Apa Pengertian Manajemen Perkantoran 5e4d49

1. Apa pengertian manajemen perkantoran : Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan dari tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. -

Ruang lingkup manajemen perkantoran

1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan : a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara, Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran

b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c) Pengawasan Perkantoran. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas pekerjaan kantor, Waktu pekerjaan kantor, Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Biaya perkantoran, Alat perlengkapan dan perabotan kantor, Pelayanan kantor, dan Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain: Faktor lingkungan tetangga, Faktor dekat, Faktor harga, Faktor dekat labour market, Faktor jalan keluar masuk pegawai, dan Faktor keamanan. b) Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas, Menjamin kesehatan, Berkesan yang baik., Fleksibel, dan Keseimbangan biaya keuntungan. c) Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu: 1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat istrative. 2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

2. Pekerjaan perkantoran Terdapat lima pekerjaan perkantoran yaitu : 1) Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusta komunikasi. Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi menerima lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen,

meneruskan

instruksi

dan

penjelasan

kepada

mereka

yang

membutuhkan informasi. 2) Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan

angka. Berbagai alat unuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana sampai computer. 3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mamppu membandingakan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalahmasalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi. 4) Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesutau yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedurprosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan. 5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.

ATAU Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang

kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut: a. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan

bila mana diperlukan. b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai. c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard. -

Konsepsi dan peranan

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3. Apa itu system informasi perkantoran Biasanya system informasi perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran, Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

-

Bagaimana system informasi perkantoran

System informasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Dimana system informasi

perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam

menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. -

Perencanaan system informasi perkantoran

4. Organisasi perkantoran 1. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) adalah : a) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, b) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan; c) penugasan tanggung jawab tertentu; dan 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. 2. Alasan pentingnya organisasi a. Organisasi mengandung delegasi tugas ( seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) b. Organisasi mempengaruhi koordinasi c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan d. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas e.

Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas (Moekijat,

1998:6). 3. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Berkembangnya segenap pekerjaan perkantoran yang menjadi amat luas, begitu rumit, dan melibatkan banyak personil, maka kemudian muncul pengorganisasian pekerjaan tatausaha. Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemencaran (desentralisasi). Masing-masing asas mempunyai kebaikan dan kelemahan. a) Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi) 1) mudah menyeragamkan cara kerja 2) mudah melakukan pengawasan 3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat. b. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi) 1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani 2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat c. Kebaikan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Mempercepat proses pekerjaan kantor / sesuai kebutuhan unit masing-masing 2) Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi 3) Keperluan arsip muah dipenuhi, karena arsipnya sudah dikenal baik. d. Kelemahan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Pemborosan biaya kantor 2) Pusat sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi.