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Contabilidad General LIBRO DIARIO
1. DEFINICIÓN.Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en un solo libro las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:
El LIBRO DIARIO es un libro obligatorio y principal de foliación en el que se anotan todas las obligaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica.
En el libro Diario se pueden constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen. De acuerdo al código del comercio se debe llevar un diario único pero muchas empresas por complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registros de compras y ventas) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberían ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa el más utilizado por disposición diaria. Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. Las anotaciones en el Libro Diario tienen significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia, es decir, que en una operación deben existir una o varias cuentas deudoras así como también una o varias cuentas acreedoras. Podemos decir entonces que el Libro Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día por día por la empresa.
2. RÉGIMEN LEGAL.-
CONTABILIDAD COMPLETA:
1
Contabilidad General Según la resolución 234-2006/SUNAT los que superen las 150 UIT deben llevar contabilidad completa: libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, Registro de Ventas, etc. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA La ley del Impuesto a la Renta, Artículo 65° sostiene que los perceptores que no superen las 150 UIT deben llevar como mínimo un Registro de Compras, un Registro de Ventas y un Libro Diario Simplificado.
Contenido y oportunidad de la legalización notarial Adicional a los requisitos de información ya exigidos se deberá consignar: a)
Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.
b)
Apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso.
c)
Número de RUC.
d)
Denominación del libro o registro.
e)
Número de folios de que consta.
f)
Fecha y lugar en que se otorga.
g)
Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
Asimismo, se deberá consignar el siguiente requisito:”fecha de incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad quien ordeno la diligencia de ser el caso” Tal requisito resultará aplicable a aquellos casos en los que ciertos libros hayan sido incautados por alguna autoridad y exista la necesidad de seguir registrando las operaciones del caso. 3. DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS En el empastado de los libros o registros se debe efectuar dentro de los cuatro (4) meses siguientes de culminado un ejercicio gravable. En aquellos casos que los libros o registros contengan menos de veinte hojas, el empastado no será obligatorio, sino hasta que se reúnan veinte o más, pudiendo el empaste en estos casos comprender dos o más ejercicios gravables. Asimismo, se deberá tener lo siguiente:
Las hojas sueltas se usarán hasta que se agoten, pudiendo emplearse para el registro de las operaciones del ejercicio inmediato siguiente del libro o registro con el que se relaciona.
Si el empastado de los libros se hace en varios tomos. En cada uno de éstos se incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización el libro o registro que corresponda.
4. REQUISITOS GENERALES EN LA LLEVANZA DE LOS LIBROS Requisitos relacionados con aspectos formales del libro 1.
Datos de Cabecera.
2
Contabilidad General Deberá contar con la siguiente información:
Denominación del libro o registro.
Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la información registrada.
Número de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.
2.
Contener hojas y folios originales no itiéndose la adhesión y pegado. En la actualidad el único libro en el que se permite adherir hojas sueltas es el caso del Libro de Actas, tal como lo establece el artículo 136° de la Ley N° 26887 (Ley General de Sociedades) en el que se señala que “excepcionalmente, cuando por cualquier circunstancia no se pueda asentar el acta en la forma establecida en el artículo 134°, ella se extenderá y será firmada por todos los accionistas concurrentes en un documento especial, el que se adherirá....". Esta situación tal como se puede apreciar es excepcional y no es la regla, manteniéndose el criterio de asentar en el libro u hoja suelta según corresponda.
3.
Condiciones para la contabilidad El Registro de las operaciones debe efectuarse de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. Esto es una situación que ya se encontraba contemplada en el artículo 43° del Código de Comercio donde se señala que “Los comerciantes, además de cumplir y llenar las condiciones y formalidades prescritas en esta sección, deberán llevar sus libros con claridad, por orden de fechas, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber sido alterados sustituyendo o arrancando los folios o de cualquier otra manera”.
Requisitos relacionados con la información contenida en los libros: 1.
Empleo del Plan Contable General Empresarial.
2.
Expresados en moneda nacional y en castellano. La Contabilidad será llevada según el principio de partida doble, en lengua española y en moneda nacional. Los libros de contabilidad u otros libros y registros por leyes, reglamentos o por resolución de superintendencia de la SUNAT deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional. Como excepción a esta obligación, la propia norma mencionada establecía el caso de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante decreto supremo, refrendado por el Ministerio de Economía y Finanzas.
3.
Totalización de cada folio, columna o cuenta contable. La totalización de cada columna, folio o cuenta Contable se efectuará hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable, según corresponda, salvo que el libro o registro se lleve
3
Contabilidad General utilizando hojas sueltas o continuas, en cuyo caso la totalización se efectuará finalizada el periodo o ejercicio. En este sentido, aquellos que lleven libros y registros de manera manual deben consignar los totales acumulados en casa folio y trasladarlos al folio siguiente precedidos de la frase “VAN” y en la primera del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase “VIENEN” Asimismo, de no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. 4.
Ordenada cronológicamente y correlativamente. Para el libro diario se señala que las operaciones deben anotarse día por día, señalando incluso que en aquellos casos de operaciones numerosas que pueden anotarse en un solo asiento se deberá guardar en la expresión de ella.
5. EMPRESAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBRO DIARIO Se encuentran obligados a Ingresos Brutos Anuales superiores a
llevar contabilidad completa:
150 UIT.
Libro Diario, Mayor, Caja y Bancos, otros.
Personas Jurídicas
Si bien se encuentran
generadoras de rentas
obligados a llevar el Libro
de tercera categoría Ingresos Brutos Anuales menores o iguales a 150 UIT.
Diario, pueden optar por llevar el formato simplificado*, R. de compras, R. de ventas, otros.
Otras personas
Ingresos Brutos Anuales superiores a
Se encuentran obligados a
150 UIT.
llevar el Libro Diario.
generadoras de rentas de tercera categoría
Ingresos Brutos Anuales menores o iguales a 150 UIT.
No llevan este Libro.
* Formato Simplificado: Ahora bien, un primer aspecto a considerar es que no se trata propiamente de un Libro Contable sino más bien de un libro incorporado por una norma tributaria, pero evidentemente creado bajo una denominación contable y con la finalidad que se anote en “forma simplificada” las operaciones realizadas por una empresa u organización utilizando el Plan de Cuentas vigente. Originalmente de acuerdo a lo regulado en el inciso 5.3 numeral 5: Libro Diario del artículo 13º de la Resolución vigente a partir del 01.01.2009, la llevanza de dicho libro tenía el carácter de opcional para las personas jurídicas cuyos ingresos brutos anuales del año anterior no superasen las 100 UIT y sustituía a los libros Diario, Mayor y Caja - Bancos. No obstante, dado que mediante el D. Leg. Nº 1086, se modifica
4
Contabilidad General el artículo 65º del TUO de la LIR, disponiendo que aquellos perceptores de rentas de tercera categoría cuyos Ingresos Brutos Anuales del ejercicio anterior no superen las 150 UIT, debían llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y un Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia. El Libro Diario de Formato Simplificado, debe llevar como mínimo: 1.
Fecha o periodo del asiento contable.
2.
Descripción genérica de la operación mensual.
3.
Cuenta 10-caja y bancos.
4.
Cuenta 12-clientes.
5.
Cuanta 16-cuentas por cobrar diversas.
6.
Cuenta 20-mercadería.
7.
Cuenta 21-productos terminados.
8.
Cuenta 33-inmuebles, maquinarias y equipo.
9.
Cuenta 34-intangibles
10. Cuenta 38-Cargas Diferidas. 11. Cuenta 39-depreciación y Amortización acumulada. 12. Cuenta 4011 D-Tributos por pagar – IGV-Débitos 13. Cuenta 4011 C- Tributos por pagar – IGV-Créditos 14. Cuenta 4017 D- Tributos por pagar – Impuesto a la Renta-Débitos 15. Cuenta 4017 C- Tributos por pagar – Impuesto a la Renta-Créditos 16. Cuenta 402- Tributos por pagar – Otros Impuestos 17. Cuenta 42 – Proveedores 18. Cuenta 46-Cuentas por pagar diversas 19. Cuenta 50 – Capital 20. Cuenta 58-Reservas 21. Cuentas 59-Resultados Acumulados 22. Cuentas 60-Compras 23. Cuentas 61-Variación de Existencias 24. Cuentas 62-Carga de Personal 25. Cuenta 63-Servicios prestados por terceros 26. Cuenta 65-Cargas diversa de Gestión 27. Cuenta 66-Cargas excepcionales 28. Cuenta 67-Cargas financieras 29. Cuenta 68-Provisiones del Ejercicio 30. Cuenta 69-Costo de ventas 31. Cuenta 96-Gastos istrativos 32. Cuenta 97-Gastos de ventas 33. Cuenta 70-Ventas 34. Cuenta 75 –Ingresos Diversos 35. Cuenta 76-Ingresos excepcionales 36. Cuenta 77-Ingresos financieros 37. Cuenta 79-Cargas imputables a la cuenta de costos
5
Contabilidad General
“LIBRO DIARIO”
PERIODO: ______________________________________________________________________________________________________________ RUC
:
______________________________________________________________________________________________________________
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN Ó RAZÓN SOCIAL: _____________________________________________________________________
NÚMERO
GLOSA Ó
REFERENCIA DE LA OPERACIÓN
CUENTA CONTABLE
CORRELATIV
FECHA DE
DESCRIPCIÓN
ASOCIADA A LA
O DEL
LA
DE LA
OPERACIÓN
ASIENTO Ó
OPERACIÓN
OPERACIÓN
CÓDIGO
CÓDIGO DEL
NÚMERO
N{MERO DEL
ÚNICO DE LA
LIBRO O
CORRELATIV
DOCUMENTO
OPERACIÓN
REGISTRO
O
SUSTENTATORIO
CÒDIGO
DENOMINACIÒ
MOVIMIENTO
DEBE
HABER
N
6
Contabilidad General
TOTALES
7
Contabilidad General
FORMATO 5.1 “LIBRO DIARIO” PERIODO: 2009 RUC: 20124451142 APELLIDOS Y NOMBRES,DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: INVERSIONES M&C S.A.C
REFERENCIA DE LA OPERACIÓN NÚMERO CORRELATIVO DEL ASIENTO O CÓDIGO ÚNICO DE LA OPERACIÓN
FECHA DE LA OPERACIÓ N
GLOSA O DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
NÚMER CÓDIGO O DEL DEL LIBRO DOCUM NÚMERO O ENTO CORRELATIVO REGISTRO SUSTEN (TABLA 8) TATORI O
CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA OPERACIÓN
CÓD.
