarrolla en toda la empresa, y que deberá es-tar orientada a lograr los objetivos que se hayan previamente establecido en búsqueda de eficiencia y eficacia en el desempeño de las actividades por todo el personal relacionado con éllas, entre las cuales se cuentan: - Manuales de organización, que regularán los distintos niveles de autoridad que se ejerzan en la empresa. - Políticas emitidas y su grado de cumplimiento. - Analisis y descripcion de puestos. - Descripción grafica y escrita de Sistemas, procedimiento y métodos utiliza-dos y aplicados en toda la empresa. - Catálogos de formas con sus respectivos instructivos. - Registro de firmas y autorizaciones correspondientes. Registros contables. Cuyo objetivo será verificar que todas las operaciones realizadas por la empresa sean registradas en forma correcta y que generan informacion adecuada y útil, entre los cuales se cuentan los siguientes: - Manual de Sistemas de Contabilidad General y de Costos. - Descripcion ambos Sistemas. - Catalogo de cuentas y su instructivo para su aplicación. - Guia de contabilización, en su caso. - Formas, registros e informes. - Presupuestos y sus respectivos Manuales. - Balances Generales y sus respectivos analisis. - Estados de Origen y aplicación de recursos y sus respectivos analisis. - Estados de Resultados y sus respectivos analisis. - Estados de Costos y de Producción y sus respectivos analisis. - Informes comparativos mensuales y anuales de ventas. - Informes mensuales y anuales de ventas y cosos por producto. - Analisis comparativos mensuales y anuales de Gastos de istración, de Gastos de ventas y de Gastos indirectos. Gráficas. Estas facilitarán el analisis que realice el Auditor istrativo reduciendo tiempo y facilitan mediante su estudio el trabajo por desarrollar,

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las graficas mas utilizadas en los negocios pueden ser las siguientes: - Gráficas del Punto de equilibrio. - Gráficas de Ventas. - Gráficas de Producción. - Gráficas de Compras. - Gráficas de Costos. - Gráficas de Gastos. - Graficas comparativas del mercado meta. - Graficas comparativas de sus competidores, etc. Información general. Esta informacion se refiere a todos aquellos aspectos que sirven para determinar el potencial que pueda tener la empresa por auditar con respecto al entorno en el que ésta actúa, entre dicha documentación se pueden solicitar la siguiente: - Folletos o documentación de antecedentes históricos. - Locales para oficinas, para almacenes, para plantas industriales para sucursales, etc. - Atención a clientes, empleados, proveedores, autoridades financieras, gubernamentales, etc. - Formas o formas de ejecutar una operación. Esto es, analisis y comparación de los diversos métodos de trabajo para identificar si los que se aplican son las mas adecuados y de no ser asi, recomendar los que se deban utilizar. 3.- Examen y propósito de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 234-268). En el examen y la evaluación de una empresa, cuando ésta sea en forma integral, es necesario llevar a cabo las investigación de los factores tanto internos como externos, que analíticamente son los siguientes: Factores internos: Factores Externos: - Funcional. - Medio ambiente. - Procesal. - Analítico. Por lo expresado en el párrafo anterior, la identificación e interrelación de funciones y elementos de la istración integral, se denomina Analisis del Proceso de istración, y representa la totalidad del trabajo que se vaya a desarrollar por medio de la investigación de dichos factores. Ahora bien, en opinión de los autores Munch y Garcia, autores del ámbito istrativo moderno, el Proceso istrativo lo definen como: El conjunto de fases o etapas a traves de las cuales se efectua la istración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Asi mismo, el Sistema istrativo abarca a toda la optimización, mediante la dirección técnica, organización del personal y otros recursos relacionando a la empresa con su medio ambiente, por lo que, los conceptos, funciones, acti vidades, labores, métodos y procedimientos que aplica y ejecuta las is-tración dentro de un Enfoque de sistemas, nos obligan a considerar a sus ele-mentos como sub-sistemas esto es, como procesos que estan íntimamente relacionados. 4.- Informe de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 305-309). En la preparación del Informe hay elementos que no dependen del informante o sean, los hechos y otros que si dependen que son las reflexiones. Los hechos se pueden observar directamente, o bien se pueden obtener de otras personas y, aquí se debe cuidar las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrán que llevarse a cabo Encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado, además, se tendrá que ser cuidadoso en los interrogatorios, pues en ocasiones, se dará en el Informe el nombre de los entre vistados para corroborar que los datos son verídicos. Ahora bien, la reflexión o reflexiones pues ya que se tiene los hechos habrá que desarrollarse dicha etapa porque el informante deberá anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa, por lo que, debemos dis-

