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TECNOLOGÍA APLICADA A LA ISTRACIÓN
SEMANA 4
Gráficos en Excel
Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE LAdeSEMANA 4 utilizarDOCUMENTO los contenidos paraCONTIENE fines comerciales ninguna clase.
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
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ÍNDICE GRÁFICOS EN EXCEL ............................................................................................................................ 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4 1.
2.
3.
CREACIÓN DE GRÁFICOS ............................................................................................................. 5 1.1.
TIPOS DE GRÁFICOS............................................................................................................. 6
1.2.
PARTES DE UN GRÁFICO...................................................................................................... 7
1.3.
CREACIÓN DE GRÁFICOS ..................................................................................................... 9
EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO.............................................................................................. 14 2.1.
CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO .................................................................. 15
2.2.
ESTILOS DE DISEÑO ........................................................................................................... 18
2.3.
TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO...................................................................... 21
2.4.
MINIGRÁFICOS .................................................................................................................. 23
2.5.
PICTOGRAMAS .................................................................................................................. 25
IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO............................................................................................................ 27
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 28 REFERENCIAS........................................................................................................................................ 29
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GRÁFICOS EN EXCEL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Comprender la terminología asociada a la creación de gráficos de Excel, así como las opciones existentes.
Construir gráficos a partir de diferentes tipos de datos almacenados en el área de trabajo de Excel.
Imprimir gráficos en Excel para su posterior uso.
INTRODUCCIÓN En esta semana, se presentará el manejo, edición e impresión de gráficos al interior del programa Microsoft Excel 2010. De esta forma, usted podrá crear y personalizar un gráfico según los requerimientos del caso, aplicando soluciones eficientes y optimizando su tiempo. De esta forma, será necesario que comprenda en qué consiste un gráfico y los elementos que los componen, para así ser capaz de crear gráficos e intervenir en cada uno de los elementos que lo componen. A lo largo de este documento, se presentarán situaciones ficticias, para comprender un poco más la dinámica del programa y sus respectivas funciones en el ámbito laboral de la istración. Dichas situaciones ficticias podrán ser reconocibles por estar enmarcadas en un cuadro, cuyo texto no es parte de los contenidos, pero le permitirán un mejor entendimiento de las potencialidades de cada herramienta de Excel 2010.
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1. CREACIÓN DE GRÁFICOS Conectando Se acerca la época de balances y cierre del año en la empresa donde usted trabaja, por lo que su jefatura le pide que haga algunas proyecciones de los avances de los proyectos a su cargo. En el transcurso de dicha respuesta a los requerimientos, se da cuenta de que la cantidad de datos en las tablas Excel que ha desarrollado es bastante extensa, por lo que llega a la conclusión de que necesita una forma más eficaz de explicar los datos, para que se entiendan de una manera más sencilla y directa, en lugar de estar revisando celdas de una hoja de cálculo. En ese momento, recuerda sus clases de tecnología aplicada a la istración y encuentra la solución: hacer un gráfico. Pero antes de construir uno, necesita recordar algunos conceptos. básicos”.
Un gráfico es una representación de datos, por lo general de carácter numérico, presentes en una hoja de cálculo y que se pueden expresar mediante columnas, líneas, círculos, barras, áreas, dispersión, etc., a fin de mostrar las relaciones que surgen entre ellos y facilitar su interpretación. En este documento, se revisará cómo crear gráficos a partir de los datos introducidos en una hoja de cálculo.
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1.1. TIPOS DE GRÁFICOS Gráficos de columna Por lo general, muestran las modificaciones de datos ocurridas en un periodo determinado, o bien para ilustrar comparaciones entre elementos. Se pueden utilizar con casi cualquier tipo de datos y las opciones del programa permiten una gran variedad de presentaciones, tales como 3D, cilindros, pirámide, cónico, etc.
Gráficos de línea Permiten observar tendencias en los datos a intervalos idénticos. Los puntos del gráfico se muestran conectados por líneas, las que muestran claramente que los números están aumentando o disminuyendo.
Gráficos circulares Este tipo de gráficos permite revisar proporciones de tamaños de los elementos de una serie de datos, en función de la suma de elementos. Resulta de mucha utilidad para destacar un elemento significativo. También son conocidos como gráficos de torta.
Gráficos de barras Permiten mostrar comparaciones entre elementos individuales, donde su funcionamiento es similar al de los gráficos de columnas; pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales.
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Gráficos de áreas Destaca la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Estos gráficos son similares a los de línea, con la salvedad de que el área bajo la respectiva línea tiene relleno, lo cual puede facilitar la lectura, aunque en algunos casos se pueda tapar información.
Gráficos de dispersión En este tipo de gráfico se muestran los datos en un tipo de paisaje 3D, donde en ellos es posible identificar la relación entre los valores numéricos de varias series de datos. Por lo general, se utilizan este tipo de gráficos para datos científicos. También conocidos como gráficos de superficie.
Al momento de crear un gráfico en Excel, se puede optar entre dos alternativas: 1) Crear un gráfico incrustado: En que se inserta el gráfico en una hoja de cálculo normal, como cualquier otro objeto. 2) Crear una hoja de gráfico: En la que se crea una hoja exclusiva para el gráfico. En esta no se ite ningún otro tipo de objeto, ni siquiera posee celdas.
1.2. PARTES DE UN GRÁFICO Conectando Usted recuerda bien los tipos de gráfico, y ya tiene algunas ideas sobre cuál podría utilizar para el informe que le pidió su jefatura. Pero, antes de poner manos a la obra, es necesario tener claridad de las partes que componen un gráfico.
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Título El título debe contener una descripción clara de lo que muestra el gráfico.
Serie de datos Se refiere a los datos propiamente tal, relacionados al interior del gráfico, en que por lo general se diferencian por colores los tipos de datos, con excepción de los gráficos circulares que solo pueden tener una serie de datos.
Eje vertical Este eje, también conocido como eje Y, es la sección vertical al interior del gráfico. En el ejemplo de la ilustración, se puede apreciar que es un gráfico de columnas, en que el eje vertical indica la altura o valor de las columnas, razón por la que también se le denomina en este caso “eje de valores”.
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Eje horizontal Este eje, también conocido como eje X, es la sección horizontal al interior del gráfico. Para el caso de la ilustración, el eje horizontal indica las categorías de la tabla, razón por la que también se le denomina “eje de categorías”.
Leyenda Es un indicador visual para comprender a qué color corresponde cada serie de datos. Dependiendo de la complejidad y variedad de datos presentados, puede ser un elemento de gran relevancia, pero en casos de gráficos más sencillos se puede incluso omitir.
Es fundamental comprender cuáles son las partes componentes de un gráfico, para posteriormente crear un gráfico propio.
1.3. CREACIÓN DE GRÁFICOS Conectando Ahora que ya tiene claridad de los tipos de gráficos que puede usar y las partes que lo componen, podrá centrarse en la tarea de crear uno según sus requerimientos; pero antes de empezar el desarrollo del gráfico con una tabla muy compleja, parte con unos pocos datos, en que quizás una tabla de 9 datos sería bueno practicar.
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A continuación, para comprender mejor el proceso de creación de gráficos, se trabajará sobre la base de una pequeña tabla que inicialmente le servirá para entender mejor el proceso y ejercitar. Por esto, si lo desea, puede hacer una tabla similar en Excel y realizar los pasos que a se mencionan.