DENOMINACIÓN
MOVIMIENTO
DEBE
HABER
CASO DE UN LIBRO COMPUTARIZADO 400303
31/10/2008
400308 400303
31/10/2008 DEPREC.MENSUAL 31/10/2008 DEPREC. MENSUAL
400303
31/10/2008 DEPREC. MENSUAL
DEPRECIACIÓN DE MUEBLES 3935 MUEBLES Y ENSERES 9407 MUEBLES Y ENSERES C.I.C.C.7940 G.ISTRATIVOS
DEPRECIACIÓN
6813
435.00 435.00 435.00 435.00
CASO DE UN LIBRO MANUAL 02/08/2008 DETRACCIÓN 12%
01
084
02/08/2008
01
084
MPOCE DE SPOT
F/.001044
4210 1041
FACTURAS POR PAGAR CUENTAS CORRIENTES
123.00 123.00
8
Contabilidad General
TOTALES:
“LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO”
PERIODO: ___________________________________________________________________________________________________________________ RUC
:
__________________________________________________________________________________________________________________
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN Ó RAZÓN SOCIAL: _____________________________________________________________________
Número correlativo o Código Único de la Operación
Fecha
Glosa o
o período
descripción
de la Operación
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
GASTOS
INGRESOS
de la Operación
TOTALES
9
Contabilidad General
6. IMPORTANCIA.Facilita enormemente la buena marcha de cualquier negocio, resultando una óptima guía para las empresas. Las cuentas que tienen movimiento en este libro serán las mismas que se empleen en el libro mayor. La creación de los asientos contables en este libro debe ser de acuerdo a los documentos que dan fe a la transacción operacional. Cabe mencionar que el Diario es el pilar de los demás libros, en este libro se centralizan cada fin de mes las operaciones que afectan ya sean a los libros principales y auxiliares.
Libro de
Libro de
ACTAS
Inventarios Y Balances
LIBRO Transf.
Registro
Libro
Control
Acc.
Compras
CAJA
Almacén
DIARIO
BCOS.
Registro
Libro
Libro de
Caja
Ventas
Control
Planilla
Chica
Activos
LIBRO MAYOR
7. LLENADOS DE LOS LIBROS
BALANCE
Estados
DE
Financieros
COMPROB.
Los libros que se llevan de manera manual o computarizada deben observar una serie de formalidades que ya eran obligatorias según prácticas usuales de teneduría de libros, pero que no encontraban contenidas en una norma tributaria. Estas obligaciones son:
10
Contabilidad General a)
Datos de cabecera:
Denominación del libro o registro.
Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
Número de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.
En el caso de los libros manuales, los datos anteriores se pueden anotar solo en el primer folio de cada periodo o ejercicio, en el caso de los computarizados, todos los folios deben contener los datos de cabecera. b) Registro de operaciones Tenemos que las operaciones deben anotarse: En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General Empresarial vigente en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas contables.
Incluir los registros o asientos de ajustes, reclasificación o rectificación que correspondan.
Contener folios originales, no itiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.
8. EL ASIENTO CONTABLE.-
En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado:
Asiento: es un medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable.
Según Fernando Boter, dice que el asiento viene a ser la anotación en un libro de contabilidad referente a una operación determinada. Por lo tanto un asiento es el registro operacional que se realiza en el Libro Diario. 8.1. PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO
11
Contabilidad General Cada asiento debe ser registrado en el Libro Diario como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del DEBE, por lo tanto se dirá que son cargadas; y las cuentas acreedoras deben ser registradas en el HABER, por lo tanto se dirá que están abonadas. 8.2. REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO 1.
Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera de cuentas que la integran.
2.
El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.
3.
Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER.
4.
Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
5.
Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “A” que significa Abono.
6.
La línea de separación de un asiento entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del Asiento.
8.3.
CLASES DE ASIENTOS.-
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A.
B.
C.
A.
Por el número de cuentas que intervienen:
Asientos simples
Asientos compuestos
Asientos mixtos
Por la naturaleza y destino:
Asientos por naturaleza
Asientos por destino
Por la función que desempeñan:
Asientos de apertura
Asientos de operación
Asientos de centralización
Asientos de ajuste
Asientos de regularización
Asientos de cierre
Asientos de reapertura
POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN
Asientos Simples: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora, es decir, una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula “TAL A TAL”. Asientos Compuestos:
12
Contabilidad General
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden al fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas. Asientos Mixtos:
Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más acreedoras o viceversa. Por lo tanto responden a las fórmulas: “VARIOS A TAL” o “TAL A VARIOS”. POR LA NATURALEZA Y DESTINO DE SUS OPERACIONES
Asientos por Naturaleza: Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas:. Su uso permite proporcionar información al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales.
Asiento por Destino: Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones, Así las cuentas del elemento 6 se reflejan en las cuentas de contabilidad analítica de explotación (cuentas del elemento 9) de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadería más no el impuesto ya que éste último no forma parte del costo.
B.
POR LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑAN: 1.
Asiento de apertura: Es el primer asiento que se registra en el Libro Diario, una vez que se haya constituido la empresa y es el traslado de las cuentas del Balance del Inventario Inicial (Activo, Pasivo y Patrimonio).
2.
Asientos operacionales: Son los asientos que se registran diariamente y que proviene como producto de las operaciones que realiza la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro Diario. Ejemplo: La empresa comercial “Los Andes” S.A. compra en efectivo maquinaria por S/. 1000.00 el día 3 de Marzo.
3.
Asiento de Centralización: Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (registro de compras, ventas, cajas, etc.) al LIBRO DIARIO. Es decir, se centralizan
los resultados finales de los
mencionados registros.
13
Contabilidad General 4.