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tinguir los pasos siguientes: 1) Adquirir una noción clara del asunto, por lo que es necesario, comprender, captar el problema y trazarse una idea general. 2) Estudiar el problema a fondo, sin omisiones. 3) Elegir lo que tenga valor para la argumentación, lo que supone efectuar un trabajo de eliminación. 4) Comprender, organizar y prepara la distribución de los elementos, que es el fin de la etapa. Asi mismo, la estructura del texto del Informe contiene: 1) El Cuerpo del Informe. 2) La conclusión. A su vez, el cuerpo del Informe contiene los hechos y la demostración, asi mismo, estos elementos, los hechos, la demostración y la conclusión, son los componentes de un Informe, y que a continuación se analizaran en forma mas completa: Material preliminar: - Portada. - Carta de presentación. - Prefacio. - Sumario. El texto del Informe: a) Propósito. Sirve para unir al autor del Informe y el lector en un terreno común, con el fin de facilitar el proceso de comunicación, y al mismo tiempo, hacerla tan completa como sea posible. b) Periodo. Es la especificación y aclaración de l tiempo de duración de la in vestigación realizada. c) Alcance. Por este termino podemos entender la profundidad de las investigaciones y las áreas que se han examinado y evaluado, por lo que, el proposito de la Auditoria puede ser, en primer lugar, la investigación en determinados aspectos que se hayan solicitado anticipadamente por la Dirección, es to puede ser, toda la empresa, uno o mas departamentos, una o mas funcio-nes, etc. d) Métodos utilizados. Es la especificación de las técnicas de obtención de in formacion utilizadas durante la Auditoria. e) Copia de los Cuestionarios empleados. Consiste en especificar los tipos de Cuestionarios que fueron aplicados. f) Personas entrevistadas. Abarcando la mención de las personas que durante la Auditoria fueron entrevistadas. La informacion derivada de la Auditoria istrativa, como es natural, depen de del alcance que haya tenido el examen, el tipo de empresa en la que se haya realizado la cantidad y naturaleza de las oportunidades de mejoría detectadas por el Auditor istrativo y los deseos expresados por la Dirección, esto es, por el cliente mismo, por esta razón el Informa final de la Auditoria i nistrativa no puede adoptar un formato homogéneo, uniforme y estandarizado. En cualquier caso se recomienda el siguiente contenido para los Informes de Au ditoria istrativa, si bien, se deja al auditor decisión sobre la sequen-cia, extensión y disposición. 1.- Deficiencias de las áreas funcionales. En esta parte del Informe, se debe señalar en orde n de importancia la deficiencias que afecten a cada fun--ción en particular. 2.- Deficiencia de la istración general. En esta parte del Informe, se de be señalar en orden de importancia las deficiencias de los diversos elemen tos del Proceso istrativo y que por ese motivo requieren medidas co-rrectivas. 3.- Apreciación de la empresa. A la Dirección de la empresa auditada le intere