Gálvez Vicuña Romo
Enero 240 175 150
Informe de ventas Febrero 160 420 180
Marzo 500 290 195
Se recomienda tener seleccionado el rango de celdas a partir del cual se construirá el gráfico, así Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, se creará un gráfico en blanco, o simplemente no se creará, debido a la falta de datos.
Para insertar un gráfico, existen varias alternativas disponibles en la ficha “Insertar”, dentro de la que se ubicará al grupo gráficos. La primera alternativa por revisar consiste en hacer clic directamente en el comando del tipo de gráfico que se desee insertar. Otra opción es haciendo clic en el triángulo de más opciones junto a cada comando. Esto le permitirá ver más opciones de tipos de gráficos en un menú desplegable. Es posible observar al final de este menú desplegable un botón para revisar todos los tipos de gráfico. Dentro del grupo gráficos, en la esquina inferior derecha, se podrá acceder a un botón de opciones de dicho grupo, el que desplegará un cuadro de diálogo con todos los tipos de gráficos, que mostrará los diversos tipos de gráficos que existen organizados por categorías. Bastará con seleccionar la opción deseada y luego hacer clic en aceptar.
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Una vez creado el gráfico, los cambios que se realicen a los datos de la hoja de cálculo se actualizan inmediatamente en el gráfico.
Al momento de realizar la selección, aparecerá en la hoja de cálculo un cuadro con el gráfico ya creado, y por otro lado, en la barra de menú, una nueva sección denominada "Herramientas de gráficos", la que contendrá tres fichas adicionales: Diseño, Presentación y Formato.
Estas respectivas fichas contienen comandos que se necesitarán para trabajar con gráficos. Una vez finalizado el desarrollo del gráfico, cuando ya no sean necesarias estas tres fichas, bastará con hacer clic fuera del gráfico y las fichas desaparecerán. Por el contrario, si necesita volver a ocupar estas fichas, solo deberá hacer clic nuevamente sobre el gráfico. Si una vez definido el gráfico deseara cambiar su tipología de este, o bien si no se muestran los datos de la forma deseada, podrá seleccionar el gráfico haciendo clic en él y, acto seguido, en la ficha “Diseño”, grupo “Tipo de gráfico”, seleccionar el comando “Cambiar tipo de gráfico”.
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Con esto se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá cambiar el tipo de gráfico, seleccionándolo y haciendo clic en aceptar. Cambiar vista de gráfico Si consideramos un gráfico construido con los datos del ejemplo planteado, se observa que este gráfico no es la única vista que se puede configurar de los datos. En el ejemplo se comparan los vendedores entre sí, mes a mes, donde en el eje X de la parte inferior del gráfico están los datos, que se distribuyen en columnas: Enero, Febrero y Marzo. La leyenda del gráfico está compuesta por filas, que corresponden a los nombres de los vendedores, pero es posible cambiar los datos de los ejes, de modo que los vendedores se comparen a sí mismos en lugar de entre ellos. Para crear esta nueva vista del gráfico, será necesario dirigirse a la ficha diseño> grupo datos > hacer clic en el comando “Cambiar fila/columna”.
Si observa detenidamente la tabla, cuando se haga clic sobre el comando, podrá apreciar cómo cambia.
Observará que el gráfico refleja algo diferente. El eje X de la parte inferior del gráfico muestra los nombres de las filas: Gálvez, Vicuña, Romo. La leyenda del gráfico ahora muestra los nombres de las columnas Enero, Febrero y Marzo.
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El gráfico muestran los resultados mensuales de cada vendedor comparados con sí mismo. Para volver al gráfico como estaba planteado originalmente, solo tendrá que hacer clic en cambiar fila/columna nuevamente y volverá a la vista original.
Añadir una serie de datos Al interior de la ficha diseño, es posible encontrar dos opciones que serán de mucha utilidad para el manejo de datos. En primera instancia, se revisará el cuadro de diálogo que aparece cuando se hace clic sobre el comando “seleccionar datos”.
Es este cuadro, en la parte superior, es posible observar el campo “Rango de datos del gráfico”, en el que se deberá ingresar el rango de celdas, de donde se obtendrán los datos para la creación del gráfico. Para el caso de la imagen, y a modo de ejemplo, se ha determinado que este rango se extienda desde la celda A2 hasta la celda D5 (en total, 16 celdas). Existen dos formas de ingresar información a este campo. La primera, ya descrita, sería ingresando el rango directamente en el campo, mientras que la segunda es utilizando el botón que se encuentra a la derecha del campo. Este permitirá seleccionar directamente las celdas en la hoja de cálculo.
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Luego de que se hayan definido las celdas contenidas en el rango, el programa inmediatamente definirá algunos datos para el eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Es necesario considerar que, dependiendo del tipo de gráfico, es posible que sea necesario emplear más de dos ejes (por ejemplo, los gráficos de superficie).
Mediante el botón “Editar”, será posible modificar el texto que se visualizará en la leyenda de series del gráfico. En el caso de la imagen, se refiere a series (Enero, Febrero, Marzo, a la izquierda), la que se modificará por categorías. En el centro, es posible observar el botón “Cambiar fila/columna”, el que permite intercambiar los datos de las series, trasladándolos a categoría y viceversa. Este botón es el equivalente al comando “Cambiar entre filas y columnas” del grupo de datos en la ficha diseño. Por último, el botón “celdas ocultas y vacías”, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo, permite abrir un pequeño cuadro de diálogo, en el que es posible determinar lo que se hará con aquellas celdas que no posean datos o que estén ocultas.
2. EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO Conectando De momento, ha logrado crear un gráfico, comprendiendo bien las partes que lo componen y cómo organizar los datos en su interior. Aún necesita dominar mejor la herramienta de gráficos, especialmente pensando en la forma de hacer más atractivo el mismo, quizás modificando el título o las etiquetas, o bien cambiando el aspecto de algunos componentes.
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2.1. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO En lo referente al aspecto del gráfico, en la ficha presentación encontrará las opciones que le permitirán hacer los ajustes que requiera. En el grupo denominado "Ejes", podrá elegir exactamente qué ejes incluir y mostrar; o por otro lado, mediante la opción "Líneas de cuadrículas", podrá incluir o no líneas de cuadrícula que permitirán leer mejor los datos. Para las dos opciones mencionadas, si hace clic en el triángulo contiguo al comando para más opciones, encontrará que dispone de dos opciones de las cuales, dependiendo de la orientación, serán líneas o ejes "verticales" u "horizontales", y al interior de cada una de estas encontrará subopciones que le permitirán definir, por ejemplo, las líneas por mostrar, "Etiquetas" descriptivas de los ejes, la "Escala de valores" que se manejará, etc.
Es recomendable que pueda explorar las distintas opciones, con el fin de buscar la que más se ajuste a sus requerimientos.
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Agregar títulos al gráfico Los títulos de gráficos ofrecen información descriptiva sobre los mismos, con el fin que los lectores no tengan que adivinar sobre qué trata dicho gráfico. Es posible asignar un título al propio gráfico, como así también a los ejes del gráfico que miden y describen el gráfico. Una manera rápida de agregar títulos de gráfico es a través de la ficha “Diseño”, grupo “Diseño de gráfico”. En este grupo se debe hacer clic en el botón de más opciones, lo que abrirá un menú contextual que mostrará imágenes pequeñas de los distintos diseños de gráfico.