Asiento de Ajuste: Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir que en éstas se deben observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos. a. Ajuste por depreciación: Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. b. Ajuste por costo de ventas: El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula: Costo de ventas: inventario inicial+ compras-inventario final El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadería vendida, determinar el verdadero saldo de la cuenta de la mercadería y en compensación crear la cuenta resultados llamada “COSTOS DE VENTA”, generalmente este asiento se realiza al final de cada año siempre y cuando no se efectúen inventarios permanentes. c. Ajuste por cuenta de cobranza dudosa: Mediante este asiento se cubren posibles pérdidas que pueda tener la empresa por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables). d. Ajuste por desvalorización: Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias. e. Ajuste por fluctuación de valores : Cuando una empresa compra valores corre el riesgo de perder o ganar por acción de la oferta y demanda. Al perder se registra la perdida mediante un asiento de ajuste. f. Ajuste por cargas diferidas: Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: la cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando mensualmente durante el periodo de cobertura.
14
Contabilidad General g. Ajuste por amortización: Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se registran como un activo fijo y se amortizan a lo largo de la vida útil por la pérdida de valor de los mismos. h. Ajuste por beneficios sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como beneficio social los pagos efectuados al trabajador por: 1) Compensación por tiempo de servicios (CTS). 2) Indemnización por despido arbitrario. 3) Pago por vacaciones truncas. Es importante señalar que los pagos de CTS se realizan dos veces al año, en mayo y noviembre correspondiente en cada caso a su semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de noviembre y diciembre por los pagos que se deben efectuar al próximo año junto a los meses de Enero, Marzo y Abril. i.
Ajuste por Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operación, la empresa está sujeta a cumplir con la obligación.
5.
Asientos de regularización: Se denomina así a aquellos asientos de Diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldos intermedios de gestión”. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 “Resultados Acumulados”.
6.
Asiento de cierre: Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas. “ello se consigue después de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados Acumulados”, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventario que tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tiene saldo deudor”.
7.
Asiento de reapertura: Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento técnico que el asiento de apertura o inicial. Los valores registrados en el DEBE
son considerados como saldos deudores
que
vienen del ejercicio económico anterior, y los valores registrados en el HABER son
15
Contabilidad General considerados como saldos acreedores que también se trasladan del ejercicio económico anterior. 8.
Asientos de corrección: En el registro de los asientos no pueden existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicación en la glosa explicando el motivo y la fecha de emisión. Entre los casos de errores más frecuentes tenemos: a) Sustitución de una cuenta por otra: Con fecha 2 de abril se compra muebles para la oficina por S/.1000.00 más IGV según factura N° 001-47. Asiento Incorrecto
N°
Fecha
001
02/04/09
Glosa
Cta.
Sub.
60
Denominación
S/.
Compras 601
40
1000
Tributos y aportes sistema
pensiones
Haber S/.
1000
mercadería
al
Debe S/.
180
de
y
de
salud por pagar 02/04/09
401 42
I.G.V Cta.
180 Por
pagar
diversos
1180
con
terceros 02/04/09
Factura N°
421
Facturas por pagar
1180
001-47 Totales
1180
1180
Rectificación fecha 3 de mayo 03/05 Por la rectificación del cargo de asiento 1
N° 002
Fecha 03/05
Glosa Por
Cta. la
Sub.
33
Denominación
S/.
Inmuebles,
rectificación
maquinaria
del cargo de
equipos
Debe S/. 1000
Haber S/.
y
asiento 1
335
Muebles
y
1000
16
Contabilidad General enseres 60
compras 601
1000
mercadería
1000
b) Registrar una cifra o importe por otra:
Cuando la cifra equivocada es mayor a la correcta
Se cobra en efectivo S/ 850 según Fact. 001-32111. Por error se registró S/. 950.00 Fecha 3 de octubre 03/10 Por el cobro en efectivo según Fact. N° 001-32111
N°
Fecha
Glosa
Cta.
Sub.
Denominación 1
1
03/10
10
S/. S/.
Caja y Bancos 101
Caja
12
Debe S/. S/.
Haber S/. S/.
950 950
Cta. Por cobrar
950
comercialesterceros Fact. N°
121
Facturas
001-
por
950
cobrar
32111 Totales
950
950
Asiento rectificado. Fecha 05 de Octubre 05/10 Para corregir el asiento 1 registrado incorrectamente
N°
2
Fecha
Glosa
Para corregir
05/10
Cta.
Sub.
12
Denominación
S/.
Cta. Por cobrar
el asiento 1
comerciales-
registrado
terceros
Debe S/.
Haber S/.
100
incorrectame nte 121
Facturas
por
100
cobrar 10
Caja y Banco 101
Caja
100 100 Totales
100
100
Cuando la cifra equivocada es menor a la correcta
17
Contabilidad General Se paga en efectivo S/. 18000.00 según factura N| 011-721441. Por error se registró S/. 1700.00. Fecha 15 de junio. 15/06 Por el pago en efectivo según Fact. N° 001-37141.
N° 1
Fecha
Glosa
Cta.
15/06
Sub.
Denominación
42
S/.
Debe S/.
Cta. Por pagar
Haber S/.
1700
comercialesterceros Fact. N°
421
Facturas
001-
por
1700
pagar
37141. 10
Caja y Banco 101
Caja
1700 1700 Totales
1700
1700
Asiento Rectificación Fecha 16 de Junio
N° 2
Fecha
Glosa Por
16/06
el
pago
Cta. en
Sub.
42
Denominación
S/.
Cta. Por pagar
efectivo según Fact.
comerciales-
N° 001-37141.
terceros 421
Facturas
por
Debe S/.
Haber S/.
100
100
pagar 10
Caja y Banco 101
Caja
100 100 Totales
9.
100
100
Totalización de las cuentas deudoras y acreedoras del libro diario: Una vez terminado de registrar los folios se deben sumar las columnas del DEBE y HABER, para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio siguiente continúa o viene del folio X. Las sumas del Debe y Haber del libro Diario, deben ser comparadas con las sumas del DEBE y el HABER del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.