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sa conocer si en algunas de sus funciones, departamentos, procedimientos o métodos existe algún indicio que señale una condición o tendencia desfavorable que repercuta en perjuicio de la empresa, y sobre este aspecto funda Con base en el analisis de la informacion obtenida y de acuerdo aplicación de la puntuación que corresponde a cada una de las preguntas de los Cues-tionarios el Auditor debe evaluar cuantitativamente la empresa, mediante la Escala de Apreciación y, la presentación de esta técnica se hará de a cuerdo con la importancia que cada empresa concede a sus áreas funcionales 4.- Conclusiones y recomendaciones. Por lo importante de este punto dentro del marco del desarrollo de la Auditoria istrativa, este tema será tratado separadamente al final de la presente Unidad, con mayor amplitud y analisis. Material complementario. La informacion diversa que será útil para algunos lectores del Informe pero que no es esencial para la exposición básica, se clasifica en este aparta do. Es conveniente colocar éste apartado al final del Informe, de manera que quede fuera del curso de la lectura principal, pues los lectores tienen la costumbre de buscar éste material al final de dicho Informe, por lo que daría lugar a confusiones si se colocara en cualquier otra parte. Los anexos de un Informe de Auditoria istrativa serán aquellos documentos que sirvan al Auditor para dar mayor claridad a la informacion contenida en el cuerpo del Informe, entre los anexos más comunes podemos mencionar y sugerir los siguientes: - Graficas. - Cuadros. - Formas. - Diagramas de flujo. - Hojas de trabajo. - Hojas de datos, como ejemplo, Entrevistas, Estadísticas, etc. - Estados, Exhibiciones y formas semejantes de presentación. - Programas de trabajo, etc. Es muy conveniente, desde los puntos de vista de la comunicación y la apreciación del avance por parte del Director o del Cliente, que le Auditor is-trativo emita informes parciales a medida que su Auditoria istrativa se desarrolle, pues los informes parciales deben indicar claramente que su contenido es tentativo, y que nuevos hallazgos o evaluaciones de la empresa en su conjunto, pueden modificar o sustituir las recomendaciones presentadas. 5.- Seguimiento de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 311-312). Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la reestructura--ción total de las funciones de la empresa, has ta la simple modificación de al gunos factores de dichas funciones, o bien, una mala aplicación de uno o todos los elementos del Proceso istrativo, por lo que su implantación y seguimi ento deberá de requerir de tiempos distintos y sobre todo, de un orden lógica en su aplicación practica. De ahí de preparar un Programa tanto para introducir, poner en practica y darle seguimiento a las modificaciones y mejoras recomendadas en las diferentes funciones de la empresa, pues la labor del Auditor istrativo no termina en el momento de entregar el Informe. Después de haber determinado cuando y como se llevaran a cabo la implantación de las recomendaciones, y sobre todo quienes intervendrán en las mismas, ha llegado el momento de poner en practica dichas modificaciones, esta, es la etapa en que realmente podremos apreciar los resultados reales de la Auditoria istrativa practicada, y la etapa en que la empresa necesita mas apoyo de la Asesoria profesional del Auditor istrativo. Por ultimo, el hecho de haber implantado una mejora en las políticas, los pro cedimientos, la estructura orgánica, etc., no quiere decir que el éxito esté

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asegurado, o que no existirán variantes entre los que se planea y los hechos presentados, por lo que, la asesoría y vigilancia constante de los hechos es necesaria, y el Auditor no puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que su labor profesional es lograr los mejores resultados posibles gradual y constantemente. 6.- Conclusiones de la Auditoria istrativa. (Rodríguez, pags. 308-309). A continuación se analizaran cada uno de los diversos grupos que con-tienen este tipo de señalamientos: a) Las conclusiones deberán recoger los resultados logrados en el cuerpo del Informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el sentido glo bal del Informe de la Auditoria istrativa. b) En esta sección del Informe, el Auditor describirá las áreas localizadas que ofrecen posibilidades de mejoras istrativa y en algunos casos, dichas mejoras podrán efectuarse en el curso de la misma Auditoria y en otros posiblemente requieran la intervención de alguna persona especializada. c) Realizara ademas una descripción de cada una de las Conclusiones y Recomendaciones para corregir las deficiencias istrativas detectadas, por lo que en esta part, el Auditor debe sugerir alguna solución orientada a la eliminación de errores. d) El Auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuales son los recursos con que cunetas la empresa para ponerlos en practica. Es conveniente que las Sugerencias sean presentadas en esta parte del Informe, de acuerdo con su posible aceptación y proponer cursos alternativos de acción para cada recomendación básica. Frecuentemente, las conclusiones resumen o concentran las ideas mas importan-tes del trabajo de la Auditoria practicada.