En este caso, se seleccionará el “Diseño 9”, porque ofrece marcadores de posición para el título del gráfico y los títulos de eje. Haciendo clic sobre cada marcador de posición, es posible editar su texto, añadiendo así información descriptiva en el mismo.
Grupo etiquetas En el grupo "etiquetas", dispondrá de alternativas para definir los textos de un gráfico o su leyenda. Mediante el comando leyenda, es posible seleccionar desde la opción de no mostrarla (“Ninguno”) o bien cualquiera de las alternativas de posicionamiento (hacia la derecha, en la parte superior, hacia la izquierda, etc.). Además, en caso de requerirlo, cuenta con la posibilidad de seleccionar "Más alternativas de leyenda", opción que desplegará un menú contextual que permitirá editar características tales como: posición, relleno, color, estilo de borde, sombreado e iluminación del gráfico.
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En caso que la modificación requerida en el gráfico se trate de desplazar un elemento, es posible seleccionarlo en el mismo gráfico y situarlo en el lugar deseado.
También se dispone, mediante el grupo "Fondo", de comandos que le permitirán realizar modificaciones orientadas al modo en que se integra el gráfico en la hoja de cálculo. Estas herramientas (cuadro gráfico, plano inferior del gráfico, giro 3D) sólo están disponibles para gráficos 3D. El "área de trazado" está relacionada solo para gráficos bidimensionales. Por lo cual, con las demás opciones podrá modificar el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles.
Se anima al lector a probar con cada una de las opciones para comprender de mejor forma los resultados que puede obtener con cada comando.
Cambiar la apariencia del gráfico Mediante la pestaña “Diseño” es posible aplicar estilos de manera muy sencilla y rápida. Dependiendo del tipo de gráfico insertado (líneas, barras, columnas, etc.), se dispondrá de diversas alternativas de opciones. Los estilos rápidos ofrecen opciones como la de incluir título al gráfico, situar leyenda al interior del gráfico, opción de incluir o no etiquetas descriptivas, etc. En la pestaña formato, encontrará el grupo estilos de forma y estilos de WordArt, las cuales le serán de mucha ayuda para aplicar diversos estilos al gráfico. Para realizar la aplicación de un estilo, bastará con seleccionar el gráfico de manera íntegra o bien seleccionando solo algunos de sus componentes (área, barra, leyenda, etc.), y posteriormente hacer clic en el estilo de su preferencia.
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Si no se desea utilizar un estilo preestablecido, existe la alternativa de utilizar las listas de relleno de forma/texto, contorno de forma y efectos de forma/texto, a fin de personalizar el estilo del gráfico. Al aplicar algún estilo, es habitual referirse a un estilo que abarque todo el gráfico, pero también es posible personalizar cada uno de sus componentes: el área de trazado, la leyenda, las líneas de divisiones principales, etc. Para efectuar este cambio, resulta sencillo seleccionar en el mismo gráfico el elemento por modificar, o bien realizar dicha selección mediante el menú desplegable de la ficha de presentación o en la de formato. Es posible apreciar el área de trazado en la imagen de referencia que se encuentra seleccionada. A continuación, al hacer clic sobre el comando “aplicar formato a la selección”, podrá abrir un cuadro de diálogo con opciones de edición. En función del objeto seleccionado, es posible realizar la edición de determinados aspectos, mientras que otros elementos no se podrán editar. Por ejemplo, esto pasa con las líneas de división principales, pues carecen de opción de modificar el relleno, porque obviamente no es posible rellenar una línea recta. Además, la serie de datos sí permite asignar color al relleno, incluso establecer el grado de transparencia.
En caso de no estar satisfecho con las modificaciones de estilo realizadas, le recuerdo que cuenta con el comando “Restablecer para hacer coincidir con el estilo”. Haciendo clic en él, será posible recuperar el aspecto del estilo original.
Es necesario recordar que los objetos de texto al interior del gráfico no pierden su condición como tal, por lo que es posible emplear las herramientas de la ficha inicio, como por ejemplo: negrita, cursiva, tipo de letra, tamaño, relleno, etc. En algunas oportunidades, estas herramientas considerarán el contexto de manera inteligente. Por ejemplo, si intentase cambiar el color del relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , el programa asignará el color de relleno seleccionado al cuadro de muestra del color en la leyenda, y al mismo tiempo para las barras, sectores o líneas; esto es, a la serie que identifique en el gráfico, ocurriendo exactamente lo mismo en sentido inverso. En otras palabras, si se modifica el color de relleno en una serie, el cambio se reflejará también en la leyenda.
2.2. ESTILOS DE DISEÑO
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Conectando Recuerde que existe una manera de hacer más atractivo el gráfico mediante unos pocos clics, con la que puede cambiar completamente la apariencia de un gráfico, y lo mejor de todo, es que esta función se puede ocupar en varios gráficos simultáneamente. Esta opción es la de estilos de diseño, así que decide hacer la prueba con el gráfico de ensayo que está trabajando.
Cuando se crea un gráfico, tiene un color y estilo estándar, pero es posible cambiar su color o estilo en unos simples pasos. En el grupo estilos de gráfico de la ficha “Diseño”, deberá hacer clic en el botón de “Más opciones” del grupo “Estilos de diseño”.
Se mostrará un menú desplegable con todas las opciones de apariencia disponibles para el gráfico. Por ejemplo, dentro del mismo color es posible seleccionar el tipo de apariencia biselada para el gráfico.
Bastará con hacer clic en la opción y se reflejará automáticamente en el gráfico seleccionado.
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Para modificar el texto del título de manera que se destaque más, solo tendrá que hacer clic en la ficha formato y, posteriormente, seleccionar todo el texto del título. En el grupo estilos de WordArt encontrará interesantes opciones de estilos rápidos, fondos, líneas de contorno opciones especiales, etc.
Es posible hacer más cambios en los formatos de cada columna. Por ejemplo, agregando una sombra a cada columna, donde si hace clic sobre una de las columnas azules (Gálvez) notará que aparecen unos puntos en las esquinas de la columna en todo el gráfico (controladores). Luego, en la ficha formato > grupo estilos de forma, deberá hacer clic en efectos de forma, lo que mostrará un menú contextual con opciones de efecto. Seleccione a continuación “Sombra”, el que también mostrará más opciones. Elija finalmente “Desplazamiento diagonal arriba derecha” y podrá observar cómo se aplica en todas las columnas de “Gálvez” una sombra con las características seleccionadas. Puede hacer el mismo procedimiento para el resto de las columnas.
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2.3. TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO Conectando Para que un gráfico comunique eficientemente lo que se necesita, debe ser visible; y usted desea que su jefatura, con un primer vistazo, tenga claridad de la información que desea comunicar. Por tanto, el tamaño y su distribución son temas importantes.
Es posible cambiar el tamaño de un gráfico, o bien solo un elemento en específico, seleccionándolo y editándolo directamente. Al momento de realizar la selección, será posible observar que aparecen distintos tipos de controladores, dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado.
