Anexo A Manual Sicoq 103s1u

ANEXO B SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE SUSTANCIAS Y PRODUCTOS QUÍMICOS – SICOQ GUÍA PARA USARIOS “SUCURSAL” 1 AL APLICATIVO 1.1 REQUISITOS PREVIOS Para el uso de la aplicación se requiere tener instalado en el computador el programa Java superior a 7.49, el certificado digital y el navegador Mozilla Firefox versión 31 en adelante. Se debe verificar si la firma digital ya se encuentra instalada, dando clic en el menú herramientas del Internet Explorer, seleccionar la pestaña contenido y luego en la opción certificados. Si aparece el nombre del Jefe de Almacén con el certificado emitido por CERTICAMARA, es porque ya se encuentra instalada la firma digital en el equipo.

En caso que la firma digital no se encuentre instalada, se debe buscar en el equipo el archivo con extensión .p12 y dar doble clic.

Seleccionar la opción Actual y luego clic en siguiente y debe aparecer el siguiente cuadro:

Dar clic en el botón Siguiente y en el próximo cuadro de dialogo deben habilitar los vistos buenos de las tres opciones de importación y digitar la contraseña (cada Jefe de Almacén debe tener conocimiento de la contraseña asignada). Luego dar clic en el botón Siguiente.

Nuevamente se da clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar (no se modifican las opciones).

Finalmente se da clic en los dos cuadros de diálogo finales en Aceptar y Aceptar.

Para instalar y parametrizar Java, se debe ingresar a Java y añadir en la lista de excepciones la página https://srvsicoq.policia.gov.co

1.2 LINK DE El link de a la plataforma del Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos – SICOQ es el siguiente:

https://srvsicoq.policia.gov.co/FactorySuite/Seguridad/Factory.aspx

1.3 SELECCIÓN CERTIFICADO DIGITAL Para poder ingresar a la plataforma del Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos – SICOQ, es necesario seleccionar el certificado digital.

NOTA. Si sale el pantallazo de JAVA, dar clic en el botón Acepto condiciones y luego continuar Se debe presionar el botón Actualizar

Desplegar la lista de certificados y escoger el que ya está ingresado anteriormente.

Luego dar clic en Seleccionar.

Después de esto debe salir el siguiente mensaje y dar clic en Aceptar.

Verificar en la pantalla de que quede correctamente asociado el nombre del Jefe de Almacen, según la firma digital seleccionada.

Finalmente completar los datos faltantes de , Contraseña y Código de Verificación, y dar clic en Iniciar Sesión. 1.4 MANEJO DE CONTRASEÑAS Se debe contar con un y contraseña asignados previamente por el Ministerio de Justicia y del Derecho – Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes, la cual es enviada al correo electrónico del Jefe de Almacén desde el correo electrónico [email protected].

Para realizar el cambio de contraseña, según lo solicite el aplicativo, ésta se realiza desde el una vez haya iniciado sesión en el sistema.

Se presentará una ventana emergente, en la cual deberán suministrarse los datos de la contraseña actual, la nueva contraseña y la confirmación de la nueva contraseña. Inmediatamente después del cambio, la nueva contraseña iniciará la vigencia, quedando la anterior desactivada.

Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 7 caracteres y deben incluir un carácter especial (como por ejemplo: *, _, -, {,}) El sistema ite repetir la misma contraseña. El sistema cuenta con la funcionalidad de aviso de expiración de la contraseña, que se presenta faltando 10 días para la expiración de esta.

En estos casos para poder acceder se debe hacer uso de la opción ¿No puedes acceder a tu cuenta? Allí se solicita el y el ingreso del código de verificación para realizar el envío de la solicitud. El sistema envía un correo electrónico al con la dirección electrónica a la cual se debe ingresar. El sistema solicita la nueva contraseña, la confirmación de la nueva contraseña y el ingreso del código de verificación para la realización del cambio o la renovación. Si los valores son correctos, el sistema presenta un mensaje de actualización correcta con un link que direcciona al para un nuevo ingreso al sistema.

El sistema permite tres intentos incorrectos de ingreso de contraseña, después de los cuales bloquea el ; cuando esto ocurra se debe ar al del sistema para habilitar el . 2 REGISTRO DE MOVIMIENTOS INDIVIDUAL 2.1 DETALLE DE MOVIMIENTO Una vez registrado el saldo o inventario inicial para cada una de las sustancias por parte del empresa, se procede con el registro de todos los movimientos de las sustancias químicas controladas autorizadas en el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes. El selecciona la opción “Registro de movimientos”, donde se encontrarán los formularios en los que se ingresarán los diferentes movimientos.