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UNIDAD V.

CASO PRACTICO PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ISTRATIVA. 1.- Papeles de trabajo. 1.- Entrevistas. 2.- Encuestas. 3.- Hojas de analisis. 2.- Informe final. 3.- Propuestas y alternativas de solución. 4.- Seguimiento.

Caso Practico para el Desarrollo de una Auditoria istrativa. 1.- Papeles de trabajo. 1.- Entrevistas. 2.- Encuestas. 3.- Hojas de analisis. 2.- Informe final. 3.- Propuestas y alternativas de solución. 4.- Seguimiento.

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CASO PRACTICO DE AUDITORIA ISTRATIVA. DATOS: PUESTOS DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPREESA: ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. PRESIDENTE. SECRETARIO. TESORERO.

CONSEJO DE ISTRACION.

GENERAL. PRODUCCIÓN.

VENTAS.

FINANZAS.

RECURSOS HUMANOS.

SUPERVISOR.

JEFE DE GRUPO

ANALISTA

ASISTENTE.

OBREROS.

VENDEDORES.

ASISTENTE

AUXILIARES.

FUNCIONES DE LOS PUESTOS: PRESIDENTE.

a) Toma de decisiones sobre programas de desarrollo. b) Programa de fuentes de financiamiento.

SECRETARIO.

a) Análisis de Estados financieros. b) Preparación y elaboración de informes relacionados con la is tración de la empresa.

TESORERO.

a) Control de ingresos. b) Control de egresos o de pagos.

a) Aplicación del proceso istrativo. GENERAL. b) Coordinación con las Gerencias con respecto al Proceso istra tivo. PRODUCCION.

a) Elaboración de Programas de producción. b) Control de compras.

VENTAS.

a) Elaborar planes de estrategias de ventas. b) Elaborar estadísticas de ventas.

FINANZAS.

a) Registro y elaboración de Estados financieros. b) Propuesta de programas de cobranza y de pagos.

RECURSOS HUMANOS.

a) Contratación de personal. b) Elaboración de análisis de puestos. a) Verificar que el producto terminado cumpla con todas las normas y requerimientos de producción. b) Capacitar a personal para cada una de las maquinas y procesos de fabricación.

SUPERVISION DE PRODUCCION. OBREROS.

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a) Realización de su trabajo con base a los programas de producción. b) Evitar desperdicios y defectos en el producto y de fallas en el equipo utilizado.

JEFE DE GRUPO DE VENTAS. VENDEDORES.

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a) Cumplir con las cuotas de ventas que se hayan establecido. b) Evitar el retraso en los pagos de los clientes mediante el en— vío de Estados de cuenta. a) Ampliación constante de la Cartera de clientes. b) Mejoramiento optimo y gradual en el servicio y atención a los clientes.

GUÍAS DE ESTUDIO Y EXÁMENES.

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UI Internacional A.C. PLANTEL CHAPULTEPEC. 6to. SEMESTRE.

LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS. GRUPO ÚNICO. CAL. 2011-B TURNO VESP/NOCT.

SALÓN No. 15.