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Controladores Cuadrados definen las dimensiones del objeto (ancho y alto), donde mediante la acción de clic y arrastrar será posible modificar un objeto en estas dimensiones.
Controladores Circulares sirven para escalar un objeto, es decir, si realiza la acción de clic y arrastrar se modificará el tamaño, pero de manera proporcional, pudiendo agrandarse o achicarse manteniendo la proporción de ancho y alto establecida.
Otra opción de edición de un gráfico es la de mover los elementos del gráfico, para lo que solo bastará con seleccionar un elemento. Cuando este indique que se encuentra seleccionado, mediante la visualización de los controladores, podrá hacer clic y arrastrarlo hasta la posición deseada.
Modificar la posición de un gráfico Excel dispone de una opción que facilita establecer la posición de un gráfico al interior de un documento, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos:
Ubicarse en la ficha diseño, de las herramientas de gráfico. Hacer clic sobre el comando “Mover gráfico”, ubicado al interior del grupo ubicación. Esto abrirá un cuadro de diálogo, como el que se muestra a continuación.
El primer campo permite considerar al gráfico como una hoja nueva, donde bastará con ingresar en este campo el nombre que tendrá la nueva hoja. De este modo, quedará aislado en una hoja aparte donde no interferirá con la hoja de cálculo, pero no se podrá contrastar los datos numéricos. El segundo campo, “Objeto en”, permite mover el gráfico a una hoja de cálculo ya existente. Si utiliza esta opción, el gráfico quedará flotando en la hoja de cálculo, de manera que pueda ubicarlo en la posición y tamaño que mejor le acomode.
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2.4. MINIGRÁFICOS Conectando Al momento de presentar tablas con muchos datos, puede ayudar tener unas pequeñas vistas previas sobre las tendencias en los datos, como complemento a los datos presentados a su jefatura. Por esta razón, usted decide investigar respecto de los minigráficos.
Los minigráficos son un elemento nuevo en Excel 2010. Estos permiten la inserción de un pequeño gráfico representativo en una única celda, y que representará a una serie de datos única, de tal manera que se pueda tener una aproximación de la tendencia que representan determinados valores. Al interior de la ficha “Insertar”, se encuentra el grupo minigráficos.
El grupo presenta tres opciones de gráfico: línea, columna y ganancia o pérdida. Al insertar algunos de ellos, se agregará a la cinta de opciones una nueva barra de herramientas denominada “Herramientas para minigráfico”. Dentro de esta se encuentra la ficha “Diseño”, la que permitirá acceder a opciones básicas de edición tales como: cambiar la celda fuente de los datos, tipo de gráfico (de entre los tres disponibles), estilos o marcar determinados puntos del minigráfico.
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Contrariamente a lo que se pueda imaginar, el minigráfico, al estar contenido en una celda, no es posible borrarlo mediante la tecla supr, como se hace habitualmente con cualquier tipo de celda. La única forma de eliminarlo es -una vez seleccionado- mediante el comando “Borrar”, ubicado en la ficha diseño de las herramientas para minigráfico.
Los minigráficos se ajustan automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, para visualizarlo mejor, solo será necesario aumentar el ancho de la columna o el alto de la fila que contiene al minigráfico.
Crear tipos personalizados de gráfico Excel trae por defecto algunas propiedades predefinidas, las que permiten el trabajo con gráficos de manera rápida. En estas, únicamente bastará con seleccionar los datos, el tipo de gráfico y así será posible visualizar inmediatamente el resultado. Estas propiedades de gráfico, por defecto, se pueden modificar de manera que se utilicen en la creación de nuevos gráficos con las mismas características mediante una plantilla. Para el desarrollo de esta, solo tendrá que crear un gráfico con las características deseadas, o bien tomar alguno ya desarrollado y posteriormente seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la ficha diseño. Hacer clic en la opción guardar como plantilla.
Esto abrirá un cuadro de diálogo, desde el que será posible ingresar un nombre para el tipo de gráfico. Finalmente, pulse el botón “Guardar”.
Posteriormente, cuando se desee desarrollar un gráfico con las características ya definidas, sólo será necesario buscar, al momento de insertar un gráfico, la plantilla definida en la categoría respectiva.
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2.5. PICTOGRAMAS Conectando Usted está consciente de que los informes para su jefatura son instancias serias, con información precisa y objetiva. Sin embargo, decide probar cómo quedaría su gráfico con algún elemento visual que convierta su gráfico en algo más original.
Los pictogramas son gráficos de columnas, a los que se les reemplaza la columna por una imagen relacionada con el tema del gráfico. Por ejemplo, si el gráfico se refiere a la producción de bananas, cada barra puede reemplazase por la imagen de una banana.
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Para aplicar pictogramas a un gráfico, será necesario seguir los siguientes pasos:
En primer lugar, tener seleccionados los datos desde donde se construirá el gráfico.
En segundo lugar, contar con alguna imagen en el disco duro, la que eventualmente sustituirá cada columna. En este caso, se utilizará la siguiente la figura de una persona.
Una vez seleccionados los datos, se deberá hacer clic con el botón secundario del mouse (o doble clic en la misma columna) para acceder a la opción “Dar formato a la serie de datos”, donde posteriormente, en el cuadro de “Diálogo”, será necesario buscar la opción de relleno y luego marcar “relleno con imagen o textura”. Una vez ahí, será necesario hacer clic en el botón de archivo, el que permitirá buscar la imagen seleccionada en el disco duro del computador y, finalmente, apretar “Aceptar” para que se apliquen los cambios.
Opcionalmente, es posible seleccionar, si se desea, el ajuste de la imagen a la columna, o bien apilarla hasta completar la altura de la columna.
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3. IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO Conectando En esta etapa, usted se da cuenta de que los pictogramas quitan cierta seriedad a su informe, por lo que decide retirarlos. De este modo, su gráfico está terminado y en condiciones de ser impreso para ser entregado junto con el informe que le fue solicitado. Ahora es momento de revisar las opciones de impresión que se disponen.
La impresión de gráficos en Excel es un proceso bastante sencillo. De todas formas, el método que se seleccione deberá ir en función de sus necesidades, pues es posible imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o sin ellos. ¿Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010? Para la impresión de gráficos de manera conjunta con los datos de la hoja de cálculo, no es necesario seguir ningún procedimiento especial, bastará con imprimir la hoja, es decir, seleccionar la ficha archivo > imprimir y enviar a imprimir el documento.
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No obstante, para la impresión del gráfico en solitario, es decir, sin los datos de la hoja de cálculo, será necesario añadir un paso adicional. Una vez seleccionado el gráfico deseado, tendrá que seguir el mismo procedimiento descrito: ficha archivo > imprimir.
La diferencia radica que en esta oportunidad, la opción de configuración muestra la alternativa “Imprimir el gráfico seleccionado”, donde si se acepta la impresión, podrá observar que en esta aparecerá únicamente el gráfico.
COMENTARIO FINAL Microsoft Excel es el programa estándar en la industria de la ofimática en cuanto al manejo de información y datos.. No obstante, en más de alguna oportunidad, será necesario hacer que estos datos sean fácilmente comprensibles, razón por la que existen los gráficos. Estos buscan resumir y proveer de una interpretación la información apoyada por elementos gráficos. Por lo anterior, es necesario poseer un conocimiento respecto de su estructura, construcción, edición y, eventualmente, su impresión
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REFERENCIAS Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/esmx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Gráficos en Excel. Tecnología Aplicada a la istración. Semana 4.