18
1. DEFINICIÓN.Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en un solo libro las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:
El LIBRO DIARIO es un libro obligatorio y principal de foliación en el que se anotan todas las obligaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica.
En el libro Diario se pueden constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen. De acuerdo al código del comercio se debe llevar un diario único pero muchas empresas por complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registros de compras y ventas) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberían ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa el más utilizado por disposición diaria. Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. Las anotaciones en el Libro Diario tienen significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia, es decir, que en una operación deben existir una o varias cuentas deudoras así como también una o varias cuentas acreedoras. Podemos decir entonces que el Libro Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día por día por la empresa.
2. RÉGIMEN LEGAL.-
CONTABILIDAD COMPLETA:
1
Contabilidad General Según la resolución 234-2006/SUNAT los que superen las 150 UIT deben llevar contabilidad completa: libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, Registro de Ventas, etc. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA La ley del Impuesto a la Renta, Artículo 65° sostiene que los perceptores que no superen las 150 UIT deben llevar como mínimo un Registro de Compras, un Registro de Ventas y un Libro Diario Simplificado.
Contenido y oportunidad de la legalización notarial Adicional a los requisitos de información ya exigidos se deberá consignar: a)
Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.
b)
Apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso.
c)
Número de RUC.
d)
Denominación del libro o registro.
e)
Número de folios de que consta.
f)
Fecha y lugar en que se otorga.
g)
Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
Asimismo, se deberá consignar el siguiente requisito:”fecha de incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad quien ordeno la diligencia de ser el caso” Tal requisito resultará aplicable a aquellos casos en los que ciertos libros hayan sido incautados por alguna autoridad y exista la necesidad de seguir registrando las operaciones del caso. 3. DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS En el empastado de los libros o registros se debe efectuar dentro de los cuatro (4) meses siguientes de culminado un ejercicio gravable. En aquellos casos que los libros o registros contengan menos de veinte hojas, el empastado no será obligatorio, sino hasta que se reúnan veinte o más, pudiendo el empaste en estos casos comprender dos o más ejercicios gravables. Asimismo, se deberá tener lo siguiente:
Las hojas sueltas se usarán hasta que se agoten, pudiendo emplearse para el registro de las operaciones del ejercicio inmediato siguiente del libro o registro con el que se relaciona.
Si el empastado de los libros se hace en varios tomos. En cada uno de éstos se incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización el libro o registro que corresponda.
4. REQUISITOS GENERALES EN LA LLEVANZA DE LOS LIBROS Requisitos relacionados con aspectos formales del libro 1.
Datos de Cabecera.
2
Contabilidad General Deberá contar con la siguiente información:
Denominación del libro o registro.
Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la información registrada.
Número de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.
2.
Contener hojas y folios originales no itiéndose la adhesión y pegado. En la actualidad el único libro en el que se permite adherir hojas sueltas es el caso del Libro de Actas, tal como lo establece el artículo 136° de la Ley N° 26887 (Ley General de Sociedades) en el que se señala que “excepcionalmente, cuando por cualquier circunstancia no se pueda asentar el acta en la forma establecida en el artículo 134°, ella se extenderá y será firmada por todos los accionistas concurrentes en un documento especial, el que se adherirá....". Esta situación tal como se puede apreciar es excepcional y no es la regla, manteniéndose el criterio de asentar en el libro u hoja suelta según corresponda.
3.
Condiciones para la contabilidad El Registro de las operaciones debe efectuarse de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. Esto es una situación que ya se encontraba contemplada en el artículo 43° del Código de Comercio donde se señala que “Los comerciantes, además de cumplir y llenar las condiciones y formalidades prescritas en esta sección, deberán llevar sus libros con claridad, por orden de fechas, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber sido alterados sustituyendo o arrancando los folios o de cualquier otra manera”.
Requisitos relacionados con la información contenida en los libros: 1.
Empleo del Plan Contable General Empresarial.
2.
Expresados en moneda nacional y en castellano. La Contabilidad será llevada según el principio de partida doble, en lengua española y en moneda nacional. Los libros de contabilidad u otros libros y registros por leyes, reglamentos o por resolución de superintendencia de la SUNAT deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional. Como excepción a esta obligación, la propia norma mencionada establecía el caso de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante decreto supremo, refrendado por el Ministerio de Economía y Finanzas.
3.
Totalización de cada folio, columna o cuenta contable. La totalización de cada columna, folio o cuenta Contable se efectuará hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable, según corresponda, salvo que el libro o registro se lleve
3
Contabilidad General utilizando hojas sueltas o continuas, en cuyo caso la totalización se efectuará finalizada el periodo o ejercicio. En este sentido, aquellos que lleven libros y registros de manera manual deben consignar los totales acumulados en casa folio y trasladarlos al folio siguiente precedidos de la frase “VAN” y en la primera del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase “VIENEN” Asimismo, de no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. 4.
Ordenada cronológicamente y correlativamente. Para el libro diario se señala que las operaciones deben anotarse día por día, señalando incluso que en aquellos casos de operaciones numerosas que pueden anotarse en un solo asiento se deberá guardar en la expresión de ella.
5. EMPRESAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBRO DIARIO Se encuentran obligados a Ingresos Brutos Anuales superiores a
llevar contabilidad completa:
150 UIT.
Libro Diario, Mayor, Caja y Bancos, otros.
Personas Jurídicas
Si bien se encuentran
generadoras de rentas
obligados a llevar el Libro
de tercera categoría Ingresos Brutos Anuales menores o iguales a 150 UIT.
Diario, pueden optar por llevar el formato simplificado*, R. de compras, R. de ventas, otros.
Otras personas
Ingresos Brutos Anuales superiores a
Se encuentran obligados a
150 UIT.
llevar el Libro Diario.
generadoras de rentas de tercera categoría
Ingresos Brutos Anuales menores o iguales a 150 UIT.
No llevan este Libro.
* Formato Simplificado: Ahora bien, un primer aspecto a considerar es que no se trata propiamente de un Libro Contable sino más bien de un libro incorporado por una norma tributaria, pero evidentemente creado bajo una denominación contable y con la finalidad que se anote en “forma simplificada” las operaciones realizadas por una empresa u organización utilizando el Plan de Cuentas vigente. Originalmente de acuerdo a lo regulado en el inciso 5.3 numeral 5: Libro Diario del artículo 13º de la Resolución vigente a partir del 01.01.2009, la llevanza de dicho libro tenía el carácter de opcional para las personas jurídicas cuyos ingresos brutos anuales del año anterior no superasen las 100 UIT y sustituía a los libros Diario, Mayor y Caja - Bancos. No obstante, dado que mediante el D. Leg. Nº 1086, se modifica
4
Contabilidad General el artículo 65º del TUO de la LIR, disponiendo que aquellos perceptores de rentas de tercera categoría cuyos Ingresos Brutos Anuales del ejercicio anterior no superen las 150 UIT, debían llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y un Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia. El Libro Diario de Formato Simplificado, debe llevar como mínimo: 1.
Fecha o periodo del asiento contable.
2.
Descripción genérica de la operación mensual.
3.
Cuenta 10-caja y bancos.
4.
Cuenta 12-clientes.
5.
Cuanta 16-cuentas por cobrar diversas.
6.
Cuenta 20-mercadería.
7.
Cuenta 21-productos terminados.
8.
Cuenta 33-inmuebles, maquinarias y equipo.
9.
Cuenta 34-intangibles
10. Cuenta 38-Cargas Diferidas. 11. Cuenta 39-depreciación y Amortización acumulada. 12. Cuenta 4011 D-Tributos por pagar – IGV-Débitos 13. Cuenta 4011 C- Tributos por pagar – IGV-Créditos 14. Cuenta 4017 D- Tributos por pagar – Impuesto a la Renta-Débitos 15. Cuenta 4017 C- Tributos por pagar – Impuesto a la Renta-Créditos 16. Cuenta 402- Tributos por pagar – Otros Impuestos 17. Cuenta 42 – Proveedores 18. Cuenta 46-Cuentas por pagar diversas 19. Cuenta 50 – Capital 20. Cuenta 58-Reservas 21. Cuentas 59-Resultados Acumulados 22. Cuentas 60-Compras 23. Cuentas 61-Variación de Existencias 24. Cuentas 62-Carga de Personal 25. Cuenta 63-Servicios prestados por terceros 26. Cuenta 65-Cargas diversa de Gestión 27. Cuenta 66-Cargas excepcionales 28. Cuenta 67-Cargas financieras 29. Cuenta 68-Provisiones del Ejercicio 30. Cuenta 69-Costo de ventas 31. Cuenta 96-Gastos istrativos 32. Cuenta 97-Gastos de ventas 33. Cuenta 70-Ventas 34. Cuenta 75 –Ingresos Diversos 35. Cuenta 76-Ingresos excepcionales 36. Cuenta 77-Ingresos financieros 37. Cuenta 79-Cargas imputables a la cuenta de costos
5
Contabilidad General
“LIBRO DIARIO”
PERIODO: ______________________________________________________________________________________________________________ RUC
:
______________________________________________________________________________________________________________
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN Ó RAZÓN SOCIAL: _____________________________________________________________________
NÚMERO
GLOSA Ó
REFERENCIA DE LA OPERACIÓN
CUENTA CONTABLE
CORRELATIV
FECHA DE
DESCRIPCIÓN
ASOCIADA A LA
O DEL
LA
DE LA
OPERACIÓN
ASIENTO Ó
OPERACIÓN
OPERACIÓN
CÓDIGO
CÓDIGO DEL
NÚMERO
N{MERO DEL
ÚNICO DE LA
LIBRO O
CORRELATIV
DOCUMENTO
OPERACIÓN
REGISTRO
O
SUSTENTATORIO
CÒDIGO
DENOMINACIÒ
MOVIMIENTO
DEBE
HABER
N
6
Contabilidad General
TOTALES
7
Contabilidad General
FORMATO 5.1 “LIBRO DIARIO” PERIODO: 2009 RUC: 20124451142 APELLIDOS Y NOMBRES,DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: INVERSIONES M&C S.A.C
REFERENCIA DE LA OPERACIÓN NÚMERO CORRELATIVO DEL ASIENTO O CÓDIGO ÚNICO DE LA OPERACIÓN
FECHA DE LA OPERACIÓ N
GLOSA O DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
NÚMER CÓDIGO O DEL DEL LIBRO DOCUM NÚMERO O ENTO CORRELATIVO REGISTRO SUSTEN (TABLA 8) TATORI O
CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA OPERACIÓN
CÓD.