Para ingresar un movimiento se debe seleccionar la sustancia:

Hacer clic en el botón “Adicionar” para habilitar el formulario de los datos de entrada del movimiento:

Cuando se hace clic en “Adicionar” se habilitan los campos del formulario para ingresar la información del movimiento. Los campos aplicables, según el tipo de movimiento son los siguientes: -

Tipo (*): Según las actividades aprobadas en el certificado, los tipos de movimientos disponibles son:  Compra  Consumo  Pérdidas físico/químicas (según metodología de pérdidas y/o ganancias)  Ganancias físico/químicas (según metodología de pérdidas y/o ganancias)

-

Fecha (*): Fecha en que se realizó el movimiento

-

Cantidad (*): Cantidad de la sustancia que se registra en el movimiento

-

Tipo documento soporte (*): Tipo de documento físico y existente con el cual se soporta el movimiento, si es de tipo (según tipo de movimiento seleccionado):  

Factura de compra Transacción SAP

-

Número documento soporte (*): Ingresar el número del documento soporte (N° Factura o N° Transacción SAP)

-

Detalle (*): Comentarios u observaciones para tener en cuenta respecto al movimiento. Se recomienda ingresar toda información relevante que no se pueda diligenciar en otros campos.

-

Tipo documento del tercero (*): Especificar el tipo de documento del tercero interviniente en el movimiento a registrar. Si es de tipo Cédula de Ciudadanía, Cédula Extranjería, NIT, Pasaporte o Tarjeta Identidad

-

Nombre del tercero (*): Ingresar nombres y apellidos completos del tercero interviniente en el movimiento a registrar.

-

Numero documento del tercero (*): Ingresar el número del documento de identificación del tercero interviniente en el movimiento a registrar de acuerdo con el tipo de documento seleccionado anteriormente.

-

Dirección del tercero (*): Ingresar la dirección del tercero interviniente en el movimiento a registrar.

-

Numero CCITE del tercero: Ingresar el número del CCITE del tercero interviniente en el movimiento a registrar cuando se conozca.

-

Departamento del tercero (*): Seleccionar el departamento de ubicación del tercero interviniente en el movimiento a registrar.

-

Ciudad del tercero (*): Seleccionar la ciudad de ubicación del tercero interviniente en el movimiento a registrar Cuando el movimiento es de tipo consumo, pérdida ó ganancia, se debe especificar en la sección de información del tercero, los datos propios de la empresa

Se da clic en el botón “Guardar” para registrar el movimiento en el sistema y poder continuar con el diligenciamiento de los tipos de uso. 2.2 TIPOS DE USO Se carga el formulario para asociar los tipos de uso de las sustancias químicas al movimiento que se está registrando.

Se selecciona el tipo de uso y se da clic en la opción “Adicionar”. 2.3 ANULACIÓN DE MOVIMIENTOS

No se permite la modificación de movimientos. Sin embargo, cuando se registra un movimiento y se detecta que este contiene datos erróneos, se debe proceder a anular el movimiento y luego generar un nuevo movimiento con la información correcta. Para realizar la anulación, se “Comentario” especificando los movimiento.

debe diligenciar el dato de entrada motivos por los cuales se anula el

Se da clic en el botón “Anular” para terminar el proceso de anulación. Una vez anulado el movimiento, toda la información referente a este se presenta, únicamente, en modo de lectura sin que sume o reste cantidad de sustancias en el inventario, afecte el saldo. 3 BALANCE SUCURSALES En la opción “Balance Sucursal” se muestran los datos de los certificados aprobados para la sucursal y sustancia.

Seleccionando el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho, se visualizan las opciones: “Reporte de movimientos” y “Reporte detallado por saldo mensual”.

Al seleccionar la opción “Reporte de movimientos”, se presenta la información general de las transacciones realizadas para el intervalo de fechas seleccionado Io: Inventario Inicial, E: Entradas, S: Salidas, If: Inventario Final. Adicionalmente, se visualizan los detalles de los movimientos de entrada y salida (fecha, tipo movimiento y cantidad) y los movimientos anulados se muestran en color rojo.

Al seleccionar la opción “Reporte detallado por saldo mensual”, se presenta la información del Certificado, el saldo inicial para el periodo seleccionado, el detalle de los movimientos, el inventario final, los movimientos anulados (en color rojo) y los movimientos de traslados si aplican (en color verde).