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ÍNDICE GRÁFICOS EN EXCEL ............................................................................................................................ 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4 1.
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CREACIÓN DE GRÁFICOS ............................................................................................................. 5 1.1.
TIPOS DE GRÁFICOS............................................................................................................. 6
1.2.
PARTES DE UN GRÁFICO...................................................................................................... 7
1.3.
CREACIÓN DE GRÁFICOS ..................................................................................................... 9
EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO.............................................................................................. 14 2.1.
CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO .................................................................. 15
2.2.
ESTILOS DE DISEÑO ........................................................................................................... 18
2.3.
TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO...................................................................... 21
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MINIGRÁFICOS .................................................................................................................. 23
2.5.
PICTOGRAMAS .................................................................................................................. 25
IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO............................................................................................................ 27
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Construir gráficos a partir de diferentes tipos de datos almacenados en el área de trabajo de Excel.
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INTRODUCCIÓN En esta semana, se presentará el manejo, edición e impresión de gráficos al interior del programa Microsoft Excel 2010. De esta forma, usted podrá crear y personalizar un gráfico según los requerimientos del caso, aplicando soluciones eficientes y optimizando su tiempo. De esta forma, será necesario que comprenda en qué consiste un gráfico y los elementos que los componen, para así ser capaz de crear gráficos e intervenir en cada uno de los elementos que lo componen. A lo largo de este documento, se presentarán situaciones ficticias, para comprender un poco más la dinámica del programa y sus respectivas funciones en el ámbito laboral de la istración. Dichas situaciones ficticias podrán ser reconocibles por estar enmarcadas en un cuadro, cuyo texto no es parte de los contenidos, pero le permitirán un mejor entendimiento de las potencialidades de cada herramienta de Excel 2010.
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1. CREACIÓN DE GRÁFICOS Conectando Se acerca la época de balances y cierre del año en la empresa donde usted trabaja, por lo que su jefatura le pide que haga algunas proyecciones de los avances de los proyectos a su cargo. En el transcurso de dicha respuesta a los requerimientos, se da cuenta de que la cantidad de datos en las tablas Excel que ha desarrollado es bastante extensa, por lo que llega a la conclusión de que necesita una forma más eficaz de explicar los datos, para que se entiendan de una manera más sencilla y directa, en lugar de estar revisando celdas de una hoja de cálculo. En ese momento, recuerda sus clases de tecnología aplicada a la istración y encuentra la solución: hacer un gráfico. Pero antes de construir uno, necesita recordar algunos conceptos. básicos”.
Un gráfico es una representación de datos, por lo general de carácter numérico, presentes en una hoja de cálculo y que se pueden expresar mediante columnas, líneas, círculos, barras, áreas, dispersión, etc., a fin de mostrar las relaciones que surgen entre ellos y facilitar su interpretación. En este documento, se revisará cómo crear gráficos a partir de los datos introducidos en una hoja de cálculo.
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1.1. TIPOS DE GRÁFICOS Gráficos de columna Por lo general, muestran las modificaciones de datos ocurridas en un periodo determinado, o bien para ilustrar comparaciones entre elementos. Se pueden utilizar con casi cualquier tipo de datos y las opciones del programa permiten una gran variedad de presentaciones, tales como 3D, cilindros, pirámide, cónico, etc.
Gráficos de línea Permiten observar tendencias en los datos a intervalos idénticos. Los puntos del gráfico se muestran conectados por líneas, las que muestran claramente que los números están aumentando o disminuyendo.
Gráficos circulares Este tipo de gráficos permite revisar proporciones de tamaños de los elementos de una serie de datos, en función de la suma de elementos. Resulta de mucha utilidad para destacar un elemento significativo. También son conocidos como gráficos de torta.
Gráficos de barras Permiten mostrar comparaciones entre elementos individuales, donde su funcionamiento es similar al de los gráficos de columnas; pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales.
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Gráficos de áreas Destaca la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Estos gráficos son similares a los de línea, con la salvedad de que el área bajo la respectiva línea tiene relleno, lo cual puede facilitar la lectura, aunque en algunos casos se pueda tapar información.
Gráficos de dispersión En este tipo de gráfico se muestran los datos en un tipo de paisaje 3D, donde en ellos es posible identificar la relación entre los valores numéricos de varias series de datos. Por lo general, se utilizan este tipo de gráficos para datos científicos. También conocidos como gráficos de superficie.
Al momento de crear un gráfico en Excel, se puede optar entre dos alternativas: 1) Crear un gráfico incrustado: En que se inserta el gráfico en una hoja de cálculo normal, como cualquier otro objeto. 2) Crear una hoja de gráfico: En la que se crea una hoja exclusiva para el gráfico. En esta no se ite ningún otro tipo de objeto, ni siquiera posee celdas.
1.2. PARTES DE UN GRÁFICO Conectando Usted recuerda bien los tipos de gráfico, y ya tiene algunas ideas sobre cuál podría utilizar para el informe que le pidió su jefatura. Pero, antes de poner manos a la obra, es necesario tener claridad de las partes que componen un gráfico.
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Título El título debe contener una descripción clara de lo que muestra el gráfico.
Serie de datos Se refiere a los datos propiamente tal, relacionados al interior del gráfico, en que por lo general se diferencian por colores los tipos de datos, con excepción de los gráficos circulares que solo pueden tener una serie de datos.
Eje vertical Este eje, también conocido como eje Y, es la sección vertical al interior del gráfico. En el ejemplo de la ilustración, se puede apreciar que es un gráfico de columnas, en que el eje vertical indica la altura o valor de las columnas, razón por la que también se le denomina en este caso “eje de valores”.
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Eje horizontal Este eje, también conocido como eje X, es la sección horizontal al interior del gráfico. Para el caso de la ilustración, el eje horizontal indica las categorías de la tabla, razón por la que también se le denomina “eje de categorías”.
Leyenda Es un indicador visual para comprender a qué color corresponde cada serie de datos. Dependiendo de la complejidad y variedad de datos presentados, puede ser un elemento de gran relevancia, pero en casos de gráficos más sencillos se puede incluso omitir.
Es fundamental comprender cuáles son las partes componentes de un gráfico, para posteriormente crear un gráfico propio.
1.3. CREACIÓN DE GRÁFICOS Conectando Ahora que ya tiene claridad de los tipos de gráficos que puede usar y las partes que lo componen, podrá centrarse en la tarea de crear uno según sus requerimientos; pero antes de empezar el desarrollo del gráfico con una tabla muy compleja, parte con unos pocos datos, en que quizás una tabla de 9 datos sería bueno practicar.
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A continuación, para comprender mejor el proceso de creación de gráficos, se trabajará sobre la base de una pequeña tabla que inicialmente le servirá para entender mejor el proceso y ejercitar. Por esto, si lo desea, puede hacer una tabla similar en Excel y realizar los pasos que a se mencionan.
Gálvez Vicuña Romo
Enero 240 175 150
Informe de ventas Febrero 160 420 180
Marzo 500 290 195
Se recomienda tener seleccionado el rango de celdas a partir del cual se construirá el gráfico, así Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, se creará un gráfico en blanco, o simplemente no se creará, debido a la falta de datos.
Para insertar un gráfico, existen varias alternativas disponibles en la ficha “Insertar”, dentro de la que se ubicará al grupo gráficos. La primera alternativa por revisar consiste en hacer clic directamente en el comando del tipo de gráfico que se desee insertar. Otra opción es haciendo clic en el triángulo de más opciones junto a cada comando. Esto le permitirá ver más opciones de tipos de gráficos en un menú desplegable. Es posible observar al final de este menú desplegable un botón para revisar todos los tipos de gráfico. Dentro del grupo gráficos, en la esquina inferior derecha, se podrá acceder a un botón de opciones de dicho grupo, el que desplegará un cuadro de diálogo con todos los tipos de gráficos, que mostrará los diversos tipos de gráficos que existen organizados por categorías. Bastará con seleccionar la opción deseada y luego hacer clic en aceptar.
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Una vez creado el gráfico, los cambios que se realicen a los datos de la hoja de cálculo se actualizan inmediatamente en el gráfico.
Al momento de realizar la selección, aparecerá en la hoja de cálculo un cuadro con el gráfico ya creado, y por otro lado, en la barra de menú, una nueva sección denominada "Herramientas de gráficos", la que contendrá tres fichas adicionales: Diseño, Presentación y Formato.
Estas respectivas fichas contienen comandos que se necesitarán para trabajar con gráficos. Una vez finalizado el desarrollo del gráfico, cuando ya no sean necesarias estas tres fichas, bastará con hacer clic fuera del gráfico y las fichas desaparecerán. Por el contrario, si necesita volver a ocupar estas fichas, solo deberá hacer clic nuevamente sobre el gráfico. Si una vez definido el gráfico deseara cambiar su tipología de este, o bien si no se muestran los datos de la forma deseada, podrá seleccionar el gráfico haciendo clic en él y, acto seguido, en la ficha “Diseño”, grupo “Tipo de gráfico”, seleccionar el comando “Cambiar tipo de gráfico”.
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Con esto se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá cambiar el tipo de gráfico, seleccionándolo y haciendo clic en aceptar. Cambiar vista de gráfico Si consideramos un gráfico construido con los datos del ejemplo planteado, se observa que este gráfico no es la única vista que se puede configurar de los datos. En el ejemplo se comparan los vendedores entre sí, mes a mes, donde en el eje X de la parte inferior del gráfico están los datos, que se distribuyen en columnas: Enero, Febrero y Marzo. La leyenda del gráfico está compuesta por filas, que corresponden a los nombres de los vendedores, pero es posible cambiar los datos de los ejes, de modo que los vendedores se comparen a sí mismos en lugar de entre ellos. Para crear esta nueva vista del gráfico, será necesario dirigirse a la ficha diseño> grupo datos > hacer clic en el comando “Cambiar fila/columna”.
Si observa detenidamente la tabla, cuando se haga clic sobre el comando, podrá apreciar cómo cambia.
Observará que el gráfico refleja algo diferente. El eje X de la parte inferior del gráfico muestra los nombres de las filas: Gálvez, Vicuña, Romo. La leyenda del gráfico ahora muestra los nombres de las columnas Enero, Febrero y Marzo.
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El gráfico muestran los resultados mensuales de cada vendedor comparados con sí mismo. Para volver al gráfico como estaba planteado originalmente, solo tendrá que hacer clic en cambiar fila/columna nuevamente y volverá a la vista original.
Añadir una serie de datos Al interior de la ficha diseño, es posible encontrar dos opciones que serán de mucha utilidad para el manejo de datos. En primera instancia, se revisará el cuadro de diálogo que aparece cuando se hace clic sobre el comando “seleccionar datos”.
Es este cuadro, en la parte superior, es posible observar el campo “Rango de datos del gráfico”, en el que se deberá ingresar el rango de celdas, de donde se obtendrán los datos para la creación del gráfico. Para el caso de la imagen, y a modo de ejemplo, se ha determinado que este rango se extienda desde la celda A2 hasta la celda D5 (en total, 16 celdas). Existen dos formas de ingresar información a este campo. La primera, ya descrita, sería ingresando el rango directamente en el campo, mientras que la segunda es utilizando el botón que se encuentra a la derecha del campo. Este permitirá seleccionar directamente las celdas en la hoja de cálculo.
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Luego de que se hayan definido las celdas contenidas en el rango, el programa inmediatamente definirá algunos datos para el eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Es necesario considerar que, dependiendo del tipo de gráfico, es posible que sea necesario emplear más de dos ejes (por ejemplo, los gráficos de superficie).
Mediante el botón “Editar”, será posible modificar el texto que se visualizará en la leyenda de series del gráfico. En el caso de la imagen, se refiere a series (Enero, Febrero, Marzo, a la izquierda), la que se modificará por categorías. En el centro, es posible observar el botón “Cambiar fila/columna”, el que permite intercambiar los datos de las series, trasladándolos a categoría y viceversa. Este botón es el equivalente al comando “Cambiar entre filas y columnas” del grupo de datos en la ficha diseño. Por último, el botón “celdas ocultas y vacías”, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo, permite abrir un pequeño cuadro de diálogo, en el que es posible determinar lo que se hará con aquellas celdas que no posean datos o que estén ocultas.
2. EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO Conectando De momento, ha logrado crear un gráfico, comprendiendo bien las partes que lo componen y cómo organizar los datos en su interior. Aún necesita dominar mejor la herramienta de gráficos, especialmente pensando en la forma de hacer más atractivo el mismo, quizás modificando el título o las etiquetas, o bien cambiando el aspecto de algunos componentes.
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2.1. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO En lo referente al aspecto del gráfico, en la ficha presentación encontrará las opciones que le permitirán hacer los ajustes que requiera. En el grupo denominado "Ejes", podrá elegir exactamente qué ejes incluir y mostrar; o por otro lado, mediante la opción "Líneas de cuadrículas", podrá incluir o no líneas de cuadrícula que permitirán leer mejor los datos. Para las dos opciones mencionadas, si hace clic en el triángulo contiguo al comando para más opciones, encontrará que dispone de dos opciones de las cuales, dependiendo de la orientación, serán líneas o ejes "verticales" u "horizontales", y al interior de cada una de estas encontrará subopciones que le permitirán definir, por ejemplo, las líneas por mostrar, "Etiquetas" descriptivas de los ejes, la "Escala de valores" que se manejará, etc.
Es recomendable que pueda explorar las distintas opciones, con el fin de buscar la que más se ajuste a sus requerimientos.
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Agregar títulos al gráfico Los títulos de gráficos ofrecen información descriptiva sobre los mismos, con el fin que los lectores no tengan que adivinar sobre qué trata dicho gráfico. Es posible asignar un título al propio gráfico, como así también a los ejes del gráfico que miden y describen el gráfico. Una manera rápida de agregar títulos de gráfico es a través de la ficha “Diseño”, grupo “Diseño de gráfico”. En este grupo se debe hacer clic en el botón de más opciones, lo que abrirá un menú contextual que mostrará imágenes pequeñas de los distintos diseños de gráfico.
En este caso, se seleccionará el “Diseño 9”, porque ofrece marcadores de posición para el título del gráfico y los títulos de eje. Haciendo clic sobre cada marcador de posición, es posible editar su texto, añadiendo así información descriptiva en el mismo.
Grupo etiquetas En el grupo "etiquetas", dispondrá de alternativas para definir los textos de un gráfico o su leyenda. Mediante el comando leyenda, es posible seleccionar desde la opción de no mostrarla (“Ninguno”) o bien cualquiera de las alternativas de posicionamiento (hacia la derecha, en la parte superior, hacia la izquierda, etc.). Además, en caso de requerirlo, cuenta con la posibilidad de seleccionar "Más alternativas de leyenda", opción que desplegará un menú contextual que permitirá editar características tales como: posición, relleno, color, estilo de borde, sombreado e iluminación del gráfico.
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En caso que la modificación requerida en el gráfico se trate de desplazar un elemento, es posible seleccionarlo en el mismo gráfico y situarlo en el lugar deseado.
También se dispone, mediante el grupo "Fondo", de comandos que le permitirán realizar modificaciones orientadas al modo en que se integra el gráfico en la hoja de cálculo. Estas herramientas (cuadro gráfico, plano inferior del gráfico, giro 3D) sólo están disponibles para gráficos 3D. El "área de trazado" está relacionada solo para gráficos bidimensionales. Por lo cual, con las demás opciones podrá modificar el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles.
Se anima al lector a probar con cada una de las opciones para comprender de mejor forma los resultados que puede obtener con cada comando.
Cambiar la apariencia del gráfico Mediante la pestaña “Diseño” es posible aplicar estilos de manera muy sencilla y rápida. Dependiendo del tipo de gráfico insertado (líneas, barras, columnas, etc.), se dispondrá de diversas alternativas de opciones. Los estilos rápidos ofrecen opciones como la de incluir título al gráfico, situar leyenda al interior del gráfico, opción de incluir o no etiquetas descriptivas, etc. En la pestaña formato, encontrará el grupo estilos de forma y estilos de WordArt, las cuales le serán de mucha ayuda para aplicar diversos estilos al gráfico. Para realizar la aplicación de un estilo, bastará con seleccionar el gráfico de manera íntegra o bien seleccionando solo algunos de sus componentes (área, barra, leyenda, etc.), y posteriormente hacer clic en el estilo de su preferencia.
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Si no se desea utilizar un estilo preestablecido, existe la alternativa de utilizar las listas de relleno de forma/texto, contorno de forma y efectos de forma/texto, a fin de personalizar el estilo del gráfico. Al aplicar algún estilo, es habitual referirse a un estilo que abarque todo el gráfico, pero también es posible personalizar cada uno de sus componentes: el área de trazado, la leyenda, las líneas de divisiones principales, etc. Para efectuar este cambio, resulta sencillo seleccionar en el mismo gráfico el elemento por modificar, o bien realizar dicha selección mediante el menú desplegable de la ficha de presentación o en la de formato. Es posible apreciar el área de trazado en la imagen de referencia que se encuentra seleccionada. A continuación, al hacer clic sobre el comando “aplicar formato a la selección”, podrá abrir un cuadro de diálogo con opciones de edición. En función del objeto seleccionado, es posible realizar la edición de determinados aspectos, mientras que otros elementos no se podrán editar. Por ejemplo, esto pasa con las líneas de división principales, pues carecen de opción de modificar el relleno, porque obviamente no es posible rellenar una línea recta. Además, la serie de datos sí permite asignar color al relleno, incluso establecer el grado de transparencia.
En caso de no estar satisfecho con las modificaciones de estilo realizadas, le recuerdo que cuenta con el comando “Restablecer para hacer coincidir con el estilo”. Haciendo clic en él, será posible recuperar el aspecto del estilo original.
Es necesario recordar que los objetos de texto al interior del gráfico no pierden su condición como tal, por lo que es posible emplear las herramientas de la ficha inicio, como por ejemplo: negrita, cursiva, tipo de letra, tamaño, relleno, etc. En algunas oportunidades, estas herramientas considerarán el contexto de manera inteligente. Por ejemplo, si intentase cambiar el color del relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , el programa asignará el color de relleno seleccionado al cuadro de muestra del color en la leyenda, y al mismo tiempo para las barras, sectores o líneas; esto es, a la serie que identifique en el gráfico, ocurriendo exactamente lo mismo en sentido inverso. En otras palabras, si se modifica el color de relleno en una serie, el cambio se reflejará también en la leyenda.
2.2. ESTILOS DE DISEÑO
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Conectando Recuerde que existe una manera de hacer más atractivo el gráfico mediante unos pocos clics, con la que puede cambiar completamente la apariencia de un gráfico, y lo mejor de todo, es que esta función se puede ocupar en varios gráficos simultáneamente. Esta opción es la de estilos de diseño, así que decide hacer la prueba con el gráfico de ensayo que está trabajando.
Cuando se crea un gráfico, tiene un color y estilo estándar, pero es posible cambiar su color o estilo en unos simples pasos. En el grupo estilos de gráfico de la ficha “Diseño”, deberá hacer clic en el botón de “Más opciones” del grupo “Estilos de diseño”.
Se mostrará un menú desplegable con todas las opciones de apariencia disponibles para el gráfico. Por ejemplo, dentro del mismo color es posible seleccionar el tipo de apariencia biselada para el gráfico.
Bastará con hacer clic en la opción y se reflejará automáticamente en el gráfico seleccionado.
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Para modificar el texto del título de manera que se destaque más, solo tendrá que hacer clic en la ficha formato y, posteriormente, seleccionar todo el texto del título. En el grupo estilos de WordArt encontrará interesantes opciones de estilos rápidos, fondos, líneas de contorno opciones especiales, etc.
Es posible hacer más cambios en los formatos de cada columna. Por ejemplo, agregando una sombra a cada columna, donde si hace clic sobre una de las columnas azules (Gálvez) notará que aparecen unos puntos en las esquinas de la columna en todo el gráfico (controladores). Luego, en la ficha formato > grupo estilos de forma, deberá hacer clic en efectos de forma, lo que mostrará un menú contextual con opciones de efecto. Seleccione a continuación “Sombra”, el que también mostrará más opciones. Elija finalmente “Desplazamiento diagonal arriba derecha” y podrá observar cómo se aplica en todas las columnas de “Gálvez” una sombra con las características seleccionadas. Puede hacer el mismo procedimiento para el resto de las columnas.
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2.3. TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO Conectando Para que un gráfico comunique eficientemente lo que se necesita, debe ser visible; y usted desea que su jefatura, con un primer vistazo, tenga claridad de la información que desea comunicar. Por tanto, el tamaño y su distribución son temas importantes.
Es posible cambiar el tamaño de un gráfico, o bien solo un elemento en específico, seleccionándolo y editándolo directamente. Al momento de realizar la selección, será posible observar que aparecen distintos tipos de controladores, dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado.
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Controladores Cuadrados definen las dimensiones del objeto (ancho y alto), donde mediante la acción de clic y arrastrar será posible modificar un objeto en estas dimensiones.
Controladores Circulares sirven para escalar un objeto, es decir, si realiza la acción de clic y arrastrar se modificará el tamaño, pero de manera proporcional, pudiendo agrandarse o achicarse manteniendo la proporción de ancho y alto establecida.
Otra opción de edición de un gráfico es la de mover los elementos del gráfico, para lo que solo bastará con seleccionar un elemento. Cuando este indique que se encuentra seleccionado, mediante la visualización de los controladores, podrá hacer clic y arrastrarlo hasta la posición deseada.
Modificar la posición de un gráfico Excel dispone de una opción que facilita establecer la posición de un gráfico al interior de un documento, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos:
Ubicarse en la ficha diseño, de las herramientas de gráfico. Hacer clic sobre el comando “Mover gráfico”, ubicado al interior del grupo ubicación. Esto abrirá un cuadro de diálogo, como el que se muestra a continuación.
El primer campo permite considerar al gráfico como una hoja nueva, donde bastará con ingresar en este campo el nombre que tendrá la nueva hoja. De este modo, quedará aislado en una hoja aparte donde no interferirá con la hoja de cálculo, pero no se podrá contrastar los datos numéricos. El segundo campo, “Objeto en”, permite mover el gráfico a una hoja de cálculo ya existente. Si utiliza esta opción, el gráfico quedará flotando en la hoja de cálculo, de manera que pueda ubicarlo en la posición y tamaño que mejor le acomode.
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2.4. MINIGRÁFICOS Conectando Al momento de presentar tablas con muchos datos, puede ayudar tener unas pequeñas vistas previas sobre las tendencias en los datos, como complemento a los datos presentados a su jefatura. Por esta razón, usted decide investigar respecto de los minigráficos.
Los minigráficos son un elemento nuevo en Excel 2010. Estos permiten la inserción de un pequeño gráfico representativo en una única celda, y que representará a una serie de datos única, de tal manera que se pueda tener una aproximación de la tendencia que representan determinados valores. Al interior de la ficha “Insertar”, se encuentra el grupo minigráficos.
El grupo presenta tres opciones de gráfico: línea, columna y ganancia o pérdida. Al insertar algunos de ellos, se agregará a la cinta de opciones una nueva barra de herramientas denominada “Herramientas para minigráfico”. Dentro de esta se encuentra la ficha “Diseño”, la que permitirá acceder a opciones básicas de edición tales como: cambiar la celda fuente de los datos, tipo de gráfico (de entre los tres disponibles), estilos o marcar determinados puntos del minigráfico.
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Contrariamente a lo que se pueda imaginar, el minigráfico, al estar contenido en una celda, no es posible borrarlo mediante la tecla supr, como se hace habitualmente con cualquier tipo de celda. La única forma de eliminarlo es -una vez seleccionado- mediante el comando “Borrar”, ubicado en la ficha diseño de las herramientas para minigráfico.
Los minigráficos se ajustan automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, para visualizarlo mejor, solo será necesario aumentar el ancho de la columna o el alto de la fila que contiene al minigráfico.
Crear tipos personalizados de gráfico Excel trae por defecto algunas propiedades predefinidas, las que permiten el trabajo con gráficos de manera rápida. En estas, únicamente bastará con seleccionar los datos, el tipo de gráfico y así será posible visualizar inmediatamente el resultado. Estas propiedades de gráfico, por defecto, se pueden modificar de manera que se utilicen en la creación de nuevos gráficos con las mismas características mediante una plantilla. Para el desarrollo de esta, solo tendrá que crear un gráfico con las características deseadas, o bien tomar alguno ya desarrollado y posteriormente seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la ficha diseño. Hacer clic en la opción guardar como plantilla.
Esto abrirá un cuadro de diálogo, desde el que será posible ingresar un nombre para el tipo de gráfico. Finalmente, pulse el botón “Guardar”.
Posteriormente, cuando se desee desarrollar un gráfico con las características ya definidas, sólo será necesario buscar, al momento de insertar un gráfico, la plantilla definida en la categoría respectiva.
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2.5. PICTOGRAMAS Conectando Usted está consciente de que los informes para su jefatura son instancias serias, con información precisa y objetiva. Sin embargo, decide probar cómo quedaría su gráfico con algún elemento visual que convierta su gráfico en algo más original.
Los pictogramas son gráficos de columnas, a los que se les reemplaza la columna por una imagen relacionada con el tema del gráfico. Por ejemplo, si el gráfico se refiere a la producción de bananas, cada barra puede reemplazase por la imagen de una banana.
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Para aplicar pictogramas a un gráfico, será necesario seguir los siguientes pasos:
En primer lugar, tener seleccionados los datos desde donde se construirá el gráfico.
En segundo lugar, contar con alguna imagen en el disco duro, la que eventualmente sustituirá cada columna. En este caso, se utilizará la siguiente la figura de una persona.
Una vez seleccionados los datos, se deberá hacer clic con el botón secundario del mouse (o doble clic en la misma columna) para acceder a la opción “Dar formato a la serie de datos”, donde posteriormente, en el cuadro de “Diálogo”, será necesario buscar la opción de relleno y luego marcar “relleno con imagen o textura”. Una vez ahí, será necesario hacer clic en el botón de archivo, el que permitirá buscar la imagen seleccionada en el disco duro del computador y, finalmente, apretar “Aceptar” para que se apliquen los cambios.
Opcionalmente, es posible seleccionar, si se desea, el ajuste de la imagen a la columna, o bien apilarla hasta completar la altura de la columna.
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3. IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO Conectando En esta etapa, usted se da cuenta de que los pictogramas quitan cierta seriedad a su informe, por lo que decide retirarlos. De este modo, su gráfico está terminado y en condiciones de ser impreso para ser entregado junto con el informe que le fue solicitado. Ahora es momento de revisar las opciones de impresión que se disponen.
La impresión de gráficos en Excel es un proceso bastante sencillo. De todas formas, el método que se seleccione deberá ir en función de sus necesidades, pues es posible imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o sin ellos. ¿Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010? Para la impresión de gráficos de manera conjunta con los datos de la hoja de cálculo, no es necesario seguir ningún procedimiento especial, bastará con imprimir la hoja, es decir, seleccionar la ficha archivo > imprimir y enviar a imprimir el documento.
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No obstante, para la impresión del gráfico en solitario, es decir, sin los datos de la hoja de cálculo, será necesario añadir un paso adicional. Una vez seleccionado el gráfico deseado, tendrá que seguir el mismo procedimiento descrito: ficha archivo > imprimir.
La diferencia radica que en esta oportunidad, la opción de configuración muestra la alternativa “Imprimir el gráfico seleccionado”, donde si se acepta la impresión, podrá observar que en esta aparecerá únicamente el gráfico.
COMENTARIO FINAL Microsoft Excel es el programa estándar en la industria de la ofimática en cuanto al manejo de información y datos.. No obstante, en más de alguna oportunidad, será necesario hacer que estos datos sean fácilmente comprensibles, razón por la que existen los gráficos. Estos buscan resumir y proveer de una interpretación la información apoyada por elementos gráficos. Por lo anterior, es necesario poseer un conocimiento respecto de su estructura, construcción, edición y, eventualmente, su impresión
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REFERENCIAS Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/esmx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Gráficos en Excel. Tecnología Aplicada a la istración. Semana 4.
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