DENOMINACIÓN
MOVIMIENTO
DEBE
HABER
CASO DE UN LIBRO COMPUTARIZADO 400303
31/10/2008
400308 400303
31/10/2008 DEPREC.MENSUAL 31/10/2008 DEPREC. MENSUAL
400303
31/10/2008 DEPREC. MENSUAL
DEPRECIACIÓN DE MUEBLES 3935 MUEBLES Y ENSERES 9407 MUEBLES Y ENSERES C.I.C.C.7940 G.ISTRATIVOS
DEPRECIACIÓN
6813
435.00 435.00 435.00 435.00
CASO DE UN LIBRO MANUAL 02/08/2008 DETRACCIÓN 12%
01
084
02/08/2008
01
084
MPOCE DE SPOT
F/.001044
4210 1041
FACTURAS POR PAGAR CUENTAS CORRIENTES
123.00 123.00
8
Contabilidad General
TOTALES:
“LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO”
PERIODO: ___________________________________________________________________________________________________________________ RUC
:
__________________________________________________________________________________________________________________
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN Ó RAZÓN SOCIAL: _____________________________________________________________________
Número correlativo o Código Único de la Operación
Fecha
Glosa o
o período
descripción
de la Operación
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
GASTOS
INGRESOS
de la Operación
TOTALES
9
Contabilidad General
6. IMPORTANCIA.Facilita enormemente la buena marcha de cualquier negocio, resultando una óptima guía para las empresas. Las cuentas que tienen movimiento en este libro serán las mismas que se empleen en el libro mayor. La creación de los asientos contables en este libro debe ser de acuerdo a los documentos que dan fe a la transacción operacional. Cabe mencionar que el Diario es el pilar de los demás libros, en este libro se centralizan cada fin de mes las operaciones que afectan ya sean a los libros principales y auxiliares.
Libro de
Libro de
ACTAS
Inventarios Y Balances
LIBRO Transf.
Registro
Libro
Control
Acc.
Compras
CAJA
Almacén
DIARIO
BCOS.
Registro
Libro
Libro de
Caja
Ventas
Control
Planilla
Chica
Activos
LIBRO MAYOR
7. LLENADOS DE LOS LIBROS
BALANCE
Estados
DE
Financieros
COMPROB.
Los libros que se llevan de manera manual o computarizada deben observar una serie de formalidades que ya eran obligatorias según prácticas usuales de teneduría de libros, pero que no encontraban contenidas en una norma tributaria. Estas obligaciones son:
10
Contabilidad General a)
Datos de cabecera:
Denominación del libro o registro.
Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
Número de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.
En el caso de los libros manuales, los datos anteriores se pueden anotar solo en el primer folio de cada periodo o ejercicio, en el caso de los computarizados, todos los folios deben contener los datos de cabecera. b) Registro de operaciones Tenemos que las operaciones deben anotarse: En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General Empresarial vigente en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas contables.
Incluir los registros o asientos de ajustes, reclasificación o rectificación que correspondan.
Contener folios originales, no itiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.
8. EL ASIENTO CONTABLE.-
En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado:
Asiento: es un medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable.
Según Fernando Boter, dice que el asiento viene a ser la anotación en un libro de contabilidad referente a una operación determinada. Por lo tanto un asiento es el registro operacional que se realiza en el Libro Diario. 8.1. PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO
11
Contabilidad General Cada asiento debe ser registrado en el Libro Diario como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del DEBE, por lo tanto se dirá que son cargadas; y las cuentas acreedoras deben ser registradas en el HABER, por lo tanto se dirá que están abonadas. 8.2. REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO 1.
Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera de cuentas que la integran.
2.
El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.
3.
Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER.
4.
Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
5.
Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “A” que significa Abono.
6.
La línea de separación de un asiento entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del Asiento.
8.3.
CLASES DE ASIENTOS.-
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A.
B.
C.
A.
Por el número de cuentas que intervienen:
Asientos simples
Asientos compuestos
Asientos mixtos
Por la naturaleza y destino:
Asientos por naturaleza
Asientos por destino
Por la función que desempeñan:
Asientos de apertura
Asientos de operación
Asientos de centralización
Asientos de ajuste
Asientos de regularización
Asientos de cierre
Asientos de reapertura
POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN
Asientos Simples: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora, es decir, una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula “TAL A TAL”. Asientos Compuestos:
12
Contabilidad General
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden al fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas. Asientos Mixtos:
Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más acreedoras o viceversa. Por lo tanto responden a las fórmulas: “VARIOS A TAL” o “TAL A VARIOS”. POR LA NATURALEZA Y DESTINO DE SUS OPERACIONES
Asientos por Naturaleza: Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas:. Su uso permite proporcionar información al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales.
Asiento por Destino: Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones, Así las cuentas del elemento 6 se reflejan en las cuentas de contabilidad analítica de explotación (cuentas del elemento 9) de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadería más no el impuesto ya que éste último no forma parte del costo.
B.
POR LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑAN: 1.
Asiento de apertura: Es el primer asiento que se registra en el Libro Diario, una vez que se haya constituido la empresa y es el traslado de las cuentas del Balance del Inventario Inicial (Activo, Pasivo y Patrimonio).
2.
Asientos operacionales: Son los asientos que se registran diariamente y que proviene como producto de las operaciones que realiza la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro Diario. Ejemplo: La empresa comercial “Los Andes” S.A. compra en efectivo maquinaria por S/. 1000.00 el día 3 de Marzo.
3.
Asiento de Centralización: Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (registro de compras, ventas, cajas, etc.) al LIBRO DIARIO. Es decir, se centralizan
los resultados finales de los
mencionados registros.
13
Contabilidad General 4.
Asiento de Ajuste: Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir que en éstas se deben observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos. a. Ajuste por depreciación: Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. b. Ajuste por costo de ventas: El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula: Costo de ventas: inventario inicial+ compras-inventario final El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadería vendida, determinar el verdadero saldo de la cuenta de la mercadería y en compensación crear la cuenta resultados llamada “COSTOS DE VENTA”, generalmente este asiento se realiza al final de cada año siempre y cuando no se efectúen inventarios permanentes. c. Ajuste por cuenta de cobranza dudosa: Mediante este asiento se cubren posibles pérdidas que pueda tener la empresa por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables). d. Ajuste por desvalorización: Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias. e. Ajuste por fluctuación de valores : Cuando una empresa compra valores corre el riesgo de perder o ganar por acción de la oferta y demanda. Al perder se registra la perdida mediante un asiento de ajuste. f. Ajuste por cargas diferidas: Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: la cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando mensualmente durante el periodo de cobertura.
14
Contabilidad General g. Ajuste por amortización: Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se registran como un activo fijo y se amortizan a lo largo de la vida útil por la pérdida de valor de los mismos. h. Ajuste por beneficios sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como beneficio social los pagos efectuados al trabajador por: 1) Compensación por tiempo de servicios (CTS). 2) Indemnización por despido arbitrario. 3) Pago por vacaciones truncas. Es importante señalar que los pagos de CTS se realizan dos veces al año, en mayo y noviembre correspondiente en cada caso a su semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de noviembre y diciembre por los pagos que se deben efectuar al próximo año junto a los meses de Enero, Marzo y Abril. i.
Ajuste por Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operación, la empresa está sujeta a cumplir con la obligación.
5.
Asientos de regularización: Se denomina así a aquellos asientos de Diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldos intermedios de gestión”. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 “Resultados Acumulados”.
6.
Asiento de cierre: Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas. “ello se consigue después de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados Acumulados”, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventario que tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tiene saldo deudor”.
7.
Asiento de reapertura: Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento técnico que el asiento de apertura o inicial. Los valores registrados en el DEBE
son considerados como saldos deudores
que
vienen del ejercicio económico anterior, y los valores registrados en el HABER son
15
Contabilidad General considerados como saldos acreedores que también se trasladan del ejercicio económico anterior. 8.
Asientos de corrección: En el registro de los asientos no pueden existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicación en la glosa explicando el motivo y la fecha de emisión. Entre los casos de errores más frecuentes tenemos: a) Sustitución de una cuenta por otra: Con fecha 2 de abril se compra muebles para la oficina por S/.1000.00 más IGV según factura N° 001-47. Asiento Incorrecto
N°
Fecha
001
02/04/09
Glosa
Cta.
Sub.
60
Denominación
S/.
Compras 601
40
1000
Tributos y aportes sistema
pensiones
Haber S/.
1000
mercadería
al
Debe S/.
180
de
y
de
salud por pagar 02/04/09
401 42
I.G.V Cta.
180 Por
pagar
diversos
1180
con
terceros 02/04/09
Factura N°
421
Facturas por pagar
1180
001-47 Totales
1180
1180
Rectificación fecha 3 de mayo 03/05 Por la rectificación del cargo de asiento 1
N° 002
Fecha 03/05
Glosa Por
Cta. la
Sub.
33
Denominación
S/.
Inmuebles,
rectificación
maquinaria
del cargo de
equipos
Debe S/. 1000
Haber S/.
y
asiento 1
335
Muebles
y
1000
16
Contabilidad General enseres 60
compras 601
1000
mercadería
1000
b) Registrar una cifra o importe por otra:
Cuando la cifra equivocada es mayor a la correcta
Se cobra en efectivo S/ 850 según Fact. 001-32111. Por error se registró S/. 950.00 Fecha 3 de octubre 03/10 Por el cobro en efectivo según Fact. N° 001-32111
N°
Fecha
Glosa
Cta.
Sub.
Denominación 1
1
03/10
10
S/. S/.
Caja y Bancos 101
Caja
12
Debe S/. S/.
Haber S/. S/.
950 950
Cta. Por cobrar
950
comercialesterceros Fact. N°
121
Facturas
001-
por
950
cobrar
32111 Totales
950
950
Asiento rectificado. Fecha 05 de Octubre 05/10 Para corregir el asiento 1 registrado incorrectamente
N°
2
Fecha
Glosa
Para corregir
05/10
Cta.
Sub.
12
Denominación
S/.
Cta. Por cobrar
el asiento 1
comerciales-
registrado
terceros
Debe S/.
Haber S/.
100
incorrectame nte 121
Facturas
por
100
cobrar 10
Caja y Banco 101
Caja
100 100 Totales
100
100
Cuando la cifra equivocada es menor a la correcta
17
Contabilidad General Se paga en efectivo S/. 18000.00 según factura N| 011-721441. Por error se registró S/. 1700.00. Fecha 15 de junio. 15/06 Por el pago en efectivo según Fact. N° 001-37141.
N° 1
Fecha
Glosa
Cta.
15/06
Sub.
Denominación
42
S/.
Debe S/.
Cta. Por pagar
Haber S/.
1700
comercialesterceros Fact. N°
421
Facturas
001-
por
1700
pagar
37141. 10
Caja y Banco 101
Caja
1700 1700 Totales
1700
1700
Asiento Rectificación Fecha 16 de Junio
N° 2
Fecha
Glosa Por
16/06
el
pago
Cta. en
Sub.
42
Denominación
S/.
Cta. Por pagar
efectivo según Fact.
comerciales-
N° 001-37141.
terceros 421
Facturas
por
Debe S/.
Haber S/.
100
100
pagar 10
Caja y Banco 101
Caja
100 100 Totales
9.
100
100
Totalización de las cuentas deudoras y acreedoras del libro diario: Una vez terminado de registrar los folios se deben sumar las columnas del DEBE y HABER, para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio siguiente continúa o viene del folio X. Las sumas del Debe y Haber del libro Diario, deben ser comparadas con las sumas del DEBE y el HABER del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.
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