AUDITORIA ISTRATIVA. GUÍA DE ESTUDIOS PARA PRIMER EXAMEN PARCIAL AGTO-SEPT/2011. Prof. Guillermo Ramírez Páez. OBSERVACIONES: a) Lea cuidadosamente el presente cuestionario. b) Contestarlo personal o colectivamente a mano y entregarlo el día que le corresponponda presentar el examen respectivo. c) Sea claro y preciso en su respuesta, contestando totalmente la misma. 1.- En respuesta a que surge la Auditoria istrativa ? 2.- Que es lo que trata de proporcionar la Auditoria istrativa ? 3.- Por su actividad el Licenciado en istración de Empresas que ha pretendido lo grar en las empresas ? 4.- Que es lo que determina la Auditoria istrativa ? 5.- Según Robertson en donde han ubicado a la Auditoria istrativo los consulto-res istrativos. 6.- Que indica Salomón con respecto al Auditor istrativo ? 7.- Que indica Fernández Arena con respecto a la Auditoria istrativa ? 8.- Describa los antecedentes internacionales de la Auditoria istrativa. 9.- Describa los antecedentes nacionales de la Auditoria istrativa. 10- Cuantos son los principales criterios que la Auditoria istrativa ha establecido ? 11- Cuantos son los principales criterios que la Auditoria istrativa ha establecido ? 12- Describa el criterio del Diagnostico de productividad. 13- Describa el criterio de la Auditoria operativa. 14- Describa el criterio del Diagnostico de la empresa. 15- Describa el criterio de la Auditoria Gerencial. 16- Describa el criterio del Análisis istrativo. 17- Describa el criterio del Análisis factorial. 18- Describa el criterio de la Auditoria de funciones. 19- Describa el criterio de la Auditoria istrativa. 20- Defina a la Auditoria istrativa. 21- Tratándose del Marco general, cuántos son los puntos que Burton establece para la Auditoria istrativa ? 22- Tratándose del Marco general, cuales son los puntos que Burton establece para la Auditoria istrativa ? 23- Según la Clasificación de los Factores de control istrativo en cuantos gru-pos se clasifica ? 24- Los factores internos a su vez, en cuantos factores se clasifican ? 25- Cuales son los factores internos atendiendo a su clasificación ? 26- Los factores externos a su vez, en cuantos factores se clasifican ? 27- Cuales son los factores externos atendiendo a su clasificación ? 28- Cuantas son las técnicas de investigación tratándose de los procedimientos de auditoria ? 29- Cuantos son los tipos de Entrevista tratándose de los Procedimientos de Audito--ria ?

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30- Defina el concepto de Normas de Auditoria istrativa. 31- En cuantas partes se clasifican las Normas de Auditoria ? 32- Cuales son las partes en las que se clasifican las Normas de Auditoria ?

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UI Internacional A.C. MATERIA: ___AUDITORIA ISTRATIVA.___ GRADO Y GRUPO_____6to. SEMESTRE.___ NOMBRE DEL ALUMNO__________________________________________________________ DOCENTE: __________________C.P.A. GUILLERMO RAMIREZ PAEZ._____________________ CALENDARIO ESCOLAR 2011 - B EXAMEN_____PRIMER PARCIAL._______ PLANTEL CHAPULTEPEC. MARTES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2011. LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS. GRUPO ÚNICO. TURNO VESPERTINO/NOCTURNO. SALÓN No. 15. Prof. Guillermo Ramirez Paez. I Parte.

Coloque la definición o descripción correcta en el siguiente espacio: (25 Puntos). 1.- Defina el concepto de Auditoria istrativa. _________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________. 2.- Defina el concepto de normas. ___________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________. 3.- Describa el criterio de Diagnóstico de productividad. ___________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________. 4.- Describa el criterio de Auditoria istrativa. _______________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________. 5.- Describa el criterio de Diagnostico de la empresa. ______________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

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________________________________________________________________________________. II Parte. Complemente la respuesta correcta en la línea. (25 Puntos). 1.- Es el tipo de Auditoria parcial que consiste en revisar la actuación de los Geren tes analizando sus métodos de trabajo, su estilo istrativo y sus responsabilidades. Lo expresado en el presente párrafo, corresponde a la descripción de: __ ____________________________________________. 2.- En este criterio de Auditoria corresponden a todas aquellas actividades con carác ter de revisión que nos permitirá conocer de la mejor manera la forma y el estilo istrativo, la estructura y el acomodo de los diversos departamentos, así como tambien de los distintos puestos que cada uno de ellos contenga. Lo expresado en el presente párrafo, corresponde a la descripción de: _______________________. 3.- Este tipo de criterio está orientado y tiene por objetivo estudiar los diferentes factores internos o externos a que esta sujeta una determinada empresa para reali zar los diversos cambios en los métodos, procedimientos y sistemas de la empresa para lograr entre otros niveles de competencia adecuarlos elevar los niveles de e ficiencia y eficacia y además establecer programas de capacitación al personal pa ra incrementar sus conocimientos y habilidades. Lo expresado en el presente párra fo, corresponde a la descripción de: ___________________________________________. 4.- En concreto, este tipo de Auditoria pretende agrupar ya sea departamentalmente o por puestos todas las actividades que se desarrollen dentro de una empresa. Lo ex presado en el presente párrafo, corresponde a la descripción de: ________________ ______________________________. 5.- El criterio generalizado de esta Auditoria consiste en hacer revisiones periódi-cas a los diversos métodos de trabajo para verificar el cumplimiento de los diver sos objetivos o metas que tenga cada departamento o función, así como efectuar las recomendaciones necesarias. Lo expresado en el presente párrafo, corresponde a la descripción de: ___________________________________________________________. III Parte. Subraye la respuesta correcta. (25 Puntos). 1.- Cuantos son los principales criterios que la Auditoria istrativa ha establecido ? a) 8 principales criterios. b) 7 principales criterios. c) 6 principales criterios. 2.- Tratándose del Marco general, cuántos son los puntos que Burton establece para la Auditoria istrativa ? a) 5 puntos b) 4 puntos. c) 3 puntos. 3.- Según la Clasificación de los Factores de control istrativo en cuantos gru-pos se clasifica ? a) 4 grupos. b) 3 grupos. c) 2 grupos. 4.- Los factores internos a su vez, en cuantos factores se clasifican ? a) 5 factores internos. b) 4 factores internos. c) 3 factores internos. 5.- Cuantas son las técnicas de investigación tratándose de los procedimientos de auditoria ? a) 1 sola técnica. b) 2 técnicas.

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c) 3 técnicas. IV Parte. Conteste como "verdadero" (V) o "falso" (F). (25 Puntos). 1.- La Auditoria istrativa surge en repuesto de la existencia, exigencias y elevados niveles de competencia que las empresas enfrentan en su medio ambiente cuan do pretenden desarrollarse y crecer. ( ) 2.- La Auditoria istrativa trata de proporcionar soluciones a través del estudio análisis y evaluación de todas las funciones y actividades que el personal de las empresas realiza constantemente. ( ) 3.- Por su actividad el Licenciado en istración de Empresas ha pretendido lograr en las empresas mayores niveles de eficiencia y eficacia de los trabajadores de u na empresa y además, auxilia en gran medida a la optimización de todos los recursos propios y ajenos de dichas empresas. ( ) 4.- Lo que determina la Auditoria istrativa es una ampliación y revisión mas o menos profundas a las actividades de exámen y evaluación en ciertas áreas o fun-ciones operativas que este o no relacionadas directamente con los aspectos contro lados por la Auditoria Financiera y por la Contabilidad general o especifica. ( ) 5.- Según Robertson los consultores istrativos han ubicado a la Auditoria i-nistrativa en el área de la evaluación organizacional con el propósito de definir y explicar las diferentes áreas o zonas que presenten problemas. ( )

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UI Internacional A.C. PLANTEL CHAPULTEPEC. 6to. SEMESTRE.

LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS. GRUPO ÚNICO. CAL 2011-B. TURNO VESP/NOCT.

SALÓN No. 15.

AUDITORIA ISTRATIVA. Prof. Guillermo Ramírez Páez. GUÍA PROVISIONAL DE ESTUDIOS PARA EL PERIODO DEL 17 AL 21 Y DEL 24 AL 28 DE OCTUBRE DE 2011.

TEMAS: Normas y procedimientos de auditoría (Pag 15) La auditoria istrativa practica del Lic en ón de Empresas (Pag 15-16) Perfil del auditor istrativo (Pag 17-18)

Competencia profesional del auditor istrativo (Pag-18) Clasificación de las normas de auditoría (Pag 18-20) Obligatoriedad de las nor-mas de auditoría (Pag 22)

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TRABAJO A DESARROLLAR: Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias

Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias Elaborar resumen de este te ma, en hojas separadas para entregar en Academias

OBSERVACIONES. Lunes 17-Oct-2011 Martes 18-Oct-2011 Martes 18-Oct-2011

Lunes 24-Oct-2011 Martes 25-Oct-2011 Martes 25-Oct-2011

UI Internacional A.C. PLANTEL CHAPULTEPEC. 6to. SEMESTRE.

LICENCIATURA EN ISTRACIÓN DE EMPRESAS. GRUPO ÚNICO. CAL. 2011-B TURNO VESP/NOCT.

SALÓN No. 15.

AUDITORIA ISTRATIVA. Prof. Guillermo Ramírez Páez. GUÍA DE ESTUDIOS PARA SEGUNDO EXAMEN PARCIAL SEPT-NOV/2011. OBSERVACIONES: a) Lea cuidadosamente el presente cuestionario. b) Contestarlo personal o colectivamente a mano y entregarlo el día que le corresponda presentar el exámen respectivo. c) Sea claro y preciso en su respuesta, contestando totalmente la misma. 1.- Cuantos son los tipos de normas a que está sujeto el trabajo que desempeña el Auditor istrativo ? 2.- Cuales son los tipos de normas a que está sujeto el trabajo que desempeña el Audi tor istrativo ? 3.- Describa el concepto de Normas Personales. 4.- Tratándose de las Normas personales en cuantos grupos de actividades se dividen ? 5.- Tratándose de las Normas personales describa en qué consiste el Entrenamiento tec nico y capacidad profesional. 6.- Tratándose de las Normas personales describa en qué consiste el Cuidado y diligen cia profesional. 7.- Tratándose de las Normas personales describa en qué consiste su independencia men tal. 8.- Describa el concepto de Normas de ejecución del trabajo. 9.- Tratándose de las Normas de ejecución del trabajo en cuantos criterios o elemen-tos se dividen ? 10- Tratándose de las Normas de ejecución del trabajo describa en qué consisten la Planeación y supervisión. 11- Tratándose de las Normas de ejecución del trabajo describa en qué consisten el Es tudio y evaluación del control interno. 12- Tratándose de las Normas de ejecución del trabajo describa en qué consisten la Ob tención de evidencias suficientes y competentes. 13- Describa en qué consisten las Normas de Información. 14- Describa en qué consisten las Normas de Dictamen. 15- Cuantas formas existen de localizar en el Organigrama de una empresa el Departa-mento de Auditoria istrativa y sus respectivas funciones ? 16- Cuales formas existen de localizar en el Organigrama de una empresa el Departamen to de Auditoria istrativa y sus respectivas funciones ? 17- Cuales son las formas existen de localizar en el Organigrama de una empresa el De partamento de Auditoria istrativa y sus respectivas funciones ? 18- Cuantos son los Puestos que se recomienda que existan en el Departamento o á-rea de la Auditoria istrativa ? 19- Cuales son los Puestos que se recomienda que existan en el Departamento o área de la Auditoria istrativa ? 20- Describa el puesto de Auditor supervisor.

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21- Describa el puesto de Auditor por áreas. 22- Cuantos son los tipos de áreas en las que el Auditor por áreas se puede desempe-ñar ? 23- Describa el puesto de Auditor ayudante. 24- Describa el puesto de Auditor principiante. 25- Cuantas clases de Auditoria han establecido los Auditores istrativos ? 26- Cuales clases de Auditoria han establecido los Auditores istrativos ? 27- Cuantas son las características comunes que las diversas clases de Auditoria ?

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